ENCADREMENT

DES STAGIAIRES
présenté par :

KOUASSI ADOU ANTHELME

Conservateur Principal de Bibliothèques
Inspecteur Vérificateur à la Direction des Ressources Humaines de la
DGTCP
Consultant Formateur en Gestion des Archives et Documentation
 PLAN DU COURS
INTRODUCTION
OBJECTIF
PREMIER PARTIE : CADRE CONCEPTUEL
I- LA NOTION DE STAGE
I-1 DEFINITION
I-2 OBJECTIFS DU STAGE
I-3 INTERET D’UN STAGE
II- LA NOTION D'ENCADREMENT
II-1 DEFINITION
II-2 LES DIFFERENTS TYPES D’ENCADREMENT
II-3 LES DIFFERENTES ETAPES DE L’ENCADREMENT
II-4 QUELQUES FORMULES D’ENCADREMENT
II-5 VERS UNE DEFINITION OPERATIONNELLE DES PRATIQUES
D'ENCADREMENT
 PLAN DU COURS
III- LES CARACTERISTIQUES DE L’ENCADREUR (TUTEUR) : ROLE ET
APTITUDES
III-1 DÉFINITION DE L’ENCADREUR
III-2 RÔLE DE L’ENCADREUR
III-3 APTITUDES DE L’ENCADREUR
III-4 CRITÈRE DE CHOIX D’UN ENCADREUR
III-5 LES DIMENSIONS DU RÔLE D’ENCADREUR

DEUXIEME PARTIE : METHODES ET PRATIQUES

I- LA PRISE EN CHARGE DU STAGIAIRE

I-1- L’ACCUEIL DU STAGIAIRE PAR LE RESPONSABLE DE POSTE
I-2- LA PRÉSENTATION DU STAGIAIRE ET LA VISITE DES SERVICES
I-3- COMMUNICATION DU PROGRAMME DE STAGE
I-4- LA SÉDENTARISATION
 PLAN DU COURS

II- LE DEROULEMENT DU STAGE

II-1- LA MISE À LA DISPOSITION DU STAGIAIRE DE LA DOCUMENTATION
PRIMAIRE
II-2- LA MISE EFFECTIVE EN ACTIVITÉ
II-3- L’ÉVALUATION DES ACTIVITÉS RÉALISÉES

III- LA REDACTION DU MEMOIRE OU DU RAPPORT

III-1- LE CHOIX DU THÈME
III-2- LES COURRIERS RELATIFS AUX RECHERCHES
III-3- LE CHRONOGRAMME DE RÉDACTION
 INTRODUCTION

L'implantation de l'alternance dans les programmes de formation

professionnelle a confirmé l'importance des stages en milieu de travail. De ce
fait, les milieux éducatifs et productifs reconnaissent le besoin de mettre
davantage l'accent sur la composante apprentissage d'une expérience de
travail.

Toutefois, peu de formations indiquent la façon dont doit être conduite

l’encadrement des stagiaires.

5
 INTRODUCTION

Or, la qualité de l'environnement, et plus particulièrement celle de

l'encadrement offert à l'élève lors d'un stage en entreprise, est un facteur
essentiel à la réussite de la formation. Il est donc important de découvrir et de
comprendre ce qui caractérise un encadrement de qualité. Ce module de cours
sur l’encadrement des stagiaires s'inscrit dans cette perspective et s'intéresse
principalement à la dimension pédagogique des stages en entreprise

6
 OBJECTIFS
L'objectif général de ce cours consiste à décrire des pratiques d'encadrement
utilisées par les tuteurs en entreprise.

OBJECTIFS SPECIFIQUES
Cet objectif général se spécifie comme suit:
1. Définir correctement la notion de Stage ;
2. Définir correctement la notion d’encadrement
3. Expliquer le rôle d’un encadreur de stage
4. Distinguer correctement les étapes de déroulement d’un stage
5. Identifier la procédure de rédaction du rapport de stage. 7
6. Distinguer correctement les critères d’évaluation d’un stagiaire
 PREMIER PARTIE :
CADRE CONCEPTUEL

8
I- LA NOTION DE STAGE

9
 I-1. DEFINITION

Un stage correspond à une mise en situation temporaire en milieu

professionnel permettant à l'élève ou l'étudiant d'acquérir des compétences

professionnelles en lien avec sa formation et de se voir confier des missions

conformes au projet pédagogique de son établissement d'enseignement.

