CHAPITRE 2

Le systme de comptabilit
Lesystmed'information degestion d'uneinstitution demicrofi-
nancesecomposededeux systmesfondamentaux, lesystmedecomp-
tabilitet lesystmedesuivi du portefeuille. Bien queleprsent ou-
vragenesoit pasun manuel decomptabilit, il examine, dansce
chapitre, leslmentsd'un systmedecomptabilitqui influent sur
la conception et l'utilisation d'un systmed'information degestion.
Il y prsentelesconceptsfondamentaux dela comptabilitdecaisse,
dela comptabilitd'engagement et dela comptabilitpar originedes
fonds, et donneun exempledeplan comptablepour uneinstitution
demicrofinance.
2.1 Les systmes de comptabilit
De nombreuses directives et normes rgissent l'enregistrement et la prsentation
des oprations
1
. Le journal des oprations et les livres comptables sont des com-
posantes d'un systme complexe et vaste, tabli en vue de contrler la situation des
fonds et d'en dterminer les origines et les emplois. Dans le cadre de ce systme,
les comptables doivent indiquer les mouvements de fonds l'intrieur de l'insti-
tution toute entire, et enregistrer la manire dont ces fonds sont reus et les res-
sources utilises pour produire ou fournir des biens et des services. Ils ont, pour
ce faire, besoin d'un plan comptable.
l'instar du modle conceptuel d'une base de donnes, la structure du plan
comptable permet aux comptables d'enregistrer les oprations dans des comptes
et des livres diffrents. Elle dtermine galement ce qui apparat dans les tats fi-
nanciers. En rgle gnrale, le plan comptable identifie chaque compte :
G
par un numro de compte;
G
par une description, du type compte courant de la Banque nationale ou
salaires verser, personnel du sige;
G
par type de compte, savoir actif, dettes, fonds propres, produits ou charges.
Par exemple, un compte bancaire est class dans les comptes d'actif tandis que
les salaires sont des charges.
Dans le cas des institutions de microfinance, le systme de comptabilit peut
tre un simple systme manuel bas sur le journal (les oprations sont alors enre-
gistres par ordre chronologique sous forme de dbits ou de crdits), le grand livre
(dans lequel l'activit dcrite dans le journal est rcapitule par numro de compte)
et d'autres journaux ncessaires pour grer la marche des affaires, tels que les jour-
naux des achats, des paiements, des ventes, des recettes et des salaires (comme il est
coteux d'en tenir jour plusieurs manuellement, les institutions ne prparent pas,
15
Cechapitreprsenteles
conceptsfondamentaux
dela comptabilitde
caisse, dela comptabilit
d'engagement et dela
comptabilitpar
originedesfonds, et
donneun exemple
deplan comptablepour
uneinstitution
demicrofinance
en rgle gnrale, ces derniers journaux). En pratique, un systme de comptabilit
manuel se compose habituellement, au moins des lments suivants (voir la figure
2.1 ci-dessous) :
G
Plan comptable
G
Journal
G
Grand livre
G
Livres auxiliaires (comptes recevoir, stocks, immobilisations)
G
Registre des oprations
G
tats financiers
Un systme de comptabilit informatique donne lieu la saisie directe des
oprations dans le grand livre et permet l'utilisateur de produire tous les rap-
ports dont il a besoin grce la fonction requte.
2.2 Comptabilit de caisse et comptabilit d'engagement
Il est possible d'utiliser un systme de comptabilit de caisse (les recettes sont
comptabilises au moment de l'encaissement des produits et les dpenses au mo-
ment du dcaissement des charges), de comptabilit d'engagement (les recettes et
les dpenses sont comptabilises lorsqu'elles sont gagnes ou engages) ou de
comptabilit de caisse modifie (mthode hybride tenant, pour l'essentiel, de la
comptabilit de caisse, sauf pour ce qui est de certains comptes qui sont tenus sur
la base de la comptabilit d'engagement).
