Les rappels archivistiques

Description archivistique et encodage

Thibault Ribba
Consultant en dématérialisation, valeur probatoire et
archivage électronique chez Xdemat
Maitre de conférence associé à l’INTD
C’EST QUOI UNE NORME DE DESCRIPTION ?
Consensus international
• Publié par le conseil international des archives (ICA)
• 4 normes de description in-fine, dont les plus importantes :
ISAD(G) et ISAAR(CPF)

Elles définissent
• Des règles de structurations organisées d’éléments de
descriptions réparties en zones
• Le mode de description des unités archivistiques
• Une structure et un contexte à l’information Archivistique

Elles permettent une diffusion en ligne

• Des normes d’encodages ont été également déployées
• Fin de séance = EAD

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LES NIVEAUX DE DESCRIPTION
Grille d’éléments Description à
pour la description plusieurs niveaux
• Fonds • Du général au
• Ensemble de particulier
documents • Lien entre les
rassemblés dans descriptions et les
des sous-fonds niveaux
• Un article (dossier,
registre, pièce)

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ISAD (G)
Zone 1 = Zone 3 = Contenu
Zone 2 = Contexte
identification et structure

Zone 4 =
Zone 5 = sources
Conditions d’accès Zones 6 = Notes
complémentaires
et d’utilisation

Zone 7 = Contrôle 26 éléments répartis dans ces

de la description 7 zones

4 Thibault Ribba – Les rappels archivistiques : Description archivistique et encodage

ISAD (G) : LES ÉLÉMENTS ESSENTIELS
Zone identification Zone contexte

• Référence • Le service
• Intitulé producteur
• La ou les dates
• L’importance
matérielle de l’unité
de description
• La niveau de
description

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ISAD (G) : LES ÉLÉMENTS ESSENTIELS

L’élément « intitulé » est le plus important

et répond à une structuration particulière
L’agent : Typologie
l’auteur de L’objet : (nature des
L’Action :
l’action (si Thème/raison pièces
action ou
différent du pour laquelle contenues) +
procédure
producteur) le document dates et
pesant sur
 a été produit nature de
l’objet  :
ou reçu  , classement
.-  , ()

6 Thibault Ribba – Les rappels archivistiques : Description archivistique et encodage

ISAAR (CPF)
27 éléments répartis en 4 zones

• Zone d’identification
• Zone de description
• Zone de relation
• Zone de contrôle

4 éléments essentiels

• Type d’entité
• Forme autorisée du nom
• Dates
• Code d’identification de la notice d’autorité

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ISDF: LA DESCRIPTION DES FONCTIONS (RM)
23 éléments répartis en 4 zones

• Zone d’identification
• Zone de description
• Zone de relation
• Zone de contrôle

3 éléments essentiels

• Type de fonction
• Forme autorisée du nom de la fonction
• Code d’identification de la fonction

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ISDIAH: LA DESCRIPTION DES SERVICES D’ARCHIVES
33 éléments répartis en 6 zones

• Zone d’identification
• Zone de contact
• Zone de description
• Zone de l’accès
• Zone des services offerts
• Zone de contrôle

3 éléments essentiels

• L’identification de l’institution de conservation

• Forme autorisée du nom
• La localisation et l’adresse

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 BIBLIOGRAPHIE

10 Thibault Ribba – Les rappels archivistiques : Description archivistique et encodage

 LE RIC, L’AVENIR ?
Création en 2012 de l’EGAD (groupe d’expert
pour la description archivistique)
Objectif : réconcilier Définir des nouveaux
Toute nouvelle
et d’intégrer les systèmes de
norme de
quatre normes description,
description
existantes à notamment en
archivistique en
l’intérieur d’un prenant en compte
cours de rédaction
corpus unique le numérique (SEDA)

Echec des premières négociations en 2017

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