10
 I-1. DEFINITION

Un stage est le plus souvent une période de formation, d'apprentissage ou de

perfectionnement qui dure quelques jours à plusieurs mois dans un lieu

adapté :

 en entreprise pour formation initiale ou continue ;

 au collège, au lycée ou au-delà pour se perfectionner ou pour découvrir le

monde de l'entreprise.

11
I-1. DEFINITION

I-1-1 Dans le cadre de la formation professionnelle

En entreprise, un stage est une activité dans le monde professionnel

permettant d'acquérir de nouvelles compétences ou d'appliquer des

compétences acquises par ailleurs.

La durée d'un stage est variable, elle peut être de quelques heures jusqu'à

plusieurs mois.

12
I-1. DEFINITION

I-1-2 Dans le cadre de la formation initiale

D’autres stages sont effectués au cours d'un cursus étudiant. En effet, de

nombreux diplômes exigent d’avoir effectué un stage de plusieurs mois

en entreprise, dans le domaine concerné. Ces stages sont souvent très

importants pour l’étudiant, car ils dirigent souvent leur orientation

professionnelle future et peuvent être suivis d’une embauche.

13
I-1. DEFINITION

I-1-2 Dans le cadre de la formation initiale

En aucun cas le stage de la formation initiale ne doit être proposé pour :

 remplacer un salarié,

 exécuter une tache régulière correspondant à un poste de travail

permanent,

 faire face à l’accroissement temporaire d’activité,

 occuper un emploi saisonnier

14
I-1. DEFINITION

I-1-2 Dans le cadre de la formation initiale

Il convient cependant de considérer les stages à longue durée comme des

stages de pré-embauche appelant généralement une rémunération

forfaitaire bien supérieure à négocier avec le futur employeur.

15
 I-2. OBJECTIFS DU STAGE

Les objectifs d'un stage peuvent être :

 l'acquisition d'une qualification professionnelle débouchant sur un titre

ou un diplôme attestant que la personne a acquis l'ensemble des

compétences requises pour tenir un emploi identifié ;

 l'acquisition d'un ensemble de compétences permettant d'exercer une

des activités constitutives d'un emploi (par exemple, les certificats de

compétences professionnelles) ;

 la validation d'un diplôme nécessitant une période de stage ; 16

 la découverte des responsabilités et des obligations professionnelles.

 I-3. INTERET DU STAGE

I-3-1 Pour le stagiaire

• Confier une mission spécifique pour laquelle elle n'a pas les compétences

interne ou le temps matériel ;

• avoir un « œil neuf » sur les pratiques de l'entreprise ;

• bénéficier de l’apport d’idées, de méthodes ou de concepts nouveaux ;

• rester en lien avec les évolutions des métiers dans son secteur ;

• apprécier les compétences et motivations du stagiaire dans l'éventualité

17
d'une embauche future ;

• faire connaître son entité.

 I-3. INTERET DU STAGE

I-3-2 Pour l’entreprise

• Mettre ses connaissances en pratique et en acquérir de nouvelles ;

• confronter ses savoirs théoriques à la réalité du terrain ;

• acquérir une expérience lui permettant d’enrichir son CV et de favoriser

son insertion professionnelle.

18
II- LA NOTION D'ENCADREMENT

19
 II-1 DEFINITION

Bien que rarement définie, la notion d'encadrement est toutefois souvent

utilisée pour désigner le suivi de l'élève en stage. Encadrer une personne,

c'est assurer auprès d'elle un rôle de direction, de formation. Le terme de

direction sous-tend l'action de guider, d'exercer une influence, d'animer et de

surveiller, alors que celui de formation revêt le sens de développement,

d'apprentissage. Encadrer un stagiaire, c'est l'accompagner, le soutenir et le

diriger dans sa démarche de formation.

20
 II-2 LES DIFFERENTS TYPES D’ENCADREMENT

Il existe trois (03) types d’encadrement : les types directif, non-directif et

intermédiaire.

II-2-1 Le type directif

Il se traduit par le contrôle et l'initiative du tuteur dans la démarche de

formation; l'élève jouit alors de peu ou pas d'autonomie.

21
 II-2 LES DIFFERENTS TYPES D’ENCADREMENT

II-2-1-2 le type intermédiaire

Il est un équilibre entre les types directif et non-directif. Il consiste en un

certain niveau de directivité - ni trop directif ni trop permissif - et incite le

stagiaire à prendre des décisions.

