SOMMAIRE

SOLUTION COMPLÈTE EN ENVIRONNEMENT UNIQUE

• Solution multi-métiers 4
• Périmètre fonctionnel étendu 4

RICHESSE FONCTIONNELLE
• Gestion Commerciale 6
• Logistique 8
• Production 9
• PIM 10
• Commerce omnicanal 10
• CRM & Marketing 11
• Comptabilité 12
• BI & Reporting 13

ERP SaaS
• Mobilité & accessibilité 15
• Sécurité 15
• Budget lissé et maîtrisé 15
• Évolutivité 15

CONCENTRÉ DE TECHNOLOGIES
• ERP " Multi " 17
• Sécurité & confidentialité 17
• Collaboratif 17
• GED 17
• Personnalisation 18
• Module Import / Export 18
• Requêteur & API 18

A PROPOS D'ARCHIPELIA 19

2
1 SOLUTION COMPLÈTE
EN ENVIRONNEMENT UNIQUE
SOLUTION COMPLÈTE EN ENVIRONNEMENT UNIQUE

Solution multi-métiers

Négoce Industrie Commerce

omnicanal

Périmètre fonctionnel étendu

REPORTING & BI GESTION COMMERCIALE

COMPTABILITÉ LOGISTIQUE

CRM & MARKETING PRODUCTION

COMMERCE OMNICANAL PIM

4
2 RICHESSE FONCTIONNELLE
RICHESSE FONCTIONNELLE

Gestion Commerciale

Achats

• Gestion des fournisseurs (gestion adresses / contacts / RIB, notes, gestion

documentation, gestion de groupes, import / export, statistiques)

• Gestion du Grand Import (sourcing) : frais d’approche, gestion des containers…

• Gestion des articles (gestion multi-unités pour l’achat, la vente et le stock, gestion
des assemblages niveaux illimités, multifournisseurs, gestion des déclinaisons, gestion
critères techniques, gestion des colisages, gestion documentation, gestion des tarifs
achat / vente avec tarifs futurs, import / export, statistiques)

• Gestion de tarifs généraux, de profils de tarifs, tarifs BtoB et BtoC et gestion des
profils de remises, conventions (selon typologie client), marges arrières et accords
sur CA

• EDI (commandes, factures / avoirs dématérialisés, avis d’expédition) en option

• Dossiers fournisseurs (devis, commande, gestion du reliquat, réapprovisionnement

par stock, mini / consommation / rupture de stock, gestion des achats France et
intra, gestion du grand import, gestion de containers, gestion des frais de douane,
code intrastrat + Etat DEB achat et vente avec fichier prodouane)

Ventes

• Gestion des clients (gestion de groupes multiniveaux avec notion de payeur,

gestion des clients export, suivi encours client, gestion de l’assurance-crédit et d’un
encours autorisé, gestion adresses / contacts, gestion documentation, import /
export, statistiques, gestion de remises / familles de remises)

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RICHESSE FONCTIONNELLE

• Gestion à l’affaire (suivi des budgets, plannings, rentabilité, documents rattachés…)

• Dossiers clients (gestion des devis /commandes, gestion du reliquat, affectation

fournisseur, BP, Colisage, BL, factures et avoirs, facturation automatique par batch,
gestion des bons de reprise et avoirs pour différence de prix, gestion des avoirs
commerciaux)

Stocks

• Gestion de la qualité (contrôles, retours, litiges, lots…)

• Gestion à l’affaire (suivi des budgets, plannings, rentabilité, documents rattachés…)

• Dossiers clients (gestion des devis /commandes, gestion du reliquat, affectation

fournisseur, BP, colisage, BL, factures et avoirs, facturation automatique par batch,
gestion des bons de reprise et avoirs pour différence de prix, gestion des avoirs
commerciaux)

• Gestion des réservations (manuelles ou en masse avec priorisation)

