TECHNIQUE D ’ELABORATION DES TDRs

SOMMAIRE
I. Introduction

II. Définition et rôle des TDR

III. Technique d’élaboration des TDR

3.1 Articulation des TDR

3.2 Comment élaborer des TDR

3.3 Bons réflexes pour l’élaboration des TDR

 I. INTRODUCTION
L’étape de préparation d’une commande publique est
extrêmement importante. Cette première phase de préparation
a besoin d’être planifiée. Ce qui suppose l’identification de
l’activité, la définition des objectifs et des résultats attendus de
l’exécution de la prestation, de son contenu et de sa
méthodologie, sans oublier l’évaluation des moyens nécessaires
à l’exécution de ladite commande.
Lorsque la décision de réaliser une prestation intellectuelle est
prise, la première phase dans l’étape de préparation est
l’élaboration des termes de Référence (TDR). Elaborer les TDR
est donc une phase déterminante qui incombe à l’AC
commanditaire de la prestation.
 II. DEFINITION ET ROLE DES TDR
Les TDR sont un document de projet d’une prestation
intellectuelle que l’on envisage de réaliser, et qui
précisent la finalité et les fonctions de l’activité, son
étendue et ses limites.

Elaborer les TDR permet de préciser ce qu’on attend du

prestataire.

Des TDR clairs, précis et détaillés, connus et acceptés par

tous, facilitent ensuite grandement la réalisation de la
prestation, réduisent les risques de malentendus et
favorisent l’utilité de l’activité en facilitant l’acceptation
des résultats.
 II. DEFINITION ET ROLE DES TDR
Les TDR permettent à l’AC, commanditaire d’une prestation sur
mesure, de passer commande à un prestataire, et de lui
expliquer ce qu’il veut et pourquoi il le veut. C’est pourquoi ils
doivent être : clairs, fidèles, complets et cohérents.
➢ Clairs : le prestataire doit pouvoir comprendre la commande avant de
la satisfaire :

➢ Fidèles : les TDR traduisent effectivement les attentes de l’AC et

informent objectivement les candidats à la prestation, de l’action à
mettre en œuvre et de son contexte ;

➢ Complets : les TDR doivent inclure tous les éléments nécessaires à la

rédaction d’une note méthodologique de qualité irréprochable y
compris les omissions éventuelles de l’AC;

➢ Cohérents : les objectifs de l’action doivent être cohérents entre eux

et avec les moyens à mettre en œuvre pour la réaliser.
 II. DEFINITION ET ROLE DES TDR
La rédaction de ce document est donc l’une des
premières étapes de la mise en œuvre d’une
prestation intellectuelle.
Elle marque la fin d’une phase de réflexion de la
faisabilité de la prestation considérée.
Elle prépare la deuxième phase de la mise en œuvre
de l’action, la rédaction de la note méthodologique,
rédigée par le prestataire sollicité qui explique en
détail à l’AC la méthode et la démarche à suivre pour
réaliser le travail qui lui sera confié.
 II. DEFINITION ET ROLE DES TDR

La responsabilité de l’élaboration des TDR incombe

à l’AC, commanditaire de la prestation.
Il peut y associer d’autres acteurs (le maître
d’œuvre, les partenaires, les acteurs locaux
impliqués, des sachants, etc.).
De ce point de vue, l’élaboration des TDR est un
exercice collectif parfois complexe.
 II. DEFINITION ET ROLE DES TDR
La rédaction des TDR doit en principe permettre à
l’AC d’être clair sur ce qu’il attend du prestataire et de
communiquer avec lui.
La qualité de la réalisation d’une prestation,
l’évaluation d’un programme de développement
social par exemple, dépend à plus de 50 % de la
qualité des TDR qui constituent, dans la plupart des
cas, le seul document dont dispose le prestataire
pour élaborer sa méthodologie et sa démarche. Ce
dernier est choisi d’ailleurs en fonction de ses
réactions aux TDR.
III. Technique d’élaboration des TDR
3.1 ARTICULATION DES TDR
1. Contexte et justification de la mission
2. Objectifs de la mission
3. Mission du Consultant
4. Profil du Consultant
5. Méthodologie
6. Résultats attendus
7. Durée de la mission
8. Rapports à soumettre
9. Documentation et services offerts par le Client
3.2 Comment élaborer des TDR?
 3.2.1. Contexte et justification de la mission
Contexte

Il s’agit d’expliquer en quelques lignes le contexte dans

lequel la prestation doit être exécutée. Les informations à
fournir doivent être de nature à expliquer :

➢L’origine du projet à partir de considérations sociales,

économiques, culturelles, politiques, historiques,
géographiques, etc…

➢Quel est le problème à résoudre (ou objectif à atteindre)

