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TABLE DES MATIÈRES

BIEN DEMARRER AVEC EXCEL .................................................................................................. 6
Lancer Excel ................................................................................................................................. 6
Premier contact avec Excel ......................................................................................................... 6
Première utilisation du ruban ...................................................................................................... 7
La vue Backstage ......................................................................................................................... 9
Formats et extensions ............................................................................................................... 12
Raccourcis clavier ...................................................................................................................... 12
Aide en ligne ............................................................................................................................... 13
Le menu contextuel de la souris ............................................................................................... 14
Personnaliser le ruban ............................................................................................................... 15
GESTION DE FICHIERS............................................................................................................... 16
Création d'un nouveau classeur vierge .................................................................................... 16
Création d'un nouveau classeur basé sur un modèle ............................................................. 16
Ouvrir un classeur récent .......................................................................................................... 17
Ouvrir un classeur existant ........................................................................................................ 18
Sauvegarder le classeur en cours d'édition ............................................................................. 19
Impression d'un classeur ........................................................................................................... 20
Ajouter une feuille dans un classeur......................................................................................... 20
Supprimer une ou plusieurs feuilles de calcul dans un classeur ........................................... 20
Envoyer un classeur par e-mail ................................................................................................ 21
Exporter un classeur au format PDF ou XPS .......................................................................... 21
Le mode protégé d'Excel 2016 ................................................................................................. 22
Partager un classeur .................................................................................................................. 23
La fonctionnalité Rechercher .................................................................................................... 24
Recherches dans Bing sans quitter Excel ............................................................................... 26
SELECTIONS ET MOUVEMENTS .............................................................................................. 27
Se déplacer dans une feuille de calcul ..................................................................................... 27
Définir une zone de saisie ......................................................................................................... 28
Couper, copier et coller.............................................................................................................. 29
Couper/Copier/Coller évolué ..................................................................................................... 30
Presse-papiers évolué ............................................................................................................... 31
Transposer des données ........................................................................................................... 32
Supprimer des données dans une feuille de calcul................................................................. 32

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 Recherches dans un classeur ................................................................................................... 33
Recherches et remplacements ................................................................................................. 34
Recopie de cellules .................................................................................................................... 34
TRAVAILLER AVEC LES FEUILLES DE CALCUL .................................................................... 35
Saisie de données ...................................................................................................................... 35
Corrections en cours de frappe ................................................................................................. 35
Listes personnalisées ................................................................................................................ 36
Remplissage instantané ............................................................................................................ 37
Formules ..................................................................................................................................... 38
Empêcher l'affichage des formules........................................................................................... 39
Séries de données ..................................................................................................................... 39
Nommer une plage de cellules ................................................................................................. 40
L'Assistant Fonction ................................................................................................................... 41
Calcul automatique .................................................................................................................... 41
Suivi des modifications .............................................................................................................. 42
Comparaison de classeurs ........................................................................................................ 43
Tri de données............................................................................................................................ 44
Filtrage des données ................................................................................................................. 45
Automatiser les tâches répétitives avec une macro ................................................................ 46
Affecter un raccourci clavier à une macro................................................................................ 48
Coéditer un classeur .................................................................................................................. 48
Equations .................................................................................................................................... 51
Définir une page web avec Excel ............................................................................................. 53
Utiliser un classeur partout dans le monde .............................................................................. 54
Importer des données externes ................................................................................................ 54
Obtenir et transformer ................................................................................................................ 55
Combinaison de données .......................................................................................................... 57
Consolidation .............................................................................................................................. 58
Valeur cible et solveur ............................................................................................................... 60
Tableau croisé dynamique ........................................................................................................ 61
Analyse de données issues de plusieurs tables ...................................................................... 62
Analyse rapide ............................................................................................................................ 63
Compléments pour Office .......................................................................................................... 64
Cartes Bing ................................................................................................................................. 66
Complément People Graph ....................................................................................................... 67
Définir et mettre en forme un tableau ....................................................................................... 68

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 Filtrer un tableau ........................................................................................................................ 70
AFFICHAGE ET MISE EN PAGE................................................................................................. 71
Supprimer lignes et colonnes .................................................................................................... 71
Insérer lignes et colonnes.......................................................................................................... 71
Supprimer des cellules .............................................................................................................. 72
Insérer des cellules .................................................................................................................... 72
Modifier la hauteur des lignes ................................................................................................... 73
Modifier la largeur des colonnes ............................................................................................... 73
Mise en forme de cellules numériques ..................................................................................... 74
Alignement et orientation des cellules ...................................................................................... 75
Centrage sur plusieurs colonnes .............................................................................................. 76
Mise en forme des cellules ........................................................................................................ 77
Mise en forme conditionnelle .................................................................................................... 78
Segments .................................................................................................................................... 79
Copier une mise en forme ......................................................................................................... 81
Supprimer la mise en forme ...................................................................................................... 82
Mise en forme à l'aide d'un thème ............................................................................................ 82
Protection d'un classeur ............................................................................................................ 83
Protection d'une feuille de calcul .............................................................................................. 83
Ajouter des commentaires dans une feuille ............................................................................. 84
Figer les volets ........................................................................................................................... 85
Le mode Plan ............................................................................................................................. 86
Aperçu avant impression et impression ................................................................................... 88
Modifier les marges de l'impression ......................................................................................... 89
En-têtes et pieds de page.......................................................................................................... 90
Mise en place d'une feuille de calcul pour l'impression .......................................................... 91
ILLUSTRATIONS ........................................................................................................................... 91
L'outil de capture d'écran ........................................................................................................... 91
Insérer une image ...................................................................................................................... 92
Modifier la taille d'une image ..................................................................................................... 92
Effets artistiques ......................................................................................................................... 94
Supprimer l'arrière-plan d'une image........................................................................................ 96
Compresser les images dans un classeur ............................................................................... 97
Formes automatiques ................................................................................................................ 98
Personnaliser une forme ........................................................................................................... 99
Effets typographiques ................................................................................................................ 99

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Représenter des données numériques par un graphique .................................................... 100
Personnaliser un graphique .................................................................................................... 101
Imprimer un graphique ............................................................................................................. 102
Graphiques recommandés ...................................................................................................... 103
Graphiques croisés dynamiques............................................................................................. 105
Graphiques SmartArt ............................................................................................................... 106
Graphiques Sparkline .............................................................................................................. 107
Prévisions en un clic ................................................................................................................ 109
Cartes 3D .................................................................................................................................. 109

5
BIEN DEMARRER AVEC EXCEL
Lancer Excel
Pour lancer Excel, cliquez sur Démarrer, tapez excel, puis cliquez sur Excel 2016.
Excel s’ouvre sur une page particulière. Vous pouvez :
1) Ouvrir un classeur récemment ouvert en cliquant sur un des éléments affichés sous
Récent.
2) Cliquer sur Ouvrir d'autres classeurs pour ouvrir un classeur stocké sur les mémoires
de masse de l'ordinateur, le réseau local ou votre espace OneDrive.
3) Créer un nouveau classeur vide en cliquant sur Nouveau classeur.
4) Créer un nouveau classeur basé sur un modèle en cliquant sur l'une des icônes
affichées dans la partie droite de l'écran.
Ici par exemple, nous créons un nouveau classeur vide :

Nous reviendrons sur toutes les possibilités offertes par l'écran de démarrage d'Excel dans les
rubriques suivantes.

Premier contact avec Excel

La barre de titre d'Excel affiche le nom de l'application et le nom du classeur actif.
Dans la partie gauche de la barre de titre, la barre d'outils Accès rapide contient une ou
plusieurs icônes permettant d'accéder facilement à certaines fonctionnalités clés.
La partie droite de la barre de titre donne accès aux icônes Options d’affichage du ruban,
Minimiser, Maximiser et Fermer.
Si vous cliquez sur Options d’affichage du ruban, vous pouvez choisir de masquer
automatiquement le ruban pour maximiser l’espace disponible, de limiter l’affichage du ruban
à ses seuls onglets ou d’afficher la totalité du ruban, c’est-à-dire ses onglets et ses icônes.

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Si vous cliquez sur Minimiser, Excel se replie dans la barre des tâches de Windows. Pour
afficher à nouveau la fenêtre de l'application, il suffit de cliquer sur son icône dans la barre des
tâches.
En dessous de la barre de titre, le ruban rassemble les fonctionnalités d’Excel, classées par
onglets et par groupes thématiques. Reportez-vous à la section suivante pour obtenir plus
d'informations sur le ruban.

En dessous du ruban, une barre donne accès aux cellules et affiche leur contenu. A gauche,
la Zone Nom affiche le nom de la cellule ou de la zone active et permet d'accéder à une cellule
ou à une zone en entrant son nom. A droite, la barre de formule affiche le contenu de la
cellule.

La partie centrale de la fenêtre est composée de cellules. La cellule active est repérée par
un rectangle épais. C’est elle qui reçoit les chiffres et les lettres tapés au clavier.
Dans la partie inférieure de la fenêtre, plusieurs onglets permettent d'accéder aux différentes
feuilles de calcul contenues dans le classeur.

Première utilisation du ruban

Le ruban est composé de plusieurs onglets qui permettent d'accéder aux commandes les plus
pertinentes dans chacun des domaines de travail de l'application. Dans chaque onglet, les
commandes sont regroupées dans différentes catégories appelés groupes.
Les onglets par défaut ont pour nom Fichier, Accueil, Insertion, Mise en page, Formules,
Données, Révision, Affichage et Équipe.
L'onglet Fichier donne accès à la vue Backstage, qui regroupe de nombreuses fonctions
telles que l'ouverture, la clôture, l'enregistrement, l'impression et le partage de classeurs.
L'onglet Accueil rassemble les commandes les plus courantes : gestion du presse-papier, des
polices, de l’alignement, des nombres, de la mise en forme des cellules, des styles et des
outils d'édition.

L'onglet Insertion permet d'insérer différents éléments dans un classeur : des tableaux, des
illustrations, des graphiques, des liens hypertextes, des zones de texte, etc.

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L'onglet Mise en page contient tous les contrôles nécessaires pour mettre en forme vos
feuilles de calcul.

L'onglet Formules donne accès à tout ce dont vous avez besoin pour créer des formules : une
bibliothèque de fonctions, un gestionnaire de noms et un outil d'audit de formules.

L'onglet Données permet d’utiliser, de trier, de filtrer, de valider, de grouper et de dissocier

des données provenant de sources externes.

L'onglet Révision est utilisé dans le cadre d'un travail en équipe. Il donne accès à des outils
de vérification, permet d’ajouter des commentaires, de limiter l’accès à certaines cellules et
bien d’autres choses encore.

Enfin, l'onglet Affichage permet de choisir le mode d'affichage du classeur, d'afficher ou de

cacher la barre de formules, le quadrillage et les en-têtes, de choisir un niveau de zoom et de
gérer les fenêtres ouvertes.

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Comme nous le verrons dans une autre rubrique, Excel 2016 permet de créer vos propres
onglets pour regrouper les commandes les plus fréquemment utilisées en un seul
emplacement.

La vue Backstage
L'onglet Fichier donne accès à un menu qui occupe toute la fenêtre d'Excel. Ce menu est
appelé vue Backstage. Il rassemble des fonctionnalités telles que l’ouverture, la fermeture, la
sauvegarde, l’impression et le partage du classeur en cours d’édition.
La commande Informations donne accès à des informations sur le classeur. Vous l’utiliserez
pour :

1) Définir qui peut ouvrir, copier et modifier le classeur.

2) Définir quelles informations additionnelles (telles que le nom de l’auteur ou la version
du classeur) sont inclues dans le classeur.
3) Vérifier l’accessibilité du classeur pour les personnes qui présentent un handicap.
4) Vérifier si une ou plusieurs fonctionnalités d’Excel 2016 ne seront pas prises en compte
dans les versions précédentes d’Excel.
5) Récupérer les sauvegardes temporaires du classeur en cas de "plantage" de
l’ordinateur.

La commande Nouveau permet de créer un nouveau classeur vierge ou basé sur un modèle
prédéfini, fourni avec Excel ou téléchargé sur Office.com.
La commande Ouvrir permet d'ouvrir un classeur existant. Elle liste les classeurs utilisés
récemment, et permet également d'ouvrir un autre classeur, en inspectant ses mémoires de
masse, votre espace OneDrive ou une page Web. Les utilisateurs des anciennes versions
d'Excel préfèreront peut-être utiliser la boîte de dialogue Ouvrir. Le cas échéant, appuyez sur
Ctrl + F12 pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir en court-circuitant la vue Backstage.

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Les commandes Enregistrer et Enregistrer sous permettent d'enregistrer le classeur en
cours d'édition sur les mémoires de masse de l'ordinateur ou votre espace OneDrive. Utilisez
la commande Enregistrer si le classeur n'a jamais été sauvegardé. Utilisez la commande
Enregistrer sous pour enregistrer le classeur sous un autre nom.
La commande Imprimer permet de définir les paramètres d'impression et d'imprimer le
classeur en cours.
La commande Partager est utilisée pour partager votre classeur par e-mail ou via OneDrive.

La commande Exporter permet de sauvegarder le classeur au format PDF ou XPS ou de

l'exporter dans un des autres formats de fichiers supportés par Excel.

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La commande Fermer est utilisée pour fermer le classeur en cours d'édition. Si le classeur a
été modifié depuis la dernière sauvegarde, Excel vous propose de le sauvegarder avant de le
fermer.
La commande Compte permet de modifier :
• Le motif d'arrière-plan affiché en haut de la fenêtre.
• Le jeu de couleurs utilisé par Excel : En couleur, Gris foncé ou Blanc.
• Les services connectés à Excel. Cette fonctionnalité est pratique si vous prévoyez
d'insérer des images, des vidéos ou des fichiers depuis Facebook, Flickr, YouTube ou
un autre service en ligne.

Enfin, la commande Options donne accès à tous les paramètres relatifs à l'exécution et à
l'utilisation d'Excel.

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Formats et extensions
Comme ses prédécesseurs, Microsoft Excel 2016 utilise un format de fichier basé sur XML.
Ce format offre deux principaux avantages :
 Les fichiers sont automatiquement compressés et peuvent être réduits de 25% à 75%
de leur taille initiale, et ce, sans qu'aucune intervention ne soit nécessaire.
 Les fichiers sont structurés de façon modulaire, de façon à séparer leurs différentes
composantes (textes, images, illustrations, éléments dessinés, etc.). Si une ou
plusieurs de ces composantes viennent à être endommagées, il est très souvent
possible de passer outre et d'ouvrir le classeur.

Les extensions de fichiers utilisées sont les suivantes :

 xlsx pour les classeurs ;

 xlsm pour les classeurs qui contiennent des macros ;
 xltx pour les modèles ;
 xltm pour les modèles qui contiennent des macros.

