Procedures Pnoev Avec Logigramme

………….
MINISTERE DE LA FEMME REPUBLIQUE DE CÔTE

D’IVOIRE
DE LA FAMILLE ET DE L’ENFANT UNION - DISCIPLINE-
TRAVAIL
Programme National de Prise en Charge des

Orphelins et autres Enfants rendus Vulnérables
du fait du VIH/sida
MANUEL
DE PROCEDURES
Janvier 2023
Rédigé pari : Approuvé par ::

Contrôlé par
Manuel de procédures administratives, opérationnelles et financières du Programme National de prise 48
en charge des Orphelins et autres Enfants rendus Vulnérables du fait du VIH/sida
LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS
AVANT-PROPOS
SECTION I : INTRODUCTION AU MANUEL DE PROCEDURES DU PN-OEV

1. DEFINITIONS ET OBJECTIFS DU MANUEL
2. CONSERVATION, ACTUALISATION, APPLICATION DU MANUEL
2.1. L’archivage et la consultation du manuel
2.2. La révision et la diffusion du manuel
3. APPLICATION DES PROCEDURES

3.1. La constitution de l’Equipe de l’Amélioration de la Qualité (EAQ)
3.2. Le suivi et la mise en œuvre des procédures
SECTION II : PRESENTATION DU PROGRAMME NATIONAL DE PRISE EN

CHARGE DES ORPHELINS ET AUTRES ENFANTS RENDUS VULNERABLES
DU FAIT DU VIH/sida (PN-OEV) ET L’ORGANISATION DES SERVICES
1. PRESENTATION DU PN-OEV
1.1. Mission, objectifs et vision du PN-OEV
1.2. Organigramme du PN-OEV
2. ORGANISATION DES SERVICES DU PN-OEV
2.1. La coordination
2.1.1. Le/la Direct.eur(rice)/Coordonnat.eur(rice)
2.1.2. Les Conseillers Techniques
2.1.3. Les Coordonnateurs Techniques
2.1.4. Les Sous-Directeurs (rices)
2.2. Les Services Opérationnels
SECTION III : LES PROCEDURES
1. PROCEDURES ADMINISTRATIVES
2. PROCEDURES ORGANISATIONNELLES
3. PROCEDURES FINANCIERES
4. PROCEDURES OPERATIONNELLES
CONCLUSION

ANNEXES :
1. Annexe 1 : Exemple de fiche de poste
2. Annexe 2 : Liste des procédures
LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS
AQ : Amélioration de la Qualité
EAQ : Equipe de l’Amélioration de la Qualité
CS : Centre Social
CT : Conseiller Technique
DATA-FI : ……………………………………
ENSEP : Ecole Normale Supérieure d’Education Permanente
GTT : Groupe de Travail Technique
IMC : Indice de Masse Corporelle
INFAS : Institut National de Formation des Agents de Santé
INFS : Institut National de la Formation Sociale
INJS : Institut National de la Jeunesse et du Sport
OAC : Organisation à Assise communautaire
OBC : Organisation à Base Communautaire
OEV : Orphelins et autres Enfants rendus Vulnérable du fait du VIH/Sida
ONG : Organisation Non Gouvernementale
PEPFAR : President’ Emergency Plan for AIDS Relief (Plan d’Urgence Américain de
lutte contre le Sida)
PM : Program Manager
PMO : Partenaire de Mise en Oeuvre
PNN : Programme National de Nutrition
PN-OEV : Programme National de prise en charge des Orphelins et autres Enfants rendus
Vulnérables du fait du VIH/Sida
PO : Procédure Opérationnelle
PVVIH : Personnes Vivants avec le VIH
SBM-R : Standards Based Management and Recorgnition (Standard basé sur le
Management et la Performance)
S&E : Suivi et Evaluation

SIDA : Syndrome d’Immunodéficience Acquise
TDR : Termes De Référence
USAID : U.S. Agency for International Developpement (Agence des Etats Unis pour le
Développement international
VIH : Virus de l’Immunodéficience Humaine
AVANT-PROPOS
La pandémie du sida est devenue, en l’espace d’une trentaine d’années, un problème de

développement et de sécurité pour la quasi-totalité des pays.
Pour prendre en charge les induits par l’épidémie du VIH/sida, sur les enfants et leurs
familles, le Gouvernement ivoirien a mis en place depuis 2003 le Programme National de
prise en charge des OEV du fait du VIH/sida (PN-OEV) dont l’objectif est de développer la
Politique Nationale de prise en charge en faveur des OEV et de veiller à sa mise en œuvre.
Il vise à ce que les OEV vivent et grandissent dans un environnement sain et protecteur,
leur assurant un développement psychologique et social équilibré avec des familles
autonomes et responsables.
Le PN-OEV constitue le niveau de conception, de programmation, d’harmonisation, de
soutien, de coordination et de contrôle des actions de prise en charge social et
communautaire des OEV et leurs familles avec l’intervention de l’ensemble des acteurs
(Etatiques et non Etatiques).
A ce titre, le PN-OEV doit se doter d'un cadre cohérent qui permettra de coordonner de
façon efficace et efficiente toutes les actions liées à la prise en charge des OEV.
Le manuel de Procédures offre à ce titre un cadre formel et systématique de fonctionnement
pour la production de meilleurs résultats dans l’accompagnement des acteurs de prise en
charge des OEV et leurs familles.
Ce manuel de procédures est un outil de planification interne qui fixe les orientations
fondamentales à long terme en matière de procédures administratives, financières et
techniques qui régissent le programme. Il couvre également l’ensemble des opérations et
des fonctions du programme.
La mise en œuvre d’un tel outil devrait contribuer à garantir au programme une clarté dans
son fonctionnement et dans l’exécution de ses activités de coordination, de formation et de
toute autres activités liées à ses prérogatives.
Une appropriation de cet outil par l’ensemble du personnel devrait permettre à chacun de
jouer sa partition dans l’amélioration du cadre de fonctionnement et de mise en œuvre des
activités du programme.

SECTION I : INTRODUCTION AU MANUEL DE PROCEDURES DU PN-OEV
1. DEFINITION ET OBJECTIFS DU MANUEL DE PROCEDURES

Le manuel de procédures est un document qui décrit avec détails l’ensemble des opérations
courantes d’une organisation. C’est un référentiel mis à la disposition de tous les acteurs au
sein de ladite organisation et qui indique le circuit de traitement des opérations, tout en
spécifiant :
• Les tâches à faire (quoi) ;
• Le niveau de responsabilité (qui) ;
• Les différentes étapes de traitement (quand) ;
• Les lieux de réalisation (où) ;
• Les procédés d’exécution (comment).
Ainsi, le manuel de procédures formalise les principales procédures de gestion

administrative, financière et technique. Il a pour objectifs de :
• Fournir un cadre formel d’exécution des opérations ;
• Décrire l’organisation de la structure ;
• Décrire les procédures à mettre en œuvre, impliquant les tâches qui incombent à
chacun de ses acteurs.
• Formaliser les contrôles à effectuer, ainsi que les responsables de ceux-ci, à chaque
étape du circuit des informations et ou des documents ;
• Utiliser de façon optimale, pour l’efficacité de toute action engagée, l’ensemble des
moyens mis en œuvre, à savoir les moyens humains, matériels et financiers.
En somme, le manuel de procédures est un outil de :

• Gestion ;
• Communication ;
• Formation ;
• Information.
2. CONSERVATION, ACTUALISATION, APPLICATION DES

PROCEDURES
2.1. L’archivage et la consultation du manuel

Le service en charge de la gestion du manuel de procédures s’assurera de la disponibilité
d’un exemplaire complet du document. Celui-ci doit exister en version non modifiable
(format PDF ou Word verrouillé). L’on veillera à conserver, dans un classeur spécifique les
anciennes versions remplacées lors d’éventuelles actualisations du manuel. Ces anciennes

versions pourront être consultées en cas de contrôles ou de recherches sur des opérations
anciennes effectuées dans le cadre des procédures antérieures.
Le manuel doit être facilement accessible aux acteurs du processus, aux personnels du PN-
OEV, aux partenaires désirant prendre connaissance des procédures du PNOEV et aux
différents contrôleurs externes.
2.2. La révision et la diffusion du manuel
La révision ou la mise à jour du manuel doit faire l'objet d'une note de la direction du PN-
OEV. La mise à jour du manuel peut être motivée par :
Des changements dans l’organisation ou les activités des services ;
Les modifications des systèmes et procédures dans le but d’améliorer les procédures
existantes pour faire face à des situations nouvelles ;
Des modifications en ce qui concerne l’affectation du personnel ou des procédures
lui incombant.
En ce qui concerne la diffusion, le chargé de Qualité remettra un exemplaire complet à la
Coordination, au Secrétariat et aux Chefs de service ;
Le manuel de procédures doit être accessible et disponible toutes les fois qu’un intervenant
aura besoin de s’informer sur les procédures d’exécution d’une activité.
3. APPLICATION DES PROCEDURES
3.1. Constitution de l’Equipe d’amélioration de la Qualité (EAQ)

Chaque service fournit un point focal qualité qui fera partie de l’Equipe d’Amélioration de
la Qualité. Cette équipe est chargée de veiller à l’application des procédures décrites dans
ce manuel.
3.2. Suivi et mise en œuvre des procédures
Les étapes sont les suivantes :
 Le Service Qualité en collaboration avec le service Suivi Evaluation élabore le

guide et la grille d’évaluation de la qualité.
 L’EAQ est orientée par le guide et la grille d’évaluation de la qualité.
 L’EAQ administre la grille aux différents services une fois par an.
 L’EAQ produit un document des résultats de l’évaluation et des recommandations

des services et de la Coordination
 L’EAQ en collaboration avec le Secrétariat procédera à la diffusion des résultats de

l’évaluation et des recommandations aux services.

SECTION II- PRESENTATION DU PROGRAMME NATIONAL DE PRISE EN
CHARGE DES ORPHELINS ET AUTRES ENFANTS RENDUS VULNERABLES
DU FAIT DU VIH/sida (PN-OEV) ET L’ORGANISATION DES SERVICES
1. PRESENTATION DU PN-OEV
Le Programme National de prise en charge des Orphelins et autres Enfants rendus Vulné-
rables du fait du VIH / sida (PN-OEV) a été créé par le Décret N°2003-383 du 09/10/2003
au sein du Ministère de la Solidarité, de la Sécurité Sociale et des Handicapés (MSSSH).
Aujourd’hui, il est sous la tutelle du Ministère de la Femme, de la Famille et de l’Enfant.
1.1. Mission, objectifs et vision du PN-OEV
Sa mission : Développer la Politique Nationale de soins et soutien aux OEV et leurs

familles et veiller à sa mise en œuvre.
Ses objectifs :
o Définir le cadre stratégique d’intervention en faveur des OEV ;
o Coordonner, suivre et évaluer les Programmes destinés aux OEV ;
o Renforcer les capacités des intervenants sociaux dans la prise en charge des OEV ;
o Développer une base de données nationales sur les OEV ;
o Organiser le plaidoyer et la mobilisation des ressources au profit des OEV ;
o Promouvoir et organiser la participation de tous les acteurs (pouvoirs publics,
société civile, secteur privé, partenaires au développement) aux actions en direction
des OEV ;
o Améliorer la qualité des services offerts aux OEV ;
Sa vision : Les OEV vivent et grandissent dans un environnement sain et protecteur leur
assurant un développement psychologique et social équilibré avec des familles responsables
et autonomes.
1.2. Organigramme du PN-OEV