• Réceptions fournisseurs et litiges (gestion des réceptions, gestion d’un prix de

revient différent du prix d’achat grâce aux frais d’achat, gestion des litiges et retours
fournisseurs). Gestion des factures / avoirs fournisseurs (gestion des factures / avoirs
et rapprochement avec les réceptions et retours, gestion des frais et remises avec
impact ou pas sur la comptabilité ou prix revient, gestion des frais généraux)

• Module transporteur : alimentation des grilles de transport par import / export,

choix du meilleur transporteur avant la livraison, gestion des bons de transport et
gestion de la facture transport

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RICHESSE FONCTIONNELLE

Logistique

• Gestion de stock (zones de stockage, mouvements, statistiques, gestion des

inventaires rapides / d’initiative / tournants)

• Gestion des réceptions, retours fournisseurs, inventaires, préparations, colisages

(multi-niveaux), livraisons, reprises clients, fabrications, sorties de fabrication.
Interface de scan préparations, composants OF, sorties de production, colisages

• Etiquetage des produits réceptionnés, des produits fabriqués et des produits en

stock

• Gestion du stock, des sous stocks et des adresses de stockage

• Gestion des numéros de série et suivi des garanties via le module des attributs
de gestion

• Traçabilité par numéro de lot à la pièce ou à la ligne reprise dans tous les flux (de
la réception à l’expédition en passant par les inventaires et la fabrication)

• Gestion des BP et des BL en masse. Gestion des zones de stockage de livraison

Application mobile pour l’entrepôt : TCBia (option)

• Application pour Terminal mobile de lecteur code barre en mode connecté et

déconnecté

• Saisie des bons de commandes

• Picking avec optimisation du chemin de prélèvement

• Validation des bons de préparation

8
RICHESSE FONCTIONNELLE

Production

• Gestion de la chaine de production (ateliers, postes, opérations, rangements…).

Gestion des écrans de fabrication. Configurateur

• Gestion des nomenclatures (finis et semi-finis multiniveaux) et de la gamme

opératoire. Gestion des recettes. Gestion de plusieurs variantes avec une seule
nomenclature. Gestion des déclinaisons dans les nomenclatures

• Gestion des fabrications (transformation + assemblage) en interne. Possibilité de

gérer des fabrications en externe (paramétrage en option)

• Gestion de la production avec intégration du coût de main d’œuvre. Gestion

d’un planning de production

• Gestion de la fabrication : écrans de fabrication, interface de scan des

composants, interface scan sortie fabrication, interface de livraison après fabrication.
Sortie de fabrication partielle. Gestion des lots d’OF

• Calcul CBN : gestion du réapprovisionnement des composants et du stock des

fabriqués. Possibilité de mettre en place des rapports sur le coût de la main d’œuvre
et sur la performance des lignes de production

• Configurateur

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RICHESSE FONCTIONNELLE

PIM

• Caractéristiques produits (attributs, descriptifs multiples, catalogue, articles

associés, articles de substitution…) et base article unique quel que soit le canal

• Gestion documentaire (images, photos, documents…)

• Gestion des collections (base article documentaire, lancement et suivi de

collection)

• Publication omnicanal (gestion de l’arborescence des sites internet, tarif par

canal…)

Commerce omnicanal

Solution proposée pour l’encaissement : POSia (option)

• Gestion de caisses mobiles, tactiles, en mode connecté et déconnecté

• Gestion des ventes BtoC (client identifié ou non identifié) et BtoB

• Moteur promotionnel intégré, gestion de la fidélité

• Communication imprimante, TPE…

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RICHESSE FONCTIONNELLE

Solution proposée pour l’e-commerce (option)

• Connecteur e-commerce Prestashop

• Click and Collect

• E-reservation

• Création de site e-commerce BtoB depuis le CMS Drupal

CRM & Marketing

• Gestion d’une base « suspects » : transformation en prospect pour devis

• Gestion des campagnes marketing (qualifications, newsletter, opérations

marketing …) par email, sms (option), courriers papier (en option)

• Possibilité de borner les opérations commerciales par date et par revendeur

• Gestion des tâches, d’un planning prévisionnel et réalisé des commerciaux

• Vision clients 360°

• Statistiques (paniers moyens, programme de fidélité….)

