Secteur THR

Niveau : Technicien Spécialisé

Filière : Management Hôtelier.

Option : Gestion Hôtelière.

Module M206

Intitulé du module : Exploiter un logiciel professionnel.

Niveau Technicien Spécialisé

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Sommaire
INTRODUCTION

1) Les touches fonction

2) Créer de nouveaux utilisateurs

3) Créer les fiches Cardex

4) Gérer les réservations individuelles et BLOC

5) Maitriser les opérations de la Réception Client

6) Gestion des Chambres

7) Comptes Débiteurs

8) Forfaits avancés

9) Les rapports d’activité et d’analyse

10) Déverrouiller un utilisateur

11) Taches d’impression

CONCLUSION

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INTRODUCTION
Un PMS d'hôtel réunit de nombreuses fonctions essentielles d'une réception et d'un back-office
d'hôtel dans un système logiciel hôtelier

En coordonnant les réservations, la disponibilité, les paiements et les rapports dans un point de
vente central, les hôteliers ont une meilleure compréhension de la demande et des
performances en temps réel des opérations hôtelières.

Le PMS est le système d'exploitation central de votre propriété qui peut rationaliser les
opérations, que vous soyez une location de vacances ou un immense complexe hôtelier avec
des dizaines de points de vente.

Le système de gestion hôtelière (PMS) est une suite logicielle que les propriétaires et les
employés de la réception utilisent pour gérer leur entreprise en coordonnant les réservations,
la disponibilité des réservations en ligne, les paiements et les rapports en un seul endroit
central. Le PMS de l'hôtel rationalise les opérations du personnel de la réception et des services
à la clientèle d'une entreprise hôtelière pour l'enregistrement et le départ des clients, voir la
disponibilité des chambres, apporter des ajustements aux réservations existantes et peut
même avoir des fonctionnalités de back-office (planifier le ménage ou la maintenance). Avec un
système central, les hôteliers peuvent mieux gérer et surveiller les paramètres clés nécessaires
à la gestion de leur entreprise (par exemple, le tarif journalier moyen, l'occupation et le
RevPAR).

Voici quelques-unes des choses qu'un PMS d'hôtel peut faire :

 Enregistrement et départ des invités

 Disponibilité de chambres
 Gestion des réservations ( OTA et réservations directes )
 Gestion des tarifs
 Facturation et planification
 Ménage / entretien
 Gestion des canaux (par exemple, canaux de réservation comme Expedia, GDS , etc.)
 Borne d'enregistrement
 Traitement des paiements
Le logiciel OPERA de la société américaine Oracle géant de la technologie a été retenu comme
PMS objet d’étude cela est dû à sa grande notoriété comme logiciel fiable leader du marché
utilisé par la majorité des chaines hôtelières de renommée à travers le monde.

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 1) Touches Fonction
Introduction

Log In
Cliquez deux fois sur l'icône Opera sur votre ordinateur. La page Web suivante apparaîtra :

IMAGE 1: LOGIN OPERA

Entrez votre utilisateur et mot de passe et sélectionnez le bon schéma.
Veuillez noter que beaucoup d’hôtels ont un schema Live ou Production et un schema Training. La
différence entre le Training et le Live/Production est que les deux schémas ont toujours une couleur de
fond d’écran différente. Il faut donc faire attention à sélectionner le bon schéma lors de la connexion.
Lorsque vous êtes connectés avec le bon mot de passe, l’écran ci-dessous avec les différents modules d’
Opera apparaît.
Pour accéder au module Front Office, cliquez sur PMS.

IMAGE 2: MODULES OPERA

Maintenant, vous pouvez commencer à travailler dans Opera !

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Structure des menus et icônes
En appuyant sur une icône sur la barre supérieure horizontale, les icônes sur la barre verticale gauche
changeront.

IMAGE 3: ICÔNES OPERA

Les menus supérieurs sont des menus déroulants. On y retrouve les mêmes sous-menus que ceux des
icônes.

IMAGE 4: MENU OPERA

Touches Fonction
Introduction
Opera a plusieurs options Touches Fonction pour visualiser l'activité de l'hôtel et effectuer diverses
tâches dans le système. Ces options Touches Fonction sont simple et facile à utiliser via le clavier à tout
moment dans le système pour accéder à certaines fonctions sans avoir à naviguer dans les menus.
CLIQUEZ SUR LE MENU DIVERS ET SÉLECTIONNEZ AFFICHER LES TOUCHES FONCTION. L'ÉCRAN SUIVANT S'AFFICHE:

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Pour accéder à une fonction dans les Touches fonction, vous pouvez soit cliquer sur l'icône dans le menu
ou appuyer sur la touche de raccourci correspondante sur le clavier répertorié pour cette fonction.
La ligne supérieure du menu répertorie la touche de fonction désignée pour chaque colonne (C'est-à-
dire : F1, F2, et F3). La colonne de gauche de l'écran répertorie la clé de commande désignée pour
chaque ligne (C'est-à-dire : Shift, Control). L'utilisation de ces touches de raccourci vous permet
d'accéder rapidement à diverses fonctions à partir de n'importe quel écran dans Opera.

F1 – Aide Opera
Les écrans d'Aide en ligne Opera sont la ressource en ligne pour obtenir des informations rapides sur un
écran particulier. La plupart des informations trouvées dans les menus d'aide reflètent les informations
trouvées dans le manuel.

En appuyant sur F1 à partir de n'importe quel écran dans le système vous serez dirigé automatiquement
vers l’aide relative à la tâche en cours, à l’écran en cours. Ceci est pratique lorsque vous avez besoin
d'une définition d'un champ ou une description supplémentaire d'un sujet.
Malheureusement l’aide en ligne Opera est en Anglais et n’existe pas en français.

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Shift F1 – Graphique d’Occupation
Le graphique d'occupation est une caractéristique intéressante pour un affichage visuel de l'occupation
de l'hôtel par date ou par semaine.
Pour afficher et utiliser le graphique d'occupation, sélectionnez Shift et F1 et l'écran suivant s'affiche :

Utilisez les critères de recherche en haut de l'écran pour trier par date de début ou type de chambre et
sélectionnez Rechercher.
Pour modifier l'affichage de la barre, cliquez sur la flèche déroulante. Vous pouvez également ajouter
des lignes de quadrillage et des pourcentages pour faciliter l'affichage.
Pour passer à une vue de semaine, sélectionnez la flèche vers le bas à côté du nombre de champ.

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Control F1 – Raccourcis clavier
La touche de fonction contrôle F1 affiche la liste des raccourcis clavier disponibles. Il affiche les Touches
Fonction ainsi que quelques autres conseils de navigation de clavier.
De n'importe où dans le système, sélectionnez Control F1 et l'écran suivant s'affiche:

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Shift F2 – Panneau de contrôle
L'écran du Panneau de Contrôle affiche une vue hebdomadaire de l'activité, de l'occupation et de la
disponibilité de l'hôtel. L'écran du Panneau de Contrôle est important pour les gestionnaires en tant
qu'outil de planification et de prévision. Outre les éléments mentionnés ci-dessus, cette fonction affiche
l'activité de groupe et les niveaux de sur-réservation.
Pour afficher le Panneau de Contrôle, sélectionnez Shift et F2 et les éléments suivants s'affichent:

Utilisez les critères de recherche en haut de l'écran pour modifier la date de début et cliquez sur
chercher.

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Control F2 – Disponibilité détaillée
L'écran de disponibilité détaillée affiche les chambres disponibles par période de quatorze jours.
Entrez la date de début dans les critères de recherche en haut de l'écran et choisissez d'inclure non-
déduit, inclure la sur-réservation, ou inclure les chambres OOO (out of order) et sélectionnez Chercher.

Voici quelques options:

L'option Blocs affiche une liste de blocs enregistrés pour la date sélectionnée.
L'option Détails affiche les informations de disponibilité pour la date.
La sélection de l'option « occupation » dans cet écran change les informations affichées de la
disponibilité à celles de l’occupation.

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F3 – Recherche Chambres Disponibles
L'écran de recherche de chambres disponibles vous permet de rechercher facilement un numéro de
chambre qui est disponible et propre.
Les critères de recherche par défaut pour cet écran sont les statuts disponibles pour votre hôtel.

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Shift F3 – Statut Hotel
L'écran Statut Hotel affiche aujourd'hui l'activité comme les arrivées, les départs, l'occupation et la
disponibilité globale.
Cet écran fournit des informations détaillées sur l'activité de l'hôtel d'aujourd'hui dans un écran concis,
ce qui est utile pour tout le personnel de Front Office.

La date par défaut de cet écran est la date d'aujourd'hui. Il y a cinq sections principales à cet écran:
Résumé chambres – affiche le total des chambres physiques de l'hôtel, moins toutes les chambres Out
of Order, pour un chiffre total de chambres à vendre.
Activité – affiche l'activité de la date de l'entreprise en termes d'arrivées et de départs tout en
différenciant les arrivées et les départs.
Gratuité et interne affiche les arrivées gratuites attendues ainsi que les arrivées d'usage domestique, y
compris les stayovers (recouches) et les départs pour les deux.
Projection fin de journée affiche les totaux d'occupation et les pourcentages pour la date d'aujourd’hui
ainsi que les chambres dans les blocs non prises (not picked up).
Statut chambre gouvernante affiche le nombre réel de chambres par statut de la gouvernante.

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Control F3 – Plan Chambres
L'écran plan Chambres affiche les clients occupants ou ayant réservé pour chaque numéro de chambre
dans l'hôtel. Cette fonction est très utile pour pré-assigner des groupes de chambres ainsi que pour faire
passer un client d’une chambre à une autre (room move).
Le côté gauche de l'écran affiche les numéros de chambre et le statut de chambre de la gouvernante.
Dans la grille on retrouve les reservations occupant certains numéros de chambre que ce soit pour un
client déjà dans la maison ou pré bloqués pour l'arrivée. Les dates affichées horizontalement s'étendent
sur une période de dix jours avec les week-ends mis en jaune.

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Control F4 – Tableau de Bord
Le tableau de Bord est un écran tout-inclus pour le personnel de la réception pour effectuer la plupart
de leurs tâches de travail. A partir du tableau de bord un agent peut créer des réservations, faire
checkin, imprimer des rapports, apporter des modifications à la fiche des clients, faire un walkin, voir les
factures des clients, ainsi que commencer le processus de Check out.

F5 – Information Tarif
Pour vérifier la disponibilité et effectuer des requêtes de prix, la sélection de cette touche fonction
permet d'accéder à plusieurs options.

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Ctrl F5 – GRC (Controle Chambres Groupe)
Utilisez cet écran pour afficher les informations de réservation de groupe en résumé ou en détail.
L'écran fournit différentes possibilités de filtrage et de tri y compris la possibilité de filtrer par propriété,
directeur des ventes, type de réservation et par le statut.
Vous pouvez également faire des comparaisons avec le budget et les cibles et afficher un résumé par
statut par jour. Enfin, vous pouvez également accéder à des blocs individuels et afficher ou masquer les
blocs d’origine PMS.

Shift F5 – Plan Etage

LE PLAN D'ÉTAGE EST UN AFFICHAGE VISUEL DE LA DISPOSITION DES CHAMBRES DANS VOTRE HÔTEL. BIEN QUE CET ÉCRAN EST
GÉNÉRALEMENT INFORMATIF POUR L'UTILISATEUR, IL PEUT SE MONTRER UTILE POUR LOCALISER UNE CHAMBRE DÉSIRÉE PAR UN CLIENT.

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F7 – Nouvelle réservation
CETTE FONCTION DONNE DIRECTEMENT ACCÈS À L’ÉCRAN RECHERCHE CARDEX ET AINSI COMMENCER À ENCODER UNE NOUVELLE
RÉSERVATION.

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Shift F7 – Répertoire Téléphone
LE REPERTOIRE TÉLÉPHONE EST UTILE POUR RÉCUPÉRER LES NUMÉROS DE TÉLÉPHONE LOCAUX POUR LES CLIENTS. UNE FOIS QUE VOUS
ENTREZ DES DONNÉES, CET ÉCRAN PEUT SERVIR DE VOTRE «CONCIERGE AUTOMATISÉ», VOUS PERMETTANT DE SERVIR VOS CLIENTS AVEC
PLUS D'INFORMATIONS. VOUS POUVEZ ALORS OFFRIR CETTE INFORMATION À VOS CLIENTS ET MÊME IMPRIMER LES INFORMATIONS POUR
EUX.

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Control F7 – Standardiste
En utilisant cette fonction, l’opérateur peut rapidement rechercher des clients, Vérifiez les clients
attendus ou départs, et laisser un message pour les clients et les groupes. L'option permet également de
créer, éditer et supprimer des messages, des traces, des appels de réveil et des localisateurs.

F8 – Log Out
CETTE OPTION PERMET À L’UTILISATEUR DE FAIRE LOG OFF SANS FERMER OPERA ET CE, À PARTIR DE N’IMPORTE QUEL ÉCRAN.

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Shift F8 – Menu IFC
ACCÈS AU MENU INTERFACES AFIN DE GÉRER CEUX-CI. EN FONCTION DES INTERFACES INSTALLÉES, POSSIBILITÉ DE REFAIRE UNE CLEF DE
CHAMBRE, ACTIVER OU DÉSACTIVER LA TÉLÉVISION PAYANTE, PROGRAMMER UN RÉVEIL,…

Control F8 – Dispo max

CETTE OPTION MONTRE LE NOMBRE MINIMUM ET MAXIMUM DE CHAMBRES DISPONIBLES POUR CHAQUE TYPE DE CHAMBRE POUR UNE
DATE SPÉCIFIQUE OU POUR UNE PÉRIODE. L’AFFICHAGE PAR DÉFAUT EST LA DATE DU JOUR ET POUR 1 JOURNÉE UNIQUEMENT.

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Shift F9 – Function Diary
Cette option sera développée dans le manuel Sales & Catering.

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2) Créer de nouveaux utilisateurs
Lorsque vous démarrez Opera allez dans PMS  Paramétrage  Configuration  Config  Config
Utilisateurs  Utilisateurs.
Vous obtiendrez maintenant un écran avec tous les utilisateurs qui sont configurés dans le système. Si
vous travaillez dans un environnement multipropriétés, vous serez en mesure de sélectionner la
propriété sur le côté supérieur droit.
Pour créer un nouvel utilisateur dans votre système Opera, cliquez sur le bouton Nouv. et vous
obtiendrez l'écran suivant :

Image 1 Nouvel utilisateur

Remplissez tous les champs obligatoires (marqués en gras).
Notez que les noms de login doivent être uniques. Prenez en compte aussi les standards de votre hôtel
pour la création d'utilisateurs.
Tous les modules que vous signalez dans le contrôle d'accès à l'application s'afficheront sur votre écran
de connexion d'Opera.

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Dans notre exemple, seul PMS a été coché. Ci-dessous, le résultat sur l’écran d’accueil lorsque vous
vous connectez:

a) Caissiers
Lorsque l'utilisateur doit travailler dans l'environnement caissier, il devra entrer un IS. Vous devez donc
lier un ID de caissier à l'utilisateur.
Pour créer le caissier, connectez-vous à la partie configuration du système  Caisse  Caissiers et
cliquez sur Nouv.

Entrez les détails nécessaires:

Champ Description
ID Caissier Entrez un numéro de caissier unique dans ce champ
Montant de départ Entrez le montant de départ de ce caissier
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 Nom Entrez le nom du caissier
Surplus / Trou Décochez ceci !
Util. Max Nombre d’utilisation maximum par jour, normalement 3 fois

Cliquez sur enregistrer et quittez cet écran.

Pour ajouter cet ID de caissier à l'utilisateur, vous devez revenir à la configuration de l'utilisateur (voir
image 1).
Lier l’ID du caissier créé dans le champ ID Caissier de l’utilisateur. Sauvegardez et quittez cet écran.

b) Permissions

Afin de donner des permissions (droits) pour un utilisateur, éditez l’utilisateur et cliquez sur Group.

L'écran suivant s’affiche :

Vous avez maintenant affiché tous les groupes d'utilisateurs configurés dans
votre système. Nous ne donnons jamais de droits individuellement à un
utilisateur, mais nous associons toujours des groupes d'utilisateurs à un
utilisateur. C'est beaucoup plus facile pour la direction de contrôler les accès et
les droits.
Vous avez même le droit d'octroyer des groupes qui ne sont pas liés à votre identifiant de connexion
personnel.

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Marquez les groupes d'utilisateurs que vous souhaitez lier à cet utilisateur et cliquez sur OK.
Maintenant, l'utilisateur aura tous les droits qui sont configurés dans ces groupes.

c) Groupes Utilisateurs

Lorsque vous souhaitez effectuer des modifications au niveau du groupe d'utilisateurs, aller à Config 
Config Utilisateurs  Groupes Utilisateurs :

Maintenant vous avez tous les groupes d'utilisateurs dans votre système. Sélectionnez le groupe
d'utilisateurs sur lequel vous souhaitez modifier les droits de l'utilisateur et cliquez sur Permission:

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Recherchez le droit d'utilisateur que vous souhaitez octroyer à ce groupe. Mettez-le en surbrillance et
utilisez le bouton 'Allouer' pour permettre à l'utilisateur de faire cette opération.
Par exemple : si vous voulez permettre à l'utilisateur de faire un relâchement de chambres dans un
block, mettez en surbrillance ce droit d'utilisateur et cliquez sur dessus Allouer:

Le droit d'utilisateur que vous venez d'accorder s'affichera maintenant dans le côté droit de l'écran des
permissions.

Cliquez sur OK pour quitter cet écran.

Dans notre exemple, maintenant tous les utilisateurs qui sont liés à ce groupe d'utilisateurs seront en
mesure de faire relâchement de chambres dans un block.

Veuillez noter qu’un utilisateur déjà loggé dans Opera devra se délogger et se relogger pour obtenir les
nouveaux droits ajoutés.

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 3) Créer les fiches Cardex
Log In
Cliquez deux fois sur l'icône Opera sur votre ordinateur. La page Web suivante apparaîtra :

IMAGE 5: LOGIN OPERA

Entrez votre utilisateur et mot de passe et sélectionnez le bon schéma.
Veuillez noter que beaucoup d’hôtels ont un schéma Live ou Production et un schéma Training.
La différence entre le Training et le Live/Production est que les deux schémas ont toujours une
couleur de fond d’écran différente. Il faut donc faire attention à sélectionner le bon schéma lors
de la connexion.
Lorsque vous êtes connectés avec le bon mot de passe, l’écran ci-dessous avec les différents
modules d’Opera apparaît.
Pour accéder au module Front Office, cliquez sur PMS.

IMAGE 6: MODULES OPERA

Maintenant, vous pouvez commencer à travailler dans Opera !

1) Structure des menus et icônes

En appuyant sur une icône sur la barre supérieure horizontale, les icônes sur la barre verticale
gauche changeront.

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 IMAGE 7: ICÔNES OPERA
Les menus supérieurs sont des menus déroulants. On y retrouve les mêmes sous-menus que
ceux des icônes.

IMAGE 8: MENU OPERA

2) Cardex

a. Profils individuels
Accédez au Cardex via Réservations. L'écran de recherche de profil comme ci-dessous
apparaîtra.

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 Tous les champs se trouvant dans le cadre jaune sont les filtres de recherches, moyens pour
chercher un profil. Entrez des données dans les filtres souhaités et cliquez sur chercher.

Les résultats, s’il y en a, apparaitront dans l’écran central. Vous pouvez sélectionner une ligne et
faire Editer pour ouvrir le profil du client ou faire ok pour sélectionner ce profil.

Si après avoir fait la recherche vous ne trouvez pas le profil du client (s’il s’agit d’un nouveau
client), choisissez Nouv. (pour Nouveau) et sélectionnez le type de profil que vous souhaitez
créer. Dans ce manuel, nous allons nous concentrer sur la création d'un profil individuel.

Voici une liste des types de profils disponibles dans Opera:

LISTE 1 : TYPES DE PROFILS

Individuel Profil pour tous les clients individuels.

Société Profil pour les sociétés.

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 Agence Agents de voyage, vous donne la possibilité de remplir le numéro
IATA.
Source Les agents de voyages Web n'ayant pas nécessairement un numéro
IATA.
Groupe Profils de groupe.
Contact Agents de réservation, agents de paiement liés à des profils de type
compte.
Vendeur Entreprise externe offrant des services à l'hôtel.

Ecran principal d’un profil individuel

IMAGE 9: ECRAN PRINCIPAL D’UN PROFIL INDIVIDUEL

Il s'agit de l'écran principal pour l'entrée des données de profil.
Notez qu'il est absolument obligatoire de ne pas utiliser de caractères spéciaux (é, è, à, í...) lors
de l'entrée de données dans un profil. Cela peut provoquer plus tard des messages d'erreur sur
plusieurs niveaux !