16 SYSTMESDINFORMATION DE GESTION POUR LESINSTITUTIONSDE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE
Touteslesinstitutions
demicrofinance
devraient utiliser
un systme
decomptabilit
d'engagement
pour lesdpenses
importantes
FIGURE 2.1
Un systmemanuel decomptabilittypique
Saisie
desoprations
Registre desoprations
et rapportsde gestion
Autres
journaux
tats
financiers
Grand
livre
Journal
Plan
comptable
CRITURE
Toutes les institutions de microfinance devraient utiliser un systme de comp-
tabilit d'engagement pour les dpenses importantes, telles que le paiement des
prestations sociales au personnel et des intrts payer, qui peuvent n'exiger qu'un
versement annuel, car, sinon, leurs tats financiers ne donneront pas une image
exacte du flux rel des dpenses.
Il est plus difficile de comptabiliser les intrts recevoir sur les prts consen-
tis la clientle. Il faut en effet, dans ce cas, calculer la fin du mois ou la fin de
l'exercice les intrts exigibles mais non encore reus. Les intrts ainsi accumuls
sont considrs comme un produit pour la priode considre parce qu'ils ont t
encourus pendant ladite priode. Si un client effectue un remboursement au titre
de son emprunt la priode suivante, une partie du montant vers couvrira les
intrts courus. Des prts improductifs peuvent continuer d'accumuler des intrts
qui ne seront jamais perus, ce qui a pour effet de gonfler le revenu comptabilis.
Il est donc ncessaire d'tablir une balance ge des intrts courus, tout comme
pour lesprtsdfaillants: on passe certainspourcentagesdescranceschuesen pertes
pour parvenir une estimation plus raliste du montant que l'institution finira par
recevoir. Nombre d'institutions cessent d'enregistrer les revenus accumuls au titre
des intrts sur leurs prts dfaillants aprs un dlai dtermin.
Bien que la comptabilisation des intrts recevoir soit une opration cou-
rante pour les institutions financires commerciales, elle est de toute vidence
complexe, surtout lorsque l'institution traite des milliers de prts. Certains logi-
ciels perfectionns peuvent calculer automatiquement les intrts courus. Il serait
bon, toutefois, que les institutions de microfinance qui ne disposent pas de tels
programmes vitent, en rgle gnrale, d'utiliser cette mthode. Pour les institu-
tions dont les oprations sont stables et donnent lieu de frquents versements
par les clients (sur une base hebdomadaire ou mensuelle), les diffrences entre
comptabilit de caisse et comptabilit d'engagement ne sont gure importantes.
2.3 Comptabilit par origine des fonds
Lesbailleursde fondsexigent souvent que lesinstitutionsde microfinance leur four-
nissent des rapports dtaills sur l'emploi des fonds qu'ils leur octroient (enca-
dr2.1, page 18). Comme on le verra ci-aprs, le plan comptable peut tre struc-
tur de faon faciliter la prsentation de ces rapports. L'important est de crer
des numros de compte analytiques. Les techniques exposes dans l'exemple qui
suit peuvent tre utilises dans le cadre d'un systme de comptabilit par origine
des fonds informatique ou manuel, mme si l'exemple en question suppose l'uti-
lisation d'un systme informatis. La structure du plan comptable a t simplifie
dans un souci de clart mais aussi pour prsenter une mthode diffrente.
ESSOR, uneinstitution fictivedemicrofinancesitueen Afriquedel'Est, vient
derecevoir desfondsdela NewSystemsFoundation, qui doivent lui permettre
demoderniser son systmeinformatique, dermunrer lesinformaticienset
d'acheter denouveaux logicielsdecomptabilitet detenuedescomptesclients.
LE SYSTME DE COMPTABILIT 17
Leplan comptable
peut trestructurde
faon faciliter
la prsentation des
rapportssur lemploi
desfondsdesbailleurs
defonds
ESSOR a judicieusement tabli son plan comptabledemanire organiser les
comptespar emploi et par originedesfonds. Lenumro decomptesecompose
d'un chiffreet d'unelettre: lechiffreindiquel'emploi qui est fait desressources
qui ysont enregistres et la lettrelebailleur defondsdesressourcesen question.
