Version 1.

5 - MAJ : 01-02-2018

Guide d’utilisation E-legalite

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Table des matières

1. Rappel des pré-requis techniques ..................... 3

2. Connexion à votre Espace privatif ..................... 4

3. Créer un acte .................................................... 5

4. Récupérer un acte........................................... 16

5. Paramétrer la position du tampon .................. 18

6. Visualiser les erreurs ...................................... 19

7. Options de classement .................................... 21

8. Options de filtrage .......................................... 23

9. Exportation du tableau de bord ...................... 24

10. Mise à jour de votre classification ................. 25

11. Exception : ACTES BUDGETAIRES .................. 27

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1. Rappel des pré-requis techniques :

Pour télétransmettre vos actes sur E-legalite.com, vous devez obligatoirement :

A/ Etre équipé d’un système d’exploitation de type :

- Windows XP SP3, Vista ou supérieur

B/ Etre équipé d’un navigateur de type suivant :

- Internet Explorer 9 ou supérieur, Google Chrome, Firefox…
- Pour internet explorer dans Outils\Options onglet « Avancé », décocher les
options SSL 2.0 et 3.0

C/ Etre équipé d’une connexion Internet :

- RTC ou ADSL de préférence

D/ Etre équipé d’un certificat électronique.

L’utilisateur doit avoir installé sur son poste son certificat électronique qui servira à la
connexion sur le site www.e-legalite.com.

ATTENTION :
Il est extrêmement important que l’utilisateur ne perde ou ne désinstalle pas son certificat
personnel qui est paramétré sur le poste informatique car celui-ci est indispensable pour
se connecter sur www.e-legalite.com

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2. Connexion à votre Espace privatif

1/ Cliquez sur le
bouton « Connexion »
pour vous identifier.

2/ Sélectionnez ensuite
votre certificat.

3/ Cliquez ensuite sur

le bouton « OK ».

Si votre certificat n’apparaît pas, vérifiez que celui-ci est bien installé sur votre poste

Vous êtes maintenant connecté

sur votre espace personnel

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3. Créer un acte

a) La Création classique

1/ Cliquez sur la rubrique

« Transactions actes »

2/ Cliquez sur le bouton

« Création Classique »

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3/ Complétez le
formulaire ci-contre

4/ Cliquez sur « créer la

transaction » pour envoyer
votre acte

NB : La préfecture souhaite réception des fichiers au format PDF. Il est donc vivement
recommandé de charger vos fichiers d’actes en PDF.

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5/ Votre transaction
est créée 6/ Retrouvez le tableau
de bord en cliquant ici

De retour sur votre tableau de bord

Vérifiez le statut de vos actes. Celui-ci

évoluera sous quelques minutes.

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Les différents états de vos actes sont les suivants :

« Posté » signifie que votre transaction d’acte a bien été traitée par la plate-forme
« En attente de Transmission » Signifie que votre acte est en cours de transmission au
MIAT (Ministère de l’Intérieur et de l’Aménagement du Territoire)
« Transmis » Signifie que votre acte a été envoyé au MIAT qui le traite
« Erreur » Signifie que le MIAT a rencontré un problème lors de la transmission de votre
acte à la Préfecture
« Acquittement reçu » Signifie que votre acte a bien été remis à la Préfecture et que
celle-ci a renvoyé l’accusé de réception.

Ces 5 stades sont regroupés par le statut « En Cours » sélectionné par défaut dans le
tableau de bord.

Deux stades peuvent être définis par les utilisateurs :

« Validé » : Attribué par l’utilisateur, aucune conséquence au niveau de la préfecture.
« Refusé » : Attribué par l’utilisateur, aucune conséquence au niveau de la préfecture.

Ces deux statuts supplémentaires vous permettent de ranger vos actes les moins récents.

Une fois votre

« Acquittement reçu »…

…Cliquez ici pour visualiser le

détail de la transaction et récupérer
l’accusé de réception.

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b) La Création par applet (java)

La création par applet est une autre méthode de transmission de vos actes. Son interface
facilite notamment l’ajout de pièces complémentaires. Utile par exemple pour la
transmission d’actes de marché public.

