GESTION DES STOCKS, INVENTAIRE ET

STANDARDS DE RESPONSABILITE :
CE QUE NOUS AVONS APPRIS, CODE DE
BONNES PRATIQUES
Responsabilité des stocks qui arrivent
dans nos pays
FLUX DES PRODUITS
◦ Approvisionnement & expédition
◦ Dédouanement portuaire & réception dans
Entrepôt Médical Central (EMC)
◦ Distribution des EMC aux EMR
◦ Distribution des EMR aux EMD
◦ Distribution des EMD aux CS
◦ Collecte par ASC depuis le CS et utilisation
◦ Logistique inverse – des ASC aux CS
◦ Logistique inverse – des CS aux EMD
◦ Logistique inverse – des EMD aux EMR
◦ Logistique inverse – des EMR aux EMC
FLUX D’INFORMATIONS
◦ Réception des marchandises à l’EMC
◦ Plan de distribution à l’EMC et en partance de l’EMC
◦ Réception à l’EMR
◦ Plan de distribution à l’EMR et en partance de l’EMR
◦ Réception aux entrepôts de district
◦ Plan de distribution à l’EMD et en partance de l’EMD
◦ Réception aux CS
◦ En partance des CS vers les ASC
◦ Inverse – en partance des ASC vers les CS (recevant)
◦ Inverse – en partance des CS vers l’EMD (recevant)
◦ Inverse – en partance des EMD vers les EMR (recevant)
◦ Inverse – en partance des EMR vers l’EMC (recevant)
Indicateurs de la gestion et de la
responsabilité des stocks
Indicateurs de résultat
◦ Nombre de traitements administrés aux enfants éligibles par passage
◦ Proportion de centres de stockage désignés suffisamment approvisionnés en médicaments
de CPS à un moment donné, conformément à leur document de planification par niveau
(centre de santé / entrepôt central)
◦ Durée médiane, en jours, de rupture de stock dans les entrepôts médicaux au niveau du
district, pendant les mois de mise en œuvre de la CPS
◦ Pourcentage des besoins prévus en SP+AQ de qualité garantie, fourni aux districts

Indicateurs du processus
◦ Volume de SP+AQ de qualité garantie utilisé/restant/perdu, par passage
◦ Proportion des districts soumettant les données SIGL par pays
Etat de la responsabilité des stocks, des rapports
et de l’utilisation dans la prise de décision
Votre pays a-t-il été capable de fournir les variables de données requises, à la
base de données de S&E ? Quels défis rencontrés ?
Avez-vous utilisé des données de gestion des stocks pour la prise de décision
pendant/entre les passages ? Exemples ?
Votre pays a-t-il utilisé les données recueillies pour calculer des valeurs pour
les indicateurs ? Lesquelles ?
Les directeurs du MdS, les responsables de programme ou les chefs de district
vous ont-ils demandé des informations sur la gestion des stocks ? Qu’avez-vous
pu fournir ?
Pour pouvoir faire ce qui est mentionné ci-dessus, vous aviez besoin d’une
bonne gestion d’inventaire, et de bons processus et systèmes de gestion de
l’information logistique
Système de gestion des inventaires
Qu’est-ce que la gestion des inventaires ?
Etre fondamentalement soucieux de maintenir les stocks à des niveaux suffisants pour satisfaire
la demande
Quel est le but de la gestion des inventaires ?
◦ S’assure que le système contient toujours les bons produits en quantités correctes
◦ Utilisé pour la commande et la délivrance des médicaments, la comptabilité financière, et la préparation
des rapports de consommation et d’équilibre des stocks
◦ Crucial pour des prévisions précises avec la méthode de consommation pour la quantification

Quels sont les niveaux de la gestion des inventaires pour les produits de CPS ?
◦ EMC, EMR, EMD, centre de santé, ASC

Qu’est-ce qu’un système de gestion des inventaires ?

◦ Il indique au magasinier quand commander / distribuer, combien commander / distribuer, et la façon de
maintenir un niveau de stock approprié de produits pour éviter les pénuries ou les excédents
Gestion des stocks
Commander / Re-commander Réception

doit être guidée par des PON

(procédures opératoires normalisées)
et basée sur des rapports
de stock exacts
Distribution
Stockage
Systèmes d’Information de Gestion de la
Logistique (SIGL)
Qu’est-ce qu’un système d’information de gestion de la logistique ?
Un système manuel ou informatisé qui collecte, traite et rapporte des données
logistiques
Quel est le but du SIGL imaginé pour la CPS dans les pays ?
◦ Collecter, organiser et rapporter les données pour utilisation dans la prise de décision
et l’allocation des responsabilités
Comprend toutes les activités qui impliquent :
◦ L'enregistrement des données de logistique dans les dossiers et les formulaires
◦ Le traitement des données en informations
◦ La présentation de l'information et son interprétation
Le SIGL pour le bénéfice de la CPS -
réflexions
Quelles décisions doivent-être prises ? Quand les données sont-elles
Nombre de niveaux dans la gestion nécessaires pour la prise de décision ?
logistique ? Et niveaux de prise de ◦ Date butoir des rapports
décision
◦ Par ex : ASC → centre de santé → District → Qui est responsable des rapports ?
Régional → National → Supra-National ◦ Aux différentes parties intéressées ?
Quels éléments de données sont A qui sont envoyés les rapports ?
nécessaires pour prendre ces décisions
? ◦ A chaque niveau / parmi les parties intéressées