Par exemple, lecompte5010B serapporteaux dpensesau titredessalairesfi-
nancespar NewSystems(voir l'extrait du plan comptabled'ESSOR au tableau
2.1, ci-dessous). Si la comptablesouhaiteconnatrelemontant total desfrais
salariaux, ellepeut interroger lesystmepour obtenir lesoldedu compte5010*,
l'toileindiquant au logiciel qu'il doit tendrela recherche touslescomptes
portant lenumro 5010.
La subvention deNewSystemsest prisen comptepar ESSOR par lebiaisde
troisoprations. La premiredonnelieu au dpt desfondsreusdeNewSystems
dansun comptebancaire
2
. La comptabled'ESSOR dbitelecompte1010B (le
comptebancairedela fondation) et crditelecompte4100B (lecomptedes
subventionsd'exploitation dela fondation).
18 SYSTMESDINFORMATION DE GESTION POUR LESINSTITUTIONSDE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE
ENCADR 2.1
Dispositions novatrices prises avec les bailleurs defonds
Il peut tre difficile de tenir une comptabilit par origine des fonds, mme en em-
ployant les techniques dcrites ici. Lorsqu'une institution compte un grand nombre
de bailleursde fonds, l'emploi d'un systme de comptabilit par origine desfondspeut
considrablement alourdir la charge de travail administratif et lesfraisd'exploitation.
Afin de rduire cette charge, certaines institutions de microfinance ont convenu
avec leurs bailleurs de fonds de regrouper toutes les ressources que ces derniers leur
fournissent et d'en assurer le suivi dans un fonds unique. Bailleurs de fonds et insti-
tutions de microfinance devraient envisager de recourir davantage ces pratiques.
TABLEAU 2.1
Extrait du plan comptabled'ESSOR
1010 Banque Actif circulant
1010A Banque, aliment par le bailleur de fondsA Actif circulant
1010B Banque, aliment par NewSystems Actif circulant
1010Z Banque, fondsgnral Actif circulant
1910 quipement Immobilisation
1910A quipement, aliment par le bailleur de fondsA Immobilisation
1910B quipement, aliment par NewSystems Immobilisation
1910Z quipement, aliment par le fondsgnral Immobilisation
4100A Fondsversspar le bailleur de fondsA Produits, subventions
4100B Fondsversspar NewSystems Produits, subventions
5010 Chargessalariales Chargesde personnel
5010A Chargessalarialesfinancespar le bailleur de fondsA Chargesde personnel
5010B Chargessalarialesfinancespar NewSystems Chargesde personnel
5010Z Chargessalarialesfinancessur fondsgnral Chargesde personnel
La deuximecorrespond l'achat par ESSOR denouveaux ordinateurspour
moderniser sessystmesd'information. La comptabledbitelecompte1910B
(matriel, alimentpar NewSystems) et crditelecompte1010B.
La troisimereprsentela rmunration, par ESSOR, destechnicienschargs
demoderniser lesquipementsinformatiqueset d'installer lesystmed'infor-
mation. Cettefois-ci, la comptabledbitelecompte5010B (salairesfinancs
par NewSystems) et crditelecompte1010B.
l'issuedela priodecomptable, la comptablesouhaiteimprimer un rapport
pour NewSystems. Pour cefaire, elledonne l'ordinateur l'instruction d'im-
primer lesoldedetouslescomptesintituls****B. Lescaractresgnriques
toilesservent reprsenter touslescomptesdont lenumro seterminepar B
3
.
La cration d'un plan comptable utilisant des caractres gnriques pour in-
clure ou exclure des comptes dont le numro contient certains chiffres accrot les
capacits d'enregistrement et de prsentation des informations et facilite norm-
ment la prparation de rapports sur l'emploi des fonds des bailleurs de fonds.