Attention cette fonctionnalité nécéssite que le logiciel JAVA soit installé sur le
poste.

1/ Cliquez sur la rubrique

« Transactions actes »

2/ Cliquez sur le bouton

« Création par java »

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Le « contrôle de saisie à la
volée » vous permet de vous
assurer du bon remplissage des
champs.

1/ Complétez le
formulaire ci-contre

2/ Cliquez sur le bouton

« Suivant » pour continuer

NB : La préfecture souhaite réception des fichiers au format PDF. Il est donc vivement
recommandé de charger vos fichiers d’actes en PDF.

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1/ Cliquez sur le bouton « Parcourir »

pour sélectionner le fichier de votre
acte.

2/ Sélectionnez vos éventuelles

pièces supplémentaires à joindre à
la transaction et cliquez sur la
flèche pour les intégrer à votre
envoi.

3/ Cliquez sur le bouton « Créer

la transaction »

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5/ Retrouvez le tableau
4/ Votre transaction de bord en cliquant ici.
d’acte est créée.

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C) Traitement en série

Le traitement par lot est une autre méthode de transmission des actes qui permet
notamment de préparer le chargement de plusieurs actes avant leur envoi et qui présente
quelques facilités de saisie.

Attention cette fonctionnalité nécéssite que le logiciel JAVA soit installé sur le
poste.

1/ Cliquez sur la rubrique

« Transactions actes ».

2/ Cliquez sur le bouton

« Traitement en série »

3/ Cliquez sur le bouton « créer

un nouveau lot »

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1/ Sélectionnez vos actes à charger

puis cliquez sur la flèche verte

2/ Remplissez le formulaire :
- intitulé du lot créé
- préfixe commun de la numérotation
des actes
puis cliquez sur envoyer

Une fois le lot créé, vous retournez à la liste de vos lots :

Choisissez l’acte à
transmettre

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1/ Le fichier de votre acte

est déjà chargé

2/ Un numéro d’acte
est proposé (basé sur le
préfixe commun
renseigné)

3/ Cette option vous propose de passer au

fichier suivant du lot en mémorisant votre
saisie
4/ Cliquez sur le bouton
« Créer la transaction »
pour envoyer votre acte

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4. Récupérer un acte tamponné

Pour tenir à jour votre registre papier, vous avez la possibilité de télécharger puis
d’imprimer les actes que vous avez transmis. La procédure est la suivante :

1/ Allez dans la rubrique

« Transactions Actes ».

2/ Cliquez ensuite ici.

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3/ Téléchargez ici votre

acquittement ou votre
acte tamponné.

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5. Paramétrer la position du tampon d’accusé

Le tampon est une option. Si vous n’y accédez pas, contactez DEMATIS

Cette option vous permet de visualiser les accusés de réception de vos actes par la
préfecture directement sur le document de l’acte, de la même manière que lorsque vous
transmettiez vos actes sous format papier.

Par défaut, le tampon se positionne en bas à droite de vos pages. Vous pouvez cependant
choisir sa position.

Cliquez sur le bouton ci-contre.

1/ Faites cliquer-glisser l’image là où

vous souhaitez la voir apparaître sur vos
documents.

2/ utilisez le menu pour avoir un

aperçu, enregistrer le changement de
position ou revenir à la position par
défaut

Les modifications d’emplacement du tampon s’appliquent de manière rétroactive aux actes

que vous avez déjà réceptionnés. A savoir : les pièces jointes sont également tamponnées.

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6. Visualiser les erreurs

Les erreurs de transmission sont rares ; elles peuvent cependant se produire si le MIAT
rencontre une défaillance technique ou si votre préfecture a modifié sa nomenclature
par exemple. La visualisation de l’erreur vous permettra de comprendre le problème
afin de le corriger.

Pour visualiser d’éventuelles erreurs sur vos transactions d’actes, procédez comme
suit :

1/ Allez sur la rubrique

« Transactions Actes ».

2/ Cliquez ensuite ici.

