Projet : GUICHET UNIQUE MUNICIPAL

Client : Commune Ngaba

Livraison : 31 décembre 2023
1. Énoncé
La maison communale veut digitaliser les services de la popula3on ainsi que celui de
l’état civil.

Ces deux services perme:ent à la commune de générer des rece:es car les
administrés paient pour obtenir différents documents de valeur liés à chaque service.

Le travail à effectuer :
- Créer des comptes u3lisateurs
- Numériser les fiches à remplir par les clients
- Intégrer le paiement électronique
- Générer des tableaux de bords pour les u3lisateurs système et pour les clients

2. Parcours u/lisateur
2.1. U3lisateurs système
2.1.1. Créa3on de compte
C’est le bureau du bourgmestre qui génère les comptes u3lisateurs.
Ces comptes sont :
§ Secrétaire
§ Chef de bureau état civil
§ Chef de bureau popula3on
§ Comptabilité
Le Compte du bourgmestre est considéré comme le compte
administrateur dont il se sert pour créer les sous-comptes.
2.1.2. Rôles
§ Bourgmestre
• Créer les comptes u3lisateurs
• Visualise toutes les informa3ons sur son tableau de bord
§ La secrétaire
• Récep3onne les formulaires de demande de document. Ces
formulaires sont préalablement validés par les chefs de
service et payés à la comptabilité
• Exporte les fiches en PDF et les imprime pour l’encodage
• Une fois le document de valeur produit, elle le fait signer
par le bourgmestre
• Une fois le document signé, elle scanne le document et
upload le fichier PDF généré dans le répertoire du client
• Une fois le document de valeur uploadé, elle clique sur le
bouton terminer pour clôturer le dossier, et le client reçoit
un SMS que son document est disponible.
 § Le chef de bureau
• Reçoit la no3fica3on d’une nouvelle demande de document
• Visualise le formulaire rempli par le client avec possibilité
de modifica3on des données ;
• S’il y a des informa3ons manquantes, le chef de bureau
contacte le client pour lui demander de compléter le
dossier. Cela peut se faire par SMS, par no3fica3on dans
l’appli mobile client, ou encore le chef de bureau peut
passer un coup de fil au client ;
• Une fois le dossier complet, le chef de bureau valide la
demande ;
• Le système envoi une no3fica3on au client que sa demande
est validée et qu’il doit payer les frais inhérents pour la
suite du dossier ;
• Le chef de bureau voit dans son dashboard les demandes
abou3es, en cours de traitement, rejetées.

2.2. Client
Le client c’est tout administré qui sollicite les services de la commune.
Il télécharge l’appli du guichet unique sur le site de la commune, il crée un
compte puis s’y connecte pour bénéficier des services. Au travers de la même
applica3on, il peut définir son compte de monnaie électronique pour faciliter
les paiements de service. L’applica3on lui permet aussi de recevoir des
no3fica3ons des services rendus, ou de télécharger les documents générés
par la commune.

Les informa3ons suivantes sont requises lors de l’ouverture du compte client :

§ Nom
§ Post-nom
§ Prénom
§ Lieu de naissance
§ Date de naissance
§ Adresse complète
§ Photo de la pièce d’iden3té
§ Photo passeport
§ Numéro de contact

Rôles
§ Créer le compte dans l’appli
§ Sélec3onner un service
§ Lancer la demande du service en remplissant un formulaire
§ Visualiser l’état d’avancement de sa demande
§ Recevoir des no3fica3ons
§ Payer les frais par mobile money
§ Télécharger le document de valeur en PDF.