2.4 Le plan comptable
La conception du plan comptable est, pour chaque institution, une dcision fon-
damentale. La structure et le niveau de dtail du plan en question dterminent en
effet le type d'informations que les gestionnaires de l'institution pourront obte-
nir et analyser. Il faut donc que ces derniers dfinissent clairement leurs besoins
et trouvent un juste milieu. Un plan comptable trop peu dtaill ne fournit pas
d'informations suffisamment prcises pour qu'il soit possible de produire les in-
dicateurs complexes ncessaires un suivi adquat des oprations. l'inverse, ten-
ter de rassembler des donnes volumineuses un niveau de dtail trop pouss im-
plique la cration d'un nombre de comptes excessif : le service de la comptabilit
est alors submerg de travail et ne peut produire l'information suffisamment ra-
pidement pour qu'elle serve prendre des dcisions, ou la prsente un niveau
de dtail tel que la direction ne peut identifier et interprter correctement l'vo-
lution de la situation.
Presque tous les indicateurs financiers utiliss dans les rapports de systme
d'information de gestion sont fonds, au moins partiellement, sur des informa-
tions enregistres conformment au plan comptable. Il incombe donc la direc-
tion de dcider des indicateurs qu'elle souhaite suivre et de s'assurer que le plan
comptable permet de les calculer.
Le plan comptable doit avant tout rpondre aux besoins de la direction. Si ces
derniers sont satisfaits, les besoins, gnralement moins dtaills, des organismes
de financement, des responsables de la rglementation et des auditeurs le seront
aussi. Il peut toutefois arriver que des organismes de rglementation exigent des
institutions qui relvent de leur comptence qu'elles utilisent un type prcis de
plan comptable.
LE SYSTME DE COMPTABILIT 19
2.4.1 La structuredu plan comptable
La structure du plan comptable dtermine la facilit avec laquelle les informa-
tions provenant des diffrents centres de cots (agences et programmes) peuvent
tre tires des donnes comptables. Le tableau 2.2 ci-dessous dcrit un plan uti-
lisant un numro 10 chiffres subdivis en quatre groupes, ABCC-DD-EE-FF
4
,
qui permet de suivre le droulement des oprations par agence, par programme
(ou service) et par bailleur de fonds.
Les quatre premiers chiffres sont des numros de comptes gnraux. En prin-
cipe, le premier chiffre indique la catgorie de compte (1 pour les comptes d'ac-
tif, 2 pour les comptes de dettes, 3 pour les fonds propres et ainsi de suite). Le
deuxime identifie, de manire gnrale, descomptesayant descaractristiquescom-
20 SYSTMESDINFORMATION DE GESTION POUR LESINSTITUTIONSDE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE
TABLEAU 2.2
Exempledestructuredeplan comptable
ABCC-DD-EE-FF, o :
ABCC = compte
A = type de compte (actif, passif ) DD = programme
B = groupe (caisse, portefeuille, recevoir) EE = agence
CC = comptesindividuels FF = source de financement
Codesdesprogrammes(DD) Codesdessourcesdefinancement (FF)
00 Comptesde bilan 00 Bilan (suppose qu'il n'existe aucun fonds
01 Sige distinct)
01 Trsorerie gnrale
10-19 Programmesde crdit
10 Prt, groupe 1 20-29 tat/organismesmultilatraux et bilatraux
11 Prt, groupe 2 (fondsaffect)
12 Prtsindividuels 21 Fondsde crdit de l'Agence pour le
13 Crdit aux petitesentreprises dveloppement international (USAID)
14-19 (codesnon attribus) 22 Fondsde dveloppement national
20-29 Programmesd'pargne 30-44 tat/organismesmultilatraux et bilatraux
21 Livretsd'pargne (fondsnon affects)
22 Club d'pargne 31 Banque interamricaine de dveloppement
23 Certificatsde dpt 90 jours (BID)
24-29 (codesnon attribus)
50-59 Sourcesprives(fondsaffects)
30-39 Programmesde formation
31 Formation la gestion 60-69 Sourcesprives(fondsnon affects)
32-39 (codesnon attribus)
70-99 (codesnon attribus)
40 Aide la commercialisation
41-99 (codesnon attribus)
Codesdesagences(EE)
01 Sige
10 Bureau rgional central
11 Agence 1, rgion centrale
21 Agence 1, rgion nord
30 Bureau rgional ouest
31-99 (codesnon attribus)
LE SYSTME DE COMPTABILIT 21
munes (par exemple, caisses, encours et charges payer). Les deux chiffres sui-
vants caractrisent certains comptes appartenant la catgorie considre : les
caisses principale et secondaire, le compte courant n1 et le compte courant n2
sont ainsi tous des comptes appartenant la classe des disponibilits de la catgorie
des comptes d'actif.
