SUIVI EN TEMPS REEL DE LA GESTION

AVEC DES TABLEAUX DE BORD MENSUELS

DANS LES PME

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SOMMAIRE

Ø INTERET

Ø DEFINITION

Ø REGLES DE BASE « PRINCIPES »

Ø CONTENU

Ø LISTE D’INDICATEURS

Ø PLANNING D’ETABLISSEMENT DES TABLEAUX DE BORD

Ø L’INFORMATIQUE AU SERVICE DE L’ETABLISSEMENT DE TABLEAUX

DE BORD

Ø MODELES DE TABLEAU DE BORD

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 1- INTERET

Pour les cabinets :

1) Contrôle des travaux comptables mensuels effectués par les collaborateurs sur
les dossiers : puisque nécessité pour chacun d’eux de mettre à jour la comptabilité (saisie
du mois), avant d’établir le tableau de bord.

2) Développement de la mission de conseil

• avec communication aux clients des commentaires adéquats

• nouvelles missions du cabinet à proposer

Pour l’entreprise :
Toute entreprise a yant fixé ses objectifs :

1. doit apprécier les résultats à partir des moyens mis en place ;

2. doit réagir si les résultats ne sont pas conformes aux objectifs (prévisions) ;

3. doit communiquer avec ses salariés, actionnaires ;

4. accélérera ainsi la production de ses comptes annuels à travers cet outil

de contrôle mensuel (car comptabilité à jour) ;

5. changera l'état d'esprit: outil de motivation (réunions périodiques) ;

6. améliorera de ce fait le niveau de performance de l'entreprise.

3
 2- DEFINITION DES TABLEAUX DE BORD MENSUEL PAR
RAPPORT AUX AUTRES OUTILS

DEFINITION / ET LEUR PLACE PAR RAPPORT AUX AUTRES OUTILS

1- Définition :

- outil d’information performant,

- outil de communication,

- outil de pilotage.

2- Leur place par rapport aux autres outils :

Prévisions → Plan stratégique → Long terme

→ Plan opérationnel

• Plan → Moyen terme

• Budgets → Court terme

Réalisations → Outils de suivi mensuel

• Comptabilité générale et ou analytique

• Tableaux de bord

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 3- PRINCIPES DE BASE
1- Une information définie
→ Glossaire avec définition.

2- Un organigramme connu connaître les fonctions et les centres de responsabilité.

3- Le plan stratégique, opérationnel et les prévisions transmises.

4- Choix des indicateurs : leurs priorités, leurs qualités et pas uniquement :

- uniquement financiers (monétaires),

- uniquement issus de l'entreprise.

5- Choix des références :

- Données mensuelles, annuelles ;

- Données budgétaires ;
- Données de l'année précédente ;
- Données sur les concurrents.

6- Options

- Ecritures d'abonnement ;
- Calcul théorique des stocks ;
- etc...

7- Qualité de la présentation

- Le plus détaillé, le plus synthétique ;

- Graphismes ;
- Commentaires.

8- Accord sur le délai d’obtention de l’information : « Fréquence »

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9- Tests de fonctionnement – Tour de table des utilisateurs

- Est-il complet, simple ?

- Les indicateurs parlent-ils ?
- Est-on capable de l’alimenter facilement ?
- Etc…

10- Quels sont les destinataires :

Ceux qui ont les moyens d’engager des actions correctives par rapports aux points
faibles relevés.

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 4- CONTENU DES TABLEAUX DE BORD

1- Trois types d'indicateurs

- Economigue : En termes monétaires: pour traduire la performance de l'Entreprise:

• Chiffre d'affaires, marge, résultat

- Physique : Indicateur d'activité :

- Quantité de produits
- Nombre de clients
- etc...

• Indicateur de Qualité :
- Délai d'attente client
- Respect des délais

• Indicateur de coût :
- Heures de main-d'œuvre, machine,
- Matériaux

• Indicateur « d'éclairage » :
- pour comprendre les résultats passés ou et anticiper les résultats
futurs.
- carnets de commandes
- taux d'activité du secteur.

