Rapport de Stage Sergic

RAPPORT DE STAGE DE 2me ANNEE DUT GESTION DES ENTREPRISES ET DES ADMINISTRATIONS 2003 2004
MAGNIEN Julien
OPTION FC 1
IUT DE LENS UNIVERSITE DARTOIS
REMERCIEMENTS
Remerciement :
Monsieur DE COCK, Directeur dagence
Jean-marie PERU, professeur de comptabilit et tuteur
Annick SPAHLHOLZ, Responsable service financier, et matre de stage
Jean-michel PINTO, syndic
Cindy BRUNEL, Comptable coproprit Douai
Audrey LEJEUNE, Comptable coproprit Arras
Dominique SEGARD, Gestionnaire de patrimoine
Francine LEDAERON, Gestionnaire de patrimoine
Elisabeth DURIEZ, Charge de recouvrements
Audrey BAUDERLIQUE, Assistante de gestion
Ainsi qu toute lquipe de ngociateurs et de commerciaux.
SOMMAIRE
REMERCIEMENT........... SOMMAIRE. INTRODUCTION.
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PARTIE I - LA PLACE DE SERGIC DANS LE MONDE DE LIMMOBILIER. CHAPITRE I UN GROUPE QUADRAGENAIRE A. Un peu dhistoire...... B. La carte didentit du groupe C. Le groupe en chiffres.... CHAPITRE II UNE AGENCE AU CUR DE LA REGION A. Le ple financier... B. Les diffrents mtiers... CHAPITRE III LES DOMAINES DACTIVITE... A. La location B. La transaction immobilire... C. Le Syndic de coproprit.. D. La gestion. CHAPITRE IV LES OUTILS INFORMATIQUES DE GESTION A. LOTUS. B. MAYA : un systme centralis.
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PARTIE II - LA COMPTABILITE IMMOBILIERE.. CHAPITRE I - LASSEMBLEE GENERALE ET LA COMPTABILITE .. A. Approbation des comptes et quitus.. B. Vote du budget .... C. Approbation du contrat de syndic.... D. Approbation des travaux ventuels.. CHAPITRE II - TRAVAUX DE FIN DEXERCICE ET OUVERTURE DU NOUVEL EXERCICE. A. Prparation de la rgularisation des charges B. Rgularisation de charges de lexercice prcdent.. C. Clture de lexercice D. Mise en place du nouveau budget et rajustement des charges....... E. Appel de provision... CHAPITRE III - TRAITEMENT DES DOSSIERS TRAVAUX. A. Lappel de fonds... B. Facturation des honoraires sur travaux. C. Saisie des factures et paiement fournisseurs.... D. Solde travaux si reliquat... CHAPITRE IV - LA GESTION QUOTIDIENNE. A. Encaissement des chques.... B. Gestion des tltransmissions... C. Impays D. Enregistrement des factures............. E. Paiement des fournisseurs.... F. Facturation des honoraires approuvs en assemble gnrale..
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CHAPITRE V - PREPARATION DE LASSEMBLEE GENERALE.. A. Prparation des comptes en vue de lassemble gnrale B. Transmission des comptes au syndic C. Vrification des comptes par le conseil syndical.
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PARTIE III LASSEMBLEE GENERALE... CHAPITRE I LA CONVOCATION ET LORDRE DU JOUR. CHAPITRE II LE DEROULEMENT DE LASSEMBLEE GENERALE. CHAPITRE III LES DECISIONS ET LES REGLES DE MAJORITE.. A. Larticle 24 (loi n65-557 du 10 juillet 1965).. a. La majorit de droit commun. b. Calcul de la majorit.. c. Interprtation des dcisions de lassemble... B. Larticle 25 (loi n65-557 du 10 juillet 1965).. a. La majorit des voix .. b. Calcul de la majorit.. c. Echec dune premire assemble runie la majorit de larticle 25 C. Larticle 26 (loi n65-557 du 10 juillet 1965).. a. La double majorit.. b. Calcul de la majorit.. c. Dcisions ncessitant lunanimit.. CHAPITRE IV LA REPRESENTATION AUX ASSEMBLEES... CHAPITRE V LE PROCES VERBAL...
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CONCLUSION. BIBLIOGRAPHIE
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LA TABLE DES ANNEXES... ANNEXE 1 : ANNEXE 2 : ANNEXE 3 : ANNEXE 4 : ANNEXE 5 : ANNEXE 6 : ANNEXE 7 : ANNEXE 8 : ANNEXE 9 : ANNEXE 10 : ANNEXE 11 : ANNEXE 12 : ANNEXE 13 : ANNEXE 14 : ANNEXE 15 : ANNEXE 16 : ANNEXE 17 : La convocation lassemble gnrale Le procs verbal... La saisie des consommations de chauffage.. Rgularisation de charges. Lettre de rgularisation de charges... Mise en place du budget prvisionnel.. Appel de provisions.. Appel travaux : cration du chantier Appel travaux : dtail facturation Appel travaux : lettre envoyer... Saisie remises de chques Gestion des tltransmissions... Saisie factures... Plan comptable analytique... Facturation dhonoraires de Syndic.. Projet de rsolutions. Procs-verbal type
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INTRODUCTION
Dans le cadre de nos tudes en 2me anne de Gestion des Entreprises et des Administrations, nous avons choisi deffectuer le stage dans lagence immobilire SERGIC dArras. Le stage qui sest effectu du 19 avril au 12 juin 2004 a t fait dans lobjectif de mettre en pratique les connaissances acquises tout au long de la formation lIUT. Ayant prfr raliser un stage dans les ressources humaines lors de la premire anne, nous avons voulu raliser le second dans un service comptabilit afin de diversifier les expriences professionnelles ainsi que mettre en application les connaissances acquises en seconde anne par le biais de loption Finance Comptabilit . Tout dabord, travailler en agence immobilire nous a intress car cest un march en pleine expansion depuis les annes 60. Cela se vrifie par le nombre de concurrent prsent sur le march, mais galement par la multiplication des coproprits et du boom de limmobilier. En outre dans une telle organisation, la diversit du travail effectuer est norme. Aucune rsidence ne ressemble une aucune autre, que se soit au niveau de la taille, des choix des copropritaires, etc. Cela implique une extrme vigilance car on ne peut pas reproduire un mme schma dune rsidence une autre. Ainsi, il faut tre curieux et extrmement bien organis pour pallier aux exigences de chaque rsidence. Limportance de limplantation du groupe dans la rgion mais aussi au niveau national (30 agences) a galement t un critre de choix car elle montre limportance de lorganisation. Ce qui nous a t confirm grce lutilisation de logiciels centraliss comme MAYA et LOTUS. En effet, ces logiciels permettent de comparer, dchanger des informations avec les autres agences. Le travail en quipe fut un facteur galement dterminant dans notre choix. Mme si chacun avait des tches bien dtermines du fait de son poste, la communication des informations tait primordiale car le syndic avait des informations ncessaires au service comptable et vice-versa. Enfin, la possibilit de participer une assemble gnrale fut galement une relle motivation pour nous car elle rgit toute la vie des rsidences et permet de mieux comprendre les mcanismes comptables.
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Nous verrons dans une premire partie la place de SERGIC dans le monde de limmobilier puis dans un second temps ce quest la comptabilit immobilire et enfin une analyse de lassemble gnrale.
PARTIE I - LA PLACE DE SERGIC DANS LE MONDE DE LIMMOBILIER
CHAPITRE I UN GROUPE QUADRAGENAIRE
A. Un peu dhistoire
En 1959, Herv Derely cre la socit SIMNOR (Socit d'Investissement Immobilire du Nord) dont l'activit n'est autre que la promotion immobilire.