Ce groupe de quatre chiffres est suivi de deux groupes de deux chiffres et de
deux groupes d'un chiffre. Ces groupes peuvent tre placs dans n'importe quel
ordre et ne comporter qu'un chiffre au lieu de deux si l'on n'envisage pas de pous-
ser trs loin la dcomposition du groupe en question
5
. Dans notre exemple, le
premier groupe deux chiffres indique les cots par programme. Les programmes
sont dcomposs en programmes de crdit, d'pargne, de formation et de com-
mercialisation. Comme toutes les oprations ne peuvent pas tre identifies par
type de programme, deux chiffres sont rservs pour dsigner les comptes de bilan
(00), et les comptes d'activit ou les frais gnraux du sige qui ne sont pas lis
un programme (01). Les frais de personnel lis un programme donn sont af-
fectsdu code de ce programme. Lescotsencourusau titre de plusd'un programme
peuvent tre rpartis de faon proportionnelle entre les programmes, mais une
telle opration complique considrablement l'encodage des oprations et devrait
par consquent tre ralise le moins souvent possible.
Le deuxime groupe deux chiffres permet de sparer les recettes et dpenses
par agence, de la mme manire que les codes des programmes. Il est gnralement
plus facile de ventiler les cots par agence que par programme, car les agences ont
en gnral des immobilisations et des employs qui leur sont spcifiquement af-
fects ; elles peuvent galement avoir une liste dtermine de clients et de prts.
Le groupe de chiffres suivant permet de suivre les recettes et les dpenses par
origine (voir le point 2.4.2). L encore, 0 identifie un compte de bilan et 1 la tr-
sorerie gnrale pour les ressources non associes un bailleur de fonds donn. Les
autres codes caractrisent chacun un bailleur de fonds diffrent.
Quelques exemples de la manire dont fonctionne cette structure sont pr-
sents ci-aprs :
G
Si 1012 identifie le compteen banque, destinaux prts, le code 1012-00-01-21
caractrise lesressourcesdtenuesau sige (code 01) qui ne peuvent tre affectes
qu' des oprations de crdit et qui ont t fournies par l'USAID (code de
bailleur de fonds 21). Comme ce compte bancaire est un compte de bilan, 00
est le code du programme.
G
Si 4120 identifie les commissionsperuessur lesprts, le code 4120-12-11-01 ca-
ractrise le produit des commissions sur les prts aux particuliers (code de pro-
gramme 12) de l'agence 1 de la rgion centrale (code d'agence 11) qui sont af-
fectes au fonds de trsorerie gnrale (code de bailleur de fonds 01).
G
Si 5212 identifie lesrmunrationsdu personnel, le code 5212-31-21-31 ca-
ractrise les salaires verss au personnel charg de la formation la gestion
(code de programme 31) dans l'agence 1 de la rgion nord (code d'agence 21)
au moyen des ressources verses par la BID (code de bailleur de fonds 31).
2.4.2 Exempledeplan comptable
De toute vidence, chaque institution de microfinance doit tablir son plan comp-
table en fonction d'oprations, de structure et de besoinsd'information qui lui sont
propres. L'exemple donn dans le tableau 2.3 (pages 22 24) peut toutefois ser-
vir de point de dpart (bien qu'il puisse ne pas cadrer avec les systmes de comp-
tabilit utiliss dans certaines rgions du monde, comme le systme de compta-
bilit franais ; voir le point 2.4.3). Pour une description dtaille des comptes
principaux du plan comptable cit en exemple, se reporter l'annexe 2.
