ROYAUME DU MAROC

OFPPT
Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail
DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION

RESUME THEORIQUE
&
GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUES

MODULE N:7

GESTION DU TEMPS

SECTEUR :TERTIAIRE
SPECIALITE :GESTION DES ENTREPRISES
SECRETARIAT DE DIRECTION
NIVEAU :T.S.

Rsum de Thorie et
Guide de travaux pratique

OFPPT/DRIF

GESTION DUTEMPS

Rsum de Thorie et
Guide de travaux pratique

GESTION DUTEMPS

Document labor par :

Nom et prnom
AKHDOUCHE NOURDDINE

EFP
ISTAG BAB
TIZIMI MEKNES

DR
CENTRE-SUD

Rvision linguistique
Validation
-

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Rsum de Thorie et
Guide de travaux pratique

GESTION DUTEMPS

SOMMAIRE
Prsentation du module
Rsum de thorie
I. Classement des activits et planification de leur excution
I.1.Classification des activits
I.2. Planification de lexcution des activits
II. La dmarche de la gestion du temps
III. La dmarche de la gestion du temps au milieu professionnel
IV. Les outils de la gestion du temps
V. Lagenda
VI. Lagenda lectronique
VII. Les outils planificateurs de temps
VIII. Les avantages dune mauvaise gestion du temps
IIX. Les obstacles de la gestion du temps
IX. Les croque-temps
X. Les douze symptmes dune mauvaise gestion du temps
Guide de travaux pratique
I. TP1
II. TP2
III. TP3
Evaluation de fin de module

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Liste bibliographique
Annexes

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Guide de travaux pratique

MODULE :

GESTION DUTEMPS

GESTION DU TEMPS
Dure : 30 H
60% : thorique
40% : pratique
OBJECTIF OPERATIONNEL DE PREMIER NIVEAU
DE COMPORTEMENT

COMPORTEMENT ATTENDU
Pour dmontrer sa comptence, le stagiaire doit appliquer une mthode de
gestion du temps selon les conditions, les critres et les prcisions qui suivent :
CONDITIONS DEVALUATION
Travail consistant planifier lexcution dactivits.
A partir de situations reprsentatives du milieu des affaires et portant
sur la planification et la gestion du temps.
A laide des outils de gestion du stock utiliss dans lentreprise.

CRITERES GENERAUX DE PERFORMANCE

Respect de la mthode de gestion du temps.
Utilisation optimale du temps.

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GESTION DUTEMPS

OBJECTIF OPERATIONNEL DE PREMIER NIVEAU

DE COMPORTEMENT
PRECISIONS SUR LE
COMPORTEMENT ATTENDU

CRITERES PARTICULIERS DE
PERFORMANCE

A. Classifier les activits

Classification des activits en fonction :

leur niveau de rendement ;
leur chance ;
leur complexit.

B. Planifier lexcution dactivits

Evaluation raliste de la dure dexcution.

Dtermination exacte des priorits.
Rservation de priodes appropries pour
les imprvus.
Dtermination du moment dexcution en
fonction de la classification et des priorits.
Utilisation judicieuse des outils de gestion
du temps.

C. Dterminer les activits pouvant

tre excutes par dautres
personnes.

Reconnaissance exacte des activits

dlguer.
Dtermination des personnes appropries.
Transmission correcte des donnes
relatives aux activits dlgues.

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GESTION DUTEMPS

OBJECTIFS OPERATIONNELS DE SECOND NIVEAU

LE STAGIAIRE DOIT MAITRISER LES SAVOIRS, SAVOIR-FAIRE, SAVOIR-PERCEVOIR OU

SAVOIR-ETRE JUGES PREALABLES AUX APPRENTISSAGES DIRECTEMENT REQUIS POUR
LATTEINTE DE LOBJECTIF DE PREMIER NIVEAU, TELS QUE :

Avant dapprendre classifier des activits(A), le stagiaire doit :

1. Evaluer son emploi de temps.
2. Distinguer les diffrentes lois de gestion de stock.
Avant dapprendre planifier lexcution des activits (B), le stagiaire doit :
3. Reconnatre limportance dune bonne planification des activits.
4. Dcrire les qualits personnelles ncessaires la bonne gestion du
temps
5. .Distinguer les types dagenda (fiscale, lectronique,..)
6. Dcrire les lments dun plan de travail.
7. Reconnatre des outils utiliss pour raliser des plans de travail.
8. Expliquer les modes dutilisation des outils informatiques de gestion du
temps (Outlook,).