Raccourcis clavier
Pour être aussi efficace que possible lorsque vous utilisez Excel, il n'y a rien de tel que les
raccourcis clavier. Voici les principaux raccourcis clavier que vous devriez avoir en tête pour
optimiser votre utilisation d'Excel :
Raccourci Fonction

Ctrl + N Créer un nouveau classeur

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 Ctrl + O Ouvrir un classeur existant

Ctrl + F12 Afficher la boîte de dialogue Ouvrir

Ctrl + S Enregistrer le classeur en cours

Ctrl + P Ouvrir la boîte de dialogue Imprimer

Ctrl + Z Annuler la dernière frappe ou mise en forme

Ctrl + Y Rétablir la dernière frappe ou mise en forme

Ctrl + X Couper le texte sélectionné et le placer dans le

presse-papiers

Ctrl + C Copier le texte sélectionné dans le presse-papiers

Ctrl + V Copier le contenu du presse-papiers dans la cellule

active

Ctrl + A Sélectionner toute la feuille de calcul ou les cellules

environnantes

Ctrl + F Accéder à la boîte de dialogue Rechercher et

remplacer, onglet Rechercher sélectionné

Ctrl + H Accéder à la boîte de dialogue Rechercher et

remplacer, onglet Remplacer sélectionné

Ctrl + G Accéder à la boîte de dialogue Atteindre

Aide en ligne
Très peu d'utilisateurs d'Excel savent comment tirer parti de l'aide en ligne. Pourtant, la plupart
des questions les plus fréquentes y trouvent une solution ou un embryon de solution.
Pour accéder à l’aide en ligne, appuyez sur la touche de fonction F1 du clavier. Tapez votre
question dans la zone de recherche, appuyez sur la touche Entrée du clavier, puis cliquez sur
une des réponses pour développer son contenu.

13
Le menu contextuel de la souris
Le bouton droit de la souris peut être utilisé pour afficher un menu contextuel qui contient des
commandes liées à l'objet pointé.
Voici quelques exemples :
 Lorsque vous cliquez du bouton droit sur une icône du ruban, vous pouvez ajouter cette
icône dans la barre d'outils Accès rapide ou personnaliser le ruban.
 Lorsque vous cliquez du bouton droit sur une cellule, vous pouvez effectuer un
couper/copier/coller dans cette cellule, modifier le format de la cellule, insérer un
commentaire, etc.
 Lorsque vous cliquez du bouton droit sur un des onglets situés au-dessus de la barre
d'état, vous pouvez insérer, supprimer, renommer, déplacer ou copier la feuille de
calcul correspondante.

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Vous trouverez beaucoup d'autres situations pour lesquelles le bouton droit de la souris permet
d'accélérer les tâches courantes.

Personnaliser le ruban
Dans Excel 2016, vous pouvez regrouper les commandes les plus fréquemment utilisées dans
un nouvel onglet.
Cliquez du bouton droit sur une partie inoccupée du ruban et sélectionnez Personnaliser le
ruban dans le menu contextuel. Cette action affiche la boîte de dialogue Options Excel,
onglet Personnaliser le ruban sélectionné.
Cliquez sur Nouvel onglet, sélectionnez l’entrée Nouvel onglet et donnez un nom à votre
nouvel onglet : Mes préférés par exemple. Sélectionnez l’entrée Nouveau groupe et donnez
un nom au nouveau groupe : Commandes utiles par exemple. Si nécessaire, le nouvel onglet
peut être librement repositionné en utilisant un glisser-déposer dans la deuxième zone de liste.
Supposons que vous vouliez insérer les icônes Police, Filtrer et Images dans ce nouveau
groupe. Sélectionnez Commandes courantes dans la première liste déroulante. Cliquez sur
Police puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Police dans l’onglet Mes préférés. Cliquez sur
Filtrer puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Filtrer dans l’onglet Mes préférés. Enfin, cliquez
sur Images puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Images dans l’onglet Mes préférés. Cliquez
sur OK et savourez les possibilités offertes par votre nouvel onglet.
Ajoutez autant d'onglets, de groupes et d'icônes que nécessaire, puis cliquez sur OK pour
insérer ces éléments dans le ruban. Comme vous pouvez le voir, les icônes Police, Filtrer et
Images sont maintenant accessibles.

Si vous le souhaitez, il est possible de supprimer l'onglet qui vient d'être défini. Cliquez du
bouton droit sur une partie inoccupée du ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban dans
le menu contextuel. Sélectionnez le nouvel onglet dans la zone de liste affichée dans la partie
droite de la boîte de dialogue Options Excel, puis cliquez sur Supprimer.

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GESTION DE FICHIERS
Création d'un nouveau classeur vierge
Pour créer un nouveau classeur vierge, le plus simple consiste à utiliser le raccourci clavier
Ctrl + N. Comme vous pouvez le voir, le nouveau classeur est affiché dans sa propre fenêtre.
Ceci est très pratique si vous utilisez plusieurs écrans, car vous pouvez afficher simultanément
plusieurs classeurs, chacun dans sa fenêtre.
Dans le nouveau classeur, l'onglet Feuil1 est automatiquement sélectionné : vous travaillez
donc sur la première feuille de ce classeur. La feuille se présente sous la forme d'un tableau.
Les lignes sont représentées par des numéros et les colonnes par des lettres.

Il ne vous reste plus qu'à entrer des données dans la feuille de calcul.

Création d'un nouveau classeur basé sur un modèle

Si vous voulez créer un classeur basé sur un modèle, sélectionnez l'onglet Fichier dans le
ruban, puis cliquez sur l'icône Nouveau. Double-cliquez sur l'un des modèles proposés pour
créer un nouveau classeur basé sur ce modèle.
Si vous ne trouvez pas un modèle adéquat, utilisez la zone de texte Rechercher des modèles
en ligne pour rechercher un modèle sur Office.com. Par exemple, tapez ventes et appuyez
sur la touche Entrée. Double-cliquez sur un des modèles proposés et patientez jusqu'à ce qu'il
soit téléchargé. Après un certain temps, un nouveau classeur basé sur ce modèle est créé et
ouvert.

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Ouvrir un classeur récent
Pour rouvrir un classeur ouvert récemment, il n'y a rien de plus simple : sélectionnez l'onglet
Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Ouvrir. Les classeurs ouverts récemment sont listés
dans la partie droite de la vue Backstage. Il vous suffit de double-cliquer sur l'un d'entre eux
pour l'ouvrir.

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Ouvrir un classeur existant
Pour ouvrir un classeur existant, sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban puis cliquez sur
Ouvrir. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + O pour parvenir au même résultat. Double-
cliquez sur OneDrive pour ouvrir un document stocké dans votre espace OneDrive ou sur Ce
PC pour ouvrir un document stocké dans les mémoires de masse de l'ordinateur ou accessible
sur le réseau local.

La boîte de dialogue Ouvrir s'affiche. Elle affiche tous les classeurs contenus dans le dossier
courant. Si nécessaire, désignez un autre dossier en utilisant la barre d'adresse, le volet

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gauche ou le volet central de la boîte de dialogue, ou encore, la zone de texte Rechercher,
dans l'angle supérieur droit de la boîte de dialogue. Quelle que soit la méthode utilisée, double-
cliquez sur le classeur que vous voulez ouvrir lorsqu'il apparaît dans la partie centrale de la
boîte de dialogue.
Excel 2016 mémorise automatiquement la dernière cellule active lorsque vous sauvegardez
un classeur. Lorsque le classeur est rouvert, cette cellule est sélectionnée par défaut.
Si la boîte de dialogue Ouvrir vous semble plus pratique, vous pouvez appuyer sur Ctrl + F12
pour court-circuiter la vue Backstage et afficher directement la boîte de dialogue Ouvrir.

Sauvegarder le classeur en cours d'édition

Pour sauvegarder le classeur en cours d’édition, basculez sur l'onglet Fichier du ruban puis
cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + S pour parvenir au même
résultat. Si vous enregistrez ce classeur pour la première fois, la commande Enregistrer sous
est automatiquement sélectionnée dans la vue Backstage. Double-cliquez sur la destination
de la sauvegarde : votre espace OneDrive ou Ce PC pour accéder aux mémoires de masse
de l'ordinateur. Choisissez le dossier, le nom et le format du fichier, puis cliquez sur
Enregistrer. Lorsque le classeur sera à nouveau sauvegardé, vous n'aurez plus à fournir ces
informations.

19
Impression d'un classeur
Pour imprimer un classeur, sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur
Imprimer ou appuyez sur Ctrl + P. Dans la vue Backstage, vous pouvez choisir :
 L'imprimante à utiliser.
 Ce qui doit être imprimé : les feuilles actives, le classeur entier ou la sélection. Précisez
éventuellement les numéros de première et de dernière page dans les zones de texte
De et A.
 Le nombre d'exemplaires à imprimer.
 Le type de l'impression : recto ou recto-verso.
 Plusieurs paramètres tels que l'orientation, le format et les marges de l'impression.
Cliquez sur Imprimer pour lancer l'impression ou appuyez sur la touche Echap pour revenir
au mode d'affichage précédent.

Ajouter une feuille dans un classeur

Les classeurs peuvent contenir une ou plusieurs feuilles représentées par des onglets dans la
partie inférieure gauche de la fenêtre d'Excel.
Pour insérer une nouvelle feuille dans le classeur en cours d'édition, cliquez sur l’icône qui
représente un signe « plus », à droite des classeurs existants. L’onglet de l’élément inséré
peut être librement déplacé en utilisant la technique de glisser-déposer de Windows.

Supprimer une ou plusieurs feuilles de calcul dans un classeur

Pour supprimer une ou plusieurs feuilles de calcul, commencez par sélectionner leurs onglets
dans la partie inférieure gauche de la fenêtre en maintenant la touche Ctrl enfoncée, puis
cliquez sur les onglets requis. Cliquez alors du bouton droit sur l'un des onglets sélectionnés
et choisissez Supprimer dans le menu contextuel. Ici par exemple, les feuilles 1 et 3 sont sur
le point d’être supprimées.

20
Attention : les feuilles supprimées peuvent contenir des cellules auxquelles se réfèrent des
calculs dans d’autres feuilles du classeur. Le cas échéant, ces calculs ne pourront pas être
effectués.

Envoyer un classeur par e-mail

Avec Excel 2016, il est vraiment facile d’envoyer un classeur par e-mail :
1. Ouvrez le classeur que vous souhaitez envoyer.
2. Sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez successivement sur Partager,
Courrier électronique, puis Envoyer en tant que pièce jointe.
3. Entrez l'adresse du destinataire dans la zone A et le sujet du message dans la zone
Objet.
4. Complétez le message en entrant quelques mots dans la zone de composition du
message.
5. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le message.

Exporter un classeur au format PDF ou XPS

Excel 2016 vous permet d'exporter vos classeurs au format PDF ou XPS, afin de préserver
leur mise en forme et d'interdire la modification des données qu'ils renferment. Ces formats de
fichiers sont particulièrement utiles si vous désirez diffuser vos classeurs auprès de collègues
ou sur le Web.

21
Pour exporter un classeur dans un tel format, sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban,
cliquez sur Exporter, sur Créer un document PDF/XPS puis sur Créer PDF/XPS.
Sélectionnez PDF ou Document XPS dans la liste Type, selon le type de fichier souhaité.
Choisissez un dossier et un nom pour votre fichier puis cliquez sur Publier pour continuer. Le
fichier PDF ou XPS est créé et ouvert automatiquement dans l'application Microsoft Edge.

Le mode protégé d'Excel 2016

Le mode protégé est une fonctionnalité de sécurité utile lorsque vous manipulez des classeurs
téléchargés sur Internet ou reçus dans des messages e-mail.
Lorsque vous ouvrez un tel classeur, un bandeau de couleur jaune vous signale le risque
potentiel encouru. Dans ce mode, vous pouvez lire, mais pas modifier le classeur. Si vous êtes
sûr(e) que le classeur est sans danger, cliquez sur Activer la modification, dans la partie
droite du bandeau MODE PROTÉGÉ.

Si nécessaire, le mode protégé peut être personnalisé. Basculez sur l’onglet Fichier dans le
ruban, puis cliquez sur Options. Sélectionnez l’onglet Centre de gestion de la
confidentialité, puis cliquez sur Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité.
Sélectionnez l’onglet Mode protégé dans la boîte de dialogue Centre de gestion de la
confidentialité et paramétrez ce mode comme vous l’entendez. Par exemple, décochez la
case Activer le mode protégé pour les pièces jointes Outlook. Ce réglage désactive le
mode protégé lorsque vous ouvrez un fichier Excel reçu dans un message e-mail.

22
Partager un classeur
Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour partager un classeur Excel 2016.
Pour envoyer le classeur dans un e-mail, sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban et cliquez
sur Partager. Sélectionnez Courrier électronique sous Partager. Vous pouvez envoyer le
classeur par e-mail, en tant que pièce jointe, en tant qu'un simple lien s'il a été stocké dans un
emplacement partagé, sous la forme d'un document PDF ou XPS, ou en tant que télécopie
Internet. Cette dernière option nécessite un fournisseur d'un service de télécopie.

Pour partager le classeur avec une ou plusieurs personnes, le plus simple consiste à le
sauvegarder dans votre espace OneDrive et à indiquer son emplacement aux personnes
concernées. Si le classeur est modifié, toutes les personnes qui en connaissent l’adresse
auront accès à sa dernière version.
Pour partager le classeur en cours d’édition, cliquez sur Partager, dans l’angle supérieur droit
de la fenêtre. Cette action affiche le volet Partager. Cliquez sur Enregistrer dans le cloud et

23
enregistrez le classeur dans votre espace OneDrive. Le volet Partager change d’allure. Entrez
les adresses e-mail des personnes concernées dans la première zone de texte, choisissez le
mode de partage (Peut modifier ou Peut afficher) dans la liste déroulante, ajoutez un
message textuel à l'invitation dans la deuxième zone de texte et cliquez sur Partager. Après
un court instant, un e-mail est envoyé à chacune des personnes invitées.
Lorsqu'un des destinataires reçoit votre e-mail, il est en mesure d'ouvrir et de travailler sur
votre classeur en utilisant Excel Online ou Excel 2016, si cette application est installée sur son
ordinateur.

La fonctionnalité Rechercher
Dans la partie droite du ruban, la zone de saisie « Dites-nous ce que vous voulez faire » donne
accès à la fonctionnalité Recherche d’Excel 2016. Cliquez sur cette zone et dites à Excel ce
que vous voulez faire. Par exemple, si vous voulez insérer une image, tapez image, puis
cliquez sur Insérer une image. La boîte de dialogue Insérer une image est automatiquement
affichée pour vous permettre d’insérer une image à partir de votre disque dur.