II-2-3 le type non-directif

Il est centré principalement sur les besoins du stagiaire et implique un

22
contrôle minimal de la part du tuteur.
 II-2 LES DIFFERENTS TYPES D’ENCADREMENT

Chaque modèle d'intervention va influer sur la façon d'encadrer le stagiaire

et, de ce fait, sur les objectifs de l'encadrement. Ces objectifs sont les

suivants:

 développer l'autonomie du stagiaire;

 orienter le stagiaire dans son apprentissage;

 favoriser la réflexion sur les expériences vécues en stage.

23
 II-3 LES DIFFERENTES ETAPES DE
L’ENCADREMENT

Pour atteindre ces objectifs, l'encadrement se décompose en quatre étapes ou

«moments clés» : la préparation, l'accueil, l'encadrement et l'évaluation .

II-3-1 Les étapes de préparation et d’accueil

La phase de préparation permet de prévoir l'arrivée du stagiaire alors que
celle d'accueil sert à introduire le stagiaire au milieu de travail. 24
 II-3 LES DIFFERENTES ETAPES DE
L’ENCADREMENT

II-3-2 L'étape d’encadrement

La phase d'encadrement en cours de stage porte sur les activités qui

permettent au tuteur de soutenir le stagiaire dans son apprentissage

II-3-3 L'étape d’évaluation

Le processus d'encadrement se termine par l'appréciation des capacités

professionnelles du stagiaire à la phase d'évaluation. 25

II-4 QUELQUES FORMULES D’ENCADREMENT

II-4-1 La supervision

Les deux termes, encadrement et supervision sont souvent traités comme

étant des synonymes. Ils concernent une intervention effectuée auprès d'un

individu pour le soutenir dans son développement personnel et social.

« La supervision contextuelle est un leadership qui peut être utilisé par les

superviseurs pour promouvoir le perfectionnement professionnel des

supervisés ».

26
II-4 QUELQUES FORMULES D’ENCADREMENT

II-4-2 Le tutorat et le mentoring

En regard des écrits, les notions de tutorat et de mentoring se confondent. Du

reste, l'Académie de la langue française traduit le terme anglais mentoring

par tutorat.

Cette confusion des termes s'explique par le fait que, en général, ces

différentes formules d'encadrement se définissent et se mettent en application

de la même façon.
27
II-4 QUELQUES FORMULES D’ENCADREMENT

II-4-2 Le tutorat et le mentoring

Pour définir le tutorat dans le cadre d'une formation pratique en entreprise,

nous choisissons ici les mots de Boru : « Un ensemble de moyens humains et

organisationnels qu'une entreprise – et particulièrement certains de ses

salariés appelés tuteurs - met en œuvre pour intégrer et former en situation

de travail un ou plusieurs apprenants » (1996, p. 103).

Cette définition englobe les « ingrédients» essentiels du tutorat :

l'intervention humaine, la situation de travail et les deux principaux objectifs,

28
soit la socialisation et la formation.
II-5 VERS UNE DEFINITION OPERATIONNELLE DES
PRATIQUES D'ENCADREMENT

D'une manière générale, l'étude des définitions et caractéristiques des notions

d'encadrement, de supervision, de tutorat et de mentoring met en relief les

similitudes entre ces différentes pratiques et formules en ce qui concerne les

définitions, les objectifs, les typologies et les étapes.

Aussi, nous définissons les pratiques d'encadrement comme étant un

ensemble d’(inter)actions qui orientent et soutiennent le stagiaire dans son

développement personnel, social et professionnel, et ce, tout au long de sa

29
formation pratique en entreprise.
III- LES CARACTERISTIQUES DE
L’ENCADREUR : ROLE ET
APTITUDES

30
 III-1 DÉFINITION DE L’ENCADREUR

D'après Baudin, l'encadreur désigne la personne-ressource de l'entreprise ou

de l'établissement d'enseignement responsable du stagiaire » (1996, p. 61).

Toutefois, s'il réfère directement à la notion d'encadrement, le terme

d'encadreur est très rarement employé dans les écrits et sur le terrain.

Aussi, nous retenons le terme de « tuteur » pour désigner la personne

responsable de l'encadrement du stagiaire en entreprise parce que c'est le

terme le plus utilisé en milieu de travail.

31
 III-2 ROLE DE L’ENCADREUR

Le tuteur de stage est avant tout un professionnel à qui on demande de

collaborer avec l'établissement scolaire en vue de participer à la formation

d'un stagiaire. Son rôle est en lien direct avec les étapes de l'encadrement

identifiées précédemment. Il consiste à :

 assurer la relation avec le centre de formation;

 accueillir le stagiaire;

 organiser les tâches à réaliser par le stagiaire;

 superviser le travail et les apprentissages du stagiaire; 32

 participer à l'évaluation du stagiaire.