1963 : Cration de SERGIC (Socit dEtudes, de Ralisations, de Gestion Immobilire et de Construction) afin de promouvoir et construire les oprations immobilires pour le compte de SIMNOR et d'tendre cette activit au profit de multiples clients. En sus de ce mtier de la promotion, SERGIC assurait la gestion du patrimoine locatif construit par SIMNOR.
1976 : L'activit de gestion devient prpondrante au mtier de la construction et c'est partir de cette poque que SERGIC dcide de se dvelopper dans l'administration de biens.
1980 : SERGIC conforte sa position sur le march de l'administration de biens par le rachat de socits de gestion et de fonds de commerce et acquiert ds lors une vritable dimension nationale quelques annes plus tard.
B. La carte didentit du groupe
- Dnomination sociale : SERGIC - Forme : Socit par actions simplifie - Sige social : 148, rue Nationale 59800 LILLE - RCS : 428 748 909 RCS LILLE - Prsident de SERGIC : La socit SERGIC HOLDING, elle-mme reprsente par son Prsident du Directoire, Monsieur Eric DERELY - Capital : 22 400 00 Euros - Nom du garant : SOCAMAB ASSURANCES
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- Montant des garanties financires : Gestion : 66.000.000 Euros Transaction : 30.000 Euros
C. Le groupe en chiffres
Le Groupe compte 30 Agences et plus de 400 collaborateurs, avec un chiffre daffaire de 30 millions deuros. A ce jour, le NORD PAS DE CALAIS, rgion dorigine du Groupe reprsente la plus grande partie du chiffre daffaire. La rpartition se fait comme suit :
REPARTITION DU CHIFFRE D'AFFAIRE
24% 43%
33%
NORD Pas-de-Calais Autres rgions
Paris et rgion Parisienne
Les mtiers dcoulant de lactivit du Groupe se dcomposent comme suit : Syndic de coproprits, reprsentant plus de 60.000 lots, dans 2.000 rsidences Gestion locative, reprsentant prs de 20.000 lots Appartements et maisons, reprsentant prs de 6.000 locations annuelles Transactions habitations Transactions tertiaire, immobilire dentreprise, Matrise douvrage, et mission
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dexpertise Courtage
La rpartition de ceux-ci se prsentent comme suit :
CHAPITRE II UNE AGENCE AU CUR DE LA REGION
A. Le ple financier
Le ple financier dArras regroupe la comptabilit des agences dArras, de Bthune, et de Douai. Il est compos dune responsable financire, de deux comptables, de deux gestionnaires de patrimoine, dune assistante de gestion et dune personne charge des recouvrements (voir organigramme ci-dessous).
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Au sein de ce ple financier, sont grs la comptabilit des coproprits ainsi que la comptabilit de la gestion. Le seul lien existant entre le ple financier et la comptabilit gnrale elle-mme tenu par la holding sont les salaris dimmeuble et les rapprochements bancaires. En ce qui concerne les employs dimmeubles, les salaires et les charges sociales, ceux-ci sont grs par la holding et vrifis par le ple financier. Tandis que les rapprochements bancaires sont tablis et vrifis par la holding et complts si ncessaire par le ple financier. La comptabilit du ple apporte les lments inconnus la comptabilit de la holding.
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B. Les diffrents mtiers
- Le Directeur d'agence est garant du portefeuille client de l'agence, la connaissance des diffrents mtiers de l'Immobilier (Grance, Coproprit, Location, Transaction) lui permet:
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de contribuer au dveloppement commercial et conomique de son Centre de Profit de promouvoir de manire durable la marque SERGIC d'animer et d'accompagner au quotidien ses collaborateurs (de 12 25 selon la taille de l'agence) dans un souci constant de qualit et en dveloppant un tat d'esprit de service.
- Syndic de coproprit : Sous l'autorit du Directeur de l'agence ou du Responsable de Service Coproprit, il prend en charge progressivement la gestion d'un portefeuille d'immeubles.
Charg(e) d'entretenir des relations suivies avec les conseils syndicaux, il anime les Assembles Gnrales des Copropritaires. Il veille la stricte application des dcisions prises et au respect du budget vot.
- Comptable de coproprit : Au sein d'une agence, il est charg de traduire en langage comptable tous les vnements inhrents la gestion des immeubles : suivi et contrle des factures, rgularisation des charges,... Il est le garant de l'exactitude des critures quil prsentera aux Prsidents des Conseils Syndicaux et / ou en Assembles Gnrales des Copropritaires.
- Assistante de coproprit : En collaboration avec le syndic, elle entretient des contacts rguliers avec les diffrents interlocuteurs : copropritaires, Prsident des conseils syndicaux, fournisseurs, locataires, employ d'immeubles, administrations,... Elle seconde le syndic de coproprit dans toutes les tches administratives lies sa fonction.
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Elle participe galement aux Conseils Syndicaux et Assembles Gnrales des copropritaires dont elle assure la rdaction des Procs Verbaux.
- Conseiller(e) commercial(e) : Sous l'autorit du Directeur d'Agence, il constitue et gre le fichier de l'offre immobilire. Il est amen prendre en charge l'accueil des futurs clients locataires en dcelant leurs besoins afin de leur proposer le produit adapt tout en veillant aux intrts de nos bailleurs.
- Gestionnaire de patrimoine : Plac sous l'autorit du Directeur de l'Agence ou du Responsable de Service Grance, il met en uvre toutes les dmarches administratives et comptables, techniques et commerciales pour concourir la fois la gestion courante mais aussi la prennit et la valorisation des biens immobiliers que lui ont confi les propritaires bailleurs.
CHAPITRE III LES DOMAINES DACTIVITE
A. La location
SERGIC gre plus de 16 000 logements, de la maison individuelle aux logements collectifs, de la petite rsidence de grand standing aux ensembles de bureaux et centres commerciaux. Ils sont reprsents dans la plupart des Syndicats Professionnels (CNAB, FNAIM, UNPI). Les caisses de garantie (SOCAMAB ASSURANCES) assurent le groupe pour un montant de 66 millions d'Euros. Toutes les prestations sont accomplies dans le respect des obligations lgales et contractuelles : transparence des prix, rdaction du bail, tat des lieux, gestion des dpts de garantie, remise en tat des logements, indexation des loyers,...
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B. La transaction immobilire
Les ngociateurs sont chargs dvaluer la valeur des biens des propritaires afin de pouvoir les mettre en vente selon le march. Aprs avoir appliqu une marge sur le prix de vente, il diffuse lannonce par le biais des journaux, des affiches, internet, etc
C. Le Syndic de coproprit Les charges sont compares en permanence pour dtecter toute augmentation, les fournisseurs intervenant dans votre immeuble font l'objet de mise en concurrence et les devis soumis aux reprsentants des copropritaires pour dcision. Leurs contrats sont priodiquement rengocis.
SERGIC contrle rgulirement sur place le nettoyage des parties communes, l'entretien des espaces verts, la scurit des entres. Nous proposons rgulirement des travaux de rnovation vous permettant de garantir la valeur la revente des biens. Notre centrale d'achats ngocie pour les coproprits les meilleurs prix en matire de contrat de maintenance (ascenseurs, extincteurs, chaufferie, portes automatiques ).
La loi SRU (Solidarit et renouvellement urbains) du 13 dcembre 2000 a rendu obligatoire pour tous les immeubles de coproprit l'tablissement et la tenue jour d'un carnet d'entretien. Ce document doit renseigner les copropritaires notamment sur les contrats en cours, le dtail des travaux importants raliss ainsi que les entreprises et les cots correspondants.
En outre, la loi impose la remise obligatoire du carnet d'entretien tout acqureur d'un logement dans la coproprit. La demande doit alors tre formule auprs du syndic.