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 Informations sur l'adresse:
Informations principales
LISTE 2 : INFO ADRESSE

Champ Description
Nom Nom du client.
Prénom Prénom du client.
Langue Langue du client. Peut être sélectionnée en cliquant sur la flèche vers
le bas (menu déroulant)
Titre Sélectionnez le titre approprié en cliquant sur la flèche vers le bas
Addresse Sélectionnez , sélectionnez le type d'adresse que vous souhaitez
insérer et remplissez les informations nécessaires. "Principale" doit
être coché pour l'adresse qui sera montrée sur toutes les
communications envoyées à ce client. Dans le cas où un client a plus
d'une adresse à joindre à son profil, ne pas créer un second profil.
Répétez la même action que ci-dessus et ajoutez simplement une
adresse supplémentaire. Opera vous offre la possibilité de joindre un
nombre illimité d'adresses à un profil.
Ville Ville du client.
Code Post./Ext. Code postal du client.
Pays/Etat Cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez le pays dans la liste
fournie. Les codes pays sont insérés suivant les normes ISO et
peuvent également être introduits directement.
EXT Sélectionnez un état en cliquant sur la flèche vers le bas. Pour les
adresses aux Etats-Unis, le champ sera complété automatiquement
lorsqu'un code postal valide est entré.

Informations internes:
INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES À DES FINS INTERNES, PAR EXEMPLE DE MAILING
LISTE 3 : INFORMATIONS INTERNES

Champ Description
Salutation Selon le titre et la langue sélectionnée, Opera créera
automatiquement un texte de salutation.
VIP Cliquez sur la flèche vers le bas pour sélectionner le code VIP pour le
client.
Nationalité Ce champ définit la nationalité du client. Celle-ci n'est pas
nécessairement la même que les informations du pays. Sélectionnez
une nationalité en cliquant sur la flèche vers le bas ou remplissez le
code directement dans le champ.
Devise Ref Cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez la devise dans
laquelle la facture du client doit être affichée.
Marché Peut être sélectionné via la flèche vers le bas.

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 Mail Action Si vous souhaitez envoyer un mailing à ce client, sélectionnez le type
de mailing.
Liste Mailing Activez cette option si ce client doit apparaître sur les listes de
mailing. Lorsqu'elle est désactivée, le client ne sera pas repris dans
les résultats pour les mailings envoyés.
Date Naiss. Sélectionnez la date correcte ou remplissez la date manuellement à
l'aide du format JJMMAAAA.
Passeport Le numéro de passeport / carte d‘identité sera rempli ici
ID client Numéro unique assigné par l’hôtel pour identifier ce client. Peut être
attribué automatiquement par Opera (option à activer).
Communications Utilisé pour remplir tous les types de communication tels que l'email,
le fax et le téléphone. En utilisant la flèche vers le bas, sélectionnez
le type de communication que vous souhaitez entrer et insérez les
informations correctes dans les champs suivants. Veuillez noter que
vous n'êtes pas limité aux 3 communications de l'écran. Tout comme
pour les informations d'adresse, vous pouvez joindre un nombre
illimité de communications.
Chb Préférée Chambre préférée du client
Actif En décochant cette case, le profil sera mis comme inactif afin que les
utilisateurs ne soient plus en mesure d'utiliser ce profil.
Historique Sauver le client dans l'historique? O/N. Si pas coché ce profil sera
supprimé de la base de données 90 jours après le checkout.
Notes Mettre des remarques à ce profil en sélectionnant .(voir ci-
dessous)

Lorsque vous allez attacher une nouvelle note à un profil, selectionnez à côté du champ
notes sur l’écran du profil. Vous allez maintenant vous rendre à l'écran notes individuelles.
Cliquez sur Nouv. et l'écran suivant apparaît:

IMAGE 10: ECRAN POUR ENREGISTRER UNE NOTE

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 Veillez à sélectionner le bon Type note AVANT de commencer à entrer des informations à
l'écran. Si vous entrez des informations "sensibles", assurez-vous d'activer le champ Interne
Seul. De cette façon, les notes ne seront pas imprimées sur des rapports tels que: les listes de
chambres, les rapports des Clients Présents… Une fois que vous avez entré toutes les
informations, cliquez simplement sur OK et votre note sera sauvegardée dans le profil. Sachez
que vous n'êtes pas limité à une note par profil. Vous pouvez ajouter autant de notes que vous
voulez.
Attributs & Info Historique:
Donne des informations résumées sur le dernier séjour de l'invité.
LISTE 1 : ATTRIBUTS

Champ Description
Code Prix Affiche le code Prix si des code prix négociés sont attachés. Cela peut
être ajouté via le menu options.
No Membre Affiche le numéro de compte débiteurs du profil lorsqu'il est attaché.
Cela peut être rempli dans via l’onglet "stats. & Info " sous l'onglet
"informations".
Niveau Membre Vous indique le numéro du client fréquent ou de la carte fidélité du
client. Peut également être rempli par le menu d'options membres.

Dern. Chb Affiche la chambre occupée par ce client lors de son dernier séjour.
Dern. Prix Affiche le prix qui a été attribué à ce client lors de son dernier séjour.
Dern. Visite Affiche la date du dernier check-out du client.

Champs Suppl.

IMAGE 11: CHAMPS SUPPL.

Lorsque vous accédez à l'onglet Champs suppl. sur l'écran principal du profil, vous pouvez
obtenir l'écran ci-dessus. Selon les besoins ou les exigences de l'hôtel, des informations
d'identification supplémentaires peuvent être entrées dans Opera. Si ce n'est pas le cas, cet
écran sera grisé.
Stats & Info
L’écran Stats & Info se compose de deux onglets : Statistiques et Informations.
Statistiques
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 Cet écran vous donne un bref résumé des revenus générés par ce profil. Ceci est trié par types
de revenus sur l’année en cours et sur l’année dernière. Par défaut, les informations sur les
revenus sont affichées dans la devise de base de l’hôtel mais peuvent être données dans
d'autres devises si elles sont configurées.
Informations
Si le client doit être mis sur une liste de restriction, cochez Restreint et remplissez la règle (texte
libre, exemple : client a fumé dans la chambre). Chaque fois que ce profil est sélectionné par un
utilisateur pour faire une réservation, un pop-up apparaîtra affichant le texte que vous avez
rempli dans règle. Selon les droits d'utilisateur de l'employé, ce message peut être ignoré et la
réservation pourra être effectuée ou l’utilisateur ne pourra pas enregistrer de réservation pour
un client restreint.
No Deb, affiche le numéro de compte débiteur du profil. Si vous cliquez sur la flèche vers le bas,
la fiche compte pour ce client apparaît. La création de fiche compte n’est pas expliquée dans ce
manuel.

b) Profil Individuel - Options

Pour garder l'écran principal du profil aussi clair que possible, beaucoup d'informations se
trouvent dans le menu options.

IMAGE 12: OPTIONS

Cette capture d'écran est juste un exemple de ce que votre menu options peut contenir. Selon
les exigences de l’hôtel, certaines fonctionnalités peuvent être désactivées.
Copie
L’option Copie vous donne la possibilité de créer plusieurs profils qui ont des informations
similaires. En cliquant dessus, Opera vous demandera directement quelles informations vous
souhaitez copier sur le nouveau profil:

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 IMAGE 13: COPIE
Après avoir cliqué sur OK, vous serez redirigé vers le nouveau profil. Notez qu’Opera va copier le
nom de famille dans le nouveau profil déjà. Modifiez le nom et toute autre information et
enregistrez-le. Lorsque vous cliquez sur OK, vous serez redirigé vers le menu options.
Pièce Jointe
Vous avez la possibilité de joindre des documents aux profils. Cela peut être utilisé pour joindre
des contrats à des entreprises ou même des photos des clients. Nous vous conseillons de ne pas
attacher de gros fichiers aux profils car cela ralentira considérablement votre système. Si vous
préférez le faire, sélectionnez Attachement, cliquez sur nouveau, cherchez le fichier sur votre
ordinateur et changez le nom du fichier si souhaité. Ensuite, il suffit de cliquer sur upload et le
document est joint.
Changements
Il s'agit d'une liste de toutes les modifications qui ont été effectuées sur le profil.

IMAGE 14: CHANGEMENTS

Afin de voir l'intégralité de la description de chaque ligne, double-cliquez dessus ou cliquez sur
Détails
Cartes Crédit
Toutes les cartes de crédit du client sont stockées ici. Il est possible de stocker plusieurs cartes
de différents types (AX, MC, DC).

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 IMAGE 15: CARTES CRÉDIT
Si vous souhaitez insérer une nouvelle carte, cliquez simplement sur Nouv. et remplissez les
informations nécessaires. Sur les postes de travail équipés d'une borne Chip and Pin, le numéro
de la carte est inséré automatiquement dans Opera.
Supprimer
Cette option permet de supprimer le profil. Ceci est très dangereux car vous perdez toutes les
informations sur ce client et il n'est pas possible de récupérer ces informations. L'utilisation de
cette fonction est limitée avec un droit d'utilisateur. Ce droit ne sera accordé à aucun utilisateur
(sauf pour le superviseur).
Futur
Toutes les réservations futures qui sont liées à ce profil sont stockées ici. Cet écran vous offre
également la possibilité de créer une nouvelle réservation. Pour ce faire, cliquez simplement sur
Nouv.

IMAGE : 16 FUTUR
Si l’hôtel fait partie d’un schéma multi-propriétés, vous pourrez également voir les réservations
pour ce client pour les autres propriétés. Pour cela, sélectionnez la propriété dans le cadre jaune
en haut de l'écran.
Historique
Tout l'historique concernant le profil peut être trouvé ici. Il est possible via ce menu de rééditer
une facture et de voir toutes les informations des séjours antérieurs.
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 IMAGE 17: HISTORIQUE
Si l’hôtel fait partie d’un schéma multi-propriétés, vous pourrez également voir les réservations
pour ce client pour les autres propriétés. Pour cela, sélectionnez la propriété dans le cadre jaune
en haut de l'écran.
Résumé
L'écran Résumé vous donne un aperçu des statistiques de réservation par an. Pour chaque
année, il y a une ligne dans cet écran où vous trouverez des informations intéressantes qui
peuvent être utilisés à des fins de vente et de marketing.

IMAGE 18: RÉSUMÉ

Rés.
Lorsque vous avez mis en évidence une réservation dans la liste, vous obtiendrez tous les détails
de la réservation simplement en cliquant sur RESV. Notez que la plupart des champs seront
grisés et que peu d'options de réservation seront disponibles car cette réservation n'est plus
active dans Opera.
Nouv.
Contrairement à ce que vous pourriez penser, Nouv. ne vous donne pas la possibilité de créer
une nouvelle réservation. Cette option vous permet de créer un historique supplémentaire sur
ce profil. Si, pour une raison quelconque, les détails de l'historique de ce profil sont manquants,
vous pouvez les ajouter ici.

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 IMAGE 19: NOUVEL HISTORIQUE MANUEL
Si vous choisissez d'entrer des données passées dans le système, vérifiez que vos entrées sont
correctes à 100% car cela affectera les informations statistiques sur les rapports. Gardez à
l'esprit que n'importe qui peut faire des erreurs tout en faisant des entrées manuelles
Voir Facture
Une fois que vous avez sélectionné cette option, vous serez redirigé vers les factures qui sont
liés à la réservation qui a été mis en évidence sur l’écran précédent. A partir de là, vous pouvez
prévisualiser ou réimprimer les factures.
Membres
C'est l'endroit où toutes les cartes de membre sont stockées. Vous ne vous limitez pas
uniquement aux programmes de fidélisation. Toutes sortes de cartes de fidélité peuvent être
enregistrées dans le système. Veuillez noter que la premiere carte enregistrée sera la carte par
défaut. C’est sur cette première carte enregistrée que les points de fidélité / air miles seront
comptabilisés.

3/03/2023 Page 37/183

 IMAGE 20: MEMBRES
Lors de la saisie d'une nouvelle carte, certains champs peuvent être obligatoires. Les champs
obligatoires sont toujours marqués en gras. Certaines cartes ont également une vérification de
l'algorithme. Il est donc impossible d'entrer un nombre aléatoire.
Fusion
Cette option est utilisée chaque fois que vous avez des profils en double et que vous souhaitez
combiner leurs informations et statistiques.
Sachez que vous ne pouvez fusionner que des profils du même type (Individuel  Individuel ou
Société  Société ou Agence  Agence).
Lors de la fusion, commencez toujours par le profil correct! Allez dans le menu Réservations 
Profils cherchez le profil correct. Sur ce profil, allez dans le menu Options  Fusion.
Opera va automatiquement vous rediriger vers l'écran de Recherche Cardex. Vous pouvez
rechercher le double profil ici. Une fois que vous avez trouvé ce deuxième profil, cliquez sur OK
et vous obtiendrez cet écran :

IMAGE 21: FUSION

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 Comme vous pouvez le voir, le profil d'origine est affiché sur le côté droit (Cardex original). Le
profil qui sera fusionné est sur le côté gauche (Cardex à fusionner).
Si vous avez des détails d'adresse différents liés au profil dans Fusion, ceux-ci seront conservés
comme une seconde entrée d'adresse sur le profil d'origine donc aucune information d'adresse
ne sera perdue.
Tarifs Négociés
Habituellement, ces informations ne seront pas jointes à des profils individuels. Cette option
s'applique davantage aux profils d'entreprise ou agence de voyage. Il est utilisé lorsque le profil
a un tarif négocié avec l’hôtel. Cela vous permet de vous assurer que le tarif correct est donné à
chaque client via entreprise ou agence de voyage. Lorsque vous allez lier ce profil société ou
agence de voyage à une nouvelle réservation, Opera proposera automatiquement d'utiliser ce
tarif. Bien sûr, il est possible d'attacher plus d'un tarif aux profils.

IMAGE 22: TARIFS NÉGOCIÉS

Pour fixer un tarif, cliquez simplement sur la flèche vers le bas et sélectionnez le tarif correct
dans la liste. Si vous voulez vous pouvez même fixer une restriction sur les dates. Par exemple:
vous pouvez empêcher les utilisateurs de vendre un tarif pendant la haute saison.
Pour les hôtels multi-propriétés, il est possible de vérifier les tarifs pour ce profil dans les autres
hôtels.
Notes
Cette option vous permet d'obtenir le même écran que via Notes dans l’écran principal du profil.
Lorsque vous faites partie d'un schéma multi-propriété, vous pouvez entrer des notes pour
d'autres propriétés en sélectionnant d'abord le code de propriété. Une fois que cela est fait,
vous pouvez entrer une nouvelle note.
Préférences
Les préférences sont souvent utilisées pour enregistrer des informations personnelles sur les
clients afin d'améliorer le service. Il existe de nombreux types de préférences qui peuvent être
attachés à des profils. C'est à l’hôtel de décider quels types de préférences ils vont utiliser. Les
groupes de préférences les plus courants sont: Préférence d’étage, préférence de lit, de
journal,...

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 Les informations de préférence seront également copiées sur les réservations lorsque ce profil
est utilisé.
Pour en joindre un nouveau, cliquez sur Préférences et sélectionnez Nouv. Opera affiche
automatiquement la liste des groupes de préférences préconfigurés.

IMAGE 23: GROUPES PRÉFÉRENCES

Après avoir sélectionné le groupe correct, Opera affiche une liste de valeurs. Vous pouvez
sélectionner plusieurs entrées en les marquant avec X dans la première colonne.

IMAGE 24 : PRÉFÉRENCES
Cliquez sur OK pour terminer et les préférences seront attachées.
Dans le cas où votre hôtel fait partie d'un schéma multi-propriétés, Opera proposera de copier
ces préférences pour les autres hôtels ainsi en demandant "distribuer les préférences à d'autres
propriétés?” Cliquant Oui créera un enregistrement pour ce profil aux autres propriétés.

3/03/2023 Page 40/183

 Relations Cardex

IMAGE 25: RELATIONS

En cliquant sur Nouveau vous pouvez créer des liens entre ce profil et d'autres profils dans la
base de données.
Ex.: conjoint, employeur, employé, contact…
Profils compte
Les profils de type compte comprennent la société, l'agent de voyage, la source, le groupe et
d'autres types de profils.
Une fois que vous éditez l'écran de profil d'un compte, la différence sera évidente. Cela explique
pourquoi la fusion de profils sociétés et agence de voyage avec des profils individuels n'est pas
possible. Les données entrées sur les deux types de profil sont tout simplement différentes.
Voir Par
Vous pouvez trouver les profils de compte comme la société et les profils des agents de voyage
dans le même menu que le profil individuel. Vous pouvez sélectionner le type de profil à l'aide
de l’option « voir par » dans l'écran de recherche de profil.

IMAGE 26: RECHERCHE CARDEX

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 Ecran principal

IMAGE 27: PROFIL COMPTE

Information Addresse
LISTE 2 INFORMATION ADRESSE PROFIL COMPTE

Champ Description
Compte 3 lignes sont disponibles pour entrer le nom du compte.
Addresse Cliquez sur , sélectionnez le type d'adresse que vous souhaitez
insérer et remplissez les informations nécessaires. "Principale" doit
être coché pour l'adresse qui sera montrée sur toutes les
communications envoyées à ce client. Dans le cas où un client a plus
d'une adresse à joindre à son profil, ne pas créer un second profil.
Répétez la même action que ci-dessus et ajoutez simplement une
adresse supplémentaire. Opera vous offre la possibilité de joindre un
nombre illimité d'adresses à un profil.
Ville Entrez la ville ici.
Postal Code/Ext Entrez le code postal ici. (Ext est utilisé pour les extensions pour les
Etats-Unis en relation avec le code postal).
Pays/Etat Cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez le pays dans la liste
fournie. Les codes pays sont insérés suivant les normes ISO et
peuvent également être introduits directement.
Sélectionnez un état en cliquant sur la flèche vers le bas. Pour les
adresses aux Etats-Unis, le champ état sera complété
automatiquement lorsqu'un code postal valide est entré.

*Informations internes:
Informations supplémentaires à des fins internes, spécialement marketing.

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 LISTE 3 INFORMATION INTERNE PROFIL COMPTE

Champ Description
Respons. Cliquez sur le bouton et sélectionnez le représentant commercial
responsable de ce compte.

Code Trace Cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez le code de suivi de ce
compte
Type Vous pouvez modifier un type de compte en choisissant un autrec
type dans la liste fournie.
No. Déb Affiche le numéro de compte débiteur du profil lorsqu'il est attaché.
Aucune donnée ne peut être entrée dans ce champ (voir onglet Stats
& Infos => onglet Information).
ID Corporate Vous pouvez entrer un ID corporate dans ce champ. Il n'y a pas de
conditions particulières pour ce champ afin que les références
internes puissent être utilisées.
Devise Ref. Utilisez la flèche vers le bas et sélectionnez la devise dans laquelle la
facture doit être affichée.
Actif Par défaut, ce champ sera activé. Si vous avez besoin de désactiver le
compte, il suffit de décocher la case.
Communications Utilisé pour remplir tous les types de communication tels que l'email,
le fax et le téléphone. En utilisant la flèche vers le bas, sélectionnez
le type de communication que vous souhaitez entrer et insérez les
informations correctes dans les champs suivants. Veuillez noter que
vous n'êtes pas limité aux 3 champs de l'écran. Tout comme pour les
informations d'adresse, vous pouvez joindre un nombre illimité de
communications.

Champs supplémentaires

IMAGE 28: CHAMPS SUPPLÉMENTAIRES PROFIL COMPTE

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 Des informations supplémentaires pour ce profil peuvent être stockées ici. C'est là que le
numéro de TVA est entré (ID taxe). Vous pouvez également entrer les instructions de
facturation par défaut ainsi qu’un type de paiement par défaut.
Par exemple: si une entreprise a un accord avec l'hôtel stipulant qu'ils paieront toutes les nuits
de la chambre pour tous leurs clients séjournant à l’hôtel, vous pouvez entrer une instruction de
facturation par défaut qui sera copiée sur chaque réservation dès que ce compte-profil y est lié.
Stats. & Info
L’écran Stats & Info se compose de deux onglets: Statistiques and Information.
Statistiques
Cet écran vous donne un bref résumé des revenus générés par ce profil. Ceci est trié par types
de revenus sur l’année en cours et sur l’année dernière. Par défaut, les informations sur les
revenus sont affichées dans la devise de base de l’hôtel mais peuvent être données dans
d'autres devises si elles sont configurées.
Information
Si le client doit être mis sur une liste de restriction, cochez Restreint et remplissez la règle (texte
libre, exemple : client a fumé dans la chambre). Chaque fois que ce profil est sélectionné par un
utilisateur pour faire une réservation, un pop-up apparaîtra affichant le texte que vous avez
rempli dans règle. Selon les droits d'utilisateur de l'employé, ce message peut être ignoré et la
réservation pourra être effectuée ou l’utilisateur ne pourra pas enregistrer de réservation pour
un client restreint.
No Deb, affiche le numéro de compte débiteur du profil. Si vous cliquez sur la flèche vers le bas,
la fiche compte pour ce client apparaît. La création de fiche compte n’est pas expliquée dans ce
manuel.
Les champs Pot. Nts Chb et Revenu Potentiel peuvent être utilisés par le département des
ventes afin de comparer le nombre de nuits/revenus prévus et les totaux qui ont été générés sur
une période définie dans le temps. Toutefois, ces champs n'ont pas de fonctionnalité de sorte
qu'ils ne seront pas pris en compte sur les rapports.
Infos SC

IMAGE 29: INFOS SC

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 Comme l'en-tête de cet écran le mentionne, ce sont des informations détaillées sur les ventes. Il
sera utilisé afin de faire des demandes de données spécifiques. Nous n'allons pas entrer dans les
détails. Plus d'informations peuvent être trouvées dans le manuel de Sales & Catering.

c) Profil compte - Options

Nous avons précédemment expliqué les options pour les profils individuels. Pour les profils
compte, les options sont identiques mis à part quelques fonctionnalités. Toute option non
expliquée ci-dessous est reprise dans le descriptif des options des profils individuels.