 III-2 ROLE DE L’ENCADREUR

Tout bien considéré, le rôle du tuteur exige de multiples compétences. En

dépit du fait qu'elle ne soit pas des plus récentes, la définition suivante, tirée

de la recherche de Figeat, résume bien toute l'étendue et la complexité du

rôle de tuteur : « le tuteur, c'est celui qui aide, guide, conseille, sert de

modèle de référence, facilite les relations de travail avec les autres

travailleurs et initie au travail. C'est aussi celui qui contrôle, qui sanctionne

éventuellement tant au niveau du travail, des horaires que de la tenue de

travail »l (1986, p. 77). 33

 III-3 APTITUDES DE L’ENCADREUR

Les aptitudes nécessaires pour assurer le rôle de tuteur avec efficacité sont:

 communiquer facilement ;

 démontrer une attitude dynamique ;

 maîtriser ses réactions ;

 privilégier une attitude aidante ;

 manifester une ouverture d'esprit ;

 avoir un esprit d'observation ;

 témoigner d'une bonne capacité d'écoute ; 34

 faire preuve de discernement.

 III-4 CRITERE DE CHOIX D’UN ENCADREUR

Tandis que l’on considère que le tuteur n'a pas besoin de compétences en

enseignement, un rapport belge publié par l'OCDE mentionne que le choix

d'un tuteur devrait être influencé par trois (03) critères, soit :

 sa maîtrise professionnelle,

 sa motivation,

 et ses capacités relationnelles et pédagogiques.

35
 III-5 LES DIMENSIONS DU ROLE D’ENCADREUR

Nous retrouvons ces critères dans les trois (03) dimensions qu'attribuent

Soutin et Camaraire (2001) au rôle de tuteur :

 La dimension technique réfère aux compétences professionnelles.

 La dimension psychologique regroupe les capacités relationnelles du

tuteur telles que, sécuriser, encourager et soutenir le stagiaire.

 La dimension pédagogique se traduit, entre autres, en termes

d'expérimentation et d'intégration au milieu.

36
DEUXIEME PARTIE : METHODES
ET PRATIQUES

37
I- LA PRISE EN CHARGE DU
STAGIAIRE

38
I-1- L’ACCUEIL DU STAGIAIRE PAR LE
RESPONSABLE DE POSTE

 Recevoir le stagiaire et prendre connaissance des documents en sa

possession.

 Réaliser un entretien appuyé d’indications reflétées dans le programme

de stage.

39
 I-1- L’ACCUEIL DU STAGIAIRE PAR LE
RESPONSABLE DE POSTE

 Si le stagiaire n’est pas de la ville et qu’il a pris un logement provisoire le

temps du stage, il convient de lui proposer de temps à autre de faire

quelque chose ensemble en dehors du travail. Assurez-vous qu’il possède

le nécessaire et souciez-vous de lui comme vous le feriez pour des clients

ou partenaires de passage.

 Par la qualité de l’accueil le stagiaire se sentira à l’aise et ira au bout de

son stage dans les meilleures conditions possibles. 40

 I-3- LA COMMUNICATION DU PROGRAMME DE
STAGE

Indiquer le temps à mettre dans chaque service, la nature des activités à

réaliser ainsi que les objectifs généraux et spécifiques qui s’y rattachent.

41
 I-4- LA SEDENTARISATION

 Affecter le stagiaire au terme de la visite des différents services, en

vue d’acquérir des connaissances techniques et pratiques.

 Octroyer une place au stagiaire au sein du service pour lui permettre

de rédiger son mémoire ou son rapport, lorsqu’il n’exécute pas de

tâches précises à l’intérieur d’un service.

42
II- LE DEROULEMENT DU STAGE

43
 II-1- LA MISE A LA DISPOSITION DE LA
DOCUMENTATION PRIMAIRE

Mettre à la disposition du stagiaire, les publications et tous autres documents

du service.

44
 II-2- LA MISE EFFECTIVE EN ACTIVITE

Il est primordial de privilégier l’apprentissage en permettant au stagiaire de

maîtriser les procédures et techniques utilisées pour réaliser l’activité.

Prévoir des tâches que le stagiaire pourra réaliser seul, en toute autonomie, et

tout au long de sa période de stage. Il peut s’agir du classement de

documents, de recherches sur un thème précis, de l’actualisation d’une base

de données etc.

