REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

MINISTERE DE LA SANTE, DE
L’HYGIENE PUBLIQUE ET DE LA ---------------------
COUVERTURE MALADIE Union – Discipline - Travail
UNIVERSELLE

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CABINET
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UNITE DE COORDINATION DES
PROJETS – FONDS MONDIAL
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CIV-S-MOH – 2047

Activité 118

Titre du Programme RSS : Renforcer la gouvernance, les systèmes d’information

sanitaire, la santé communautaire, les chaînes d’approvisionnement et les
composantes de laboratoire pour parvenir à un système de santé résilient en 2021-
2023

RECRUTEMENT D’ARCHIVISTE

Renforcement du système de santé (RSS)

Subvention RSS/C19RM du Fonds mondial de Lutte contre le Sida, la
Tuberculose et le Paludisme

MAI 2023

p. 1 Recrutement d’un (e) chargé (e) de logistique – UCP-FM.

 CONTEXTE

Le Ministère de la Santé, de l’Hygiène Publique et de la Couverture Maladie

Universelle a obtenu du Fonds mondial de lutte contre le SIDA, la tuberculose et le
paludisme, une subvention dite subvention C19RM en appui à ses efforts de lutte
contre la COVID19. Les objectifs poursuivis par cette subvention sont : (i)Mettre en
œuvre des interventions de contrôle et d'endiguement de la COVID-19, y compris les
équipements de protection individuelle (EPI), les diagnostics, les traitements dont
l’accès à l’oxygène, les communications et les autres mesures publiques telles que
spécifiées dans les directives de l'OMS ; (ii) Atténuer les risques liés à la COVID-19
pour les programmes de lutte contre le VIH/sida, la tuberculose et le paludisme, y
compris, mais sans s'y limiter, le soutien aux interventions liées au COVID-19
nécessaires pour mettre en œuvre en toute sécurité les campagnes, les programmes
de lutte contre le VIH, le renforcement du dépistage de la tuberculose et le paludisme
au niveau des communautés et des établissements de santé, et les coûts
supplémentaires d'exécution et d'approvisionnement pour les programmes de lutte
contre le VIH, la tuberculose et le paludisme ; (iii) Renforcer les aspects clés des
systèmes de santé, tels que les réseaux de laboratoires, les chaînes
d'approvisionnement et les systèmes d'intervention communautaires, afin de répondre
aux besoins en matière de plaidoyer, de services, de responsabilité et de droits de
l'homme, la responsabilité et les approches basées sur les droits de l'homme. Cette
subvention vient s’ajouter à celle existante d’appui au système de santé et notamment
dans la lutte contre les maladies dite de « renforcement du système de santé » (RSS)
sur le nouveau modèle de financement du FM (NFM3 2021-2023).

Le projet permettra plus spécifiquement d’effectuer des achats de médicaments et

produits de santé pour appuyer les capacités du pays dans le dépistage (tests rapide
antigénique, tests PCR), le diagnostic et la prise en charge des cas de COVID19
(médicamenteuse, oxygénothérapie etc.), mais aussi des équipements de santé pour
le renforcement du système de santé, assurer la préparation contre des éventuelles
épidémies. La subvention « renforcement du système » appui l’organisation du
MSHPCMU dans les secteurs (i) de l’information sanitaire afin de disposer de données
de qualité et promptes des programmes de santé pour la prise de décision, (ii) de la
chaine d’approvisionnement afin de disposer de données logistiques de qualité,
assurer une bonne distribution, quantification et la qualité de produits de santé, (iii) de
la santé communautaire afin de coordonner de façon optimales les interventions
communautaires et (iv) de la gouvernance afin d’assurer un bon leadership à tous les
niveaux de la pyramide sanitaire.

La gestion de la subvention est confiée à l’Unité de Gestion des Projets financés par
le Fonds mondial en Côte d’Ivoire qui a également la gestion de la subvention CIV-S-
MOH de renforcement du système de santé financé par le Fonds mondial.

Dans le souci de renforcer son équipe, l’UCP-FM souhaite recruter, sur les fonds de
la subvention C19RM et du RSS, un (e) archiviste/documentaliste dont les tâches
et responsabilités ainsi que le profil sont définis dans les présents termes de référence.

p. 2 Recrutement d’un (e) chargé (e) de logistique – UCP-FM.

 L’UCP-FM

Par l’arrêté ministériel n°368/MSHP/CAB du 12 juin 2017 est créée UCP-FM pour
assurer le suivi programmatique et la gestion financière des financements du FM y
compris la gestion du RSS.