ORGANIGRAMME DU PROGRAMME NATIONAL
DE PRISE EN CHARGE DES OEV (PN-OEV)
DIRECTEUR/ COORDONNATEUR
PNOEV
CONSEILLER TECHNIQUE
COORDONNATEURS TECHNIQUES
PROJETS
PM MFFE /PEPFAR
SECRETARIAT
SERVICE
COMMUNICATION
SOUS-DIRECTION EN CHARGE DE
L’ SOUS-DIRECTION EN CHARGE SOUS-DIRECTION EN
DE LA FORMATION, DE LA CHARGE DU SUIVI
ADMINISTRATION ET DES MOBILISATION, ET DU ÉVALUATION ET DE LA
PLAIDOYER RECHERCHE OPÉRATIONNELLE
FINANCES
ET QUALITÉ
SERVICE
SERVICE FORMATION
ET SERVICE SERVICE
MOYEN SERVICE
RENFORCEMENT DU RECHECHES
GÉNÉRAUX ET SERVICE MOBILISATION SOINS , SOUTIEN SERVICE
SYSTEME OPERATIONNELLES
RESSOURCES FINANCIER ET ET SUIVI-EVALUATION ET
HUMAINES PLAIDOYER PREVENTION QUALITE
2. Organisation des services du PN-OEV
L’organisation du PN-OEV s’articule autour de deux entités que sont : la Coordination et les services
opérationnels.
2.1. La coordination
La Coordination est composée de quatre (4) sous-entités que sont :
o Le Directeur / Coordonnateur :
Il est le premier responsable du Programme. Sous son leadership, le programme national des orphelins
et autres enfants rendus vulnérables du fait du VIH / sida (PN-OEV) développe la Politique Nationale
de soins et soutien aux OEV et leurs familles et veille à sa mise en œuvre.
o Le Conseiller Technique :
Il est le premier collaborateur du Directeur. Il est l’interface entre la direction, les services et les
partenaires. Il anime et conduit la coordination par des rencontres régulières avec le Directeur et les
chefs de service. Il convoque les réunions de staff du PN-OEV, et participe aux rencontres avec les
partenaires.
o Le Coordonnateur Technique Projet (Le Directeur des Programmes)
C’est l’agent technique lié au projet-partenaire. A ce titre, il travaille collégialement avec les membres
de la coordination pour planifier, organiser et mettre en œuvre les activités du projet.
o Les sous-directeur (rice)s :

Sur la base de critères objectifs que sont l’emploi et le grade, le Directeur –Coordonnateur du PN-OEV
nomme les chefs de service par une note de service. Les chefs de services proviennent des services
opérationnels suivants : le Service Administratif et Financier, le Service Suivi-Evaluation, le Service
Formation, le service Mobilisation Plaidoyer et Communication et le Service Recherche Opérationnelle
et Qualité.
2. Les services opérationnels

Ils sont au nombre de huit (8). Ce sont :
o Le Secrétariat
o Le service financier
o Le service moyen généraux et Ressources Humaines
o Le service Mobilisation Plaidoyer Communication
o Le service Formation et renforcement du système ;
o Le service Soins, Soutien et Prévention ;
o Le service Suivi et Evaluation ;
o Le service Recherches Opérationnelles et Qualité
SECTION III : LES PROCEDURES
Les procédures en vigueur au Programme se répartissent en quatre (4) groupes :

- Les procédures administratives
- Les procédures organisationnelles
- Les procédures financières
- Les procédures techniques
1. PROCEDURES ADMINISTRATIVES
Le Secrétariat, en lien avec la sous-direction en charge de l’Administration et des finances coordonne la

gestion administrative et du personnel, par le traitement de documents administratifs, des courriers
physiques, électroniques et l’archivage.
1.1. Gestion des Ressources Humaines
Le Gestionnaire du personnel / point focal RH-PNOEV de la DRH du Ministère en lien avec le

Secrétariat gère le personnel du PN-OEV.
Chaque agent, qu’il soit contractuel, bénévole ou fonctionnaire, est tenu de mettre à la disposition du
Secrétariat, en lien avec le gestionnaire du personnel / le point focal RH, un dossier de documents
administratifs qui comprend :
Pour le Fonctionnaire : la note d’affectation de la DRH du Ministère, l’arrêté d’admission, le certificat

de première prise de service, l’arrêté de nomination, un extrait de naissance de l’agent, un extrait d’acte
de naissance de chaque enfant, un acte de mariage pour les agents mariés
Pour les contractuels : une copie du contrat de travail, un extrait de naissance de l’agent, un extrait
d’acte de naissance de chaque enfant, un acte de mariage pour les agents mariés.
 Congés du personnel
Les congés sont régis par le contrat de travail pour les agents contractuels du PN-OEV et le Statut
Général de la Fonction Publique pour les fonctionnaires. On distingue les congés annuels (15/30 jours),
les congés de maternité (14 semaines) de paternité (3 jours), les congés maladie (à déterminer selon
l’avis de médecin traitant).
Le responsable hiérarchique (conseiller technique, le Directeur de programmes, le chef de service) qui
prend ses congés est remplacé par un agent du même rang qui assure l’intérim. Le choix de
l’intérimaire est fait par la Directrice- coordonnatrice. A cet effet, une note de service doit être produite
par le Secrétariat, signée par la Directrice-Coordonnatrice et diffusée.
Etapes Description des tâches Responsabilité Période/Délai

Congés annuels
Planifier les -Etablir deux planning de -Le gestionnaire RH – Début novembre –début
congés annuels congés (annuels) : celui des PNOEV décembre
contractuels et celui des -le Secrétariat
fonctionnaires, en recueillant -le Directeur/Coordonnateur
les propositions de chaque
agent du PN-OEV (donner
l’information par courriels ou
en réunion de staff)
NB : Chaque agent est
tenu de choisir la période
de ses congés après une
année de travail, tout en
tenant compte de l’année
calendaire en cours.
-Soumettre les deux plannings
au Directeur/Coordonnateur
pour appréciation
- Après l’avis du
Directeur/Coordonnateur,
transmettre la version
physique et la version
électronique du programme de
congés annuels des
fonctionnaires (en fichier
WORD et PDF) au Cabinet
via la DRH qui établira la
décision des congés annuels
des agents fonctionnaires du
PN-OEV
Le planning de congés des
contractuels est signé par le
Directeur- Coordonnateur du
PN-OEV
Informer le - Transmettre une copie de la Le gestionnaire RH -Le Le lendemain de la
personnel décision de congés annuels Secrétariat disponibilité du
des fonctionnaires signés par document (planning de
le Cabinet du MFFE à chaque congés signé)
fonctionnaire.
- Transmettre une copie du
planning des congés annuels
des contractuels signé par le
Directeur/Coordonnateur à
chaque contractuel ou
bénévole
- Afficher une copie des deux
(2) planning de congés
(fonctionnaires et
contractuels) sur le tableau
dédié aux informations
- Mettre une copie des deux
plannings dans les archives du
Secrétariat
Formuler les - Retirer la fiche de demande - L’agent demandeur Commencer les
demandes de de congés auprès du - Le Secrétariat démarches trois semaines
congés annuels Secrétariat et la renseigner. avant le départ en congés
- Déposer les fiches
renseignées à la signature du
Directeur/Coordonnateur, via
le Secrétariat

Faire le suivi de - Le Secrétariat transmet à la Le Gestionnaire RH Après la signature du
la demande de DRH du Ministère la Directeur/Coordonnateur
congés annuels demande de congés du
fonctionnaire signé par le
Directeur/Coordonnateur et
une copie de la décision de
congés pour établir le
document de cessation de
service sur lequel sont inscrits
les dates de départ et de retour
de l’agent fonctionnaire en
congés ainsi que le lieu où il
en jouit.
Notifier les - Le Gestionnaire RH fait Dès que les documents
départs en deux (2) copies du document Gestionnaire RH signés sont disponibles
congés annuels de cessation de service du
des agents fonctionnaire et de
(Archiver et l’autorisation de départ en
informer) congés du contractuel
(l’original sera archivé au
Secrétariat ; une copie est
remise à l’agent demandeur et
une autre copie est remise au
Gestionnaire du personnel,
(point focal RH).
- Le Gestionnaire informe
toujours par mail la
Coordination du départ en
congés annuels de l’agent.
- L’information est affichée
au tableau des affiches
Congés de maternité, paternité et maladie

Formuler la - Retirer la fiche de demande -L’agent demandeur Trois (3) semaines avant
demande de au Secrétariat et la renseigner -Le Secrétariat la date prévue du congé
congés de - Déposer la fiche renseignée -Le Directeur/Coordonnateur
maternité/ au Secrétariat pour la
paternité signature du
Directeur/Coordonnateur
- Après la signature du
Directeur/Coordonnateur, la
demande signée du
fonctionnaire est
accompagnée du certificat de
grossesse (maternité) ou
d’accouchement (paternité)
certificat de santé
- Envoyer le dossier à la DRH
pour être traitée.
- A la suite, la DRH va établir
la décision de congés de
maternité ou de maladie
NB : Les trois (03) jours du
congé de paternité sont
octroyés par le
Directeur/Coordonnateur du
PN-OEV
- La demande de congés des
contractuels est gérée par le
Notifier les -Faire deux (2) copies de - Le Gestionnaire RH Le lendemain de la
périodes des chaque document signé. - Le Secrétariat signature du document
congés de - Archiver l’original au
maternité, Secrétariat dans le dossier de
paternité et de l’agent concerné, une copie
congés maladie étant remise à l’agent
des agents demandeur, et une autre au
(Archiver et Gestionnaire des RH
informer) -Le Gestionnaire des RH va
informer la Coordination par
mail et mettre l’information
au tableau des affiches du PN-
OEV
Mettre à - (L’agent concerné va) - L’agent demandeur du - Congé de
disposition les Fournir les justificatifs du congé maternité/paternité :
documents congé demandé au GRH - GRH deux(2) semaines après
justificatifs des - (Le GRH va) Déposer les la reprise de service
congés documents justificatifs requis - Congé maladie : un(1)
(maternité, dans le dossier de l’agent mois après la reprise du
paternité, concerné : service
maladie) Congé maternité (certificat de
grossesse/d’accouchement)
Congé de paternité (d’extrait
d’acte de naissance, certificat
de grossesse/ accouchement)
Congé maladie (certificat de
repos maladie ou dossier du
malade signé par le médecin
traitant
 Absences du personnel
Les autorisations d’absence sont soumises au règlement en vigueur. Elles sont accordées aux agents,
suite à une demande écrite (formulaire disponible au Secrétariat).

Formuler une - Se procurer une fiche Le concerné par Au moment souhaité
demande d’autorisation d’absence la demande
d’autorisation (voir service RH) ;
d’absence - Renseigner la fiche de
demande d’autorisation

d’absence en deux (02)
exemplaires ;
- Faire signer la demande
par le chef de service ou un
(e) responsable
hiérarchique.
Traiter la demande - (L’agent) Transmettre les - Le concerné par - 48 heures,
deux exemplaires de la la demande
demande au service RH ; - A revoir en cas d’urgence
- (Le GRH) Apprécier la - Responsable
demande en fonction des RH
contraintes de services ;
- Faire signer les deux
exemplaires de la demande
par le
Directeur/Coordonnateur.
Notifier la décision Transmettre une copie de la Responsable RH Dès avis du
demande d’autorisation Directeur/Coordonnateur
d’absence signée par la
Directrice au demandeur.
Archiver la Conserver le deuxième Responsable RH Dès réception des documents
demande exemplaire de la demande après signature du
d’autorisation d’absence Directeur/Coordonnateur
signée par le
Directeur/Coordonnateur ou
le CT ou le PM dans le
dossier administratif du
demandeur
 Arrivée d’un nouvel agent

Cette procédure concerne les fonctionnaires, les stagiaires, les contractuels et les bénévoles.
Recevoir le nouvel - Présenter le nouvel agent au Responsable RH Dès l’arrivée de
agent Directeur/Coordonnateur l’agent
- Présenter le nouvel agent à
chaque service
Imprégner le nouvel - Etablir un plan de passage du Un (1) jour,
agent du nouvel agent dans chaque Responsable RH Après présentation
fonctionnement de service (un mois par service) de l’agent aux
chaque service - (L’agent) Rédiger un rapport services
à la fin du passage dans Après le passage
chaque service dans chaque service
- Faire valider le rapport par le Nouvel agent
chef de service visité qui le
partage avec le responsable Trois (03) jours
RH et le
Choisir un service de - Le Directeur/Coordonnateur La Direction/Coordination 2 jours après le
prise de fonction pour et l’ensemble de la direction passage dans
le nouvel agent déterminent le service de prise Tous les services
de fonctions tout en tenant

compte de l’expertise de
l’agent et du besoin de chaque
service.
- Transmettre la décision au
responsable RH
Notification de la -Transmettre par email la Responsable RH Dès réception de la
décision décision à tous les services décision
-Afficher la décision au tableau
d’affichage
 Recrutement des personnes ressources

Le recrutement de personnes ressources concerne les experts, techniciens ou autres agents mis à la
disposition du Programme pour une période limitée par les pouvoirs publics, privés ou par d’autres
organisations en vue de la mise en œuvre d’un projet.
Ces personnes ressources peuvent avoir un statut de salarié ou de consultant indépendant.
Pour le personnel mis à la disposition du Programme, les conditions de travail sont prévues dans
l’accord de partenariat signé entre le PNOEV et l’organisme concerné.