• Humain :
- Suivi des performances de l'Entreprise.

2- L’information doit être communiquée avec de bonnes

« références ».
- Référence à des normes professionnelles : qui mesure dans un
métier la « compétence opérationnelle » (normes de
consommation, de productivité, niveau de stock).

- Référence à un objectif qui peut être le ou les facteurs clefs de la

compétitivité
de l’Entreprise.

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- Référence à des projections pour apprécier les risques d’évolution
à terme.

- Référence à des exercices antérieurs qui permet de mesurer les

progrès effectués d’une année sur l’autre.

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 5- LISTE D’INDICATEURS

On peut dénombrer environ 8 fonctions :

- Commercial
- Production A trouver
- Recherche et développement des indicateurs pertinents
- Achats pour chaque fonction.
- Logistiques et approvisionnements ex : ci-dessous
- Service après-vente
- Informatique
- Ressources humaines
- Direction générale.

Les indicateurs sont tous comparés à des références :

- objectifs 1 projections 1 budgets

- à l'année précédente

- à un pourcentage du chiffre d'affaires

- etc

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FONCTION : COMMERCIAL

1. Indicateurs économiques

C.A. net (total, par famille de produits. par client, par secteur)
Marge (totale, par famille de produits, par client, par secteur)
Résultat (total, par famille de produits)
Nouveaux produits: C.A. total, par client, par secteur
Ecart tarif - prix moyen
Taux de remise
Délais de règlement consentis
Rotation des stocks produits finis
Stocks produits finis lents et obsolètes
Part de marché (totale. par famille, par secteur), croissance du marché

2. Indicateurs physiques

Activité Quantités vendues totales (tonnage ou unités), par secteur, par produit
Nouveaux clients
Commandes, carnet de commandes
Clients n'ayant pas commandé depuis x temps

Qualité Nombre de réclamations reçues et traitées

Avoirs, dont responsabilité commerciale (total, par secteur)
Dépassements d'échéance sur négocié (par client, par secteur)
Délai d'attente, de livraison client
Taux de rupture/livraisons

Coût Frais commerciaux (par nature, par secteur)

Promotions
Engagements publicitaires par famille de produits
Frais de voyages et déplacements par secteur
Coût des stocks obsolètes

Eclairage Environnement (indices d'évolution d'achat, de vente)

Evolution du mix produit/client
Suivi de la compétitivité

3. Indicateurs humains
Effectifs
Embauches, démissions
Primes versées

4. Suivi des projets

Suivi des études de nouveaux produits
Projets de promotions (salons, campagnes...) et suivi des promotions

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FONCTION: PRODUCTION ET RECHERCHE - DÉVELOPPEMENT

1. Indicateurs économiques
Capacité de production, taux d'occupation des machines
Coût de revient des produits (standard. réel)
Valeur ajoutée (totale, par atelier)
Marge brute de transformation, résultat
Indices de productivité : quantités produites/heures productives
quantités produites/effectif total
quantités produites/heures machines
consommation matières premières/quantités
produites

2. Indicateurs physiques
Activité Quantités produites (tonnes, unités)
Projets de recherche et développement, nouveaux produits
Maintenance préventive
Niveau des stocks (par rapport à l'activité) par nature : matières premières,
produits semi-finis, produits finis
Activité des machines «goulots»

Qualité Taux de retouches. de déchets. d'arrêts techniques

Nombre de réclamations, retours clients, retours fournisseurs
Nombre de ruptures de stocks
Respect du délai clients, suivi du délai fournisseurs
Délai de fabrication pour les produits mis en ligne
Cycle de production (à chaque lancement)
Retard moyen des projets et études

Coût Consommation d'heures (productives. non directement productives)

ventilées par atelier et par produit
Coût de main-d'œuvre de la recherche et développement
Consommation de la sous-traitance
Consommation d'énergie, de combustible

Eclairage Planning de production, carnet de commandes

Evolution du prix des matières premières

3. Indicateurs humains
Effectifs (usine, extérieur)
Embauches, démissions

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 Absentéisme (par catégorie, taux)
Turnover
Qualification du personnel
Taux d'utilisation du personnel, heures payées non travaillées
Taux d'improductifs
Taux de fréquence et de gravité des accidents du travail

