La passation des marchs:

considrations gnrales

Dec 2010
Introduction

Lacquisition de biens, services et travaux (passation des

marchs) est un lment essentiel de lexcution des
projets. . .
Linefficience ou linefficacit en matire de passation des
marchs peut tre lourde de consquences:
Les rsultats et limpact prvus du projet ne se
concrtisent pas
Lexcution du projet prend du retard
Les dpenses dexcution salourdissent
La passation des marchs est une activit sensible:
elle est propice la corruption et la fraude
Complexit de certaines oprations de passation des
marchs
Utilisation combine des rglementations nationales
et des rgles/directives du FIDA
2
Importance de la passation des
marchs Directives du FIDA
Les responsabilits fiduciaires du FIDA:
Bonne utilisation des fonds prts: Le FIDA doit garantir que les
fonds du financement soient utiliss aux fins pour lesquelles ils ont
t accords : surveillance spciale du CPP et du personnel dappui

Exigence dconomie et defficience dans lexcution des projets,

en gnral, et dans la passation des marchs, en particulier : Le
FIDA doit veiller ce que lattribution des marchs rsulte dun
processus concurrentiel

Le FIDA doit garantir lquit, lintgrit, la transparence et la

bonne gouvernance dans la passation des marchs

Le principe de non objection

3
Responsabilits
Emprunteur/ Bnficiaire

Excution du projet/ programme y compris lattribution et

ladministration marchs

FIDA

Le FIDA supervise les oprations de passation des marchs

de lemprunteur afin de sassurer que les fonds sont utiliss
aux fins stipules dans laccord de financement, en tenant
dment compte de considrations dconomie, defficience
et dquit sociale

4
Rle de lemprunteur/ de lUGP
dans la passation des marchs
La responsabilit gnrale de la passation des marchs revient lUGP

Planification de la passation des marchs (conformment aux

objectifs du projet et au PTBA)
tablissement et publication du dossier dappel doffres, et appel
doffres
Ouverture des plis et valuation des soumissions
Ngotiation, attribution et signature du march
Suivi de lexcution du march (technique et financire/
administrative)
Rception des fournitures/ travaux/ prestations de services
Paiement

5
Rle du FIDA dans la passation des
marchs
Le CPP doit:
Veiller la cohrence des oprations de passation des marchs avec les
objectifs du projet, le PTBA le plan de passation des marchs, et leur
calage temporel dans la priode dexcution
Assurer la disponibilit des fonds: Les dpenses de passation des
marchs ne doivent pas dpasser les fonds allous dans laccord de
financement et le PTBA
Garantir la transparence et lquit: la passation des marchs doit tre
excute en conformit avec les rgles et procdures applicables
Obtenir les meilleures conditions: la passation des marchs doit tre le
rsultat dun processus concurrentiel
Examiner le plan de passation des marchs, la prselection des
soumissionaires, excuter lexamen de la passation des marchs avant
et aprs

Le personnel du FIDA se doit de rester neutre et impartial

La souplesse est de rigueur mais connaissez les rgles et les rglements
6
Le procesus dappel doffres
Formation de la Commission dexamen
cl des offres; N-O du FIDA

tablissement du cahier des charges et

AO - appel doffres du dossier dappel doffres (publicit/ AO/
DS/ DD, selon le cas)

Examen des offres et projet de contrat

DS - demande de
Examen pralable et non objection du
soumission
FIDA
(sil y a lieu)

Attribution du march la soumission la

DD - demande de devis
plus avantageuse

7
Mthodes de passation des marchs

Diffrentes mthodes (allant de lappel la concurrence

internationale aux marchs de gr gr) sont utilises pour les
diffrentes catgories de marchs suivant la nature, le montant et
autres critres, le principe directeur tant lconomie, lefficicience et
lquit sociale

ACI CAN
Mthodes de
Locale passation des Internationale
marchs

Gr gr

8
Mthodes courantes de passation des
marchs
Appel la concurrence internationale (ACI): pour les marchs dun montant lev

Publicit dans la presse grand tirage, auprs des reprsentants locaux, des
embassades, du forum sur le dveloppement des N.U.
Prslection
Ouverture publique des plis
valuation des soumissions suivant un barme (technique et financier)