Etablir un plan de - Définir les critères de recrutement La Direction/ Deux (02)
recrutement - Faire valider les critères par PNOEV/ Coordination semaines
Partenaires
- Etablir les termes de références
- Faire valider les TDR par la Directrice et le
partenaire
- Rédiger des notes techniques adressées au
Cabinet MFFE
- Lancer un appel à candidature dans le journal
officiel de l’Etat
Recruter la - Réceptionner toutes les candidatures - Responsable RH Un (1) mois

personne - Mettre en place un comité de sélection - Secrétariat
ressource (PNOEV, Partenaires)
- Faire un dépouillement des dossiers de -Comité de
candidature sélection
- Etablir la liste des candidats retenus
- Informer les candidats retenus par appel et par
email
- Identifier la date de l’entretien des candidats
retenus
- Entretenir les candidats retenus
- Sélectionner le meilleur candidat
- Rédiger et transmettre le PV de la sélection
portant la signature des membres du comité de
sélection

Notifier le choix - Transmettre le dossier du candidat retenu au Directeur/ Deux (2) jours
du candidat responsable RH Coordonnateur
- Informer par email ou appel le candidat retenu -Responsable RH
pour le poste -Secrétariat
Intégrer la - Etablir le contrat de travail du nouvel agent -GRH

personne - Faire signer le contrat par l’agent et le -Secrétariat
ressource au Directeur/Coordonnateur -Chef de service
Programme - Etablir une note de prise de service de l’agent et SAF
la faire signer par le Directeur/Coordonnateur,
avec ampliation au Cabinet
- Attribuer un bureau au nouvel agent
En cas de d’absence au poste sans justification valable du candidat retenu, un mois après la date prévue
pour sa prise de fonction, le candidat est automatiquement remplacé par le candidat en deuxième place
dans le choix.
En cas d’indisponibilité de tous les candidats retenus selon les résultats finaux après les différents
entretiens, le programme avisera le partenaire et procédera à une reprise du recrutement par un appel à
candidature en tenant également compte des procédures du partenaire.
 Recrutement de consultants
Un consultant est une personne physique ou morale recrutée par le PN-OEV pour une durée
déterminée et rémunérée pour les services rendus. Son recrutement doit se faire selon les critères de
transparence et de mise en concurrence avec l’accompagnement du Cabinet.

Préparer le - Elaborer un TDR de recrutement Responsable RH Deux (02) semaines
recrutement - Faire valider le TDR par le
- Rédiger les notes techniques adressées
au Cabinet (sur le modèle proposé par le
Cabinet)
- Définir les critères de sélection
- Mettre en place un comité de sélection
(PN-OEV, Cabinet)
Faire appel à Publier l’avis de recrutement dans le Responsable RH Deux(02) semaines
candidature journal officiel de l’Etat et sur les
plateformes de recrutement avec l’accord
du Directeur/Coordonnateur du PN-OEV et
du Cabinet
Sélectionner le - Recevoir les dossiers de candidature Comité de Deux(02) semaines
candidat - Faire le dépouillement sélection
- Sélectionner les dossiers répondants aux
critères de sélection
- Sélectionner le meilleur candidat pour le
poste
- Etablir un PV de sélection
- Faire signer le PV de sélection par les
membres du comité de sélection

- Transmettre le PV signé par les
membres du comité de sélection au
Directeur/Coordonnateur du PN-OEV
Notifier la prise de - Notifier la décision au candidat - Responsable Cinq (05) jours
service et les sélectionné, par mail et par appel RH
dossiers de - Faire signer le contrat de consultance par - Consultant
consultance le consultant
- Archiver l’ensemble des documents
relatifs au recrutement
1.2. Gestion de l’information
 Gestion de courriers entrants et sortants

Il existe deux types de courriers officiels : ceux relevant de la Direction du PN-OEV et ceux relevant
du Cabinet du Ministère.
Etapes Description des tâches Responsabilité Période /
Délai
Traiter les courriers sortants
Préparer le courrier - Elaborer le courrier
(Notes, courriers - Transmettre le courrier à la Coordination pour Secrétaire Une (1)
circulaires, soi- validation semaine
transmis, tout autres
documents) - Imprimer le courrier, mettre dans un parapheur et
transmettre à la Coordination ou au Cabinet pour
information ou signature si nécessaire
Traiter les courriers - Vérifier la présence de la signature du Cabinet ou Deux (02)

du Directeur/Coordonnateur (en cas de signature du jours
document) Secrétaire
- Enregistrer le courrier signé par le
Directeur/Coordonnateur et le transmettre à la/aux
structure (s) concernée(s)
- Faire deux (2) copies du courrier signé par le
Cabinet, dont une (1) pour l’archivage et l’autre
pour la décharge
- Expédier l’original et Classer la copie dans les
archives
Traiter les courriers entrants

Réceptionner le -Recevoir le courrier et le cacheter Secrétaire Dès
courrier à l’arrivée -Enregistrer le courrier dans le registre « courrier l’arrivée du
arrivée » courrier
-Agrafer une fiche de traitement au courrier
-Archiver une copie de tout courrier/fax reçu
Traiter le courrier -Transmettre le courrier au Directeur Coordonnateur - Secrétaire Au plus
pour les annotations et imputations - Directeur tard un jour
-Récupérer le courrier avec les annotations et Coordonnateur après
imputations réception
- Dispatcher le courrier par email ou physiquement du courrier
dans les services concernés, suivant les imputations
- Classer les courriers « arrivée » et notes qui ne
nécessitent pas de réponse
- Accuser réception du courriel
Gérer les appels et l’accueil des visiteurs
Réceptionner les -Annoncer l’appel au Directeur Coordonnateur ou Secrétaire Dès
appels entrants aux services ou personnes concernées réception
- Transférer l’appelle sur le poste du Directeur des appels
Coordonnateur ou du service concerné et raccrocher
le combiné
-Demander au correspondant de rappeler
ultérieurement ou de laisser ses contacts s’il y a une
indisponibilité du concerné
Accueillir les visiteurs - Saluer le visiteur, le faire asseoir et le faire Secrétaire Dès la
patienter quelques minutes présence du
- Vérifier s’il a rendez-vous ou pas avec le Directeur visiteur
Coordonnateur ou le service concerné
- L’annoncer à la Coordination ou au service
concerné, par appel téléphonique et l’introduire
NB : les autorités (Ministres, Chef Cab, ambassadeurs, responsables pays partenaires…) sont reçues,
en priorités par le Directeur Coordonnateur, que cela soit sur rendez-vous ou pas
 Circulation de l’information
Cette procédure s’applique à toutes les communications internes et externes liées aux activités du
Programme. Elle est régie par le principe de transparence et de traçabilité.
Etapes Description des tâches Responsabilité Période / Délai

Communiquer sur les informations internes et externes
Faire circuler les Informer par mail les services de toute activité Deux (02) jours
documents internes du PN-OEV. Secrétaire avant la tenue de
l’activité
Faire circuler - Informer le Directeur/Coordonnateur Secrétaire Dès réception du

toutes les - Diffuser sur instruction du courrier
communications Directeur/Coordonnateur les courriers reçus à la
externes Coordination
Communiquer sur le site web du Programme
Garantir la - Vérifier régulièrement le bon fonctionnement Informaticien En continu
pérennité des sites du site internet, Facebook…) &
du Programme - Résoudre les problèmes techniques éventuels Service
- Assurer le renouvellement du domaine et de communication
l’hébergement du site
Préparer les - Préparer les articles, photos et autres A chaque
contenus du site et documents pour le site, Facebook… - Service activité ou
Facebook - Transmettre à la Direction pour validation communication évènement
- Valider/faire valider le document pour mise à - Coordination
jour du site, du Facebook…
Publier et mettre à - Mettre en ligne les articles, photos et Service Régulièrement
jour le site et les documents communication
comptes sociaux - Procéder aux modifications, améliorations et
mises à jour demandées ou requises avec Informaticien
l’autorisation de la Direction
- Informer régulièrement les partenaires aux
activités du Programme sur instruction de la
hiérarchie
2. PROCEDURES ORGANISATIONNELLES
Ces procédures sont celles qui s’appliquent à l’organisation des réunions/ateliers et à la
gestion des missions
2.1. Organisation des réunions / ateliers
 Organisation des réunions du Programme (réunion de staff et autres réunions du

Programme)
Toutes les réunions du Programme doivent être préparées et avoir un ordre du jour, un lieu, une date,
une plage horaire communiqués en avance (03 jours avant la tenue de la réunion pour les réunions de
staff et une semaine avant pour les réunions avec les partenaires) à tout le personnel.
Les réunions de staff se tiennent une fois dans le mois, sous la direction du Directeur/Coordonnateur
du PN-OEV. Au cas échéant, elles se tiennent sous la direction du PM / CT ou d’un responsable
hiérarchique. La durée des réunions de staff est d’une (1) heure trente (30) minutes (01h30mn).
Sauf pour une absence à justification valable, tout le personnel doit obligatoirement assister aux
réunions de staff. Les participants à la réunion doivent se conformer au code de bonne conduite au
cours des réunions (ponctualité, respect mutuel, prise de parole…)
- Définir l’ordre du jour
Préparer la - Recueillir des suggestions auprès des chefs -Direction
réunion de services pour des points à inscrire à 03 jours avant
(réunion de l’ordre du jour la date de la
staff) - Réviser et finaliser l’ordre du jour réunion
- Transmettre par email l’ordre du jour à tout -Secrétariat
le personnel pour imprégnation
- Préparer la liste de présence
Convoquer la - Notifier par email la date de la tenue de la
réunion réunion à tout le personnel
- Rappeler la tenue de la réunion à la veille de 03 jours avant
la date prévue pour la réunion par appel Secrétariat la tenue de la
téléphonique ou par email. réunion
- Être à la salle de réunion cinq (05) minutes
avant l’heure prévue pour la réunion
- Ecouter le Mot du Directeur/Coordonnateur
ou de son représentant Tout le Au cours de la
Tenir la - Désigner un service pour le rapport de la personnel du mission
réunion réunion Programme
- Faire la lecture de l’ordre du jour par le
CT/PM
- Faire signer la liste de présence par les
participants
- Rédiger le rapport de la réunion

- Transmettre le rapport au Secrétariat pour
diffusion au personnel
Gérer l’après- - Intégrer dans le rapport les observations des -Service Maximum
réunion services communication deux jours
- Partager le rapport final au Secrétariat qui après la
en fait une large diffusion -Secrétariat réunion
- Archiver le rapport final et la liste de
présence
o En prélude aux réunions de staff, chaque service doit avoir un jour précis pour ses réunions
hebdomadaires. Le choix du jour est laissé à l’appréciation de chaque service.
o Le chef de service du SAF établit un programme hebdomadaire de gestion de la salle de
conférence du Programme. A cet effet, chaque service donnera par mail la date, l’heure de ses
réunions devant se tenir en salle de conférence.
 Organisation d’ateliers
Ce volet concerne les ateliers impliquant les partenaires, les réunions de coordination et les ateliers
organisés au sein du PN-OEV, à Abidjan ou dans une autre localité.