22 SYSTMESDINFORMATION DE GESTION POUR LESINSTITUTIONSDE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE
Lescomptesprincipaux
del'exempledeplan
comptablesont dcrits
en dtail dansl'annexe2
TABLEAU 2.3
Exempledeplan comptable
Comptes d'actif
1000 Disponibilitset comptesassimils 1500 Autrescrances
1000 Caisse 1510 Comptesclients*
1005 Caisse secondaire 1520 Avancespour dplacement
1010 Banque 1525 Autresavancesau personnel
1011 Banque, exploitation 1530 Autressommes recevoir*
1012 Banque, prts
1013 Banque, pargne 1600 Placements longterme
1050 Rserves la banque centrale 1610 Placement A
1100 Placements court terme 1612 Placement B
1200 Portefeuilledecrdits 1700 Immobilisationscorporelles
1210 Portefeuille, type A 1710 Constructions
1220 Portefeuille, type B 1711 Amortissement, constructions!
1240 Prtsrestructurs 1720 Terrains
1730 Matriels
1300 Provisionspour risqueset charges 1731 Amortissement, matriels!
1310 Provision pour crancesdouteuses! 1740 Vhicules
1320 Provision pour pertessur intrts 1741 Amortissement, vhicules!
(pour lessystmesde comptabilit 1750 Amliorationslocatives
d'engagement uniquement)*! 1751 Amortissement, amliorations
locatives!
1400 Intrtset commissions recevoir
1410 Intrts recevoir, prts jour* 1800 Autreslmentsdel'actif
1420 Intrts recevoir, prtsimproductifs* 1810 Chargespayesd'avance
1440 Intrts recevoir, prtsrchelonns*
1450 Commissions recevoir*
1459 Autrescommissionssur prts recevoir*
Comptes depassif
2000 Dettes court terme 2200 Dptsdesclients
2010 Comptesfournisseurs 2210 pargne garantie
2012 Dettesenversdesmembres 2220 pargne volontaire
2014 Dettesenversdesemploys 2230 Dpts terme
2100 Intrts payer 2300 Emprunts payer, court terme
2110 Intrts payer, emprunts* 2320 Emprunts payer, banque 1
2120 Intrts payer, livretsd'pargne* 2322 Emprunts payer, banque 2
2130 Intrts payer, dpts terme* 2330 Emprunts payer, autres
2150 Autresintrts payer* 2350 Bail payer
LE SYSTME DE COMPTABILIT 23
TABLEAU 2.3 (suite)
Exempledeplan comptable
Comptes depassif (suite)
2400 Emprunts payer, longterme 2600 Produit constatd'avance, programme
2420 Emprunts payer, banque 1 2610 Intrtsconstatsd'avance
2422 Emprunts payer, banque 2 2620 Commissionsconstatesd'avance
2430 Emprunts payer, autres 2622 Commissionssur prtsconstates
2450 Bail payer davance
2500 Charges payer 2700 Produit constatd'avance, subventions
2510 Salaires payer* 2710 Subvention 1
2520 Chargessociales payer* 2712 Subvention 2
2530 Chargessociales payer, assurances*
2540 Chargessociales payer, congs*
2550 Imptsfdraux payer*
2590 Autrescharges payer*
Comptes defonds propres
Institution constitueen socit Organisation non gouvernementale
3000 Capital social 3000 Soldedesfonds
3010 Capital souscrit non vers 3010 Solde desfondsnon affects
3020 Actionsordinaires valeur nominale 3020 Solde desfonds, programme de
3030 Capital obtenu titre gratuit, exercice crdit
en cours 3030 Solde desfonds, programme
3040 Capital obtenu titre gratuit, horscrdits
exercicesprcdents
3100 Bnfice(pertes) rsultant desfluctuations
3100 Bnfices(pertes) rsultant des
desmonnaiestrangres
fluctuationsdemonnaiestrangres
3200 Bnficenon distribu, exerciceen cours
3200 Excdent (perte), recettesmoinsdpenses
3300 Bnficenon distribu, exercicesprcdents
Comptes deproduits
4000 Produit desintrts 4300 Produitsdesoprationsbancaires
4010 Produit desintrts, prtsproductifs et placements
4020 Produit desintrts, prtsimproductifs 4310 Intrtsbancaires