Appel la concurrence nationale (ACN): marchs public dans le pays de

lemprunteur

Publicit dans la presse locale (note: les fournisseurs trangers sont admis
soumissionner)
Prselection
Ouverture publique des plis
valuation des soumissions suivant un barme (technique et financier)
9
Mthodes courantes de passation des
marchs
Consultation de founisseurs lchelle internationale
Liste restreinte, au moins 3 fournisseurs rputs dau moins 2 pays membres du FIDA
Envoi dune invitation soumissionner aux fournisseurs prslectionns
Rception des offres (original, les tlcopies ne sont pas acceptes)
valuation des offres sur la base du moins disant parmi les soumissions conformes
Signature du contrat

Consultation de fournisseurs lchelle locale

tablissement du cahier des charges et demande de tarif

Liste restreinte au moins 3 fournisseurs rputs
Invitation soumissionner au fournisseurs prslectionns
Rception des offres (original, les tlcopies ne sont pas acceptes)
valuation des offres sur la base du moins disant parmi les soumissions conformes
Signature du contrat

Gr gr

Extension / ajout concernant un march existant

Uniformisation avec les biens existants du projet

Note: lappel la concurrence nest pas obligatoire. 10

Principes spcifiques aux projets

Le march est excut conformment laccord de financement et/ou la

lettre lemprunteur

La passation des marchs nest plus limite aux

fournisseurs/industriels des pays membres du FIDA (depuis septembre
2010)

La passation des marchs doit avoir lieu pendant la priode dexcution

du projet

Les marchs ne doivent pas excder les fonds disponibles dment

allous par laccord de financement.

La passation des marchs doit tre compatible avec le PTBA approuv

La passation des marchs doit assurer le meilleur rapport qualit/prix

11
 Cadre rglementaire
Le cadre rglementaire doit tre respect . . .

Les rgles et procdures applicables un projet particulier ont des

origines diverses:

Rgles et rglements nationaux concernant la passation des

marchs

Directives du FIDA concernant la passation des marchs

Rapport de conception du projet

Accord de financement

Les rgles, mthodes et procdures applicables sont spcifies dans

la lettre lemprunteur ainsi que dans ell as IFAD procurement review
requirements
12
Compatibilit avec les rgles nationales
et les directives du FIDA

LES RGLES ET RGLEMENTATIONS NATIONALES

PEUVENT TRE ADOPTES SI ELLES SONT CONSIDRES
COMME COMPATIBLES AVEC LES DIRECTIVES DU FIDA

Compatibles signifie quelles respectent les principaux principes

fondamentaux des directives du FIDA

N.B. Dans le cas improbable o certaines dispositions de lannexe 4 de

laccord de financement/ LE ne seraient pas conformes aux Directives du
FIDA concernant la passation des marchs, les dispositions de
lannexe 4 auront la primaut

13
Examen pralable du FIDA

Lannexe 4 de laccord de financement/LE numre tous les grands

marchs qui doivent tre passs pour le projet, leur valeur
estimative, la catgorie (biens, travaux, services), le seuil montaire
fix pour lexamen pralable du FIDA

Les seuils peuvent toujours tre modifis par notification du FIDA

lemprunteur/bnficiaire (pour un abaissement du seuil, laccord des
deux parties est ncessaire)

14
Passation irrgulire des
marchs
Quand la passation des marchs na pas t conduite en
conformit avec les procdures adoptes (nationales et/ou du
FIDA)

Quand un march a t attribu sur la base dinformations

incompltes, inexactes ou trompeuses fournies par
lemprunteur, mme dans le cas o un avis de NON
OBJECTION a t mis

Quand un march a t modifi sans lapprobation du FIDA

15
Schma du processus de
prslection des soumissionnaires

16
Revue du projet de dossier de
prslection
La publicit et linvitation la prslection doivent comprendre:

a) une description succincte des fournitures et des travaux raliser

b) les conditions du march
c) la personne qui finance le projet
d) les conditions dadmissibilit des soumissionnaires, fournisseurs et entrepreneurs candidats
e) la date et le lieu o le dossier de prslection peut tre retir