Aller plus loin que l'application pure et simple d'un texte de loi a t le fondement de l'laboration du carnet d'entretien SERGIC. Le carnet d'entretien et l'ensemble des coproprits gres par les agences SERGIC fait d'ores et dj partie intgrante du systme d'information permettant ainsi sa mise jour automatique et en temps rel. Tout copropritaire SERGIC qui en fait la demande aura la garantie d'obtenir un document
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complet reprenant toutes les informations en rapport avec sa coproprit.
D. La gestion Dj plus de 20.000 lots en gestion : de l'immeuble Haussmannien la rsidence de standing, du studio la maison individuelle, neuf ou ancien, que vous ayez un ou plusieurs biens SERGIC apportera une solution personnalise.
Trouver
un
locataire
prsentant
de
bonnes
garanties
de
solvabilit...
Les conseillers de location valuent les loyers, organisent les visites, tudient la solvabilit des candidats, tablissent le bail et l'tat des lieux d'entre. Elles rpondent toutes les questions des locataires pendant la dure de la location.
Les gestionnaires de patrimoine grent les appels de terme et de charges, procdent aux paiements mensuels des revenus locatifs, tablissent les indexations et
renouvellements de baux et suivent les relances et contentieux. Ils communiquent des comptes mensuels ainsi qu'un rcapitulatif ncessaire la dclaration annuelle des revenus fonciers. Ils ralisent les tats des lieux de sortie et prconisent les remises en tats ventuelles. Ils tablissent le solde des comptes avant de procder aux remboursements des dpts de garantie.
Nos mandats : GESTION PLUS : SERGIC s'engage verser les revenus fonciers en cas de loyers impays, et ce ds le 1er euro.
GESTION PLUS CONFORT : La garantie contre les loyers impays et les dtriorations immobilires, la garantie contre la vacance du logement, les frais de recherche de locataire compris dans les honoraires de grance.
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CHAPITRE IV LES OUTILS INFORMATIQUES DE GESTION
A. LOTUS
Lotus est un logiciel interne permettant de communiquer entre agences, de centraliser des logiciels (comme Word, Excel,), daccder internet et lintranet. Il centralise galement les archives si lon veut retrouver plus facilement un document antrieur ou si lon veut en ressortir un exemplaire.
B. MAYA : un systme centralis
MAYA est un logiciel de gestion permettant deffectuer toutes les oprations comptables sur les agences dArras, de Bthune et de Douai. Il est accessible par toutes les personnes des agences et aux personnes soccupant de la gestion du groupe (le directeur des ressources humaines, ). En effet le directeur des ressources humaines interviendra dans la comptabilit immobilire pour les salaires des employs des immeubles comme les concierges et les femmes de mnages qui seront facturs aux coproprits. Vous trouverez ci-dessous un exemple de schma relationnel des diffrentes stations oprantes grce au logiciel MAYA.
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PARTIE II - LA COMPTABILITE IMMOBILIERE
CHAPITRE I - LASSEMBLEE GENERALE ET LA COMPTABILITE
A. Approbation des comptes et quitus
Lapprobation des comptes est indispensable pour effectuer la rgularisation des charges de lexercice coul. Pour cela nous devons regarder sur le procs verbal de lassemble gnrale (annexe 2) larticle concernant l examen et approbation des comptes . En effet cette mention, si elle est approuve, signifie que les copropritaires sont daccord avec la gestion comptable des comptes. Ce qui signifie entre autre que si ils doivent encore de largent suite des provisions insuffisantes ils rgulariseront la situation rapidement, mais qu linverse si les provisions taient trop importantes alors le syndic remboursera la diffrence. Le quitus signifie que les copropritaires sont daccord avec la manire dont SERGIC gre la rsidence.
B. Vote du budget
Le vote du budget de lexercice suivre permet deffectuer les provisions de celuici. Il est souvent calcul par rapport lexercice prcdent mais le conseil syndical peut y apporter des modifications si il juge que cela est ncessaire. Si le budget est approuv, il sera alors redonn dans le procs verbal afin que le service comptabilit puisse en prendre connaissance et faire les modifications ncessaires.
C. Approbation du contrat de syndic
Lapprobation du contrat de syndic signifie que les copropritaires donnent la gestion de la rsidence SERGIC et quils approuvent les honoraires ainsi que les facturations annexes. Dun point de vu comptable, cela signifie louverture dun nouvel exercice comptable.
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Si lassemble napprouve pas le contrat de syndic, il peut tre de nouveau discut en convoquant de nouveau une assemble gnrale. Dans le cas contraire les comptes seront transfrs vers un nouveau syndic aprs vote en sa faveur.
D. Approbation des travaux ventuels
Rgulirement le syndic, en concertation avec le conseil syndical, ralisera un diagnostic technique de limmeuble afin de dfinir la nature des travaux quil est ncessaire de raliser et leur planification. Le cas chant, il sadjoint les services dun expert ou dun architecte. Les travaux les plus courants sont le ravalement de faade, la toiture, ltanchit des murs, la peinture des menuiseries,. Selon les cots et lurgence de ces travaux, une programmation de leur ralisation sur plusieurs annes sera tudie avec le conseil syndical (plan de travaux). Ce plan de travaux est rdig dans le procs verbal, ainsi que les dcisions prises pour le financement de ceux-ci. Ainsi le comptable utilise le procs verbal pour savoir sil doit faire des appels de fonds spciaux.
CHAPITRE II - TRAVAUX DE FIN DEXERCICE ET OUVERTURE DU NOUVEL EXERCICE
A. Prparation de la rgularisation des charges
La rgularisation des charges est prcde par la saisie des consommations de chauffage, ainsi que la saisie des consommations deau. La saisie des consommations individuelles de chauffage se fait partir dun listing pralablement prpar par la comptabilit, puis envoy Nordcontrol Des Eaux qui transmet enfin la rpartition du chauffage par copropritaire. Aprs avoir slectionn le menu des oprations diverses, nous passons ensuite les critures une par une (schma 1, annexe 3) selon ce listing. Le code dopration diverse est le YY correspondant une charge de chauffage individuelle. Sil y a eu une vente dans lanne, celle-ci napparat pas dans le listing. Cest pourquoi il faut vrifier la prsence des intresss dans le journal des ventes de limmeuble. Le cas chant, la consommation se calculera au prorata temporis.
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Une fois la saisie ralise, nous pouvons valider et vrifier le total obtenu par rapport au total du listing (schma 2, annexe 3). Limputation des charges deau froide et deau chaude seffectue par rapport un listing dit par Nordcontrol Des Eaux effectu partir des relevs de compteurs deau. Un menu a t spcialement cr dans le but de faciliter cette saisie. Il suffit de calculer la quote part de chacun pour les abonnements et de reprendre le dossier prenregistr par Nordcontrol Des Eaux contenant les index de consommation par compteur. De mme que pour les charges de chauffage, dans le cas dune vente de lot, la rpartition se fait au prorata temporis entre le nouveau et lancien copropritaire.
B. Rgularisation de charges de lexercice prcdent
La rpartition des charges permet de rgulariser la situation des copropritaires en comparant les dpenses relles et les provisions effectues dans lanne. Elle peut tre dbitrice si les dpenses ont t suprieures aux provisions ou crditrice si les provisions ont t trop importantes. Aprs limputation des charges de chauffage, deau et avoir vrifi lapprobation des comptes lors de lassemble gnrale, nous pouvons procder la rgularisation des charges. La premire tape est de saisir la priode de rgularisation, c'est--dire lexercice concern (schma 1, annexe 4). Puis, nous imprimons un listing des copropritaires avec le montant de la rgularisation selon leurs tantimes. Cette liste dtaille par propritaire les lots et les tantimes par lot. Notre rle ici est de vrifier les sommes ventiles selon le bilan (que lon trouve dans la convocation) et sil y a ou non un excdent dexploitation. Sil ny a pas de problme alors nous pouvons faire une demande de 2me partie de rgularisation soit limputation comptable (schma 2, annexe 4). Enfin nous ditons pour chacun des copropritaires un document explicatif de la rgularisation (annexe 5) et sil est ncessaire, nous joignons un extrait de compte afin que les copropritaires payent le solde de leurs comptes.