4040 Produit desintrts, prtsrchelonns 4320 Revenusdesplacements
4100 Autresproduitsdescrdits 4400 Subventionsperues
4120 Commissionsperues 4410 Subventionspubliques, affectes
4122 Commissionsde service sur prts 4420 Subventionsprives, affectes
4124 Produitsdesfraisde clture 4430 Subventionspubliques, non affectes
4130 Pnalitsperues 4440 Subventionsprives, non affectes
4140 Autrescommissionssur prts 4450 Contributionsindividuelles
4200 Commissionsperues(horscrdits) 4500 Autresproduits
4210 Commissionspdagogiques 4510 Produitsdivers
4220 Autrescommissions
(suitedu tableau 2.3 pagesuivante)
* Compte intervenant dansle systme de comptabilit d'engagement. Pour plusde renseignements
sur lesdiffrencesentre la comptabilit de caisse et la comptabilit d'engagement, voir le point 2.2.
!Compte de contrepartie reprsentant desprovisionssur crancesdouteusesou un amortissement
cumul. Lescomptesde contrepartie ont une valeur ngative et leur montant vient en dduction
de ceux descomptesauxquelsilssont associs.
Source: Cet exemplesuit deprsleplan comptablepropospar Margaret Bartel et al. dansFundamentals
of Accountingfor Microcredit Programs(New York : PACT Publications, 1994).
Il est possible de rduire considrablement le nombre de comptes en parti-
culier dans les comptes de charges et produits en utilisant les techniques d-
crites au point 2.4.1. Par exemple, au lieu de tenir des comptes spars pour les
24 SYSTMESDINFORMATION DE GESTION POUR LESINSTITUTIONSDE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE
TABLEAU 2.3 (suite)
Exempledeplan comptable
Comptes decharges
5000 Chargesfinancires 5500 Fraisdedplacement
5010 Intrtssur emprunts 5510 Billetsd'avion
5014 Fraiset commissionsbancaires 5514 Transportsen commun
5020 Intrtssur lpargne de la clientle 5516 Fraisde fonctionnement desvhicules
5030 Autreschargesfinancires 5520 Fraisde logement
5530 Repaset faux frais
5100 Provisionspour risqueset charges 5540 Transport de marchandises
5110 Provisionspour crancesdouteuses 5542 Entreposage
5120 Provisionspour pertessur intrts* 5550 Fraisdiversde dplacement
5200 Chargesdepersonnel 5600 Matriel
5210 Salaires, employs 5610 Location de matriel
5212 Salaires, autres 5620 Entretien de matriel
5214 Honoraires 5630 Amortissement du matriel
5220 Chargessociales 5640 Amortissement desvhicules
5230 Assurance-maladie 5650 Amortissement deslocations
5232 Autrestypesd'assurance
5240 Congs 5700 Chargesliesaux programmes
5242 Congsde maladie 5710 Matriaux et fourniturespdagogiques
5250 Autresprestationssociales 5730 Livreset publications
5740 Assistance technique
5300 Chargesdefonctionnement
5310 Fournituresde bureau 5800 Chargesdiverses
5312 Fraisde tlphone et de tlcopie 5810 Formation professionnelle
5314 Fraisd'expdition et de livraison 5820 Fraisde reprsentation
5316 Fraisd'impression
5320 Rmunration de servicesspcialiss 5900 Produitset chargeshorsexploitation
5322 Fraisde servicesd'audit et de comptabilit 5910 Profit/(perte) sur cession deplacements
5324 Fraisjuridiques 5920 Profit/(perte) sur cession d'actifs
5330 Autreschargesde fonctionnement 5930 Imptsfdraux pays
5332 Assurance 5940 Autresimptspays
5990 Divers
5400 Loyer et chargeslocatives
5410 Loyer
5420 Servicescollectifs
5430 Entretien et nettoyage
LE SYSTME DE COMPTABILIT 25
charges de personnel diffrents niveaux et emplacements gographiques, une ins-
titution peut tenir un seul compte de charges, en utilisant des codes de programme
et d'agences pour ventiler ses donnes.