- Rédiger les TDR
- Recueillir des suggestions auprès de la
direction
- Réviser et finaliser les TDR
Préparer - Rédiger des courriers (les faire signer par le -Direction Quinze (15)
l’atelier Cabinet ou la Direction), les notes jours
techniques… ouvrables
- Préparer la liste de présence (la liste doit jours avant la
porter les logos du PN-OEV, du MFFE et date de
si nécessaire du partenaire) -Secrétariat l’atelier
- Etablir des ordres de mission (si nécessaire)
et les faire signer par le Directeur /
Coordonnateur, le cas échéant par le CT ou
le PM
- Transmettre par email les TDR et les
courriers signés aux partenaires concernés Secrétariat Dix (10) jours
- Notifier par email la date, l’heure et le lieu avant la
Donner de la tenue de l’atelier rencontre
l’information - Faire le suivi téléphonique ou électronique
des courriers d’invitation des participants Une semaine
avant la tenue
de l’activité
- Préparer la documentation comportant les

éléments suivants :
o Une liste de présence
o Des fournitures de bureau -L’équipe de
o Toute la documentation afférente à mission
l’activité réunion/atelier 02 jours avant
- Préparer la logistique comportant les (Désigner un la rencontre
éléments suivants point focal

Préparer la o Une salle de réunion dans chaque
documentation o Un ordinateur bureau et portable service)
et la logistique o Un ou plusieurs vidéos projecteurs
de l’atelier o Une imprimante
o Des copies des documents nécessaires à
la réunion/atelier (pour les participants
si nécessaire)
o Un chevalet pour chaque participant (si
nécessaire)
-Service
o De la pause-café
Administratif
o Des repas, le cas échéant
et Financier
o Des frais de transport (société civile)
o Des frais de mission/d’hébergement…
- Rédiger le rapport de l’atelier -Service en
- Transmettre le rapport au CT/PM ou chefs charge de la Maximum 02
de services pour observations réunion/atelier jours après
- Transmettre le rapport au Directeur / l’atelier
Coordonnateur pour validation
- Transmettre le rapport validé au secrétariat
Après l’atelier pour le partager aux participants et à tout le -Secrétariat
personnel du programme
- Archiver le rapport et la liste de présence
dans les archives prévues à cet effet.
2.2 Gestion des missions
Ce volet a pour objectif d’encadrer et d’optimiser l’organisation et la traçabilité des missions

effectuées et d’éviter une désorganisation du travail. Quel que soit la mission organisée par un service,
tous les autres services doivent être informés par email.
Les TDR devront préciser le contexte, l’objectif général, les objectifs spécifiques, les résultats
attendus, la méthodologie.

Mission pour projet partenaire et mission interne
- Produire un programme annuel des missions du
Programmer Programme (action assignée à tous les services)
des sur la base du plan d’action et du budget disponible Tous les Au début de
missions - Transmettre ce programme au Directeur / services chaque année
Coordonnateur pour validation
- Transmettre le programme validé au SAF pour
budgétisation
- Rédiger les TDR
Elaborer les - Faire valider les TDR par la direction et les 07 jours avant
documents transmettre au partenaire pour approbation (en cas Service le
relatifs à la de projet avec un partenaire) concerné déroulement
mission - Rédiger des courriers et notes techniques si de la mission
nécessaire (documents liés à l’activité)
- Préparer la liste de présence
- Etablir des ordres de mission en 02 exemplaires,
les faire signer par le Directeur / Coordonnateur
cas échéant par le CT ou le PM (mission Secrétaire
intérieure)
- Envoyer par email les TDR et les courriers signés
Transmettre aux personnes concernées pour information
les - Envoyer aussi les documents physiques aux Dès la
documents personnes concernées résidant à Abidjan Secrétariat disponibilité
- Transmettre une copie de l’ordre de mission à la des
personne concernée documents
Transmettre - Rédiger le rapport après chaque mission
le Rapport - Transmettre le rapport au secrétaire Equipe de 48h après la
de mission - Transmettre le rapport et les justificatifs au SAF mission mission
Mission de représentation
Traiter les Deux jours la
courriers - Voir gestion des courriers arrivés Secrétariat réunion/atelier
d’invitation
- Désigner le représentant du Programme
Mettre en (désignation faite par le Directeur / -Direction 48h avant la
mission un Coordonnateur. Au cas échéant par le CT/PM) tenue de
agent du - Transmettre la décision par email au service -Secrétaire l’activité
Programme concerné
- Etablir l’ordre de mission pour le concerné -SAF
- Mettre un véhicule à disposition de l’agent ou
donner les frais de transport (mission à Abidjan)
Produire le -Rédiger le rapport Agent ayant 48h après
Rapport de -Le faire valider par le chef de service effectué la l’activité
mission -Le transmettre au secrétaire mission
Archiver les - Partager par email le rapport de la mission Dès réception
documents - Conserver un exemplaire du TDR ou courrier, de Secrétaire des
relatifs à la l’ordre de mission signé, du rapport de mission documents
mission dans un classeur dédié
NB : Pour toutes les missions de représentation, inscrire sur la liste de présence l’email du
Programme (obligatoire) pnoev2005@pnoev.ci
3. PROCEDURES FINANCIERES
Ces procédures se réfèrent à la gestion du budget, des finances et du patrimoine du Programme. Elles
sont adossées au Service Administratif et Financier (SAF).
Le Service Administratif et Financier comprend trois cellules que sont : la cellule Comptabilité, la
cellule Ressources Humaines et Moyens Généraux et la cellule Administrative et Financière du
partenaire. Le SAF gère les ressources humaines, les équipements et les finances du Programme par la
planification, l’inventaire annuel du patrimoine du PN-OEV et le suivi Il participe à l’élaboration du
plan de travail et des activités des différents services en ce qui concerne les dépenses du budget de
l’Etat et de celui du partenaire.
Etapes Description des tâches Responsabilité Période / Délai

Gestion budgétaire

- Elaborer le PIP (cette préparation a lieu à
l’année N-1 (une année avant) de la rentrée
Préparer le budgétaire de l’année N pour les programmes)
Programme - Préparer le budget de l’année suivante par la 30 jours
d’Investissement conférence budgétaire interne du programme. Service Après réception
Public - Participer aux séminaires avec les représentants de Administratif du canevas ( en
et Financier provenance du
la DAF MFFE, des Ministères du Plan et du
Ministère du
Budget, …
Plan)
- Planifier le budget sur une période d’au moins
cinq ans
Préparer la - Formuler les besoins du Programme -Service
30 jours
conférence Avec la participation de la Direction et des autres Administratif
Après réception
budgétaire interne Chefs de services Et Financier
du canevas (à
-Coordination
préciser)
-Chefs de
services
Participer à la - Exprimer les besoins du Programme
conférence - Elaborer le budget du Programme avec le Un (1) jour
budgétaire interne concours de la DAF et des représentants des autres Voir calendrier
Directions du MFFE DAF MFFE
- Présenter le budget de l’année à venir, au cours

de la conférence budgétaire. Un (1) 1 jour
Participer à la Service
- Faire adopter le budget du Programme avec le Voir calendrier
conférence Administratif et
concours de la DAF et des représentants du de la Conférence
budgétaire Financier
Ministère du Budget et du Ministère du Plan budgétaire
- Elaborer/se doter de fiches et/ou tableaux de bord

nécessaires au suivi de l’exécution -Au quotidien
- Assurer le suivi de l’exécution budgétaire -
Suivre l’exécution
Trimestrielleme
du budget-Etat et - Produire des rapports périodiques sur l’état Service
nt
du budget- d’exécutions du budget à l’attention de la Direction Administratif et
-
partenaires et/ou des partenaires, en cas de projet-partenaire Financier
Semestriellemen
t
-Annuellement
Contrôler - Faire la Revue des rapports périodiques (contrôle, Service Après
l’exécution du vérification, demande de clarification) Administratif et élaboration du
budget Financier rapport
- Transmettre les rapports d’exécution validés par
le SAF à la Direction
Transmettre les -Service Semestriellemen
rapports à la - (La Direction) Valider les rapports d’exécution Administratif et t
Direction du - Transmettre les rapports d’exécution validés au Financier
Programme bailleur. - Coordination
- Archiver les rapports avec les pièces justificatives
Achat de biens (besoins en matériel bureautique, informatique et autres)
Répondre aux - Réceptionner les besoins formulés par les A la naissance
besoins exprimés différents services. Service du besoin
par les services - Consolider ces besoins Administratif et
(besoins en - S’assurer de la faisabilité des besoins en termes Financier
matériel d’exécution comptable.

informatique,
bureautique et
autres)
- Elaborer la demande de cotation en précisant les Service
Lancer un appel caractéristiques Administratif et A la naissance
d’offres - Envoyer une demande de pro-forma à au moins 3 Financier du besoin
fournisseurs (biens) ou 3 prestataires (services)
- Réceptionner les pro-forma
Une semaine
- Remplir un tableau comparatif d’au moins 3 four- après la
nisseurs ou prestataires sur la base des factures pro- demande de pro-
forma reçues forma
- Indiquer le mieux-disant et transmettre le tableau
Identifier le moins- comparatif et les pro-forma à la Direction pour la Service
disant sélection finale Administratif et
- Faire le PV de la sélection et le soumettre à la Financier Le jour de la
signature du Service Administratif et Financier clôture de
et à celle du Directeur/Coordonnateur l’appel d’offres
- Transmettre le PV et les documents associés au
partenaire
- Etablir le bon de commande Service Au plus tard 3
Faire la commande - Passer la commande aux fournisseurs ou aux pres- Administratif et jours après
tataires Financier l’autorisation
- Réceptionner le bien commandé
- Vérifier la conformité du bien livré avec le bien
Réceptionner la commandé Service Le jour de la
commande - Vérifier à conformité des différentes factures Administratif et livraison
- Décharger le bon de livraison Financier
- Préparer tous les documents d’engagements (Fac-

tures, etc. …) Service
Régler la Après la
- Effectuer le Suivi des dossiers chez le responsable Administratif et
commande livraison
programme, au Contrôle Financier et au Trésor. Financier
Ouvrir un dossier (numéroté) comportant :

o La demande d’achat ou les TDR
Faire l’archivage o Le dossier d’appel d’offres
des différents o Le tableau comparatif et le pro-forma Dès le début du
Service
documents processus
o Le bon de commande et de livraison Administratif
o Le PV de sélection et Financier
o La facture du fournisseur ou prestataire
NB : Il existe d’autres techniques de
passation de marché notamment le gré à gré
et les Procédures simplifiées ouvertes (PSO)
qui peuvent être utilisées selon les cas
échéants.
Gestion des salaires des contractuels

Préparer les - Préparer la fiche d’émargement Service
documents de - Préparer la fiche de virement Administratif Semaine avant
paiements et Financier la fin du mois
Payer les salaires A la fin du mois

Procéder à l’engagement
Conserver les copies des différents documents de Service Après le

Archiver les paiement Administratif et paiement des
documents Financier salaires
Gestion des missions effectuées par le personnel du Programme
- Réceptionner les ordres de mission et les TDR
- Vérifier que l’ordre de mission est conforme à la
demande émise et signé par le Directeur
/Coordonnateur ou son représentant
- Effectuer la sortie de fonds
1. Pour les missions hors

d’Abidjan
- Mettre à disposition les frais de mission :
Perdiems (hébergement + restauration) : 49.000/jour
N.B : Les reçus d’hôtel et de restauration ne sont pas
exigés
- Fournir le carburant
Le Mode de calcul du carburant :
N km x 20L / 100 x prix du litre + x (n km x 20L /
100 x prix du litre)
NB : Fournir obligatoirement les reçus de carburant
Mettre à
Remplir les fiches de bord (chauffeur)
disposition les frais
- Fournir les autres frais éventuels :
de mission, les frais Service
NB : les frais de péage sont ajoutés au prix du
de communication Administratif et
carburant,
et les moyens de Financier
- Frais de communication 10 000F (carte de
transport
rechargement ou reçu exigés) ;
- Problème technique, mécanique : Avant
d’effectuer une mission, la responsabilité du
chauffeur est engagée : Faire la vidange, vérifier
l’état de l’eau et de l’huile, vérifier la visite et
l’assurance).
- En cas de panne légère ou grande panne : se référer
au Service Administratif et Financier
- Prendre des photos, si besoin effectuer appel vidéo
- Faire une décharge signée par le réparateur et
l’agent en mission
2. Mission à Abidjan
- Mettre à disposition les frais de mission :
15.000/jour
2. Pour les ateliers