IMAGE 30: OPTIONS PROFIL COMPTE

Extraire
Dans Opera, vous pouvez utiliser l'extraction de données pour exporter des fichiers de base de
données vers un fichier. Cela peut être utilisé afin de préparer des publipostages ou si vous
souhaitez gérer des données dans d'autres applications telles que Excel, Word…
Tous les détails sur la façon d'extraire des données peuvent être trouvés dans le manuel de
Sales and Catering.
Synthèse
Cet écran affiche tous les revenus générés par ce compte à la suite de certains filtres que vous
pouvez définir vous-même.

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 IMAGE 31: VUE ENS. REVENU
Vous avez la possibilité de choisir une période pour afficher les informations.
Inclure Statistiques manuels : Si la société dispose de statistiques de revenus qui ont été
ajoutées manuellement, vous pouvez inclure les revenus associés en cochant cette case

Remonter Statistiques : Disponible si la société a des relations hiérarchiques avec d'autres

sociétés (par exemple, si la société a des filiales). Activez cette case à cocher pour inclure les
statistiques des entités de niveau inférieur dans les statistiques de cette société. Lorsque cette
case à cocher est activée, vous pouvez utiliser la liste des valeurs pour choisir la relation
spécifique.
Rapports
Dans le cas où vous devriez être à la recherche d'un rapport sur vos comptes, il n'est pas
nécessaire de quitter le profil et aller à la section des rapports d’Opera. Cliquez simplement sur
Rapports et Opera proposera une liste récapitulative des rapports directement liés aux profils de
comptes.
Autres Options

d)
IMAGE 32: AUTRES OPTIONS
Cette partie de l'écran sera également expliquée dans le manuel des Sales and Catering. Les
seuls boutons qui peuvent être utiles pour PMS sont Block et Contacts.
Block vous redirigera vers le menu pour la création des Blocks.

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 Contacts vous permettra de joindre des profils individuels en tant que contacts pour ce compte.
Pour attacher des profils, voir ci-dessous.

d) Contacts
Dans ce chapitre, nous allons vous expliquer comment vous pouvez joindre un profil en tant que
contact à un compte.
Vous trouverez ci-dessous 2 façons de joindre le profil. La première façon est de savoir comment
entrer un nouveau profil de contact. Dans la deuxième, nous supposons qu'il y a déjà un profil
individuel dans le système qui doit être lié à un compte en tant que contact.
Nouveau
Aller sur Réservations > Cardex and select Nouv.. En tant que type de profil, choisissez Contact
dans la liste.
Vous serez redirigé vers l'écran de recherche de Compte. Cet écran vous permet de rechercher
le compte approprié. Une fois que vous avez saisi vos critères, cliquez sur Chercher, mettez en
surbrillance le compte correct dans la liste puis cliquez sur ok.
Une autre option est d'aller vers Réservations > Cardex et recherchez le profil du compte. Éditez
le compte et cliquez sur les contacts de bouton sur le côté droit de l'écran.
L'écran suivant apparaît.

IMAGE 33: PROFIL CONTACT

Dans cet écran, vous pouvez entrer toutes les informations identiques à celle d’un profil
individuel.
Lorsque vous avez saisi toutes les informations, cliquez sur Sauvegarder et votre profil sera
automatiquement lié au profil de compte.
Stats. & Info
Le bouton Stats & info en haut vous donne les informations du compte.
Le bouton individuel vous donne les informations sur le contact.

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 IMAGE 34: PROFIL CONTACT - STATS. & INFO
Vous pouvez afficher les revenus générés par ce profil en tant que client, mais il vous permet
d'examiner les revenus générés par cette personne, par exemple, en tant que réservataire pour
cette société.
Individuel
Lors de la création d'un profil de contact, Opera crée automatiquement un profil individuel qui
peut être sélectionné pour les réservations. Cela signifie que vous ne devez pas créer deux
profils pour 1 personne.
En cliquant sur le bouton Individuel, vous serez redirigé vers le profil individuel lié.
Profile existant
Dans le menu Réservations > Cardex, recherchez le profil individuel que vous souhaitez lier au
compte. Mettez-le en surbrillance dans la liste, cliquez sur Editer et cochez contact qui est situé
sous les informations de communication.

IMAGE 35: BOUTON CONTACT

Opera ouvrira automatiquement l’écran de recherche de compte.
Recherchez le compte correct et confirmez en sélectionnant OK. Cela permettra de créer le lien
entre le profil déjà existant et le compte.
Après cela, vous reviendrez au profil individuel où vous remarquerez qu’un nouvel onglet
Contact est apparu à côté de Champs supplémentaires et Stats & Infos. En cliquant sur cet
onglet Opera affichera l’écran de profil de contact.

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 4) Gérer les réservations Individuelles et Blocs
Introduction
Log In

Cliquez deux fois sur l'icône Opera sur votre ordinateur. La page Web suivante apparaîtra :

IMAGE 36: LOGIN OPERA

Entrez votre utilisateur et mot de passe et sélectionnez le bon schéma.
Veuillez noter que beaucoup d’hôtels ont un schema Live ou Production et un schema Training. La
différence entre le Training et le Live/Production est que les deux schémas ont toujours une couleur de
fond d’écran différente. Il faut donc faire attention à sélectionner le bon schéma lors de la connexion.
Lorsque vous êtes connectés avec le bon mot de passe, l’écran ci-dessous avec les différents modules d’
Opera apparaît.
Pour accéder au module Front Office, cliquez sur PMS.

IMAGE 37: MODULES OPERA

Maintenant, vous pouvez commencer à travailler dans Opera !

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Structure des menus et icônes
En appuyant sur une icône sur la barre supérieure horizontale, les icônes sur la barre verticale gauche
changeront.

IMAGE 38: ICÔNES OPERA

Les menus supérieurs sont des menus déroulants. On y retrouve les mêmes sous-menus que ceux des
icônes.

IMAGE 39: MENU OPERA

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Réservations individuelles
Quand vous cliquez sur le module PMS (pour la réception) l’écran suivant va apparaitre:

IMAGE 40: ECRAN DE BASE

Vous pouvez accéder à toutes les options concernant les réservations aussi bien sous le bouton
Réservations qu’en cliquant sur la grande icône Reservations.
La première et la deuxième option sont pour créer une nouvelle réservation et mettre à jour une
réservation existante (Modifier réservation)

Modifier Réservation
Pour voir ou apporter un changement a une réservation existante, sélectionner Réservations > Modifier
Réservation à partir des options de la barre de menu. L’écran de recherche de réservation apparait :

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 IMAGE 41: MODIFIER RÉSERVATION

L’option de recherche de réservations permet d’afficher les réservations.

Cette option donne également la possibilité de créer de nouvelles réservations, modifier des
réservations existantes, accéder au profil client, annuler des réservations, faire le check in d’un client et
annuler un check in.
Quand ces critères de recherches ne sont pas suffisants, vous pouvez cliquer sur le bouton Avancé sur la
droite. Cet écran possède une large variété de critères de recherche pour trouver la réservation que
vous cherchez. (y comprise Day Use, Attendus, Général, Départ, Annulation, No Show et Gratuités,
Partis)

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 IMAGE 42: AVANCÉ
En faisant un double clic sur la réservation vous verrez les détails que vous souhaitez voir ou modifier.
En cliquant sur Editer vous obtenez la même chose.

IMAGE 43: EDITER RESERVATIONS

Un certain nombre d’options sont disponibles sur la droite de l’écran. Vous pouvez créer une nouvelle
réservation, annuler la réservation sélectionnée, annuler votre check in, ou accéder directement au
profil de la réservation sélectionnée par Cardex.

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Ecran de Réservation

IMAGE 44: ECRAN DE RÉSERVATION

Certaines informations concernant la réservation sont déjà disponibles dans la barre supérieure de la
réservation.
- Status de la réservation: par exemple: CHECKED IN
- Numéro de Confirmation : par exemple 17284694
Il est possible que certains boutons rouges soient visibles dans le bas de l’écran de réservation.
Il s’agit d’informations supplémentaires concernant la réservation qu’il est important de connaître. Vous
pouvez cliquer une seule fois sur le bouton pour avoir les détails.
Dans la partie inferieure vous trouvez quelques informations à propos de l’utilisateur qui à créé la
réservation et à quel moment celle-ci a été faite ou modifiée.
L’écran de réservation est composé de 3 sections :
Supérieure : information à propos du client et l’agence de voyage/societé/groupe/source et les détails
de la carte de membre. Un bouton … à côté du nom du client permet d’accéder directement au profil
du client.

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 IMAGE 45: SECTION SUPÉRIEURE ÉCRAN RÉSERVATION
Détails : Particularité du séjour du client, incluant date d’arrivée ou de départ, information sur la
chambre et le tarif, méthode de payement et package.

IMAGE 46: DÉTAILS DE LA RÉSERVATION

Divers : informations complémentaires telles que demande de transport. Cette section peut contrôler si
des transactions peuvent être enregistrées sur le compte du client (no post).

FIGURE 47: DIVERS

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Nouvelle réservation
Pour effectuer une nouvelle réservation, allez dans le menu Réservations et sélectionnez Nouvelle
réservation. Automatiquement l’écran Requête prix va apparaitre.
La Requête prix est comme une mini reservation.
Vous entrez la date d’arrivée, le nombre de nuitées, date de départ, nombre d’adultes et nombre de
chambres.
L’écran Requête prix permet de générer une liste de tarifs correspondants aux critères de recherche
spécifiés.
Les tarifs et les types de chambres corresponds sont listés au niveau de l’écran Détails Requête prix.
Sélectionnez autant de critères que souhaité pour afficher le tarif le plus adapté ou sélectionner la
chambre ou le tarif dans la grille et cliquez sur OK.
Veuillez noter que si vous fermez cet écran, la réservation ne sera pas créée ou sauvegardée.

IMAGE 48: REQUÊTE PRIX

L’écran Résultats Requête Prix va apparaitre. Opera vous proposera une selection de tarifs en fonction
de vos critères et filtres définis dans la Requête prix.

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 IMAGE 49: RÉSULTATS REQUÊTE PRIX
Notez que quand vous cliquez sur « Forf », Opera affiche la liste de packages attachés au rate code.

Selectionnez le tarif (et le type de chambre) souhaité et cliquez sur OK

Maintenant vous voyez l’écran des réservations :

IMAGE 50: ECRAN RÉSERVATION

Notez que toutes les réservations doivent être liées à un profil, Vous pouvez modifier une réservation
existante ou en créer une nouvelle.

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Si le client vient pour la premiere fois, qu’il n y a pas de profil existant à son nom, vous devez créer un
profil en cliquant sur le bouton sur du champ Nom :

IMAGE 16 : NOM DU CLIENT

L’écran suivant apparait :

IMAGE 17: RECHERCHE CARDEX

A présent, vous pouvez créer un nouveau profil ou rechercher un profil déjà existant. Notez que chaque
réservation doit etre liée à un profil.
Veuillez noter qu’il est très important de fournir autant d’information que possible sur le profil.

Les informations et détails supplémentaires concernant le profil et la liaison de profil se trouvent dans le
manuel ‘Profils’
Après avoir lié un profil à la réservation, vous revenez automatiquement à l’écran de réservation.
Certains champs apparaissaient en Gras. Cela signifie que ces champs sont obligatoires.
Appuyez sur la flèche au niveau du champ obligatoire pour afficher la liste des choix possibles.
Voici des exemples de champs obligatoires :
- Type Réservation
- Marché
- Source
- Paiement

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Autres champs dans Réservation
Veuillez noter que les champs peuvent différer d’un hôtel à l’autre, certains champs peuvent

se trouver à un emplacement différent.

Champ Description
Type de chambre Normalement, vous encodez le type de chambre
Quand vous allez plus loin avec TAB, Opera met
automatiquement le même type de chambre dans le champ RTC
Si vous souhaitez attribuer un surclassement (Upgrade) à un
client, vous encodez le type de chambre surclassé dans le champ
Room Type et vous appuyez sur Enter
RTC Opera vous demande à présent si vous souhaitez donner un
surclassement gratuit, Appuyer sur No.
Item Inventory Utilisez cet écran pour gérer l’inventaire des objets à attacher à
une réservation.
Cet écran montre les objets attachés à cette réservation.
Vous pouvez également ajouter ou modifier les objets attachés et
vérifier la disponibilité d’un objet en appuyant sur le bouton Item
inv.
Packages Pour certaines réservations, il faut ajouter un Package. Cliquez sur
la flèche pour avoir la sélection de packages configurés dans
Opera.
N° Carte Crédit Quand vous selectionnez une carte de credit comme mode de
paiement, les champs N° carte crédit et Date Exp. deviennent
obligatoires. (Egalement quand Type Rés. est Guaranteed CC)
Lorsqu’une interface de carte de crédit est liée à Opera, le
‘Montant d’Autorisation’ et ‘Approval Code’ apparaissent
automatiquement sur la réservation.

Divers
Le bouton More Fields donne accès à un autre écran pouvant être diffèrent d’un hôtel à l’autre.

Champ Description
No Post Cochez cette case pour éviter les postings automatiques des
interfaces sur ce folio. Si jamais un posting manuel est tenté alors
que No Post est coché, Opera vous demande si le No Post doit
être surpassé. Ceci peut être utile pour les walk ins sans garantie
pour les extras.

Print Rate Cochez cette case si vous souhaitez que le tarif s’imprime sur la
carte d’enregistrement.

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Options Réservation
Plus bas à droite sur l’écran de réservation vous cliquez sur le bouton Options pour faire apparaitre un
certain nombre d'options. Elles sont propres à chaque hôtel et peuvent être différentes selon l’hôtel :

IMAGE 18: OPTIONS DE RÉSERVATION

Ci-dessous, vous pouvez trouver une brève explication des options de réservation :
Ceci est un aperçu des options les plus importantes :

Copier Avec cette option, vous pouvez créer une copie d’une réservation. Opera vous
demandera les détails que vous souhaitez copier.

IMAGE 19: COPIER

Dans le cas où le nom du client n’est pas le même que ce lui de la réservation
originale, c’est très important de créer et lier un NOUVEAU profil (ne changez pas le
profil existant car cela changera automatiquement toutes les réservations liées à ce
profil)
Agence/Société Ceci est un autre moyen d’attacher un profil. Vous pouvez attacher une compagnie,
agence, groupe ou source à la réservation.
Cette fonction donne la possibilité de programmer un message automatique pour la
Alertes
réception à lire à chaque check-in, check-out ou réservation. De cette façon vous
pouvez passer des messages importants avant le check in ou check-out du client.

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 Arrhes/Annulations Règles de acomptes liés à la reservation auxquelles le client doit répondre. Permet
d’encoder l’acompte versé par le client.
Règles d’annulations pour déterminer les frais à payer quand la reservation est
annulée en fonction du délai avant la date d’arrivée
Facturation
Cette option ne sera disponible que quand le status de la réservation est Checked In.
En cliquant sur Facturation vous entrez sur la note/facture du client.
Changements Grace a cette option vous pouvez parcourir l’histoire de l’activité des utilisateurs.

IMAGE 20: CHANGEMENTS

Si vous êtes positioné sur la bonne ligne vous pouvez cliquez sur details pour avoir
plus d’informations.
Un double clic sur une ligne vous donne accès à des informations plus détaillées.

FIGURE 21: REGISTRE D’ACTIVITÉ UTILISATEUR

Confirmation Opera vous permet de faxer, envoyer par email ou imprimer les lettres de
confirmation pour les clients individuels ou compagnie, agent, source ou groupe qui
ont fait, modifié ou annulé une réservation.

Image 22: Confirmation

Marquez d’une croix la façon dont vous souhaitez envoyer la confirmation (Imprimer,
email ou fax) :

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 IMAGE 23: CONFIRMATION
Après avoir sélectionné la manière dont vous souhaitez envoyer votre confirmation,
cliquez sur le bouton pour terminer votre action (personnaliser, fichier, aperçu ou
envoyer):

IMAGE 24: BOUTONS CONFIRMATION

Cartes Crédit Lorsque votre propriété n'a pas d'interface de carte de crédit, elle peut utiliser cette
option pour entrer une autorisation et son code d'approbation.
Sinon, il y a 4 options :

IMAGE 25: OPTIONS CARTES CRÉDIT

Authorization rule: lorsqu'une interface de carte de crédit existe, Opera prend
automatiquement une autorisation lors du balayage de la carte de crédit. Le montant
est basé sur les règles entrées dans cet écran:

IMAGE 26: RÈGLES D’AUTORISATION

Il y a aussi la possibilité d'afficher un historique de carte de crédit, de prendre une
autorisation supplémentaire ou de prendre une autorisation manuelle.

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 Supprimer Seules les réservations dont le statut n'est pas checked in ou checked out peuvent
être supprimées. Le droit de l'utilisateur de supprimer une réservation est
uniquement accordé à l'utilisateur superviseur. Tous les autres utilisateurs doivent
utiliser l'option Cancel.

Charges fixes Il peut arriver que la même transaction doive être postée sur la facture d'un client
sur une base régulière (par exemple tous les jours), les frais de stationnement, les
journaux. L’option Charges fixes vous permet d'identifier ces types de frais
récurrents afin qu'ils puissent être automatiquement postés pendant la clôture de
nuit.
Historique Cette option vous permet d'afficher l'historique des réservations passées et actuelles
et des séjours pour un profil.
Les fonctionnalités importantes ici sont que vous pouvez imprimer des folios et
examiner tous les détails de réservation du passé.

IMAGE 27: HISTORIQUE

Lorsque vous souhaitez afficher des folios d'un séjour précédent, cliquez sur le
bouton Voir Facture.

Gouvernante Les informations entrées dans l'écran Instructions Chambre sont signalées au
département housekeeping. Cela peut être utile pour les demandes particulières des
clients (par exemple oreiller supplémentaire) Toutes ces informations seront affichées
sur le Facility task details report

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 IMAGE 28: GOUVERNANTE

Messages Avec cette fonctionnalité, vous pouvez envoyer des messages à des clients individuels
ou à des groupes. Avec une interface, les messages déclenchent le voyant d'attente de
message sur le téléphone ou l'envoie directement au système vidéo pour que le client
puisse l'afficher sur son téléviseur. Notez que toutes les réservations pour lesquelles
les messages ne sont pas reçus apparaîtront dans Opera lorsque la réservation est
consultée.

Option forfait Les options de package ne sont applicables que si la fonction Advanced Packages est
activée. Une description sera affichée avec des informations supplémentaires sur le
package.

Party Cette fonctionnalité est généralement utilisée lorsqu'un client fait des réservations
pour un petit nombre de clients associés qui séjourneront pendant la même période
dans l'hôtel.

Privilèges En fonction de l'hôtel, plusieurs privilèges peuvent être configurés dans cet écran.
Vous pouvez définir différents paramètres affectant les activités de réservation et de
caisse pour le client. Le plus commun est le No post.

Info Prix Info prix vous donne des informations détaillées sur chaque nuit séparément. Cet
écran vous permet également d'afficher les tarifs dans d'autres devises en changeant
le champ Devise en haut à gauche.

Carte De là, vous pouvez (ré)imprimer la carte d'enregistrement du client.

enregistrement

Instructions La fonction de Instructions facturation vous permet de transférer automatiquement

facturation les frais d'un code de transaction spécifique vers une autre fenêtre ou vers la facture
d'un autre client au moment du posting.
Il existe deux manières différentes de créer des instructions de facturation:

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 IMAGE 29: INSTRUCTION VERS UNE CHAMBRE
Pour la première option, sélectionnez Chambre: vous transférez un ou plusieurs
postings vers une autre chambre (vous pouvez choisir la chambre et les transactions et
pour quel(s jour(s))

IMAGE 30: INSTRUCTION VERS UNE FENÊTRE

Pour la deuxième option, vous sélectionnez Fenêtre : vous transférez un ou plusieurs
postings vers la même chambre mais dans une fenêtre différente (vous pouvez choisir
le nom de la fenêtre et les codes de transaction). Ceci est utilisé par les entreprises qui
prennent en charge (une partie de) la facture de leur employé.

Partages Lorsque deux clients ont deux réservations mais occupent la même chambre, il est
possible de créer un partage afin d'avoir des instructions de facturation distinctes pour
chaque client.

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 Cela permet également la possibilité de facturer les deux clients à plein tarif, la moitié
du tarif pour chaque client ou un client à plein tarif et l'autre à 0.

IMAGE 31: PARTAGE

Traces Elles sont presque similaires aux messages, car elles vous permettent de joindre des
communications à la réservation du client. Les traces sont destinées à informer vos
collègues dans votre propre département ou dans d'autres départements de l'hôtel
qu'ils doivent prendre action en relation avec la réservation ou au nom du client.