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GESTION DUTEMPS

PRESENTATION DU MODULE
A titre indicatif :
Cette prsentation doit :
-

Situer le module par rapport au programme de formation;

Donner une description sommaire des grandes tapes de

droulement des activits dapprentissage concernant la
comptence vises par le module;

Prciser la dure du module et les volumes horaires allous aux

parties thorique et pratique.

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GESTION DUTEMPS

Module : GESTION DU TEMPS

RESUME THEORIQUE

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GESTION DUTEMPS

Le contenu du rsum thorique doit couvrir lensemble des objectifs viss par la
comptence relative au module en question en dveloppant :
-

Des concepts thoriques de base (Dfinition, schmas illustratifs,

dmonstrations..) ;

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Des exercices dapplication ;

Des valuations (Contrles continus).

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GESTION DUTEMPS

INTRODUCTION
Le temps est une ressource dont chacun dispose pour accomplir des
tches dans des dlais impartis ; mais le temps nest pas lastique, on
ne peut pas le stocker, on ne peut, malheureusement, pas mettre de
ct les heures creuses pour pouvoir les utiliser quelques semaines
plus tard lorsquil y aura une surcharge de travail. Aussi, appartient-il
chacun de savoir utiliser au mieux cette ressource. Grer son temps
veut dire ne pas le gaspiller, tre mieux organis, travailler plus vite
et plus efficacement. Il appartient, donc, au gestionnaire, et lui seul,
de bien grer son temps de travail pour obtenir une efficacit
maximum. Par exemple, pour une semaine de travail, on na que 40
heures, ce qui reprsente 8 heures par jour, le gestionnaire doit tre
parfaitement organis pour rpartir son travail au sein de cet horaire
sil ne veut pas se laisser dborder, ce qui fait, souvent, mal effet et
laisse penser quil y a un manque dorganisation personnel. Avec un
peu dautodiscipline, un peu dorganisation, un peu de logique et de
volont, il est possible dy arriver et de gagner un temps prcieux.
Alors, quest-ce que le temps ? et comment le grer ?
Les philosophes dfinissent le temps comme lune des deux
dimensions o se droulent les phnomnes des actes humains,
lautre tant lespace. Ils en dgagent un problme fondamental :
lhomme est pris par le temps, tout en sefforant dy chapper .
Chaque individu qui nat dispose dun capital temps , la dure de
sa vie quil consomme inexorablement au fil des annes et quil
souhaite faire fructifier le mieux possible. Le temps rythme donc
notre vie, chaque matin rveillons avec un certain nombre dheures
devant nous. Comment allons nous les rpartir ? Travail, Sport,
Repas, Loisir, RflexionAvons-nous toujours le temps de faire
ce que nous voulons faire ou courons-nous aprs le temps ?
Finissons-nous toujours ce que nous avons entrepris ? Quelle
frustration ressentons-nous lorsque nous navons pas la possibilit de
mener bien certaines activits ?

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GESTION DUTEMPS

Il semble bien que le temps soit une denre prcieuse qui

conditionne lorganisation de nos activits.
Le problme est, donc, de savoir ce que nous faisons de notre temps,
de lanalyser, dtudier notre propre comportement face au temps
afin de mieux le grer.
Grer son temps signifie tre efficace dans la ralisation de ces
activits, les programmer de manire rationnelle et en contrler la
ralisation. En grant son temps, on peut dire finalement se donner le
temps de faire les choses.