24
Un autre exemple : vous ne savez plus comment on supprime les doublons dans une plage
de cellules. Cliquez sur Dites-nous ce que vous voulez faire, puis tapez doublons. La
commande Supprimer les doublons s’affiche sous la zone de saisie. Il vous suffit de cliquer
dessus pour accéder à la fonctionnalité correspondante :

Enfin, la zone de saisie « Dites-nous ce que vous voulez faire » donne également accès à
l’aide en ligne. Supposons par exemple que vous vouliez accéder aux rubriques d’aide
concernant les tableaux. Cliquez sur Dites-nous ce que vous voulez faire, tapez tableau et
cliquez sur Obtenir de l’aide sur « tableau » :

25
Recherches dans Bing sans quitter Excel
Excel 2016 permet d’effectuer des recherches dans Bing sans ouvrir votre navigateur Web.
Supposons par exemple que vous vouliez obtenir des informations sur le Raspberry Pi. Cliquez
sur Dites-nous ce que vous voulez faire, dans la partie droite du ruban, tapez raspberry pi
et cliquez sur Recherche intelligente sur « raspberry pi ». Un panneau intitulé Insights
apparaît sur le côté droit de la fenêtre d’Excel. Il donne accès aux résultats de recherche
retournés par Bing sur le terme que vous avez tapé dans la zone Dites-nous ce que vous
voulez faire :

26
La recherche dans Bing peut également se faire à partir d’une expression présente dans une
cellule. Cliquez du bouton droit sur cette cellule et sélectionnez Recherche intelligente dans
le menu contextuel. Cette action affiche les résultats d’une recherche Bing basée sur cette
expression dans le volet Insights :

SELECTIONS ET MOUVEMENTS
Se déplacer dans une feuille de calcul
Si vous n'aimez pas utiliser des raccourcis clavier, basculez sur l'onglet Accueil dans le ruban,
cliquez sur l'icône Rechercher et sélectionner et choisissez Atteindre dans le menu.

27
Désignez la cellule à atteindre dans la zone de texte Référence et cliquez sur OK pour la
sélectionner.
Si vous appréciez les raccourcis clavier, tapez F5 pour faire apparaître la boîte de dialogue
Atteindre. Désignez la cellule à atteindre dans la zone de texte Référence et cliquez sur OK
pour la sélectionner.
Vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier suivants :

Raccourci Passer à
Tab La cellule suivante
Maj + Tab La cellule précédente
Haut La cellule au-dessus
Bas La cellule en-dessous
Ctrl + Gauche La première cellule de la ligne actuelle
Ctrl + Droite La dernière cellule de la ligne actuelle
Ctrl + Origine La cellule A1
Ctrl + Fin La dernière cellule qui contient des données

Enfin, vous pouvez bien évidemment cliquer sur une cellule pour la sélectionner.

Définir une zone de saisie

Pour faciliter la saisie de données dans un ensemble de cellules, le plus simple consiste à
définir une zone de saisie. Placez le pointeur sur la première cellule (en haut à gauche),
maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser le pointeur jusqu'à la dernière
cellule de la zone de saisie (en bas à droite).
Ici par exemple, la zone de saisie concerne les cellules B4 à D6.

Il ne vous reste plus qu’à saisir les données et formules. Après avoir renseigné une cellule,
vous pouvez appuyer sur la touche :

 Entrée pour confirmer le contenu de la cellule courante et vous déplacer vers la cellule
inférieure (si elle fait partie de la zone de saisie), ou vers la première cellule de la
colonne suivante.
 Tab pour confirmer le contenu de la cellule courante et vous déplacer vers la cellule de
droite (si elle fait partie de la zone de saisie), ou vers la première cellule de la ligne
suivante.

Notez que la saisie des données est limitée à la plage de cellules sélectionnée.

28
Couper, copier et coller
Les opérations de couper/copier/coller sont universellement utilisées dans le système
d'exploitation Windows ainsi que dans les applications qui fonctionnent sous Windows. En ce
qui concerne Excel 2016, elles permettent de déplacer et/ou de dupliquer les éléments
(cellules, images et autres objets) affichés dans un classeur.
Pour copier une ou plusieurs cellules sélectionnées, cliquez sur l'onglet Accueil du ruban, puis
sur l'icône Copier dans le groupe Presse-papiers (vous pouvez également utiliser le raccourci
clavier Ctrl + C pour parvenir au même résultat). Le texte est copié dans le presse-papiers et
peut être collé une ou plusieurs fois dans le classeur en cours d'édition ou dans tout autre
classeur.
Pour couper une ou plusieurs cellules sélectionnées, cliquez sur l'onglet Accueil du ruban
puis sur l'icône Couper dans le groupe Presse-papiers (vous pouvez également utiliser le
raccourci clavier Ctrl + X pour parvenir au même résultat). Les cellules sélectionnées
disparaissent. Elles sont placées dans le presse-papiers et peuvent être collées une ou
plusieurs fois dans le classeur courant ou dans tout autre classeur.
Pour coller le contenu du presse-papiers dans la cellule active, sélectionnez l'onglet Accueil,
puis cliquez sur l'icône Coller dans le groupe Presse-papiers. Vous pouvez également utiliser
le raccourci clavier Ctrl + V pour parvenir au même résultat.

Pour accélérer les opérations de couper, copier, coller, vous pouvez utiliser le menu contextuel
de la souris en cliquant sur le bouton droit sur une cellule.

29
Couper/Copier/Coller évolué
La fonctionnalité Couper/Copier/Coller peut aller beaucoup plus loin dans Excel 2016. A titre
d'exemple, nous allons définir, puis copier/coller quatre cellules.
 La cellule E7 contient une valeur numérique formatée avec un format monétaire.
 La cellule F7 contient une valeur numérique comportant trois chiffres après la virgule
et affichée sur un arrière-plan bleu.
 La cellule G7 est encadrée avec une bordure épaisse et contient une valeur numérique.
La police utilisée est Algérien 20 points.
 Enfin, la cellule H7 contient la somme des cellules E7 à G7.

Nous sélectionnons les cellules E7 à H7 et nous les plaçons dans le presse-papiers en cliquant
sur l'icône Copier du ruban.
Le collage se fera à partir de la cellule A10. Nous cliquons sur cette cellule puis sur la flèche
située sous l'icône Coller. Plusieurs méthodes de collage sont disponibles. Vous pouvez par
exemple coller les cellules :
 En ignorant leur mise en forme.
 En conservant les valeurs, formules et formats numériques.
 En conservant les valeurs, formules et formats numériques, mais en supprimant les
bordures.

30
  En appliquant la mise en forme aux cellules réceptrices.
 En effectuant un collage sous une forme graphique.
 etc., etc.

Si les méthodes de collage par défaut ne sont pas suffisantes, sélectionnez Collage spécial
dans le menu pour accéder à des options supplémentaires.

Presse-papiers évolué
Les applications de la suite Office 2016 ont accès à un presse-papiers multiple contenant 24
entrées. Il est donc possible de couper ou de copier jusqu'à 24 éléments différents et de les
coller comme bon vous semble dans vos classeurs. Pour accéder à cette fonctionnalité, vous
devez afficher le volet Presse-papiers en cliquant sur son lanceur de boîte de dialogue.
A partir de maintenant, lorsque vous utilisez la commande Couper ou Copier, la sélection est
empilée dans le presse-papiers multiple. Pour coller l'un des éléments empilés, il vous suffit
alors de cliquer sur une cellule dans le classeur et de sélectionner l'entrée correspondante
dans le volet Presse-papiers.

31
Transposer des données
Il est parfois nécessaire de transposer des données, c’est-à-dire de convertir une plage
horizontale en une plage verticale, et vice-versa.

Sélectionnez la plage de données à transposer. Basculez sur l’onglet Accueil du ruban puis
cliquez sur l'icône Copier dans le groupe Presse-papiers. Sélectionnez une cellule libre dans
la feuille de calcul. Cliquez sur la flèche située sous l'icône Coller et choisissez Collage
spécial dans le menu. Sélectionnez l'option Tout sous Coller, l'option Aucune sous
Opération et cochez la case Transposé dans la boîte de dialogue Collage spécial. Cliquez
enfin sur OK.

Voici un exemple de transposition :

Attention : lorsque vous transposez des données, vous devez vous assurer que cela n'affecte
pas les formules dans le reste de la feuille de calcul.

Supprimer des données dans une feuille de calcul

Pour supprimer le contenu d'une cellule, sélectionnez la cellule puis appuyez sur la touche
Suppr du clavier.

Pour supprimer uniquement le format d'une cellule, sélectionnez la cellule, basculez sur
l'onglet Accueil du ruban, cliquez sur l'icône Effacer dans le groupe Edition et choisissez
Effacer les formats dans le menu.

32
Enfin, pour effacer le contenu et le format d’une cellule, sélectionnez la cellule, basculez sur
l'onglet Accueil du ruban, cliquez sur l'icône Effacer dans le groupe Edition et choisissez
Effacer tout dans le menu.

Vous pouvez également sélectionner Effacer les commentaires ou Effacer les liens
hypertexte pour (respectivement) effacer le commentaire ou le lien hypertexte attaché à la
cellule.

Reportez-vous aux sections intitulées "Supprimer lignes et colonnes" et "Supprimer des

cellules" pour savoir comment supprimer des lignes, colonnes et cellules dans une feuille de
calcul et décaler les lignes/colonnes/cellules avoisinantes en conséquence.

Attention : Si vous effacez le contenu d’une cellule qui est utilisée dans une formule, il y a
toutes les chances pour que le résultat du calcul soit erroné ou inexploitable.

Recherches dans un classeur

Pour trouver une valeur, une formule ou un texte dans un classeur, sélectionnez l'onglet
Accueil dans le ruban, cliquez sur l'icône Rechercher et sélectionner dans le groupe Edition
et choisissez Rechercher dans le menu. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + F pour
parvenir au même résultat.
Entrez la valeur, la formule ou le texte recherché dans la zone Rechercher.

Si nécessaire, agrandissez la boîte de dialogue Rechercher et remplacer en cliquant sur

Options.
Vous pouvez alors spécifier :
 Le format des cellules recherchées.
 L’étendue de la recherche : la feuille ou le classeur.
 La direction de la recherche.
 Les éléments concernés par la recherche : formules, valeurs ou commentaires.
 Si la casse des caractères (c’est-à-dire les majuscules et les minuscules) est un critère
de sélection.
 Si la recherche doit s’effectuer sur la totalité ou sur une partie des cellules.

33
Cliquez sur Suivant ou appuyez sur la touche Entrée pour lancer la recherche.
A titre d’information, sachez que pour lancer une recherche sur plusieurs feuilles, il suffit de
les sélectionner avant d’appuyer sur Ctrl + F.

Recherches et remplacements
Pour effectuer des recherches et remplacements, sélectionnez l'onglet Accueil dans le ruban,
cliquez sur l'icône Rechercher et sélectionner dans le groupe Edition et choisissez
Remplacer dans le menu. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + H pour parvenir au
même résultat.

Tapez le texte à rechercher dans la zone Rechercher et le texte de remplacement dans la

zone Remplacer par. Cliquez sur :
 Suivant pour accéder à la prochaine occurrence du texte recherché.
 Remplacer pour remplacer la prochaine occurrence du texte recherché par le texte de
remplacement.
 Remplacer tout pour remplacer toutes les occurrences du texte recherché par le texte
de remplacement.

Les autres contrôles de cette boîte de dialogue sont identiques à ceux évoqués dans la section
précédente et s’utilisent de la même manière. Nous n’y reviendrons pas.

Recopie de cellules
Pour copier une cellule dans plusieurs cellules adjacentes, sélectionnez la cellule source et
les cellules destination, basculez sur l'onglet Accueil du ruban, cliquez sur l'icône
Remplissage dans le groupe Edition et choisissez une commande dans le menu.

34
Une deuxième technique vous semblera peut-être plus pratique : sélectionnez la cellule
source, déplacez le pointeur dans la partie inférieure droite de la cellule jusqu'à ce qu'un signe
plus noir apparaisse. Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris
dans le sens de la copie.

TRAVAILLER AVEC LES FEUILLES DE CALCUL

Saisie de données
Pour entrer des données dans une cellule, commencez par sélectionner cette cellule en
cliquant dessus ou en utilisant une des techniques décrites dans la section "Se déplacer dans
une feuille de calcul". Une ligne épaisse entoure alors la cellule pour indiquer qu’elle est
sélectionnée.

Dès que vous commencez à utiliser le clavier, les caractères tapés apparaissent dans la cellule
et dans la barre de formule.

A gauche de la barre de formule, les icônes Annuler et Entrer permettent respectivement de

supprimer la saisie et de la valider. Vous pouvez également appuyer sur la touche :

 Echap pour annuler la saisie.

 Entrée pour valider la saisie et sélectionner la cellule suivante (ligne suivante, même
colonne).
 Tab pour valider la saisie et sélectionner la cellule suivante (même ligne, colonne
suivante).

Corrections en cours de frappe

Tout comme Word, Excel est en mesure de vérifier l'orthographe pendant la frappe.
Pour activer cette fonction :
1) Sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban.
2) Cliquez sur Options.
3) Sélectionnez l'onglet Vérification dans la partie gauche de la boîte de dialogue
Options Excel.
4) Cliquez sur Options de correction automatique.
5) Cochez la case Correction en cours de frappe.

35
La partie inférieure de la boîte de dialogue affiche la liste des mots qui seront automatiquement
corrigés pendant la frappe.
Pour créer une nouvelle entrée, renseignez les zones de texte Remplacer et Par, puis cliquez
sur Ajouter.
La correction en cours de frappe peut être utilisée pour faciliter la saisie de phrases répétitives,
longues et/ou compliquées. Par exemple, si vous tapez cqfd dans la zone Remplacer et ce
qu'il fallait démontrer dans la zone Par, le texte cqfd est automatiquement remplacé par ce
qu'il fallait démontrer lorsque vous le tapez.

Listes personnalisées
Si vous saisissez Lundi dans une cellule et que vous étendez cette cellule en agissant sur sa
poignée de recopie, les cellules voisines sont complétées avec les jours suivants.

Excel vous permet d'utiliser le même principe en créant des listes personnalisées (des
références, des produits ou des noms de clients par exemple). Pour étendre un élément de la
liste aux éléments suivants, il suffit d’agir sur la poignée de recopie.

Sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Options. Sélectionnez Options
avancées dans la partie gauche de la boîte de dialogue. Déplacez la barre de défilement vertical
pour atteindre la section Général, puis cliquez sur Modifier les listes personnalisées.
Définissez la nouvelle liste dans la zone Entrée de la liste, en prenant le soin de séparer les
entrées de la liste par une virgule. Cliquez sur OK puis sur OK.

Ici par exemple, nous définissons une liste personnalisée contenant les prénoms Kévin, Eric,
Lionelle, Laurence, Patricia et Michel :

36
Pour entrer tous ces prénoms dans des cellules contigües, tapez Kévin dans une cellule et
étendez la sélection en agissant sur la poignée de recopie de la cellule contenant la valeur
Michel.

Remplissage instantané
La fonctionnalité "Remplissage instantané" (ou Flash Fill) autorise la saisie semi-automatique
de données lorsqu'un modèle est détecté par Excel.
À titre d'exemple, nous allons raisonner sur la colonne A, qui contient le prénom et le nom de
plusieurs personnes. Nous allons utiliser le remplissage instantané pour recopier dans la
colonne B le prénom (mais pas le nom) de chaque cellule.
Entrez le prénom Pierre dans la cellule B1. Ce prénom correspond à celui qui se trouve dans
la cellule A1. Commencez à taper le prochain prénom dans la cellule B2. Excel remplit
automatiquement la cellule courante et les cellules suivantes en isolant les prénoms. Si cela
vous convient, appuyez simplement sur la touche Entrée pour accepter la liste.

