EXEMPLE DE CAHIER DES CHARGES INFORMATIQUE

EXEMPLE DE CAHIER DES CHARGES INFORMATIQUE

Direction du dveloppement des entreprises et des affaires

Prpar par Michel Lapointe, M.Sc., C.A. Conseiller en gestion

Publi par la Direction des communications : juin 1995 Rdit par la Direction des relations avec les clientles : janvier 2003 Actualis : juillet 2003 Rimprim : dcembre 2001 Numro de document : 1399 Toute reproduction de ce document est autorise avec mention de la source
Lemploi du genre masculin pour dsigner des personnes, des titres et des fonctions se fait sans discrimination et na pour but que de faciliter la lecture du texte.

DESCRIPTION DE LEXEMPLE Cet exemple prsente un cahier des charges type pour lacquisition dun systme dinformation de gestion intgr pour une entreprise manufacturire. Il suit, de faon gnrale, le Guide pour llaboration dun cahier des charges prpar par M. Michel Coutu du ministre du Dveloppement conomique et rgional dans lequel nous avons ajout tous les aspects particuliers lacquisition dun systme de gestion informatique. Bien que le systme de gestion prsent soit totalement intgr (comptabilit, production, ventes, prix de revient, achats, etc.), chaque section a t prsente de faon tre utilise sparment. Pour avoir une vue densemble du systme, un tableau des diffrentes sections du systme dinformation et leur intgration est prsent au tableau 1 en annexe. Pour vous permettre de mieux comprendre les diffrentes sections du cahier des charges, nous vous prsentons une brve description de celles-ci. 1. Prsentation dentreprise Cette section permet de prsenter les lments importants concernant lvolution et la situation actuelle de lentreprise. 2. Description du systme actuel Pour avoir une bonne vue densemble, les soumissionnaires doivent connatre le fonctionnement gnral des systmes dinformation, des quipements et des logiciels actuellement utiliss. Cela leur permettra de mieux comprendre limportance du nouveau systme ainsi que lampleur du changement pour lentreprise. 3. Objectifs de lappel doffres Il est important de faire ressortir les principaux objectifs poursuivis par lappel doffres. Cela permettra aux soumissionnaires de mieux comprendre vos attentes et de prsenter les produits rpondant le mieux vos besoins. 4. Volumes dinformation Cette section prsente succinctement les volumes dinformation actuels et prvus permettant aux soumissionnaires destimer plus adquatement vos besoins principalement en quipements.

5.

Les tapes dimplantation et les fonctions informatiser Il est essentiel dchelonner limplantation des diffrents systmes sur un horizon raliste. Une implantation trop rapide et non planifie pourrait avoir un impact ngatif sur lensemble de lentreprise. Cela permettra aux soumissionnaires de planifier les livraisons de logiciels et dquipements en fonction de vos capacits.

6.

Les rgles de soumission Cette section donne les principales rgles qui rgiront lensemble de la procdure de soumission et rduiront les risques de conflits ultrieurs.

7.

Contenu de loffre de services De faon favoriser lanalyse et la comparaison des appels doffres reus, il est souhaitable de spcifier les informations quelles devront contenir.

8.

Les besoins Cette dernire section reprsente, dune faon trs dtaille, les besoins de lentreprise en termes dquipements et de logiciels. Les besoins sont rpartis en fonction des tapes dimplantation, telles que dcrites dans la section 5. Pour avoir une vue densemble, une reprsentation graphique est illustre au tableau 1 en annexe. Les besoins sont prsents sous forme de tableaux qui doivent tre utiliss par les soumissionnaires pour dterminer ladquation de leurs logiciels avec vos besoins. Cela facilitera grandement lanalyse des soumissions reues. Comme vous le constaterez, la premire colonne, permet dindiquer un numro de rfrence spcifique chaque fonctionnalit. Cette colonne devrait tre remplie pour lenvoi aux soumissionnaires.

Vous trouverez ci-joint un exemple du cahier des charges concernant l'informatisation des systmes financiers et de production : Cahiercharges ex.pdf

RCEPTION 8.2.4.2

TABLEAU 1

LISTE DE PRIX 8.2.3.3 COMMANDES DACHATS 8.2.4.1 EXPDITION 8.2.3.7 INVENTAIRE 8.2.3.1 / 8.2.3.2 NOMENCLATURE DES PRODUITS 8.2.5.4

VENTES / SOUMISSIONS ET COMMANDES 8.2.3.4 / 8.2.3.5 8.2.3.6

GESTION ET PLANIFICATION DE LA PRODUCTION 8.2.5.1

GAMME DUSINAGE 8.2.5.5

FACTURATION 8.2.3.8

GESTION DE LA QUALIT 8.2.5.6 PAIE 8.2.6.1

COMMISSIONS AUX VENDEURS 8.2.3.11

RETOUR ET RCLAMATION 8.2.3.9

COMPTES RECEVOIR STATISTIQUES DE VENTES 8.2.3.10 8.2.2.4 / 8.2.2.5 PRIX DE REVIENT 8.2.5.2

SAISIE DU TEMPS DE MAINDOEUVRE 8.2.5.3 COMPTES PAYER 8.2.2.2 / 8.2.2.3

GRAND LIVRE 8.2.2.1