Le dossier de prslection doit comprendre les informations supplmentaires suivantes:

a) le march propos
b) la valeur estimative du march et les principales quantits de travaux
c) le lieu des travaux
d) le calendrier dachat des fournitures ou travaux raliser
e) le cahier des charges rsum et les conditions du march
f) les principales quantities acqurir
g) les calendriers de livraison ou dexcution
h) les cautionnements de soumission et dexcution exigs
i) les modalits de financement du projet
j) les conditions de paiement, et les clauses de rvision des prix
k) la langue et le droit rgissant le march
l) toute autre information suffisamment dtaille pour permettre aux soumissionnaires, fournisseurs ou
entrepreneurs dvaluer leur intrt et de rpondre en consquence

17
Procdure dacquisition des fournitures, services et
travaux

tape 1 Liste des achats et groupement des

commandes
Utilisation optimale de lappel la concurrence

tape 2 Plan de passation des marchs

Modle de plan de passation des marchs: contenu minimal propos,

actualiser priodiquement (voir le manuel de passation des marchs)

Annex 1

18
Procdure de passation des marchs de
fournitures, services et travaux
tape 3 Prparation du dossier dappel doffres
FOURNITURES
Dossier dappel doffres ou demande
de tarif
Appel doffres
Instructions aux soumissionnaires :
* Cautionnement de soumission
(forfaitaire)
* Mthode et procdure dvaluation * Mthode et procdure dvaluation
des offres, etc.
Conditions du march (gnrales et
particulires)
Cahier des clauses administratives et
techniques
Bordereau des prix
Formulaires contractuels
Annexes sur les cautionnements de
soumission et dexcution, autorisation
fiscale, etc..;
SERVICES
Demande de propositions aux
entreprises prslectionnes
Lettre dinvitation et cahier des
charges gnrales et particulires
Instructions aux consultants :
* Info sur la prparation des
propositions
* Mthode et procdure dvaluation
des propositions, etc.
Acceptable par le FIDA
Mandat
Ventilation des cots
Formulaires contractuels
Pas de cautionnements de soumission
ou dexcution
TRAVAUX
Dossier dappel doffres ou demande
de tarif
Appel doffres
Instructions soumissionaires:
* Cautionnement de soumission
(forfaitaire)
des offres, etc.
Conditions du march (gnrales et
particulires) Fdration
internationale des ingnieurs conseils
(FIDIC) pour les gros marchs dun
montant suprieur 10 millions dUSD
Importance des travaux, devis
quantitatif et dessins
Bordereau des prix
Formulaires contractuels
19
Procdure de passation des marchs de
fournitures, services et travaux
tapes cruciales
SPCIFICATIONS TECHNIQUES (ST) POUR LES FOURNITURES:
Inappropries, non pertinentes, trop de dtails restreignent la concurrence: rfrence
une marque/un modle exclusif (quipement TI), trop de dtails techniques
(ordinateurs de bureau/portables), spcifications lies au projet ou au pays (donner
des explications), se limiter aux critres essentiels (conformit avec lvaluation des
ST), garantie et quipement mis niveau, contrler les spcialistes, visiter les
fournisseurs potentiels

70 80% DES PROBLMES DVALUATION DUNE OFFRE PROVIENNENT DUNE

MAUVAISE DFINITION DES SPCIFICATIONS TECHNIQUES

MANDAT POUR LES SERVICES CONSULTATIFS

tabli par lutilisateur final des services et non par lagent dachat ou le contrleur
financier

IMPORTANCE DES TRAVAUX, devis quantitatif, DESSINS: utiliser les services dun
dun expert ou dun cabinet dingnierie
20
 Examen du projet de dossier dappel
doffres
Gnralits
Le march est-il:
conforme laccord de prt et tout changement ultrieur indiqu dans les rapports de mission?
Dans la limite des fonds disponibles?
Compatible avec le PTBA approuv ( plan de passation des marchs)?