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GESTION DUTEMPS

Classement des activits et planification de leur

excution
Dans quel ordre les activits doivent tre menes ? ya-t-il des actions
urgentes ? importantes ? difficiles ? fatigantes ?
En gnral, les activits sont classes selon diffrents critres.
Section I : Classification des activits:
I/ Classement des activits selon leurs chances :
Dans la vie, au sein dune entreprise, on entend , trs souvent, parler
du terme chance qui reprsente la date dexcution des
obligations et des diverses transactions, par exemple, paiement dune
dette.
Donc, quand on veut parler dune activit chue, on veut dsigner
quelle est urgente. Mais le terme d urgence , dans la technique de
gestion du temps, est li au terme importance .
Toutefois, on mesure lurgence, en se demandant si le fait de ne pas
accomplir telle tche immdiatement met en pril latteinte des
objectifs de lentreprise . Les activits peuvent, facilement, tre
classes selon leur degr durgence. Et on mesure limportance en se
demandant si le fait de ne pas accomplir telle ou telle activit met
lentreprise en danger.
En valuant lurgence et limportance de chaque activit, on peut les
caractriser comme suit :
MATRICE DE LA GESTION DU TEMPS
Urgent
Pas urgent
Important
1- Crises
2- Prvention
Problmes
Analyse
pressants
nouvelles
occasions
Planification
Entretien
rseau
Rcration
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de

du

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GESTION DUTEMPS

MATRICE DE LA GESTION DU TEMPS

Urgent
Pas urgent
Pas
3- Interruptions
4- Perte de temps
important
tlphoniques
Activits
Correspondance
plaisantes
et
Runions
inutiles qui ne
permettent
la
ralisation
daucun objectif
On doit prendre lhabitude, quand on planifie les activits du
lendemain, de les placer dans lune ou lautre des quatre cas du
tableau. On pourra, par la suite procder une meilleure planification.
1- Urgent et important :
Les tches urgentes et importantes doivent tre entreprises le plus tt
possible et cest, idalement, vous qui devrez les prendre en charge.
Puisquelles peuvent avoir une importance vitale pour lavenir de
votre entreprise et que vous tes, probablement, le seul avoir une
ide claire des objectifs long terme, cest vous quil revient de les
accomplir ; moins, bien entendu, que vous donniez un mandat clair
un collaborateur.
En grant mieux votre temps, vous remarquerez que le nombre des
activits urgentes et importantes diminuera graduellement.
2- Peu urgent mais important :
Il sagit dactivits importantes pour lavenir de lentreprise mais qui
peuvent attendre. Ce sont les activits.

3- Urgent mais peu important :

Ce sont les activits dlguer aux collaborateurs.
4- Peu important et peu urgent :
Ce sont des activits qui peuvent tre ignores temporairement ou
classes rapidement si on a du temps. Le nombre de ces activits

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GESTION DUTEMPS

diminuera, au fur et mesure, que la technique de gestion du temps

est amliore.
II/ Classement des activits selon leur niveau de rendement :
Les activits doivent tre classifies selon leur niveau de rendement.
Ce dernier peut tre mesur en se demandant si le fait de ne pas
accomplir telle ou telle tche met lentreprise en danger, cest--dire
quil lui fera subir des cots plus ou moins importants, ou en se
posant la question suivante : Aprs avoir effectu telle activit, que va
gagner lentreprise ? Donc, lactivit qui est plus rentable
lentreprise doit tre mene en premier lieu.
III/ Classement des activits selon leur complexit :
Il est possible de reporter le travail effectuer au cours de la journe
selon la complexit des travaux.
Les activits les plus complexes seront rserves pour les priodes
les plus calmes de la journe et en fonction de leur urgence. A
linverse, les travaux les plus simples seront effectus pendant les
priodes les plus bruyantes ou les plus perturbes quand il est plus
difficile de rflchir et de fournir un travail plus complexe et toujours
en fonction de lurgence.
Section II : Planification de lexcution des activits:
Une bonne gestion du temps suppose la planification : Comment
peut-on organiser, imbriquer les activits pour les faire entrer dans le
temps dont on dispose ?
I/ Evaluation raliste de la dure dexcution des activits :
Il est essentiel dvaluer la dure prvisible des actions
entreprendre pour leur affecter un budget temps. Ceci permet
davoir une vision plus claire pour les planifier. Mais, il faut
demeurer raliste en ce qui concerne lemploi du temps : mieux vaux
sen tenir quelques tches que davoir une liste impressionnante de
tches faire et de nen raliser quune partie.
Il est prfrable de survaluer le temps dont pense avoir besoin pour
raliser une tche. Cette faon de fonctionner permet de respecter les
chanciers. Il est, mme, conseill de planifier sa journe de faon
conserver du temps libre. De cette faon, on risque moins de se
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GESTION DUTEMPS