Cartes d'enregistrement

Pour imprimer les formulaires d'inscription de toutes les arrivées pour une date ou une période, allez
dans Réservations > Cartes d’enregistrement

L'écran suivant sera affiché:

3/03/2023 Page 66/183

 IMAGE 32: IMPRIMER CARTES ENREGISTREMENT
Sélectionnez le bon fichier pour le formulaire d'inscription, si vous voulez imprimer uniquement les
individuels et / ou les réservations de bloc, et sélectionnez à partir de quelle date vous souhaitez
imprimer les formulaires d'inscription. (Normalement, cela se fait jour après jour)
Quelques options vous aident à filtrer les réservations que vous recherchez.
Vous pouvez également les trier par classe de chambre, par type de chambre ou simplement par ordre
alphabétique.

Reservations Blocs

Introduction

Log In
Cliquez deux fois sur l'icône Opera sur votre ordinateur. La page Web suivante apparaîtra :

IMAGE 51: LOGIN OPERA

Entrez votre utilisateur et mot de passe et sélectionnez le bon schéma.
Veuillez noter que beaucoup d’hôtels ont un schema Live ou Production et un schema Training. La
différence entre le Training et le Live/Production est que les deux schémas ont toujours une couleur de
fond d’écran différente. Il faut donc faire attention à sélectionner le bon schéma lors de la connexion.

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Lorsque vous êtes connectés avec le bon mot de passe, l’écran ci-dessous avec les différents modules d’
Opera apparaît.
Pour accéder au module Front Office, cliquez sur PMS.

IMAGE 52: MODULES OPERA

Maintenant, vous pouvez commencer à travailler dans Opera !

Structure des menus et icônes

En appuyant sur une icône sur la barre supérieure horizontale, les icônes sur la barre verticale gauche
changeront.

IMAGE 53: ICÔNES OPERA

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Les menus supérieurs sont des menus déroulants. On y retrouve les mêmes sous-menus que ceux des
icônes.

IMAGE 54: MENU OPERA

Reservations Bloc
Ecran des reservations Business Block

IMAGE 55: ECRAN BUSINESS BLOCK

L’écran des réservations se compose de 4 parties :

Partie 1: Tout ce qui concerne le lien entre le block et le profil/contacts

IMAGE 56: INFO PROFIL

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 Partie 2: Nom du block, date de début et de fin ainsi que le statuts et les informations sur la
réservation.

IMAGE 57: INFO BLOCK

Partie 3: Details du Block tels que block code, rate code et dates de suivis

IMAGE 58: ROOMS INFO

Partie 4: Tout ce qui concerne les statistiques et le revenu.

IMAGE 59: INFO SUR STATISTIQUES ET LE REVENU

Réservations Blocs
Les réservations de groupe sont faites dans Reservations > Blocs. La fonction bloc est un moyen très
efficace pour gérer les groupes et autres allotements de chambres.
Blocs peut être utilisé pour gérer les groupes réguliers, les allotements d’agence de voyage, les tours
operateur ainsi que les réservations de réunions.

Groupe régulier
Pour créer un nouveau bloc, cliquez sur le bouton Nouv. et l’écran suivant apparaitra :

3/03/2023 Page 70/183

 IMAGE 60: BUSINESS BLOCK
Le block header est requis pour chaque block et contient les informations de base qui sont le block code, le
nom complet du block, la date de la première arrivée et du dernier départ, le prix par défaut, code marché
et code source ainsi que le réservation type.

Voici l’ordre dans lequel un nouveau bloc doit être introduit :

- Entrez le Compte ou la compagnie dans le champ Cpte/Soc que vous souhaitez lier dans votre futur
business bloc. (Bien souvent le compte ou la compagnie existe déjà – si non vous devez le créer)
- Lorsque vous allez plus loin avec la touche tabulation, Opera mettra automatiquement le nom de
votre Block Header.
- Entrez les contacts dans la partie droite de votre écran de réservation du bloc.
- Entrez le statut du bloc
o Normalement lorsque le nouveau bloc est créé, le statut sera Option.
- Entrez le Code Marché et le Code Source.
- Entrez le Type reservation (Type Rés.)
o Après avoir introduit le Type Rés, Opera mettra le block code automatiquement.
- Entrez le code Prix.
- Option « Elastique » : Ceci permet de créer des réservations avec le même Code Prix que le bloc, en
dehors de date de début et date de fin du bloc pour les participants.
- Entrez la date Rétroc. (Rétrocession = lorsque les chambres peuvent être libérées)
- Entrez la date de décision : La date maximum à laquelle le bloc peut être confirmé.
- A cette étape, vous pouvez déjà sauvegarder votre réservation Bloc.
3/03/2023 Page 71/183
 o Après la sauvegarde de la réservation, le bouton Grille devient disponible

IMAGE 61: BOUTON GRILLE

o Si le Bloc est mis comme Elastique, la date de début et de fin de la période d’élasticité
deviendra disponible en sauvegardant la réservation.

IMAGE 62: DATES DE DÉBUT ET FIN D’ÉLASTICITÉ DU BLOC

o Les dates d’élasticité peuvent être avant la date d’arrivée du block et/ou après la date de
départ du business block.

Si vous voulez mettre des codes prix différents pour les dates d’extensions du bloc vous
avez la possibilité en Shoulder Start pour le jours devant le début du Bloc et en Shoulder
End pour les jours après la fin du bloc

Ces dates d’élasticité seront affichées en jaune sur la Grille chambres. Ces deux champs
peuvent être utilisés pour définir le début et la fin de la période d’élasticité (Début
extension et Fin Extension).
Le début de la période d’élasticité commencera à partir de la date Début Extension
jusqu’à la date de début du Business Bloc. La période d’élasticité s’étalera de la fin du
business bloc jusqu’à la date de la fin d’Extension.
- Bloquez le nombre de chambres dont vous avez besoin dans la Grille chambre et compléter les
tarifs dans la Grille
- Utilisez le bouton Bloquer pour entrer vos chambres :

3/03/2023 Page 72/183

 IMAGE 63: BLOQUER DANS GRILLE CHAMBRE

o Entrez les dates auxquelles vous souhaitez réserver les chambres dans la grille
o Dans “types chb”, sélectionnez le type de chambre que vous souhaitez entrer dans la grille
o Entrez le nombre de chambres que vous souhaitez mettre dans la grille.
 Si vous voulez ajouter des chambres dans la grille, cochez la case
’Augmenter/Diminuer contingent’. Pour réduire le nombre de chambres, entrez un
chiffre négatif dans le champ ‘Nb. Chambres’.
S’il n’y a pas de tarif sélectionné au niveau du bloc, vous pouvez le définir dans le champ ‘Tarif
1 – Tarif 4’ pour chaque type de chambre de la grille. Tarif 1 sera le tarif pour une occupation
single (1 personne), Tarif 2 sera le tarif pour une occupation double etc.

Tarif Add. sera le coût supplémentaire pour chaque personne additionnelle dans la chambre.

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Exemple: - Tarif 1 est 100 et Tarif Add. est 50.

La chambre pour 2 personnes sera € 150 (2 pers: 100 + 50), 3 Personnes payeront € 150. (3 pax: 100
+50 + 50)

Après vérification, appuyez sur Ok pour continuer.

- Lorsque les données sont correctes, et que vous êtes prêt à accepter les réservations, le ‘Statut du
bloc’ peut être changé vers ‘Définitif’ ce qui veut dire que les chambres sont vendues et seront
payées ou ‘Allotement’ ce qui veut dire qu’il y a autant de chambres qui sont disponibles pour la
vente.(mais pas encore payées)
- A présent le bouton Rés. est disponible pour encoder vos réservations.
- Quand vous cliquez sur le bouton Rés., le message suivant apparait : cliquez Oui

IMAGE 64: ECRAN CRÉATION PAY MASTER

Cela veut dire qu’un PM (compte global) sera créé pour la réservation Business bloc.

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La page suivante va s’afficher :

IMAGE 65: LISTE RÉSERVATIONS BLOC

La première réservation que vous voyez est le ‘Pay Master’ (PM). Quand vous voulez ajouter des
réservations, cliquez sur le bouton Nouv.
Opera va déjà copier quelques détails du block header dans les réservations individuels du bloc
tels que : Société, Nom du Groupe, Dates d’arrivées et de départs, Type Réservation,Code Marché
et Code Source,Type Chb et Code Bloc :

3/03/2023 Page 75/183

 IMAGE 66: RÉSERVATION BLOC
- Entrez le nom du client et sauvegarder la réservation.
- Faire de même pour tous les participants du Bloc.
- Vous pouvez également utiliser le bouton ‘Opt Groupe Options’ sur la page des réservations.

IMAGE 67: LISTE RESERVATIONS BOC

- Vous obtiendrez l’écran suivant:

3/03/2023 Page 76/183

 IMAGE 68: OPTION GROUPE
- Sur cet écran, cliquez sur le bouton ‘Liste de membres’ pour accéder à l’écran Rooming Liste
Groupe :

IMAGE 69: ROOMING LIST

Ici, vous pouvez entrer les réservations des clients rapidement. Pour entrer une réservation,
entrez simplement un nom et un prénom par ligne.
Important : Le système prendra les détails de la reservation de la PM comme base pour chaque
réservation. Assurez-vous que tous les détails tels que le code marché, … sont correctement
remplis avant d’encoder la rooming list.
Après avoir introduit les noms des clients appuyez sur Sauvegarder et le numéro de confirmation
apparaitra dans la première colonne. Les réservations sont à présent dans le système.

3/03/2023 Page 77/183

 Après que l’encodage des réservations soit fait, vous pouvez maintenant voir et éditer les
réservations individuelles dans la Liste Réservation.
Quand vous effectuez modification sur une réservation du bloc, en fonction des droits utilisateur,
cette modification peut s’appliquer à :

IMAGE 70: APPLIQUER LES CHANGEMENTS À

 Ce Client Seul : Appliquer les changements uniquement à ce client.
 Tous les membres du Groupe : Appliquer les changements à tous les clients du groupe.
 Membres Sélectionnés: Appliquer les changements aux reservations sélectionnées.
 Seul. Clients avec Même Date Arrivée : Uniquement aux clients avec la même date
d’arrivée.
 Membres Présents : à tous les clients ayant déjà fait leur check in.
 Présents entre le et : à tous les clients présents dans l’hôtel entre telle et telle date.

Allotements Agence de voyage

Allotement pour Agent de voyage (Travel Agent)
Lors de la création d’un block réservation pour un allotement d’agent de voyage, l’écran principal est le
même que pour une Bloc normal.
Vous créez un bloc comme expliqué plus haut et vous ajoutez 1 ou plusieurs chambres (en fonction du
contrat avec l’agent de voyage) par jour dans la grille.
La principale différence entre un groupe normal et un allotement se situe au nouveau du Statut Bloc .
Ceci doit être un code Statut qui affiche les chambres qui ne sont pas ‘prises’

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 IMAGE 71: STATUS BLOC – CODE ALLOTEMENT
En fonction du contrat ou accord avec l’agent de voyage, un nombre de jours pour le ‘Jours Rétroc’ peut
être introduit. Ceci est le nombre de jours précèdent la date d’arrivée à laquelle les chambres qui ne
sont pas ‘picked up’/prises seront relâchées/annulées.

IMAGE 72: JOURS RÉTROC

Dans cet exemple, les chambres qui ne sont pas ‘Picked up’/Prises seront effacées du Bloc 2 jours avant
la date d’arrivée.

Tour Series
Quand la fonction ‘Tour series’ est active, vous pouvez effectuer des réservations en séries. Ceci est
généralement utilisé pour les réservations blocs qui se répètent souvent. Ex : 30 chambres du lundi au
mercredi toutes les 2 semaines durant toute l’année.
Les ‘Tour series’ sont comme ‘Copier’ des réservations d’un bloc. Cela donne la possibilité de copier un
bloc.
Pour créer un tour series, faites une réservation bloc comme expliqué pour une réservation groupe.
Après avoir encodé la Grille, vous pouvez effectuer une copie du bloc.
Appuyez sur Options dans l’écran du bloc header et sélectionnez le Tour Series Perso(nalisée).
3/03/2023 Page 79/183
 IMAGE 73: OPTIONS, TOUR SERIES
L’écran suivant apparait :

IMAGE 74: OPTIONS, TOUR SERIES

Entrez le code que vous souhaitez utiliser pour le Tour Series, le Master Block code et les dates d’arrivée
pour lesquelles le groupe sera réservé. (toutes les 4 semaines par exemple)
Cliquez sur OK pour confirmer,
L’écran suivant va apparaitre:

3/03/2023 Page 80/183

 IMAGE 75: TOUR SERIESNOMS BLOCS
Ici vous pouvez sélectionner ce que le système doit copier du bloc original vers les nouveaux blocs.
Après avoir sélectionné les bonnes cases, appuyez sur OK pour confirmer.
Vous retournez à l’écran des options de la réservation originale. Fermez l’écran d’options et le block
header pour retourner à l’écran Business Block Search. Vos tour series sont à présent réservées.

IMAGE 76: RÉSULTAT RÉSERVATION SÉRIE

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Options et autres onglets dans la Réservation Bloc
L’écran de la réservation Business Bloc possède un certain nombre d’onglets. Le plus important étant
Chambres (expliqué précédement dans ce document)

IMAGE 77: ONGLETS DANS BLOC

Annulation
Dans le dernier onglet vous trouverez les informations concernant le politique d’annulation.

IMAGE 78: TAB ANNUL.

Sur la droite dans le bloc header un certain nombre d’options sont disponibles :

IMAGE 79: OPTIONS BLOCS

Rés.
Cliquez sur le bouton Rés. et l’écran suivant apparaitra:

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 IMAGE 80: RÉSERVATION
Opera affichera la liste de toutes les réservations individuelles liées au bloc. Lorsque vous avez un bloc
avec beaucoup de réservations et que vous recherchez une réservation en particulier, vous pouvez
utiliser le bouton ‘Avancé’ pour vous aider dans la recherche :

IMAGE 81: RECHERCHE RÉSERVATION DANS BLOC

Quand vous cliquez sur une réservation, vous avez à droite la possibilité d’afficher le Cardex et les
Options de la réservation :
Les autres options sont de pouvoir créer une nouvelle réservation/Nouv. pour Edit/Editer ou Fermer
l’écran.

Grille
Pour pouvoir sélectionner le nombre de chambres nécessaires par jour et par type de chambre. Ceci
peut être changé à n’importe quel moment

Evènements
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Si des évènements sont liés à des Réservations blocs vous pouvez les afficher en cliquant sur ce bouton

Rapports
Ce bouton vous donne un accès direct au menu Rapports

Notes
Ici vous pouvez ajouter des notes à la réservation Bloc si nécessaire

Options Bloc

IMAGE 82: OPTIONS BLOCS

Un certain nombre d’options sont utiles pour le département Room division. D’autres options sont plus
orientées ‘Catering’
Voici un aperçu des options :

Activités Les activités sont utilisées pour avoir un aperçu ou créer une nouvelle réunion,
appel de vente, tâches (to do’s) ou rendez-vous. Ici vous pouvez voir les détails
ou notes d’un certain appel ou réunion si les détails sont entrés dans l’activité.

Arrhes/Annulations Règles de accomptes liés à la reservation que le client doit suivre.

Règles d’annulations pour déterminer les frais à payer quand la reservation est
annulée selon le moment de l’annulation par rapport à la date du bloc

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 Convert to Sub. Vous pouvez transformer le bloc reservation en ‘Sub allocated booking’. Ceci
Alloc. peut être utile afin d’avoir plus de 1 bloc.

Copier

Pour copier un Bloc et les informations attachées. Cela peut servir comme
modèle (template) pour un nouveau bloc. L’écran suivant apparait pour vous
aider à déterminer les éléments à copier.

IMAGE 83: COPIER BLOC

Create Master Si le Bloc n’est pas designé comme Master, vous pouvez le faire en utilisant
l’option ‘create Master’

Create Potential Via cette option, vous pouvez encoder un revenu potentiel et/ou nombre de
nuitées et comparer les chiffres actuels.

Rétroc(eder) Sélectionner cette option pour manuellement supprimer toutes les chambres
non utilisées dans le bloc (pas prises) avant ou à la date de réservation.

Supprimer Normalement vous pouvez uniquement supprimer un groupe lorsque par

inadvertance vous avez dupliqué une réservation. Seul l’utilisateur Supervisor a
le droit de supprimer une réservation. Les autres utilisateurs doivent
simplement annuler la réservation.

Changements Pour les ‘changements’ c’est le même principe que pour les réservations
individuelles pour voir l’historique des utilisateurs ainsi que d’autres détails.

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 Inventaire Article Utilisez cet écran pour gérer l’inventaire des articles reliés à une réservation.
Cet écran permet de voir les articles attachés à la réservation. Vous pouvez
aussi ajouter, éditer et vérifier la disponibilité des articles en cliquant sur le
bouton « iventaire article »

Notes Utilisez cet écran pour ajouter de nouvelles notes, supprimer des notes
existantes ou éditer une note spécifique pour ce bloc.

Rapports Donne directement accès au menu des rapports comme vous le feriez via
Divers > rapports

Changts. Prod. Dans ‘Changts. Prod.’ vous verrez le changement potentiel du revenue (
ex :chambres supplémentaires dans la grille du bloc ou diminution de
chambres après un Rétroc manuel).

Rafr. Tarifs Si un rate code a été modifié ou attaché à un bloc et que vous souhaitez vous
assurer que la valeur est effectivement attachée à la réservation.

Déplace Date Vous pouvez utiliser ‘Déplace Date’ pour avancer ou reculer la date d’un block.
Veillez noter que la date d’un block ne peut être modifié si une PM ou
réservation existe.

Statistics Présente un résumé consolidé de toutes les informations de tout le business

bloc.

Traces Elles sont presque similaires aux messages, car elles vous permettent de
joindre des communications à la réservation du client. Les traces sont destinées
à informer vos collègues dans votre propre département ou dans d'autres
départements de l'hôtel qu'ils doivent prendre action en relation avec la
réservation ou au nom du client.

Diminution Prog. (|Block Wash Schedule) Rend possible de réduire le pourcentage ou le nombre
de chambres d’un bloc à une date déterminée pour un certain nombre de jours
ou de type de chambre.

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5) Maitriser les opérations de la Réception Client

Introduction
Log In
Cliquez deux fois sur l'icône Opera sur votre ordinateur. La page Web suivante apparaîtra :

IMAGE 84: LOGIN OPERA

Entrez votre utilisateur et mot de passe et sélectionnez le bon schéma.
Veuillez noter que beaucoup d’hôtels ont un schema Live ou Production et un schema Training. La
différence entre le Training et le Live/Production est que les deux schémas ont toujours une couleur de
fond d’écran différente. Il faut donc faire attention à sélectionner le bon schéma lors de la connexion.
Lorsque vous êtes connectés avec le bon mot de passe, l’écran ci-dessous avec les différents modules d’
Opera apparaît.
Pour accéder au module Front Office, cliquez sur PMS.

IMAGE 85: MODULES OPERA

Maintenant, vous pouvez commencer à travailler dans Opera !

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Structure des menus et icônes
En appuyant sur une icône sur la barre supérieure horizontale, les icônes sur la barre verticale gauche
changeront.

IMAGE 86: ICÔNES OPERA

Les menus supérieurs sont des menus déroulants. On y retrouve les mêmes sous-menus que ceux des
icônes.

IMAGE 87: MENU OPERA

Réception
Arrivées

Sélectionnez Réception et cliquez sur le bouton Arrivées. L'écran suivant s'affiche:

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 IMAGE 88: ECRAN ARRIVÉES

L'écran de recherche d'arrivées vous permet de personnaliser la recherche des clients arrivants. Vous
pouvez enregistrer les clients avec ou sans réservation. Lorsque le client a une réservation, vous avez
quelques critères de recherche pour rechercher la réservation.

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 mage 89: Filtre recherche avancé

Dans le cas où ces options ne suffisent pas, vous pouvez cliquer sur le bouton Avancé pour avoir plus
d'options pour rechercher la réservation.
Cliquez sur le bouton Chercher

Lorsqu'aucune réservation n'est trouvée, le message suivant sera affiché:

IMAGE 90: MESSAGE RÉSERVATION NON TROUVÉE

Chercher autres Dates: Sélectionnez d'autres dates et effectuez une nouvelle recherche
Realiser Walkin: Faites une réservation pour un client walkin.
Réaliser une autre recherche: effectuez une nouvelle recherche

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Mettez en surbrillance la réservation que vous souhaitez et quelques options seront disponibles sur le
côté droit de votre écran Arrivées.

IMAGE 91: OPTIONS ARRIVÉE

Depuis cet écran, vous pouvez déjà faire le checkin du client en cliquant sur le bouton Check in, sans
modifier la réservation.

Depuis cet écran, vous pouvez annuler une réservation. Opera affichera automatiquement le numéro
d'annulation.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Carte Enr., vous pouvez imprimer la carte d'enregistrement du client.

En cliquant sur le bouton Cardex, vous avez un accès direct au Profil du client.

Les Options que vous pouvez trouver sont les Options de réservation qui sont expliquées dans le
manuel réservations individuelles.