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RICHESSE FONCTIONNELLE

Comptabilité

• Gestion du plan comptable (paramétrage du plan comptable général / auxiliaire

et journaux, import / export)

• Saisie comptabilité générale (saisie guidée, saisie kilomètre, lettrage, pointage,

gestion d’écritures en brouillard, déclaration TVA synthétique)

• Module rapprochement bancaire : intégration des relevés bancaires,

rapprochement avec les écritures comptables, édition de la situation bancaire,
relevé manuel

• Consultation et édition comptabilité générale (comptes clients / fournisseurs,

recherche ligne, grand livre, journaux, journal centralisateur (global ou détaillé),
balance, balance âgée, bilans synthétiques, export PDF ou Excel)

• Consultation et édition comptabilité analytique (recherche ligne, cumuls, grand

livre, balance, compte de résultat synthétique, export PDF ou Excel). Gestion des
groupements de comptes et édition analytique correspondante

• Règlements clients (extraction des traites en PDF et comptabilisation,

comptabilisation des effets en attente et impression des bordereaux, extraction
fichiers de télétransmission, édition des relevés de facturation)

• Relances clients (gestion des lots de relances préventives / recouvrement, relances

téléphonique / courrier, paramétrage des courriers, envoi mail ou fax)

• Gestion de l’affacturage : définition des organismes, affectations des clients,

impression du courrier affacturage, impression note bas de facture, extraction des
fichiers à remettre à l’organisme (nouveaux clients et les encours cédés)

• Règlements fournisseurs (Edition / envoi par mail ou fax des billets à ordre / lettre
chèque / ordre de virement, comptabilisation des effets à recevoir, extraction
fichiers de télétransmission)

Dans L’ERP « Archipelia ™ », des liens existent entre la gestion commerciale et la

comptabilité :

• La création de comptes clients / fournisseurs en gestion commerciale crée

automatiquement les comptes comptables (auxiliaires) correspondants

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RICHESSE FONCTIONNELLE

• La génération des écritures comptables (générales et analytiques) des factures

et avoirs fournisseurs est automatique

• La génération des écritures comptables des acomptes et escomptes clients /

fournisseurs traités en gestion commerciale est automatique

• Consultation de l’encours, du solde comptable et des retards directement dans

la fiche client (accès au détail comptable)

• Consultation du grand livre tiers d’un client / fournisseur en comptabilité et

accès aux détails factures / avoirs

• Paiements en comptabilité basculés automatiquement en gestion commerciale

• Génération et impression des traites à la suite des imprimés de factures

• Utilisation des fiches clients / fournisseurs dans les règlements et relances

(adresses, contacts et IBAN)

• Déduction et blocage des règlements fournisseurs depuis la gestion commerciale

BI & Reporting

• Reportings standards (ventes / achats / stocks…)

• Accès à un module d’export permettant d’extraire sous format CSV l’ensemble

des données d’exploitation de l’ERP

• Les états statistiques offrent les fonctionnalités suivantes : un filtrage permet de

cibler l’information recherchée. Des possibilités de zoom et de dé zoom (éclatement
et agrégat) selon plusieurs critères offrant ainsi la possibilité de voir une statistique
sous plusieurs angles. Possibilité de voir le détail justifiant chaque chiffre