4. Suivi des projets

Suivi des projets d'investissement sur 3 ans: délai, coût, atteinte des
performances
Suivi des projets de recherche, nouveaux produits

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FONCTION: ACHATS

1. Indicateurs économiques
Montant annuel des achats
Montant moyen d'achat par commande, par personne
Nombre de commandes traitées par personne
Taux de remise obtenu par personne
Conditions de paiement négociées

2. Indicateurs physiques
Activité Nombre de références
Nombre de demandes d'achat
Nombre d'appels d'offre
Nombre de négociations
Nombre de commandes
Nombre de commandes d'un montant inférieur à x francs
Nombre de commandes passées en urgence
Nombre de comptes fournisseurs, nombre de fournisseurs en activité
Nouveaux fournisseurs, turnover fournisseurs
Part des importations dans les achats

Qualité Délai moyen de traitement d'une commande (de la demande à l’envoi)

Nombre de relances
Nombre d'avoirs, de litiges
Performances des fournisseurs
Qualité des négociations
Taux de couverture des besoins

Coût Salaires
Dépenses de fonctionnement
Coût moyen de traitement d'une commande
Coût moyen de recherche d'un fournisseur

Eclairage Etude du marché fournisseurs

Evolution du marché
Carnet de demandes d'achats

3. Indicateurs humains
Effectifs
Embauches, démissions
Absentéisme

4. Suivi des projets

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FONCTION: LOGISTIQUE ET APPROVISIONNEMENTS

1. Indicateurs économiques
Produits expédiés (tonnes, unités et/ou valeur)
Valeur totale des stocks
Analyse ABC des stocks
Taux de rotation des stocks
Ecarts sur inventaire

2. Indicateurs physiques
Activité Tonnes expédiées, reçues
% de stocks morts
Surface de stockage utilisée (unités de stocks/m2)
Nombre de transporteurs
Nombre de références gérées en stocks

Qualité Délai moyen de livraison aux clients

Délai moyen d'approvisionnement/fournisseur
Temps moyen de chargement des véhicules
Retards de livraisons (en jours, en valeur)
Nombre de ruptures de stocks (matières premières, produits semi-finis.
produits finis)
Nombre de litiges transport, de litiges livraison
Nombre d'avoirs
Taux de remplissage

Coût Coût total transports

Coût par transporteur, par m3 transporté
Coût moyen acheminement (total. par fournisseur)
Coût des stocks (total, par m3, des stocks morts)

Eclairage Carnet de commandes (clients, fournisseurs)

3. Indicateurs humains
Effectifs
Embauches, démissions
Absentéisme

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FONCTION: SERVICE APRÈS - VENTE

L'existence même d'un service après-vente est liée à la performance de l'entreprise tout
entière, le but de toute société étant justement de faire disparaître ce service. Son activité
est donc, à elle seule, un indicateur de qualité de l'activité de l'entreprise.

Les indicateurs de performance listés ici concernent le service après-vente d'une

entreprise industrielle. Un tel service réalise deux opérations principales: les réparations et
la vente de pièces détachées.

1. Indicateurs économiques
C.A. du service
Marge et résultat (sur ventes de pièces détachées)
Taux de rotation des stocks
Ecarts tarifs - prix pratiqués
Délais de règlement consentis

2. Indicateurs physiques
Activité Nombre de clients
% de réparations dans le C.A.
Nombre de réparations sous garantie, hors garantie
Nombre de réparations par type de produits
Nombre de produits défectueux, incomplets
Quantités de pièces détachées vendues
Niveau des stocks

Qualité Temps moyen de réparation

Temps moyen de traitement d'une commande de pièces détachées
Nombre de réclamations reçues (sur réparations ou pièces détachées)
Nombre de factures supérieures au devis

Coût Salaires
Coût moyen de main-d'œuvre sur réparations (valeur, heures)