Quels formulaires ou outils sont Comment sont transmis les rapports ?

nécessaires pour collecter ces données ◦ Remise en mains propres, email, téléchargement
? Comment sont effectués les retours
A quelle fréquence sont nécessaires d’information ?
les données pour la prise de décision ? ◦ Contenu, format, flux de distribution, etc
◦ Fréquence de rapports
 
Données requises Sources/outils de données Exemple d’outils Fourni Ecarts/outils
par typiquement
système fournis par le
de santé projet
Stock disponible (stock disponible Stock keeping records (records • Stock/fiches de OUI Fiche de coche de
utilisable) that capture information about stock CPS
products in storage) • Fiche de contrôle
   de l’inventaire
Consommation Enregistrements de • Registres de OUI Fiche de coche de
(quantité de stock dispersé/utilisé) consommation (enregistrements l’activité CPS
  qui capturent l’information sur journalière Rapport de fin de
les produits • Formulaires de passage des centres
distribués/consommés) rapport de de santé
synthèse
Pertes (stock retiré des encours pour Enregistrements de transaction • Connaissement OUI Formulaire de
raison autre que consommation) et (enregistrements qui capturent • DBR (distribution, commande de
Ajustements (différence entre le l’information sur les produits bon de réception) médicaments de
décompte physique et ce qui est déplacés) • DDBR (demande, CPS pour les centres
enregistré) distribution, bon de santé
de réception)
Eléments supplémentaires requis pour produire de bons rapports de SIGL :
• Solde d’ouverture : stocks au commencement de la période de revue
• Quantité reçue : quantité reçue durant la période de revue
• Quantité retirée : quantité retirée des encours durant la période de revue
• Quantité expirée : quantité qui a expiré durant la période de revue
• Quantity requise : quantité requise pour un réapprovisionnement
• Date d’expiration précoce et quantité jusqu’à la date d’expiration précoce
Etude de cas du Nigéria
Comment le Nigéria a-t-il améliorer les capacités du pays
en matière de gestion et de responsabilité des stocks ?
◦ Examen de la chaîne d’approvisionnement et de la gestion des
inventaires des antipaludéens : systèmes, outils, personnel, suivi et
supervision
◦ Examen du SIGL (CPS) – systèmes, outils, personnel, suivi et
supervision
◦ Identification des écarts et planifier un processus amélioré
◦ Développement d’un plan détaillé avec activités, contributions,
calendriers, ressources nécessaires (fonds, personnel), indicateurs
de performance et méthodes de mesure
◦ Mise en œuvre du plan d’action et processus d’amélioration
continue passage après passage
Leçons apprises (1)
Comprendre les questions que vous, responsables nationaux / de projet,
parties prenantes des pays, communauté internationale, directeurs de projet,
avez, et les utiliser pour améliorer en permanence le SIGL
Les bailleurs et Programmes Nationaux de Lutte contre le Paludisme ont
beaucoup investi dans la montée en puissance de systèmes nationaux pour la
gestion de la sécurité des processus (GSP) (processus, outils, personnel avec
expérience), ce dont on doit tirer profit
◦ Ecart que le système de GSP aura : compréhension des stratégies et des
besoins spécifiques du projet (résolu par une communication claire et
précoce, le développement d’outils de points de délivrance des services,
par ex : outils de consommation, orientation)
Leçons apprises (2)
Soyez méthodique dans votre évaluation du SIGL
◦ Conception : est-ce que le SIGL collecte et rapporte le éléments de données essentiels
pour la gestion de la logistique ?
◦ Opération : est-ce que les procédures de rapports sont suivies, le flux de données se
fait-il en temps et en heure ?
◦ Utilisation : est-ce que les responsables utilisent les données du SIGL pour la prise de
décision, tout au long du programme ?

Mettre à profit l’opportunité offerte par UNITAID de renforcer le SIGL

pour le bénéfice des pays
Documenter les processus dans le cadre de la mémoire
institutionnelle
Indicateurs de la gestion et de la
responsabilité des stocks
Indicateurs de résultat
◦ Nombre de traitements administrés aux enfants éligibles par passage
◦ Proportion de centres de stockage désignés suffisamment approvisionnés en médicaments
de CPS à un moment donné, conformément à leur document de planification par niveau
(centre de santé / entrepôt central)
◦ Durée médiane, en jours, de rupture de stock dans les entrepôts médicaux au niveau du
district, pendant les mois de mise en œuvre de la CPS
◦ Pourcentage des besoins prévus en SP+AQ de qualité garantie, fourni aux districts

Indicateurs du processus
◦ Volume de SP+AQ de qualité garantie utilisé/restant/perdu, par passage
◦ Proportion des districts soumettant les données SIGL par pays
Et tout autre question sur les produits de CPS en provenance du PNEP, du niveau fédéral, des
directions des Etats, d’autres programmes, des bailleurs, etc.
Merci