Cliquez sur le bouton Edit si vous souhaitez modifier la réservation.

Lorsque le client n'a pas de réservation, vous pouvez faire une nouvelle réservation à partir de l'écran
des Arrivées en cliquant sur le bouton Walk In. L’écran Requête Prix s'ouvrira automatiquement, et à
partir de cet écran, vous pourrez faire une nouvelle réservation, comme cela est expliqué dans le manuel
réservations individuelles.

Clients Présents

L'écran Clients Présents vous permet d'afficher et de modifier les informations de réservation et / ou les
profils des clients in House.

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 IMAGE 92: CLIENTS PRÉSENTS
Pour rechercher un Client présent, sélectionnez Réception > Clients Présents et entrez les informations
de recherche souhaitées.
Lorsque les critères mentionnés ne sont pas suffisants, vous pouvez cliquer sur le bouton Avancé pour
avoir plus de critères de recherche.

IMAGE 93: FILTRES RECHERCHE AVANCÉ

Il peut être nécessaire de modifier les informations sur le séjour d'un client après son enregistrement.
Par exemple, lorsqu'un client souhaite prolonger son séjour, il faut adapter les dates de séjour.

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Comptes
L'option Comptes est utilisée pour ouvrir les comptes des clients. L'option Comptes peut être utilisée
pour facturer des frais sur un PM (posting Master).

Par exemple, un client peut vouloir payer quelques frais séparément de sa facture de chambre ou un
non-client qui assiste à une convention à l’hôtel peut devoir payer les frais de convention.

Dans les deux cas, un compte PM pourrait être utilisé.

Un compte PM est facturable comme n'importe quelle autre chambre.
Cliquez sur le bouton Comptes pour créer un nouveau compte via le menu Réservations > Comptes
Tapez le nom du client ou recherchez le profil. Le type de chambre sera Post Master (PM) dans la
plupart des cas. Remplissez la date de début et la date de fin du compte.
Le type de chambre doit être un PM (Pay Master), un PF (Permanent Folios) ou un PI (Banquet Rooms).
Le numéro de chambre sera une chambre 9xxx, et sera automatiquement entré. Si vous voulez changer
cela, appuyez sur la flèche noire ou appuyez sur F9 dans le champ Room.
Le rate code peut être sélectionné mais vous devrez peut-être sélectionner un rate code qui a un tarif à
zéro et qui n'est donc pas calculé pour les chiffres de revenus.
Le Code Marché et le Code Source peuvent également être des codes «complimentary» (gratuits)
spécifiques à l’hôtel et ne sont donc pas pris en compte pour les statistiques.

IMAGE 94: COMPTES

Opera affichera le message suivant:

IMAGE 95: MESSAGE POP UP

Cliquez sur oui pour enregistrer le PM. Maintenant, vous pouvez mettre à jour cette réservation en la
recherchant dans les Clients Présents.

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Attribution Chambres

Pour assigner une chambre à une réservation, allez dans Réception > Attribution Chambres >
Chercher et l'écran suivant s’affichera :

L’option attribution de chambre offre une variété de fonctions utiles, vous permettant de pré-bloquer
facilement les chambres pour vos clients et d'accélérer le processus d'enregistrement à la réception
lorsque vous faites le check in de grands groupes.

IMAGE 96: ATTRIBUTION CHAMBRE

S'il y a par exemple un grand nombre de demandes de types de chambres spéciales, le pré-blocage
(assignement) des chambres peut aider à éliminer les urgences de dernière minute pour préparer les
chambres à leur arrivée. Notez que cet écran n'affiche que les clients en « due in » et uniquement les
réservations pour lesquelles aucun numéro de chambre n'a encore été attribué. Entrez le nom du client
pour lequel vous voulez pré-bloquer le numéro de chambre.

Mettez en surbrillance la réservation et cliquez sur le bouton Attribuer. L'écran suivant sera affiché:

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 IMAGE 97: ATTRIBUTION CHAMBRE

Mettez en surbrillance la chambre que vous souhaitez attribuer et cliquez sur OK. La chambre est
maintenant affectée à cette réservation et n'apparaîtra plus dans l'écran d’attribution.
Il peut être nécessaire que le système attribue automatiquement les chambres aux clients. Cliquez sur le
bouton Auto et l'écran suivant s’affichera :

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 IMAGE 98: ATTRIBUTION CHAMBRE AUTOMATIQUE
Pour attribuer certains types de chambres ou certaines caractéristiques, faites les sélections applicables
sur cet écran.
Pour sélectionner les status Housekeeping dans le processus d’attribution cochez les cases dans la
partie droite de l'écran.
Pour utiliser les préférences indiquées sur les profils et les réservations du client, cochez Util.
Préférences Associées .
Lorsque vous avez fini de sélectionner les informations, cliquez sur le bouton Procéder.
Lorsque Opera attribue automatiquement des chambres, le numéro de chambre apparaît dans la section
Statut. Une fois l'attribution de chambre terminée, l'affichage compte les chambres attribuées et non
affectées:

IMAGE 99: STATUS ATTRIBUTION

Si les réservations échouent pendant ce processus, modifiez les critères de sélection et relancez
l'attribution automatique.
Pour supprimer les chambres pré-bloquées des réservations arrivées, sélectionnez Avancé et cochez
dans la case Chbres Atribuées.

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 IMAGE 100: ATTRIBUTION CHAMBRE - AVANCÉ

Recherchez la ou les réservations que vous souhaitez désattribuer et mettez en surbrillance l'élément
souhaité. Cliquez sur le bouton "Désattribuer".
Pour supprimer une série de réservations avec des chambres pré-bloquées, cochez à nouveau la case
Chbres Atribuées et cliquez sur le bouton Désattribuer.

Opera annulera l'attribution de toutes les réservations sélectionnées dans l'écran Attribution chambre. Il
peut être nécessaire que le système désattribue automatiquement les chambres des clients. Cliquez sur
le bouton Auto et l'écran suivant s’affichera :

3/03/2023 Page 97/183

 IMAGE 101: DÉSATTRIBUER CHAMBRE AUTOMATIQUEMENT

Pour désattribuer certains types de chambres ou certaines caractéristiques, faites les sélections
applicables sur cet écran.
Pour sélectionner les status Housekeeping dans le processus de désattribution cochez les cases dans la
partie droite de l'écran.
Pour utiliser les préférences indiquées sur les profils et les réservations du client, cochez Util.
Préférences Associées .
Lorsque vous avez fini de sélectionner les informations, cliquez sur le bouton Procéder.

Messages
La fonction Message vous permet d'envoyer des messages à des clients individuels, à des groupes de
clients et à des clients sélectionnés, tels qu'un groupe. Opera a une fonctionnalité pour les marquer
comme reçu ou non reçu, ainsi que la possibilité d'imprimer des messages sur un formulaire de message
standard. Dans le menu Réception, vous cliquez sur le bouton Messages et l'écran suivant s’affiche :

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 IMAGE 19: ECRAN MESSAGE
Message pour un client individuel
Pour créer un nouveau message, cliquez sur le bouton Nouveau et l'écran suivant sera affiché:

IMAGE 20: CHOISIR CLIENT

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Tapez le nom du client auquel vous voulez envoyer un message et cliquez sur Chercher. L'écran suivant
sera affiché :

IMAGE 21: MESSAGE

Vous avez la possibilité d'entrer les informations de l'appelant (Message De), à partir d'Opera V4,
lorsque les détails de l'appelant sont entrés et que vous cliquez dans la zone de texte, les informations
des appelants sont automatiquement saisies dans la zone de texte.
Dans la zone de texte, vous pouvez écrire le message que vous voulez.
Vous pouvez Imprimer et / ou Envoyer le message en marquant les cases à cocher.
Cliquez sur le bouton OK pour envoyer et / ou imprimer votre message.
L'écran suivant apparaîtra :

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 IMAGE 22: MESSAGES

Vous pouvez marquer le message comme Reçu ou Non Reçu pour éviter que le client ne reçoive ses
messages deux fois ou pas du tout. Si l'interface est configurée pour cela, le statut peut être modifié via
l'interface lorsque le client lit le message dans la chambre.

Traces

Les traces sont des messages entre départements qui servent de rappels aux autres employés. Les
traces aident l'hôtel à prendre des mesures sur les demandes spéciales des clients. Pour accéder au
menu Traces, cliquez sur Réception > Traces. L'écran suivant sera affiché:

3/03/2023 Page 101/183

 IMAGE 23: TRACES

Pour créer une nouvelle trace, cliquez sur le bouton Nouv. L'écran suivant sera affiché:

IMAGE 24 : CHOISIR CLIENT

Sélectionnez la réservation du client pour qui vous voulez entrer une trace et cliquez sur OK:

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 IMAGE 25: NOUVELLE TRACE
Cochez le département où vous voulez envoyer la trace et sélectionnez également à partir de quelle date
à quelle date vous voulez que la trace soit affichée:

IMAGE 26: CHOISIR DÉPARTEMENT

Cliquez sur OK.
Entrez votre trace dans le champ Texte de trace et cliquez sur OK.

Les traces du jour sélectionné seront maintenant listées dans l'écran des traces. De là, vous pouvez
résoudre les traces.

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Si vous voulez voir les traces qui sont déjà résolues, cochez la case devant "Résolues" et appuyez sur
Rechercher.

IMAGE 27: RÉSOLUES / NON RÉSOLUES

Réveils
La fonction Réveils vous permet de définir, d'afficher et de supprimer les appels de réveil pour les
chambres, les clients dans une chambre ou les blocs de chambres.

Cette fonction est fonctionnelle avec une interface, donc quand il n'y a pas d'interface, la fonction d'appel
de réveil sera désactivée. Selon l'interface, le statut de réveil peut être affiché.
Pour configurer un nouvel appel de réveil, accédez au menu Front Desk et sélectionnez Réveils

L'écran suivant sera affiché :

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 IMAGE 28: RÉVEILS

Sélectionnez Nouveau.
Entrez le numéro de la chambre ou cliquez sur la flèche vers le bas pour afficher l'écran de recherche
des clients présents.
Entrez l 'heure de l’appel de réveil et Du, nb de jours, Au si les dates demandées sont plus d 'une nuit.
Pour définir des appels de réveil pour un groupe entier, cliquez sur la flèche déroulante à côté du champ
Bloc et sélectionnez le groupe approprié.
Si demandé, vous pouvez entrer une Note concernant l'appel.

Image 29: Nouveau réveil

Caisse
Facturation
Lorsque vous souhaitez afficher une facture client ou imputer des frais sur la facture d'un client, allez à
Caisse > Facturation

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Vous serez ensuite invité à entrer votre mot de passe

IMAGE 102: LOGIN CAISSIER

Une fois connecté, l'écran de facturation s'affiche. Ici vous pouvez rechercher par numéro de chambre
ou par nom de client. Vous pouvez même rechercher toutes les factures qui sont en Départs, Recouches
(restants) ou Partis en fonction des cases cochées.

IMAGE 31: ECRAN RECHERCHE FACTURATION

Mettez en surbrillance la chambre pour laquelle vous souhaitez afficher la facture et appuyez sur
Selectionner. Vous allez maintenant entrer l'écran de facturation:

3/03/2023 Page 106/183

 IMAGE 32: ECRAN FACTURATION

L'écran vous donne les informations de base sur la réservation dans la partie supérieure de l'écran. La
partie principale de l'écran est la fenêtre de folio avec les transactions.
En dessous, vous avez une rangée de boutons qui peuvent être utilisés.

Facturer une transaction

Pour ajouter une nouvelle Transaction, appuyez sur Facturer, l'écran suivant s'affichera:

Image 33: Ecran Facture

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Appuyez sur la flèche noire pour choisir votre code de transaction ou taper le code de transaction
manuellement.

IMAGE 34: CODES TRANSACTION

Choisissez le code de transaction approprié et appuyez sur OK.

Entrez le prix et la quantité et appuyez sur Facturer. Une deuxième ligne sera disponible

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 Image 35: Ecran facturer

Pour poster un deuxième élément, répétez les étapes précédentes. Pour terminer de facturer sur ce
compte, appuyez sur fermer. La transaction est maintenant apparue sur la fenêtre de facturation.

Editer

Vous pouvez modifier certains détails des transactions. Sélectionnez une ligne de transaction et cliquer
sur Editer. L'écran suivant va maintenant apparaître :

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 IMAGE 36: EDITER DÉTAILS TRANSACTION

Facture
Pour imprimer une facture avec les transactions d’une fenêtre, sélectionnez la fenêtre et appuyez sur
Facture. Vous pouvez maintenant choisir de prévisualiser via Apercu, l'envoyer par email, par fax,
l’enregistrer comme fichier sur votre ordinateur ou l'imprimer tout de suite.

IMAGE 37: OPTIONS FACTURE

3/03/2023 Page 110/183

Ajout client
Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 clients supplémentaires à un seul écran de facturation. Ceci est
particulièrement utile lorsque vous avez besoin de transférer fréquemment des transactions entre
plusieurs chambres.

IMAGE 38: ECRAN DE FACTURATION

Pour ajouter un client, faites un clic droit dans la fenêtre avec les charges et sélectionnez Ajouter Client.
Un écran des clients présents s’affiche. Recherchez et sélectionnez le client souhaité.
Le deuxième client est maintenant à côté du premier, vous pouvez passer d’un client à un autre en
appuyant sur les boutons.

IMAGE 39: ECRAN DE FACTURATION – AJOUTER CLIENT

Ecran de facturation
Pour ajouter un nouvel écran de facturation, faites un clic droit dans la partie blanche de votre écran et
sélectionnez Nouvelle fenetre

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 Image 40: Nouvelle fenêtre

Une nouvelle fenêtre s’ajoute et vous pouvez constater qu’il y a un deuxième bouton à droite de votre
écran.

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 Image 41: Nouvelle fenêtre
Vous pouvez créer jusqu’à 8 fenêtres par client.
Vous pouvez transférer des transactions de la première fenêtre en faisant une clic droit et puis transfert
vers l’autre fenêtre ou en glissant votre transaction vers la fenêtre souhaitée.

Pour supprimer une fenêtre faire un clic droit et choisissez Supprimer Fenêtre. Soyez sûr que l’écran est
vide et qu’il n’y en a pas d’autres ouvertes, autrement il ne sera pas possible de supprimer la fenêtre.
Exemple : Si vous avez 4 fenêtres, vous ne savez pas supprimez l’écran 3, parce que la fenêtre 4 est
encore ouverte.
Si vous voulez fermer l’écran 4, l’écran 3 sera fermé automatiquement. L’écran 3 doit être vide si vous
voulez fermer l’écran 4

Image 42: Supprimer fenêtre

3/03/2023 Page 113/183

Transférer une transaction

Vous savez transférer des transactions vers des autres fenêtres mais aussi d’une chambre à une autre.

Vous choisissez la transaction, vous faites un clic droit et sélectionnez Transférer Transaction:

Image 43: Transférer une transaction

Les différentes options s’affichent:

Image 44: Options de transfert de transaction

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Plusieurs options transferts sont possibles:
Transfert vers chambre : Transférer une transaction de la chambre vers une autre chambre
Transfert depuis Chambre : Transférer une transaction d’une autre chambre vers la chambre sur
laquelle vous vous trouvez.
Transfert depuis liste Chb : Sélectionner plusieurs chambres pour transférer les transactions de
celles-ci sur la chambre sur laquelle vous vous trouvez.

Il y a aussi des options d'affichage:

Groupes Transactions: Transférer les transactions qui sont regroupées.
Facture Entier: Transférer tous les transactions d’une facture.
Montants Marqués: Transférer des transactions marquées d’une X devant.
Montants Partiels: Transférer une partie d’une transaction.
Vous pouvez choisir à diviser par montant ou un pourcentage du montant total.
Numéro IFC: Transférer une transaction avec un numéro de « check » (note Micros) spécifique.
Entrer le numéro de la chambre vers laquelle vous voulez transférer ou pousser la flèche noire pour
rechercher le numéro de la chambre par le nom. Le numéro de la chambre sélectionnée et le nom du
client apparaîtront maintenant dans la deuxième case.
Appuyez sur Transfert pour terminer le transfert, vous recevrez maintenant le message que le transfert
est OK.

Fractionner Transactions
Vous pouvez diviser une transaction en parties plus petites. Cela peut être utilisé pour corriger les
réservations lorsqu'une erreur a été commise lors de la validation.
Pour fractionner une transaction, mettez en surbrillance la transaction, cliquez avec le bouton droit et
sélectionnez Fractionner transaction.

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 Image 45: Fractionner transaction
L'écran Montant Divisé apparaît maintenant :

Image 46: Montant Divisé

Vous obtenez deux possibilités, diviser en fonction d'un montant ou d’un pourcentage.
Saisissez le montant ou le pourcentage et appuyez sur ok.
Vous aurez maintenant les deux montants fractionnés

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.
Image 47: Transactions fractionnées

Change Devises
Opera vous donne la possibilité de changer de monnaie pour les clients.
Pour faire un échange de devises il faut passer par Caisse  Fonctions Caisse  Change devises.

Image 48: Change Devises

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 Image 49: Taux Change devises
Entrez le numéro de la chambre du client ou recherchez le via la flèche noire.
Saisissez le code de devise dans lequel le client souhaite échanger de l'argent, le code de change et le
montant que le client souhaite échanger.
Le montant de la devise locale est maintenant affiché dans le champ Montant local.

Check Out
Pour effectuer un check-out d'un client, rendez vous dans le menu Caisse -> Facturation.
Enter votre mot de passe pour montrer l’écran Recherche clients presents :

IMAGE 50: RECHERCHE CLIENTS PRÉSENTS

Recherchez un nom de client ou numéro de chambre ou appuyez simplement sur Recherche pour
obtenir toute la liste des clients présents.
Mettez en surbrillance la chambre que vous voulez vérifier et appuyez sur Sélectionner pour entrer dans
la fenêtre de facturation du client.

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 IMAGE 51: ECRAN FACTURE CLIENT

Lorsque toutes les transactions sont correctes, vous pouvez effectuer le checkout en appuyant sur le
bouton Check Out.
L'écran de paiement est maintenant affiché :

IMAGE 52: ECRAN DE PAIEMENT

Sélectionnez la méthode de paiement appropriée en appuyant sur la flèche noire à côté du code de
paiement ou en sélectionnant dans la liste, en appuyant sur les boutons sur le côté droit de l'écran.

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Si un client a donné sa carte de crédit lors de l'enregistrement et que cette carte a été inscrite dans la
réservation, cette carte sera le mode de paiement avec son numéro de carte de crédit par défaut. Sinon,
entrez les détails de la carte de crédit du client.
Le montant sera rempli automatiquement et sera le solde de la fenêtre que vous avez sélectionnée
après vérification.
Après avoir vérifié tous les détails de paiement, appuyez sur Encaisser pour terminer le check-out.
Il est possible pour les clients de payer une partie de leur facture ou entièrement dans une devise
étrangère.
Lors du checkout du client, sélectionnez le mode de paiement Cash et sélectionnez le code de devise
avec laquelle le client veut payer.
Le montant sera automatiquement converti en devise étrangère. Puisque la plupart des hôtels ne
prennent pas les pièces de monnaie mais seulement l'argent de papier, le client donnera la plupart du
temps un montant plus élevé que le solde.
Par exemple, le client nous donnera 700 USD. Il suffit d'entrer 700 dans le champ montant reçu et
appuyez sur Publier.
Vous découvrez maintenant le montant à retourner au client en monnaie configurée par défaut dans
votre hôtel.

IMAGE 53: ECRAN PAIEMENT DEVISE ÉTRANGÈRE

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Après checkout, l'écran folio ressemble à ceci:

IMAGE 1034: ECRAN FACTURE APRÈS CHECK OUT

Les boutons, paiement et règlement sont maintenant grisés, le nom du client est maintenant rouge et
un bouton supplémentaire Réinstaurer est ajouté à la rangée.
Vous pouvez utiliser le bouton Réinstaurer pour annuler le checkout du client. Pour réinstaurer une
chambre, appuyez sur le bouton Réinstaurer et le choix suivant est maintenant donné:

IMAGE 55: REINSTAURER

Apres il ouvre un écran :

On utilise le Oui quand le client reste dans sa chambre.

Lorsque vous souhaitez réinstaurer une chambre, la chambre ne peut pas être utilisée pour une autre
réservation. Notez également que la facture ne peut pas être modifiée lorsqu'une facture a été extraite
et réinstaurée.

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 6) Gestion des Chambres

Log In

Cliquez deux fois sur l'icône Opera sur votre ordinateur. La page Web suivante apparaîtra :

IMAGE 104: LOGIN OPERA

Entrez votre utilisateur et mot de passe et sélectionnez le bon schéma.
Veuillez noter que beaucoup d’hôtels ont un schema Live ou Production et un schema Training. La
différence entre le Training et le Live/Production est que les deux schémas ont toujours une couleur de
fond d’écran différente. Il faut donc faire attention à sélectionner le bon schéma lors de la connexion.
Lorsque vous êtes connectés avec le bon mot de passe, l’écran ci-dessous avec les différents modules d’
Opera apparaît.
Pour accéder au module Front Office, cliquez sur PMS.

IMAGE 105: MODULES OPERA

Maintenant, vous pouvez commencer à travailler dans Opera !