-Reverser aux agents PN-OEV en mission
l’intégralité de leurs perdiems pour les participants
- Pour les autres participants La demi- pension de
dix mille (10 000) Fcfa s’applique.
Le transport est payé aux participants selon le mode
de calcul standard
Les frais de communication : 5 000F CFA par
mission
3. Pour les missions à

l’extérieur
o Mettre à disposition les frais de visa, du
billet d’avion, d’hébergement.
o Le mode de calcul des frais de mission, Les
documents à fournir par l’agent qui part en
mission sont donnés en fonction de la
mission par le Secrétariat du Gouvernement
ou le Service chargé de missions du Cabinet
MFFE
- Mettre à disposition les rapports de mission

(disponibles) cinq jours francs après la mission.
-Tenir à disposition les ordres de mission
Assurer la
contresignés de l’autorité préfectorale ou du DR des
Traçabilité de
Ministères en charge de la Protection Sociale et de
l’utilisation des Cinq (05) jours
l’Enfant.
fonds Le chef de après la mission
- Fournir les justificatifs originaux des missions
mission
(facture d’hôtel, de carburant/frais de visa, )
- Restituer les fonds non dépensés au Service
Administratif et Financier
Conserver un exemplaire du TDR, de l’ordre de

Archiver les Service
mission signé, du rapport de mission et les différents A la naissance du
documents relatifs Administratif et
documents justificatifs dans un classeur dédié besoin
à la mission Financier
Gérer les équipements du programme

- La conduite des véhicules du PN-OEV est interdite à Directeur/
à toute personne étrangère au Programme Coordonnate
ur
- Tenir un registre pour réguler le flux des sorties de
véhicules
- Réceptionner les nouveaux véhicules,
Planifier la Gestion - Entretenir les véhicules, à titre préventifs, chaque
Au quotidien
du parc automobile trimestre
- Mettre à jour l’assurance des véhicules.
- Etablir un planning de mission des chauffeurs et le
rendre disponible à tout le personnel ;
- Informer la cellule, 48 heures avant, pour toute ac- Le Service
tivité nécessitant la sortie d’un véhicule administratif

et financier
- Toute sortie, entretien, réparation d’un véhicule du
PN-OEV, sans l’autorisation du Service Financier,
constituera un manquement à la présente disposition
Dérogation :
Toute disposition dérogeant à cette procédure devra
recueillir au préalable l’approbation formalisée du
Directeur /Coordonnateur
- Assurer l’inventaire annuel du patrimoine mobilier Le Service
du PN-OEV administratif
Garantir la Gestion et financier Suivant les
- Entretenir et embellir les espaces du PN-OEV (jar-
du patrimoine du din, bureaux, salle de conférence), par semestre calendriers
Programme - Entretenir le matériel informatique mis à la dispo- établis
sition du personnel, par trimestre
1. En cas d’activités planifiées

-Transmettre les TDR / la note d’information de
l’activité au SAF, au moins 48 h avant l’activité
-S’assurer, la veille de l’activité, de la disponibilité
du véhicule, du chauffeur et du carburant
2. En cas d’activités non planifiées
4. Si l’agent est au
programme,
- Informer le chef du SAF, de l’activité (s’il n’est
Solliciter une sortie
pas présent ou n’est pas joignable, informer la Deux (02) jours
de véhicule ou des L’agent du
chargée RH) avant l’activité
frais de transport Service
5. Si l’agent n’est pas au concerné
programme
Informer le chef SAF, de l’activité (s’il n’est pas
présent ou n’est pas joignable, informer la chargée
RH) Il procédera au remboursement après l’activité.
NB : Pour les bénévoles, le chef du SAF fera un
dépôt.
Ensuite ; il remplira le registre de décaissement
après l’activité.
NB : Le chef de Service Administratif et Financier du PN-OEV, dans sa collaboration avec le(s)

gestionnaire(s) du /des partenaire(s) a un rôle de contrôle dans l’applicabilité des différentes
procédures en la matière.
Le contrôle est à deux (02) niveaux :
1. Voir si la procédure de passation de marchés est respectée
2. S’assurer de la prestation effectivement réalisée
Toutes les informations financières doivent être partagées avec le chef de chef de Service
Administratif et Financier pour archivage.

4. PROCEDURES TECHNIQUES
4.1. Procédures de gestion du Secrétariat
Le Secrétariat est dirigé par une assistante administrative. Sous l’autorité du Directeur/Coordonnateur
du Programme, elle est chargée d’aider, de préparer, de faciliter le travail du Directeur/Coordonnateur,
du Conseiller Technique, du Program Manager, des sous directeurs et chefs de service . Elle est
également chargée d’assurer la liaison avec le Cabinet, les autres services du Ministère et les différents
partenaires.
Le Secrétariat est composé de deux cellules :
o Cellule gestion administrative
o Cellule accueil
QUI QUOI OU COMMENT QUAND DELAI

Secrétariat Réceptionner les Préparer le courrier (notes, Le même
courriers courriers circulaires, soit
Secrétariat transmis et tout d’autres Jour indiqué
entrants(physique ,
mail) documents)
Transmettre le courrier à
l’assistante du Directeur de
Cabinet pour la signature.
Transmettre à la
Directrice ou à la Le courrier estampillé
Coordonnatrice confidentiel ou secret est
ouvert par le collaborateur
autorisé à le faire. Si cette
autorisation n’est pas donnée,
le secrétaire doit remettre ledit
Remettre au service courrier au Directeur, Chef de
concerné le courrier Service ou Chef
reçu d’établissement.
Secrétariat Les plis portant la mention
urgent sont immédiatement
remis au Directeur, Chef de
Secrétariat Service ou Chef
d’établissement.
Archiver et
Après l’enregistrement, le
Classer le
secrétaire ou l’assistance
dossier
répartit le courrier dans deux
parapheurs, pour lecture et
instructions à donner à chaque
correspondance :
 Un parapheur pour le
courrier confidentiel ou
secret de faible volume.
 Un parapheur pour le
Secrétariat
courrier ordinaire (de
Secrétariat volume plus important)

Pour classement, le document
est définitivement à classer
parce que déjà traité ou sous
Secrétariat intérêt.
‘
TRAITEMENT DES COURRIERS
SORTANTS
Réception de la note Aussitôt, après signature,

technique, des l’Assistante, la secrétaire ou
courriers d’information l’Agent de service appose sur le
et des TDR des document les empreintes et
structures concernées cachets nécessaires.
Une copie de chaque
document (avec
éventuellement, les pièces
jointes) est classée dans un
registre correspondant à son
objet.
Faire signer la note
Technique à la
Directrice
Adresser une note technique
faite par le conseiller technique
et l’assistant de la Directrice à
la Directrice pour la signature.
Suivi des Courriers
Appeler l’assistance du
Directeur pour voir si le
Directeur de Cabinet a signé les
Dépôt des courriers courriers. Trouver un chauffeur
pour aller les récupérer.
Faire la copie des courriers

A
signés par le Directeur de
Cabinet. Envoyer un chauffeur
pour aller les déposer dans les
A différentes structures
concernées, ensuite envoyer la
décharge scannée à ses
structures par mail

Envoyer par mail aux autres
villes voisines les courriers
signés par le Directeur de Dès réception
Cabinet et scannés.
Autant que le courrier

physique, le courrier
Archiver et Classer le électronique doit être archivé
dossier selon son objet et dans des
dossiers spécifiques pouvant
être nommés ainsi :
Lettres, décisions, arrêtés,
ordres de services, ordres de
missions, circulaires,
communiqués, notes
d’informations, etc
4.2. Procédures de gestion des finances, du budget et des moyens généraux

Le Service Administratif et Financier (SAF) est le service clé du Programme. Sa mission principale
consiste à :
o Assurer la préparation et la saine gestion des ressources financières du Programme par la plani-
fication ;
o Assurer l’inventaire annuel du patrimoine du PN-OEV ;
o Participer à l’élaboration du plan de travail des différents services, en ce qui concerne les dé-
penses sur le budget de l’Etat.
Ce service compte trois cellules que sont :
o Cellule Comptabilité
o Cellule Ressources Humaines et Moyens généraux
o Cellule SAF / Partenaires
4.2.1. Gestion de la comptabilité

La comptabilité s’occupe de :
o La gestion budgétaire
o La gestion comptable
o La gestion financière
LE PROGRAMME D’INVESTISSEMENT PUBLIC (PIP)
QUI ? QUOI ? OU ? COMMENT ? QUAND ? DELAI ?

Agent du Service Renseigner les canevas Il s’agit de
Administratif et du Programme présenter les
Financier/Conseiller Service faits
d’Investissement Public Administratif historiques
technique (PIP) du Ministère du et Financier du budget du
budget et des finances
Programme
avec
activités
réalisées et
de faire la
Non planification
de budget
avec les
Directrice - activités sur
Valider les Direction les cinq (5)
Coordonnatrice
documents années
du PIP avenir
Selon la
Vérifier que disponibilit
les budgets é du 2à3
et les semaines
Ouï Ministère
activités sont
du Budget
conformes
Agent du Service avec les et des
Transmettre les documents
Administratif et Plans des Finances
PIP
Financier/Conseiller Travaux
technique Service Annuels et la
Administratif visions du
et Financier Programme
Transmission
des
documents
Présenter le PIP lors de la PIP à la
Agent du Service conférence DPED du
Administratif et Ministère,
Financier/Conseiller point focal
technique du Ministère
Au lieu du Plan et
indiqué par notre chargé
le Ministère d’étude du
du Budget et Ministère du
des Finances 1 jour
Budget
Conférence
réunissant la
DPED, la DAF
et les
Ministère du
(Plan,
Budget,
Bnetd)
MONTAGE DE BUDGET DEUXIEME PARTIE : CONFERENCE BUDGETAIRE

Agent du Service
Administratif et Renseigner le canevas de la
Financier/Conseiller Service Il s’agit de monter le
conférence budgétaire
technique Administratif budget de la prochaine
interne du Ministère du
et Financier année avec les natures
budget et des finances
économiques (les achats Après le PIP
de biens et de services, les et
activités …)
Selon la
disponibilité
Agent du Service Rédiger le document du Ministère
Administratif et du Budget
Financier/Conseiller et des
technique
Non Finances
Valider le
document
de la
Directrice – conférence
budgétaire
Coordonnatrice
interne
2à3
semaines
Direction
Ouï Vérifier que le budget et
Transmettre le document les activités sont
au Responsable conformes avec le Plan
Programme 4 du des Travaux Annuels et la
Ministère (DPE) visions du Programme
Agent du Service
Administratif et
Financier/Conseiller
technique Service
Transmettre le document
Administratif
au Responsable
et Financier
Programme 4 du
Ministère (DPE) en vue de
faire une large diffusion à
la DAF, point focal du
A Ministère du Plan et notre
chargé d’étude du
Ministère du Budget,
Contrôleur Financier,
Bnetd …)