Eclairage Portefeuille des commandes et réparations

3. Indicateurs humains
Effectifs (techniciens...)
Embauches, démissions
Absentéisme
Heures supplémentaires, taux d'utilisation du personnel

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FONCTION : INFORMATIQUE - ETUDES EXPLOITATION

1. Indicateurs économiques
Rentabilité des investissements
Marge de contribution d'une nouvelle application

2. Indicateurs physiques Activité

Analyse des temps d'étude (maintenance,
Développement plan et hors plan, autres)
heure
Nombre d'heures de tests
Nombre d'heures sous -traitées
Nombre d'heures - ingénieur par projet
Heures d'études faites hors plan de dépannage
actif Total des heures planifiées
Nombre de lignes produites par programmeur
et par période
Nombre de transactions (total, par heure)
Dispersion du nombre de transactions par
Nombre d'écrans connectés
Nombre de programmes en exploitation
Nombre de lignes en moyenne par programme
Nombre de lignes de programme par terminal
Indice de variation du volume de listing édité
Nombre d'heures-machine
Nombre de pages éditées

Qualité
Respect du budget temps
Retard moyen des applications (ou avance)
% d'heures de tests/heures d'études
% maintenance/études nouvelles
Délai de réponse aux demandes
Délai moyen des demandes
Nombre d'incidents par période
Nombre d'erreurs de manipulations
Temps de réponse (moyen et écart-type)
Durée des indisponibilités dues aux
incidents du matériel

Coût
Dépenses globales
Ventilation des dépenses par nature (logiciel, personnel...)
Ventilation des dépenses: étudesiexploitation
Salaires (ingénieurs, techniciens...)
Heures-machine de tests Heures-machine produits
Heures-ingénieur Coût moyen par transaction
Coût global par terminal

Eclairage
Carnet de commandes
Nouvelles applications à venir en exploitation
Planning prévisionnel de charge
Hausse des volumes traités par rapport à l’an dernier
Charge d'études en attente
Hausse des heures-machine par rapport à l'an dernier

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3. Indicateurs humains
Effectifs (y compris sous -traitance)
Embauches, démissions, absentéisme
% de sous-traitance

4. Suivi des projets

Suivi des projets par phase: avancement/prévisions et coûts/prévisions
Nouvelles applications
Remplacement de matériel
Maintenances lourdes avec modifications importantes
Déménagement
Changement de configuration
Basculement d'applications
Démarrage d'applications

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FONCTION : RESSOURCES HUMAINES

1. Indicateurs économiques
Niveau des salaires: en % C.A., en % des coûts de l'entreprise
Augmentation des salaires (par catégorie. salaire de base. mérite)
Effectif total/effectif du service de la direction des ressources humaines
Montant moyen de la participation par salarié bénéficiaire

2. Indicateurs physiques
Activité Nombre de personnes recrutées
Nombre de stagiaires (total, % des effectifs)
Budget formation
Nombre de candidatures pour pourvoir un poste
Nombre de candidatures spontanées
Effectif par catégorie, par ancienneté, par sexe, par âge
Effectifs internes, externes gérés
Productifs/improductifs

Qualité Nombres de départs en période d'essai

Nombre de départs regrettés
Délai moyen d'un recrutement
Age moyen par catégorie
Nombre de promotions internes
% de postes pourvus par l'intérieur
% de postes ayant un successeur identifié et prêt
Nombre d'annonces nécessaires pour pourvoir un poste
Nombre de licenciements
Turnover

Coût Coût moyen d'un recrutement

Salaires du personnel de la direction des ressources humaines
Coût complet moyen de la fonction/salaires de la société

Eclairage Prévisions de départs en retraite

Prévisions de nouveaux postes (créations)
Nouvelles formations

3. Indicateurs humains
Heures supplémentaires
Taux d'absentéisme
Nombre de démissions
Mobilité du personnel
Effectifs du service

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4. Suivi des projets
Restructuration de services
Déménagement
Enquêtes sociales

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FONCTION : DIRECTION GÉNÉRALE

1. Indicateurs économiques
C.A. net (éventuellement détaillé par famille de produits)
Marge brute
Résultat courant et net (éventuellement par unité ou usine, par famille…)
Part de marché
Croissance du marché
Rentabilité des capitaux investis
Fonds de roulement, endettement net
Taux de rotation des stocks, clients et fournisseurs

2. Indicateurs physiques
Activité Quantités vendues (tonnes. unités)
Carnet de commandes
Nouveaux clients

Qualité Indice de qualité (à définir selon le type d'entreprise et ses métiers)

Délais de livraison
Nombre de réclamations

Coût Main-d'œuvre de production (salaires, % C.A.)