retrouver coinc entre un travail remettre immdiatement et une

urgence de dernire minute.
II/ Dtermination exacte des priorits :
"Comment tablir des priorits ?
Faire chaque jour une liste du travail effectuer ;
Dfinir lurgence et limportance : ce so,nt les deux critres de
base pour dfinir des priorits : les tches urgentes et
importantes sont raliser dabord ;
Fragmenter les travaux complexes raliser en une srie de
petites tches ralisables que lon incorpore dans lemploi du
temps ;
Evaluer la dure prvisible ;
Ordonner la liste : affecter un numro dordre chaque activit
en fonction des priorits dfinies. Ceci permettra de savoir dans
quel ordre on doit les planifier
La loi de LABORIT
Il est conseill de faire :
- ce qui est facile avant de ce quest difficile ;
- ce qui nous plait avant ce qui nous dplait ;
- ce qui va vite avant ce qui prend du temps ;
- ce que lon sait avant ce qui est nouveau ;
- ce que dautres nous imposent avant ce que lon choisit.
III/ Rservation des priodes appropries pour les imprvus :
Dans la technique de gestion du temps, il faut affecter un laps de
temps pour certains travaux qui vont tomber inopinment.
Dailleurs, le scientifique NERAC nous montre limportance de la
rservation dune partie de temps pour les imprvus.
Mthode de NERAC :
- Noter les activits et les chances ;
- Evaluer la dure ncessaire ;
- Rserver une marge de scurit ;
- Arbitrer les priorits ;
- Contrler et rectifier.
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IV/ Dtermination du moment dexcution en fonction de la

classification et des priorits :
Aprs le classement des activits et ltablissement des priorits, il
sera ncessaire de dterminer les moments dexcution de ces activits
cest--dire tablir un emploi du temps. Pour cela, on peut utiliser la
grille dactivits suivante :

GRILLE DACTIVITES DU
Numro
Dure
dordre
Activit
Heure
Prvue
1
2
3
4
5

Effective

V/Dtermination des activits raliser par dautres personnes (la

dlgation) :
La dlgation est une mthode dorganisation qui consiste pour un
responsable confier un subordonn la ralisation dobjectifs
labors en commun en lui laissant une autonomie relle quant aux
moyens et aux mthodes lintrieur dun cadre dfini, en lassistant
dans les difficults rencontres et en faisant le point sur les rsultats
dans le cadre de procdure de contrle dont les modalits et la
frquence sont dfinies lavance.
La dlgation est un tat desprit et participe une dmarche de
dcentralisation et de confiance dans les relations de travail.

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GESTION DUTEMPS

LA DEMARCHE DE LA GESTION DU TEMPS

1/ Janalyse :
Quest-ce que jai faire?
Lister tout ce que jai effectuer;
Quel est mon temps disponible?
valuer le temps dont je dispose.
2/ Jeffectue des choix :
Dans quel ordre dois-je mener mes activits?
Ya-t-il des actions urgentes, importantes, longues,
difficiles, fatigantes, dsagrables,
Cest dfinir des priorits dans ce qui est raliser,
respecter les contraintes dautorit dans lexcution des
tches.
Comment dfinir les priorits?
A partir de la liste des activits effectuer :
- Dfinir lurgence et limportance : ce sont les deux
critres de base pour dfinir les priorits. Les tches
urgentes et importantes sont raliser dabord.
- valuer la dure prvisible : il est essentiel dvaluer la
dure prvisible des actions entreprendre, pour leur
effectuer un budget de temps. Ceci permet davoir une
vision plus claire pour les planifier.
- Ordonner la liste et affecter un numro dordre
chaque activit en fonction des priorits dfinies. Ceci
permettra de savoir dans quel ordre on va les planifier.
3/ Je planifie :
Comment organiser, imbriquer mes activits pour les faire entrer
dans le temps dont je dispose?
- Choisir des outils me permettant de planifier
efficacement;
- Choisir le bon moment;
- Choisir les moments les plus appropris pour raliser
ces activits.
4/ Je contrle :

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GESTION DUTEMPS

Tout planning est une prvision de lorganisation de son temps. Ai-je

ralis tout ce que javais prvu? Ma prvision est-elle raliste?
Donc, il faut contrler lexcution des tches.