A
Agent du Service Présenter le document

Administratif et lors de la conférence
Financier/Conseiller budgétaire interne
technique
Responsable Il s’agit ici de présenter le Selon le 1 jour
Programme 4 budget provisoire calendrier
du Ministère élaborer, apporter les du DAF
NON (DPE) justifications
Valider le
document
de la
Responsable conférence
Programme 4 du budgétaire A la suite de
Ministère (DPE), la
DAF, CF, Plan … présentation
Vérifier que le budget et
du
les activités sont cohérents
Service document
et biens renseignés avec
Administratif les natures économiques de la
OUI et Financier (les achats de biens et de conférence 1 jour
Présenter le document services, les activités …),
lors de la conférence faire des
recommandations.
Responsable
Programme 4 du
Ministère (DPE), Conférence Selon le
DAF, Directrice réunissant la calendrier
DPED, la DAF du Ministère
et les Il s’agit ici de présenter le du budget
Ministère du budget définitif, apporter
(Plan, Budget, les justifications
Bnetd, …) nécessaires. 1 jour

GESTION BUDGETAIRE
- Elaborer/se doter de fiches

Suivre l’exécution des et/ou tableaux de bord
Responsable du
budgets de l’Etat des nécessaires au suivi de
Service
partenaires Service l’exécution Au Au
Administratif et
Financier Administratif - Assurer l’exécution du quotidien quotidien
et Financier suivi budgétaire
Produire des rapports
périodiques sur l’état des
exécutions (budget) à
l’attention de la direction
Contrôler l’exécution et/ou des partenaires en cas
des budgets de l’Etat de projet partenaire
des partenaires
Responsable du Revue des rapports

Service périodiques (contrôle,
Administratif et vérification, demande de
Service
Financier clarification) Au
Transmettre les rapports à Administratif
la direction du et Financier quotidien
Au
programme
quotidien
- Transmettre les rapports

d’exécution validés par le
SAF à la Directrice
- Transmettre les rapports
d’exécution à la direction
pour validation (préciser la
direction)
Responsable du
Service - Transmettre les rapports
Administratif et d’exécution validée au
Financier Service bailleur.
Administratif Archiver les rapports avec
et Financier les pièces justificatives
Au
quotidien
Au
quotidien

ACHATS DE BIENS ET DE SERVICES (MARCHE)
Agent du Réceptionner et consolider les Les services du
Service besoins formulés par les programme
Administratif Tous les formulent ses En début
différents services
et Financier services besoins d’année
2
(matériels, biens semaines
et services,
activités) au SAF
Responsables Elaborer la demande de cotation
du Service en précisant les caractéristiques
Administratif des biens et services
et Financier et Les besoins sont
de la cellule Service par la suite Après
informatique Administratif analysés en vue réception
et Financier de leurs des
Non
engagements besoins 3 jours
comptables des
Vérifier la services
faisabilité des
besoins en
termes
Directrice, le d’exécution
responsable comptable Directrice Les besoins sont
Administratif validés par la
et Financier Après
Direction analyse 1
des semaine
besoins
Oui
Transmission de la demande de
Agent du cotation aux fournisseurs Service
Administratif Les fournisseurs
Service sont appelés à
récupérer la Après
et Financier
A demande de validation Selon le
cotation des type de
soumissionner besoins marché
leurs offres

A
Les fournisseurs font Selon le

les offres et les type de
transmettent au marché
service Financier Les fournisseurs
Fournisseurs
donnent les prix des
biens et services
formuler dans la
les
demande de cotation A la réception
fournisseurs
Non
de la demande
Contrôleur de cotation
Validatio Un comité est créé pour
Financier,
n du analyser les offres des
Directrice Dossier fournisseurs pour
/Responsable identifier le moins 1 semaine
Administratif et disant. Faire les PV de la
financier Service sélection et le
Oui Administratif soumettre à la Le dernier
et Financier signature du Service jour
Fourniture/ Administratif et
prestation de la De la
Financier et la signature
Fournisseurs commande soumission
de la directrice
des offres des
fournisseurs
Après la validation du
dossier l’Entreprise
Faire l’engagement Service sélectionnée fait la
et la liquidation du 2
Administratif livraison des biens ou
dossier semaines
et Financier prestations de service
Agent du Après la
service validation du
Administratif et dossier
Après la réceptionner de
Financier la commande le service
Service SAF procède à
Administratif l’engagement et la
B
et Financier liquidation du dossier
A la réception 1
de la facture Semaine

B
Après
traitement
Responsable du des
Faire le
Programme 4 du différents
mandatement de la L’Ordonnateu
Ministère intervenant
commande r fait le
(Ordonnateur) L’Ordonnateu s 2
mandat, signe
r et fait la Semaine
Non s
transmission
au contrôle
financier
Contrôleur Vérificatio
Financier n et
Validation
du Dossier Contrôle Le Contrôleur
Financier Financier 2
vérifie pièce Semaine
comptables s
Oui
(les PV,
engagement,
Responsable du liquidation,
Programme 4 du Signature du mandat de mandat,
Ministère prise en charge factures, BL
(Ordonnateur …)
L’Ordonnateu L’Ordonnateu 2
r r fait le Semaine
mandat de s
Paiement de la dépense
prise en
Trésor Public charge
Comptable
Assignataire
(Payeur)
Paiement au 90 jours
fournisseur

GESTION DES SALAIRES DES AGENTS CONTRACTUELS

Agent du Service Préparer le contrat, Après le 2 semaines
service Faire le contrat des Administratif la fiche recrutement
agents contractuels d’émargement et la
recrutés fiche de virement de
et Financier
chaque agent
Non
Valide les Contrôle

Contrôle contrats Financier 2 Semaines
Financier Le Contrôleur
A la réception
Financier traite les
des contrats
contrats selon
Oui procédures en
vigueur
Préparer les
documents de Service
paiements, Administratif
Préparer les fiches
engagements et et Financier d’émargement et de Après
liquidations des virement de chaque signature des
dossiers agent, faire contrats par
engagements et le Contrôleur 2 Semaines
liquidations sur le Financier
gent du SIGOBE
service
Administratif
et Financier Le responsable du
L’Ordonnateur Programme 4 vérifie
Faire le mandatement la conformité des A la suite des
des dossiers
dossiers et les engagements
transmette au par le 2 Semaines
Responsable Contrôleur Financier gestionnaire
du de crédit
Programme 4
du Ministère
(Ordonnateur
A

A
Le Contrôleur A la
Financier vérifie les réceptio
pièces comptables n des 2 semaines
Contrôleur Contrôle et Contrôle (contrat, les fiches dossiers
Financier valide les Financier de paiements, RIB,
mandats …), vérifie la
(les conformité des
Dossiers) dossiers, puis
valide les mandats
Non
Responsable A la
L’Ordonnateur fait 2 Semaines
du Signature du mandat de réceptio
L’Ordonnateu le mandat de prise
Programme prise en charge n des
r en charge
4 du dossiers
Ministère
(Ordonnateu
r Oui
Transmission des dossiers

pour paiement des
A la
salaires au trésor Paiement des réceptio
salaires au compte n des 90 jours
Comptable Trésor Public des agents dossiers
Assignataire contractuels
(Payeur)

GESTION DES MISSIONS EFFECTUEES PAR LE PERSONNEL DU PROGRAMME
Responsable Analyser le budget A la réception
Services Réceptionner et et les différents du TDR
Administratif et
traiter le TDR déjà Services éléments qui 2à5
validé Administratif jours
Financier composent les
et Financier dépenses de
l’activité
Responsable Une séance de

Services Services
Séance de travail travail sera
Administratif et Administratif
pour définir ou organisée pour
Financier et le et Financier
harmoniser les définir le plan
service responsable dépenses de l’activité Après lecture et
de l’activité analyse du TDR
1à2
jours
-Mettre à
disposition les frais
de mission :
Perdiems (héberge
Sortie de fonds pour ment + restauration
la réalisation de Services dont 10 000 F pour
L’activité Administratif l’atelier)
Responsable et Financier
Services -Fournir le
Administratif et carburant
Financier Carburant :
n km x 20L / 100 x prix
du litre + x (n km x 20L Avant la
/ 100 x prix du litre) mission/activité
-Frais de
A communication
1 jour
5 000 F pour les
ateliers et 10 000 F
pour les autres
activités
-Mission à hors du
pays : billet d’avion
et autres relatifs

A - Mettre à disposition
les rapports de mission
(disponibles)
- Tenir à disposition les

ordres de mission
Fournir les pièces Responsable contre signés de
justificatives de l’activité de l’activité l’autorité
Responsable préfectorale/DR. Après la
de l’activité mission/activité
5 jours
- Fournir les justificatifs
originaux des missions
(facture d’hôtel, de
carburant)
Archiver les documents - Restituer les fonds

relatifs à la mission non dépensés au SAF
Agent du Services
Services Administratif
et Financier Conserver un
exemplaire du TDR, de Après
l’ordre de mission signé,
réception des
du rapport de mission et
pièces 1à2
les différents documents
justificatifs dans un justificatives jours
classeur dédié des missions
NB : Le chef de Service Administratif et Financier du PN-OEV, dans sa collaboration avec

le(s) gestionnaire(s) du /des partenaire(s) a un rôle de contrôle dans l’applicabilité des
différentes procédures en la matière.
Le contrôle est à deux(02) niveaux :
1. Voir si la procédure de passation de marchés est respectée
2. S’assurer de la prestation effectivement réalisée
4.3. Procédures de formation et de renforcement du système

Elles s’appliquent au Service Formation et Renforcement du Système. Ce service assure le
renforcement des capacités du personnel du PN OEV et des intervenants sociaux en soins et soutien
aux OEV et familles en lien avec le VIH et toutes les thématiques gérées par le Programme. Il compte
deux cellules que sont :
o La cellule formation
o La cellule renforcement du système

Chargée du Identifier les besoins en

Identifier les
renforcement formation du personnel acteurs, les
de capacité formateurs, le lieu
des et la période de
intervenants formation,
Un mois
sociaux
-Élaboration et avant la
validation les TDR, formation
Elaborer un plan de
transmission des
formation
courriers au
Cabinet
Non -Suivre les
courriers transmis
par appels
Valider le téléphoniques et
plan de invitation des
Une
formatio participants ; semaine
n
-Organiser le village avant la
formation
-Présenter les TDR
Oui de la formation
-Mener les
Former des différentes activités
intervenants sociaux de formation
-Elaborer le rapport
de formation
-Transmettre le
Rédiger le rapport de rapport au
formation gestionnaire de
données du service
-Diffuser le rapport Deux
au secrétariat et au semaines
Réaliser le suivi post service S E après la
formation formation
-Evaluer les
compétences du
prestataire en
situation pratique à
l’aide d’un outil
A
d’évaluation

Former les agents en Cellule du -Enquêter auprès des Chaque
matière
A de PNOEV renforcemen agents, cinq ans
t du système
-faire un questionnaire.
Chargé du
renforcem
ent du Identification des
système besoins
-Collecter des données en
matière de compétences
techniques,
fonctionnelles,
managériales,
Elaborer un outil fonctionnelles, systémiques
d’évaluation des différentes et structurelles
compétences
-Elaborer des modules de
formation en fonction des
différentes compétences ;
NON -Choisir des formateurs
en fonction des besoins
des agents.
Valider les
outils -Organiser atelier de
d’évaluatio validation des outils
n d’évaluation
Chargée
de la
conception - Élaborer le TDR de
Concevoir les documents de recrutement du
des
référence en soins et soutien consultant
documents
aux OEV et leurs familles.
de - Proposer un groupe
référence technique de travail
- Élaborer les rapports de
réunions de travail du
GTT
- Organiser les différents
ateliers de validation du
document
B

-Elaborer des modules de
B formation en fonction des
différentes compétences ;
-Choisir des formateurs
Chargée en fonction des besoins
de la des agents.
conception Organiser des ateliers de
formation propres aux - S’assurer de la
des Chaque
documents différentes compétences disponibilité de la cinq ans
de synthèse de l’atelier
référence
- Transmettre le rapport
aux participants ;
- Transmettre le
Produire un rapport document finalisé au
d’atelier de formation
service communication ;
- Reproduire le
document ;
- Veiller à la diffusion du
document.
Renforcer les -Créer un cadre de

relations avec les collaboration avec les
écoles de base écoles de bases ;
-Intégrer les modules
dans les curricula des
écoles de base ;
-Faire le suivi des
formations en soins et
soutien aux OEV ;
-Faire le suivi des
travaux de recherche des
étudiants et des
enseignants au niveau des
écoles de base sur la
thématique OEV.

