Montage Manuel de Procedures DV

REPUBLIQUE DU SENEGAL
UN PEUPLE - UN BUT – UNE FOI
MINISTERE DE LA SANTE ET DE L’ACTION SOCIALE
DIRECTION GENERALE DE LA SANTE
DIRECTION DE LA SANTE DE LA MERE ET DE L’ENFANT
DIVISION DE LA PLANIFICATION FAMILIALE
MANUEL DE PROCEDURES
DES STATISTIQUES
DES SERVICES DE
PLANIFICATION FAMILIALE
Février 2018
SOMMAIRE
PREFACE 4
REMERCIEMENTS 4
ABREVIATIONS ET SIGLES 5
CONTEXTE ET JUSTIFICATION 6
LA DEFINITION DES CONCEPTS 7
LES PROCEDURES 8
L’enregistrement des clientes 8
Les nouvelles acceptantes 8
Les anciennes acceptantes 8
La Gestion du fichier 8
Les Actives 8
Les Inactives 8
Les Attentes 8
L’élaboration des rapports 10
Le rapport mensuel des PPS 13
Les synthèses trimestrielles du District 14
Les synthèses trimestrielles de la région médicale 15
LE CIRCUIT DE L’INFORMATION 21
Le circuit traditionnel des rapports d’activités 21
MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE
2
LE SYSTEME DE CONTROLE DE DONNEES 22
Contrôle des nouvelles acceptantes d’un centre 22
Contrôle des nouvelles acceptantes du programme 22
Contrôle des actives 22
Globalement 22
Par méthode 22
Annexe I. Registre Planification Familiale (Contraception) 23
Annexe II. Registre de Consultation Générale 27
Annexe III. Registre PF du niveau Communautaire 29
Annexe IV. Les modèles de rapport 31
Annexe V. Formulaire de synthèse des données PF du niveau communautaire 36
Annexe VI. Changement de méthode : Centre de Santé 37
Annexe VII. Changement de méthode : Poste de Santé 38
Annexe VIII. Changement de méthode : Case de Santé 38
Annexe IX. Registre d’activité IEC/CCC 39
3
PREFACE
Le système d’information sanitaire est indispensable pour collecter et analyser les données. Il permet
le suivi et l’évaluation des activités par la mesure d’indicateurs pertinents, de connaître le niveau de
réalisation des activités et le degré d’atteinte des objectifs mais aussi, de situer les goulots d’étranglement
afin d’apporter les corrections nécessaires.
Cependant dans le domaine de la SRSE/PF, ce système a connu des insuffisances liées à la compréhension
des concepts, à la méthodologie de l’enregistrement, à la collecte et à l’exploitation des données. En outre,
il s’y ajoute le retard noté dans la transmission des rapports.
Par conséquent, la mesure de ces indicateurs exige des données correctes et fiables.
Ce manuel de procédures des statistiques des services de planification familiale a été révisé pour
harmoniser la définition des concepts, la collecte, l’analyse et la transmission des données PF.
Il devra servir de référence à l’ensemble des acteurs aussi bien les producteurs que les utilisateurs des
statistiques de planification familiale notamment les prestataires de services, les équipes cadres de
districts sanitaires et des régions médicales et les ONG.
Le Directeur de la Santé de la Mère et de l’ Enfant
REMERCIEMENTS
Nous remercions l’ensemble des acteurs du système de santé du Sénégal à tous les niveaux
pour les efforts fournis dans la révision de ce manuel de procédures statistiques de planification
familiale.
Nous adressons enfin des remerciements particuliers
• Aux membres de l’équipe restreinte qui ont contribué à la finalisation de ce
document,
• Aux Partenaires Techniques et Financiers qui ont soutenu ce processus dans toutes
ses étapes.
4
ABREVIATIONS ET SIGLES
ACS Acteur Communautaire de Santé
AI Auto-injection
ASBEF Association Sénégalaise pour le Bien-Être Familial
AVP Anneau Vaginal à Progestérone
CSE Cellule Suivi Evaluation
CSNPF Cadre Stratégique National de Planification Familiale
DIU Dispositif Intra Utérin
DPF Division de la Planification Familiale
DSISS Division du Système d’Information Sanitaire et Sociale
DSME Direction de la Santé de la Mère et de l’Enfant
DSRSE Direction de la Santé de la Reproduction et de la Survie de l’Enfant
FC Fichier communautaire
ICP Infirmier Chef de Poste
IEC/CCC Information Education et Communication/communication pour le changement de
comportement
IM Intra Musculaire (injection)
LT Ligature des Trompes
MAMA Méthode de l’Allaitement Maternel et de l’Aménorrhée
MJF Méthode des Jours Fixes
MLDA Méthode de Longue Durée d’Action
MSAS Ministère de la Santé et de l’Action Sociale
OMD Objectifs du Millénaire pour le Développement
ONG Organisation Non Gouvernementale
PANPF Plan d’Action National de Planification Familiale
PASME/ AFD Projet d’Appui de la Santé de la Mère et de L’Enfant
AFD Agence Française de Développement
PATH Program for Appropriate Technology in Health
PF Planification Familiale
PPS Point de Prestation de Services
PTF Partenaire Technique et Financier
RMS Rapport Mensuel de Stock
RTS Rapport Trimestriel de Stock
RV Rendez-Vous
SC Sous Cutanée (injection)
SIG Système d’Information à des Fins de Gestion
SRSE Santé de la Reproduction et de la Survie de l’Enfant
SSP Soins de Santé Primaires
5
I. Contexte et justification
La Planification Familiale (PF) constitue une stratégie reconnue mondialement comme étant une des
interventions disponibles les plus efficientes pour sauver des vies et améliorer la santé de la femme et
de l’enfant. Le Sénégal l’a adoptée et en a fait un choix de priorité stratégique pour une réduction rapide
de la mortalité maternelle et néonatale dans le cadre des Objectifs du Millénaire pour le Développement
(OMD). Ainsi, un premier Plan d’Action National (PANPF) a été élaboré et mis en œuvre durant la période
2012-2015 en s’appuyant sur la mobilisation générée par la conférence de Ouagadougou de 2011 autour
du thème : « Population, Développement et Planification Familiale en Afrique de l’Ouest francophone :
Urgence d’agir ».
La disponibilité de données statistiques des services de PF de qualité est indispensable pour un bon
suivi de la performance du programme. Même si des avancées significatives ont été faites en termes de
renforcement des capacités des prestataires, dans le domaine du management de l’information au niveau
des services, il n’en demeure pas moins que la qualité des données reste une contrainte majeure.
En effet, on note encore que les rapports d’activités PF sont souvent incomplets, n’arrivent pas à temps et
parfois les données sont erronées.
Malgré un manuel de procédures des statistiques de planification familiale disponible depuis Juillet 1997,
des insuffisances ont été identifiées dans la gestion du fichier PF notamment pour :
• Les procédures de collecte des informations pour renseigner les indicateurs ;
• La compréhension des concepts ;
• Les procédures d’élaboration des rapports d’activités PF et Rapports Trimestriels de Stock (RTS).
Ces insuffisances ont par ailleurs été confirmées lors des différentes revues régionales et nationales en PF
et des supervisions. Ces dysfonctionnements constatés au niveau de la gestion de l’information sanitaire
y compris la multitude des supports d’information non conformes posent le problème de la qualité des
données relatives à la PF et par conséquent ne facilitent pas une évaluation objective de la performance
du programme.
Au terme de ce premier plan, le Sénégal s’est lancé dans le processus d’élaboration d’un nouveau cadre
stratégique pour la période 2016-2020 dont le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre occupent une
place importante.
Face à cette situation, et eu égard aux défis importants, l’amélioration du processus de gestion de
l’information sanitaire relative aux services de PF est devenue une urgence pour un bon suivi des plans du
Cadre Stratégique National de la PF (CSNPF) 2016 - 2020.
A cet effet, la Direction de la Santé de la Mère et de l’Enfant (DSME) a procédé à la révision du manuel de
procédures des statistiques des services de Planification Familiale. Ce processus a nécessité la collaboration
étroite de la Division de la Planification Familiale (DPF), de la Cellule Suivi Evaluation (CSE), de la Division
du Système d’Information Sanitaire et sociale (DSISS) et des Partenaires Techniques et Financiers (PTF).
Ce manuel révisé va contribuer à une meilleure compréhension des concepts et des procédures de gestion
des données PF par les utilisateurs à tous les niveaux de la pyramide sanitaire.
6
I. LA DEFINITION DES CONCEPTS
- Cliente : toute personne qui sollicite une prestation de service en planification familiale ;
- Acceptante : toute cliente qui, par son consentement volontaire, utilise une méthode contraceptive
moderne ;
- Consultante : toute personne qui bénéficie d’une prestation donnée pour la première fois au cours
de la période de référence ;
- Consultation : prestation de service offerte par un agent de santé à une cliente ;
- Nouvelle dans la structure : toute acceptante qui pour la première fois bénéficie d’une méthode
contraceptive au niveau de la structure ;
- Ancienne dans la structure : acceptante qui a déjà utilisé une méthode contraceptive dans la
structure. Elle possède un numéro d’identification au niveau de la structure ;
- Nouvelle dans le programme : acceptante qui utilise pour la première fois une méthode
contraceptive moderne ;
NB : elle fait partie des nouvelles de la structure.
- Ancienne dans le programme : acceptante ayant déjà utilisé une méthode contraceptive moderne ;
- Attente : acceptante (nouvelle ou ancienne) qui, pour diverses raisons, (attente des prochaines