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GESTION DUTEMPS

Le dmarche de gestion du temps

au milieu professionnel
Elle a pour but de grer la ressource temps , ou mieux, avec
pour objectif de raliser les tches dans les dlais imparties et de les
organiser entres elles lorsquelles dpendent les unes des autres.
Une phase danalyse :
Cette phase permet de rparer les contraintes.
Identifier les problmes dorganisation.
valuer les dlais de ralisation des tches.
Une phase de rflexion :
A partir des faits recueillis que peut on dgager ? y-t-il un
problme dorganisation ? sagit-il simplement de planifier ? ou de
rorganiser ? peut-on critiquer le systme existant ?
Il faut effectuer un diagnostic poser des questions
Identifier les causes et le dysfonctionnement
Rparer limportance de ces diffrentes causes
Une phase de planification :
En fonction des problmes rpars ou des bilans dans la phase
prcdente, il sagit de :
Dfinir les priodes ;
Respecter les contraintes dautorit, de cot, de qualit,
dorganisation ;
Supprimer les causes de dysfonctionnement ;
Choisir les bons outils.

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GESTION DUTEMPS

Les outils de la gestion du

temps
Voici quelques outils utiliss
professionnel pour grer le temps.

couramment

au

milieu

Les agendas : on utilise frquemment des agendas en milieu

professionnel, elles permettent de noter diverse information et
dindiquer les oprations effectuer date /heure prcise (R.D,
dlais de ).
Les chanciers : ils permettent de classer les documents date o
ils doivent tre traits (lettres, traites encaisser).
Les plannings : ils visualisent lorganisation des tches dans le
temps, ou leur rpartition sur diffrent poste de travail. Ils sont loutil
le plus utilis/courant au milieu professionnel. (voir annexes)
Lagenda lectronique : outils modernes utilisant la technologie
informatique. Se sont dvelopps rcemment en matire de gestion de
temps :
Les applications professionnelles :il y a ceux application simple
utiliss par les particuliers, leurs prix est relativement rduits. Pour les
applications professionnelles, ils existent des modles plus
perfectionns, se sont destins pour un seul utilisateur.

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GESTION DUTEMPS

LAGENDA
Trs souvent les responsables prfrent tenir leur agenda et prendre
leur rendez-vous eux mme. Si tel est le cas, la secrtaire doit savoir
exiger que son suprieur la tienne au courant de ses dplacements, car
rien ne fait plus mauvais effet quune secrtaire qui ne sait jamais o
est son patron, et ne peut indiquer ses heures approximatives de
retour.
Lidal est de bien entendu que la secrtaire soit charge de prendre
rendez-vous elle-mme, ce qui lui permet de connatre exactement
lemploi du temps de son suprieur. Mais cela nest pas toujours
possible et dans ce cas, elle doit tenir un agenda en double quil soit
lectronique si vous tes en rseau ou traditionnel.
Lagenda papier ou traditionnel
1/ A quoi sert-il ?
Il sert noter toutes les actions qui ont lieu lheure ou la date
fixe :rendez-vous, runion, dplacement, vnement,. Ces actions
sont noter au crayon et vous devez avoir la gomme en permanence
sous la main.
2/Comment tre prcis (e) ?
Quand vous fixez un rendez-vous pour votre patron, notez trs
prcisment ladresse exacte et le numro de tlphone sil doit se
dplacer et convenez avec lui dun signe distinctif si le rendez-vous
lieu dans son bureau : cela vitera dinvitables chass-croiss dus
des agendas imprcis.
3/ Comment poussez votre patron tre lheure ?
Sachez tricher, si votre patron tendance tre toujours en retard,
trichez un peu sur lheure exacte du rendez-vous pour le forcer tre
lheure (15 min dcart)
attention au temps de dplacement : ne prenez pas deux rendez-vous
sans tenir compte des distances ou tout simplement denvie de votre
patron de souffler un peu ou de remettre ses notes jour avant
dentamer un nouveau rendez-vous.
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GESTION DUTEMPS