4.4. Procédures de mobilisation des ressources, plaidoyer
Coordonner toutes -Le Service Mobilisation

les activités de Plaidoyer (MP) Elabore
Chargé de mobilisation et de les TDR et les courriers
mobilisation sensibilisation des
populations sur la -Les TDR et les
problématique OEV courriers sont transmis
à la Coordination pour
observations
Elaborer les TDR et les - Prendre en compte les

courriers de l’activité observations par le
service
- Transmettre les TDR et
les courriers au
Non Directeur/Coordonnateur
Valider les pour validation
TDR et
les
courriers - transmettre les
de courriers d’information
l’activité Service aux acteurs impliqués Trois (03) une(01)
mobilisation (cabinet, autorités semaines semaine
et locales, DR, responsables avant la mise
des sites, leaders) en œuvre de
plaidoyer l’activité
Oui - Informer les
participants par appels et deux (02)
Préparer l’activité transmission de mails semaines
-Préparer le matériel de
mobilisation ou de
sensibilisation (diapos,
flyers, dépliants, affiches,
kakemonos, messages)
A -Préparer la logistique
(selon l’activité)
-Elaboration d’une fiche Une (01)
d’évaluation de l’activité semaine

Délai de mise
en œuvre de
l’activité
Mettre en œuvre
l’activité
Service Veiller au bon Période (03) jours

mobilisation déroulement de indiquée dans après la mise
Elaborer le rapport de l’activité en les TDR en œuvre de
et plaidoyer s’assurant du respect
l’activité l’activité
du chronogramme
préétabli.
De retour de la
Organiser mise en œuvre
l’installation des -Rédiger le rapport 03 jours
conformément au l’activité
plateformes de
collaboration suite déroulement de
aux analyses de la l’activité
Chargé de situation des sites
mobilisation d’intervention
identifiés
OUI QUOI OU COMMENT QUAND DELAI

Le Service Mobilisation
Plaidoyer (MP) Elabore les
B TDR et les courriers
-Les TDR et les courriers

sont transmis à la
Coordination pour
Elaborer les TDR et les observations
courriers de l’activité
- Prendre en compte les
observations par le service
Non
- Transmettre les TDR et
les courriers au
Valider pour validation
les TDR et - transmettre les courriers
les d’information aux acteurs Trois (03) une(01)
courriers impliqués (cabinet, semaines avant semaine
de autorités locales, DR, la mise en
l’activité responsables des sites, œuvre de
leaders) l’activité
- Informer les participants --deux

par appels et transmission (02)
oui de mails semaines
-Préparer le matériel de
Préparer l’activité mobilisation ou de
sensibilisation (diapos,
flyers, dépliants, affiches,
kakemonos, messages)
-Préparer la logistique
(selon l’activité)
-Elaborer la fiche
d’évaluation de l’activité
- Préparer le kit (matériel
bureautique et
informatique) à offrir à la
PFC Une (01)
semaine
- Préparer les différentes
C présentations

C
- Présenter les objectifs de
l’activité
-Présenter les résultats de
Mettre en œuvre l’analyse situationnelle
l’activité -Faire une présentation sur le
centre social restructuré
-Faire une présentation sur la
PFC
Période Délai de
-Installer officiellement la PFC à indiquée mise en
Elaborer le rapport de travers le coordonnateur et de dans les œuvre de
l’activité ses membres. TDR l’activité
-Procéder à la remise officielle
du kit (matériel bureautique et
informatique) à la PFC.
Organiser le
plaidoyer auprès des
acteurs publics, Trois (03)
privés et jours
communautaires -Rédiger le rapport après la
pour leur implication conformément au déroulement De retour mise en
dans le soutien et de l’activité de la mise œuvre de
l’assistance aux OEV en œuvre l’activité
et leurs familles l’activité
Chargé
de
plaidoyer

-Identifier le (s) potentiel (s) Toute
Identifier fournisseur(s) de ressources en l’année
le(s)potentiel(s) fonction des besoins
fournisseurs de
ressources
non
oui
Valider
le(s)poten
tiel
fournisseu
r(s) de -soumettre à validation le(s)
ressources potentiel (s) fournisseur(s) de
identifié(s) ressources identifiées (s) Un(01) jour
après Trois(03)
l’identificati jours
on après
l’identifica
tion
Rédiger les messages de façon Dès

Concevoir des succincte et convaincante en validation
messages de plaidoyer vue de bien exprimer l’objectif Une
que l’on veut atteindre (le semaine
pourquoi et le comment) (07 jours )
Les éléments clés du message :
- Contenu ou idée
- Le langage choisi ou sé-
lectionné
- La source ou messager
- La forme
A - Le temps et le lieu
d’émission du message

Choisir le canal et l’outil de
A Plaidoyer
- Lettres
- Plaquettes/dépliants/ Dès
brochures validation
Une
- Annonces ou articles semaine
dans les journaux (07 jours)
- Présentations orales
dans les rencontres
Sélectionner des
canaux et outils de
plaidoyer
-Utiliser une technique

d’influence du processus
décisionnel
-Construire des alliances en vue
d’unir les forces et avoir un
effet de levier plus important
Varie
selon la
durée du
plaidoyer
Selon la
disponibilit
é du (des)
Rédiger le rapport potentiel
conformément au déroulement (s)
de l’activité fournisseur
(s) de Trois (03)
ressources jours
A après la
réalisation
A du
plaidoyer

Elaborer
Opérationnaliser
le rapportlade
stratégie
l’activité
de
Plaidoyer
Le Service Mobilisation et Plaidoyer mobilise les ressources, fait des plaidoyers auprès des entités
privées et publiques pour le soutien aux OEV et leurs familles.
Le service comprend deux cellules :
o La cellule mobilisation
o La cellule plaidoyer
Elaborer le plan stratégique de

Elaborer le plan communication en tenant compte de
Chargé stratégique de tous les aspects de la structure
de communication
communi SERCO
cation M
Validé le plan stratégique de

communication
Validatio
n
Un questionnaire portant sur la situation

politique, sociale, culturelle, historique,
Définir le mandant institutionnelle, le contexte
ou le problème à géographique, concurrentiel, les canaux
résoudre de communication existants
Faire le diagnostic des informations

AnalyserOUI
la situation collectées
dans le contexte
Avant 7jours
l’élaboration
du plan
Tous les
services Les questions à se poser : quels buts
voulons-nous atteindre avec ce plan de
communication ? Faire connaître
quelque chose ? Stimuler un
Définir les objectifs de
Chargé A
la communication
comportement ? Faire adhérer à une
vision ?

de
communi
cation
Service
de
commu
nication Avant
l’élaboration
du plan
4
jours
4.5. Procédures de communication et de promotion du PN-OEV
C’est du ressort du SERVICE COMMUNICATION ET PROMOTION
C’est un service transversal qui est amené à travailler avec tous les autres services du Programme. Ce
service a pour missions de :
o Assurer le lien avec le service communication du MFFE
o Elaborer la stratégie et le plan de communication
o Assurer la couverture médiatique des activités des différents services du PN-OEV
o Assurer les relations avec les organes de presse
QUI QUOI OU COMMENT QUAND D

A
Identifier la population Avant
cible l’élaboration
du plan 4 jo
Posons-nous ces questions :
Qui voulons nous atteindre ?
Chargé de Service de Qu’attendons-nous de cette
communication Déterminer le thème communication cible
de la communication
Mise en œuvre du plan Déterminer le thème de la

stratégique de campagne.
Service de
communication
communication Pendant
l’élaboration
du plan de
Déterminer les moyens communication
de communication
Planifier les différentes les
différentes actions et 7 jo
Chargé de sélectionner des moyens de
communication Rédiger les messages en communication
fonction des moyens de
communication
Choisir les moyens qui

répondent au mieux à notre
B campagne de communication
Service de
communication
Ecrire des messages en
fonction des formes utilisées Pendant
car une publicité sur les l’élaboration
réseaux sociaux ne sera pas du plan de
rédigée comme un communication
communiqué de presse
Chargé de
communication
3jo

o Assurer l’animation du site WEB et des comptes sociaux du PNOEV et veiller à leur mise à
jour
o Animer le bulletin d’information du PN-OEV
Il est composé de deux (02) cellules :
OUI QUOI OU COMMENT QUAND DELAI

Déterminer le
budget de la
communication Evaluer en tenant compte des
ressources disponibles
Service de
communic
ation Après
l’élaboration
du plan de
Validation communication 7 jours
du budget
Chargé de
communication
NON
PNOEV
Approuver le budget et le
plan
Evaluer l’efficacité du
OUI
document
A la fin de
chaque
Service de campagne
communic
ation L’évaluation pourra se faire à
Chargé de l’aide de statistiques
communication institutionnelles,
Rapport d’évaluation De sondages auprès du public
cible 3jours

Assurer une veille

Etude de l‘environnement
concurrentielle
(Analyse Pestel, (Analyse Pestel, SWOT )
SWOT )
Définition de la Avant
cible l’élaboration
du plan 4 jours
Création d’un persona ( type

Chargé de Service de de personne
communication Définition des objectifs communication
Rédiger les messages en

Définition des axes de fonction des moyens de
communication communication
Service de
( messages )
communication Pendant
l’élaboration
du plan de
Choix des supports de communication
com
Choisir les moyens qui
répondent au mieux à notre 7 jours
Chargé de campagne de communication
communication Budget
B
Service de
communication
Pendant
l’élaboration
du plan de
communication
Chargé de
communication Déterminer les
moyens de
communication

3jours
4.6. Procédures liées au SERVICE SUIVI ET EVALUATION
Le Service de Suivi et Evaluation a en charge la gestion du système d’information des soins et soutiens
aux OEV et DREAMS. A ce titre, le service décrit l’organisation du système, le circuit d’information,
définit les procédures de collecte (vérification, traitement, transmission et archivage), les rôles et
responsabilités des acteurs du SIG OEV, la Planification stratégique, les Prospectives des activités et
l’administration du SIG-OEV.
Le service est subdivisé en deux cellules coordonnées par un chef de service. Les cellules sont les
suivantes :
o Cellule Statistiques et Qualité des données
o Cellule Gestion informatique /Administration de la Base des Données OEV/DREAMS
QUI QUOI OU COMMENT

Agents sous unité Plateforme de Sur base de la liste des contacts
qualité Emettre les appels /mails collaboration des directeurs de PFC, émettre
OEV (centres téléphonique /message aux cha
sociaux) commencent à appeler les CSE
Service suivi suivi des appels
évaluation
Agents sous unité Réception des rapports Service suivi Réception des rapports en prov
qualité évaluation sociaux : télécharger les rapport
Word)
Non Vérifier la complétude des rapp

(tous les champs des rapports W
Vérification de renseignés)
Agents sous unité Service suivi
la complétude
qualité évaluation
des rapports

Oui Traiter l’exactitude des donnée
données de la version Excel et c
Agents sous unité Traiter les données Service suivi Word
qualité évaluation
Vérifier la cohérence des donné

fichier Excel
Agents sous unité Vérifier la cohérence Service suivi
qualité des données évaluation
A
Contacter le chargé S&E du cen
corriger les écarts puis actualise
Service suivi trimestrielles
Traiter et corriger les rapports évaluation
de chaque site (annotations
dans les rapports)
Renseigner les différentes fichie