37
Vous pouvez également utiliser le ruban pour parvenir au même résultat : entrez le premier
prénom dans la cellule B1, cliquez sur la cellule B2, cliquez sur l'icône Remplissage dans le
groupe Edition, sous l'onglet Accueil et choisissez Remplissage instantané dans le menu.
Un autre exemple. Nous allons maintenant conserver les noms de famille et les afficher en
majuscules dans la colonne C. Tapez ANDERS dans la cellule C1. Cliquez sur la cellule C2
et commencez à taper le deuxième nom de famille en majuscules. Les cellules suivantes sont
automatiquement remplies avec un nom de famille affiché en majuscules.

Un dernier exemple. Nous allons maintenant combiner les données des colonnes B et C dans
la colonne D. Tapez Pierre ANDERS dans la cellule D1, cliquez sur la cellule D2, commencez
à remplir cette cellule avec le prénom et le nom de la deuxième personne. Il ne vous reste plus
qu'à appuyer sur la touche Entrée pour compléter la liste.

Formules
Pour saisir une formule dans une cellule, commencez par cliquer sur cette cellule pour la
sélectionner. Une ligne épaisse entoure alors la cellule. Tapez le signe = suivi par la formule.
Par exemple, pour calculer le prix total, sélectionnez le prix unitaire et multipliez-le par la
quantité.
Ici, le prix unitaire se trouve dans la cellule B2 et la quantité dans la cellule C2. La formule à
utiliser est donc la suivante :
= B2 * C2
Le résultat est immédiatement affiché :

38
Le montant total apparaît dans la cellule et la barre de formule affiche le détail de la formule.

Note : Les noms des cellules peuvent être saisis indifféremment en caractères minuscules ou
majuscules. Excel les convertit automatiquement en caractères majuscules.

Empêcher l'affichage des formules

Lorsque vous cliquez sur une cellule qui contient une formule, cette dernière apparaît en clair
dans la barre de formule. Dans certains cas, il peut être utile de ne pas afficher la formule dans
la barre de formule. Pour ce faire :
1. Sélectionnez la cellule qui contient la formule à dissimuler.
2. Basculez sur l'onglet Accueil dans le ruban.
3. Cliquez sur l'icône Format dans le groupe Cellules, puis choisissez Format de cellule
dans le menu.
4. Sélectionnez l'onglet Protection dans la boîte de dialogue Format de cellule.
5. Cochez la case Masquée puis cliquez sur OK.
6. Cliquez sur l'icône Format et choisissez Protéger la feuille dans le menu.
7. Assurez-vous que la case Protéger la feuille et le contenu des cellules verrouillées
est cochée puis cliquez sur OK.

A partir de maintenant, la formule n’est plus affichée dans la barre de formule.

Si vous décidez de réafficher la formule, cliquez sur l'icône Format dans le groupe Cellules
et sélectionnez Ôter la protection de la feuille dans le menu. Vous pouvez également enlever
le masque sur la cellule. Cliquez sur l'icône Format dans le groupe Cellules, puis choisissez
Format de cellule dans le menu. Sélectionnez l'onglet Protection dans la boîte de dialogue
Format de cellule, décochez la case Masquée puis cliquez sur OK.

Séries de données
Pour créer une série de données, procédez comme suit :
1. Tapez un nombre ou une date dans une cellule.
2. Sélectionnez la plage de cellules dans laquelle la série doit être créée.
3. Basculez sur l'onglet Accueil du ruban.
4. Cliquez sur l'icône Remplissage dans le groupe Edition et sélectionnez Série dans le
menu. Cette action fait apparaître la boîte de dialogue Série de données.
5. Sélectionnez le type et le pas de la série, puis cliquez sur OK.

39
Par exemple, pour créer une série linéaire de pas 5, la boîte de dialogue Série de données
doit être paramétrée comme suit :

Supposons que la valeur de départ soit 10 et que 5 cellules soient sélectionnées. Voici le
résultat :

Nommer une plage de cellules

Supposons que vous souhaitiez donner un nom à une plage de cellules qui contient les noms
des commerciaux de votre société. Sélectionnez les cellules concernées, basculez sur l'onglet
Formules du ruban, puis cliquez sur l'icône Définir un nom dans le groupe Noms définis.
Tapez commerciaux dans la zone de texte Nom et cliquez sur OK.

Pour atteindre cette plage de cellules, il vous suffit désormais de taper commerciaux dans la
zone Nom (à gauche de la barre de formule) et d’appuyer sur la touche Entrée.

40
Pour supprimer le nom d'une plage de cellules, cliquez sur l'icône Gestionnaire de noms,
dans le groupe Noms définis, sous l’onglet Formules du ruban. Sélectionnez le nom que
vous souhaitez supprimer, cliquez sur Supprimer, sur OK, puis sur Fermer.

L'Assistant Fonction
Les fonctions utilisées dans Excel peuvent être de plusieurs types : financières, dates et
heures, mathématiques, statistiques, etc. Pour illustrer le fonctionnement de l'Assistant
Fonction, nous allons convertir des mètres en pieds.

La fonction à utiliser est CONVERT. Supposons que vous voulez connaitre l'équivalent en
pieds de 150 mètres. La syntaxe de la fonction est la suivante :
= CONVERT(150 ; "m" ; "ft")
Si vous avez du mal à vous rappeler cette syntaxe, l’Assistant Fonction peut vous aider.
Cliquez sur l’icône fx, à gauche de la barre de formule. Sélectionnez Ingénierie dans la liste
déroulante Catégorie, CONVERT dans la zone de liste, puis cliquez sur OK. Cette action
affiche la boîte de dialogue Arguments de la fonction. Il vous suffit maintenant d’entrer les
paramètres de la fonction et de cliquer sur OK pour l’insérer dans la cellule.

Calcul automatique
Dans Excel 2016, il n’est pas nécessaire d'utiliser une calculatrice ou de définir des formules
pour calculer rapidement une somme ou une moyenne : il suffit de sélectionner la zone qui

41
contient les données. La somme et la moyenne apparaissent alors dans la zone de calcul
automatique.

Si vous voulez afficher un autre calcul, cliquez du bouton droit sur la barre d’état d’Excel et
choisissez l'opération désirée. Vous pourrez ainsi connaitre :

 Le nombre de cellules non vides.

 Le nombre de cellules sélectionnées.
 La valeur minimale de la sélection.
 La valeur maximale de la sélection.

Suivi des modifications

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même classeur, il peut être utile d'utiliser des
marques de révision pour mettre en évidence les modifications apportées par chacune d’entre
elles. Lorsque la fonctionnalité Suivi des modifications est activée, chaque insertion,
suppression ou mise en forme est suivie, et les modifications apparaissent dans une couleur
propre à chacun des intervenants.
Pour activer le suivi des modifications, procédez comme suit :
1) Sélectionnez l'onglet Révision dans le ruban.
2) Cliquez sur l'icône Partager le classeur dans le menu Modifications, cochez la case
Permettre une modification multi-utilisateur et validez en cliquant sur OK.
3) Cliquez sur l'icône Suivi des modifications et sélectionnez Afficher les
modifications dans le menu.
4) Assurez-vous que la case Suivre les modifications au fur et à mesure est cochée.
5) Cochez la case Le, déroulez la liste et choisissez Pas encore révisé, puis cliquez sur
OK.

42
Pour examiner les modifications apparues dans le classeur, procédez comme suit :
1) Sélectionnez l'onglet Révision dans le ruban.
2) Cliquez sur l'icône Suivi des modifications dans le groupe Modifications et
sélectionnez Accepter ou refuser les modifications dans le menu.
3) Sélectionnez le type des modifications que vous voulez suivre : les modifications qui
n’ont pas encore été révisées, les modifications effectuées après une date donnée,
apportées par un utilisateur particulier ou dans une zone donnée.
4) Cliquez sur OK et passez en revue les différentes modifications dans la boîte de
dialogue Accepter ou refuser les modifications.
5) Cliquez sur Accepter, Refuser, Accepter tout ou Refuser tout selon si vous voulez
(respectivement) accepter la modification en cours de révision, la refuser, accepter
toutes les modifications en bloc ou les refuser.

Comparaison de classeurs
Avec Excel 2016, vous pouvez facilement comparer deux versions d’un même classeur ou
deux classeurs dont le contenu est proche. Voici comment procéder :
1) Ouvrez les deux classeurs que vous voulez comparer.
2) Sélectionnez l'onglet Affichage dans le ruban.
3) Cliquez sur Côté à côte dans le groupe Fenêtre.

Vous pouvez maintenant faire défiler les deux classeurs en même temps pour identifier
visuellement leurs différences.

43
Tri de données
Excel est en mesure de trier des données en se basant sur le type (numérique, date et heure,
listes personnalisées) et/ou le format (couleur d’arrière-plan, couleur du texte et jeux d’icônes)
des cellules.
1. Cliquez sur une cellule dans la colonne que vous voulez trier.
2. Sélectionnez l'onglet Accueil dans le ruban.
3. Cliquez sur l'icône Trier et filtrer dans le groupe Edition et choisissez la façon de trier
la colonne. Les options proposées changent en fonction du contenu de la cellule
sélectionnée.

Pour trier les données en utilisant plusieurs critères, sélectionnez le bloc à trier, cliquez sur
l'icône Trier et filtrer, puis choisissez Tri personnalisé dans le menu. A titre d'exemple, nous
allons trier les données par nom, puis par prénom dans la feuille suivante :

44
Le bloc à sélectionner est donc A2:D12.
Lorsque vous cliquez sur la commande Tri personnalisé, la boîte de dialogue Tri est affichée.
Déroulez la liste déroulante Trier par et définissez la colonne à trier (ici, la colonne B). Le tri
se fera par ordre alphabétique sur les valeurs des cellules. Cliquez sur Ajouter un niveau
pour définir un deuxième critère de tri. Sélectionnez Colonne A dans la liste Puis par. Ici
encore, le tri se fera par ordre alphabétique sur les valeurs des cellules.

Un clic sur OK et les données sont réorganisées alphabétiquement par noms, puis par
prénoms.
Pour trier les données par couleurs ou par icônes, cliquez sur l'icône Trier et filtrer, puis
choisissez Tri personnalisé dans le menu. Sélectionnez une colonne dans la liste déroulante
Trier par puis un critère dans la liste déroulante Trier sur. Ici, par exemple, nous allons trier
les données par couleur de cellule sur la colonne A. Cliquez sur OK pour trier les données.

Filtrage des données

En filtrant les données d’une feuille, vous pouvez très facilement restreindre leur nombre pour
n’afficher que celles qui répondent à un ou plusieurs critères.

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Cliquez sur une cellule dans la plage que vous souhaitez filtrer. Sélectionnez l'onglet Accueil
dans le ruban. Cliquez sur l'icône Trier et filtrer dans le groupe Edition puis choisissez Filtrer
dans le menu. De petites flèches apparaissent à côté de chaque en-tête de colonne. Cliquez
sur la flèche de la colonne que vous voulez filtrer. Vous pouvez :
1. Limiter les données affichées en décochant une ou plusieurs cases.
2. Utiliser, selon le type des données, un filtre textuel ou numérique. Ici, par exemple,
nous ne conservons que les lignes dans lesquelles le champ Valeur est supérieur à
100.

Bien entendu, il est possible de cumuler plusieurs filtres en agissant sur plusieurs colonnes.
Pour annuler un filtre dans une colonne, déroulez la liste correspondante et sélectionnez
Effacer le filtre.
Enfin, pour arrêter le filtrage des données, cliquez sur l'icône Trier et filtrer du groupe Edition,
puis choisissez Filtrer dans le menu.

Automatiser les tâches répétitives avec une macro

Si vous effectuez fréquemment les mêmes traitements dans vos classeurs, vous pouvez
faciliter cette tâche en utilisant des macros.
La manipulation des macros se fait dans l'onglet Développeur du ruban. Si cet onglet n'est
pas affiché, basculez sur l'onglet Fichier et cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue
Options Excel, cliquez sur Personnaliser le ruban, cochez la case Développeur dans la
zone de liste de droite, puis cliquez sur OK pour valider.

46
A titre d'exemple, nous allons définir une macro qui affecte les attributs gras, italique et
souligné à la sélection :
 Assurez-vous qu'une cellule non vierge est sélectionnée.
 Basculez sur l'onglet Développeur dans le ruban.
 Cliquez sur Enregistrer une macro, dans le groupe Code.
 Choisissez un nom pour la macro, puis cliquez sur OK pour lancer l'enregistrement.
 Cliquez successivement sur Gras, Italique et Souligné, dans le groupe Police de
l'onglet Accueil du ruban.
 Cliquez sur Arrêter l'enregistrement (groupe Code, onglet Développeur) pour arrêter
l'enregistrement de la macro.
Pour exécuter la macro, sélectionnez une ou plusieurs cellules, cliquez sur l'icône Macros
dans le groupe Code, sous l'onglet Développeur du ruban. Sélectionnez la macro à exécuter,
puis cliquez sur Exécuter.

47
Affecter un raccourci clavier à une macro
Pour faciliter l'exécution d'une macro, rien de tel qu'un raccourci clavier.
Sélectionnez l'onglet Développeur dans le ruban. Cliquez sur l'icône Macros dans le groupe
Code. Sélectionnez la macro à laquelle vous souhaitez attribuer un raccourci, puis cliquez sur
Options.
Entrez une lettre dans la zone Touche de raccourci. Vous pouvez utiliser un raccourci du
type Ctrl + lettre ou Ctrl + Maj + lettre. Dans le premier cas, il suffit d’appuyer sur une touche
du clavier. Dans le deuxième, maintenez la touche Maj enfoncée pendant que vous appuyez
sur une touche du clavier.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de macro puis sur OK pour fermer
la boîte de dialogue Macro. La macro peut maintenant être exécutée en utilisant le nouveau
raccourci clavier.

Coéditer un classeur
Pour coéditer un classeur Excel avec une ou plusieurs autres personnes, commencez par le
sauvegarder dans votre espace OneDrive. Pour cela, cliquez sur Partager dans l’angle
supérieur droit de la fenêtre d’Excel. Le panneau Partager s’affiche dans la partie droite de la
fenêtre. Cliquez sur Enregistrer dans le cloud, puis double-cliquez sur OneDrive. Il ne vous
reste plus qu'à choisir un dossier et un nom pour votre fichier puis à cliquer sur Enregistrer
pour l'enregistrer dans OneDrive.
Une fois votre document enregistré sur OneDrive, le volet Partager change d’allure :

48
Entrez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous voulez partager le classeur, indiquez
si cette personne pourra modifier ou simplement afficher ce document, entrez un message
pour la prévenir du partage et cliquez sur Partager :

Remarque :
Si vous préférez envoyer l’invitation de partage par vos propres moyens, vous pouvez
également cliquer sur Obtenir un lien de partage, dans la partie inférieure du volet Partager.
Vous devrez alors insérer le lien généré par Excel dans un email et l’envoyer à la ou aux
personnes concernées.
Quelle que soit la technique choisie, votre correspondant reçoit quelques instants plus tard un
message qui l’invite à accéder au document partagé :

49
Un clic sur Afficher dans OneDrive et il peut accéder au document dans Excel Online. Pour
que le document puisse être modifié, votre correspondant doit alors cliquer sur Modifier dans
le navigateur. Cette action provoque l’édition du document dans Excel Online :

50
Si votre correspondant possède Office 2016, il peut également éditer le classeur partagé dans
Excel 2016 en cliquant sur OUVRIR DANS EXCEL.
Lorsque le document est modifié par votre collègue, une marque apparaît dans votre version
du document pour signaler qu’une modification a été effectuée :

Pour faire apparaître les modifications dans votre version du document, il vous suffit de le
sauvegarder.
Inversement, lorsque vous effectuez une modification, elle est automatiquement affichée sur
le document de votre collègue lorsqu’il le sauvegarde.
Pour effectuer une coédition en temps réel, vous utiliserez Excel Online sur tous les
ordinateurs concernés.