➢Pertinence ou compatibilité du projet avec les documents

nationaux de référence ; PSE, PUDC, (Sénégal 2025), les ,
Stratégie (s) sectorielle (s) et ou tous autres documents de
référence) ;.
 3.2.1. Contexte et justification de la mission (suite)

Contexte (suite)

➢ Quelle est la position de l’organisation et celle des

autorités locales par rapport à ce problème
➢ Quelles sont les actions déjà entreprises dans le domaine
➢ Quels sont les effets de ces actions
➢ Insuffisances constatées à la suite des actions menées pour
justifier cette nouvelle mission.
.
3.2.1. Contexte et justification de la mission (suite)

Justification

Dans la sous-partie justification, l’AC doit expliquer :

▪Pourquoi la prestation est nécessaire

▪Pourquoi le moment semble opportun
▪Quel sera l’effet de la prestation une fois réalisée
▪Quelles seront les retombées pour les
bénéficiaires
▪Quel peut être l’intérêt de l’organisme de
financement
.
 3.2.2. Objectifs de la mission

Faire décrire à ce niveau, l’objectif global de

l’étude ainsi que les objectifs spécifiques. Il faut
présenter les objectifs et les attentes de l’AC
dans leurs détails. Formuler des objectifs
cohérents qui répondent à vos attentes.
L’objectif global de la mission peut être
décomposé en objectifs spécifiques. L’atteinte
des objectifs spécifiques permet d’atteindre
l’objectif global.
 3.2.3. Mission du Consultant

Il s’agit des activités que le consultant doit

accomplir pour atteindre les résultats attendus.
Cette rubrique doit permettre au consultant
d’avoir des éléments qu’il prendra en compte
pour proposer une démarche méthodologique
cohérente de même qu’un calendrier adapté
aux exigences du commanditaire.
 3.2.4. Profil du Consultant

L’AC, compte tenu du résultat escompté, peut

exiger un profil minimum soit à titre indicatif,
ou à respecter de façon impérative, pour la
constitution de l’équipe de travail.
Les curricula vitae du personnel clé sont
également demandés à ce niveau.
L’ AC peut exiger un canevas pour la rédaction
d’un curriculum vitae.
 3.2.5. Méthodologie
L’AC indique à ce niveau de façon sommaire les
différentes étapes de la prestation ainsi que leur
durée (analyse documentaire, réunions de prise
de contact, rencontre avec les acteurs, la phase
de terrain, la phase de restitutions, etc.).

L’AC peut indiquer sa préférence pour certaines

méthodes, souhaiter connaître l’opinion de
certaines catégories d’acteurs, exiger certaines
données (qualitatives ou quantitatives).
 3.2.6. Résultats attendus
A ce niveau, les TDR donnent une précision des
activités, à réaliser pour atteindre les objectifs
précédemment cités. Il est aussi précisé les
documents à produire dans le cadre de la mission.
Le candidat soumissionnaire va asseoir son
soumission sur la compréhension qu’il a des
objectifs et des résultats attendus de lui (bien
entendu les TDR constituent un tout dont il ne faut
rien négliger).
La validation et l’approbation de son rapport
dépendent essentiellement des résultats auxquels il
est arrivé, tant il est vrai que ces résultats sont ceux
définis dans les TDR.
 3.2.7. Durée de la mission

L’AC, compte tenu de son planning personnel, est seul à

savoir au bout de quel délai les résultats doivent être
disponibles afin de ne pas mettre un arrêt à l’exécution de
son programme.
Elle donnera alors le durée de l’étude, le consultant en
tiendra compte dans l’élaboration de son chronogramme
d’exécution des tâches.
 3.2.8. Rapports à soumettre

La structure des rapports et leur contenu doivent

répondre à la méthodologie, aux résultats attendus dont
découlent les tâches assignées au consultant.
Les dates du dépôt du rapport d’orientation, du rapport
provisoire et du rapport définitif sont précisées par l’AC,
de même que le nombre d’exemplaires et les supports
sur lesquels lesdits rapports doivent être produits
(version papier et version électronique).
3.2.9. Documentation et services offerts par le Client

➢ Préciser l’ensemble de la documentation que l’AC

compte mettre à la disposition du Consultant;
➢ L’AC peut, également, offrir des services;
➢ Ne pas confondre cette documentation avec les
livrables;
➢ Possibilité pour le prestataire de présenter une
documentation.
3.3 Bons réflexes pour l’élaboration des TDR

➢ Bien poser le problème;

➢ Reflexe du faire-faire;
➢ Nécessité d’avoir une équipe pluridisciplinaire
pour l’élaboration des TDR;
➢ Définition du personnel clé avec les profils;
➢ Estimation de la durée de la mission;
➢ Quantification de la mission en unités d’œuvre
(Hommes/mois).
MERCI DE VOTRE ATTENTION