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C. Clture de lexercice
Une fois la rgularisation des charges effectue, il faut imprimer le grand livre, le bilan et le compte de rsultat. Puis, entrer dans le menu appel demande clture comptes immeuble et y inscrire le numro de limmeuble ainsi que la date de clture.Une fois cette opration effectue, il faut solder les arrondis de rpartition.
D. Mise en place du nouveau budget et rajustement des charges
Chaque anne, le syndic tablit un budget des dpenses courantes, poste par poste, quil propose au conseil syndical (schma 1, annexe 6). Ce budget est tabli au regard des dpenses passes et de celles envisages dans le courant de lanne (remplacement dun digicode, adjonctions de plantations). Il est discut en assemble et peut tre modifi lors de celle-ci (schma 2, annexe 6). Le comptable dispose dun menu spcifique permettant de modifier le budget avant lenvoi du procs verbal.
Au dbut de chaque exercice, les appels de provisions sont effectues sur lancien budget ; une fois lapprobation du nouveau budget en assemble gnrale, le programme informatique va calculer automatiquement le nouvel appel, soit le quart du budget auquel il faut ajouter le rajustement.
Par exemple, le budget de lanne N-1 est de 10 000.00 , chaque appel de provision sera de 2500.00 . Une fois lassemble gnrale tenue et le budget vot, on rajuste les appels de provisions : considrons un budget N 12 000.00 Si lassemble se tient entre le 1er et le 2me trimestre N, on rajuste sur les 3 trimestres restant appeler soit : 1er trimestre : 2500.00 , il reste appeler pour lanne N 12 000 2500 = 9500 9500 / 3 = 3167.00 2me trimestre : 3167.00 3me trimestre : 3167.00 4me trimestre : 3166.00 Total anne N : 12000.00 Le budget est respect. Si lassemble se tient entre le 2me et le 3me trimestre N, on rajuste sur les 2
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trimestres restant soit : 1er trimestre : 2500.00 2me trimestre : 2500.00 , il reste appeler pour lanne N 12 000 5000 = 7000 7000 / 2 = 3500.00 3me trimestre : 3500.00 4me trimestre : 3500.00 Total anne N : 12000.00 Le budget est respect.
E. Appel de provision
Le rglement de coproprit dfinit, pour chaque lot, un nombre de tantimes qui est calcul en fonction de : - la surface - ltage - lexposition Certaines dpenses ne concernent pas tous les lots de limmeuble (par exemple, les rez-dechausse nont pas lusage de lascenseur, ni des cages descalier desservant les tages suprieurs). Cest pourquoi, le rglement de coproprit dfinit, en complment des tantimes, des cls de rpartition. Lappel de provision est effectu selon le budget vot lors de lassemble gnrale. Chaque propritaire va participer ce budget selon ses tantimes et les postes de dpenses auxquels il participe (annexe 7). Au dbut de chacun des exercices, les appels de provisions sont effectus sur lancien budget jusqu ce que lassemble vote le nouveau.
CHAPITRE III - TRAITEMENT DES DOSSIERS TRAVAUX
Certains travaux (ravalement de faade, tanchit, toiture, rnovation des parties communes) ne relvent pas de lentretien courant. Ces travaux font lobjet dune dcision dassemble gnrale sur la base dun appel doffres de diffrentes entreprises et sont pays par des appels spciaux dont le montant et la priodicit sont dfinis par lassemble gnrale.
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A. Lappel de fonds
Le syndic transmet au comptable un dossier travaux sur lequel sont prciss la cl sur laquelle doit tre effectu lappel et le mode de rpartition (en une ou plusieurs fois selon la dcision dassemble gnrale).
Ce dossier permet la comptabilit douvrir le chantier avec un numro dfini informatiquement et de dfinir le compte qui sera utilis : 470 et le sous compte choisi par le comptable (0001, 0002, 0003 . Selon ceux qui sont dj utiliss). Une fois ce dossier cr, nous sommes dans la possibilit de faire la premire partie de lappel (annexe 8) qui nous permettra de vrifier lappel pour chacun des propritaires selon un listing (annexe 9). Il est important de bien remplir le libell de lappel, le numro du chantier, la cl de rpartition et le montant rpartir (30 % du march, la moiti, le quart, etc.) auquel il faut ajouter le montant des honoraires SERGIC (3% HT du montant HT du march) et les frais dappel spcial (souvent 90.00 TTC). Le copropritaire reoit un relev comme prsent en annexe 10.
B. Facturation des honoraires sur travaux
Le menu des gros travaux runis la cration des chantiers, le menu ncessaire lappel de fonds, le menu de saisie des factures et de saisie des honoraires. Les frais dappel spcial se saisissent en mme temps que lappel de fonds : au moment de la validation de lappel et de limputation sur les comptes clients, un cran saffiche sur lequel il est demand de remplir le nombre dappel effectus qui seront facturs 90.00 TTC lunit. Si le montant des frais dappel spcial est diffrent dans le contrat de syndic, nous avons la possibilit de le modifier dans ce menu, sinon, il suffit de remplir le nombre dappel(s) et la facture et limputation comptable vont se gnrer automatiquement. Tout est li : dans la gestion des chantiers, nous avons dfini le numro du compte sur lequel va simputer lappel et la facture de frais dappel spcial.
En ce qui concerne les honoraires, ils ne sont pas systmatiquement appels. Cela dpend de la dcision prise en assemble gnrale.
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Lorsquil faut facturer, il suffit de saisir dans le menu appropri le montant HT du march et linformatique calcule lui-mme le montant facturer. Par contre, cette fois, il nous faut remplir nous-mmes le numro du compte dans lequel nous voulons voir apparatre limputation.
C. Saisie des factures et paiement fournisseurs
De la mme manire que pour les honoraires, le menu de saisie des factures est inclus dans le menu des chantiers. Ainsi, la rception des factures, nous pouvons les saisir avec loption des bons de commande. Le compte qui devra tre dbit est le compte de lappel spcial (470 0001, 0002, etc.).
D. Solde travaux si reliquat
Une fois que toutes les factures concernant les travaux sont imputes, le compte doit tre sold. Il arrive que des reliquats dus des arrondis restent. Dans ce cas, il suffit de passer une criture par le compte darrondis de rpartition (601 0099) pour solder le compte travaux. CHAPITRE IV - LA GESTION QUOTIDIENNE
A. Encaissement des chques
Chaque jour nous devons encaisser les chques des copropritaires afin davoir une trsorerie suffisante pour payer les fournisseurs. Cet encaissement, sous forme de remises de chque ou de remises en espce, est effectu sur le compte global de lagence. Puis si le copropritaire dcides davoir un compte bancaire spar, alors on ralise une tltransmission (voir le paragraphe suivant). Tout dabord, nous slectionnons le menu de saisie des OD et rglements clients (schma 1 - annexe 11) o nous slectionnons la saisie remise de chques avant de choisir entre la saisie des locataires ou des copropritaires. Puis nous entrons les chques un par un en saisissant le numro client crit sur le coupon joint ou le cas chant en recherchant son numro en faisant F7, ainsi que le montant du
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chque (schma 2 annexe 11). Enfin, la fin de la saisie de chques, il faut valider le montant total de la remise en faisant F5. On note le montant pralablement calcul la machine et le programme nous informe dune ventuelle erreur (schma 3 annexe 11). Dans cet exemple, un chque a t comptabilis lcran mais pas la machine.