Equations
Avec Excel 2016, il est très simple d'insérer des équations dans une feuille de calcul :

1. Sélectionnez l'onglet Insertion dans le ruban.

2. Cliquez sur la flèche sous l'icône Equation dans le groupe Symboles.

3. Choisissez l'une des équations proposées.

Si l'équation recherchée n'est pas disponible dans la galerie, elle se trouve peut-être dans la
galerie Office.com. Cliquez sur la flèche sous l'icône Equation dans le groupe Symboles,
pointez Autres équations sur Office.com et choisissez une équation dans la liste. Si vous
ne trouvez toujours pas ce que vous cherchez, vous allez devoir saisir l’équation
manuellement. Cliquez sur l'icône Equation et utilisez l'onglet Conception pour définir votre
équation.

51
Une dernière possibilité : vous pouvez écrire l’équation à la main, comme vous le feriez sur
une feuille de papier. Cliquez sur la flèche sous l'icône Equation dans le groupe Symboles,
puis cliquez sur Equation manuscrite. Il ne vous reste plus qu’à dessiner l’équation dans la
zone dédiée. Cette technique est bien plus efficace si vous utilisez un stylet qu’une souris.

52
Définir une page web avec Excel
Excel 2016 est en mesure de créer des pages Web qui peuvent être placées directement sur
votre site Web ou sur l’intranet de votre entreprise.
Sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Enregistrer sous. Double-cliquez
sur Ce PC puis choisissez Page web dans la liste déroulante Type, donnez un nom à la page
et cliquez sur Enregistrer.

Ouvrez le dossier dans lequel vous avez enregistré la page Web et double-cliquez sur son
icône. La page Web s'affiche dans votre navigateur par défaut. Ici par exemple, dans Microsoft
Edge :

Le cas échéant, le fichier créé contient toutes les feuilles du classeur.

Les diverses mises en formes utilisées dans les feuilles de calcul sont bien respectées.
Cependant, il est impossible de modifier la feuille de calcul comme si vous étiez sous Excel.
Pour y parvenir, vous devez utiliser une autre approche : sauvegardez le fichier Excel dans
votre espace OneDrive. Vous pourrez l’ouvrir et travailler dessus à partir de tout ordinateur qui
dispose d’un accès Internet. Cette possibilité réside dans l’utilisation d’Excel Online. Consultez
la section suivante pour en savoir plus à ce sujet.

53
Utiliser un classeur partout dans le monde
Supposons que vous souhaitiez utiliser un classeur lorsque vous voyagez. Si vous emportez
votre ordinateur, le plus simple consiste à l'enregistrer localement, sur son disque dur. Dans
le cas contraire, le mieux est d'enregistrer le classeur dans votre espace OneDrive.
Pour accéder à un classeur sauvegardé sur OneDrive, connectez-vous sur la page
http://onedrive.live.com. Si cela est demandé, entrez vos identifiants. Déplacez-vous dans
le dossier où le classeur a été sauvegardé, puis cliquez sur le classeur à utiliser.
Le classeur s'ouvre dans le navigateur par défaut et peut être librement manipulé via Excel
Online. Vous pouvez en particulier modifier des données et des formules, ou encore utiliser
une version simplifiée du ruban.

Importer des données externes

En établissant une connexion avec un fichier de données externe (une table Microsoft Access,
un fichier texte, un tableau SQL Server ou une source OLE ou ODBC par exemple), vous
pouvez analyser périodiquement ces données dans Excel, sans avoir à les copier dans une
feuille de calcul. La feuille de calcul est mise à jour automatiquement lorsque la source de
données change.
A titre d’exemple, nous allons lier une table issue d’une base de données Access dans une
feuille de calcul Excel.
1. Sélectionnez l'onglet Données dans le ruban.
2. Cliquez sur Access dans le groupe Données externes. Cette action affiche la boîte
de dialogue Sélectionnez la source de données.
3. Sélectionnez le fichier Northwind (librement téléchargeable sur la page
http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ab7xs839(VS.80).aspx) et la table Employees
puis cliquez sur OK.

54
 4. Excel demande des précisions sur l’importation des données. Ici, nous choisissons
d'insérer les données dans un tableau. L'insertion se fera dans la feuille de calcul en
cours d'édition, à partir de la cellule A1. Cliquez sur OK pour procéder à l’importation.

Obtenir et transformer
Avec Excel 2016, il n’a jamais été aussi simple de se connecter à une base de données,
d’effectuer une requête pour obtenir des données et de modifier les données obtenues pour
qu’elles s’adaptent à vos besoins. A titre d’exemple, nous allons établir une connexion avec
une table Access et modifier les données de cette table pour ne conserver que certaines
d’entre elles. Nous utiliserons la base de données exemple de Microsoft Northwind.
Basculez sur l’onglet Données. Cliquez sur l’icône Nouvelle requête dans le groupe
Récupérer et transformer, pointez A partir d’une base de données et cliquez sur A partir
d’une base de données Microsoft Access. Désignez la base de données à utiliser puis
cliquez sur Importer. Au bout de quelques instants, la boîte de dialogue Navigateur donne
accès à toutes les tables et requêtes de la base de données. A titre d’exemple, nous allons
utiliser la requête Product Sales for 1995. Les données correspondantes apparaissent dans
la partie droite de la boîte de dialogue.

55
Si vous cliquez sur Charger, elles sont incorporées dans la feuille en cours. Ici, nous allons
plutôt cliquer sur Modifier pour charger une partie seulement de ces données. Cette action
provoque l’ouverture de l’éditeur de requêtes d’Excel. A titre d’exemple, nous n’allons
conserver que les enregistrements pour lesquels le champ CategoryName vaut Beverages
ou Condiments. Pour cela, nous cliquons sur la flèche qui suit l’en-tête CategoryName, nous
décochons toutes les cases à l’exception de Beverages et Condiments et nous cliquons sur
OK pour confirmer.

56
Supposons maintenant que vous vouliez supprimer la colonne CategoryName. Sélectionnez
la colonne CategoryName en cliquant sur son en-tête, puis cliquez sur l’icône Supprimer les
colonnes dans le groupe Gérer les colonnes. La colonne est immédiatement supprimée.

Remarquez le volet Paramètres d’une requête. Toutes les étapes qui ont conduit aux
données actuelles y sont listées par ordre chronologique. Pour supprimer l’une d’entre elles, il
suffit de cliquer sur la croix qui la précède. Ici, par exemple, nous supprimons la dernière étape
afin de retrouver la colonne CategoryName.

Pour insérer les données dans la feuille courante, il suffit de cliquer sur l’icône Fermer et
charger dans le groupe Fermer.

Combinaison de données
En quelques clics souris, Excel permet de mettre à jour un ensemble de cellules numériques.
Supposons par exemple que vous désiriez augmenter de 5% les valeurs stockées dans un
groupe de cellules :
1. Tapez 105% dans une cellule.
2. Copiez le contenu de cette cellule dans le presse-papiers en cliquant sur l'icône Copier
dans le groupe Presse-papiers.
3. Sélectionnez les cellules qui contiennent les valeurs que vous voulez mettre à jour.
4. Cliquez sur la flèche sous l'icône Coller puis choisissez Collage spécial dans le menu.
5. Sous Coller, sélectionnez Valeurs.
6. Sous Opération, sélectionnez Multiplication.
7. Cliquez sur OK pour mettre à jour les valeurs.

57
Consolidation
Pour regrouper les données issues de plusieurs feuilles de calcul, vous utiliserez la technique
dite de consolidation.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez ajouter les chiffres d’affaires mensuels des
filiales d'une entreprise. Chacune des filiales vous fournit une feuille de calcul ayant la même
structure : Corp1, Corp2 et Corp3. Les données seront consolidées dans la feuille de calcul
Corp qui contient la même structure que les autres feuilles, mais aucune donnée.
Ouvrez les quatre feuilles de calcul et réorganisez-les pour qu’elles se partagent l’espace de
travail d’Excel. Pour ce faire, sélectionnez l’onglet Affichage dans le ruban, cliquez sur
Réorganiser tout, sélectionnez Mosaïque et validez en cliquant sur OK.
Sélectionnez la plage de cellules dans laquelle doit être effectuée la consolidation. Ici, la plage
B2:D4 de la feuille Feuil1 dans le classeur Corp.
Sélectionnez l'onglet Données dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Consolider dans le
groupe Outils de données. Cette action affiche la boîte de dialogue Consolider. La valeur
Somme est automatiquement sélectionnée dans la liste déroulante Fonction.
Cliquez sur l’icône à l’extrême droite de la zone Référence, sélectionnez la plage B2:D4 dans
le classeur Corp1, appuyez sur la touche Entrée du clavier, puis cliquez sur Ajouter. Répétez
ce processus pour les classeurs Corp2 et Corp3.

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Un clic sur OK et les sommes des valeurs des données des trois filiales apparaissent dans la
feuille Feuil1 du classeur Corp :

59
Valeur cible et solveur
Supposons que vous placiez 10 000 € sur un compte qui rapporte 6% par an. Pour savoir au
bout de combien de temps cette somme aura doublé, vous utiliserez la fonction NPM d'Excel :
= NPM(6%; 0; 10000; -20000; 0)

La fonction NPM indique qu'il faudra un peu moins de 12 années pour doubler l'investissement.
Supposons que vos besoins changent. Vous voulez atteindre la valeur 25 000 €, toujours en
11,89 ans. Quel taux devez-vous viser pour arriver à vos fins ?
Pour résoudre ce problème, vous allez définir une valeur cible. Entrez la valeur à atteindre
(25 000 €) dans la cellule C2. Sélectionnez la cellule D5, qui contient le résultat de la fonction
NPM. Basculez sur l'onglet Données dans le ruban. Cliquez sur l'icône Analyse scénarios et
sélectionnez Valeur cible dans le menu. Ici, la valeur à atteindre est 11,89 et la cellule à
modifier est A2.

Un clic sur OK, et le solveur montre qu’il vous faut un placement qui rapporte 8% :

60
Tableau croisé dynamique
Les tableaux croisés dynamiques sont utilisés pour synthétiser rapidement un ensemble
d'informations. Considérons le tableau suivant qui indique le nombre de ventes de plusieurs
objets par deux vendeurs nommés Michel et Marc.

Pour synthétiser ces données, vous allez définir un tableau croisé dynamique. Sélectionnez
une cellule dans la plage A1:C9. Basculez sur l'onglet Insertion dans le ruban, puis cliquez
sur l'icône Tableau croisé dynamique dans le groupe Tableaux. Cette action affiche la boîte
de dialogue Créer un tableau croisé dynamique. Toutes les données de la feuille sont
automatiquement sélectionnées. Choisissez l’emplacement où doit être créé le tableau croisé
dynamique, puis cliquez sur OK.

Choisissez les champs à inclure dans le tableau. Le résultat est immédiatement affiché dans
la partie gauche de la feuille.

61
Analyse de données issues de plusieurs tables
Excel 2016 est en mesure d'analyser des données provenant de bases de données
relationnelles. Pour illustrer cette fonctionnalité, nous allons utiliser la base de données
exemple Northwind. Et plus précisément, les tables Orders et Order Details de cette base
de données. Ces deux tables sont reliées par le champ RéfCommande.
Basculez sur l'onglet Données dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Access dans le groupe
Données externes. Cette action affiche la boîte de dialogue Sélectionner la source de
données. Sélectionnez le fichier Northwind et cliquez sur Ouvrir pour l'ouvrir. Cochez la case
Activer la sélection de plusieurs tables et choisissez les tables Orders et Order Details.

Cliquez sur OK. Une nouvelle boîte de dialogue apparaît. Sélectionnez Rapport de tableau
croisé dynamique et validez en cliquant sur OK.

62
Après un petit moment, un tableau croisé dynamique est inséré dans la feuille de calcul.
À titre d'exemple, nous allons ajouter les champs suivants dans le tableau croisé dynamique :
 OrderID et UnitPrice de la table Order Details ;
 CustomerID de la table Orders.
Comme vous pouvez le voir, OrderID apparaît en tant que somme dans la feuille de calcul.
Pour le transformer en un simple champ, il suffit de faire glisser l'entrée Somme de OrderID
de la zone Ʃ VALEURS dans la zone LIGNES.

Analyse rapide
Avec la fonctionnalité Analyse rapide, vous allez pouvoir convertir en trois clics souris vos
données en un graphique ou un tableau, afficher une mise en forme conditionnelle de vos
données, des graphiques Sparklines, et bien plus encore…
Sélectionnez les données à analyser. Une icône nommée Analyse rapide apparaît en bas et
à droite de la sélection. Cliquez sur cette icône pour afficher la barre d'outils Analyse rapide.

63
Choisissez un onglet (Mise en forme, Graphiques, Totaux, Tableaux ou Graphiques
sparkline), puis pointez une des fonctionnalités proposées pour la prévisualiser dans la feuille.
Lorsque le résultat obtenu vous convient, cliquez pour l'insérer dans la feuille de calcul.

Compléments pour Office

Les compléments pour Office peuvent vous aider à personnaliser vos classeurs ou à faciliter
l'accès à certaines informations disponibles sur le Web. Par exemple, vous pouvez utiliser un
complément pour Office pour rechercher des éléments sur Bing ou Wikipedia, ou encore pour
ajouter une carte dans un classeur en quelques clics souris.
Dans cette rubrique, je vais vous montrer comment ajouter une fonctionnalité de recherche
sur Google dans Excel. Pour cela, vous allez installer le complément Search The Web.
Basculez sur l'onglet Insertion dans le ruban, cliquez Mes compléments dans le groupe
Compléments. Pour l'instant, aucun complément pour Office n'est installé. Cliquez sur
Trouver plus de compléments sur Office Store. Tapez Search The Web dans la zone de
recherche et appuyez sur la touche Entrée. Dans les résultats, cliquez sur l'icône Search The
Web. Une courte description de l'application est affichée :

64
Cliquez sur Faire confiance. Un onglet intitulé Search The Web apparaît dans la partie droite
de la fenêtre.
Sélectionnez une cellule et cliquez sur le bouton Search dans le volet Search The Web pour
lancer une recherche sur Google. C'est aussi simple que cela !