Matrice, services offerts, TA/DS
Renseigner les différentes Service suivi base de données DATIM du PEP
matrices (Grande matrice, MER, évaluation Trianguler les données des PFC
DATIM) techniques
Sur base des différentes matrice

des données après le traitemen
services offerts, TA/DSD et la gr
Service suivi
consolidation nationale faire l’a
Analyser les données internes évaluation
données du rapport selon les re
et externes
nationales en vigueur
Produire des tableaux et

graphiques à partir des données
B
Comparer les données / inform
Interpréter les résultats différentes périodes de rapport
Service suivi
causes des écarts observées, pr
Agent sous unité évaluation
qualité données à travers des graphiqu
Service suivi
Elaborer et finaliser le draft du évaluation
rapport trimestriel
Soumettre
le rapport à
la
coordinatio OUI Elaborer, Finaliser et Soumettre
n pour coordination
approbatio
n
OUI Transmettre le rapport à la DPE

et autres partenaires
Transmettre le rapport à la DPED, la
DIIS, CDC et autres partenaires
Faire le Feed back des rapports
corrigés aux points focaux et au
Faire le Feed back des rapports l
Archiver les rapports physiques

Archiver et classer classer les fichiers électronique
et sous – dossier trimestriels
- Former/ Orienter les chargé

Former les acteurs au remplissage
sociaux sur l’utilisation des
des outils et à l’utilisation des
prise de décision.
données
- Former les personnes en ch
Agent suivi service suivi- des données et les chargés
évaluation évaluation en suivi évaluation, au remp
l’utilisation des outils de
Collectes de données, et les
OEV et DREAMS.
Faire le point des mutations, des service suivi-

affectations et des réussites aux évaluation
concours des chargés de suivi- - Contacter la direction de la
Agent sous unité évaluation des centres sociaux pour la mise à disposition d
qualité mutations
- Contacter la DRH du MFFE p
disposition des différentes m
Point des suivi -évaluateurs service suivi-
mutés
-
évaluation -
Identifier sur la base de critères objectifs
les personnes aptes à jouer le rôle de - Appeler les centres sociaux
chargé suivi-évaluation du personnel
service suivi-
évaluation
-Avoir une notion de l’outil info
-Demander le CV de l’agent con
-Etre un agent du centre social
Gestionnaire
des données - S’assurer que les contenus
Vérifier la qualité des services offerts sont en adéquation avec les
et des données collectées renseignés sur les outils lor
(supervisions CC, supervisio
Vérifier que les résultats des év
bénéficiaires ou des ménages so
avec les services offerts
- Veiller à la fonctionnalité de
données OEV et DREAMS.
Agent sous unité - Administrer les autorisation
Gestion Administrer la base de paramétrage pour les utilisa
Informatique et données OEV et Gestionnaire problématiques liées à l’uti
l’Administration DREAMS des données de données OEV et DREAM
des Bases de - Assurer une veille et un con
Données OEV Applications - Informatique
données OEV et DEAMS
- Faire le suivi des saisies de l
OEV et DREAMS.
-Former les personnes en charg
données et les chargés de suivi
Administrer et Exploiter le serveur abritant l’utilisation et à la gestion de la
les Bases de données. OEV et DREAMS.
Administrateur
de la Base de
données
- Veiller au bon fonctionnem
- Veiller à la maintenance du
Assurer le fonctionnement du serveur
- Assurer la sécurité du serve
- Sauvegarder les données
- Gérer le domaine du PNOEV
Faire la planification et la veille
Gérer les outils de

collecte de données
Rendre disponible les outils de Gestionnaire
collecte de données - Veiller à la disponibilité des
des outils
de données OEV et DREAM
Agent sous unité des sites.

Gestion - Gérer les stocks d’outil OEV
Informatique et Administrateur disponible au PNOEV.
l’Administration de la Base de - Veiller à l’approvisionneme
des Bases de données - Faire le point des besoins e
Données OEV sites.
- Faire le point de l’utilisation
sites (ONG, Centre social)
Utiliser les données de la base de Administrateur - Faire le suivi des commande
données OEV et DREAMS de la Base de
données
- Exporter les données des si
bases de données OEV et D
- Compiler les données OEV/
Utiliser les données de la base pour le trimestre à partir de
de données OEV et DREAMS données OEV et DREAMS.
pour la prise de décision - Gérer les requêtes
Administrateur
de la Base de
données Analyser les données et généra
graphiques et autre représenta
de décision
4.7. Procédures liées au SERVICE SOINS, SOUTIEN ET PREVENTION
Tenant compte des difficultés auxquels sont confrontés les OEV et leurs familles, huit ( 8) services de
soins , soutien et prévention ont été définis .
Le service Soins, Soutien et Prévention s’assurera que les interventions sont offerts conformément aux
standards.
Il dispose de deux (02) cellules :
o La cellule des soins et soutien
o La cellule prévention
4.7.1. La cellule des soins et soutien
La procédure opérationnelle concerne les activités suivantes :

QUI QUOI OU COMMENT QUAND DELA
-Faire une sélection
des bénéficiaires
selon les tranches
Former des groupes de parole selon PFC/CS d’âges.
les tranches d’âge Mensu
SCE Mensuel
SSP

Chargé de
prévention
Hebdo
-En collaboration
avec le CS faire des madai
Initier des thèmes de causerie lors propositions de
des groupes de parole PFC/CS thème en vue de Hebdoma
SCE Sensibiliser les Daire
SSP familles sur
l’importance d’une
bonne hygiène de
vie lors des VAD.
-après chaque
Une
activité faire un
semai
compte rendu bien
détaillé avec des
PFC/CS
photos
SCE
SSP Une
Rédaction des rapports d’activité
semaine
Apporter des
observations au
rapport
Chef de
service SCE
NON SSP
Transmission
du rapport
de fin
d’activité
Prise en compte de 48h

l’observation
PNOEV
Sous-
direction
48h
OUI
Validation et archivage du
rapport

o Suivi de la mise en œuvre des activités dans le domaine de la Santé
o Suivi de la mise en œuvre des activités dans le domaine de l’Education
o Suivi de la mise en œuvre des activités dans le domaine de la Sécurité
o Suivi de la mise en œuvre des activités dans le domaine de la Stabilité
4.8. Procédures liées au SERVICE RECHERCHE OPERATIONNELLE ET QUALITE

Sous la supervision du chef de service, il s’occupe des études, des recherches et de la démarche qualité
du PNOV.
Le service comprend deux cellules :
o La Cellule recherche Opérationnelle
o La Cellule Normes et Qualité
4.8.1. Cellule de la recherche opérationnelle
La procédure opérationnelle de la recherche opérationnelle est fixée sur les activités suivantes :
o Conduire des études et recherches
o Participer aux conférences et rencontres scientifiques national et international
o Soumettre des abstracts et des articles scientifiques

A
Identifier les axes et thèmes de

recherches en collaboration
avec les autres services et la
coordination
Faire une liste Lors de la Deux

des thèmes qui planification semaines
Chargé de Service intéresse, des activités
recherche Validation
ROQ en début
des axes et Voir la d’année.
thèmes de NON pertinence des
recherches sujets
<.
OUI Partage des

thèmes à la
Directrice coordination, Après
Concevoir les données de base réunion élaboration
/Program nécessaires à la réalisation des coordination Une
de la liste
manger/ études pour la des thèmes
semaine
Coordination validation des
Conseiller
du PNOEV thématiques
Technique/ retenues
Sous
Directeurs/
A
Définir la
période, et les
listings de
Chargé de l’analyse et
recherche extraire les Après
et données des validation
bases OEV et
Agent de la liste Deux
DREAMS
service Service des thèmes semaines
suivi ROQ/Service
suivi
Evaluation/ évaluation


B
Selon le
chronogr
amme
Analyse des données détaillé
par la
Chargé de Selon le Après la note
recherche consultant collecte méthodol
Avec l’expertise du ogique et
/ Consultant de consultant les TDRs
l’étude
Rapport de l’analyse
de données
Chargé de
recherche Selon le
chronogr
/ Consultant de amme
l’étude Atelier de présentation de
résultats préliminaires
Le consultant produit le Après
rapport de l’analyse de l’analyse
Selon le données
Chargé de consultant
recherche Selon le
Rapport de l’atelier
chronogr
/ Consultant de de présentation des amme
l’étude résultats
préliminaires
Avec les agents du
Selon les TDRs service ROQ et le Selon les
service financier TDRs
Chargé de
recherche Atelier de présentation de
/ Consultant de
résultats finaux Trois
l’étude jours
après la
tenue de
l’atelier
Le consultant produit
Rapport de l’atelier le rapport en intégrant Après la tenue
de résultats finaux Selon le les observations en lien de l’atelier
Chargé de consultant avec les agents du
recherche service
/ Consultant de Selon le
l’étude chronogr
Faire la dissémination des résultats de amme
l’étude
Avec les agents du
Chargé de service ROQ et le
recherche service financier
/ Consultant de Selon les
Trois
l’étude TDRs
jours
Selon les TDRs après la
tenue de
l’atelier
Avec les agents du

Chargé de service ROQ et le

recherche service financier
/ Consultant de
l’étude
Selon le Après la tenue
consultant de l’atelier
Selon le
chronogr
amme
Le consultant produit
le rapport final en lien
avec les agents du
service
Selon les
termes de
Selon les TDRs référence
4.8.2. Cellule des normes et qualité

En collaboration avec la Direction Qualité du Cabinet du MFFE, cette cellule veille au respect des
procédures et normes afférentes aux missions du PN-OEV. A ce titre, elle a pour missions :
o Elaborer le manuel de procédure
o Réviser le manuel de procédure
o Suivre la mise en œuvre des procédures
CONCLUSION :
Le présent manuel de procédures vise à regrouper dans un document unique les démarches
normatives concernant la gestion administrative, financière et technique qui favoriseront l’atteinte des
objectifs du Programme National de prise en charge des Orphelins et Autres Enfants rendus
vulnérables du fait du VIH/sida. Il est le fruit de la contribution des agents du Programme. Aussi pour
un résultat à la mesure de l’enjeu, le Ministère de tutelle, le Ministère de la Femme, de la Famille et de
l’Enfant, à travers sa Direction de la Qualité, a accompagné le Programme dans l’élaboration de ce
manuel.
Par ailleurs, les différents services ont entièrement fourni la matière des procédures figurant en annexe
du présent document.

Aussi, partant du fait qu’aucune œuvre humaine n’est parfaite, la mise en œuvre des procédures
permettra d’en relever les imperfections et d’améliorer le document.

ANNEXES
ANNEXE 1 : Exemplaire de fiche de poste
Fiche de poste
IDENTIFICATION DU POSTE :
Intitulé du poste
IDENTITE DE L’AGENT
Nom-prénom
Statut, corps, catégorie, grade
PRESENTATION DU SERVICE
Mission principale du service

Composition du service (effectif)
Positionnement de l’agent dans
l’organigramme du service
MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE
Mission principale, raison d’être ou

finalité du poste
Missions et activités principales

du poste
Intérêts, contraintes, difficultés du

poste
COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE
72
Connaissances :
Profil du poste
Les « savoirs » :
Savoir-être :
Les « savoir-faire » :
Savoir-évoluer :
Date Signature du tenant du poste Signature du Chef de Service
73
74

Procedures Pnoev Avec Logigramme

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 Le Service Qualité en collaboration avec le service Suivi Evaluation élabore le

 L’EAQ est orientée par le guide et la grille d’évaluation de la qualité.

 L’EAQ produit un document des résultats de l’évaluation et des recommandations

 L’EAQ en collaboration avec le Secrétariat procédera à la diffusion des résultats de

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 Recrutement des personnes ressources

Etapes Description des tâches Responsabilité Période/Délai

Recruter la - Réceptionner toutes les candidatures - Responsable RH Un (1) mois

Manuel de procédures administratives, opérationnelles et financières du Programme National de prise 48

Intégrer la - Etablir le contrat de travail du nouvel agent -GRH

Etapes Description des tâches Responsabilité Période/Délai

Manuel de procédures administratives, opérationnelles et financières du Programme National de prise 48

1.2. Gestion de l’information

 Gestion de courriers entrants et sortants

Traiter les courriers - Vérifier la présence de la signature du Cabinet ou Deux (02)

Traiter les courriers entrants

Etapes Description des tâches Responsabilité Période / Délai

Faire circuler - Informer le Directeur/Coordonnateur Secrétaire Dès réception du

2.1. Organisation des réunions / ateliers

 Organisation des réunions du Programme (réunion de staff et autres réunions du