B. Gestion des tltransmissions
Dans le cas o les copropritaires ont dcid de prendre un compte bancaire spar pour la gestion de leur rsidence, nous devons effectuer des tltransmissions bancaires afin de transfrer largent du compte bancaire global sur les comptes bancaires spars. Ce systme comporte 6 phases : Prparation des fichiers tltransmettre. Une fois lencaissement termin, le logiciel nous propose dans un menu de raliser la tltransmission (annexe 12). Impression du fax envoyer la banque. Une fois sur le menu des tltransmissions effectuer, nous slectionnons la remise concerne puis nous pouvons limprimer pour les signatures. Signature du fax par les personnes habilites. La banque vrifie la prsence de 2 signatures sur le FAX. Celle du demandeur de limpression du FAX qui signe sous la rubrique pour le responsable de la tltransmission , ainsi que celle du directeur dagence ou lun des membres du directoire qui signe sous la rubrique pour la direction . Mise en file dattente de la tltransmission et envoi du fax. Cette phase ncessite deffectuer simultanment 2 oprations : lenvoi du FAX la banque ainsi que la mise en file dattente des fichiers. Pour cela il faut crire T dans le mme menu que celui de limpression vu prcdemment. Envoi effectif de la tltransmission par lautomate. Cette phase est totalement automatise et ne ncessite aucune intervention de notre part. Tenue dun classeur des tltransmissions Afin de faciliter une recherche ultrieure, nous classons les FAX chronologiquement dans un classeur spcifique lagence.
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C. Impays
Lorsquun ou plusieurs copropritaires ne paient pas, ou paient systmatiquement avec retard, cest toute la trsorerie de limmeuble qui est en pril. Nos procdures prvoient un suivi rigoureux des rglements. Au-del de 3 semaines de retard, le copropritaire reoit un rappel simple. Un mois plus tard, dfaut de rgularisation, une mise en demeure lui est adresse par lettre recommande. Cette mise en demeure, reste infructueuse plus de 30 jours, rend exigible lensemble des provisions de budget prvisionnel non encore chues (article 19-2 de la loi SRU). Les frais ncessaires exposs par le syndicat compter de la mise en demeure, pour le recouvrement dune crance justifie, lencontre dun copropritaire, sont imputables ce seul copropritaire. En cas de vente du logement, le syndicat bnficie dun droit dopposition afin de faire prlever par le notaire, sur le produit de la vente, les sommes restant dues au syndicat des copropritaires. A lextrme, la vente judiciaire des biens peut tre demande par lassemble gnrale.
D. Enregistrement des factures
Il faut entrer dans le menu saisie cri. Fournisseurs avant de slectionner le menu des factures en tapant F (schma 1 - annexe 13). Puis, on doit choisir entre 3 types de factures : Les contrats (du type EDF, Eau, Tlphone, Entretien des parties communes : schma 2 annexe 13) Les commandes, c'est--dire celles qui sont dues une commande faite par le syndic (par exemple : Remplacement dampoules) Aucun document, c'est--dire celles pour lesquelles il ny a eu ni commande, ni contrat (par exemple : Frais dessence pour la tondeuse rembourser lemploy dimmeuble) Dans le cas dune commande ou dun contrat, les numros de comptes sont pr-enregistrs grce au menu ATTN 55 (schma 3 annexe 13) il suffit donc de prciser le montant HT, TTC, ainsi que le code TVA et le libell de la facture (schma 4 - annexe13). Dans le cas dune facture sans document, il faut rechercher le numro du compte dbiter
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selon le plan comptable analytique de limmeuble (annexe 14) ainsi que celui crditer (soit le numro du fournisseur : 400 0637), puis complter le document comme dcrit cidessus.
E. Paiement des fournisseurs
Le paiement des fournisseurs seffectue une fois par mois en fin de mois. La comptabilit dispose dun menu lui permettant de sortir un listing reprenant toutes les factures payer par rsidence et date dchance. Aprs avoir vrifier ce listing et mis en attente les factures prsentant un problme ventuel, la comptabilit lance le paiement.
Cette action gnre des courriers adresss aux fournisseurs sur lesquels sont repris les numros de factures payes ainsi que les rsidences concernes.
Afin de clturer le paiement, la comptabilit doit transmettre la banque lordre de virement grce une tltransmission.
F. Facturation des honoraires approuvs en assemble gnrale
Le syndic prsente en Assemble Gnrale son contrat de syndic. Une fois celui-ci approuv, la comptabilit peut procder la facturation des honoraires. Pour se faire, elle dispose dun menu de saisie des honoraires (schma 1 - annexe 15) par lequel elle peut saisir diffrentes sortes dhonoraires. Dans ce cas, elle va choisir loption Honoraires de Syndic Permanents. Le libell ainsi que le compte sont automatiquement remplis. En effet, les honoraires de syndic sont appels sur le compte 601 0031. La priode de facturation correspond au trimestre en cours au jour de la saisie. (schma 2 - annexe 15)
Ensuite, la comptabilit remplit le montant dhonoraires facturer pour le trimestre et par coproprit. (schma 3 - annexe 15)
De la mme manire que pour le budget, les honoraires de syndic sont rajusts sur les trimestres restant facturer.
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CHAPITRE V - PREPARATION DE LASSEMBLEE GENERALE
A. Prparation des comptes en vue de lassemble gnrale Pour prparer les comptes en vue de lassemble gnrale, nous procdons certaines vrifications : Vrifier que le total du journal des dpenses correspond bien au compte de rsultat (cl renseigne pour chaque compte). Toutes les factures sont enregistres pour le bon montant et dans le bon compte (cl, btiment, rcuprable ou non). Vrifier que tous les honoraires ont bien t comptabiliss et pour le bon montant (gestion courante, papeterie, timbres, rappels, etc). Rectifier si besoin les libells et occulter les annulations dcritures. Contrler le comparatif des charges N (N-1) et lvolution des dpenses Vrifier que les charges appeles correspondent bien au budget vot. Editer la balance des copropritaires et prparer lhistorique des vnements des clients contentieux avec les actions entreprises et la situation du compte au jour de la vrification.
B. Transmission des comptes au syndic
La comptabilit remet au syndic les comptes en faisant un rcapitulatif. Elle lui expose les problmes ventuels, rsume le dficit ou excdent, laugmentation des charges, les comptes dattente, les contentieux en cours, etc.
C. Vrification des comptes par le conseil syndical
Une fois que le syndic a les comptes en sa possession, il convie le Conseil Syndical afin que celui-ci procde la vrification des comptes et indique les modifications ventuelles apporter. Cette vrification permet au Conseil Syndical accompagn du syndic de procder la prparation de lassemble gnrale.
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PARTIE III LASSEMBLEE GENERALE
CHAPITRE I LA CONVOCATION ET LORDRE DU JOUR
Chaque anne, les copropritaires sont convis lassemble gnrale. La convocation doit parvenir 15 jours francs avant la date prvue et par recommand. Dans certains cas et afin dviter des frais postaux consquents, le principe dune remise contre margement peut tre retenu. La convocation comporte : Lordre du jour Les projets de rsolutions (textes des dcisions soumises au vote) Les comptes et la situation de trsorerie de lanne coule et le budget prvisionnel pour lexercice en cours Un comparatif des dpenses sur 2 exercices Ltat des dbiteurs la date de larrt des comptes Un comparatif des devis si des travaux sont ltude Le contrat de syndic (mandat ne pouvant pas excder le dlai de 3 ans) Le pouvoir
Il est fortement conseill au propritaire qui souhaite ajouter un point lordre du jour (exemple : obtenir laccord de procder des travaux pour le remplacement des fentres) (annexe 16) de signifier sa demande par lettre recommande avec accus de rception auprs du syndic avant la convocation lAG ; sa demande sera ainsi inscrite lordre du jour et les frais lis lenvoi dun ordre du jour complmentaire seront vits.