65
Cartes Bing
La fonctionnalité Cartes Bing permet de représenter des données numériques du type
recettes/dépenses ou achats/ventes sur des cartes Bing.
Pour utiliser cette fonctionnalité, commencez par créer un ensemble de données réparties sur
trois colonnes. La première correspond à un emplacement. Elle peut contenir des noms de
villes, des pays, des adresses, des codes postaux ou des coordonnées exprimées en latitudes
et longitudes. Les deux autres colonnes correspondent aux données à représenter. Ici par
exemple, les données correspondent aux recettes et aux dépenses relatives à une chaîne de
magasins.

Sélectionnez ces données, basculez sur l’onglet Insertion dans le ruban, puis cliquez sur
l’icône Cartes Bing dans le groupe Compléments. Une carte du monde s’affiche. Cliquez sur
Insérer des données, puis sur l’icône Afficher les emplacements, dans la partie supérieure
de la carte. Les données sont immédiatement représentées sur la carte :

66
Si nécessaire, cliquez sur l’icône Paramètres pour personnaliser l’affichage. Ici par exemple,
nous choisissons d’afficher une carte en vue aérienne et nous sélectionnons d’autres
couleurs :

Complément People Graph

Le complément People Graph permet de transformer des données brutes en un graphique
élaboré.
Pour utiliser cette fonctionnalité, commencez par créer un ensemble de données réparties sur
deux colonnes. La deuxième correspond aux données chiffrées qui seront représentées dans
le graphique et la première aux légendes portées sur le graphique.
Basculez sur l’onglet Insertion dans le ruban, puis cliquez sur l’icône People Graph dans le
groupe Compléments. Un graphique type est inséré dans la feuille de calcul. Sélectionnez
les deux colonnes de données, puis cliquez sur l’icône Données, dans la partie supérieure du
graphique. Entrez le titre du graphique. Cliquez sur Sélectionnez vos données puis sur
Créer. Le graphique par défaut est immédiatement mis à jour.

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Si nécessaire, cliquez sur l’icône Paramètres dans la partie supérieure du graphique, pour
personnaliser le graphique. Vous pourrez alors choisir un thème, une forme et un type pour le
graphique :

Définir et mettre en forme un tableau

Pour gérer et analyser les données contenues dans une plage de cellules, indépendamment
des autres données de la feuille de calcul, le plus simple consiste à utiliser un tableau. Cliquez
sur une cellule de la plage concernée, basculez sur l'onglet Insertion et cliquez sur l'icône
Tableau du groupe Tableaux. Excel identifie automatiquement la plage de cellules, la détoure
et affiche la boîte de dialogue Créer un tableau. Cliquez sur OK pour confirmer la création du
tableau sur la plage de cellules proposée.

68
La plage de cellules prend une tout autre allure. Remarquez en particulier les listes déroulantes
affectées aux cellules d'en-tête et la mise en forme des différentes lignes du tableau.

L'onglet Outils de tableau/Création est automatiquement ajouté au ruban. Il est accessible

chaque fois que la cellule active fait partie du tableau. Particulièrement pratique, cet onglet
facilite la manipulation et la mise en forme des cellules

Examinons les groupes qui le composent :

 Le groupe Propriétés permet de renommer le tableau et d'étendre/de restreindre la

plage de cellules utilisée.
 Le groupe Outils permet de transformer le tableau en un TCD (Tableau Croisé
Dynamique), de supprimer les doublons et de convertir le tableau en une simple plage
de données.
 Le groupe Données de tableau externe permet d'exporter le tableau dans une liste
SharePoint et de l'afficher dans le navigateur.
 En cochant/décochant les cases du groupe Options de style de tableau, il est très
simple de modifier le style du tableau.
 Enfin, le groupe Styles de tableau donne accès à une palette de styles prédéfinis qu'il
suffit de pointer pour prévisualiser dans la feuille.

Après quelques clics souris dans l'onglet Outils de tableau/Création, le tableau a changé
d'allure. Pour parvenir à ce résultat, les cases Ligne des totaux et A la première colonne du
groupe Options de style de tableau ont été cochées et un autre style a été choisi dans la
liste Styles rapides.

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Filtrer un tableau
Outre leur aspect esthétique, les tableaux sont très pratiques car ils permettent de filtrer les
données qui les composent.

A titre d'exemple, pour limiter l'affichage aux seules données concernant le mois d'Août,
cliquez sur la flèche affichée à droite de l'en-tête Date et décochez la case Juillet.

70
Ou encore, pour n'afficher que les données dont le champ Date est postérieur au 29 Juillet,
cliquez sur la flèche affichée à droite de l'en-tête Date, pointez Filtres chronologiques et
cliquez sur Après. Une boîte de dialogue s'affiche. La valeur Postérieur au est sélectionnée
dans la liste déroulante Date. Sélectionnez le 29 Juillet 2015 dans la zone Date et validez
pour appliquer le filtre.

Pour supprimer le filtre sur le champ Date, cliquez sur l'icône à droite du champ Date et
sélectionnez Effacer le filtre de Date dans le menu.
Rien ne vous empêche de filtrer les autres colonnes. A titre d'exemple, pour n'afficher que les
lignes dont le champ Date fait référence au mois de Juillet et dont le champ Visiteurs du jour
a une valeur supérieure à 500 :
 Déroulez la liste Date, décochez l'entrée Août et validez en cliquant sur OK.
 Déroulez la liste Visiteurs du jour, pointez Filtres numériques et cliquez sur
Supérieur ou égal à. Tapez 500 dans la zone de texte en face de Est supérieur ou
égal à et validez en cliquant sur OK.

AFFICHAGE ET MISE EN PAGE

Supprimer lignes et colonnes
Pour supprimer une ou plusieurs lignes, vous devez les sélectionner. Pour ce faire, maintenez
la touche Ctrl enfoncée puis cliquez sur l'en-tête des lignes à supprimer.
Sélectionnez l'onglet Accueil dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Supprimer dans le groupe
Cellules. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur la sélection et
choisir Supprimer dans le menu.
Un processus similaire vous permet de supprimer des colonnes.

Insérer lignes et colonnes

Pour insérer une ou plusieurs lignes, vous devez d'abord sélectionner autant de lignes que
vous voulez en insérer.
Basculez sur l'onglet Accueil dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Insérer dans le groupe
Cellules. Les lignes insérées apparaissent au-dessus de la sélection.

71
Le même procédé peut être utilisé pour insérer des colonnes, mais cette fois, vous devez
sélectionner autant de colonnes que vous voulez en insérer. Les colonnes insérées
apparaîtront à la gauche de la sélection en surbrillance.

Supprimer des cellules

Pour supprimer une ou plusieurs cellules, commencez par les sélectionner. Basculez sur
l'onglet Accueil dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Supprimer dans le groupe Cellules.
Les cellules suivantes sont automatiquement décalées vers le haut pour remplacer les cellules
supprimées. Si vous le souhaitez, le décalage peut s'opérer dans une autre direction. Appuyez
sur Ctrl + Z pour annuler la dernière modification.
Cliquez sur la flèche située sous l'icône Supprimer et sélectionnez Supprimer les cellules
dans le menu. Choisissez une option dans la boîte de dialogue Supprimer, puis cliquez sur
OK. Ici, les cellules sont décalées vers la gauche.

Insérer des cellules

Dans cet exemple, nous allons supposer que la ligne représentant les ventes de Nathalie pour
le mois de Mai a été oubliée.

Sélectionnez les cellules au-dessus desquelles doit se faire l'insertion, puis cliquez sur l'icône
Insérer dans le groupe Cellules.

Les cellules sélectionnées et celles qui les suivent sont déplacées vers le bas.
Il ne vous reste plus qu'à insérer les données qui représentent les ventes de Nathalie pour le
mois de Mai.

72
Modifier la hauteur des lignes
Pour définir la hauteur d’une ou de plusieurs lignes, commencez par les sélectionner. Si les
lignes ne sont pas contigües, maintenez la touche Ctrl enfoncée. Basculez sur l’onglet Accueil
du ruban, cliquez sur l’icône Format dans le groupe Cellules et sélectionnez Hauteur de ligne
dans le menu. Entrez la hauteur de la ligne en points et cliquez sur OK pour valider.

Vous pouvez également adopter une approche plus visuelle :

1) Placez le pointeur de la souris dans la bordure inférieure de l’en-tête des lignes à
redimensionner.
2) Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et modifiez visuellement la taille de
la ligne en déplaçant la souris verticalement, vers le haut ou vers le bas.

Modifier la largeur des colonnes

Dans cet exemple, nous allons modifier la largeur de la colonne des vendeurs pour que son
contenu ne soit pas tronqué.

73
Sélectionnez l'onglet Accueil dans le ruban, cliquez sur l'icône Format dans le groupe
Cellules et choisissez Largeur de colonne dans le menu. Entrez une largeur en points et
cliquez sur OK pour valider.

Pour modifier la largeur d'une ou de plusieurs colonnes sélectionnées, vous pouvez adopter
une approche plus visuelle :
1) Placez le pointeur de la souris dans la bordure droite de l'en-tête d'une des colonnes à
redimensionner.
2) Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et modifiez visuellement la largeur
de la sélection en déplaçant la souris horizontalement, vers la droite ou vers la gauche.

Notez également qu'il est possible d'ajuster automatiquement la largeur d'une colonne à son
contenu. Positionnez le pointeur dans la bordure droite de l'en-tête de la colonne à
redimensionner et double-cliquez. La largeur de la colonne s'adapte automatiquement à son
contenu.

Mise en forme de cellules numériques

Pour optimiser la lecture et l’interprétation des cellules numériques, le plus simple consiste à
choisir leur mise en forme en utilisant les icônes du groupe Nombre, sous l’onglet Accueil du
ruban. Choisissez une mise en forme prédéfinie dans la liste déroulante Format de nombre
et, si nécessaire, retouchez son apparence en utilisant les icônes Comptabilité,
Pourcentage, Séparateur de milliers, Ajouter une décimale et Réduire les décimales.

Il est également possible de cliquer sur le lanceur de boîte de dialogue Nombre pour afficher
la boîte de dialogue Format de cellule et ainsi accéder à un plus grand nombre de
paramètres.

74
Alignement et orientation des cellules
Pour aligner le contenu d'une ou de plusieurs cellules, commencez par les sélectionner.
Basculez sur l'onglet Accueil dans le ruban, cliquez sur l'icône Format dans le groupe
Cellules et choisissez Format de cellule dans le menu.
Dans la boîte de dialogue Format de cellule, sélectionnez l'onglet Alignement et choisissez
l'alignement et l'orientation du texte.

Pour faire encore plus simple, vous pouvez utiliser les icônes du groupe Alignement. Ici par
exemple, nous centrons le contenu des cellules de la colonne B, et nous appliquons une
rotation de 90 degrés vers la gauche aux cellules sélectionnées.

75
Centrage sur plusieurs colonnes
Dans cet exemple, vous allez centrer le titre de la feuille de calcul dans les colonnes B à E.
Pour ce faire :
1) Sélectionnez les cellules B1 à E1.
2) Basculez sur l'onglet Accueil dans le ruban.
3) Cliquez sur l'icône Format dans le groupe Cellules.
4) Sélectionnez Format de cellule dans le menu.
5) Sélectionnez l'onglet Alignement dans la boîte de dialogue Format de cellule.
6) Choisissez Centré sur plusieurs colonnes dans la liste déroulante Horizontal.
7) Validez en cliquant sur OK.

Le titre est maintenant centré sur les colonnes B à E.

76
Mise en forme des cellules
Sous l'onglet Accueil du ruban, vous pouvez utiliser le groupe Police pour modifier la police
et le style d'un bloc de cellules sélectionnées.

Ici par exemple :

 Nous appliquons une autre police aux cellules de la colonne B.
 Nous affectons un attribut gras à la ligne de total.
 Nous colorons en bleu les informations trimestrielles.
 Nous définissons une bordure épaisse autour des cellules de titre.

Pour mettre en forme rapidement une plage de cellules, vous pouvez également utiliser la
galerie Styles de cellules. Sélectionnez la plage de cellules concernée, cliquez sur Styles de
cellules (onglet Accueil, groupe Style) et faites votre choix dans la galerie. Il suffit de pointer
un style pour le prévisualiser dans la feuille de calcul, et de cliquer pour l'appliquer à la
sélection.

77
Mise en forme conditionnelle
En utilisant une mise en forme conditionnelle, un simple coup d'œil suffit pour comparer la
productivité d’un groupe d’employés, ou encore les performances d’un produit.
Sélectionnez une plage de cellules. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Style, cliquez sur
Mise en forme conditionnelle et choisissez un type de mise en forme (il suffit de pointer les
effets proposés pour les prévisualiser dans la feuille de calcul).

En utilisant l’icône Mise en forme conditionnelle, vous pouvez également mettre en évidence
les cellules numériques dont la valeur est supérieure ou inférieure à une valeur de votre choix,
ou encore les cellules textuelles qui contiennent un mot spécifique. Par exemple, pour colorer
les cellules numériques dont la valeur est supérieure à 250, cliquez sur Mise en forme
conditionnelle, Règles de mise en surbrillance des cellules puis Supérieur à et
paramétrez la boîte de dialogue Supérieur à comme ceci :

78
Consultez également la rubrique intitulée "Analyse rapide" pour prendre connaissance d'une
approche encore plus directe de la mise en forme conditionnelle.

Segments
Les Segments (ou Slicers) améliorent les possibilités des tableaux croisés dynamiques et leur
offrent une grande flexibilité. Par leur intermédiaire, il est possible de segmenter et de filtrer
les données de façon dynamique pour n’afficher que les éléments dont vous avez besoin. Pour
illustrer cette fonctionnalité, nous allons utiliser un tableau comportant quatre champs :
Employé, H/F, Montant et Pays.

Nous commençons par définir un tableau croisé dynamique en sélectionnant une cellule du
tableau et en cliquant sur l’icône Tableau croisé dynamique, sous l'onglet Insertion, dans le
groupe Tableaux du ruban.

Nous incluons tous les champs dans le tableau croisé dynamique.

79
Pour faciliter la compréhension des données résultantes, nous allons utiliser des segments.
Sous l’onglet Analyse, dans le groupe Filtrer, nous cliquons sur Insérer un segment. Nous
sélectionnons H/F et Pays dans la boîte de dialogue Insérer des segments et nous validons
en cliquant sur OK. Cette action provoque l'affichage de deux filtres de recherche (ou
segments).

En fonction de l’espace disponible, ces éléments peuvent être librement déplacés dans la
fenêtre d’Excel.

Supposons que vous souhaitiez limiter l’affichage aux hommes vivant au Royaume-Uni.
Cliquez sur H puis sur UK. Le tableau croisé dynamique est immédiatement filtré en
conséquence.

80
Supposons maintenant que vous souhaitiez afficher les données concernant les femmes
vivant en France ou au Royaume-Uni. Sous H/F, cliquez sur F. Sous Pays, cliquez sur France,
maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur UK. Le tableau croisé dynamique est mis à
jour en conséquence.