A ce titre, elle a la charge de :

- Coordonner la planification des activités pour une exécution efficiente et transparente

des fonds
- Assurer la gestion financière des ressources octroyées au ministère en charge de la
Santé, dans le cadre de la mise en œuvre des projets subventionnés par le FM.
- Procéder à la collecte, à l’analyse, au rapportage et à la diffusion auprès des parties
prenantes des données nécessaires au suivi et à l’évaluation ;
- Assurer la préparation et la diffusion des rapports programmatiques et financiers pour
les évaluations et les audits internes et externes.

L’UCP-FM est placée sous la responsabilité d’un Coordonnateur et est composée de

personnels techniques et financiers dont un Responsable administratif et financier.

1- Titre de la fonction : Archiviste

Responsable hiérarchique : Responsable administratif et financier.

Responsable fonctionnelle : Responsable IT & Logistique
Lieu de travail : Abidjan, Cote d’Ivoire

2- ACTIVITES PRINCIPALES (ROLES ET RESPONSABILITES)

A) RESPONSABILITES

L'archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de

les communiquer au public (PTF, Audit, programmes, Cabinet ministériel, entité
bénéficiaires) et aux chercheurs (assistance techniques, étudiants, évaluateurs etc.).
Ces archives proviennent des administrations des programmes, de l’UCP-FM, du FM,
du Cabinet du MSHPCMU, des administrations ou entités bénéficiaires des
subventions, des principaux récipiendaires communautaires, du CCM et toute autre
structure ou parfois même de particuliers. Plus spécifiquement il /elle sera chargé(e)
des tâches suivantes :

B) MISSION
1. L’archiviste sera chargé (e) d'orienter et d'appliquer la politique d'archivage de
l'établissement. A cet effet l’archiviste est amené (e) à mettre en place les
procédures, processus et directives pour l’archivage physique et
électronique/informatique avec le circuit (flow) avec les niveaux d’hiérarchie et
d’accès.

p. 3 Recrutement d’un (e) chargé (e) de logistique – UCP-FM.

 2. L’archiviste est responsable de la collecte des archives, à savoir de placer de
manière appropriée les documents. Cela nécessite un travail de tri entre ceux
destinés à être conservés et ceux prêts pour la destruction.

3. Ensuite, les documents placés en archive doivent être précisément répertoriés.

L'archiviste doit alors établir des méthodes de recherche de façon qu'ils
puissent être facilement retrouvables. Il est également amené à restaurer et
compléter des archives. A cet effet des checklists seront établis afin de
systématiser le processus.

4. Son métier implique également une composante liée à la conservation des

documents archivés. Ceux-ci ont souvent une valeur ou un intérêt très
particulier, aussi il est primordial de les protéger d'éventuelles détériorations ou
de tout acte de malveillance.

5. La conservation des documents passe également par une mise sous version
informatique de ces derniers. Les supports sont divers et ceux-ci peuvent être
enregistrés sur des supports informatique, des bases de données informatisées
ou des répertoires numériques.

6. Le contenu des documents a évidemment vocation à être consulté par divers

publics et chercheurs. L'archiviste a ainsi pour rôle de garantir la consultation
matérielle et intellectuelle de ces documents. Il s'agit alors de veiller à
communiquer leur existence via la publication d'informations, la reproduction et
la diffusion des documents les plus demandés par un système validé et
transparent.

7. L’archiviste aura pour tache également d’orienter et de coacher le personnel de

l’UCP-FM sur le processus et les procédures validées pour l’archivage.

8. L’archiviste rendra compte par le rapportage périodique et les présentations

nécessaires à sa hiérarchie et à la coordination. A cet effet l’utilisation de
Microsoft Excel, l’application d’archivage ou autres pour générer des tableaux,
des graphiques et des rapports basés sur les données qui illustrent la gestion
de l’archivage.

9. Effectuer d'autres tâches selon les besoins de la part des autres organes de
l’UCP-FM.

3- COMPETENCES REQUISES

Diplômes

- Minimum BAC + 2 en archiviste, en information ou communication, option

métiers du livre et du patrimoine, en sciences de l'information et des
bibliothèques ou tout autre diplôme similaire (documentaire etc.).
- Un diplôme en droit ou en histoire serait un atout.

p. 4 Recrutement d’un (e) chargé (e) de logistique – UCP-FM.

 Expériences

- Un minimum de 02 ans d'expérience professionnelle en tant qu’archiviste ou

documentaliste dans le secteur public ou privé ;
- Une expérience dans un métier similaire auprès de bailleurs nationaux ou
internationaux serait un atout.

