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ACCESSIBLE DEPUIS MYICN :

LES DIFFERENTES ETAPES :

 Etudiant : démarre une fiche de mission (dates, informations entreprise, mission…) ;

 Entreprise : complète les données manquantes et les valide ;
 Etudiant : valide définitivement les données ;
 Envoi d’une demande de validation pédagogique au tuteur ;
 Service carrières et stages : validation définitive ;
 Création d’une convention pré-remplie et envoi aux 5 signataires via AdobeSign pour recueillir
les signatures électroniques ;
 Après signature par les 5 parties, la clôture de votre dossier est automatique, vous pourrez
télécharger une copie de la version finale de la convention.
 Lancement de la partie évaluation : fiche d’évaluation du maître de stage, fiche de synthèse et
d’autoévaluation de l’étudiant, dépôt du rapport de stage (documents à remplir pour la fin du
stage).

Délais à respecter : 8 jours France / 15 jours étranger minimum entre le démarrage de la fiche de
mission et le démarrage du stage.

Stages à l’étranger : lettre d’engagement relative à la protection sociale à signer pour obtenir la
convention de stage.

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Rendez-vous sur votre Interface MyICN -> Stages pour commencer les démarches de création d’une
fiche de mission.

 Une fois connecté(e), cliquez dans le menu sur « Mes fiches de mission » :

2 possibilités :

 Créer une nouvelle demande en cliquant sur +;

 Continuer ou visualiser les démarches à partir des rubriques « Mes fiches de mission »,
« Mes conventions » ou « Mes évaluations ».

A savoir : Vous devrez au préalable convenir des dates exactes de stage avec votre entreprise
d’accueil car ni vous, ni eux ne pourrez modifier ces dates par la suite.

Vous devrez également vous munir de l’adresse e-mail de votre contact au sein de l’entreprise, afin de
compléter votre fiche de mission.

Etape 1 : engagement moral à valider

Cette première étape vous permet de télécharger et prendre connaissance de la charte du stagiaire en
entreprise.

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Si vous êtes en double diplôme, elle vous permet également de préciser le cursus pour lequel vous
réalisez ce stage.

Etape 2 : précisez les dates du stage (soumises à vos règlements de stage).

Attention à bien préciser le lieu du stage (France ou étranger) car cela aura une incidence sur
l’ensemble du processus.

Cas particulier : la demande de dérogation

Dans le cas où vous indiqueriez des dates de stages en dehors de celles imposées par votre règlement
de stage, vous vous retrouverez face à un message d’avertissement vous demandant confirmation
pour continuer :

En validant, vous serez en attente de réponse du Service Carrières et Stages en lien avec votre Direction
de Programme en fonction des cas.

Un mail vous sera envoyé pour vous signifier si vous pouvez poursuivre votre démarche. Vous devrez
alors vous rendre sur la page d’accueil des Stages MyIcn / Mes fiches de mission et cliquer sur
« Continuer la demande ».

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Vous complétez les données demandées au fur et à mesure :

 Vos informations (nom, prénom, numéro de sécurité sociale, adresse, etc.) ;

 Les informations de l’entreprise d’accueil : indiquez uniquement les informations en votre
possession, le complément sera rempli par l’entreprise ;
 Informations concernant le maître de stage en entreprise : le mail sera utilisé pour les
échanges avec l’entreprise, vous pouvez y indiquer le mail de votre contact au sein de
l’entreprise ;
 Informations sur votre maître de stage ;
 Lieu du stage ;
 Informations sur la mission ;
 Modalités du stage (type de contrat, nombre d’heures, etc.) ;
 Confirmation et validation.
o Lors de cette étape, vous devez également sélectionner la langue souhaitée pour
l’envoi des mails à l’entreprise (français ou anglais).

Pour les stages à l’étranger : vous devez lire et signer la lettre d’engagement obligatoirement.

Cas particulier : l’annulation de la fiche mission avant l’envoi à l’entreprise : la fiche peut être annulée
en cliquant sur « annuler la demande de stage ».

Une fois validée par vos soins, la fiche de mission est envoyée instantanément au contact entreprise
(mail du maître de stage) qui va compléter les données manquantes.