4/ Mnagez votre patron :

Sachez prserver des plages horaires en accord avec lui pour quil
puisse se consacrer ltude ou le rflexion. Eviter de charger
lemploi du temps dune journe qui prcde ou suit un dplacement
(attention la fatigue du au dcalage horaire ).
5/ Anticipez
Ayez toujours un coup dil sur les semaines venir pour
anticiper , prvoir ou organiser une action plus long terme : rappelez
votre patron les priorits de lagenda pour viter de tout mettre en
uvre la dernire minute.
6/ Faites le point trs rgulirement
Si possible tous les jours avec votre patron ; quant il est
lextrieur, il prend lui-mme des engagements : notez-les
systmatiquement sur votre agenda ds son retour.
7/Prenez rendez-vous avec votre patron
Le moyen de rencontrer rgulirement votre patron, cest de
bloquer une plage horaire sur lagenda, ainsi il vous consacrera du
temps autrement quentre deux rendez-vous !
Ne faisons pas jouer lagenda un rle qui nest pas le sein : en
aucun cas il ne sert noter toutes les choses que vous avez faire pas
un aide mmoire ; il nest pas conu pour cela , sauf si cest un
organiseur avec des rubriques supplmentaires comme il en fleurit
la vitrine des papetiers mais dont lefficacit pour une secrtaire
reste approuver (sauf si elle suit une formation spcifique pour lui
apprendre travailler autrement avec ce type doutil).

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GESTION DUTEMPS

LAGENDA ELECTRONIQUE
Li au messageries dentreprise. Lagenda lectronique Simpose
progressivement mais timidement en France .
De quoi Sagit Lagenda lectronique ?
Il Sagit dun outil destin mieux grer le travail en groupe
Si votre patron travaille seul, Si ses Interlocuteurs sont
principalement externes Lentreprise ; Lagenda lectronique ne
SImpose pas pour les Cadres habitus travailler en quipe .
Lagenda lectronique permet Dorganises leur emploi du temps
distance .
Rserver une salle
Fixer une date de runion
Trouver une plage horaire commune
Eviter les doubles rendez-vous
Assurer une bien meilleure Cohrence entre le cadre et sa
secrtaire
Cest galement un outil qui permet de mieux Sorganiser
Le rappel des taches programmes seffectuent par alarme visuelle
. ma mention des travaux non effectus au jour dit peut tre
reporte automatiquement de jour en jour .
Certains agenda offrent galement une fonction base de donnes
avec des Fiches paramtrables pour la gestion des contrats .
La gestion de lagenda lectronique par la secrtaire requiert les
mme contraintes quavec Lagenda papier .
Il vous faut Laccs Direct Lagenda de votre patron pour le
consulter ou le mettre jour .Il faut faire le point trs
rgulirement pour notifier les changements.

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GESTION DUTEMPS

LES OUTILS PLANIFACTEURS DE TEMPS

Montre
Echancier
Mini-cassette
Rpondeur automatique
Tlphone portable
Messagerie lectronique
Vtements infroissable vide-poches
Produits 2 en 1
Internet
Chronographe
Calendrier
Emploi de temps
Agendas
Aide mmoire
Planning
Rpertoire
Plan daction
Tableau de bord

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GESTION DUTEMPS

LES AVANTAGES DUNE MAUVAISE GESTION

DU TEMPS

a) Avantages Sociaux :
Sensation dtre important, harass,
Situations de vedettariat ;exemple :plaisanteries,
Commentaire,
Compliments, reproches
b) Avantages biologiques :
Le bruit, la pression, le stress stimule ; exemple :fait battre le
Cur,
Le surmenage permet de rester mince ;exemple : perte dapptit,
Repas sauts,
Got pour les sensations fortes ;exemple : courir aprs les
Rendez-vous.
c) Avantages psychologiques :
Fuite de situations dsagrables,
Evite de devoir dire non ,
Evite de devoir choisir,
Evite de rsoudre un problme pineux .