Adquation et qualit du dossier dappel doffres

Le dossier dappel doffres doit fournir toutes les informations ncessaires au soumissionnaire pour
prparer son offre de fournitures ou de travaux raliser. savoir:
les instructions aux soumissionnaires
les prix proposs (par exemple, prix unitaires ou prix forfaitaires), dispositions montaires
les conditions de slection nonces pour les soumissionnaires (en labsence de prslection)
le mandat ou lexpos des travaux dcrivant les conditions contractuelles
les critres dvaluation qui seront appliqus aux fins dattribution du march
la clart et la rgularit de lutilisation dun rgime prfrentiel par lemprunteur (par exemple, la
mthode par laquelle les soumissionnaires nationaux peuvent tre privilgis)
lassurance ou le cautionnement exig

Autres questions
dispositions inhabituelles (par exemple, accomptes importants)
pices joindre au dossier dappel doffres
liste de soumissionnaires propose par lemprunteur pour recevoir linvitation soumissionner
projet du march attribuer 21
 Examen du projet de DP
Gnralits
Le march est-il:
conforme laccord de prt et tout changement ultrieur indiqu dans les rapports de mission?
Dans la limite des fonds disponibles?
Compatible avec le PTBA approuv ( plan de passation des marchs)?

Adquation et qualit de la DP
La DP doit fournir toutes les informations ncessaires au soumissionnaire pour prparer son offre de fournitures ou
de travaux raliser. savoir :
les instructions aux consultants (y compris les formulaires et les feuilles de donnes applicables)
les conditions de spcification des prix (par exemple, au temps pass, au forfait, sur remboursement)
les dispositions montaires
le mandat dcrivant les conditions contractuelles, globales et individuelles
la mthode de slection
les critres dvaluation (techniques et financiers) qui seront appliqus aux fins dattribution du march
la clart et la rgularit de lutilisation dun rgime prfrentiel par lemprunteur (par exemple, la mthode par
laquelle les soumissionnaires nationaux peuvent tre privilgis)
lassurance ou le cautionnement exig

Autres questions
dispositions inhabituelles
pices joindre la DP
Liste restreinte de lemprunteur concernant les consultants destinataires de la DP
projet du march attribuer

22
Procdures de passation des marchs
de fournitures, services et travaux
Formulaires contractuels

POUR LES FOURNITURES: formulaires courants OK, mais il faut tre

attentif aux conditions de paiement (viter la lettre de crdit et
lengagement spcial, si possible paiement direct, accompte sur garantie
bancaire ou dassurance*)

POUR LES SERVICES: selon limportance et la dure des services

concerns

POUR LES TRAVAUX: formulaires courants mais modle spcifique pour

lintervention communautaire

*Des critres spcifiques sont en cours dlaboration pour lutilisation de garanties

dassurance qui ne sont acceptables que dans des circonstances particulires y
compris le libell, si la Banque mondiale, le cadre rglementaire, et le contexte du
pays le permettent.

23
Procdure de passation des marchs de
fournitures, services et travaux
TAPE 4 Examen pralable et approbation

Chaque demande de non objection (NO) doit tre numrote sans solution de
continuit, et indiquer le nom du projet, le code du pays et la date, par exemple :
NO 08/RWA/PAPSTA/28022011 = 8me demande de NO du projet PAPSTA au
Rwanda, en date du 28 fvrier 2011
o Procdure de passation du march approuve dans le PTBA et conformment au
plan de passation des marchs
o Appel doffres ouvert ou restreint ou dossier de prselection
o Avis publi et liste des journaux, magazines, etc.
o Lettre dinvitation
o Liste des soumissionnaires prslectionns avec justifications
o Instructions aux soumissionnaires, rgles dvaluation, conditions de paiement
o Adquation des ST, du mandat ou du DQ
o Formulaire Contractuel
o Conditions gnrales et particulires du march
o Cautionnement de soumission et autres cautionnements
24
Procdure de passation des marchs
de fournitures, services et travaux
tape 5 Publication de lavis dappel doffres ouvert

tape 6 Ouverture des plis

conseil: une bote pour le dpt des offres

tape 7 valuation des offres/propositions

tapes cruciales
o Composition de la commission dvaluation (passation du march, financire,
technique)
o Le rapport doit tre structur comme suit: Gnralits, mention de la NO, publication,
liste des documents dappel doffres achets ou envoys, offres ou propositions
reues, procs verbal de la sance douverture, tapes technique et valuation avec
recommendation
o Pour les fournitures, la procdure dvaluation doit tre la suivante:

25
Procdure de passation des marchs
de fournitures, services et travaux
Premire tape
o Avant de procder lvaluation dtaille, les valuateurs nomms par le projet
doivent dclarer que les offres reues sont acceptables et rgulires.
o Acceptabilit: les offres sont acceptables:
1. Si elles sont soumises avant la date limite
2. Si elles proviennent dun fournisseur dment sollicit (dans le cas dune
prslection)
3. Si elles ont rdiges en anglais (ou dans toute autre langue spcifie)
4. Si elles ont remises sous enveloppe cachete conformment aux instructions
donnes aux soumissionnaires
o Rgularit: les offres sont rgulires:
1. Si elles comprennent un cautionnement de soumission (sil en est demand)
2. Si les prix indiqus sont fermes et non sujets variation, si cela est stipul dans
le dossier dappel doffres; v) si les prix indiqus sont valables pour la priode
spcifie
3. Si elles sont signes et paraphes
4. Si les prix indiqus sappliquent un ou plusieurs lot(s) comptet(s)
26
Procdure de passation des marchs
de fournitures, services et travaux
Deuxime tape Oprations prliminaires:
Les valuateurs procdent:

o la conversion dans une monnaie unique de toutes les offres libelles

dans une autre devise en utilisant le taux de change vendeur du pays
bnficiaire en vigueur la date de clture de lappel doffres

o la multiplication du prix unitaire par la quantit afin de vrifier le prix total

indiqu par article et le total gnral de tous les articles. En cas de
diffrence entre le prix unitaire et le prix total, le prix unitaire sera
prpondrant

o la vrification des quantits effectives des fournitures proposes et des

ventuelles modifications en cas derreurs de calcul patentes

27
Procurement Process for Goods,
Services & Works
Troisime tape
valuation technique et financire spcifique et dtaille :

Lannexe jointe au dossier dappel doffres et de passation du march doit

comprendre une valuation (technique et financire) spcifique et dtaille
des fournitures

28
Processus de passation des marchs de
fournitures, services et travaux
VALUATION DES PROPOSITIONS DE SERVICES

La procdure dvaluation des propositions adopte se droule en deux temps.

Lvaluation technique a lieu en premier, suivie par lvaluation financire

Propositions techniques
o La commission dvaluation nomme par le projet excute lvaluation en appliquant
les critres dvaluation et le systme de points spcifis dans la feuille de donnes.
Une note technique est attribue chaque proposition rgulire.
o Les propositions des autres entreprises (ayant obtenu une note infrieure au seuil
de qualit requis) sont rejetes et les propositions financires sont retournes sans
avoir t dcachetes
o Demande de non objection du FIDA au rapport dvaluation technique

29
 Processus de passation des marchs
de fournitures, services et travaux
Propositions financires
o Ouverture publique des propositions financires, publication des notes techniques respectives
o Aprs avoir dtermin si les propositions financires sont compltes et exemptes derreurs de
calcul, la commission dvaluation convertit les prix exprims dans diffrentes monnaies, dans la
monnaie unique spcifie dans la feuille de donnes
o Le taux de change vendeur officiel utilis est fourni par la source indique
o Les propositions financires sont classes avec la premire place la proposition la moins
disante
o Le nombre maximum de points est attribu la proposition la moins disante
o Un nombre de points inversement proportionel celui de la propositon la moins disante est
attribu toutes les autres propositions financires : par exemple, [nombre total de points de la
composante financire] x [montant USD le plus bas]/[autre montant USD] = nombre de points de
lautre proposition financire
o Ngociation: Avant lexpiration du dlai de validit de la proposition, le client adresse au
consultant qui a soumis la proposition classe la premire une notification crite linvitant
ngocier limportance, la dure du contrat, les dpenses remboursables, etc.