Pour annuler un filtre, cliquez sur l’icône Effacer le filtre, dans la partie supérieure droite du
segment correspondant. Enfin, pour supprimer un segment, cliquez dessus et appuyez sur la
touche Suppr du clavier.
Copier une mise en forme
Commencez par sélectionner la cellule ou la plage de cellules dont vous voulez copier la mise
en forme. Sélectionnez l'onglet Accueil dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Copier dans le
groupe Presse-papiers. Sélectionnez la ou les cellules que vous voulez mettre en forme,
cliquez sur la flèche située sous l'icône Coller et sélectionnez Collage spécial dans le menu.
Cette action affiche la boîte de dialogue Collage spécial. Sous Coller, sélectionnez Formats
et cliquez sur OK.

81
Supprimer la mise en forme
Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules dont vous voulez supprimer la mise en forme.
Sélectionnez l'onglet Accueil dans le ruban, cliquez sur l'icône Effacer dans le groupe
Édition, puis sélectionnez Effacer les formats dans le menu.

Mise en forme à l'aide d'un thème

En quelques clics souris, vous pouvez changer radicalement l’allure d’une feuille de calcul en
lui appliquant un thème.

Sélectionnez l'onglet Mise en page dans le ruban, cliquez sur l'icône Thèmes dans le groupe
Thèmes et choisissez l'un des thèmes proposés. Notez qu’il suffit de pointer un thème pour le
prévisualiser dans la feuille de calcul.

82
Vous pouvez également choisir les couleurs, les polices et les effets utilisés dans la feuille de
calcul en utilisant les galeries Couleurs, Polices et Effets du groupe Thèmes. Ici encore, il
vous suffit de pointer un effet pour en afficher un aperçu dans la feuille de calcul.

Protection d'un classeur

Si un classeur contient des données personnelles ou confidentielles, il peut être intéressant
de le protéger en lecture et/ou en écriture. Sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban, cliquez
sur Enregistrer sous, puis double-cliquez sur Ce PC. Dans la boîte de dialogue Enregistrer
sous, cliquez sur Outils et sélectionnez Options générales dans le menu. Définissez un ou
deux mots de passe dans la boîte de dialogue Options générales.

Attention : Excel fait la différence entre les majuscules et les minuscules dans les mots de
passe. A l’ouverture et/ou à l’enregistrement d’un classeur protégé, vous devez taper
exactement le mot de passe qui a été défini, sans quoi, l’opération vous sera refusée.

Protection d'une feuille de calcul

Lorsqu’une feuille de calcul est protégée, il n'est pas possible de modifier son contenu : toutes
ses cellules sont automatiquement verrouillées.
Pour protéger une feuille de calcul, sélectionnez les cellules qui la composent, basculez sur
l'onglet Accueil dans le ruban, cliquez sur l'icône Format dans le groupe Cellules et assurez-

83
vous que la commande Verrouiller la cellule est active. Cliquez alors sur Protéger la feuille.
Si nécessaire, définissez un mot de passe pour autoriser la suppression de la protection et
définissez les actions autorisées dans la feuille.

Validez en cliquant sur OK et, le cas échéant en saisissant à nouveau le mot de passe. Toute
modification de cellule est maintenant impossible.
Pour supprimer la protection, cliquez sur l'icône Format dans le groupe Cellules et
sélectionnez Ôter la protection de la feuille dans le menu. Si vous avez défini un mot de
passe, saisissez-le et validez en cliquant sur OK.

Ajouter des commentaires dans une feuille

Excel vous permet d’ajouter des commentaires dans une feuille de calcul et de les associer à
des cellules particulières. Les cellules contenant un commentaire sont facilement repérables
par l’indicateur de couleur rouge qui est affiché dans leur angle supérieur droit.
Pour insérer un commentaire dans une cellule, cliquez sur la cellule concernée, basculez sur
l’onglet Révision du ruban, puis cliquez sur l'icône Nouveau commentaire dans le groupe
Commentaires. Entrez le commentaire, puis cliquez à l'extérieur de la boîte de saisie.

84
Pour lire le commentaire associé à une cellule, il suffit de pointer la cellule pendant une fraction
de seconde.

Enfin, pour afficher simultanément tous les commentaires, cliquez sur Afficher tous les
commentaires dans le groupe Commentaires. Cliquez à nouveau sur Afficher tous les
commentaires pour cacher tous les commentaires.

Figer les volets

Lorsque les données d’une feuille de calcul sont en nombre trop important pour être affichées
d’une seule traite dans la fenêtre d’Excel, il peut être intéressant de figer les lignes et colonnes
de titres pour maintenir leur affichage lorsque vous agissez sur les barres de défilement.
Basculez sur l'onglet Affichage dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Fractionner dans le
groupe Fenêtre. Deux barres de fractionnement apparaissent sur l'écran. Faites glisser les
barres de fractionnement pour isoler les lignes et les colonnes que vous voulez figer.

85
Cliquez sur l'icône Figer les volets dans le groupe Fenêtre, puis choisissez Figer les volets
dans le menu. Les lignes et les colonnes délimitées par les barres de fractionnement sont
immédiatement gelées et deviennent insensibles à l'utilisation des barres de défilement.
Pour débloquer les lignes et colonnes de titre, cliquez sur l'icône Figer les volets dans le
groupe Fenêtre, puis choisissez Libérer les volets dans le menu.

Le mode Plan
Lorsqu’une feuille de calcul contient des données similaires, il est possible de les regrouper et
de les synthétiser en utilisant le mode Plan d’Excel. Nous allons raisonner sur une feuille qui
contient les ventes mensuelles de trois produits par cinq vendeurs. Les ventes totales de
chaque produit sont calculées dans des lignes de totaux.

86
Pour créer un plan, cliquez sur une cellule contenant une donnée, sélectionnez l'onglet
Données dans le ruban, cliquez sur la flèche sous l'icône Grouper dans le groupe Plan, puis
sélectionnez Plan automatique dans le menu. Les groupes de données sont représentés par
des crochets dans la marge gauche et/ou supérieure de la feuille.
Pour masquer les données détaillées, cliquez sur l’icône -. Pour afficher les données
masquées, cliquez sur l’icône +. Enfin, pour désactiver le mode Plan, basculez sur l’onglet
Données du ruban, cliquez sur la flèche sous l’icône Dissocier et choisissez Effacer le plan
dans le menu.

Si nécessaire, vous pouvez créer un rapport de synthèse graphique en utilisant les

informations affichées dans le mode Plan :
1. Masquez les données détaillées en cliquant sur les icônes - ;
2. Sélectionnez les données affichées en mode Plan ;
3. Basculez sur l’onglet Insertion dans le ruban ;
4. Choisissez un type de graphique dans le groupe Graphique : Colonne, Ligne,
Secteurs, Barres, etc.

87
Aperçu avant impression et impression
Pour afficher un aperçu avant impression d’une feuille de calcul, basculez sur l’onglet Fichier
du ruban et cliquez sur Imprimer. L’aperçu est affiché dans la partie droite de la vue
Backstage.
Utilisez les contrôles affichés dans la partie gauche de la fenêtre pour choisir le nombre de
copies à imprimer, les éléments à imprimer, l’orientation de l’impression, etc.

Si les paramètres accessibles dans la vue Backstage ne sont pas suffisants, cliquez sur Mise
en page. Les paramètres complémentaires sont regroupés sous plusieurs onglets. Vous
pouvez par exemple modifier les marges de la feuille ou encore définir un en-tête et/ou un pied
de page. Effectuez les réglages nécessaires, cliquez sur OK, puis sur Imprimer pour lancer
l’impression.

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Modifier les marges de l'impression
Dans la boîte de dialogue Mise en page, l'onglet Marges permet de définir la taille des marges
de l'impression. Vous pouvez également centrer la feuille de calcul sur la page verticalement
ou horizontalement.

Si nécessaire, sélectionnez l'onglet En-tête/Pied de page pour mettre en place un en-tête

et/ou un pied de page pour les pages imprimées.

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En-têtes et pieds de page
Les en-têtes et pieds de pages sont des zones imprimées respectivement dans la partie
supérieure et dans la partie inférieure des pages. Vous les utiliserez pour indiquer la date de
l’impression ou encore le nom d’un classeur.
Dans la rubrique précédente, vous avez vu qu'il était possible d'utiliser l'onglet En-tête/Pied
de page de la boîte de dialogue Mise en page pour définir l'en-tête et le pied de page. Pour
aller plus loin, vous pouvez également utiliser l'onglet Insertion du ruban.
Cliquez sur l’icône En-tête/Pied dans le groupe Texte. Il vous suffit maintenant d'entrer le
texte de l'en-tête dans la zone réservée à cet usage.

Pour accéder au pied de page, cliquez sur l’icône Atteindre le pied de page (onglet Outils
En-têtes et pieds de page/Création, groupe Navigation).
Pour faciliter la définition de l’en-tête et/ou du pied de page, vous utiliserez les commandes
accessibles dans l’onglet Outils En-têtes et pieds de page/Création du ruban.

Vous vous intéresserez en particulier aux groupes suivants :

 En-tête et pied de page. Galerie d’en-têtes/pieds de pages prédéfinis.

 Eléments en-tête et pied de page. Eléments prédéfinis utiles dans un en-tête/un pied
de page. Par exemple le numéro des pages, la date et l’heure de l’impression, le nom
du classeur, etc.

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  Options. Ce groupe vous sera utile si vous prévoyez d'utiliser un en-tête/pied de page
différent sur la première page de la feuille de calcul, ou si vous souhaitez définir un en-
tête/pied de page différent sur les pages paires et impaires.

Mise en place d'une feuille de calcul pour l'impression

Avant d'imprimer une feuille de calcul, il peut être utile de la mettre en page. Sélectionnez
l'onglet Mise en page dans le ruban et utilisez les commandes du groupe Mise en page.

Vous pouvez définir :

 Les marges du document.
 L'orientation du document.
 La taille du document.
 Si vous voulez imprimer une plage de cellules, sélectionnez-la, cliquez sur l'icône
ZoneImpr et choisissez Définir dans le menu.
 Un saut de page manuel. Sélectionnez les cellules devant lesquelles vous souhaitez
insérer un saut de page, cliquez sur l'icône Saut de page et choisissez Insérer un
saut de page dans le menu.
 Une image d'arrière-plan, issue des mémoires de masse de l'ordinateur ou trouvée sur
Bing Images. Cliquez sur Arrière-plan et désignez l'image à utiliser.
 Si vous voulez répéter une ligne de titre dans la partie supérieure et/ou une colonne
dans la partie gauche des pages imprimées, cliquez sur l'icône Imprimer les titres et
spécifiez les lignes et/ou colonnes à répéter.

ILLUSTRATIONS
L'outil de capture d'écran
Excel 2016 intègre un outil de capture d’écran qui permet de capturer facilement les éléments
affichés sur l’écran et de les intégrer dans vos feuilles de calcul à des fins démonstratives.
Pour capturer la totalité de l’écran, il vous suffit d’appuyer sur la touche Impr. Ecran du clavier.
Pour capturer la fenêtre active, maintenez la touche Alt enfoncée et appuyez sur Impr. Ecran.
Enfin, pour capturer une portion d’écran d’un autre type, sélectionnez l’onglet Insertion dans
le ruban. Cliquez sur Capture dans le groupe Illustrations puis sur Capture d’écran. La
fenêtre d’Excel disparait et l’écran devient grisé. Il vous suffit maintenant de délimiter la portion
d’écran que vous souhaitez capturer en traçant un rectangle avec la souris, bouton gauche
enfoncé. Placez-vous sur un des angles de la zone à capturer, enfoncez et maintenez enfoncé
le bouton gauche de la souris, puis déplacez la souris pour tracer le rectangle de sélection.
Relâchez le bouton gauche lorsque le rectangle a la taille souhaitée. La zone ainsi délimitée
est capturée et automatiquement insérée dans la feuille de calcul.
Les écrans et fenêtres capturés par la touche Impr écran et la combinaison de touches
Alt + Impr écran sont mémorisés par Excel. Pour insérer l’un d’entre eux dans une feuille de
calcul, sélectionnez l’onglet Insertion dans le ruban, cliquez sur l’icône Capture d’écran dans
le groupe Illustrations et choisissez visuellement la capture que vous souhaitez insérer.

91
Insérer une image
Les images stockées dans les mémoires de masse de l'ordinateur peuvent être placées dans
une feuille de calcul par un simple glisser-déposer depuis l'Explorateur de fichiers, ou en
cliquant sur l’icône Images, dans le groupe Illustrations, sous l’onglet Insertion du ruban.
Vous pouvez également accéder à des millions d'images depuis Bing Images. Pour cela,
sélectionnez l'onglet Insertion dans le ruban puis cliquez sur l'icône Images en ligne dans le
groupe Illustrations. Cette action fait apparaître la boîte de dialogue Insérer des images.

Cliquez dans la zone de texte Rechercher, en face de Recherche d’images Bing. Indiquez
ce que vous recherchez, puis appuyez sur la touche Entrée du clavier. Sélectionnez l'une des
vignettes puis cliquez sur Insérer pour insérer l'image correspondante dans la feuille de calcul.

Modifier la taille d'une image

Cliquez sur l'image pour la sélectionner. Huit poignées de redimensionnement entourent
l'image. Pointez-cliquez-glissez l'une d'entre elles pour obtenir le redimensionnement
souhaité.

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Lors du glisser, vous pouvez appuyer sur la touche Ctrl pour maintenir le centre de l'image au
même endroit.

Pour faire pivoter une image, pointez la poignée de rotation, maintenez le bouton gauche de
la souris enfoncé et faites tourner l'image dans le sens et selon l'angle désiré.

Pour réduire la taille de l'image, vous pouvez également la rogner, c'est-à-dire raccourcir un
ou plusieurs de ses côtés. Sous l'onglet Outils Image/Format, dans le groupe Taille, cliquez
sur l'icône Rogner.

Pour rogner un côté, faites glisser une poignée de rognage de côté vers l'intérieur de l'image.

Pour rogner deux côtés opposés conjointement, appuyez et maintenez la touche Ctrl enfoncée
et faites glisser une poignée de rognage de côté vers l'intérieur.

Pour rogner les quatre côtés de façon conjointe, appuyez et maintenez la touche Ctrl enfoncée
pendant que vous faites glisser une poignée de rognage d'angle vers l'intérieur.

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Cliquez enfin en dehors de l’image pour prendre en compte la modification.

Effets artistiques
Sans quitter Excel, vous pouvez appliquer des effets artistiques à vos images en seulement
quelques clics souris :
1. Cliquez sur l'image à laquelle vous voulez appliquer un effet pour la sélectionner.
2. S'il n'est pas sélectionné automatiquement, basculez sur l'onglet Outils Image/Format
dans le ruban.
3. Cliquez sur l'icône Effets artistiques du groupe Ajuster et survolez les effets proposés
pour les prévisualiser dans le classeur.
4. Cliquez lorsque l'effet pointé vous convient.

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Pour aller plus loin avec cette fonctionnalité, cliquez sur l'icône Effets artistiques du groupe
Ajuster puis sur Options Effets artistiques. Cette action provoque l'affichage du volet
Format de l’image, dans lequel vous pouvez ajuster plusieurs paramètres en rapport avec
l'effet sélectionné.