CHAPITRE II LE DEROULEMENT DE LASSEMBLEE GENERALE
La sance est ouverte quaprs constitution du bureau, c'est--dire un prsident, deux scrutateurs et un secrtaire. Le prsident prside le dbat et a la dlgation de pouvoir pour signature du contrat de Syndic en cas de renouvellement ainsi que la signature du procs verbal. En effet, il vrifiera si les rsolutions correspondent aux dcisions prises, sill les valide, il paraphera
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et signera le procs verbal. Les scrutateurs vrifieront que les copropritaires ont t valablement convoqus suivant les stipulations de la loi. Ils assistent le prsident pour la vrification du procs verbal puis le parapheront et le signeront. Le secrtaire est celui qui prend des notes pour la rdaction du procs verbal. Souvent cest le syndic qui est dsign pour ce rle. Lors de lassemble annuelle, les copropritaires ont se prononcer sur : Lapprobation des comptes de lexercice clos Le quitus au syndic pour sa gestion Lapprobation du budget pour lexercice en cours. Louverture ou non dun compte spar
Lors de sa nomination, le syndic doit ouvrir un compte bancaire ou postal au nom du syndicat sauf si lassemble gnrale en a dcid autrement dans les trois mois de la nomination du syndic. A chance de leurs mandats, ils se prononceront sur : Le renouvellement du contrat de syndic Llection des membres du conseil syndical
Au moins une fois tous les 3 ans, ils statueront sur : Constitution de provisions pour travaux dentretien et de conservation Le mode de placement de cette provision
Selon lordre du jour, les copropritaires sont galement amens se prononcer sur diverses propositions : Constitution dune avance de Trsorerie Permanente (fonds de roulement) dun montant infrieur ou gal 15% du budget Approbation de travaux
Un compte-rendu sur les procdures en cours est port lordre du jour de lassemble gnrale, les copropritaires devront le cas chant donner dcharge au Syndic des actions engages et renouveler en tant que de besoin tous pouvoirs pour agir par voies de droit au mieux des intrts du syndicat.
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CHAPITRE III LES DECISIONS ET LES REGLES DE MAJORITE Les dcisions sont prises diffrentes majorits en fonction de leur nature : Soit la majorit simple (article 24) Soit la majorit absolue (article 25) Soit la double majorit (article 26) Soit lunanimit
On parle alors de QUORUM, c'est--dire les conditions de majorit requises ncessaires pour valablement dlibrer. Lassemble constitue lorgane dlibrant du syndicat. Les articles 24 26 de la loi fixent ses pouvoirs. Ces textes ont un caractre impratif. Selon M.Gastaud, les copropritaires sont la fois dans le syndicat et contre lui . Membres du syndicat, les copropritaires ont en cette qualit un certain nombre de droits : celui de participer lassemble et dy voter, celui de contester les dcisions de lassemble ou de susciter sa convocation. Mais le lgislateur, tout en dfinissant les pouvoirs de lassemble, a manifest le souci de protger les copropritaires contre des abus possibles. Ainsi, les dcisions doivent-elles tre prises des majorits savamment gradues en fonction de lobjet de la dlibration : de la majorit des prsents pour les actes de gestion courante (article 24) on passe la majorit des voix (article 25), puis la majorit qualifie en voix et en nombre des copropritaires pour les actes les plus graves (article 26). Enfin, le lgislateur interdit lassemble de prendre des dcisions de nature affecter les droits des copropritaires sur leurs parties privatives : dcisions portant atteinte directement ou indirectement aux droits de jouissance des copropritaires sur leurs lots ou la destination de limmeuble. A. Larticle 24 (loi n65-557 du 10 juillet 1965) Les dcisions de lassemble gnrale sont prises la majorit des copropritaires prsents ou reprsents, sil nen est autrement ordonn par la loi. Lorsque le rglement de coproprit met la charge de certains copropritaires seulement les dpenses dentretien dune partie de limmeuble ou celles dentretien et de fonctionnement dun lment dquipement, il peut tre prvu par ledit rglement que ces propritaires seuls prennent part au vote sur les dcisions qui concernent ces dpenses. Chacun deux vote avec un nombre de voix proportionnel sa participation auxdites dpenses.
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a. La majorit de droit commun
Toutes les dcisions sont prises la majorit de larticle 24 sil nen est autrement ordonn par la loi . Chaque fois donc quune rsolution doit tre vote, sans que soit prvue une majorit spciale, cest la majorit de droit commun de larticle 24 qui sapplique. Ce texte joue essentiellement en matire dactes dadministration : Fixation du lieu de runion du syndicat Mesures tendant interdire des vhicules tiers laccs aux parties communes de limmeuble. Location de parties communes : on estime gnralement que la dcision de louer des parties communes relve de la majorit de larticle 24 sauf sil y a atteinte la destination de limmeuble ou aux droits de certains copropritaires (lunanimit serait alors ncessaire). Les travaux ou amnagements de minime importance : installation du tlphone dans la conciergerie, de lclairage de la cave, pose de vasques de fleurs, etc Les travaux de rfection, de restauration ou de remplacement de parties communes ou installations de chauffage. Le ravalement de limmeuble relve ainsi de lentretien et peut tre dcid la majorit de larticle 24 lorsquil est indispensable en raison de ltat dfectueux des faades (ou article 25 si la dcision est notifie par lautorit administrative). Si les travaux concernent le ravalement des faades extrieures, le syndicat ne peut y inclure la rfection de ltanchit des balcons sans une nouvelle dlibration, le conseil syndical ne pouvant en aucun cas autoriser des travaux supplmentaires.
b. Calcul de la majorit
Le vote bulletins secrets est interdit car incompatible avec les prescriptions de larticle 17 du dcret, seul le vote main leve est valable. Dans son texte initial, larticle 24 indiquait que la majorit se calculait partir des voix dtenues par les copropritaires prsents ou reprsents. Les voix des abstentionnistes ntaient donc pas prises en compte, ainsi que les voix correspondant aux bulletins blancs ou nuls. La majorit de larticle 24 ntait donc obtenue que si le total des voix pour tait suprieur
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au total des voix contre et des voix de ceux qui staient abstenues et navaient pas pris part au vote. Il y avait lieu le cas chant dappliquer la rduction de voix prvue par larticle 22 de la loi lorsquun copropritaire tait lui seul majoritaire. La loi SRU du 13 dcembre 2000 a modifi cet tat de choses en indiquant que la majorit ne se calculait que sur les voix exprimes . Dornavant il faudra dcompter, pour chaque dcision, le nombre de voix pour et le nombre de voix contre. Exemple : sur 1000 millimes, sont prsents ou reprsents 800 millimes. Une rsolution recueille 380 voix pour et 220 voix contre. Elle est adopte alors que dans lancien systme elle aurait t considre comme rejete.
c. Interprtation des dcisions de lassemble
Les juges peuvent interprter de manire souveraine les dcisions de lassemble lorsquelles sont quivoques ou ambigus. Ainsi peuvent-ils estimer quune autorisation de ne pas dmolir une construction irrgulire vaut autorisation de construire a posteriori. Mais les juges ne peuvent reconstituer par voix denqute ce qua t la volont des copropritaires pour lui faire produire effet en labsence de dcision expresse.