Attention : Il s’agit d’un mail en « No reply » qui peut, suivant les systèmes anti-spams des entreprises,
arriver dans les courriers indésirables. Assurez-vous de la bonne réception du mail.

Suite à sa validation, vous pourrez voir les informations remplies via le PDF en cliquant « vérifier les
données du PDF » : en validant, vous êtes informé du nom de votre tuteur pédagogique ICN.

Vous pourrez ajouter un message à votre demande de validation pédagogique si vous le souhaitez.
Votre tuteur ICN prendra ensuite connaissance de la globalité de la fiche de mission et pourra donner
ou non son accord pédagogique indispensable à la délivrance de la convention.

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Votre fiche est ensuite définitivement validée par le SCS1 qui va s’assurer du respect de la législation
et de vos règlements. Suite à cette dernière validation la convention de stage peut être émise et la
fiche de mission est disponible en PDF sur l’accueil des fiches de mission.

Une fois la fiche de mission complétée et validée, votre convention se trouvera dans MyICN / stages /
mes conventions :

Vous pourrez :

 Télécharger la convention : Vous recevez un email vous indiquant que vous pouvez
télécharger votre convention pré-remplie

A noter que : Si le représentant de l’entreprise et le maitre de stage sont une seule et même
personne, ce dernier devra signer chaque exemplaire de la convention 2 fois.

SIGNATURE

Dès que la convention est signée par l’entreprise et vous-même, tous les signataires recevront un mail
les invitant à apposer leurs signatures électroniquement via Adobe Sign, vous avez juste à vous laisser
guider. Quand toutes les parties auront signé la convention, votre dossier sera clôturé et en ligne via
MyICN et vous pourrez en télécharger une copie.

Seules les conventions déposées dans l’outil des stages seront traitées. Ne seront pas traitées les
conventions envoyées par mail.

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Service carrières et stages

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ATTENTION : vous n’avez pas le droit de commencer un stage sans convention signée par toutes
les parties

LE RAPPORT DE STAGE :

 Vous pouvez déposer directement votre rapport de stage sur MyIcn / Stages / mes
évaluations ;
 Vous recevez un mail vous indiquant qu’une page de dépôt a été ouverte ;
 Le rapport sera alors directement transmis à votre tuteur pour validation.
o Le tuteur refuse le rapport : votre page de dépôt sera de nouveau accessible afin de
pouvoir mettre à jour votre rapport et de le déposer à nouveau. Vous aurez également
accès à la 1ère version de votre rapport si besoin.
o Le tuteur valide le rapport : vous pourrez retrouver votre rapport validé sur votre
historique « rapport ».

Dans tous les cas, vous recevez en parallèle un mail avec le commentaire de votre tuteur pédagogique.

Attention : Tenez bien compte des dates indiquées par vos scolarités pour la remise des rapports
Veillez à conserver une sauvegarde de l’ensemble de vos rapports de stage tout au long de votre
scolarité à ICN.

AUTO-EVALUATION

Vous recevez un mois avant la fin de votre stage un mail vous invitant à compléter votre auto-
évaluation directement depuis MyIcn.

Vous devez alors retourner dans le menu « Mes évaluations » sur MyIcn / Stages où vous accèderez à
votre historique.

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FICHE DE SYNTHESE

Vous recevez un mois avant la fin de votre stage un mail vous invitant à compléter votre fiche de
synthèse directement depuis MyIcn. Vous devez alors retourner dans le menu « Mes évaluations » sur
MyIcn / Stages où vous accèderez à votre historique.

L’EVALUATION DE L’ENTREPRISE

Votre maître de stage reçoit un mois avant la fin du stage le mail contenant le lien donnant accès au
formulaire à compléter.

 Veiller à nous transmettre tout changement de maître de stage et à nous fournir les
coordonnées mail correctes ;
 Il est de votre responsabilité de veiller à ce que votre maître de stage la complète ;
 Dès qu’elle est complétée par l’entreprise, vous y avez accès depuis la rubrique « évaluation
de l’entreprise ;
 Nous vous rappelons que l’entreprise doit également vous fournir une attestation de fin stage.

Attention : Le lien d’évaluation peut être arrivé dans les SPAMS.

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Service carrières et stages
scs@icn-artem.com

ICN Business School

86 rue du Sergent Blandan
CS 70148
FR 54003 Nancy Cedex