45
 II-2- LA MISE EFFECTIVE EN ACTIVITE

Cette tâche doit apporter une valeur ajoutée à l’entreprise mais ne doit pas

être d’une importance stratégique ou cruciale.

Dans le cadre d’un stage de formation initiale, les missions confiées au

stagiaire doivent être conformes au projet pédagogique défini par son

établissement d’enseignement et approuvées par l’organisme d’accueil.

46
 II-2- LA MISE EFFECTIVE EN ACTIVITE

Un stage n’est pas une période d’emploi, il n’a qu’un but pédagogique et de

formation : même si le stagiaire peut être tenu d’exécuter des tâches à

caractère professionnel, il est dans l’entreprise pour apprendre et/ou observer

et n’a donc pas d’obligation de production comme les salariés.

Dès lors, les missions confiées au stagiaire ne doivent pas correspondre à un

poste existant ou à pourvoir dans l’entreprise.

47
 II-3- L’EVALUATION DES ACTIVITES REALISEES

 Faire produire par le stagiaire des rapports partiels qui permettront de

vérifier si les objectifs visés ont été atteints et de corriger ainsi les

insuffisances.

 Après les premières semaines, ou au moins en milieu de stage, faire un

point avec le stagiaire lors d’un entretien formel.

 Examiner les résultats et donner au stagiaire un retour sur son travail, les

points positifs des tâches qui lui sont confiés, des conseils pour
48
s’améliorer et surtout, ce qu’on aurait fait autrement et pourquoi.
 II-3- L’EVALUATION DES ACTIVITES REALISEES

 Faire un feedback constructif au stagiaire si l’on n’est pas satisfait du

travail de son travail.

 Ne pas cédez à la tentation de refaire le travail soi-même. Investir plutôt

ce temps dans un feedback pour le stagiaire.

Ce point à mi-parcours permet d’exprimer vos attentes respectives. S’il

intervient assez tôt au cours du stage, les deux parties auront le temps

d’apporter des ajustements afin que le bilan final soit positif.

49
III- LA REDACTION DU MEMOIRE
OU DU RAPPORT

50
 III-1- LE CHOIX DU THEME

Proposer au stagiaire un thème de mémoire relatif aux préoccupations et

problématiques relevant des domaines de compétence de vos services qui

fera l’objet de validation au cours d’une séance de travail entre les stagiaires

et votre service.

51
III-2- LES COURRIERS RELATIFS AUX RECHERCHES

Initier les courriers relatifs aux recherches d’informations dans les services

internes de votre organisation.

Lorsque le stagiaire doit recueillir des informations dans un service extérieur

à votre organisation, le projet de lettre doit être rédigé par vous et soumis à la

signature de l’autorité compétente.

52
 III-3- LE CHRONOGRAMME DE REDACTION
III-3-1- Stage de 08 mois et plus
MOIS ACTIONS A MENER

 valider le thème du mémoire mémoire/rapport

 Valider le plan
Premier mois
 valider les sources documentaires et la documentation

 valider l’introduction et la première partie

Deuxième mois  valider la première partie

 valider la deuxième partie

Troisième et quatrième mois
Cinquième et sixième mois
Septième mois
 valider valider la deuxième
 valider la troisième partie et la conclusion
 valider la troisième partie
53
 Organiser la Pré soutenance
 III-3- LE CHRONOGRAMME DE REDACTION
III-3-2 Stage de 03 mois
MOIS ACTIONS A MENER

valider le thème du mémoire mémoire/rapport

Premier mois  Valider le plan

valider les sources documentaires et la documentation

Rédiger l’introduction et la première partie

Deuxième mois
valider la première et la deuxième partie

Valider la troisième partie et la conclusion

Troisième mois
Organiser la pré- soutenance
54
 III-3- LE CHRONOGRAMME DE REDACTION

A la fin du stage, le stagiaire doit remettre à son école ou

université, outre son rapport de stage, un document
d’évaluation de l’accueil dont il a fait l’objet dans votre
entreprise.
En pratique, l’école se charge de lui fournir ce formulaire
d’évaluation.

55
 III-3- LE CHRONOGRAMME DE REDACTION

Elle peut également vous transmettre un formulaire

d’évaluation du stagiaire.
L'organisme d'accueil doit également remettre au stagiaire
une attestation de stage, qui peut être conforme à un modèle
fixé par arrêté.

56
CONCLUSION

57
MERCI DE

VOTRE

ATTENTION
58