B. Larticle 25 (loi n65-557 du 10 juillet 1965)
Ne sont qu la majorit des voix de tous les copropritaires les dcisions concernant : a) toute dlgation du pouvoir de prendre lune des dcisions vises larticle prcdent ; b) lautorisation donne certains copropritaires deffectuer leur frais des travaux affectant les parties communes ou laspect extrieur de limmeuble, et conformes la destination de celui-ci ; c) la dsignation ou la rvocation du ou des syndics et des membres du conseil syndical ; d) les conditions auxquelles sont raliss les actes de disposition sur les parties communes ou sur des droits accessoires ces parties communes, lorsque ces actes rsultent dobligations lgales ou rglementaires telles que celles relatives ltablissement de cours communes, dautres servitudes ou la cession de droits de mitoyennet ; e) les modalits de ralisation et dexcution des travaux rendus obligatoires en vertu de dispositions lgislatives ou rglementaires ; f) la modification de la rpartition des charges vises lalina 1er de larticle 10 cidessus rendue ncessaire par un changement de lusage dune ou plusieurs parties privatives ;
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g) moins quils ne relvent de la majorit prvue par larticle 24, les travaux dconomie dnergie portant sur lisolation thermique du btiment, le renouvellement de lair, le systme de chauffage et la production deau chaude. Seuls sont concerns par la prsente disposition les travaux amortissables sur une priode infrieure dix ans. h) la pose dans les parties communes de canalisations, de gaines, et la ralisation des ouvrages permettant dassurer la mise en conformit des logements avec les normes de salubrit, de scurit et dquipement dfinies par les dispositions prises pour lapplication de la loi relative lamlioration de lhabitat ; i) moins quils ne relvent de la majorit prvue par larticle 24, les travaux daccessibilit aux personnes handicapes mobilit rduite, sous rserve quils naffectent pas la structure de limmeuble ou ses lments dquipement essentiels ; j) linstallation ou la modification dune antenne collective ou dun rseau interne limmeuble raccord un rseau cbl, tabli ou autoris en autoris en application de larticle 34 relative la libert de communication ; k) lautorisation permanente accorde la police ou la gendarmerie nationales de pntrer dans les parties communes ; l) linstallation ou la modification dun rseau de distribution dlectricit public destin alimenter en courant lectrique les emplacements de stationnement des vhicules, notamment pour permettre la charge des accumulateurs de vhicules lectriques. a. La majorit des voix
Lautorisation ne peut tre donne que par lassemble. En effet, lorsquon est dans le champ dapplication de larticle 25, une autorisation de lassemble est indispensable. Elle ne peut tre supple par une autorisation anticipe de procder des travaux donne dans le rglement de coproprit ou plus forte raison par une autorisation du syndic, ou encore par une autorisation donne par un copropritaire majoritaire. Autorisation deffectuer des travaux affectant les parties communes ou laspect extrieur de limmeuble : larticle 25 b permet un copropritaire de se faire autoriser effectuer ses frais des travaux affectant les parties communes ou laspect extrieur de limmeuble et conformes sa destination. Les travaux entrant dans le champ dapplication du texte sont tout dabord les travaux effectus dans les parties privatives mais qui comportent des incidences sur les parties communes, quelles affectent dans leur consistance matrielle ou les modalits de leur usage, sans toutefois sanalyser en une vritable appropriation. Puis, les travaux affectant laspect extrieur de limmeuble. Il peut sagir des travaux affectant la faade, la rouverture dune fentre obstrue, les travaux relatifs aux
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devantures ou vitrines de magasin, etc Dsignation du syndic : Seule lassemble a qualit de nommer le syndic (mis part les cas de dsignation judiciaire du syndic). Elle ne peut dlguer ses pouvoirs au conseil syndical ou un copropritaire en le chargeant de faire nommer le syndic par la voie judiciaire. La rgularit de la dcision dsignant le syndic implique que lassemble se soit prononce par des votes distincts sur la nomination du syndic dune part, sur le contrat et les honoraires du syndic dautre part, et enfin sur la question de louverture dun compte spar. Rvocation du syndic : Que le contrat de syndic soit dure dtermine ou indtermine, lassemble peut toujours le rvoquer. La rvocation du syndic doit rsulter dune dcision expresse de lassemble. La dcision de rvocation prise par lassemble prive immdiatement le syndic de tous ses pouvoirs et il doit rendre compte de sa gestion et restituer les archives au syndicat. Le motif de la rvocation doit tre srieux : la preuve incombe au syndicat. Dans le cas contraire la rvocation abusive du contrat peut permettre au syndic dobtenir des dommages et intrts. Ralisation de travaux obligatoires : les travaux concerns sont ceux prescrits par la puissance publique ou par la rglementation en vigueur pour des raisons de scurit, dhygine, de salubrit, desthtique, durbanisme, de police administrative. Larticle 25 e vise uniquement le cas des travaux effectuer sur les parties communes par le syndicat de coproprit. Si ces travaux doivent tre effectus par un copropritaire et affectent les parties communes, il doit alors requrir une autorisation de lassemble en vertu de larticle 25 b de la loi. Modification de la rpartition des charges : larticle 25 f voque le cas o la modification des charges communes serait rendue ncessaire par un changement de lusage dune ou plusieurs parties privatives . En pareil cas, cest lassemble de dcider de la modification. Une clause prvoyant une modification automatique en cas de changement dusage serait illicite. Lassemble na pas le pouvoir de modifier la rpartition en tantimes de coproprit, qui restent donc fixes. Pour quil y ait modification, il faut quil y ait changement dusage ; ainsi, lorsque des locaux usage dhabitation sont affects un usage commercial ou professionnel ou inversement.
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Travaux concernant les installations de chauffage ou dconomie dnergie : Le texte prcise simplement quel peu tre lobjet des travaux dconomie dnergie. Ils doivent tre relatifs : - lisolation thermique du btiment -au renouvellement de lair -au systme de chauffage - la production deau chaude Autorisation la police ou la gendarmerie de pntrer dans les parties communes : La loi n95-73 du 21 janvier 1995 dorientation et de programmation relative la scurit a introduit dans larticle 25 un nouvel alina prvoyant la possibilit pour les copropritaires de confrer la police ou la gendarmerie nationales une autorisation permanente de pntrer dans les parties communes, pour laccomplissement de leurs missions habituelles. Cette autorisation prsente une caractre permanent mais est rvocable dans les mmes conditions de majorit de vote que la prsente dcision. Linstallation de compteurs deau froide : la loi du 13 dcembre 2000, dite loi SRU, Autorise lassemble dcider la majorit prvue par ce texte dinstaller des compteurs divisionnaires deau froide. Ce texte met fin une situation peu claire ou selon lopinion la plus communment retenue, linstallation de compteurs individuels exigeait au moins la majorit de larticle 26.
La majorit se calcule sur la totalit des voix des copropritaires de limmeuble, quils soient ou non prsents ou reprsents. Si ce total est de 1000 millimes, la dcision sera adopte si 501 voix lui sont favorables. Les rgles nonces plus haut sous larticle 24 sont pour le surplus applicables. Dans une coproprit comportant plusieurs btiments, la majorit doit toujours tre calcule en fonction des voix de tous les copropritaires, mme de ceux qui ne sont pas directement concerns, sauf pour les dcisions relatives aux parties communes spciales chaque btiment sil en est cr. Ainsi lorsque des travaux affectent laspect extrieur de lensemble immobilier.
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c. Echec dune premire assemble runie la majorit de larticle 25
Premier cas (25-1) : Le projet de dcision a recueilli au moins un tiers des voix. La premire hypothse prvue par ce texte est celle ou lassemble na pas dcider la majorit prvue larticle 25 (peu importe le motif pour lequel cette majorit na pu tre runie), mais o le projet a nanmoins recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropritaires composant le syndicat (soit au moins 334 millimes ou 3334/10.000e). Exemple : 750 millimes sont prsents ou reprsents, 400 millimes votent contre ou sabstiennent, 350 votent en faveur de la rsolution. En pareil cas la mme assemble peut dcider la majorit prvue larticle 24, en procdant immdiatement un second vote : la dcision peut donc tre prise la majorit de larticle 24 tout moment au cours de la runion, sans quil y ait lieu de convoquer une nouvelle assemble.
