EXEMPLE DE CAHIER

DES CHARGES INFORMATIQUE

EXEMPLE DE CAHI ER
DES CHARGES I NFORMATI QUE
Direction du dveloppement des entreprises et des affaires
Prpar par Michel Lapointe, M.Sc., C.A.
Conseiller en gestion
Publi par la Direction des communications : juin 1995
Rdit par la Direction des relations avec les clientles : janvier 2003
Actualis : juillet 2003
Rimprim : dcembre 2001
Numro de document : 1399
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Lemploi du genre masculin pour dsigner des personnes, des titres et des fonctions se fait
sans discrimination et na pour but que de faciliter la lecture du texte.
DESCRI PTI ON DE LEXEMPLE
Cet exemple prsente un cahier des charges type pour lacquisition dun systme
dinformation de gestion intgr pour une entreprise manufacturire. Il suit, de faon
gnrale, le Guide pour llaboration dun cahier des charges prpar par M. Michel
Coutu du ministre du Dveloppement conomique et rgional dans lequel nous avons
ajout tous les aspects particuliers lacquisition dun systme de gestion informatique.
Bien que le systme de gestion prsent soit totalement intgr (comptabilit, production,
ventes, prix de revient, achats, etc.), chaque section a t prsente de faon tre
utilise sparment. Pour avoir une vue densemble du systme, un tableau des
diffrentes sections du systme dinformation et leur intgration est prsent au tableau 1
en annexe.
Pour vous permettre de mieux comprendre les diffrentes sections du cahier des charges,
nous vous prsentons une brve description de celles-ci.
1. Prsentation dentreprise
Cette section permet de prsenter les lments importants concernant lvolution et
la situation actuelle de lentreprise.
2. Description du systme actuel
Pour avoir une bonne vue densemble, les soumissionnaires doivent connatre le
fonctionnement gnral des systmes dinformation, des quipements et des
logiciels actuellement utiliss. Cela leur permettra de mieux comprendre
limportance du nouveau systme ainsi que lampleur du changement pour
lentreprise.
3. Objectifs de lappel doffres
Il est important de faire ressortir les principaux objectifs poursuivis par lappel
doffres. Cela permettra aux soumissionnaires de mieux comprendre vos attentes et
de prsenter les produits rpondant le mieux vos besoins.
4. Volumes dinformation
Cette section prsente succinctement les volumes dinformation actuels et prvus
permettant aux soumissionnaires destimer plus adquatement vos besoins
principalement en quipements.
5. Les tapes dimplantation et les fonctions informatiser
Il est essentiel dchelonner limplantation des diffrents systmes sur un horizon
raliste. Une implantation trop rapide et non planifie pourrait avoir un impact
ngatif sur lensemble de lentreprise. Cela permettra aux soumissionnaires de
planifier les livraisons de logiciels et dquipements en fonction de vos capacits.
6. Les rgles de soumission
Cette section donne les principales rgles qui rgiront lensemble de la
procdure de soumission et rduiront les risques de conflits ultrieurs.
7. Contenu de loffre de services
De faon favoriser lanalyse et la comparaison des appels doffres reus, il est
souhaitable de spcifier les informations quelles devront contenir.
8. Les besoins
Cette dernire section reprsente, dune faon trs dtaille, les besoins de
lentreprise en termes dquipements et de logiciels. Les besoins sont rpartis en
fonction des tapes dimplantation, telles que dcrites dans la section 5. Pour
avoir une vue densemble, une reprsentation graphique est illustre au tableau
1 en annexe.
Les besoins sont prsents sous forme de tableaux qui doivent tre utiliss par
les soumissionnaires pour dterminer ladquation de leurs logiciels avec vos
besoins. Cela facilitera grandement lanalyse des soumissions reues.
Comme vous le constaterez, la premire colonne, permet dindiquer un numro
de rfrence spcifique chaque fonctionnalit. Cette colonne devrait tre
remplie pour lenvoi aux soumissionnaires.
Vous trouverez ci-joint un exemple du cahier des charges concernant l'informatisation
des systmes financiers et de production : Cahiercharges ex.pdf
TABLEAU 1 RCEPTION
8.2.4.2
LISTE DE PRIX
8.2.3.3
EXPDITION
8.2.3.7
FACTURATION
8.2.3.8
RETOUR ET
RCLAMATION
8.2.3.9
STATISTIQUES
DE VENTES
8.2.3.10
INVENTAIRE
8.2.3.1 / 8.2.3.2
VENTES /
SOUMISSIONS ET
COMMANDES
8.2.3.4 / 8.2.3.5
8.2.3.6
COMMISSIONS
AUX VENDEURS
8.2.3.11
GESTION ET
PLANIFICATION
DE LA
PRODUCTION
8.2.5.1
PAIE
8.2.6.1
PRIX DE REVIENT
8.2.5.2
NOMENCLATURE
DES PRODUITS
8.2.5.4
GAMME
DUSINAGE
8.2.5.5
GESTION DE LA
QUALIT
8.2.5.6
COMPTES
RECEVOIR
8.2.2.4 / 8.2.2.5
COMPTES
PAYER
8.2.2.2 / 8.2.2.3
COMMANDES
DACHATS
8.2.4.1
GRAND LIVRE
8.2.2.1
SAISIE DU TEMPS
DE MAIN-
DOEUVRE
8.2.5.3