règles, bilan à effectuer, rupture de stock…) n’a pas pu recevoir la méthode qu’elle a choisie ;
Elle reçoit en général une autre méthode temporairement ;
- Active : toute acceptante couverte par une méthode contraceptive moderne au moment de
l’élaboration du rapport d’activité ;
- Inactive : toute acceptante qui n’est pas couverte par une méthode contraceptive moderne au
moment de l’élaboration du rapport d’activité ; Ces inactives sont composées des abandons et des
arrêts :
• Arrêt : acceptante qui interrompt l’utilisation d‘une méthode contraceptive moderne pour
désir de grossesse ;
NB : Le prestataire doit en être informé.
• Abandon : acceptante qui interrompt l’utilisation de toute méthode contraceptive moderne
pour une raison autre que le désir de faire un enfant.
NB : la femme peut revenir ou ne pas revenir dans la structure.
- Changement de méthode : acceptante qui abandonne une méthode moderne au profit d’une
autre ;
- Echec : survenue d’une grossesse pendant l’utilisation correcte d’une méthode contraceptive
moderne ;
- Rejet : expulsion partielle ou totale d’un DIU, d’implant (s) ou d’un anneau vaginal ;
- Retrait : extraction d’un DIU ou d’Implant (s) ;
- PPS fonctionnel : point de prestation de service disposant de personnel formé, d’équipements et
de produits nécessaires à la prestation de service ;
NB : Produits nécessaires sont les différentes méthodes contraceptives, les kits d’insertion et de retrait
d’implant (s) et de DIU, les consommables et le matériel de prévention des infections et protection de
l’environnement (PIPE).
7
II. LES PROCEDURES
1) L’enregistrement des clientes
Toute cliente reçoit d’abord un numéro d’ordre séquentiel mensuel correspondant au nombre de
consultations effectuées au niveau du point de prestation de services.
NB : le numéro d’ordre commence par 1 au début de chaque mois pour faciliter l’élaboration des rapports.
a. La nouvelle acceptante : elle reçoit un numéro d’identification séquentiel annuel. Ce numéro est attribué
suivant l’ordre d’enregistrement des clientes recrutées depuis le début et les deux derniers chiffres de
l’année.
Exemple : 1/17 pour la première nouvelle acceptante de l’année 2017, 100/17 pour la centième…
NB : Le numéro d’identification est inscrit en rouge au niveau du registre PF. Il est conservé de manière
définitive dans la structure. Il n’est attribué que lorsque la cliente reçoit la méthode choisie au niveau de
la structure.
Parmi ces nouvelles acceptantes on distingue :
• Les « nouvelles dans le programme », ce sont celles qui n’ont jamais utilisé une méthode
contraceptive moderne
• Les « anciennes dans le programme » ce sont celles qui proviennent des autres PPS.
L’ensemble de ces nouvelles constituent les nouvelles de la structure.
b. Les anciennes acceptantes :
Elles ont déjà un numéro d’identification qui sera inscrit dans la colonne prévue à cet effet. Elles reçoivent
un numéro d’ordre mensuel chaque fois qu’elles reviennent. Cela correspond à des consultations.
Anciennes acceptantes qui changent de structure :
• Les clientes sous méthode de courte durée d’action (MCDA) qui changent de PPS, reçoivent
un nouveau numéro d’identification séquentiel annuel dans la nouvelle structure. Cette
action est immédiate pour les méthodes de courte durée d’action.
• Les clientes sous Méthode de Longue Durée d’Action (MLDA) qui proviennent d’autres PPS, ne
recevront un numéro d’identification qu’au bout de deux ans après leur dernier rendez-vous.
Elles ne seront comptabilisées ni dans les actives ni dans les inactives durant cette période
(mettre leurs fiches à l’écart durant la période). C’est à partir de 2 ans après le dernier
rendez-vous de la structure de provenance qu’elles seront considérées comme actives de la
structure.
Recommandations : lire attentivement les instructions de remplissage des registres (voir Annexe1).
2) La gestion du fichier
Les actives : les fiches des clientes sont classées dans des chemises selon la méthode, l’année et le mois
de rendez-vous (mam) : Pilules, Injectables, DIU, Implant à une capsule ou deux capsules, Méthode des
Jours Fixes (MJF), Condoms, Anneau Vaginal à Progestérone (AVP), Méthode de l’Allaitement Maternel et
de l’Aménorrhée (MAMA).
Seules les fiches des clientes qui sont venues à leur RV sont déplacées à l’année et au mois de RV.
S’agissant des clientes qui n’ont pas honoré leur RV, leur fiche ne sera pas déplacée.
Les inactives : elles concernent les femmes qui n’ont pas répondu à leur rendez-vous et qui ne sont plus
couvertes par une méthode. Les fiches restent dans la chemise du mois de rendez-vous. Dans la chemise
des inactives, les arrêts et les abandons sont classés dans des sous-chemises.
8
Les inactives font l‘objet d’un inventaire physique du fichier. Ces inactives sont gérées par année, c’est-
à-dire les inactives d’une année finissante sont toutes archivées et n’entrent pas dans les inactives de
l’année suivante.
On compte toutes les inactives, méthode par méthode, de janvier à la période de l’élaboration du rapport.
C- Les attentes : elles sont classées dans des chemises différentes en dehors du fichier suivant la méthode
choisie. Les clientes en attente ne seront comptabilisées ni parmi les actives ni parmi les inactives si elles
ne reviennent pas.
Recommandations
- Lire les instructions de remplissage mentionnées sur la première page avant toute utilisation d’un
registre PF, et s’y conformer ;
- Remplir le registre PF et les fiches de consultation PF de façon exhaustive ;
- Marquer sur la première page de la fiche de consultation et sur la carte de rendez-vous la méthode
utilisée et la date d’insertion pour les MLDA ;
- Indiquer sur la fiche PF les changements de méthode par une flèche allant de la méthode
abandonnée vers la nouvelle méthode acceptée ;
- Noter la date de RV (jour/mois/année) sur la fiche de consultation et sur la carte de rendez-vous,
les changements de méthode et/ou les réinsertions ;
- Agrafer la fiche principale et les fiches secondaires d’une même cliente.
3) La gestion du fichier communautaire
Classement du fichier communautaire (Source Registre PF de la case) :
Classement d’une nouvelle acceptante du programme
⁻ Inscrire en rouge son numéro d’identification sur le ticket ;
⁻ Placer le ticket écrit en rouge dans le carré correspondant à la méthode choisie et au mois en cours ;
⁻ Inscrire ce même numéro en bleu sur un autre ticket et le placer dans le carré correspondant à la
méthode choisie et au mois du prochain rendez-vous.
Classement d’une ancienne cliente dans le programme et nouvelle dans la case :
⁻ Inscrire en bleu son numéro d’identification sur le ticket ;
⁻ Placer le ticket écrit en bleu dans le carré correspondant à la méthode choisie et au mois du
prochain rendez-vous.
Classement d’une cliente active :
⁻ Si la cliente vient à son rendez-vous et conserve sa méthode, déplacer son ticket écrit en bleu et le
placer dans le carré correspondant à la méthode choisie et au mois du prochain rendez- vous.
Classement d’une cliente inactive:
⁻ Si la cliente ne vient pas à son rendez-vous du mois en cours, son ticket écrit en bleu est remplacé
par un nouveau ticket écrit en noir ou en marron selon qu’elle ait abandonné ou arrêté avant de
l’archiver.
NB : Les tickets écrits en bleu remplacés par ceux écrits en noir ou en marron doivent être gardés pour être
réutilisés si la cliente revient pour bénéficier d’une méthode.
9
Classement d’une cliente qui a abandonné
- Réinscrire son numéro d’identification en noir sur un autre ticket ;
- Enlever le ticket écrit en bleu placé au mois d’abandon selon la méthode puis l’archiver au bas du
fichier ;
- Remplacer le ticket écrit en bleu par celui écrit en noir.
Classement d’une cliente qui a arrêté́ :
- Réinscrire son numéro d’identification en marron sur un autre ticket ;
- Enlever le ticket écrit en bleu placé au mois d’arrêt selon la méthode puis l’archiver au bas du fichier ;
- Remplacer le ticket écrit en bleu par celui écrit en marron.
Classement d’une cliente qui a changé de méthode
⁻ Réinscrire son numéro d’identification en vert sur un nouveau ticket et le placer dans le carré de
l’ancienne méthode utilisée et le mois du changement ;
⁻ Déplacer le ticket écrit en bleu dans le carré correspondant à la nouvelle méthode choisie et au
mois du prochain rendez-vous.
NB : Sur tous les tickets, inscrire la première lettre de la méthode choisie quel que soit le statut de la cliente.
4) L’élaboration des rapports
a. Le rapport mensuel Hôpital, Centre de Santé et Poste de Santé
INFORMATIONS DEMANDEES SOURCES PROCEDURES
- Compter dans la colonne 3 le nombre de croix
(X) dans la sous- colonne ‘’OUI ‘’ des nouvelles du
1- Nouvelles Acceptantes du programme, suivant la méthode
Registre PF
Programme
- Porter le nombre dans la case correspondante du
rapport PF
-Compter, suivant la méthode, le nombre de numéros
2- Nouvelles Acceptantes de la inscrits dans la colonne 2 ‘’Nouvelles ‘’
Registre PF
structure - Porter ce nombre dans la case correspondante du
rapport PF
- Compter toutes les fiches des clientes dont le RV
se situe au-delà du mois pour lequel on élabore le
rapport
3- Actives Pilules Fichier PF
rapport PF
- Compter toutes les fiches des clientes sous pilules

recensées pour arrêt et abandon depuis le début de
l’année jusqu’au moment de l’élaboration du rapport
4 Inactives Pilules Fichier PF de l’année en cours.
rapport PF
10
se situe au-delà du mois pour lequel on élabore le
5 Actives Injectables
Fichier PF rapport
(IM, SC et AI) et AVP
rapport PF
- Compter toutes les fiches des clientes recensées
pour arrêt et abandon depuis le début de l’année
6 Inactives Injectables jusqu’au moment de l’élaboration du rapport de
Fichier PF l’année en cours.
(IM, SC et AI) et AVP
rapport PF
7 Actives MJF ou Collier du cycle, se situe au-delà du mois pour lequel on élabore le
MAMA, Condom F Fichier PF rapport
et M et/ou Spermicides - Porter le nombre dans la case correspondante du
rapport PF
- Compter toutes les fiches des clientes recensées
pour arrêt et abandon depuis le début de l’année
8 Inactives MJF ou Collier du jusqu’au moment de l’élaboration du rapport de
cycle, MAMA, Condom F et M Fichier PF l’année en cours.
et/ou Spermicides
rapport PF
- Compter toutes les fiches des clientes porteuses
de DIU dont la date du dernier rendez-vous remonte
à moins de 2 ans et/ou la durée d’action n’est pas
9. Actives DIU Fichier PF dépassée (inférieure ou égale à 13 ans)
rapport PF
- Compter toutes les fiches des clientes
dont la date du dernier rendez-vous remonte à plus
de 2 ans ou qui portent un DIU dont la durée d’action
10. Inactives DIU Fichier PF est dépassée (supérieure à 13 ans) ou qui ont retiré
leur DIU durant l’année en cours.
rapport PF.
- Compter les fiches des clientes
porteuses d’implants dont l’insertion remonte à
11. Actives implants à deux moins de 4 ou 5 ans selon le poids* et dont le dernier
Fichier PF
capsules rendez-vous remonte à moins de 2 ans.
rapport PF
11
- Compter toutes les fiches des clientes dont la durée
d’action de l’implant est dépassée (plus de 4 ou 5
ans selon le poids*) ou dont le dernier rendez-vous
12. Inactives implants à deux remonte à plus de 2 ans ou ont retiré leurs implants
Fichier PF
capsules durant l’année en cours.
rapport PF
- Compter les fiches des clientes porteuses d’implants
dont l’insertion remonte à moins de 2 à 3 ans selon
13. Actives implant à une l’Indice de Masse Corporelle (IMC)* * et dont le
Fichier PF dernier rendez-vous remonte à moins de 2 ans.
capsule
rapport PF
- Compter toutes les fiches des clientes dont la durée
d’action de l’implant est dépassée (plus de 2 à 3 ans
selon l’IMC) ou dont le dernier rendez-vous remonte
14. Inactives implant à une à plus de 2 ans ou ont retiré l’implant durant l’année
Fichier PF
capsule en cours.
rapport PF
- Compter toutes les fiches des clientes ayant eu une
15. Actives Ligature des Ligature des Trompes (LT) ***
Fichier PF
Trompes (LT) - Porter le nombre dans la case correspondante du
rapport PF
- Compter parmi les inactives celles qui ont
interrompu l’utilisation de toute méthode
contraceptive moderne pour une raison autre que
16. Les Abandons Fichier PF le désir de grossesse et celles qui ne se sont pas
présentées à leur RV
rapport PF
- Compter parmi les inactives celles qui ont
17. Arrêt Fichier PF interrompu l’utilisation de toute méthode
contraceptive moderne pour un désir de grossesse.
*Pour implant à 2 capsules

-Si le poids est < 80 kilos : la méthode couvre pendant 5 ans
-Si le poids est > 80 kilos : la méthode couvre pendant 4 ans
**Pour les clientes sous implants à 1 capsule calculer à chaque visite de suivi l’Indice de Masse Corporelle
(IMC) = poids / (taille)²
- Si : IMC ≥ 30 : la méthode couvre pendant 2 ans
- Si : IMC < 30 : la méthode couvre pendant 3 ans
***Pour les clientes sous ligature des trompes, ne retirer leur dossier du fichier qu’au bout de 10 ans.
12
- Compter le nombre de clientes
ayant changé de méthode.
18- Changements de méthode Registre PF
- Porter le nombre dans la case
correspondante du rapport PF
-Prendre le dernier numéro
d’ordre pour chaque type
de consultation et porter ce
Registres de consultation nombre au niveau de la ligne
19 - Consultations correspondante du rapport.
générale
- La somme de ces chiffres donne
le nombre total de consultations
dans la structure
Registre PF
20- RMS Voir maquette RMS
Fiches de Stock
- Pour chacune des techniques
utilisées, recenser les différents
thèmes abordés, le nombre de
fois qu’ils l’ont été, le nombre
21 - Activité IEC Registre IEC d’hommes, de femmes et
d’ados/jeunes touché (e)s.
- Porter ces nombres dans
les cases correspondantes du
rapport.

b : Le rapport mensuel de la case de Santé
La collecte des données consiste à faire le décompte des 6 catégories de clientes durant le mois qui vient
de finir (mois passé).
Compter le nombre de « oui » dans la colonne
1. Nouvelles dans le programme Registre PF « Nouvelle dans le programme » du mois objet
du rapport
-Compter, suivant la méthode, le nombre de
numéros inscrits dans la colonne 2 ‘’Nouvelles ‘’
Registre PF
2- Nouvelles Acceptantes de la - Porter ce nombre dans la case correspondante
structure du rapport PF
Fichier Compter le nombre de tickets écrits en rouge du
Communautaire mois objet du rapport
Compter le nombre de tickets écrits en bleu
se trouvant à droite du mois qui correspond
Fichier
2. Actives à la période objet du rapport pour toutes les
Communautaire
méthodes au moment de l’élaboration du
rapport.
Compter dans le fichier le nombre de tickets
Fichier
3. Inactives écrits en marron et en noir de janvier jusqu’au
Communautaire
mois de l’élaboration du rapport.
13
Compter sur le fichier le nombre de tickets écrits
Fichier
4. Abandon en noir de janvier jusqu’au mois de l’élaboration
Communautaire
du rapport.
Compter sur le fichier le nombre de tickets
Fichier
5. Arrêt écrits en marron de janvier jusqu’au mois de
Communautaire
l’élaboration du rapport
Fichier Compter le nombre de tickets écrits en vert au
6. Changement de méthode
Communautaire moment de l’élaboration du rapport
NB : A la fin de chaque année :

• Seules les actives vont figurer dans le fichier de l’année en cours.
• Les tickets des nouvelles dans le programme, actives, inactives, arrêts et abandons archivés
seront classés par méthode.
• Les tickets des nouvelles (écrits en rouge), des arrêts et des abandons (écrits en noir et
marron) seront détruits pour éviter toutes confusions
C. Les synthèses trimestrielles du district
- Faire le cumul selon la méthode du nombre de
Rapports mensuels nouvelles acceptantes du programme contenu
1. Nouvelles acceptantes du PPS (public, privé, dans les rapports mensuels de tous les PPS de la
programme parapublic, niveau zone pour les trois mois du trimestre considéré.
communautaire, …) - Porter dans les cases correspondantes du
rapport les nombres obtenus
- Prendre le rapport du dernier mois du
Rapports mensuels trimestre au niveau de tous les PPS et faire le
PPS (public, privé, cumul des actives selon la méthode.
2. Actives
parapublic, niveau
communautaire,…) - Porter sur le rapport les nombres obtenus par
méthode
PPS (public, privé, cumul des inactives selon la méthode.
3. Inactives
parapublic, niveau
communautaire,…) - Porter sur le rapport les nombres obtenus par
méthode
PPS (public, privé, cumul des abandons selon la méthode.
4. Abandons
parapublic, niveau
communautaire,…) - Porter sur le rapport les nombres obtenus
par méthode
Rapports mensuels - Faire le cumul des changements de méthodes
PPS (public, privé, sur les trois mois selon la méthode abandonnée
5. Changements de méthode parapublic, niveau et la nouvelle méthode choisie
communautaire,…) - Porter dans les cases correspondantes du
rapport les nombres obtenus
14
Rapports mensuels
6. Rapport trimestriel de stock PPS (public, privé, Voir tableau synthèse District
(RTS) parapublic, niveau (Voir annexe n° ?)
communautaire,…)
Calculer le nombre réalisé/ prévu
- Pour chacune des activités IEC réalisées :
causerie, entretien individuel, focus groupe,
VADI, Visite au Lieu de Travail (VALT),
mobilisation sociale, counseling, dialogue
Rapports mensuels communautaire, activités média, caravane de
PPS (public, privé, sensibilisation, plaidoyer ;
7. Activité IEC
parapublic, niveau
communautaire, …) - Pour chacune de ces activités , préciser : le
thème, le nombre d’hommes, de femmes,
d‘adolescent (e)s et de jeunes touchés
(tranches d’âge et sexe à déterminer)
- Porter sur le rapport les nombres obtenus par
activité
Rapports mensuels - Faire le cumul du nombre de consultations
PPS (public, privé, inscrit en PF sur l’ensemble des PPS de la zone
8. Consultations et sur les trois mois.
parapublic, niveau
communautaire,…) - Porter sur le rapport le nombre obtenu

D. Les synthèses trimestrielles de la région médicale
1. Nouvelles acceptantes du Rapports Trimestriels Faire le cumul des nouvelles acceptantes par
programme des Districts méthode de tous les districts
2. Actives toutes méthodes Rapports Trimestriels Faire le cumul des actives par méthode de tous
confondues des Districts les Districts
3. Inactives toutes méthodes Rapports Trimestriels Faire le cumul des inactives par méthode de
confondues des Districts tous les Districts
Rapports Trimestriels Faire le cumul des abandons par méthode de
4. Abandons
des Districts tous les districts
Rapports Trimestriels Faire le cumul des Arrêts par méthode de tous
5. Arrêts
des Districts les districts
Rapports Trimestriels Faire le cumul des changements de méthode
6. Changements de méthode
des Districts par méthode de tous les districts
Rapports Trimestriels Pour chacune des techniques utilisées, faire le
7. Activité IEC
des Districts cumul des données des rapports des districts
Rapports Trimestriels Faire le cumul des consultations de l’ensemble
8. Consultations
des Districts des Districts (les trois derniers Mois)
9. R.T.S RTS Districts Se référer à la maquette District
15
Rapport Mensuel de Stock (RMS)
STRUCTURE : PPS de
Date du rapport mensuel : Rempli par :
Mois de :
Nbre de Observation
Méthode de Stock de Quantité Quantité SDU fin de
pertes jours de justificative
contraception Début (SDU) reçue consommée période
rupture des pertes
PILULES
Microgynon
(cycle)
Microlut (cycle)
Autres
DIU
TCU 380A
Autres
PRESERVATIFS
Préservatif Masculin
(unités) Féminin
INJECTABLES
Dépo-prov, (unité)
Sayana Press
Autres
IMPLANTS
Jadelle (jeu)
Implanon
classique (jeu)
NXT IMPLANON
(jeu)
Autres
MJF
Collier du cycle
(unité)
CU
Norlevo
Autres
AVP
Anneau vaginal à
progestérone
Autres
16
a. Le rapport mensuel de stock Hôpital, Centre de Santé et Poste de Santé
(PPS)
1. Stock de Début Utilisable C’est le stock physique à la fin du mois précédent
Fiches de Stock
(SDU) après inventaire
C’est la quantité totale reçue de la part de
2. Quantité reçue Fiches de Stock
l’opérateur (le distributeur au niveau des PPS)
C’est la quantité totale distribuée aux client(e)s
3. Quantité consommée Fiches de Stock
au cours du mois
C’est la quantité totale des produits périmés,
4. Pertes Fiches de Stock
dégradés, détériorés, volés, cassés
C’est le stock physique disponible à la fin du
5. SDU fin de période Fiches de Stock
mois après l’inventaire
C’est le nombre de jour où le produit n’existe
6. Nombre de jours de rupture Fiches de Stock
pas
7. Observation justificative des
Fiches de Stock Préciser les causes des pertes
pertes
17
Rapport Trimestriel de Stock (RTS)

STRUCTURE : PPS de
Date du rapport mensuel : Rempli par :
Mois de :
Nbre de Observation
Méthode de Stock de Quantité Quantité SDU fin de
pertes jours de justificative
contraception Début (SDU) reçue consommée période
rupture des pertes
PILULES
Microgynon
(cycle)
Microlut (cycle)
Autres
DIU
TCU 380A
Autres
PRESERVATIFS
Préservatif Masculin
(unités) Féminin
INJECTABLES
Dépo-prov, (unité)
Sayana Press
Autres
IMPLANTS
Jadelle (jeu)
Implanon
classique (jeu)
NXT IMPLANON
(jeu)
Autres
MJF
Collier du cycle
(unité)

b. Le rapport trimestriel de stock au niveau du District (synthèse des RMS des PPS)
1. Stock de Début Utilisable Faire le cumul des stocks de début inventoriés
RMS des PPS
(SDU) des PPS
2. Quantité reçue RMS des PPS Faire le cumul des quantités reçues des PPS
Faire le cumul des quantités consommées des
3. Quantité consommation RMS des PPS
PPS
4. Taux de perte RMS des PPS Faire le cumul des quantités perdues des PPS
18
Faire le cumul des quantités disponibles et
5. SDU fin de période RMS des PPS
utilisables (SDU) inventoriés des PPS
(Nombre de PPS ayant eu une rupture de stock
6. Taux de rupture d’au moins une méthode / Nombre total de
RMS des PPS
(en pourcentage) PPS qui ont envoyé leur rapport durant la
période)*100
7. Observation justificative des
RMS des PPS Préciser les causes des pertes
pertes

L’inventaire est obligatoire pour tous les PPS
III. LES INDICATEURS DE SUIVI ET D’EVALUATION :

Cf Matrice des indicateurs en Planification Familiale
SOURCES/NIVEAU PERIODICITE DE
INDICATEURS DEFINITION MODE DE CALCUL
DE COLLECTE COLLECTE
1. Pourcentage Nombre actuel Nombre ⁻ Fichier PF Trimestrielle
d’utilisatrices par d’utilisatrices d’utilisatrices ⁻ Objectif régional Semestrielle
rapport à l’objectif de méthodes de méthodes assigné Annuelle
du Plan PF modernes de modernes de
contraception contraception
divisé par Objectif
régional total
attendu
2. Taux de Pourcentage de Nombre total des - EDS Continu Trimestrielle
Prévalence la population actives divisé par Fichier PF Semestrielle
Contraceptive cible utilisant les FAR annuelles Annuelle
une méthode X100
contraceptive
moderne
3. Pourcentage C’est le Nombre Fichier PF Trimestrielle
d’utilisatrices PF nombre actuel d’utilisatrices Semestrielle
d’utilisatrices de méthodes Annuelle
de méthodes modernes de
modernes de contraception
contraception divisé par FAR X
100
4. Nombre Toutes les femmes Faire le décompte Registres Mensuelle
de nouvelles qui ont utilisées de toutes les Rapport d’activité
utilisatrices dans pour la première nouvelles dans le
le programme fois une méthode programme
contraceptive
19
5. Nombre Toutes les Toutes les Fichier PF Mensuelle
d’actives acceptantes acceptantes Rapport d’activité
couvertes par ayant répondu à
une méthode leur rendez-vous
contraceptive au moment de
au moment de l’élaboration du
l’élaboration du rapport
rapport
6. Nombre Toutes les Faire le décompte Fichier PF Mensuelle
d’inactives acceptantes non de toutes les Rapport d’activité
couvertes par acceptantes
une méthode n’ayant pas
contraceptive répondu à leur
au moment de rendez-vous
l’élaboration du au moment de
rapport l’élaboration du
rapport
7. Taux de C’est le Nombre de Registre PF Mensuelle
recrutement pourcentage nouvelles Rapport d’activité
de nouvelles acceptantes du
acceptantes du programme divisé
programme par par FAR X100
rapport à la cible
PF
8. Taux d’abandon C’est la proportion Nombre Fichier PF Mensuelle
d’acceptantes qui d’acceptantes qui Rapport d’activité
ont interrompu ont arrêté toute
toute utilisation contraception
de méthodes pour une raison
contraceptives autre que le désir
pour une raison de grossesse
autre que le désir divisé par total
de grossesse acceptantes X100
10. Nombre de Quantité de Quantité totale - Registre de Annuelle
couple- Année produit consommé de produits consultation PF
Protection par un couple consommés par - Fiches de stock
durant une année les client(e)s au
cours d’une année
multipliée par
le coefficient de
conversion pour
chaque méthode

20
Les coefficients de conversion sont :
- Pour la pilule : 0,0666 (1/15)
- Pour l’injectable : 0,25 (1/4)
- Pour le DIU : 4,6
- Pour les Implants 5ans : 3,8
- Pour les implants 3ans : 2,5
- Pour le condom : 0,0083 (1/120)
- Pour le spermicide : 0,0067
- Pour les CU : 0,05
IV. LE CIRCUIT DE L’INFORMATION

1. Le circuit des rapports d’activités ;
L’information doit partir de la base vers le sommet en passant par les niveaux intermédiaires :
• Des Cases de Santé vers le Poste de Santé qui les polarise,
• Des Hôpitaux, Centres de santé, et Postes de Santé (y compris les structures privées et
parapubliques) vers le District Sanitaire dont ils dépendent ;
• Des Districts Sanitaires vers la région médicale;
• Des Régions Médicales vers la DSISS.
C’est à ce niveau du système que doit s’effectuer la diffusion de l’information en direction des autres
utilisateurs.
En cas de retard constaté à un niveau dans l’envoi des rapports, conformément aux délais fixés, le niveau
supérieur immédiat peut venir en appui.
Le circuit de l’information comprend également la rétro-information qui partira du niveau supérieur vers
le niveau inférieur immédiat. Cette rétro-information se fait immédiatement et à l’occasion des réunions
de coordination, des audits de la qualité des données, des revues et des supervisions.
Les réunions de coordination sont mensuelles au niveau du district, trimestrielles au niveau régional et
semestrielles au niveau national.
Les supervisions également se font par niveau. (voir annexe X)
2. Le Circuit de l’information
Méthodologie de remplissage du DHIS2
Dans la plateforme DHIS2, les PPS sont appelés « unités d’organisation » quel que soit leur type :
Hôpitaux, Centres de Santé, Postes de Santé, autres points de prestations de services de planification
familiale (public, privé, confessionnels, entreprises, parapublic, communautaire, ONG, etc.). Chaque unité
d’organisation saisit son rapport mensuel d’activités et la plateforme est paramétrée pour agréger les
données. Le médecin chef est chargé avec son équipe de veiller à la qualité des données saisies par chaque
PPS. La plateforme lui permet d’y accéder directement et de faire les analyses nécessaires (complétude,
promptitude, respect des règles de validation…).
21
V. LE SYSTEME DE CONTROLE DE DONNEES
Le contrôle de la fiabilité des données constitue un élément d’une grande importance dans un système
d’information. L’information fournie doit être fiable, particulièrement les données de base collectées au
niveau des points de prestation de service. Les données contenues dans les synthèses des districts ou des
régions ne sont que des compilations.
Par ailleurs, un enregistrement correct des clientes, un bon classement des fiches et une gestion quotidienne
des fichiers constituent des garanties pour une bonne qualité des données. La supervision régulière de ces
éléments doit être le principal pilier du système de contrôle.
1) Contrôle des nouvelles acceptantes d’un centre
L’ensemble des nouvelles acceptantes d’un centre sur une période donnée est égal à « 1 » plus la première
partie du dernier numéro d’identification attribué au cours de la période à laquelle on retranche la première
partie du premier numéro d’identification attribué au cours de la même période.
Exemple : nous élaborons le rapport du 2éme trimestre2017; le premier numéro d’identification attribué
au cours de la période est 132/17 et le dernier numéro d’identification attribué est 154/17.
Si NA représente le nombre de nouvelles acceptantes du centre, nous avons :
NA = (154 – 132) + 1 = 23
Ce nombre doit correspondre à la somme des nouvelles acceptantes décomptées par méthode.
Contrôle des nouvelles acceptantes du programme
Deux types de contrôle peuvent être effectués à ce niveau :
- Le nombre de nouvelles acceptantes du programme doit toujours être inférieur ou égal au nombre
de nouvelles acceptantes de la structure pour chaque méthode et pour l’ensemble des méthodes ;
- Le nombre total de nouvelles acceptantes du programme doit être égal au nombre de croix figurant
dans là sous colonne ‘Oui’ de la colonne ‘’Nouvelles dans le Programme ‘’.
2) Contrôle des actives
a) Globalement
Entre deux instants t et t+1 d’une même année, l’ensemble des actives est modifié par l’entrée de nouvelles
acceptantes, la sortie d’inactives, et éventuellement le retour d’inactives des années précédentes (cf
annexe X).
b) Par méthode
Entre deux instants t et t+1 d’une même année, l’ensemble des actives est modifié par l’entrée de nouvelles
acceptantes, la sortie d’inactives, éventuellement le retour d’inactives des années précédentes.
Il faudra tenir compte des changements de méthode en plus ou en moins.
3). Les modèles de registre
Il existe deux registres pour le suivi des activités PF : le registre de Planification Familiale (contraception)
et le registre de consultation générale prenant en compte tous les aspects de la Santé de la Reproduction
y compris les deux autres composantes de la planification familiale que sont la prise en charge des IST/
VIH/SIDA et la prise en charge de l’infécondité/infertilité.
22
ANNEXE I : REGISTRE DE PLANIFICATION FAMILIALE (contraception)
INSTRUCTIONS DE REMPLISSAGE DES COLONNES

1. Un numéro d’ordre séquentiel mensuel est attribué à toute femme consultante.
2. Porter le numéro d’identification de l’acceptante sous la colonne Nv (Nv = nouvelle dans la
structure)
Exemple : le numéro d’identification est 1/17 pour la première femme de l’année 2017)
Porter le numéro d’identification d’une ancienne acceptante sous la colonne Anc (Anc = ancien)
Exemple : la 21eme femme de l’année 2017 qui vient en consultation en 2018 conservera son
numéro d’identification qui est 21/17 et qui sera inscrit dans la colonne Anc.
3. Demander si c’est la première fois que la personne entre dans le programme national de PF et
mettre une croix dans la colonne appropriée
(question à poser seulement aux nouvelles dans la structure sanitaire)

NB : si la cliente n’est pas nouvelle dans le programme, cocher la sous colonne du « non » ;
4. Porter le prénom et le nom de l’acceptante.
5. Mentionner l’âge de l’acceptante.
6. Mentionner l’adresse la plus précise possible et le numéro de téléphone : Domicile (rue et n°.. ou
s/c de …) quartier, ville, village et numéro de téléphone
7. Cocher « oui » la case de la colonne si la cliente bénéficie d’une méthode PF à la suite d’un
avortement dans les Sept jours. Si ce n’est pas le cas, cocher « non »
8. Dans la conlonne post partum, cocher la case « immédiat » si la cliente bénéficie d’une méthode
PF dans les quarante huit heures (48 H) après l’accouchement ;
si ce n’est pas le cas jusqu’à quarante deux jours après l’accouchement cocher la case « tardif ».
9. Porter dans la colonne correspondante :
a) Pour la pilule : le nombre de plaquettes distribuées par type de pilule (Pilule Progestative «
PP », Pilule Oestroprogestative « POP »)
b) Pour le DIU : I pour insertion, R pour retrait, R/I pour retrait puis réinsertion de DIU et C
pour contrôle
c) Pour les Injectables : cocher la case correspondante pour :
• IM pour l’offre du dépo en intra musculaire
> SC (sous cutanée): deux cas de figures peuvent se présenter :
• Cocher la case correspondante si la méthode est offerte à la cliente par le prestataire
• Cocher la case correspondante si la méthode est prise par la cliente en auto injection
d) Pour les implants : deux cas de figures peuvent se présenter :
• Mentionner dans la case correspondante à « 1 capsule » :
Exemple :
Si une capsule égale un Implanon : remplir de la façon suivante
23
> I/I pour insertion Implanon, R/I pour retrait Implanon, R/I/I pour retrait puis réinsertion d’Implanon et
C/I pour contrôle Implanon
• Mentionner dans la case correspondante à « 2 capsules » :
Exemple :
Si deux capsules égale Jadelle : remplir de la façon suivante
> I/J pour insertion Jadelle, R/J pour retrait Jadelle, R/I/J pour retrait puis réinsertion Jadelle et C/J pour
contrôle Jadelle
e) Pour l’Anneau Vaginal à Progestérone : cocher la case correspondante pour les clientes qui
ont opté pour la méthode
f) Pour le condom masculin (préservatif) : préciser la quantité livrée
g) Pour condom féminin (Fémidon) : préciser la quantité livrée
h) Pour la CU : indiquer le type de produit utilisé
i) Pour les autres méthodes naturelles : mettre MAMA (pour Méthode de l’Allaitement
Maternel et de l’Aménorrhée), MJF (pour la Méthode des Jours Fixes) ou autres méthodes
naturelles (à préciser)
j) Autres à préciser : Exemple : Contraception Chirurgicale Volontaire (CCV) ; etc…
10. Mentionner dans la colonne correspondante la raison de la visite :
a. S’il s’agit d’un arrêt, indiquez la méthode abandonnée dans là sous colonne arrêt,
b. S’il s’agit de changement de méthode indiquer l’ancienne méthode dans la colonne
changement et la nouvelle méthode dans la colonne approvisionnement
c. Mentionner le bilan effectué
d. Mentionner toute les informations complémentaires utiles liées à l’arrêt de la méthode
11. Préciser les effets indésirables et les complications
12. Préciser le service additionnel « SAD » : Mentionner le besoin pris en charge et le rendre visible
par le symbole « SAD » ajouter après le « SAD » la porte d’entrée qui a permis le recrutement
Exemple : si la porte d’entrée est la vaccination écrire SAD/PEV
13 .Mentionner les observations complémentaires utiles :
Si orienté(e) : indiquer le numéro de la fiche de liaison et le service récepteur et faire la proposition du
test de dépistage VIH à la femme ; mettre P si test proposé, A si accepté ,R si réalisé et ne pas oublier
l’Identification Systématique des Besoins de la Cliente (ISBC)
24
REGISTRE DE PLANIFICATION FAMILIALE
9
1 2 3 4 5 6 7 8
Méthode et approvisionnement
Post
Nouvelle
Numéro avortement Post- Méthode
dans le Pilules
/ Année Adresse (dans les partum naturelle
Implant
programme
Injection
N° Prénoms exacte sept jours)
Age
Ordre et Nom et n°
de Tél.
Nv Anc Oui Non SC
Autres à
DIU CU
préciser
IM
Oui Non PP POP
Tardif
Immédiat
Offre par
Prestataire
Auto injection
par cliente
1 capsule
2 capsules
Anneau vaginal à Progestérone
Condom masculin
Condom féminin
MAMA
MJF
Autres Méthodes Naturelles
25
10 11 12 13
Raisons de la visite Effets Service Additionnel Observations
indésirables /complications
info
bilan
arrêt
de méthode
changement
26
ANNEXE II : REGISTRE CONSULTATION GENERALE
REGISTRE CONSULTATION GENERALE

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
N° ordre Prénom Age Sexe Femme Adresse Plaintes, TDR Autres Diagnostic Référence Traitement Besoin PF OBSERVATIONS
et Nom Enceinte Exacte Symptômes examens contre Recherche Prise en
para référence besoins PF charge (offre
cliniques PF, référence
ou rendez-
vous)
27
INSTRUCTIONS DE REMPLISSAGE DES COLONNES
1. Un numéro d’ordre est attribué à toute personne qui se présente dans la formation sanitaire pour
une consultation
> Si une personne revient pour la même maladie (traitement en cours) il faut l’enregistrer puis
entourer le numéro d’ordre que vous lui attribuez.
> Si une personne revient pour la même maladie : ex. le paludisme, et en présentant une
nouvelle maladie : e x. la conjonctivite, il faut l’enregistrer deux (2) fois en ayant soin
d’entourer le numéro d’ordre qui correspond au paludisme. Le numéro d’ordre qui correspond
à la conjonctivite ne sera pas entouré puisqu’il s’agit d’une nouvelle affection.
> A la fin de chaque mois, le dernier numéro d’ordre attribué vous donne le nombre de
consultations si c’est un numérotage séquentiel par mois.
Pour avoir le nombre de consultants (nouveaux cas) il vous suffit de soustraire du nombre de consultations,
tous les numéros d’ordre qui ont été entourés durant le mois concerné.
2. Mentionner lisiblement les prénoms et le nom du malade.
3. Mentionner l’âge en nombre d’années de chaque patient venu en consultation et ayant plus de
15 ans.
NB : pour la tranche d’âge de (0 à 14 ans) ils sont examinés avec le registre de « Enfants Malades » .
4. Mentionner M pour le sexe masculin et F pour le sexe féminin.
5. Mentionner « oui » si la femme est enceinte et non si elle ne l’est pas dans la case correspondante.
6. Indiquer l’adresse complète du patient : ville, quartier, village ; rue ; sous couvert ; N° de téléphone
si possible. Préciser la commune dont dépend le village.
7. Mentionner les plaintes et les symptômes identifiés.
8. TDR (Test de Diagnostic Rapide du paludisme) : mentionner + si positif et - si négatif et mettre NF
(Non Fait) si le TDR n’est pas réalisé.
9. Autres examens para cliniques : préciser tous les autres examens para cliniques demandés
Exemple : VIH, BAAR, Glycémie, Test d’Emmel (TE), etc……
10. Indiquer le diagnostic confirmé cliniquement et/ou par examen de laboratoire et/ou par examen
de radiologie.
11. La Référence et la contre référence :
* Orientés : Noter dans cette colonne tous les patients orientés d’un service à un autre service du centre de
santé.
*Référés : Noter dans cette colonne tous les cas référés (cas urgents et non urgents) vers le niveau supérieur.
*Contre référés : Noter dans cette colonne tous les cas réorientés vers leur point de prestation d’origine.
12. Indiquer le traitement prescrit en précisant le ou les produits utilisés, leur quantité et la durée.
13. Mettre une croix dans la colonne « Recherche de besoins en PF » si la recherche a été faite et
préciser le mode de prise en charge (offre, RV, référence).
14. Ecrire toutes les observations utiles dans cette colonne, selon le cas
Exemple mentionner coupon de MILDA livré, etc…
28
ANNEXE III : Registre PF niveau communautaire
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
N° d’identification Nouvelle dans le Prénoms Age Adresse Counseling Approvisionnement Effets Observations
et nom complète indésirables
programme
N° Nvlle Ancienne de la et N° Tél. Initial Spécifique Méthode Quantité Prochain
Date
d’ordre OUI NON personne choisie reçue RV
29
INSTRUCTIONS DE REMPLISSAGE :
1. Inscrire le numéro d’ordre qui est séquentiel / mensuel.
2. Mentionner le numéro d’identification.
• Qui est séquentiel/annuel pour les nouvelles clientes.
• Pour les anciennes, reporter le numéro qui est sur la carte plus l’année de visite.
3. Mentionner la date de visite.
4. Mentionner le nom et prénom de la cliente.
5. Mentionner l’âge de la cliente en années révolues.
6. Mentionner l’adresse exacte de la cliente.
7. Mentionner si oui ou non la cliente à bénéficier d’un counseling.
8. Mentionner le nom de la méthode choisie.
9. Pour l’approvisionnement mettre la quantité du produit reçu par la cliente et la date du prochain
rendez-vous.
10. Mentionner les effets indésirables déclarés par la cliente.
11. Mentionner toutes les autres observations non prises en compte.
30
Annexes IV. Les modéles de rapports
1.3. PLANIFICATION FAMILIALE
a. Utilisation des méthodes : Case de Santé
Injectables Méthodes naturelles Préservatifs

Age Pilules Voie SC AVP Colliers/
Voie IM MAMA MAO Masculins Féminins Total
P AI MJF
Dont 10-14 ans
Dont 15-19 ans
Nouvelles dans
Dont 20-24 ans
le programme
Dont 25 et plus
Total
Dont 10-14 ans
31
Dont 15-19 ans
Actives Dont 20-24 ans
Dont 25 et plus
Total
Nombre Total de Femmes référées pour méthode de PF : /______________/

Nombre de femmes référées pour contraception d’urgence (CU) : /______________/
Nombre Total de femmes référées pour Méthode de Longue Durée d’Action (MLDA) /____________/
Nombre de femmes référées pour (DIU) : /____________/
Nombre de femmes référées pour Implants à une (1) capsule : /______________/
Nombre de femmes référées pour Implants à deux (2) capsules : /____________/

b. Utilisation des méthodes : Poste de Santé
Dont 10-14 ans
Dont 15-19 ans
Inactives Dont 20-24 ans
Dont 25 et plus
Total
Dont 10-14 ans
Dont 15-19 ans
Abandon Dont 20-24 ans
Dont 25 et plus
Total
Méthodes Nouvelles dans le Programme Actives Inactives Abandon Total
10-14 15-19 20-24 25 ans 10- 1 5 - 1 9 2 0 - 2 4 25 ans 1 0 - 1 4 1 5 - 1 9 2 0 - 2 4 25 ans 1 0 - 1 4 1 5 - 1 9 2 0 - 2 4 25 ans
ans ans ans et plus 14ans ans ans et plus ans ans ans et plus ans ans ans et plus
Pilules
32
IM
Injectable P
SC
AI
DIU
Implant
2 capsules 1 capsule
Anneau vaginal

Masculin
Préservatif
Féminin
MAMA
Méthode
naturelle
Jour Fixe
Méthode
MAO
Contraception
d’Urgence
Spermicides
Autres
Total
33
Nombre de femmes ayant bénéficié d’un counseling après avortement :
Incidents :
• Nombre de rejets d’implants ………………………………................................................
• Nombre de perforations utérines suite à une insertion de DIU….................………..
• Nombre de DIU expulsé………...............................................................................…
• Nombre de rejets d’anneau vaginal.........................................................................

c. Utilisation des méthodes : Centre de Santé
Méthodes Nouvelles dans le Programme Actives Inactives Abandon Total
10-14 15-19 20-24 25 ans 10- 1 5 - 1 9 2 0 - 2 4 25 ans 1 0 - 1 4 1 5 - 1 9 2 0 - 2 4 25 ans 1 0 - 1 4 1 5 - 1 9 2 0 - 2 4 25 ans
ans ans ans et plus 14ans ans ans et plus ans ans ans et plus ans ans ans et plus
Pilules
IM
Injectable P
SC
AI
DIU
1 capsule
Implant
2 capsules
34
Anneau vaginal
Masculin
Préservatif
Féminin

MAMA
Méthode
naturelle
Jour Fixe
Méthode
MAO
Contraception
d’Urgence
Ligature des
trompes
Vasectomie
Spermicides
35
AUtres
Total
Nombre de femmes ayant bénéficié d’un counseling après avortement :

Incidents :
• Nombre de rejets d’implants ………………………………................................................
• Nombre de perforations utérines suite à une insertion de DIU….................………..
• Nombre de DIU expulsé………...............................................................................…
• Nombre de rejets d’anneau vaginal.........................................................................

ANNEXE V : Formulaire de synthèse des données PF du niveau communautaire
36
ANNEXE VI : Changement de méthode : Centre de Santé
Méthode actuelle
Pilule DIU Implant Injectable Préservatif Méthode naturelle LT Vasec
Ancienne méthode
1 2 IM SC Anneau Vaginal MAMA MJF MAO
Autres Total
cap cap à Progestérone Masc Fém
Pilule P AI
DIU
1 cap
Implant
2cap
Injectable IM
SC P
AI
Anneau vaginal à
Progestérone
Préservatif Masc
37
Fém
Méthode MAMA
naturelle MJF
MAO
Ligature Trompes
Vasectomie
Autres
Total

Instructions de remplissage pour le changement de méthode
1. Compter le nombre de clientes qui ont eu à effectuer un changement par méthode.
2. Selon chaque méthode abandonnée compter le nombre de clientes pour chaque nouvelle méthode utilisée.
3. Classer les changements par méthode abandonnée et selon la nouvelle méthode
NB : la somme du nombre de changement ne doit être supérieure ni inférieure au total.
Annexe VII : Changement de méthode : Poste de Santé
Méthode actuelle
Pilule DIU Implant Injectable Anneau Préservatif Méthode naturelle
Ancienne méthode
1 2 IM SC Vaginal à MAMA MJF MAO
Autres Total
cap cap Progestérone Masc Fém
Pilule P AI (AVP )
38
DIU
1 cap
Implant
2cap
Injectable IM
SC P
AI
Anneau vaginal à
Progestérone (AVP)
Préservatif Masc
Fém
Méthode naturelle MAMA
MJF
MAO

Autres
Total
ANNEXE IX : Registre d’activités IEC/CCC
Types Nombre de Nombre de Personnes Nombre de Personnes Nombre de Personnes

(causerie, Personnes touchées orientées accompagnées visitées à domicile
Domaines Thème Nombre
VADI, M F M F M F M F
entretien…)
Planification VADI
Familiale Causerie
Entretien

NB : Donnez les activités IEC du mois, le thème et le nombre de nouveaux participants par thème
39
DSME
Imprimerie Salam : Tél : +221 33 860 23 33

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REPUBLIQUE DU SENEGAL

UN PEUPLE - UN BUT – UNE FOI

MINISTERE DE LA SANTE ET DE L’ACTION SOCIALE

DIRECTION GENERALE DE LA SANTE

DIRECTION DE LA SANTE DE LA MERE ET DE L’ENFANT

DIVISION DE LA PLANIFICATION FAMILIALE

LA DEFINITION DES CONCEPTS 7

L’enregistrement des clientes 8

Les nouvelles acceptantes 8

Les anciennes acceptantes 8

L’élaboration des rapports 10

Le rapport mensuel des PPS 13

Les synthèses trimestrielles du District 14

Les synthèses trimestrielles de la région médicale 15

Le circuit traditionnel des rapports d’activités 21

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

Contrôle des nouvelles acceptantes d’un centre 22

Contrôle des nouvelles acceptantes du programme 22

Contrôle des actives 22

Annexe I. Registre Planification Familiale (Contraception) 23

Annexe II. Registre de Consultation Générale 27

Annexe III. Registre PF du niveau Communautaire 29

Annexe IV. Les modèles de rapport 31

Annexe V. Formulaire de synthèse des données PF du niveau communautaire 36

Annexe VI. Changement de méthode : Centre de Santé 37

Annexe VII. Changement de méthode : Poste de Santé 38

Annexe VIII. Changement de méthode : Case de Santé 38

Annexe IX. Registre d’activité IEC/CCC 39

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

Le Directeur de la Santé de la Mère et de l’ Enfant

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

- Compter toutes les fiches des clientes sous pilules

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

*Pour implant à 2 capsules

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

NB : A la fin de chaque année :

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

III. LES INDICATEURS DE SUIVI ET D’EVALUATION :

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

IV. LE CIRCUIT DE L’INFORMATION

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

INSTRUCTIONS DE REMPLISSAGE DES COLONNES

(question à poser seulement aux nouvelles dans la structure sanitaire)

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

Oui Non PP POP

REGISTRE CONSULTATION GENERALE

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

MANUEL DE PROCEDURES DES STATISTIQUES DES SERVICES DE PLANIFICATION FAMILIALE

Injectables Méthodes naturelles Préservatifs