• Reporting sur mesure (via module de création BI) en option : geomarketing,

mobilité, reporting paramétrable, export de graphes sur excel, pdf, ppt…

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3 ERP SaaS
ERP SaaS
Mobilité & accessibilité
• Pas d’infrastructure informatique sur
votre site
• Accessible depuis tout terminal
• Accès à partir d’un navigateur web
• Disponibilité permanente et
optimisée pour le web
Budget lissé et maîtrisé
• Aucune acquisition ni dépenses
liées à l’installation ou au maintien
de matériel ou de logiciels
• Abonnement tout compris :
hébergement, maintenance, mises
à jour et hotline
• Abonnement à l’usage (montées en
charge, utilisateurs, modules…)
• Logique OPEX (liée aux dépenses
d’exploitation) plus avantageuse
fiscalement Bénéfices ERP SaaS
Archipelia
Sécurité
• Infrastructure en environnement
hautement sécurisé
• Infogérance prise en charge par
nos experts IT
• Garantie de qualité de service
contractuelle
• Chiffrement lors des transferts de
données
Évolutivité
• Montées de version techniques et
fonctionnelles automatiques
• Spécificités métiers développées
et maintenues dans le standard
Archipelia
• Champs paramétrables et interface
utilisateur personnalisable
• Fonctionnalités ERP élargies grâce
à la connexion avec des internet
applications
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 CONCENTRÉ DE
4 TECHNOLOGIES
CONCENTRÉ DE TECHNOLOGIES

ERP Multi
• Multi-sociétés • Multi-devises

• Multi-agences • Multi-unités

• Multi-entrepôts • Multilingue

Sécurité & confidentialité

• Définition des profils utilisateurs

• Gestion des droits et des restrictions (consultation, modification,

suppression)

• Contrôle des accès

• Contrôle des IPs

• Journal des créations, modifications et suppressions par utilisateur

Collaboratif
• Workflow : paramétrage des opérations, des conditions de
déclenchement et du circuit de validation

• Messagerie interne Archipelia

• Paramétrage de messages d’alertes automatiques

• Portail utilisateur personnalisable (tableaux de bord, favoris, widgets…)

GED

• Numérisation des documents commerciaux (fax, devis, commande,

facture...)

• Gestion et archivage du contenu documentaire de manière centralisée

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CONCENTRÉ DE TECHNOLOGIES

Personnalisation
• Personnalisation de l’interface utilisateur

• Attribut de gestion : ajout de champs spécifiques dans les différents

référentiels et disponibles dans les recherches et les éditions

Module Import / Export

• Export en temps réel des données (.csv / .xlsx)

• Import en masse des référentiels en création, modification ou suppression

• Import de mouvements(commandes, tarifs, stocks…)

Requêteur & API

• Requêteur intégré : accès aux tables de la base de données, liaison de
tables automatique ou manuelle, paramétrage des colonnes et des
filtres, planification des requêtes automatiques

• API : dialogue avec des applications tierces via connecteur ou web

services

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A PROPOS D’ARCHIPELIA

Archipelia
ERP SaaS pour le négoce, l'industrie et le commerce omnicanal

Créé en 2004, Archipelia, éditeur, intégrateur et hébergeur de son ERP SaaS du même
nom, accompagne la transformation digitale des PME et PMI du négoce, de l’industrie, du
retail et de l’e-commerce.

Archipelia offre un socle fonctionnel full web modulaire ou global qui répond aux besoins
de Gestion Commerciale, de Logistique, de Production, de PIM, de Commerce Omnicanal,
de CRM / Marketing, de Comptabilité et de BI.

Deux applications mobiles complètent le socle fonctionnel natif en mode connecté ou

déconnecté:

•  POSia : caisse tactile et mobile pour gérer les points de vente

•  TCBia : application de Terminal Code Barre pour la gestion d’entrepôt (saisie et
préparation de commande, picking…)

Chaque client obtient une solution large, modulaire et évolutive et bénéficie d’un
accompagnement sur-mesure de la définition du besoin à la maintenance de sa solution.

Archipelia est au service de la mutation des entreprises et leur ouvre de nouveaux horizons
de croissance.

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 Contactez-nous pour en savoir plus

+33.3.59.57.70.70 contact@archipelia.com Parc des Moulins

17, Avenue de la Créativité
59650 - Villeneuve d’Ascq

www.archipelia.com @archipelia @archipel_ia

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