AU BUREAU
Comment traiter la masse de papiers qui samoncelle ? Une solution :
lire, classer, jeter plusieurs fois par jour.

SUR LAGENDA
Nutilisez quun seul agenda, ne le remplissez pas trop pour faire face
limprvu et fixez-vous des objectifs.

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GESTION DUTEMPS

AVEC LORDINATEUR
Astucieux : utilisez des raccourcis pour les applications et les fichiers
les plus courants et crez des modles de documents.

AU TELEPHONE
Regroupez vos appels pour rduire les coupures nuisibles votre
concentration et servez-vous de votre messagerie.

EN LISANT
Avant de vous inscrire un stage de lecture rapide, apprenez sonder
un texte ou faire une recherche cible sur internet.

EN ATTENDANT
Dans le taxi ou dans le train ne vous crisper pas, profitez des temps
morts pour vous dtendre ou bien vous mettre jour.

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GESTION DUTEMPS

LES OBSTACLES DE LA GESTION DU TEMPS

Lattitude personnelle ( je nai pas un esprit mthodique )
Les drangements (patron , collaborateurs, employs )
Le tlphone
Les imprvues
Urgences
Courier et paperasse
Runions
Dplacements
La mentalit de lorganisation ( laisser-faire )
Les objectifs et priorits imprcises
Le manque de planification
Le manque de ressources humaines ( devenir nom plus victime,
mais le matre de votre temps )
Les drangements de toute : sortes ( collgues de travail,
tlphone.)
Reprsentant lun des principaux obstacles .

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Les croquetemps

Appels tlphoniques imprvus ou trop longs .

Interruptions ou drangements (collgues ou visiteurs entrant
limproviste).
Porte ouvertes devoir de disponibilit .
Personnel insuffisamment form ou comptent.
Les runions trop frquentes, trop longues ou inutiles .
Objectifs flous, priorits changeantes.
Absence de plan de travail quotidien.
Travaux en cour non achevs.
Perfectionnisme.
Manque dordre, bureau mal rang.
Dlgation insuffisante .
Intrts disperss et trop nombreux.
Manque dinformations -mauvaises communications.
Incapacit de dire non .
Tendance de repousser le traitement des conflits.
Lenteurs dans la prise des dcisions.
Fatigue, surmenage, stress.

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LES DOUZE SYMPTOMES CLASSIQUES DUNE

GESTION DU TEMPS

MAUVAISE

1. Horaires continuellement surchargs ; obligation frquente de

travailler le soir et les week-ends.
2. Dlais non respects ; devoir faire du rattrapage .
3. Manque de profondeur dans le traitement des problmes.
4. Dcisions htives, malgr le risque quelles comportent.
5. Crainte de dlguer.
6. Eteindre constamment des feux : privilgier le court terme au
moyen et long terme.
7. Impossibilit de refuses toute nouvelle tche qui se prsente.
8. Pas de disponibilit pour un rendez-vous avant deux mois.
9. Sentiment de ne pas contrler la situation, de perdre de vue ses
objectifs et ses priorits.
10. Perfectionniste.
11. Stress et surmenage.
12. Peu ou pas de temps pour la vie familiale, sociale ou

pour les

loisirs.

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Guide de travaux pratique

GESTION DUTEMPS

Module : GESTION DU TEMPS

GUIDE DES TRAVAUX PRATIQUES

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I. TP 1 : intitul du TP

Les activits organises par les entreprises sont souvent

rptitives, ce qui permet dtablir des listes-types de tches quil
suffit dadapter la situation. On peut distinguer les activits
rgulires qui conditionnent la bonne marche de lentreprise et les
activits qui se produisent occasionnellement.
ORGANISATION DUNE REUNION :
Rdiger et diffuser le compte-rendu
Fixer lobjet de la runion
Etablir la liste des participants
Fixer la date
Fixer le lieu
Rserver la salle de runion
Convoquer les participants
Prvoir la prise de notes
Prparer la salle de runion(Mobilier et matriel, dcoration,
fournitures, boissons.)
Prparer les documents et les dossiers distribuer