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Structure des menus et icônes
En appuyant sur une icône sur la barre supérieure horizontale, les icônes sur la barre verticale gauche
changeront.

IMAGE 106: ICÔNES OPERA

Les menus supérieurs sont des menus déroulants. On y retrouve les mêmes sous-menus que ceux des
icônes.

IMAGE 107: MENU OPERA

Gestion Chambre
Lorsque vous avez cliqué sur le module PMS (pour le Front Office) l'écran suivant s'affiche:

3/03/2023 Page 123/183

 IMAGE 5: ECRAN PRINCIPAL
Vous avez deux possibilités d'entrer dans le menu de gestion Chambre. Le plus facile est en cliquant sur
l'icône “Gestion Chambre”.

IMAGE 6: GESTION CHAMBRE

Vous verrez que sur le côté gauche de votre écran, le menu va changer et d'autres options apparaîtront:

IMAGE 7: SOUS MENU GESTION CHAMBRE

L'autre possibilité d'entrer dans le menu est via la barre de menu longue sur le dessus comme indiqué
dans la capture d'écran ci-dessous.

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 Image 8: Barre de menus

Gouvernante
Cliquez sur le bouton “Gouvernante”. Vous recevrez le menu suivant:

Image 9: Gouvernante

Appuyez sur “Gouvernante”, l'écran suivant apparaît:

Image 10: Ecran Gouvernante

Dans le rectangle jaune, vous pouvez cocher les filtres selon ce que vous voulez voir. Dans ce cas, toutes
les chambres correspondant aux critères seront affichées.
Lorsque vous cliquez sur un numéro de chambre dans la colonne 'Chb' ou ‘Type Chb’, vous recevrez une
nouvelle fenêtre avec les informations sur cette chambre ou type de chambre, respectivement.
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 Image 11: Informations Chambre et informations Type Chambre

Changer du “Status Chb” (Statut de la chambre)

Pendant la clôture, les chambres occupées seront mises “sale” automatiquement. Lorsque les chambres
sont nettoyées, vous devez changer le statut de la chambre. Dans certains hôtels, cela peut se faire par
téléphone ou par le système de télévision.

Vous avez plusieurs possibilités afin de changer le statut d'une chambre.

Nous vous expliquerons comment le faire manuellement par le biais de l'application.

La liste déroulante

La première possibilité est de sélectionner une ou plusieurs chambres avec un “X” dans la première
colonne. Ensuite, utilisez la liste déroulante dans la colonne 'Statut Chb' pour sélectionner l'état des
chambres sélectionnées.

Image 12: Menu déroulant status chambre

Le bouton changer

Une deuxième option est d'utiliser le bouton «changer» dans le coin inférieur droit de l'écran.

L'écran suivant apparaît alors:

3/03/2023 Page 126/183

 Image 13: Quick Change

Il y a différentes possibilités :

Room List
Ici, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs chambres à modifier à la fois. Notez que
les chambres sélectionnées avant d'appuyer sur le bouton «change» seront
automatiquement dans la liste.
From Room To room
Ici vous pouvez sélectionner une suite de chambres par exemple de la 101 à la 120.
Section
En fonction de la configuration des sections, vous pouvez sélectionner une section
entière à la fois. Les sections peuvent être réglées pour un certain nombre de chambres
mais sont généralement fixées par étage.

Odd rooms/Even rooms

Sélectionnez une case à cocher pour affiner les résultats de recherche par numéros de
chambre pairs ou impairs.

Change Room Status To

Sélectionnez la flèche vers le bas pour choisir l'une des options suivantes dans la liste de
sélection: Sale/Propre/Inspectée/A Vérifier

Une fois que l'option de modification a été choisie, choisissez l'état dans lequel vous voulez mettre les
chambres et appuyez sur “OK” pour confirmer.

Autres Options
Autre que l'option de «Change», il y a plusieurs autres options :
Voir Femmes de chambre
Voir Femmess de chambre peut être utilisé pour attacher les tâches (de chambres) aux femmes de
chambre.
Lorsque cette option est sélectionnée, l'écran suivant apparaît:

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 Image 14: Femmes de chambre

Section Vous divisez les chambres par section, qui peut être configuré par section de
femme de ménage ou par étage.
Attendants Vous pouvez également sélectionner le nombre de femmes de chambre
disponibles ce jour-là et les chambres seront partagées entre celles-ci.
Credits Les crédits peuvent être configurés par type de chambre et par statut. Vous
pouvez ensuite déterminer combien de crédits peuvent être utilisés par femme
de chambre et spécifier le nombre ici.
Par exemple: Une chambre standard est 1 crédit pour une recouche et 2 pour
le départ.
Une chambre exécutive est 2 crédits pour une recouche et 3
pour le départ.
Une suite est de 3 crédits pour une recouche et 5 pour le départ.
Si une femme de chambre peut faire 15 crédits par jour celle-ci
peut faire:
1 depart suite 5
2 recouche exécutives 4
4 recouche standard 4
1 départ standard 2 = 15 crédits

Lorsque vous appuyez sur OK, les tâches seront créées et l'écran ci-dessous apparaîtra:

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 Image 15: Grille Feuilles Taches

Ici vous pouvez déplacer des chambres d'une feuille de tâche à une autre en glissant et déposant. Vous
avez également une option de «Change» qui est semblable à celle dans l'écran de gestion chambre.

Rapport
Lorsque toutes les feuilles de tâches sont correctes, vous pouvez imprimer ces feuilles via l'option
'Rapport'.

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 Image 16: Rapport Taches

Entrez les champs requis et appuyez sur “Imprimer” pour imprimer les feuilles de tâches ou ‘Aperçu’
pour voir les feuilles de tâches à l'écran.
Statistiques
Les statistiques du jour sont affichées ici. Vous ne pouvez pas modifier les chiffres ici. C'est juste à titre
informatif.

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 Image 17: Statistiques chambre

Appuyez sur 'Rapport’ dans cet écran pour imprimer ou prévisualiser ces détails.
Rapport
Lorsque vous appuyez sur le bouton «rapport» dans l'écran «Gouvernante», la liste des chambres
affichées à ce moment sera imprimée sous forme de rapport. Vous pouvez également voir ce rapport à
l'écran si vous sélectionnez «Aperçu» au lieu de «imprimer».
Rés. (Reservation)
Quand une chambre a une réservation ou une réservation qui arrive aujourd'hui, vous pouvez accéder
directement à cette réservation en cliquant sur le bouton 'RESV'.
Fermer
Appuyer sur ce bouton vous redirige à l'écran principal d’Opera.

Litige Chb
Dans l'exploitation quotidienne d'un hôtel, le statut de la Gouvernante peut différer de l'état du Front
Office. La femme de chambre peut aller dans une chambre pour la nettoyer et constater que le client a
déjà quitté celle-ci. Ainsi, le statut de la gouvernante serait vacant. Cependant, si le client n'a pas fait
checkout officiellement, le statut de la réception de la chambre serait toujours montré comme occupé.
Ce cas est appelé un “skip”. L'autre possibilité est que le statut de Front Office est vacant et vous
découvrez qu'il y a encore des valises dans la chambre ou d'autres indications que la chambre est
actuellement occupée. Par conséquent, le statut de la gouvernante serait occupé. Ce cas s'appelle un
"Sleep".

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 Image 18 : Litige Chambre

Critères de recherche

Cochez les cases correspondant au type d'informations discordants que vous souhaitez afficher. (si
aucune case à cocher n'est activée, aucun filtre d'anomalie n'est appliqué et toutes les chambres
s'affichent.)

- Sleeps. Affiche toutes les chambres répertoriées comme “Sleep”. Ce sont des chambres
qui sont déclarées être occupées par les femmes de chambre, mais sont reprises comme
vacantes par le Front Office.
- Skips. Affiche toutes les chambres répertoriées comme “Skip”. Ce sont des chambres qui
sont déclarées vacantes par les femmes de chambre, mais sont reprises comme occupées
par le Front Office.
- Person Discrepancy. Afficher toutes les chambres où le nombre d'occupants est en
conflit entre le Front Office et la gouvernante.
- Due Out Only. Afficher uniquement les réservations avec un statut “Due Out”. (Disponible
lorsque la case à cocher Skip et/ou Person Discrepancy case à cocher est activée.) Cette
fonction peut être utilisée pour identifier les réservations qui feront Checkout la journée par la
gouvernante.
- Floor. Rechercher les informations de divergence par étage. Entrez le numéro d’étage
désiré ou sélectionnez dans la liste déroulante.
- Room. Recherche de l'information de divergence par numéro de chambre. Entrez la
chambre désirée ou sélectionnez dans la liste déroulante. Les chambres discordantes ayant
le numéro de chambre spécifié, ou plus, s’afficheront

Champs
Dans les résultats de l’image 18, vous pouvez cliquez dans chaque colonne :

- Chambre. Numéro de chambre. Cet écran affiche les détails de configuration de la chambre.

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 Image 19 : Configuration de la chambre

- Type Chambre : Type de chambre assigné à la chambre. Cet écran fournit des informations
sur le type de chambre et, si l'option est activée, une image du type de chambre.
- Status Chb : L'état de la chambre. Sélectionnez la flèche vers le bas et choisissez l'état
désiré (Propre, Sale, Inspectée, ...). Vous pouvez modifier l'état de la chambre de Sale à
Propre à Inspectée et de retour en Sale, uniquement dans cet ordre.
- Status Gouvernante : Le statut de la gouvernante. Sélectionnez la flèche vers le bas et
sélectionnez l'état d'occupation (Vacante ou Occupée) souhaité pour les chambres
sélectionnées. Vous ne pouvez pas changer le statut de Front Office à partir d'ici. Cela se
change automatiquement en faisant checkin ou checkout.
- Status FO : L'état d'occupation du Front Office.
- Status.Statut de réservation dans le Front office. Il s'agit notamment:

 Due in - Réservation arrivant aujourd'hui, mais qui n’a pas encore fait Checkin.
 Arrived - Réservation enregistrée aujourd'hui et déjà checkin.
 Stay Over - Réservation qui est restée le soir précédent et qui continue son séjour pour la
journée du système actuel (date).
 Day Use - Réservation pour la journée actuelle du système (date). Date d'arrivée et date de
départ est égale à la date d'aujourd'hui.
 Due Out - Réservation en départ aujourd’hui. Si une chambre est due out, Cette chambre est
une chambre disponible à utiliser pour la date du jour.
 Departed - Réservation qui a fait checkout aujourd’hui.
 Not Reserved - Aucune réservation n'est checkin ou pré-bloquée dans cette chambre pour la
date d'aujourd'hui.
 Pers. FO - Le nombre de personnes enregistrées pour la chambre par la réservation.
 Pers. Gourvernante - Le nombre de personnes enregistrées pour la chambre par la
gouvernante. Le personnel de ménage peut enregistrer le nombre de personnes qui sont dans
une chambre en entrant les chiffres ici ou en sélectionnant les touches + (plus) ou - (moins). Cela
peut être utile pour détecter les écarts de personnes pour les chambres. Par exemple, Front
Office a enregistré une personne pour une chambre, mais la gouvernante remarque qu'il y a au
moins deux personnes qui utilisent la chambre. Par défaut, le nombre d'adultes dans la
réservation apparaît ici.

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 Image 20 : Pers. Gouvernante et Litige

 Discrepancy. Les litiges apparaissent ici. Sleep s'affiche dans cette colonne si pour la
gouvernante la chambre est occupée et le statut de la réception indique que la chambre est
vacante. Skip s'affiche dans la colonne si le statut de la gouvernante est vacant et le statut de la
réception indique que la chambre est occupée. Si la réservation a un nombre de personnes qui
diffère de ce que la femme de chambre observe, “Person” apparaît dans la colonne litige.
Sleep/Person indique à la fois un écart de statut de la gouvernante et un écart de personnes

Fonctions

Billing. (Disponible si le statut de ménage de la chambre est Skip.) Pour afficher l'écran de facturation
de la réservation, sélectionnez le bouton “Billing”. Si le droit « Caissier > Check out » est accordé à
l'utilisateur, une connexion de caissier est requise, et un client Skip peut être extrait avec succès. Si cette
autorisation n'est pas accordée, l'option “billing” est désactivée pour les chambres Skip.

Resv. Affiche l'écran de réservation pour ce numéro de chambre

Report. Sélectionnez “Aperçu” pour visualiser sur écran , “Imprimer” sans prévisionner le rapport
d'anomalies ou “Fichier” pour créer le rapport en tant que fichier PDF.

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Out of Order/Service
Dans le menu gestion chambres cliquez sur ‘Out of Order/Service’ pour gérer les chambres qui sont
OOO (out of order) ou OOS (out of service).
L'écran suivant apparaît:

Image 21: Ecran Out of Order/Service

Différences
Il y a quelques différences importantes entre Out of order (OOO) et Out of service (OOS) :
OOO: Operations: La chambre ne peut pas être louée, il y a un problème majeur.
Système: Extrait de l'inventaire de l'hôtel.
OOS: Operations: Si nécessaire, la chambre peut encore être loué, problème mineur.
Système: Non retiré de l'inventaire de l'hôtel.

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Mettre une chambre OOO ou OOS
Tout d'abord, vous ne pouvez mettre les chambres OOO ou OOS que si elles sont vacantes et n'ont pas
d'arrivée sur la chambre.

Pour mettre une chambre OOO ou OOS vous appuyez sur le bouton ‘Nouv.’ et l’écran ci-dessous
apparaîtra :

Image 22: Ecran nouvel enregistrement OOS / OOO

Entrez le numéro de la chambre que vous voulez mettre OOO ou OOS. Vous pouvez également mettre
une suite de chambres OOO/OOS avec l'option «de chb» et «à chb».
Ensuite, sélectionnez les dates durant lesquelles la/les chambre(s) devrai(en)t être OOO/OOS. Après
cette période, la (les) chambre (s) retournera/ont automatiquement «en service». Sélectionnez le statut
dans lequel la ou les chambres doivent retourner. Ce choix va dépendre de la raison de l'OOO/OOS.
Choisissez l'état des chambres (soit OOO soit OOS) comme indiqué dans le paragraphe «Différences») et
une raison pour laquelle la/les chambre (s) est/sont OOO/OOS.
Le champ Remarques peut être utilisé pour entrer plus d'informations ou préciser la raison.
Appuyez sur OK pour confirmer.

Autres Options
Copier
Avec copie, vous pouvez copier la configuration OOO/OOS d'une chambre à l'autre (liste de) chambre(s)
avec les raisons et les remarques incluses.
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 Image 23: Copier OOO/OOS
Editer
Pour changer la OOO/OOS configuration pour une chambre.

Supprimer
Pour supprimer la configuration OOO/OOS d'une chambre et retourner aux chambres disponibles.

Maintenance
Dans Gestion chambre, sélectionnez ‘Maintenance’ pour gérer les problèmes de maintenance dans les
chambres.

Image 24 : Ecran maintenance

Lorsque vous cliquez sur Tous , vous verrez les tâches de maintenance résolues et non résolues. Par
défaut la liste s’affichera par ordre numérique de numéro de chambre. Le titre de la colonne sera en
vert pour montrer que l’ordre de résultats est sur cette colonne Lorsque vous cliquez sur le titre d’une
autre colonne, vous pouvez afficher les résultats selon l’ordre de cette colonne.
Vous pouvez aussi voir qui a résolu une tâche de maintenance ainsi que les commentaires
supplémentaires. Le commentaire supplémentaire sera marqué dans les remarques en bas de l'écran.

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Entrez un nouveau problème de maintenance
Pour entrer un nouveau problème de maintenance, appuyez sur le bouton Nouv., l'écran suivant
apparaît:

Image 25: Ecran enregistrement nouvelle maintenance

Dans le champ de la chambre, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs chambres qui ont un problème
de maintenance.
Le champ raison est utilisé pour les problèmes pré-configurés. Si vous voulez ajouter plus
d'informations, vous pouvez utiliser le champ "Remarques" au format libre.
Veuillez noter que la mise d'une chambre dans la liste de maintenance ne signifie pas qu'elle est
automatiquement sur la liste OOO/OOS. Si la chambre doit être mise OOO ou OOS, cela doit encore être
fait manuellement via le menu adéquat.
Veuillez vous référer au paragraphe 'mettre une chambre OOO ou OOS' dans ce manuel pour voir
comment procéder.

Non résolue
Affiche uniquement les problèmes de maintenance non résolus donc qui n'ont pas encore été traités.
Pour résoudre un problème, Appuyez sur le bouton 'Résoudre'. Vous remarquerez que la colonne
«Résolue le» est remplie par la date et la colonne «Résolu par» par votre code d'utilisateur.

Résolu
Lorsque vous faites une erreur et que vous avez mis une tâche dans 'Résolu', vous pouvez toujours filtrer
sur 'Non Résolu'. Vous mettez en surbrillance la tâche et cliquez sur le bouton 'Non Rés'.

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 Image 26: Tâche maintenance résolue

Imprimer

Vous pouvez imprimer la liste de maintenance directement à partir de l'écran de maintenance en

appuyant sur le bouton 'Imprimer'.
Vous serez alors en mesure de sélectionner la plage de dates que vous souhaitez imprimer. Vous
pouvez également choisir d’imprimer uniquement les tâches résolues, non résolues ou les deux
simultanément.

Image 27: Imprimer tâches maintenance

Editer
Pour modifier un problème de maintenance existant, vous sélectionnez la tâche maintenance et
appuyez sur ‘Editer’ pour la modifier.
Suprimer
Pour supprimer entièrement un problème de la liste, sélectionnez l'élément et appuyez sur le bouton
'Supprimer'. Comme l'article sera effacé, il ne sera pas possible de faire un suivi sur ce problème.
Fermer
Appuyer sur ce bouton vous ramène à l'écran principal d'Opera.

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Historique Chambre
Chaque fois que vous voulez voir qui occupait une chambre spécifique pendant une période spécifique,
vous pouvez utiliser l'option « historique chambre ».

Image 28: Historique Chambre

Lorsque vous travaillez dans un environnement multi propriétés, vous pouvez sélectionner la propriété
concernée puis entrer le numéro de la chambre et si connu la date de départ. Appuyez sur 'Chercher' et
tous les détails s’afficheront à l'écran.

Image 29: Résultats recherche historique chambre

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Cardex
Appuyez sur Cardex pour accéder directement au profil du client.
Rés. (Réservation)
Pour accéder à la réservation en surbrillance dans la liste, appuyez sur le bouton 'Rés.'.
Revenu
Appuyez sur le bouton 'Revenu' pour voir les revenus générés par la réservation en surbrillance

Image 30: Détails revenus via historique chambre

Facture
Via le bouton 'Facture', vous pouvez réimprimer ou prévisualiser les factures pour la réservation en
surbrillance.
Fermer
Appuyer sur ce bouton vous ramène à l'écran principal d'Opera.

GRAPH. OCCUPATION
Une variété d'options de tri peut être utilisée pour contrôler l'affichage. Le graphique d'occupation peut
être consulté en sélectionnant [Shift+F1] ou en sélectionnant Gestion des chambres > Graph.
Occupation

Le graphique d'occupation montre l'occupation de la propriété en termes de réservations et/ou de blocs

prévus pour un nombre défini de jours ou de semaines à compter de la date actuelle ou de toute date
future. Les pourcentages qui sont calculés sont basés sur le nombre de chambres à vendre et cela est
calculé en soustrayant le nombre total de chambres OOO du nombre total de chambres. Le codage des
couleurs montre les composants de chaque barre de graphique; des pourcentages sont également
disponibles.

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 Image 31 : Graphique d’occupation

Critères de recherche

Start Date. Saisissez la date à partir de laquelle vous souhaitez que l'affichage démarre. Vous pouvez
également utiliser l'outil calendrier. La date que vous sélectionnez ne peut pas être antérieure à la date
d'activité actuelle.

Property. Sélectionnez la flèche vers le bas pour choisir une propriété dont vous souhaitez afficher le
graphe d'occupation (uniquement disponible dans un environnement multi propriétés).

Type Chb. Sélectionnez la flèche vers le bas pour choisir le type de chambre(s) à inclure dans
l'affichage. La valeur par défaut est tous les types de chambres.

Affich. Barre. Sélectionnez la flèche vers le bas pour choisir l'une des options suivantes pour définir
les types d'informations à afficher dans le graphique d'occupation. Les chambres en non-déduction sont
incluses si le « Incl. Non déduit » est activée (valeur par défaut):

- Total. Afficher le total de toutes les réservations individuelles déduites et les blocs en rouge.
Si « Incl. Non déduit » est activé, les réservations non déduits et les blocs sont affichés en
vert.
- Reservations. Afficher les réservations individuelles déduites en rouge et les réservations de
blocs déduits en vert.
- Bloc. Affichage des blocs déduits pris en bleu et non pris en jaune. Si « Incl. Non déduit »
est coché, non- déduits pris est affiché en rouge et non-déduits non pris s'affiche en vert.
- Bloc Non Pris. Ces blocs sont affichés en jaune..
- Nombre de jours / semaines. Sélectionnez les flèches vers le bas pour choisir des jours ou
de semaines, et le nombre de jours ou de semaines, selon l’affichage désiré.
- Incl. Non Déduit. Activez cette case à cocher pour inclure les réservations non déduites
dans les totaux de graphique.