Dans les grands livres, les comptes vont, en rgle gnrale, des comptes d'actif
et de passif les plus liquides (comptes de caisse) aux moins liquides (immobilisa-
tions). Dans la mesure du possible, des numros correspondants doivent tre at-
tribus aux comptes connexes : par exemple, si le code du compte de produit des
intrts crditeurs sur les prts rchelonns est 4040, le code du portefeuille des
prts rchelonns pourrait tre 1240.
2.4.3 Lesystmedecomptabilitfranais
Les exemples et la prsentation des tats financiers qui figurent dans le prsent
guide pratique sont fonds sur les Normes comptables internationales (IAS). Les
lecteurs qui utilisent des variantes de ces normes ou des principes comptables gn-
ralement reconnus (PCGR) des tats-Unis et du Royaume-Uni reconnatront
l'agencement du plan comptable et des tats financiers propos ici. Les lecteurs
utilisant le systme de comptabilit franais noteront, en revanche, que de nom-
breuses diffrences existent entre les deux systmes de comptabilit. Bien qu'un
exemple de plan comptable en langue franaise soit fourni l'annexe 2 (plan comp-
table inspir de celui de la BCEAO, Banque Centrale des tats de lAfrique de
lOuest, pour les systmes financiers dcentraliss), il est recommand aux lecteurs
utilisant le systme franais de faire appel un cabinet d'experts-comptables pour
les aider tablir leur plan comptable.
2.5 tats financiers
Tous les systmes de comptabilit tablis pour les institutions de microfinance doi-
vent produire au minimum les informations comptables suivantes :
G
Compte de rsultat
G
Bilan
G
Tableau de flux de trsorerie
Pour plus de prcisions sur la prsentation type de ces informations comp-
tables, le lecteur est pri de se reporter la section modles de rapport.
Notes
1. Pour obtenir de plusamplesrenseignementssur lesprincipescomptables, le lecteur
est invit se rapporter un ouvrage de comptabilit ou au manuel du Comit internatio-
nal de normalisation comptable (International Accounting StandardsCommittee - IASC).
2. Certainsbailleursde fondsprfrent que lesressourcesqu'ilsprocurent soient verses
dansun compte bancaire distinct, comme nousl'avonsfait dansle prsent exemple pour des
raisonsde simplicit. Il est toutefoispossible de n'utiliser qu'un seul compte bancaire pour
touslesbailleursde fondssi le systme de comptabilit par origine desfondsfonctionne
correctement. Cecomptebancaireuniqueserait alorssubdivisen troiscomposantesdistinctes
dansnotre plan comptable, par exemple 1010 (solde gnral), 1010A (solde pour le bailleur
de fondsA) et 1010B (solde pour le bailleur de fondsB). La somme dessoldesrelatifsaux
diffrentsbailleursde fondsdoit tre gale au solde du compte bancaire.
3. Certains programmes comptables plus perfectionns permettent d'utiliser des ca-
ractres gnriques pour dsigner une srie de numros plutt que des chiffres prcis.
4. La structure propose ici se fonde sur les travaux de Tony Sheldon, conseiller fi-
nancier de Women's World Banking.
5. Dans ce cas, on peut obtenir dix niveaux de sparation au moyen uniquement de
caractresnumriques. Certainslogicielspermettent galement d'utiliser leslettresde l'al-
phabet, auquel cason peut avoir jusqu' 36 niveaux de sparation (26 lettreset 10 chiffres).
26 SYSTMESDINFORMATION DE GESTION POUR LESINSTITUTIONSDE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE