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GUIDE
POUR LLABORATION
DUN
CAHIER DES CHARGES
Lemploi du genre masculin pour dsigner des personnes, des titres et des fonctions se fait
sans discrimination et na pour but que de faciliter la lecture du texte.
AVANT-PROPOS
L'entreprise moderne connat actuellement une grande mutation obligeant constamment
ses dirigeants poser des gestes importants pour assurer sa survie et sa croissance. Les
dirigeants d'entreprise, face des grandes responsabilits et des dfis de plus en plus
complexes doivent, pour russir, s'entourer de personnes-ressources comptentes
susceptibles de leur fournir le soutien et l'clairage ncessaires pour assurer le bon
fonctionnement de l'organisation.
Pour les aider rsoudre un problme, amliorer une situation, mieux ragir face au
changement, les dirigeants de PME ont souvent besoin de services spcialiss dans le
conseil gestion.
Afin d'aider les dirigeants de PME mieux choisir leurs consultants et amliorer ainsi les
rsultats d'intervention, le ministre du Dveloppement conomique et rgional (MDER)
propose un guide simple et pratique permettant d'laborer un cahier des charges pour
confier des mandats d'intervention des conseillers en management.
Mthode suggre
Pour garantir le maximum de rsultats et de satisfaction dans les projets et les mandats
d'intervention confis des conseillers en gestion, le dirigeant de PME doit prsenter un
cahier des charges ou une demande de service d'une faon prcise et complte. Le cahier
des charges fait partie de la premire tape du processus d'intervention-conseil en
management, car cet outil permet de dfinir clairement le problme, d'identifier les besoins,
de dterminer les rsultats attendus et d'tablir les rgles de conduite entre le client et le
fournisseur.
Le prsent guide se veut un outil simple et utile permettant au dirigeant d'accrotre ses
connaissances et de dvelopper ses habilets dans l'laboration d'un cahier des charges
pertinent, pratique et efficace dans le cadre d'un appel d'offres de service professionnel.
Pour assurer le succs d'une telle dmarche, nous expliquerons les divers lments du
contenu d'un cahier des charges, nous prsenterons les diffrentes tapes franchir dans
son laboration, nous dterminerons les critres d'valuation des offres de service et nous
identifierons les lments importants considrer pour finaliser une entente crite.
-5-
Le cahier des charges est une demande de service dtaille, labore de faon protger
les intrts du dirigeant d'entreprise et amliorer la qualit de l'offre prsente par le
consultant.
-6-
C'est l'inverse cependant qui se produit gnralement dans les PME. En effet, le dirigeant
de PME est souvent port agir rapidement dans l'identification du problme et dans le
choix du conseiller ngligeant de trancher les diffrentes tapes ncessaires pour raliser
un appel d'offres pratique et efficace. Il se contente souvent d'une rencontre informelle
avec le conseiller pour expliquer sa situation sans tre suffisamment prpar laissant ainsi
ce dernier l'avantage de diriger la ngociation. Le manque de rigueur dans l'laboration
d'un cahier des charges entrane un risque lev d'chec dans ses relations futures avec le
consultant et une grande insatisfaction.
Le tableau I qui suit prsente le processus que tout dirigeant de PME devrait suivre dans
l'laboration d'un appel d'offres de service pour obtenir l'intervention d'un consultant en
management.
-7-
TABLEAU I
Processus pour llaboration dun appel doffres
Analyse de la
situation actuelle
Identification
du problme
Dfinition du
besoin et des
objectifs viss
Formation dun
comit de gestion
Nomination dun
responsable de
projet
Prparation du
cahier des charges
Rdaction du
cahier des charges
-8-
TABLEAU I (suite)
-
Acceptation du
cahier des charges
Identification
des consultants
10
Invitation
des consultants
11
Analyse des
offres de service
12
valuation des
offres de service
13
Choix final du
fournisseur
14
Signature de
lentente
Rencontrer avec un collaborateur les consultants qui ont prsent les deux ou
trois meilleures offres de service.
Clarifier les interrogatoires et faire complter leurs offres de service selon vos
exigences.
Vrifier leurs engagements et ngocier, si possible, le prix et le paiement des
factures.
Vrifier les rfrences fournies et faire votre choix final.
Insister pour obtenir une entente crite entre les deux parties afin dviter les
conflits possibles.
-9-
TABLEAU II
Contenu du cahier des charges
1.
2.
3.
Dfinition du problme.
4.
5.
6.
7.
introduction du soumissionnaire;
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
1.
2.
3.
Dfinition du problme
L'analyse de votre situation doit faire ressortir le problme corriger ou la situation
amliorer. Il est important de prciser les lments et les causes connus du
problme ou de la situation, en se posant les questions suivantes : quoi, qui, quand,
comment, combien, o et pourquoi. L'identification du problme peut se faire l'aide
d'observations, de discussions avec les employs et collaborateurs, de sondages
auprs des clients, d'analyse financire et de diagnostic. Vous pouvez avoir recours
des conseillers externes pour vous aider prciser le problme ou le besoin
d'amlioration.
- 11 -
4.
5.
5.1
Confidentialit
Le contenu du prsent cahier des charges est divulgu titre confidentiel.
Toute socit ou consultant qui reoit ou dtient le prsent cahier des
charges s'engage n'en dvoiler la teneur et le contenu que pour les
besoins de l'laboration ventuelle d'une ou plusieurs offres de service.
5.2
Reprsentant du requrant
Aux fins d'assurer une uniformit d'interprtation du cahier des charges et
pour faciliter les changes d'information, le requrant mandate la personne
suivante pour le reprsenter : ______________________
Le requrant oblige les soumissionnaires s'adresser exclusivement au
reprsentant et/ou toute personne dsigne par crit par le requrant dans
le cadre de la prsente acquisition et pour obtenir des prcisions
additionnelles sur le cahier des charges.
- 12 -
5.3
Reprsentant du soumissionnaire
Dans les meilleurs dlais suivant la rception du prsent cahier des
charges, le soumissionnaire devra informer le requrant par crit du nom,
titre, adresse et numro de tlphone de son reprsentant.
Toute communication subsquente sera adresse ce dernier.
5.4
5.5.
5.4.1
5.4.2
5.6.
5.7
5.8
- 13 -
- 14 -
5.9
5.10
5.11
5.10.1
5.10.2
tapes
5.11.1
5.11.2
Calendrier
Date
tape
_________
_________
_________
_________
_________
_________
_________
_________
- 15 -
5.11.3
5.11.4
5.11.5
Rsiliation de l'entente
Le requrant se rserve le droit de rsilier toute entente future
avec le soumissionnaire retenu, la suite du non-respect d'une
obligation ou d'un lment liant les deux parties.
6.
- 17 -
7.
7.1
Introduction
Le soumissionnaire peut prsenter une brve introduction faisant tat de son
intrt raliser le prsent mandat d'intervention et des avantages que
retirera le requrant utiliser ses services professionnels.
7.2
7.3
7.4
Dmarche d'intervention
Le soumissionnaire devra expliquer la dmarche qu'il entend suivre pour
raliser avec succs son mandat. Il devra prciser la mthodologie propose
et les techniques de travail qui seront utilises, les tapes et sous-tapes qui
seront suivies dans l'laboration et la mise en oeuvre de la solution
recommande. Le plan d'action dtaill devra couvrir la dure totale de
l'intervention et comprendre les tapes et activits raliser, le calendrier
d'excution, les responsabilits, les rapports et les biens livrables. Il sera
essentiel de prciser clairement le rle jou par les conseillers et les limites
de leur intervention.
- 18 -
7.5
Prsentation de l'quipe
Le soumissionnaire devra prsenter dans cette section une brve description
de son organisation et de son expertise, le nom des conseillers engags
dans l'intervention, les principales ralisations de projets pertinents dans le
domaine concern et le rle respectif des conseillers dans le prsent mandat
d'intervention. La documentation dtaille devra tre place en annexe.
7.6
Budget
Le soumissionnaire devra fournir un budget dtaill des cots d'honoraires
en fonction des principales tapes et activits de l'intervention en mentionnant les jours/personnes et les honoraires quotidiens applicables chacun
des conseillers impliqus. De plus, les cots du projet doivent inclure, si
applicable, toutes les dpenses relies l'accomplissement de l'intervention
telles que travaux de rdaction, frais de dplacement, acquisition de
fournitures, etc.
7.7
Clauses complmentaires
Le soumissionnaire devra expliquer clairement au requrant les modalits de
facturation, les modes de paiement, les termes des garanties, la dure de la
validit de l'offre, les conditions de confidentialit et les dpenses
particulires payables par le client.
7.8
Documents annexes
Les annexes doivent comprendre les documents qui appuient les affirmations
concernant l'exprience pertinente du conseiller et de la socit-conseil
faites dans l'offre de service : curriculum vitae des conseillers, prsentation
de la socit-conseil, fiches de projets raliss dans le mme domaine
d'activits, et autres documents pertinents.
- 19 -
TABLEAU III
Critres d'valuation des offres de service
Adquation de l'offre de service en fonction du cahier des
charges;
identification de l'entreprise-cliente et de son environnement;
Comprhension du
mandat
Prcision de l'offre
Comptence des
conseillers
Cot d'intervention
- 20 -
Qualit de l'offre
TABLEAU IV
Grille d'valuation des offres de service
Critres
Pondration
Comprhension du mandat
15
10
Validit et pragmatisme de la
mthodologie et du plan de travail
25
25
20
100
Offre A
- 21 -
Offre B
Offre C
Offre D
Offre E
TABLEAU V
lments importants de l'entente crite
Le tableau V prsente les diffrents lments importants pouvant servir de modle dans la
ralisation d'une entente crite avec le soumissionnaire choisi.
Nom et adresse du reprsentant autoris du client;
nom et adresse du reprsentant autoris de la socit-conseil ou du consultant;
rappel du mandat d'intervention;
engagements du consultant :
raliser le plan d'action tel que soumis dans son offre de service
respecter les chanciers et les cots de ralisation
livrer les services et les biens promis
dbuter son mandat le
remettre le rapport d'tape le
terminer son mandat le
remettre son rapport final le
prsenter les factures en fonction des chances prvues
faire raliser l'intervention par les consultants suivants :
engagements du client :