T.A.F :
Dans la liste des tches de lorganisation dune runion :
Etablir un ordre de priorit des diffrentes tches
Dresser un tableau dans lequel vous listez les tches effectuer
avant, pendant et aprs la runion
I.1. Objectif(s) vis(s) :
- Classement des tches
I.2. Dure du TP: 1 heure

I.3. Matriel (quipement et matire duvre) par quipe :

a) Equipement :
-

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b) Matire duvre :
I.4. Description du TP :
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I.5. Droulement du TP
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II. TP 2 : intitul du TP

ORGANISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER

Passer la boite pour prendre le courrier,

Distribuer dans les services concerns,
Tirer en fonction de lobjet : commande, rclamation,
devis, relevs de facteur,
Dposer le courrier en secrtariat,
Effectuer le premier tri,
Ouvrir les enveloppes,
Mettre le courrier dans le parapheur pour le visa.

T.A.F :
Etablir lordre de priorits les tches relatives au traitement du
courrier.
II.1. Objectif(s) vis(s) :
II.2. Dure du TP:

II.3. Matriel (quipement et matire duvre) par quipe :

a) Equipement :
b) Matire duvre :
-

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II.4. Description du TP :
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II.5. Droulement du TP
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III. TP 3 : intitul du TP

Pour pouvoir organiser son temps, Mr ALAMI a ralis les

prvisions suivantes des tches, et qui seront tales sur trois
semaines partir du 1er au 20 juin :
-Rdaction de 3 lettres et 4 rapports qui sont demands par le P.D.G.
pour le 02/06/2003 ; la rdaction de chaque document est 30 minutes ;
- Chaque jour, il rpond aux communications tlphoniques des tiers
(environ 5 personnes) et la dure de chaque communication est 10
minutes ;
- Il lit les journaux et revues chaque jour ; le temps ne doit dpasser 30
minutes ;
- Prparer la liste des participants de la runion qui aura comme ordre
du jour llargissement des produits au niveau de la rgion sud qui
sera organise le 12 juin 2003, ainsi la prparation de la liste durera 1
heure, 8 jours avant la date fixe de la runion ;
- Calculer les salaires des employs, en prenant en considration les
autorisations justifies, les certificats mdicaux..Ce travail dbutera
le 15 juin 2003 pendant 4heures ;
- Prparer le local appropri pour la runion : chaises,
tables..Noublier pas les contacts et les rservations faites avec les
traiteurs ; faire tout ce travail 4 jours avant la date fixe de la runion ;
- Envoyer les convocations pour les participants de la runion, ce
travail sera effectu laprs-midi de la prparation de la liste des
participants : 2 heures partir de 14 heures ;
- Prparer la liste des besoins en personnel administratif pour lanne
2003 2004 ;
- Rserver un billet davion pour un voyage en France la fin du mois
en vue dassister un sminaire de formation : ce travail dbutera le
19 juin 2003 et sachvera le 20 du mme mois (4 heures de
prparation) ;
- Prparer litinraire de voyage dans la mme journe de la
rservation : 2 heures ;
- Diffusion du compte rendu de la runion, une journe aprs la
runion ;
- Demander au personnel de prparer la liste des besoins de la
fourniture de bureau pour le 14 avril 2003 ;
-Faire une visite dans les services, cest un travail quotidien.

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T.A.F. : Classifier, selon lordre des priorits, les tches ci-dessus,

relatives au mois de juin 2003.
III.1. Objectif(s) vis(s) :
III.2. Dure du TP:

III.3. Matriel (quipement et matire duvre) par quipe :

a) Equipement :
b) Matire duvre :
III.4. Description du TP :
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III.5. Droulement du TP
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Evaluation de fin de module

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Liste des rfrences bibliographiques.

Ouvrage

Auteur

Edition

NB : Outre les ouvrages, la liste peut comporter toutes autres ressources juges
utiles (Sites Internet, Catalogues constructeurs, Cassettes, CD,)

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