Fiche technique / LOG2

103

LINVENTAIRE DE STOCK / LOG2

Dfinition
Linventaire de stock est une opration effectue au moins une fois tous les douze mois, gnralement la clture de lexercice, afin de relever en quantit et en valeur manuellement lensemble des lments constitutifs du stock faisant partie du patrimoine de votre structure. Selon la frquence et dun point de vue comptable, on distingue deux types dinventaires de stock : linventaire permanent et linventaire intermittent. Linventaire permanent est une organisation comptable des stocks qui consiste enregistrer les mouvements dentre et de sortie, afin de connatre de faon constante, en cours dexercice, les existants, chiffrs en quantit et en valeur. Linventaire intermittent est une organisation comptable des stocks qui consiste dterminer, au moins une fois par exercice, des existants chiffrs en quantit et en valeur.

Objectifs
Faire une comparaison entre le stock thorique (existants comptables) et le stock physique (existants rels), afin de dceler les diffrences de quantits, les erreurs dadressage, les stocks dormants, les stocks prims, etc. Contrler la consommation et lutilisation des stocks, valuer et estimer les besoins en approvisionnement. Renseigner sur ltat des investissements en stock. Permettre un suivi comptable des stocks et favoriser larrt rapide des situations comptables. Suivre la bonne gestion des stocks afin de scuriser et de conserver le patrimoine. Evaluer la qualit de la gestion des stocks. Evaluer lefficacit des procdures du contrle des stocks. Assurer la fiabilit de la comptabilit.

Conditions
Disposer dune procdure dinventaire. Disposer et tenir des fiches de stocks et des bons de sortie. Identifier le lieu de linventaire. Arrter les bons de commande une semaine avant linventaire. Sassurer que les mouvements de stocks au cours de linventaire sont arrts. Bien ranger et identifier les stocks en les codifiant (par nature, par fonction, par famille, par date de premption). Exclure les biens appartenant un tiers. Intgrer les biens vous appartenant et se trouvant chez un tiers. Sassurer que les botes, les rcipients vides sont enlevs de laire dinventaire o quils sont identifis comme tels pour quils ne soient pas inclus dans le dnombrement des botes pleines. Disposer de fiches dinventaire.

Recommandations
A faire:
Tenir une comptabilit rigoureuse tant en entre quen sortie de stock (les entres inscrites sur les fiches de stock doivent correspondre aux bons de livraison et factures, les sorties doivent correspondre aux bons de sorties). Mettre en place une quipe compose au minimum dun superviseur, dune personne pour compter et dune autre pour rapporter. Prendre toutes les dispositions ncessaires pour que le stock soit dispos de faon faciliter le dnombrement exact.

Fiche technique / LOG2

Prparer tous les documents pertinents. Aviser et donner le programme toutes les personnes concernes.

104

A ne pas faire:

Rceptionner et enregistrer les stocks sans recevoir en contrepartie une pice comptable conforme. Prendre du retard dans lenregistrement des mouvements de stocks. Changer de mthode de classification et denregistrement sans informer les personnes concernes. Renseigner les fiches de stock avec des erreurs.

Implications
Pour des raisons de fiabilit, linventaire ne doit pas tre ralis par les seules personnes ayant la charge du magasinage. Il est utile de faire participer des collaborateurs dautres services, notamment les comptables, les acheteurs et les techniciens de maintenance pour la connaissance quils ont des articles. La procdure dinventaire doit tre communique et explique aux quipes, avec un accent particulier port sur la prise de note lors du comptage.

Exemple
FICHE DINVENTAIRE AU 31/12/2011
REF MATERIEL BUREAU BUREAU BUREAU ORDINATEUR FIXE ORDINATEUR FIXE ORDINATEUR FIXE IMPRIMANTE BALANCE TELEVISION CHAISE CHAISE CHAISE CHAISE CONSOMMABLES CARTOUCHES IMPRIMANTE STYLOS PAPIER (RAMES) MEDICAMENTS se reporter la fiche dinventaire de la pharmacie KITS NUTRITION RIZ (KG) HARICOTS (SACS) FARINE (SACS) HUILE (BOUTEILLES) 32 15 45 59 RESERVE RESERVE RESERVE RESERVE 32 12 45 59 date de premption le 22/05/2012 3 12 premption le 15/06/2013; 3 premption le 12/04/2012 PHARMACIE 3 54 5 FOURNITURES FOURNITURES FOURNITURES 3 54 5 3 1 4 3 1 1 1 1 1 4 2 10 10 ADMINISTRATION PHARMACIE SALLE DE REUNION ADMINISTRATION PHARMACIE SALLE DE REUNION ADMINISTRATION PHARMACIE SALLE DATTENTE ADMINISTRATION PHARMACIE SALLE DE REUNION SALLE DATTENTE 1 1 1 4 2 4 6 4 4 2 4 rparer, 2 remplacer 4 rparer 1 1 2 1 3 1 1 1 1 rparer, 1 remplacer demander la maintenance (virus) demander la maintenance (virus) pas rparable 2 2 rparer DESIGNATION NB AFFECTATION BON ETAT MOYEN HS OBSERVATIONS (dates de premption pour les produits prissables)