Coût de revient des produits
Frais généraux (par nature, % C.A., dépassement...)
dont: frais de recherche et développement (% C.A., budget…)
frais commerciaux, promotions publicité
Sous-traitance

Eclairage Environnement (indices d'évolution d'achat, de vente)

3. Indicateurs humains
Effectifs (interneS/externes), embauches, démissions
Absentéisme (par catégorie, taux)
Taux de fréquence et de gravité des accidents du travail

4. Suivi de projets
Grands projets d'investissement (extension ou transfert d'usine. par exemple)
Création de nouveaux produits. Recherche
Campagne de développement commercial

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6- PLANNING D’ETABLISSEMENT DE TABLEAUX DE BORD
1. PLANNING

⇒ Nommer un responsable pour :

- conceptualisation
- animation
- et suivi.

2. METTRE DES PROCEDURES EN PLACE

- Collecte
- Saisie
- Mise en forme

3. RESPECTER LES CALENDRIERS d'établissement et de suivi

4. DISCUTER DES RESULTATS EN REUNION régulièrement et systématiquement

5. ACTUALISATION ANNUELLE AVEC COMPARATIF COMPTES ANNUELS et

établissement nouveaux budgets.

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 7- M ODELES DE TABLEAU DE BORD
1- Une PME

2- Une entreprise de distribution

1- PME : 1er Semestre

Résultats mensuels approchés (en KF)

Chiffre d’affaires CUMUL Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre CUMUL
TTC 1er semestre Situation
30 Déc.
n-1
n

Chiffre d’affaires
HT.
- Variation stocks
- Achat
Total achats
consommés…
- Sous-traitance
(604)
Total charges
variables…
Marge sur coût
variable
Coefficient
(CA TTC / Achats
consommés HT)
% (HT)
Frais fixes* (note
ci-dessous)
Résultats
mensuels
Résultats
cumulés
Suivi du stock
initial

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 * Frais fixes (sources : Journal achats/ livre de paie/ déclarations sociales/
abonnements)

Janvier Février Mars Avril Mai Juin CUMUL

Situation 30 juin
EDF
Fournitures entretien
Fourniture de bureau
Divers

Compte 606
Loyer et charges locatives
Entretien, réparations
PTT
Assurances
Divers

Total 61/92
Salaires bruts
Charges sociales
Cotisations personnelles
Total 64
Impôts et taxes Abonnement
Dotation amortissements Abonnement
Frais financiers Abonnement
Frais financiers sur emprunt
Total frais fixes

2- ENTREPRISE DE DISTRIBUTION :

Synthèse de l’activité au :

MOIS CUMUL
Montant % CA Écart / % % année Montant % CA Écart / % % année
précédente précédente
Budget Bud Budget Bud
Chiffre
d’affaires
2
Surface m
2 2
CA/m F/m
Clients milliers
Panier F
Jour de vente
Marge brute
%
Comptes de
gestion
Bénéfice brut
Frais
généraux
Dont :
Frais de
personnel
- Coût horaire
- Heures
travaillées
- CA/heure
- Effectifs
travaillés (38h)
Résultat avant
I.S
E.B.E

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 Année en cours Année précédente
Valeur Jours Valeur jours
Stocks

Montant KF Bud. annuel

Publicité
Investissement
Solde financier

Indices des prix

Mois Cumul
Groupe X
INSEE
Concurrence

Indices d’activité
Mois Cumul
Groupe X
INSEE
Concurrence

Plans d’action « correctives » :

- Corriger les points faibles

- Renforcer les points forts

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