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 - Lignes Grille. Activez cette case à cocher pour afficher les lignes de quadrillage sur le
graphique.
- Pourcentage. Cochez cette case pour afficher le pourcentage du nombre total de
chambres vendues correspondant aux composants de la barre. Lors de la visualisation par
semaine, le pourcentage est une moyenne pour la semaine. Les pourcentages sont calculés
en soustrayant le nombre total de chambres OOO (out of order) du nombre total de
chambres.

7) Comptes Débiteurs

Introduction
Log In

Cliquez deux fois sur l'icône Opera sur votre ordinateur. La page Web suivante apparaîtra :

IMAGE 108: LOGIN OPERA

Entrez votre utilisateur et mot de passe et sélectionnez le bon schéma.

Veuillez noter que beaucoup d’hôtels ont un schema Live ou Production et un schema Training. La
différence entre le Training et le Live/Production est que les deux schémas ont toujours une couleur de
fond d’écran différente. Il faut donc faire attention à sélectionner le bon schéma lors de la connexion.
Lorsque vous êtes connectés avec le bon mot de passe, l’écran ci-dessous avec les différents modules d’
Opera apparaît.
Pour accéder au module Front Office, cliquez sur PMS.

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 IMAGE 109: MODULES OPERA
Maintenant, vous pouvez commencer à travailler dans Opera !

Structure des menus et icônes

En appuyant sur une icône sur la barre supérieure horizontale, les icônes sur la barre verticale gauche
changeront.

IMAGE 110: ICÔNES OPERA

Les menus supérieurs sont des menus déroulants. On y retrouve les mêmes sous-menus que ceux des
icônes.

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 IMAGE 111: MENU OPERA

Sommaire
Opera Débiteurs est un module complémentaire au PMS Opera Front Office. Il offre la possibilité de
gérer les factures City Ledger et les paiements des transactions par cartes de crédit.

Principe
Les comptes sont récupérés à partir des profils créés par S&C (Sales & Catering) et PMS et sont liés au
module Comptes clients. Chaque profil a besoin d'un numéro Débiteur unique. Cela indique que la
comptabilité a validé le crédit de la société et approuve la facturation directe. Sans le numéro Débiteur,
le Check Out en Compte Débiteur (City Ledger) ne sera pas possible.
Il est à la charge du département de la comptabilité de donner le numéro Compte Débiteur, et d'ajuster
les informations d'adresse

Flux de données

IMAGE 112: FLUX DE DONNÉES

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Gestion comptes
Cette option permet de créer de nouveaux comptes Débiteurs ou de modifier des comptes existants. Du
menu principal, sélectionnez Débiteurs > Gestion Comptes. Introduisez votre mot de passe. L’écran de
recherche de Comptes Débiteurs s’affiche :

IMAGE 113: GESTION COMPTES

Les comptes peuvent être recherchés par:

Nom Compte Nom du Compte. Prend la priorité de type si les deux sont remplis.
Du No.Compte Chaque Compte est identifié par un code de compte unique.
Au No.Compte
Type Compte Sélectionnez dans la liste des types de Comptes définis par l'hotel.
Balance Choisir Tous, Avec Balance ou Sans Balance.

Il est à la charge de la comptabilité de créer le numéro Compte Débiteur. Lorsque l'on a besoin d’un
nouveau numéro Compte Débiteur, il peut arriver que le profil de l'entreprise existe déjà dans PMS, ou
pas. Les deux scénarios sont expliqués ci-après.

Nouveau Compte – Profil déjà existant

Lors de la création d'un nouveau Compte Débiteur, procédez comme suit:
- A partir de l’écran Recherche de Comptes Débiteurs, press Nouv.
- Utilisez l'écran de recherche de Cardex pour localiser un profil existant. Faites attention au type
de profil. Sélectionnez le profil en cliquant sur OK.
- L'écran du Fiche Compte s’affiche:

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 IMAGE 114: NOUVEAU COMPTE

Champ Description
Propriété Si vous travaillez dans un environnement multi-propriétés, vous
pouvez créer un numéro de Compte différent pour chaque
propriété.
Codes définissables par l'hôtel, pour distinguer les différents
Type Compte types de comptes. Cela peut influencer sur la correspondance
linguistique, le rapport de aging et les cycles de rappel. Société,
Agents de voyage et des profils individuels seront differenciés
selon le type de compte configuré.
Numéro compte Numéro de compte unique, suivant le modèle prédéfini. Selon les
paramètres de l'application de votre hôtel, ce numéro peut être
généré automatiquement ou vous pouvez entrer le numéro
manuellement.
Limite Crédit Limite de crédit pour les Comptes avec balances (montant
maximum autorisé), utilisé pour produire “Credit limit report”.
Contact Téléphone/Fax Coordonnées spécifiques pour le compte débiteur
Addresse Déb. Addresse spécifique : informations utilisées pour les lettres
Ville/Code Postale d’état de compte et les lettres de rappel. Si elle n'est pas remplie,
l'adresse du profil sera utilisée.
Dévise Référence Devise du compte
Dernière relance le Date du dernier rappel imprimé
Dernière relance Dernier type de rappel
Inclure Relevé ds Batch Indique que le compte doit être inclus, lors de l'impression
d'instructions du batch.(Rappels – Etats de compte)

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 Compte permanent Indique que ce compte est un compte permanent, qui ne peut
pas être purgé.
Statut Indique que le compte est “restreint” et “désactivé” pour la
facturation directe.

Quelques remarques importantes concernant la configuration des comptes:

- Lorsqu'un profil (individuel, Société, Source, Agent de voyage oo Groupe) est créé dans Front
Office, le profil concerné ne devient pas automatiquement un compte Débiteurs.
- Opera va vérifier si un numéro Compte existe, lors de la sélection de la méthode de paiement
C/L (City Ledger). Le service des réservations doit contacter la comptabilité si le numéro de
Compte Débiteur est manquant.
- Étant donné que le numéro de compte est unique, une vérification sera effectuée et l'utilisateur
sera avisé s'il entre un code déjà existant.

Nouveau Compte - Profil non existant

Lorsque le profil n'existe pas dans PMS, nous recommandons que la comptabilité prenne contact avec
les réservations ou le département des ventes plutôt que de créer le profil. La raison est que des champs
comme responsables, contacts, tariffs,… doivent être entrés par le département réservations ou S&C.
En cas d'urgence, veuillez suivre les étapes suivantes:
- Gestion Comptes
- À partir de l'écran de recherche de Compte Débiteurs, Appuyez sur Nouv.
- À partir de l'écran de Recherche de Cardex, Sélectionnez Nouv. pour créer un nouveau profil.
L'écran de profil s'ouvre:

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 IMAGE 8: PROFIL
- Indiquez le type de profil. En général, ce sera Société, Agent de voyage ou Source
- Remplissez le nom du Compte, l'adresse principale de l'entreprise et la méthode principale de
communication d'entreprise.
- Sous la section “Champs Supplémentaires », remplissez the ID Taxe (= Numéro de TVA)
- Cliquez sur Ok.
- Fermez le profil créé et choisissez OK pour le sélectionner.
- Procédez comme expliqué dans le chapitre précédent pour la création du Compte Débiteur.

Options Gestion Comptes

À partir de l'écran de Recherche de Compte Débiteur, les options suivantes sont disponibles:

Nouv. Créer un nouveau compte Débiteur (voir ci-dessus)

Supprimer Supprime un Compte Débiteur. Les comptes ne peuvent être supprimés

que s'ils ne sont pas permanents, et si aucune transaction active est
présente (aucun solde ouvert ou aucun paiement entré aujourd'hui).
Lors de la suppression d'un compte, seul le lien avec les comptes clients
est supprimé; le profil n'est pas supprimé dans Opera PMS ou S&C.
Sélection Pour afficher toutes les factures en suspens ou procéder à des
paiements.
Fiche Compte Affiche l'écran de configuration du compte pour le compte sélectionné.
Age Affiche les soldes en suspens de ce compte, répartis sur des périodes
d’aging telles que définies pendant d'installation.

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 IMAGE 9: CONFIGURATION AGE

Fermer Folio Déb Cette option vous donne la possibilité de fermer une facture, une fois
que la facture est payée intégralement. La fermeture d'une facture
désactive les possibiltés de modification de factures, de règlement ou de
transfert.
Charges Fixes L'option des Charges Fixes existe pour la mise en place d'une charge fixe
à comptabiliser automatiquement sur un Compte Débiteur. Par
exemple, si une entreprise à côté de l'hôtel loue un emplacement de
parking de l'hôtel et vous le facturez sur une base mensuelle. La
configuration d'une charge fixe sur le Compte va poster
automatiquement une charge la nuit pendant la clôture.
Rés. Futures Affiche les réservations futures pour ce compte. Peut être utile si vous
souhaitez marquer un compte comme «Restreint»
Notes Écran notes uniquement pour les Comptes Débiteurs. Utilisez-le pour
enregistrer des notes pendant des conversations téléphoniques, pour
enregistrer des antécédents de problèmes, ou simplement pour
consigner des informations générales concernant le compte.

IMAGE 10: NOTES

Historique Donne un aperçu de toutes les activités de ce compte. Ceci comprend :

transfert de factures, paiements, ajustements de factures, nouvelles
factures dans Comptes Débiteurs.
Historique Paiement Historique de paiement affiche des informations détaillées sur les
paiements effectués sur un Compte Débiteur.
Cardex Affiche le profil du Compte Débiteur sélectionné.

Relances Pour générer des relevés de compte uniquement pour ce compte

spécifique. Pour des informations détaillées sur les lettres de rappel,
Voir le chapitre "Relevés et Lettres de Rappel".
Traces Rappels internes pour un compte spécifique. Quand on entre une
nouvelle trace, sélectionnez d'abord la date.

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 IMAGE 11: TRACE

Transfert Si une facture a été accidentellement liée à la mauvaise société, vous

pouvez transférer la facture vers un autre compte à l'aide de l'option de
transfert. Note: Si la facture a été payée, le paiement ne doit pas être
appliqué avant le transfert de la facture.
Vue Année Vue de l'année affiche les totaux récapitulatifs par mois de tous les débits et
crédits sur le Compte Débiteur pour une année entière. Cette vue produit
une bonne indication de la fréquence à laquelle le Compte a été en retard
de paiements.

IMAGE 12: VUE ANNUELLE

Rapports concernant Gestion Comptes

Du menu principal, accédez aux rapports des comptes clients via divers > rapports et sélectionnez
Accounts Receivable dans Groupe Rapport.

Master List – Summary Donne une liste alphabétique de tous les Comptes Débiteurs existants et
de leurs coordonnées.

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 Master List – Detail Affiche une liste plus détaillée de tous les Comptes Débiteurs existants
avec leur configuration de compte complète. Nous recommandons de
donner de temps en temps une liste de mise à jour à la
réception/service de réservation. De cette façon, ils sauront quels
Clients ont l’autorisation de facturation directe (paiement C/L=city
ledger ).
Traces Affiche toutes les Traces pour la date sélectionnée.

Gestion des factures

Ce chapitre explique le flux de données après le Check Out. Les factures peuvent être vérifiées, corrigées
et validées dans le menu de transfert F/O, et payées à partir de l'écran du Compte Débiteurs.

Transfert Données F/O

Transfert Donnés F/O est un processus qui permet à l'utilisateur de voir toutes les factures avant de les
transférer sur les Comptes Débiteurs. Les factures Front Office (F/O) sont envoyées dans une zone de
travail, où elles doivent être revues, corrigées et finalement approuvées avant l'envoi aux comptes
débiteurs.
Toutes les factures du Transfert FO/Data sont indiquées sur le Ledger Comptes Débiteurs comme
“Charges à transférer”, mais ne sont pas des factures réelles jusqu'à ce qu'elles soient transférées.
Du menu principal, selectionnez Débiteurs > Transfer Données F/O. L’écran Transfert Factures Front
Office vers comptes s’affiche:

IMAGE 13: TRANSFERT DONNÉES FO

L’écran Transfert Factures Front Office affiche tous les folios de la journée ouvrable précédente,
clôturées (checked out) en code transaction City Ledger ou Facturation Directe. Pour rechercher des
transactions pour une date spécifique, entrez les dates dans les champs Du ... Au.

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 Nom Compte Nom de l'entreprise
Account No. Numéro Débiteur. Ce champ ne sera jamais vide.
Nom Nom du client
Date Date du système Front Office à laquelle le paiement City Ledger a été
enrégistré
Montant Montant réglé en City Ledger
No. Facture Numéro de facture
No. folio Déb. Numéro de facture basé sur la numérotation dans Compte Débiteur

Facture
Si nécessaire, la facture peut être réimprimée en sélectionnant Imprimer. Imprimez des
factures individuelles en plaçant un "X" dans la première colonne de chaque facture avant de
sélectionner Imprimer.
Transférer
Le bouton Transférer enverra toutes les factures sélectionnées vers leur compte respectif dans
Balance Déb(iteurs). Cette option “Transférer” va uniquement transférer les factures marquées
avec un "X” devant. Lorsque vous marquez des factures, un total en cours d'exécution s'affiche
au bas de l'écran en calculant le solde de toutes les factures marquées. Vous recevrez toujours
un message indiquant le nombre de transferts réussis et les transferts échoués.
Détails
Pour voir le détail de la facture, Mettez en surbrillance la facture désirée et sélectionnez Détails.
Vous ne pouvez pas effectuer d'ajustements à partir de cet écran. Toutefois, il est possible de
modifier les champs Supplément et Référence, ou de corriger le profil. En cliquant sur le bouton
Typewriter vous pouvez modifier le texte de la facture (option possible ou non en fonction de la
legislation en vigueur).
Rediriger
Cette option vous donne la possibilité de joindre la facture à un autre Compte Débiteur avant de
transférer la facture. Lorsque l'écran de recherche de profil s'affiche, utilisez les critères de
recherche pour localiser l'entreprise appropriée et sélectionnez la avec OK.

Cartes Crédit
Le but de cette fonction est d'afficher et d'imprimer les détails des paiements par carte de crédit
d'Opera PMS et de les compresser en montants totaux quotidiens.

- Les transactions par carte de crédit peuvent être compressées une fois que le paiement est reçu
par la banque.
- Opera Compte Débiteurs peut être configuré afin que les cartes de crédit soient compressées
automatiquement pendant la clôture. De cette façon, cette option n'est plus nécessaire.

Du menu principal, selectionnez Compte Débiteurs > Cartes Crédits. L'écran des cartes de crédit affiche:

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 IMAGE 14: CARTES CRÉDIT
Sélectionnez le premier type de carte de crédit dans la zone de recherche et la journée ouvrable -1 dans
le champ “To date”. En cliquant sur « chercher », tous les paiements par carte de crédit pour ce type de
carte pour les jours précédents apparaîtront à l'écran.

Les options suivantes sont disponibles:

Tous Marque toutes les factures affichées avec un “X”.

Aucun Enlève tous les “X” pour toutes les factures.
Transférer Compresse toutes les factures marquées d’un X et les transfère à la société
de carte de crédit dans Compte Débiteurs Notez que lorsque vous marquez
une facture, le champ Solde affiche la valeur totale.
Transf. Tt Compresse toutes les factures affichées.
Imprimer Imprime un rapport de référence de la ligne que vous avez sélectionnée, ou
toutes les factures marquées. Cette impression peut être utilisée pour une
référence ultérieure, comme il montre toutes les factures compressées
Impr. Tout Imprime un rapport de référence de toutes les factures affichées.

Pour afficher les cartes de crédit transférées, accédez à n'importe quel compte de type carte via Gestion
Comptes et choisissez « sélectionner » pour ouvrir le compte. Sélectionnez Editer pour afficher les
détails de transaction sur la facture compressée. Une fois que l'argent arrive sur le compte bancaire,
vous devez payer la facture du compte comme d'habitude.

Paiement Factures
Les factures peuvent être payées à partir de deux écrans:
- Via l'écran de Gestion Compte, afin de voir toutes les factures de ce compte spécifique.
- Via l'option de recherche, afin de rechercher une facture spécifique par numéro.

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 Via Gestion Compte
A partir du menu principal, selectionnez Débiteurs > Gestion Compte. L'écran de Recherche de
Compte Débiteurs s'ouvre. Utilisez les critères de recherche pour rechercher un compte
spécifique et choisissez « sélectionner ».
L'écran Gestion Compte s’affiche:

IMAGE 15: GESTION COMPTE

À partir de cet écran, vous pouvez:
Nouv. Créer une nouvelle facture Compte Débiteur pour ce compte
directement dans Compte Débiteur. Cette option est très utile pour
créer des Notes de Crédit sans passer par Front Office.
Editer Edite la facture sélectionnée.
Folio Déb Affiche les détails du folio sur la facture sélectionnée. A partir de cet
écran, des transactions supplémentaires peuvent être effectuées sur
la facture, ou la facture peut être ajustée (non recommandé et non
légal dans certains pays, par exemple la Belgique).
Paiement Faire un paiement sur la facture sélectionnée (Voir ci-dessous).
Compress Regroupe plusieurs factures sélectionnées en une seule facture (Voir
ci-dessous).
Options Affiche le menu options de la facture compte débiteur. Voir chapitre
“Options Gestion Comptes” pour plus de détails.

Via Recheche
Du menu principal, selectionnez Compte Débiteurs > Recherche. L'écran de Recherche de
Transaction Débiteur s'ouvre. Utiliser les critères de recherche pour rechercher une facture
spécifique.

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 IMAGE 16: RECHERCHE TRANSACTION
À partir de cet écran, vous pouvez:
Pay History Affiche tous les paiements du passé effectués sur ce compte/la
facture sélectionnée.
Affiche l'écran Gestion Compte, avec toutes les fonctionnalités.
Compte
Payer Applique un paiement à la facture sélectionnée (Voir ci-dessous).
Transférer Transfère la facture vers un autre compte.
Historique Affiche toutes les activités qui ont été effectuées sur cette facture.
Visualiser Donne toutes les transactions de la facture.
Editer Donne une vue d'ensemble complète de la facture.

Paiement
Pour payer une facture ouverte, ouvrir l'écran Gestion des Comptes
- Marquez la facture pour laquelle vous souhaitez effectuer le paiement
- Sélectionnez Paiement
- Opera proposera le solde des factures marquées
- Sélectionnez le code de transaction de paiement correct
- Dans le champ Référence, Remplissez le numéro de virement bancaire pour référence
ultérieure.
- Appuyez sur Encaisser.
Paiement non alloué
Opera Compte débiteurs offre la possibilité d'entrer des paiements non alloués en utilisant ce
montant pour payer les factures futures. Cela pourrait être un dépôt que vous entrez
directement, ou un paiement pour lequel vous ne connaissez pas l'origine.
Un paiement non alloué applique un crédit au solde du compte et non à une facture spécifique.
Même si un paiement non alloué s'applique au solde total du compte, les factures individuelles

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 continuent à vieillir (même si le solde du compte est à zero). Par conséquent, dans toutes les
situations possibles, appliquer les paiements sur les comptes directement aux factures.

Suivez les étapes ci-dessous pour appliquer un paiement non alloué à un compte AR:
- Ouvrir l'écran Gestion des Comptes
- Sélectionnez paiement et comptabilisez le montant dans le code de transaction respectif

IMAGE 17: ECRAN PAIEMENT

Pour appliquer le paiement à certaines charges sur le compte:

- Marquez les charges
- Sélectionnez paiement
- Sélectionnez l'option appropriée et confirmez :

Nouveau paiement Applique le paiement aux factures précédemment marquées.

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 Paiement non alloué Comptabilisez le montant comme un nouveau paiement non
alloué.
Appliquer paiement aux Répartir le montant total sur les différentes factures en
charges les plus commençant par la plus ancienne.
anciennes
Appliquer paiement de Sélectionnez cette option si vous souhaitez répartir le paiement de
façon sélective manière sélective sur plusieurs factures. L'écran “Appliquer Crédit
à Sélection” s’affiche. A partir de cet écran, vous pouvez indiquer
les factures que vous voulez payer, en totalité ou en partie.

Détacher un Paiement
Il peut y avoir des moments que vous devez inverser un crédit ou un paiement, généralement
lorsque vous avez fait une erreur. Dans cette situation, utilisez la fonction Détacher Paiement.
Détacher Paiement n'annule pas le paiement du compte.
- Ouvrir l'écran Gestion Comptes
- Localiser la facture sur l'écran Recherche Gestion Compte
- Mettez en surbrillance la facture et cliquez avec le bouton droit pour choisir Détacher

Le paiement initialement appliqué à cette facture apparaît maintenant comme un élément de

ligne distincte. La facture revient à un statut «ouvert».
Après le détachement du paiement ou crédit sur une facture, le crédit reste non alloué sur le
compte ou est annulé et retiré complètement du compte.
Suivez les étapes ci-dessous pour annuler un paiement effectué par erreur:
- Ouvrir l'écran de Gestion Compte
- Localiser le paiement dans l'écran Recherche de Comptes Débiteurs .
- Mettez en surbrillance le paiement et cliquez avec le bouton droit pour sélectionner Annuler
Paiement.