30
 Processus de passation des marchs
de fournitures, services et travaux

tape 8 Examen de lvaluation et approbation du march

Le FIDA ne prescrit pas de prsentation spcifique pour le rapport

dvaluation, mais celui-ci doit comprendre au minimum:

a) la liste de tous les candidats

b) Leurs notes en fonction des critres spcifiques et des lments
dinformation demands
c) La liste des candidats rejets avec la justification dtaille de leur
rejet
d) Le projet de liste des candidats prselectionns qui en rsulte

31
Procurement Process for Goods,
Services & Works
Il ny a pas de modle impos pour le rapport dvaluation des offres,
mais ce rapport doit reflter dans la mesure du possible un processus
type dvaluation des soumissions et en suivre le droulement logique
de la faon suivante:

Rception des soumissions et ouverture des plis (y compris procs

verbal de louverture publique des plis)
examen des soumissions
soumissions substantiellement irrgulires
correction des erreurs de calcul et conversion montaire
rectification des irrgularits sans consquence
valuation dtaille des soumissions
valuation et comparaison des soumissions
soumission rgulire la moins disante
post-slection
recommendation dattribution
32
Processus de passation des marchs
de fournitures, services et travaux

tape 9 Notification du march

tape 10 Excution et gestion du march

33
 Passation des marchs au cours du
processu dachvement dun projet
Veiller ce que toutes les fournitures soit livres/les travaux achevs/les services
rendus avant la date dachvement du projet

Examiner et suivre attentivement le plan final de passation des marchs et

les rapports dactivit au cours de la dernire anne du projet

Prendre toute mesure visant faciliter lachvement de lexcution physique

des marchs

Annuler les contracts qui ne peuvent pas tre excuts avant la date
dachvement
Veiller ce que seuls les marchs excuts avant la date dachvement du projet
soient pays
Sassurer que les dossiers de passation des marchs sont complets et obtenir du
projet toute pice manquante
Faire rapport sur les enseignements tirs et formuler des recommandations pour
les projets futurs

34
 Outils essentiels une bonne passation
des marchs
Un manuel de procdures administratives et financires complet (Manuel
oprationnel/dexcution)
Un atelier de dmarrage soigneusement prpar et comportant une sance
technique
La sance technique doit mettre en lumire limportance de la qualit des
soumissions, les causes frquentes de retards, les problmes de calendrier
Un plan de passation des marchs rcapitulant les mthodes de passation des
marchs, les rgles applicables et lobligation dun examen pralable conformment
laccord de financement
Lvaluation des capacits de passation des marchs au niveau national/ du projet
La formation de UGP et des partenaires nationaux concerns
Les comptences en matire de passation des marchs au niveau national/du projet
(compltes par un renforcement des capacits permanent)
Les comptences en matire de passation des marchs au niveau du FIDA
(spcialistes de la passation des marchs en appui au CPP)

35
Comment viter les retards dans la
passation des marchs
Absence de plan de passation des marchs ou plan insuffisant/incomplet
PTBA mal conu ou irraliste
Imprcision et ambigit des termes ou des documents concernant les mthodes
dvaluation des offres et les critres de slection
Absence de confidentialit divers stades du processus dvaluation des offres et/ou de
slection de loffre retenue
Absence de justification du rejet des offres ou de la non slection dune offre concurrente
Ingrence politique dans le processus de passation des marchs
Corruption, fraude, conflits dintrt et passation irrgulire des marchs
Pitre qualification des membres de la commission dvaluation
Manque de capacits de passation des marchs au niveau du lemprunteur et/ou du projet
Insuffisante comprhension des procdures du FIDA au niveau de lemprunteur et/ou du
projet
Confusion entre les procdures nationales et les directives du FIDA/ les procdures de
laccord de prt
Procdures lourdes et bureaucratiques dapprobation des documents dappel doffres au
niveau de lemprunteur
Lenteur de lmission des avis de non objection du FIDA
Lenteur de la rponse du FIDA aux questions de lUGP

36
Merci