Autres compétences

- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, une application informatisée de

gestion des archives, etc…) ;
- Maitrise du matériels informatique (scan, imprimante etc.)
- Aptitudes à maintenir les équipements et matériel de bureau en état de
fonctionnement permanent ;
- Connaissance des procédures de stockage et de documentation
- Bonnes capacités en communication ;
- Capacités à travailler dans des milieux multiculturels ;
- Bonnes capacités relationnelles ;
- Avoir un bon sens de l'organisation ;
- Avoir un esprit d'initiative ;
- Connaissance des procédures de gestion de divers bailleurs serait un atout.

4- PROFIL PERSONNEL
- Être de nationalité ivoirienne
- Qualité de rigueur, d’intégrité
- Qualité d’organisation et de travail en équipe
- Respect des délais
- Disponibilité
- Autonomie

5- MOYENS

✓ Matériels de travail et équipement de mesure de contrôle mis à sa disposition

✓ Appui pour les déplacements

6- DISPOSITIONS CONTRACTUELLES

Le contrat est prévu pour une durée de sa date de signature au 31 décembre 2023,
mais peut être renouvelée en fonction des besoins et performance satisfaisante.

7- CONSTITUTION ET DEPOT DU DOSSIER DE CANDIDATURE

Le dossier de candidature sera constitué de :

✓ Une lettre de motivation adressée au Coordonnateur de l’UCP-FM ;
✓ Un Curriculum vitae (CV) détaillé avec les références de deux personnes
pouvant attester les qualités professionnelles et morales du candidat ;

p. 5 Recrutement d’un (e) chargé (e) de logistique – UCP-FM.

 ✓ Une copie des diplômes et/ou certificats de formation ;
✓ Une copie des certificats et/ ou attestations de travail prouvant les expériences
de travail passées et actuelles.

Le candidat est invité à :

1. Soit soumissionner sur le site de l’UCP FM au lien suivant : https://ucp-

fm.com/emplois.
2. Soit déposer son dossier de candidature physiquement et sous plis fermé, les
jours ouvrables de 8 heures à 16 heures (heure locale) en six (6) copies (un
original et cinq copies) à l’adresse suivante :
Secrétariat de l'Unité de Coordination des Projets subventionnés par le
Fonds Mondial située à Abidjan Cocody, 7ème Tranche, Les Oscars, Lot
3740, Lot 305 dans le sens Cocody vers Angré, carrefour les oscars à
droite ; deuxième carrefour à droite ; sixième villa DUPLEX jaune en face
du pressing Arc-en-ciel ;
06 BP 2794 Abidjan 06.
Tél : 27 22 42 24 37
Le dossier doit être anonyme et ne porter que la mention « Recrutement pour
le poste d’Archiviste»

La date limite de soumission des candidatures est fixée au lundi 22 mai 2023 à 16 H
00 GMT.

8- PROCESSUS DE SELECTION DES CANDIDATS

Le processus de recrutement comprend trois (03) phases :

1. La première phase est relative à la présélection des dossiers. Cette présélection

est effectuée sur la base du profil correspondant à celui exigé dans les termes
de référence et des documents exigés fournis. Le non-respect des exigences
de cette phase est éliminatoire pour la suite du processus ;
2. La seconde phase est consacrée à un test écrit. Le test écrit porte sur des
questions techniques et permet d’apprécier la capacité technique des
candidats. Les notes du test écrit sont pondérées à 60% de la note finale.
3. La troisième phase concerne l’entretien oral et est réservé aux candidats ayant
obtenu les 5 meilleurs scores supérieurs ou égaux à la moyenne du test écrit.
L’entretien oral peut porter sur aussi bien des questions techniques que sur des
questions relatives à la motivation et à la personnalité des candidats. Les notes
de l’entretien oral sont pondérées à 40% de la note finale.
La note finale est déterminée en faisant la somme des notes pondérées du test écrit
et de l’entretien oral. Un classement définitif est établi par ordre de mérite.

p. 6 Recrutement d’un (e) chargé (e) de logistique – UCP-FM.

Une fois le classement définitif établi, des négociations sont engagées entre le
candidat arrivé en première position et l’UCP-FM.

Les négociations portent sur la rémunération et la disponibilité du candidat. Dans le

cas où la négociation n’aboutirait pas avec un candidat donné, l’UCP-FM entame des
discussions avec le candidat classé suivant par ordre de mérite.

p. 7 Recrutement d’un (e) chargé (e) de logistique – UCP-FM.