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 Compression de factures
Parfois il est préférable d’avoir un groupe de factures compressées dans une (1) facture. Pour
compresser les factures, marquez les factures que vous voulez compresser et sélectionnez le
bouton Compress.
Lors de la compression des factures, un nouveau numéro de facture est créé; vous pouvez voir à
partir du signe "+" devant la date, qu'il s'agit d'une facture compressée. Sélectionner le signe "+"
vous montrera les détails des factures compressées.

Rapports concernant la gestion débiteurs

Dans le menu principal, accédez aux rapports comptes clients via divers > rapports et sélectionnez
Accounts Receivable comme groupe de rapports.

AR Activity All Types Fournit un rapport avec toutes les activités pour une période de date
donnée pour tous les comptes.

AR Adjustments Fournit un rapport détaillé de tous les ajustements effectués sur les
Factures Débiteurs existantes.
AR Ledger Donne un détail complet de vos mouvements de balance ouverte
Comptes débiteurs pour le jour spécifié. Le rapport donne un solde
d'ouverture et de clôture. Le rapport donne les transactions par code de
transaction.
AR Payments Donne un rapport détaillé de tous les paiements effectués sur les
Comptes Débiteurs. Le total de ce rapport représente le total des
paiements effectués dans Gestion Débiteurs pour un jour ouvrable
donné.

Opera fournit également plusieurs rapports Aging (vieillissement). Note: Les factures Compte Débiteur
du jour ne sont jamais incluses dans le rapport Aging.
Elles ne seront comprises que dans les rapports Aging après la clôture journalière. Les transactions
Cartes de crédit de la veille, sont incluses si vous prenez un rapport de vieillissement pour la date
d'aujourd'hui.
Les factures City Ledger pas encore transférées seront déclarées dans la section charges. Il en va de
même pour cartes de crédit non consolidées.

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 Aging by type only
Aging summary by Types
Aging summary for all
types
Aging summary for all
types (2)
Aging summary of all
accounts
AR Detailed Aging
AR Credit Balance
Fournit un rapport Aging (vieillisement) pour un type de compte
spécifique. Le rapport est divisé en factures transférées et en charges à
transférer
Fournit un rapport de Aging (vieillissement) par type de compte,
regroupés par type de compte. Le rapport est divisé en factures
transférées et en charges à transférer.
Donne un rapport de Aging (vieillissement) pour tous les types de
compte, groupés par type de compte. Le rapport est divisé en charges
transférées et en charges à transférer.
Même chose que ci-dessus, mais les comptes avec balance à zéro
peuvent être exclus. Ce rapport vous donne un rapport de Aging trié par
nom de compte et détaillé par facture.
Fournit un rapport Aging (vieillissement), groupé (total) par compte. Les
comptes sont classés par ordre alphabétique ou par numéro de compte.
Retourne un rapport Aging (vieillissement), regroupés par compte et
détaillés par facture. Le rapport peut être imprimé pour un type de
compte spécifique.
Retourne le vieillissement de tous les comptes qui ont un solde négatif.
Le rapport est regroupé par compte.

Les 2 plus importants sont “Detailed aging report” et “Aging summary of all accounts”.

Mailing Débiteurs (Rappels et Relevés)

Chaque Rappel et Relevé peut être imprimé à partir de chaque compte individuellement (Voir chapitre
“Option Gestion Comptes”, généralement, ces lettres seront générées par Batch (lots).

Lettres Relance
Suivez les étapes ci-dessous pour générer des lettres de rappel pour tous les comptes qui ont des soldes
en suspens:
- A partir du menu principal, selectionnez Débiteurs > Mailing Débiteurs
- Sélectionnez Lettres Relance. L'écran imprimer Lettres Relance s’affiche

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 IMAGE 18: IMPRIMER LETTRES RELANCE
- Recherchez tous les comptes en utilisant les critères de recherche et placer un "X" à côté de
chaque compte. Pour sélectionner tous les comptes, cliquez sur Tous.
- Sélectionnez Générer
- Une liste de tous les comptes répondant aux conditions pour une lettre de rappel est générée.
Ce résultat est en fonction du cycle de rappel du type de compte (spécifié dans la configuration
du Compte Débiteurs.)

Tous / Aucun Cocher ou Décocher toutes les lettres de rappel

Aperçu Affiche à l’écran la lettre sélectionnée.

Imprimer / Fichier / Imprime les lettres marquées, sauvegarde sur disque, fax ou
email.
Fax / Email

Batch Relevés
La fonction Batch Relevés imprime les relevés en une seule étape pour tous les comptes; soit avec
soldes de factures ouverts, soit tous les Comptes Débiteurs.
- A partir du menu principal, selectionnez Débiteurs > Mailing Débiteurs
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 - Sélectionnez Batch Relevés. L'écran Relevés s’affiche

IMAGE 19: BATCH RELEVÉS

- Recherchez tous les comptes en utilisant les critères de recherche et placer un "X" à côté de
chaque compte. Pour sélectionner tous les comptes, cliquez sur Tous.
- Pour générer des Relevés, sélectionnez l'une des options du côté droit de l'écran:
Tous / Aucun Cocher ou Décocher tous les relevés

Texte Personnalisé Permet d'ajouter du texte promotionnel et de personnaliser le

relevé.
Aperçu Affiche à Écran le relevé.
Imprimer / Fichier / Imprime les relevés marqués, sauvegarde sur disque, fax ou
email..
Fax / Email

- Options supplémentaires dans l'écran des Relevés:

Impr. Folios Vous permet d'imprimer les factures individuelles ensemble
avec les relevés.
Previously Printed Trie et imprime les relevés et les factures précédemment
imprimés.
Not Printed Trie et imprime les relevés et les factures non imprimés
précédemment.
Copies Entrez le nombre de copies des relevés à imprimer.
Report de Solde du Trier uniquement ces comptes pour imprimer des relevés avec
un solde à partir ou à une certaine date.
Dernière facture Trie uniquement ces comptes pour imprimer des relevés qui ont
eu des transactions à partir ou à une certaine date.

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Historique Relevés et Relances
Historique des relevés et des rappels est utile pour une ou plusieurs des raisons suivantes:
- Pour réimprimer les relevés avec les soldes du passé
- Pour réimprimer les lettres de rappel générées dans le passé
- Pour vérifier que des relevés ou des lettres de Relance (rappel) ont été générés dans le passé

A partir du menu principal, Sélectionnez Débiteurs > Historique Relevés. L'écran historique des relevés
s’ouvre:

IMAGE 20: ECRAN HISTORIQUE RELEVÉ

En haut de l'écran, sélectionnez le bouton “ Relevé ” ou “Relance”. Localisez le compte désiré en

utilisant les critères de recherche en bas de l'écran et prévisualisez ou imprimez le Relevé ou la lettre de
Relance.

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8) Forfaits Avancés

Introduction
Ce manuel est créé pour simplifier la compréhension de l'utilisateur sur la façon dont
l’activation des Forfaits Avancés aura un impact sur le flux financier d’Opéra. Il devrait
également vous aider dans l'audit journalier des rapports et balances financiers.
Ce manuel ne s'arrêtera pas sur la configuration dans Opera. Nous supposons que l'utilisateur comprend
comment les Forfaits Avancés fonctionnent et comment ils doivent être configurés. Par conséquent, nous
pouvons supposer que l'utilisateur possède une bonne connaissance de la configuration financière, de la
configuration des codes prix et est familier avec des termes tels que "prix des Codes forfaitaire", “Règles
de calcul” et “Allocations”.
Dans ce manuel nous documenterons l'impact financier des Codes forfaits pas à pas. Chaque exemple
sera basé sur un tarif de chambre de 100 EUR avec petit déjeuner inclus dans le tarif. Aucun autre forfait
ne sera manipulé afin d'obtenir la meilleure compréhension. Dans l'ensemble, les cas suivants seront
élaborés :
1. Forfait “Simple”
2. Forfaits Avancés
a. Allocation = Prix forfaitaire
i. Le client consomme le petit déjeuner
ii. Le client ne consomme pas le petit déjeuner
b. Allocation > Prix forfaitaire
i. Le client consomme le petit déjeuner
ii. Le client ne consomme pas le petit déjeuner
Pour chaque situation, un environnement de test a été créé. Cela a été fait afin de s'assurer que tous les
rapports reflètent les données correctes.

Forfait “Simple”
Lors de l'utilisation des Forfaits normaux, cela ne fait aucune différence si le client finit par consommer
son petit déjeuner ou pas. Le prix de la chambre forfaitaire sera affiché pendant la clôture de nuit et le
revenu du petit déjeuner sera enlevéé du prix de la chambre indépendamment de la consommation par
le client.
Il est également important de savoir que les petits déjeuners seront pointés un jour avant la
consommation.

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TRIAL BALANCE après clôture de nuit

Veuillez noter que le solde de la balance Forfaits = 0.00 EUR

Forfaits Avancés
Prix du Forfait = Allocation
 Le client consomme le petit déjeuner
Dans ce scénario, les recettes du petit déjeuner seront pointées dans la caisse Micros le jour où le petit
déjeuner est consommé.
Pour ceci, la balance Forfaits affiche un crédit de 20 EUR pour le petit déjeuner au lieu d'un
débit comme indiqué dans le scénario ci-dessus. C'est le reflet de l'allocation de 20 EUR qui
reste à consommer par le client.
Quand le petit dejeuner sera pointé, la balance Forfaits est débitée, sur 2 jours, cela revient à
0 EUR. Bien sûr, ce n'est pas une situation naturelle car le deuxième jour d'autres allocations
seront déjà créées pour d'autres réservations.

TRIAL BALANCE après 1ère clôture de nuit

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TRIAL BALANCE après 2ème clôture de nuit

 Le client ne consomme pas le petit déjeuner

Après la première clôture, nous rencontrerons la même situation que pour l’exemple ci-dessus. La
différence est que le posting sera effectué durant la deuxième clôture.
Opera sait que l’allocation de 20 EUR n’a pas été prise ce jour là et donc procède à une auto correction en
« Package Profit ». Ceci cest considéré comme du revenu de l’hôtel donc la taxe générée doit avoir le
même pourcentage que le code de revenu (dans ce cas 6%).

TRIAL BALANCE après 2ieme clôture de nuit

Prix du forfait < Allocation

 Le client consomme le petit déjeuner
La différence ici est que l'allocation créée au cours de la clôture de nuit équivaut au prix du
forfait, donc 12 Eur.
Cette situation est spécifique car le client a une allocation pour "seulement" 12 EUR alors que
le restaurant vous réserve le petit déjeuner à 20 EUR. Cette différence est auto corrigée à
travers le code “Package Loss”. Ce n'est visible qu'après la clôture de nuit suivante.

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TRIAL BALANCE après 1ère clôture de nuit

TRIAL BALANCE après 2ieme clôture de nuit

 Le client ne consomme pas le petit déjeuner

Encore une fois, la situation après la clôture est la même que celle décrite ci-dessus. Seul en interne
la correction faite par Opera est légèrement différente. Nous réalisons encore un profit
(comme le petit déjeuner n'est pas consommé) bien que notre bénéfice ne soit que de 12
EUR, le prix réel du forfait.
TRIAL BALANCE après 2ème clôture de nuit

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9) Les rapports d’activité et d’analyse

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10) Déverrouiller un utilisateur

Utilisateur bloqué
Nouvelle Norme
A partir de la version V5.0 d’Opera, de nouveaux standards ont été adoptés pour la configuration des
utilisateurs, droits des utilisateurs et exigences pour le mot de passe. A partir de la version V5.0, les
utilisateurs seront obligés de changer leurs mot de passe régulierement. L’entièreté des ces régulations
est conforme aux normes PCI pour la protection des données personnelles comme les informations
personnelles, coordonnées, détails de cartes de crédit,…
Chaque hôtel doit assigner une ou plusieurs personnes responsables pour gérer les utilisateurs. Ils le
seront aussi pour débloquer des utilisateurs.
Nous tenons à vous informer que ceci ne sera pas considéré comme urgent par notre bureau de
support.

Exigences pour les Mots de Passe

Comme mentioné dans la formation, les mots de passes à partir de V5.0 sont soumis à de nouvelles
règles:
- Le mot de passe doit comporter au minimum 7 caractères.
- Le mot de passe doit comporter au minimum 1 chiffre et 1 lettre
- Le mot de passe ne peut pas contenir le nom ni le prénom de l’utilisateur.
- Le mot de passe doit être différent des des 3 derniers utilisés.
Si ces conditions sont remplies, vous pourrez changer votre mot de passe

Verrouiller un compte
Il y a 2 manières pour bloquer votre compte:
Nombre d’essais
Quand vous voulez vous enregistrer, les utilisateurs ont 3 possiblités pour entrer le mot de
passe. Après une troisième tentative erronnée , l’utilisateur sera bloqué automatiquement.

Mot de passe expiré

Chaque mot de passe expire après un nombre de jours désignés. Opera va avertir l’utilisateur
qu’il doit changer son mot de passe. Par defaut chaque utilisateur a 3 “Grace logins”. Si ceux-ci
sont ignorés, l’utilisateur va être bloqué quand il essaye de se logger une quatrième fois dans
Opera.

Comment déverrouiller un utilisateur

Déverrouiller un utilisateur est très simple. Veuillez suivre nos consignes et l’utilisateur pourra se logger
à nouveau dans les 2 minutes
- Dans Opera, allez dans Paramètrage  Configuration  Config  Configuration utilisateurs 
Utilisateurs
- Recherchez l’utilisateur verrouillé. Tout utilisateur bloqué est affiché en rouge.
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 - Lorsque vous avez trouvé l’utilisateur verrouillé, cliquez sur le bouton Débloquer en bas à droite
de l’écran. L’écran ci-dessous va apparaître.

Maintenant il suffit de cliquer sur “Clear Lock” et si necessaire rentrer un nouveau mot de passe
selon les modalités expliquées précédemment. N’oubliez pas d’enlever la date dans le champs
“Désactivé jusq.” si necessaire.
- Maintenant cliquez sur sauvegarder
- L’utilisateur doit maintenant faire le login avec le nouveau mot de passe. Il lui sera demandé de
changer changer son mot de passe immédiatement.

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 11) Taches d’impression
Introduction
Tout au long du parcours d’une réservation en opera on peut avoir besoin d’imprimer des documents.
Une lettre de confirmation, un formulaire d’enregistrement, un reçu d’échange de devise, une facture,
des rappels de paiement, des rapports,…
Toutes ces tâches sont configurées séparément en opera.

Configuration de l’imprimante windows

Vous devez d’abord commencer par configurer l’imprimante sur votre station en Windows.
Pour cela vous devez aller dans le “Paramètres de Windows”: Vous appuyez sur le Démarrer de windows
et dans la liste déroulante vous choissisez “Paramètres”
Vous arrivez sur l’écran suivant:

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Ici vous trouvez Imprimantes et Scanners

Vous appuyez le + pour ajouter une imprimante .

Vous ajoutez l’imprimante en appuyant sur le bouton: Ajouter l’appareil

Configurer l’imprimante en opera

Log In

Cliquez deux fois sur l'icône Opera sur votre ordinateur. La page Web suivante apparaîtra :

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IMAGE 115: LOGIN OPERA
Entrez votre utilisateur et mot de passe et sélectionnez le bon schéma.
Veuillez noter que beaucoup d’hôtels ont un schema Live ou Production et un schema Training. La
différence entre le Training et le Live/Production est que les deux schémas ont toujours une couleur de
fond d’écran différente. Il faut donc faire attention à sélectionner le bon schéma lors de la connexion.
Lorsque vous êtes connectés avec le bon mot de passe, l’écran ci-dessous avec les différents modules d’
Opera apparaît.
Pour accéder au module Front Office, cliquez sur PMS.

IMAGE 116: MODULES OPERA

Maintenant, vous pouvez commencer à travailler dans Opera !

Imprimante
Maintenant que vous êtes dans Opera, choisissez le menu Config => Imprimantes

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Pour ajouter une imprimante vous appuyez le bouton “Nouv.”

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Si vous appuyez sur la flèche à côté de Matériel Physique la liste avec toutes vos imprimantes
disponibles s’affiche

Vous mettez en surbrillance l’ímprimante que vous voulez ajouter et cliquez sur le bouton “OK”
Vous ajoutez une description et vous cliquez sur le bouton “OK”

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Vous voyez apparaître maintenant votre imprimante dans la liste.

Stations de travail
Pour configurer l’imprimante sur la station de travail, cliquez sur config => Stations Travail

Votre station sera en bleu clair

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Maintenant vous choissisez le bouton Tâches Impression

Cliquez sur le bouton Nouv.

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Cliquez sur la flèche pour choisir la bonne imprimante.

Pour confirmer vous poussez le bouton “OK”

Maintenant vous cliquez sur la flèche à coté de Tâche Impr.
L’écran Tâches Impression s’ouvre:

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 Vous
appuyez le bouton “All” pour sélectionner toutes les tâches en une fois et confirmez en appuyant sur le
bouton “OK
Cette opération doit être répétée pour toutes les stations de travail.
N’oubliez pas de faire les tests nécessaires.

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Conclusion
Le PMS permet finalement la gestion optimale de l’entité hôtelière grâce essentiellement à :
Interface intuitive et conviviale :
En plus de l'interface, un tableau de bord personnalisable devient votre assistant en temps réel
car de nombreux players PMS hôteliers proposent la gestion hôtelière à distance depuis un
appareil mobile ou un smartphone. Il est extrêmement précieux d'avoir un tableau de bord
centralisé qui peut être ajusté pour refléter les mesures les plus importantes d'une propriété
individuelle. Cela pourrait être personnalisé pour la direction uniquement, ou pourrait
également être partagé au sein de l'équipe en tant qu'outil de motivation.

Un bon PMS est celui que votre équipe voudra utiliser. Puisque le "bon" design est dans l'oeil
du spectateur,

La cyber-sécurité
Le logiciel de gestion de propriété hôtelière se trouve au centre de l'hôtel. Le logiciel lui-même,
ainsi que toutes les intégrations tierces, doivent être sécurisées. Voici quelques facettes d'une
sécurité solide :

 Stockage des données personnelles conforme au RGPD

 Traitement et stockage de cartes conformes à la norme PCI-DSS
 Diversité géographique des serveurs pour réduire les risques d'indisponibilité
 Cryptage de niveau bancaire de toutes les données
 Accès contrôlé à la zone physique pour tous les serveurs PMS sur site
Un PMS souhaitable dispose également de contrôles d'accès utilisateur robustes. Pour
maintenir la confidentialité des clients et la sécurité du traitement des paiements , l'accès aux
informations sensibles des clients doit être restreint. Une piste d'audit doit également être
disponible pour suivre tout accès utilisateur potentiel non autorisé.

Dans un monde où les violations de données font quotidiennement la une des journaux, les
mauvaises pratiques de sécurité des fournisseurs peuvent constituer un énorme handicap.

Automatisation des processus

Une solution de gestion hôtelière moderne doit évoluer avec les attentes des clients. Lorsque
vous êtes coincé avec un logiciel hérité « figé dans le temps », cela limite votre capacité à vous
adapter aux tendances actuelles de la vente au détail et de la gestion. Le scénario le plus
pessimiste est lorsque les opérations sont limitées, plutôt qu'autorisées, par le logiciel.

Un bon exemple de ceci est la capacité d'automatiser les tâches répétitives. Les PMS modernes
basés sur le cloud sont capables d'automatiser certaines tâches de back-office (telles que le
reporting, dont nous avons parlé précédemment). Même quelque chose d'aussi simple que
d'informer automatiquement le service d'entretien du moment où un client est parti peut avoir
un impact considérable sur l'efficacité opérationnelle et la santé mentale de la gestion.
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Intégrations de systèmes
Des gestionnaires de canaux et de la gestion des revenus à l'intelligence d'affaires, au CRS ,
au moteur de réservation et au CRM hôtelier, le défilé d'acronymes (et de fournisseurs) épuise
même l'hôtelier le plus aguerri. Compte tenu du grand nombre de solutions technologiques
hôtelières, la facilité d'intégration est une priorité pour de nombreux hôteliers.

Sans les intégrations nécessaires, un PMS ne peut pas remplir correctement ses fonctions. Cela
peut également entraver la productivité du personnel et se répercuter sur l'expérience client.
Par exemple, si le personnel doit extraire manuellement les détails de la réservation du logiciel
de gestion des canaux et les mettre dans le système de gestion de l'établissement, des erreurs
se produiront qui affecteront vos invités.

Rapports et analyses
L'une des raisons pour lesquelles les intégrations sont si importantes est qu'un PMS mal intégré
empêche la création de rapports appropriés. Bien sûr, vous pouvez extraire des rapports depuis
le système, mais vous souhaitez également gagner du temps en fournissant une pile
technologique entièrement intégrée qui réduit (ou élimine !) le temps passé à extraire des
rapports manuels.

Des rapports simplifiés permettent à la direction de consacrer du temps à des priorités plus
urgentes. Comme tous les hôteliers le savent, il semble qu'il n'y ait jamais assez de minutes
dans l'heure ou d'heures dans la journée. Le PMS rend le reporting simple et direct, afin que
vous puissiez vous concentrer sur les activités génératrices de revenus.

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