Manual de Usuario

SISTEMA WEB DE CONTROL DE ACTIVOS

Versión: 1.1

Fecha: Febrero 2023

Elaborado por: Jair Bedoya

Contenido

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1 Introducción

El presente sistema web de control de activos fue elaborado como aplicación en la web, con una
herramienta de desarrollo de código abierto. La herramienta requiere ser instalada en un servidor
web con una base de datos. Eso permite el acceso desde diferentes puntos geográficos a través del
Internet.

Con el sistema se puede registrar todas las transacciones relacionadas a un manejo de centro de
acopio. Se registra las compras por el administrador y variedad de activos y las distribuciones por los
diferentes departamentos. De forma automatizada se puede generar diferentes reportes para apoyar la
gestión del manejo de activos en los departamentos o bodegas.

El presente manual explica paso a paso las diferentes funcionalidades del software y su forma de
uso.

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2 Autentificar o login

Al sistema de control de inventario se accede con un navegador de Internet de su elección. Se

recomienda usar el navegador Firefox.

Para acceder al aplicativo ingrese a la siguiente dirección:

http://sistemaswebDB.com

Para poder ingresar al sistema se requiere que el usuario se identifique con su nombre de usuario y la
clave correspondiente. La entrega de las claves se realiza en un documento confidencial.

Figura 1. Pantalla de ingreso

Posterior a la autentificación exitosa, el sistema automáticamente dirige al usuario a la pantalla

inicial de la aplicación.

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3 PANTALLA INICIAL

Figura 2. Pantalla inicial

La pantalla inicial es el punto de partida para el uso de la aplicación. Se muestra los diferentes
apartados. Se diferencia 6 estados: categoría de activos permite crear y observar la categoría por la
cual se va a identificar un activo, activos permite observar la cantidad de activos con todas sus
características, ubicaciones permite crear y observar la ubicación en la cual se va a encontrar un
activo por bloque, departamentos permite crear, observar y editar un departamento ubicado en un
bloque en específico de un activo, roles permite asignar o quitar un rol específico a un usuario
creado y usuarios permite crear, actualizar y eliminar usuarios.

4 CATEGORIA DE ACTIVOS
Este apartado permite añadir y visualizar todas las categorías de activos existentes con su fecha de
creación, código, nombre, estado y las acciones de ver, editar o eliminar cada categoría como se
puede observar en la Figura 3.

Figura 3. Categoría de activos

Para poder añadir una nueva categoría si es necesario, se selecciona “Añadir nueva categoría” y se
despliega un apartado con todas las características necesarias como código interno, nombre y

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descripción” donde como requisito es rellenar todos los campos ya que cuenta con una validación de
datos y luego proceder a dar la opción de “Guardar” como se puede visualizar en la Figura 4.

Figura 4. Añadir categoría de activos

5 ACTIVOS

El apartado de activos, se puede decir que es el principal de todo el sistema ya que muestra el total
de activos, el valor total de activos, el total de valor de depreciación y el total de patrimonio.
Además, a lado derecho se encuentra una sección donde permite observar el porcentaje o la cantidad
de activos de acuerdo a su categoría para poder tener una mejor visualización como se observa en la
Figura 5.

Figura 5. Activos

Entre las características de cada activo, se encuentra la fecha de adquisición, código, nombre, detalle,
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 cantidad, valor unitario, valor total, valor residual, vida útil, depreciación anual, depreciación
mensual, valor depreciación al año actual, saldo de depreciación, condición y estado.

Figura 6. Características de activos

Por último, este apartado consta de tres condiciones como si un activo está activo, en mantenimiento
o si se encuentra de baja sea por eliminación o donación. Estas dos ultimas condiciones lo que hacen
es disminuir o restar la cantidad, el valor total y el patrimonio que tenga la institución ya que no
serían bienes activos.

Figura 7. Condiciones de activos

6 USUARIOS
Como es un sistema privado las credenciales son entregadas de manera individual y privada tanto
usuario/correo y contraseña, sin embargo, quedará un usuario administrador por posibles
actualizaciones o modificaciones en el sistema como se observa en la Figura 8.

Figura 8. Usuarios

7 CONTROL DE STOCK

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 El control de stock permite hacer un seguimiento del producto adquirido.

8 MOVIMIENTO DE ALMACÉN

Gráfico 8: Control de lote

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9 Reportes

La utilidad principal de la aplicación es la generación de reportes de forma automatizada. Al registrar

los activos, inmuebles, terrenos y vehículos, el aplicativo genera reportes con información
actualizada. En la versión actual de la aplicación de genera tres reportes que se detalla a
continuación.

7.1. Reporte de activos

El reporte de ventas contiene en registro del producto vendido y genera un gráfico de pastel por año
con que visualiza el porcentaje vendido por cliente

Gráfico 9: Reporte de ventas

Adicional al gráfico de pastel, que con el menú de selección de año se puede analizar la distribución
de ventas por cliente, se visualiza en la tabla inferior el registro cronológico de las ventas.