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Supprimer l'arrière-plan d'une image
Cliquez sur l’image dont vous voulez supprimer l’arrière-plan, puis sélectionnez l’onglet Outils
Image/Format dans le ruban. Cliquez sur Supprimer l’arrière-plan dans le groupe Ajuster.
Ce qu’Excel considère comme étant l’arrière-plan apparait immédiatement en mauve dans
l’image.

Un nouvel onglet nommé Suppression de l’arrière-plan est affiché et sélectionné dans le

ruban. Si nécessaire, cliquez sur l’icône Marquer les zones à conserver pour conserver une
zone qui avait été considérée comme une partie de l’arrière-plan par Excel.

Tracez un segment de droite dans la zone à conserver. Les pixels avoisinants de couleur
.
proche sont automatiquement ajoutés. Les éléments ajoutés sont repérés par un signe

Inversement, cliquez sur l’icône Marquer les zones à supprimer pour définir les zones qui
doivent être supprimées, et désignez-les en traçant des segments de droites avec la souris.

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Cliquez sur Conserver les modifications ou sur Ignorer toutes les modifications dans le
groupe Fermer pour retourner à la feuille de calcul en conservant ou en annulant la
suppression de l‘arrière-plan.

Compresser les images dans un classeur

Si vous prévoyez d’insérer des images dans un classeur, vous voudrez certainement réduire
leur taille pour que le fichier résultant ne soit pas trop "lourd". En particulier si les images
proviennent d’un appareil photo numérique, qui produit aisément des fichiers de 5 à 15
mégapixels.
Pour compresser une image, commencez par la sélectionner en cliquant dessus. Sélectionnez
l’onglet Outils Image/Format dans le ruban, puis cliquez sur l’icône Compresser les images
dans le groupe Ajuster.
Cette action déclenche l’affichage de la boîte de dialogue Compresser les images. Il vous
suffit maintenant de sélectionner une des options proposées sous Sortie cible puis de valider
en cliquant sur OK.

Si l’image a été rognée, les parties invisibles sont conservées dans le classeur, pour le cas où
vous voudriez revenir à l’intégralité de l’image. Pour gagner quelques précieux Kilo-octets
dans la taille du classeur, pensez à cocher la case Supprimer les zones de rognage des
images avant de cliquer sur OK.

D’autre part, pensez également à décocher la case Appliquer à l’image sélectionnée

uniquement pour appliquer en une seule fois le même réglage à toutes les images insérées
dans le classeur.

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Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur OK et à apprécier la réduction de taille opérée sur le
classeur.

Formes automatiques
Pour insérer des formes prédéfinies (rectangles, ovales, flèches, étoiles, diagrammes de flux,
etc.) dans une feuille de calcul, sélectionnez l'onglet Insertion dans le ruban, cliquez sur
l'icône Formes dans le groupe Illustrations et choisissez l'une des formes disponibles dans
le menu.

Maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris et dessinez la forme. Lorsque vous relâchez
le bouton, la forme est insérée dans le classeur, l'onglet Outils de dessin/Format est ajouté
au ruban, et il est automatiquement sélectionné. Comme vous le verrez dans la rubrique
suivante, cet onglet vous permettra de personnaliser la forme en quelques clics souris.

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Il est parfois nécessaire d'insérer du texte dans une forme. Pour ce faire, cliquez du bouton
droit sur la forme et choisissez Modifier le texte dans le menu contextuel. Il ne vous reste plus
qu'à insérer le texte en le saisissant directement au clavier.

Personnaliser une forme

En utilisant la technique de glisser-déposer de Windows ou les touches fléchées du clavier,
une forme peut être déplacée où bon vous semble dans la feuille de calcul. Vous pouvez
également la redimensionner en utilisant ses poignées de redimensionnement, ou la faire
tourner en utilisant sa poignée de rotation.

Outre ces réglages basiques, l'onglet Outils de dessin/Format du ruban offre de nombreuses
autres possibilités.

Utilisez :

 L'icône Modifier la forme dans le groupe Insérer des formes pour modifier la forme
en quelques clics souris. Pointez la commande Modifier la forme et choisissez une
des formes proposées dans le menu.
 La galerie Styles de formes pour modifier l'allure de la forme en deux clics souris.
Pointez un effet pour le prévisualiser dans la feuille de calcul, cliquez pour l’appliquer
à la forme.
 Les icônes Remplissage, Contour et Effets pour modifier la couleur, la couleur du
contour et ajouter des effets à la forme. Ici, par exemple, nous choisissons :
 Un remplissage en dégradé.
 Un contour épais de 3 points et de couleur orange.
 Une ombre externe et une réflexion de la forme.

Effets typographiques
Pour insérer un effet typographique dans une feuille de calcul :
 Basculez sur l'onglet Insertion dans le ruban.
 Cliquez sur l'icône WordArt dans le groupe Texte et choisissez un des effets proposés.
 Remplacez le texte proposé par défaut par votre propre texte en le saisissant au
clavier.

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Si nécessaire, vous pouvez changer la police et la taille des caractères en utilisant le groupe
Police de l'onglet Accueil du ruban.
L'onglet Outils de dessin/Format propose de nombreux réglages qui vous permettront de
modifier l'apparence de l'effet. Vous utiliserez en particulier :
 La galerie Styles WordArt pour sélectionner un autre effet WordArt, modifier sa
couleur de remplissage, son contour et ses effets spéciaux (ombre, réflexion, lumière,
biseau, etc.).
 Le groupe Styles de formes pour choisir les caractéristiques de la forme dans laquelle
l'objet WordArt est inséré.
 Le groupe Taille pour ajuster les dimensions de l'objet WordArt.

Représenter des données numériques par un graphique

Excel peut créer de nombreux graphiques pour représenter vos données : colonnes, lignes,
secteurs, barres, aires, graphiques hiérarchiques, graphiques boursiers, etc.
Pour créer un nouveau graphique, sélectionnez les données à représenter, basculez sur
l'onglet Insertion dans le ruban, puis choisissez le type de graphique à utiliser dans le groupe
Graphiques. Pour ce faire, cliquez sur une des icônes représentant les graphiques de base
et choisissez un graphique dans le menu.
Le graphique est immédiatement ajouté à la feuille de calcul et peut y être librement déplacé
en utilisant la technique de glisser-déposer de Windows.

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Personnaliser un graphique
Vous pouvez utiliser l'onglet Outils de graphique/Création du ruban pour personnaliser un
graphique.

 Le groupe Type permet de changer le type du graphique.

 Le groupe Données permet de modifier les données contenues dans la feuille de
calcul.
 Le groupe Dispositions du graphique donne accès à une galerie de dispositions.
 Le groupe Styles du graphique donne accès à une autre galerie qui peut changer
radicalement le style du graphique en un seul clic de souris.

L'onglet Outils de graphique/Format donne accès à des réglages complémentaires. Vous

utiliserez en particulier :
 Le groupe Styles de formes pour modifier la forme dans laquelle se trouve le
graphique.
 Le groupe Styles WordArt pour modifier l'effet typographique utilisé pour le titre, la
légende et/ou les étiquettes.
 Le groupe Taille pour modifier les dimensions du graphique.

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Si un élément du graphique ne semble pas convenir, double-cliquez dessus pour le modifier.
Un volet de mise en forme apparaît dans la partie droite de la fenêtre. Utilisez les réglages
proposés pour modifier l'allure du graphique. Si nécessaire, double-cliquez sur un ou plusieurs
autres éléments pour les modifier en utilisant le volet droit.

Imprimer un graphique
Sélectionnez le graphique à imprimer, basculez sur l'onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez
sur Imprimer. La version imprimée du graphique est prévisualisée dans la vue Backstage. Si
nécessaire, choisissez une autre imprimante et/ou modifiez les paramètres d'impression, puis
cliquez sur Imprimer pour lancer l'impression.

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Graphiques recommandés
La fonctionnalité Graphiques recommandés permet de créer très simplement des
graphiques adaptés à vos données.
Sélectionnez les données à utiliser. Basculez sur l'onglet Insertion dans le ruban puis cliquez
sur l'icône Graphiques recommandés, dans le groupe Graphiques. Cette action affiche la
boîte de dialogue Insérer un graphique. Sous Graphiques recommandées, plusieurs types
de graphiques adaptés à vos données sont proposés. Choisissez l'un d'eux et cliquez sur OK
pour l'insérer dans la feuille de calcul.

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Selon le graphique choisi, un volet peut apparaître sur le côté droit de la fenêtre. Ici, par
exemple, le volet Champs de graphique croisé dynamique permet de personnaliser le
tableau croisé dynamique utilisé pour réaliser le graphique.

Pour finaliser le graphique, vous pouvez utiliser les onglets Outils de graphique/Création et
Outils de graphique/Format, comme vous le feriez pour un graphique traditionnel.

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Graphiques croisés dynamiques
Pour représenter graphiquement un tableau croisé dynamique, rien de tel qu'un graphique
croisé dynamique.
Sélectionnez une cellule dans un tableau croisé dynamique. Basculez sur l'onglet Insertion
dans le ruban puis cliquez sur l'icône Graphique croisé dynamique dans le groupe
Graphiques. Cette action affiche la boîte de dialogue Insérer un graphique. Choisissez un
des graphiques proposés puis cliquez sur OK.

En utilisant la fonctionnalité Graphique recommandé, il est possible de créer un graphique

croisé dynamique sans passer par un tableau croisé dynamique. Sélectionnez une cellule de
donnée dans la feuille, basculez sur l'onglet Insertion dans le ruban, puis cliquez sur l'icône
Graphiques recommandés dans le groupe Graphiques. Cette action affiche la boîte de
dialogue Insérer un graphique. Sous l'onglet Graphiques recommandés, choisissez un
graphique sur lequel apparait l'icône Graphique croisé dynamique.

105
Aidez-vous de la zone de prévisualisation pour vous assurer que le graphique est bien celui
que vous recherchez puis cliquez sur OK pour l'insérer dans le classeur.

Graphiques SmartArt
Les graphiques SmartArt permettent d'illustrer des processus, des hiérarchies, des cycles ou
des relations.

Pour insérer un tel objet dans une feuille de calcul, basculez sur l'onglet Insertion du ruban,
puis cliquez sur l'icône SmartArt dans le groupe Illustrations.

Cette action affiche la boîte de dialogue Choisir un graphique SmartArt.

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Sélectionnez un graphique et cliquez sur OK. Si nécessaire, redimensionnez le graphique,
puis complétez-le avec du texte et/ou des images.

Si le graphique ne correspond pas exactement à ce que vous voulez, utilisez l'onglet Outils
SmartArt/Création pour le personnaliser. Vous pourrez y choisir une autre disposition, un
autre style, ou encore, ajouter une ou plusieurs formes.

Graphiques Sparkline
Les graphiques Sparkline permettent de visualiser sous une forme graphique l’évolution d’une
plage de données. De taille réduite, ils sont affichés dans une cellule de la feuille de calcul.
Pour insérer un graphique Sparkline :

1. Sélectionnez la plage de données source.

2. Basculez sur l’onglet Insertion dans le ruban.
3. Choisissez un type de graphique dans le groupe Graphiques Sparkline.

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 4. Indiquez la ou les cellules destination, puis cliquez sur OK.

Le graphique est immédiatement inséré dans la cellule. Ici, en B7.

Pour améliorer la visibilité d’un graphique Sparkline, vous pouvez augmenter la taille de la
ligne. Cerise sur le gâteau, il est également possible d’étendre la sélection d’une cellule qui
contient un graphique Sparkline afin de le répliquer en se basant sur les données des cellules
voisines.
Ici par exemple, le graphique de la cellule B7 représente l’évolution des données des cellules
B3 à B6. En étendant la cellule B7 aux cellules C7 et D7, c’est l’évolution de la plage B3:D6
qui est représentée.

Pour obtenir ce résultat, le pointeur a été placé sur le carré de recopie de la cellule B7 et la
souris a été déplacée jusqu’à la cellule D7, bouton gauche enfoncé.
L’onglet Outils sparkline/Création du ruban permet de personnaliser (dans une moindre
mesure) les graphiques Sparkline. Vous l’utiliserez, entre autres, pour choisir un autre style de
graphique et pour repérer certains points particuliers sur le graphique.

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Prévisions en un clic
D’un simple clic, vous pouvez créer des graphiques de prévision afin d’avoir une idée précise
des prochaines tendances. Cette nouvelle fonctionnalité utilise un algorithme de lissage
exponentiel standard qui fournit des données prévisionnelles fiables.
A titre d’exemple, nous allons utiliser des données qui représentent les chiffres de vente
mensuels d’une société, entre les mois de Janvier et de Septembre 2015. Pour obtenir les
prévisions pour les mois à venir, cliquez sur une cellule de données, basculez sur l’onglet
Données dans le ruban et cliquez sur l’icône Feuille de prévision dans le groupe Prévision.

Cartes 3D
La fonctionnalité Cartes 3D permet de représenter des données chiffrées en 3D sur une
mappemonde. Supposons par exemple qu’une société implantée en France ait des filiales en
Belgique et en Suisse. Pour visualiser ses ventes dans le monde, rien de tel que la
fonctionnalité Cartes 3D.
Basculez sur l’onglet Insertion dans le ruban et cliquez sur l’icône Carte 3D dans le groupe
Présentations. La boîte de dialogue Lancer 3D Maps s’affiche. Cliquez sur Visite guidée 1.
Un nouveau classeur s’affiche :

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Revenez dans la feuille de calcul qui contient les données. Sélectionnez-les, cliquez sur la
flèche sous Carte 3D dans le ruban et cliquez sur Ajouter les données sélectionnées à 3D
Maps.

Revenez sur la visite guidée. Pour représenter les différents pays, cliquez sur Ajouter un
champ sous Emplacement et sélectionnez Pays dans la liste. Pour afficher les ventes pour
chaque pays, cliquez sur Ajouter un champ sous Hauteur et sélectionnez Ventes dans la
liste.

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Choisissez une représentation en cliquant sur une icône sous Données. Vous pouvez zoomer
en utilisant la roulette de la souris et obtenir un autre angle en maintenant le bouton gauche
de la souris enfoncé et en déplaçant la souris sur la représentation. Lorsque la représentation
vous convient, vous pouvez la capturer en cliquant sur Capture d’écran. Il vous suffit alors de
la coller dans votre feuille de calcul en cliquant sur l’icône Coller dans le groupe Presse-
papiers du ruban.
Si nécessaire, vous pouvez également créer une vidéo avec ou sans bande son en cliquant
sur l’icône Créer une vidéo. Choisissez le type de la vidéo et cliquez sur Créer. Quelques
instants plus tard, un fichier MP4 est disponible. Il pourra accompagner votre feuille de calcul
ou être placé sur le Web pour une présentation en ligne.

Le mot de la fin
Cet eBook est maintenant terminé. J'espère que vous y avez appris beaucoup de choses.

Si son contenu vous a plu, n'hésitez pas à nous rendre visite sur le site Mediaforma Learning,
en cliquant ici. Vous y découvrirez de nombreux autres sujets.

Vous pouvez également nous joindre à cette adresse : admin@mediaforma.com

Tout feedback est le bienvenu.

Bonne continuation et à bientôt sur Mediaforma Learning.

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