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3/ Visualisez ici les erreurs

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7. Options de classement
Vous pouvez changer le statut de vos actes afin de les masquer de l’affichage du tableau
de bord par défaut. Vous pourrez ensuite les retrouver en modifiant les options de filtrage
du tableau de bord.

Pour cela, 2 solutions s’offrent à vous :

A/ Par le tableau de bord

1/ Cochez ici votre acte à classer.

2/ Cliquez sur le bouton

« Exécuter »

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B/ Dans le menu « Transaction Acte » du tableau de bord.

Cliquez sur le bouton

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8. Options de filtrage

Lorsque vous êtes sur le tableau de bord, différentes options de filtrage vous sont
proposées :

Par défaut, le tableau de bord est filtré avec les critères suivants :

 Type de transaction = Transmission d’actes

ET
Etat = en cours

Les options de filtrage vous permettent de modifier l’affichage du tableau de bord.

• Type de transaction :
o Transmission d’actes
o Annulation = pour annuler un acte
o Demande de classification (voir chapitre 10)
o Tous les types = supprime tous les filtres

• Nature d’acte
o Arrêté individuel
o Arrêté réglementaire
o Autres
o Contrats et conventions
o Délibérations
o Documents budgétaires et financiers

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• Le filtre « En cours » de la rubrique « Etat » a la particularité de lister à la fois les

actes « posté », « en attente de transmission », « transmis », « acquittement
reçu » et « en erreur ».

9. Exportation du tableau de bord

Vous pouvez exporter votre tableau de bord au format Excel ou PDF.

Cliquez sur l’icône de

votre choix pour extraire
votre tableau de bord.

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Ci-dessous un extrait de tableau de bord au format PDF

10. Mise à jour de votre classification

Cette opération n’est à faire qu’une seule fois lors de la première utilisation, sauf mises à
jour ponctuelles par votre préfecture, qui vous seront signalées par un message d’erreur
« Classification obsolète ».

1/ Cliquez sur le bouton

« Transactions Actes »

2/ Cliquez ensuite sur

« création classique »

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3/ Cliquez sur le bouton

« Mise à jour classification »

Si le raccordement a été correctement paramétré par DEMATIS et la Préfecture dont vous

dépendez, vous recevrez un e-mail de confirmation de la part de la DGCL.

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11. Exception : ACTES BUDGETAIRES

La transmission d’un acte budgétaire ne diffère pas d’un point de vue technique de la
transmission de n’importe quel autre acte ; vous pourrez utiliser les méthodes de création
classique ou de création par applet.

Dans le cadre de la transmission d’un acte budgétaire, l’utilisateur doit toutefois respecter
les règles suivantes :

1) Il doit choisir « Documents budgétaires et financiers » dans la nature de l’acte

2) Il doit choisir une classification 7.1 ou une de ses sous-rubriques 7.1.x.
3) Le fichier contenant l’acte est de type XML (maquette budgétaire, comptes…) ou
PDF
4) S’il s’agit d’un fichier XML, celui-ci doit résulter du logiciel de comptabilité et avoir
été « scellé » par TOTEM (cf. détail plus bas). Il est possible de joindre des pièces
complémentaires au format PDF en annexes du fichier XML.

1/ nature « Documents
budgétaires et financiers »

2/ Classification 7.1

3/ Fichier XML généré par

Totem

4/ Eventuelles annexes au
format PDF

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Le fichier d’acte (au format XML) doit d’abord être engendré par le logiciel de comptabilité
puis doit être passé dans le logiciel « TOTEM » qui permet la saisie des annexes financières
et valide le document budgétaire. Cette opération s’appelle « scellement » et est de plus
en plus intégrée dans les logiciels métier de comptabilité.

Totem engendre donc lui aussi un fichier XML et c’est ce document qui doit être
transmis sur E-legalite.com.

Totem est parfois intégré directement dans le logiciel comptable, sinon il peut être
téléchargé gratuitement sur le site http://odm-budgetaire.org/

Attention ! Dematis n’assure pas le support du logiciel TOTEM. Il incombe en effet

au prestataire comptable d’assurer la production des documents budgétaires scellés (avant
transmission en Préfecture via e-legalite).

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