Deuxime cas : Le projet de dcision na pas recueilli au moins un tiers des voix. Lhypothse est la mme que prcdemment (lassemble na pas pu dcider la majorit de larticle 25) mais le projet de rsolution na pas cette fois recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropritaires composant le syndicat. Lassemble peut, l encore, tre appele se prononcer la majorit de larticle 24, mais, cette fois, dans le cadre dune nouvelle assemble. Elle doit tre convoque dans le dlai maximal de trois mois . le texte parlant de convocation , il est permis de penser quil est suffisant que les convocations soient lances dans les trois mois de la tenue de la prsente assemble, sans pour autant que cette nouvelle assemble ait se tenir ncessairement dans le dlais de trois mois. Si le dlai lgal ntait pas respect, la possibilit de se prononcer la majorit de larticle 24 deviendrait caduque, et lassemble qui statuerait nanmoins cette majorit serait nulle.
C. Larticle 26 (loi n65-557 du 10 juillet 1965)
Sont prises la majorit des membres du syndicat reprsentant au moins les deux tiers des voix, les dcisions concernant : a) les actes dacquisition immobilire et les actes de disposition autres que ceux viss larticle 25 d ; b) la modification, ou ventuellement ltablissement, du rglement de coproprit dans la mesure o il concerne la jouissance, lusage et ladministration des parties
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communes ; c) les travaux comportant transformation, addition ou amlioration, lexception de ceux viss aux e, g, h, i, j, et m de larticle 25. Lassemble gnrale ne peut, quelque majorit que ce soit, imposer un copropritaire une modification la destination de ses parties privatives ou aux modalits de leur jouissance, telles quelles rsultent du rglement de coproprit. Elle ne peut sauf lunanimit des voix de tous les copropritaires, dcider lalination des parties communes dont la conservation est ncessaire au respect de la destination de limmeuble. A dfaut davoir t approuvs dans les conditions de majorit prvues au premier alina du prsent article, les travaux damlioration mentionns au c ci-dessus qui ont recueilli lapprobation de la majorit des membres du syndicat reprsentant au moins les deux tiers des voix des copropritaires prsents et reprsents peuvent tre dcids par une nouvelle assemble gnrale, convoque cet effet, qui statue cette dernire majorit. a. La double majorit
Actes dacquisition ou de disposition : Dans la limite de son objet, le syndicat peut acqurir des immeubles ou procder des actes de disposition. Ces actes de disposition peuvent tre soit des alinations ( titre onreux) : vente, change, etc soit des constitutions de droits rels : par exemple une hypothque, une servitude. Il peut avoir consentir des actes de disposition : qui peuvent porter soit sur les biens qui sont la proprit du syndicat lui-mme, soit sur les parties communes. Sont ainsi dcids la majorit de larticle 26 : - les emprises sur les parties communes, lorsquen raison de leur importance, elles sanalysent en des alinations - la concession de droits privatifs de jouissance exclusive sur les parties communes pour laffectation au profit de copropritaires demplacement de stationnement dans une cour commune - la dcision daliner des parties communes : par exemple des combles, des paliers - la dcision dacqurir un lot privatif pour amnager un passage La dcision de renoncer au bnfice dun jugement condamnant un tiers faire cesser un empitement sur une partie commune, considre comme quivalent un acte de disposition relve galement de la majorit de larticle 26. Le syndicat peut soit tablir le rglement de coproprit (en labsence de rglement tabli lors de la constitution de la coproprit), soit le modifier. Les pouvoirs des syndicats en la matire sont strictement limits aux mesures concernant
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la jouissance, lusage et ladministration des parties communes . Sous rserve que sa dcision ne porte pas atteinte la destination de limmeuble ou la destination ou aux modalits de jouissance des parties privatives, telles quelles rsultent du rglement de coproprit, le syndicat peut par exemple dcider damnager un parking dans une cour commune, rglementer lutilisation et le fonctionnement des services collectifs et des lments dquipement commun, dcider de louer lancienne loge de concierge, etc
La majorit de larticle 26 est double, en nombre des copropritaires et en voix. La majorit en nombre des copropritaires doit tre dcompte par rapport lensemble des membres du syndicat et non pas seulement par rapport ceux prsents ou reprsents. Lorsquune socit dattribution est copropritaire, cest le nombre de ses associs qui est pris en compte ; lorsquune personne possde plusieurs lots, elle ne compte que pour une tte. La loi du 31 dcembre 1985 a ramen la majorit des
voix exiges par larticle 26 des trois quarts aux deux tiers La majorit en nombre ainsi dfinie doit reprsenter au moins deux tiers des voix de tous les copropritaires de limmeuble, prsents ou non lassemble, intresss ou non par la dcision. Bien entendu, si lun des copropritaires possde plus de la moiti des voix, il votera avec un nombre de voix gal celles des minoritaires. La majorit en voix sera donc calcule compte tenu de cette dcision. Le calcul de cette majorit des deux tiers peut donner lieu des difficults lorsque lapplication de cette fraction lensemble des voix de la coproprit ne permettra pas dobtenir un chiffre rond : par exemple, si la coproprit comporte 1000 millimes. En ce cas, la majorit en voix sera de 667 millimes. Dans une coproprit comportant 20 personnes totalisant 1000 millimes, la dcision pour tre adopte devra donc runir 11 copropritaires (majorit en nombre) reprsentant au moins 667 millimes (majorit de voix).
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c. Dcisions ncessitant lunanimit
Notion d'unanimit. Lorsque l'unanimit est requise, elle s'entend de l'unanimit de l'ensemble des copropritaires et non pas seulement des copropritaires prsents l'assemble. Lorsque la dcision a t prise, les actes d'excution de cette dcision, simples actes d'administration, ne ncessitent pas une nouvelle ratification l'unanimit Rappelons par ailleurs que le consentement unanime des copropritaires doit tre obligatoirement exprim dans le cadre d'une assemble. Il ne peut tre donn sous une autre forme, par exemple, dans un acte.
Cas prvus par l'article 26 : L'article 26 prvoit deux cas o l'unanimit est requise : celui tout d'abord o la dcision de l'assemble porte atteinte la destination des
parties privatives ou aux modalits de leur jouissance. celui ensuite o l'assemble entendrait aliner des parties communes dont la
conservation est ncessaire au respect de la destination de l'immeuble . Selon la jurisprudence, le syndicat peut aliner la majorit de l'article 26 des terrains ou des locaux usage commun ne prsentant pas d'utilit particulire pour la collectivit, lorsque ces alinations n'affectent pas les conditions de confort et d'agrment dont jouissaient les copropritaires .
Autres cas o l'unanimit est requise : Sur un plan plus gnral, l'unanimit est requise : chaque fois que la dcision affecte les droits des copropritaires sur leurs parties
privatives: par exemple, si l'on veut modifier le rglement pour restreindre les droits de vendre, de louer les lots, etc Ainsi, lorsque l'assemble dcide de faire contrler par l'architecte de l'immeuble les travaux excuts par les copropritaires dans leurs parties privatives ou de maintenir la conciergerie dans des locaux constituant un lot privatif, ce qui porte atteinte aux droits du propritaire de ce lot. De mme, si le syndicat prtendait imposer un copropritaire des travaux d'amnagement dans ses parties privatives ou obliger les copropritaires vendre en bloc les lots principaux et secondaires (cave, parking...)
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chaque fois que la dcision touche aux droits de proprit sur l'immeuble : lorsqu'il
s'agit par exemple de modifier les tantimes de coproprit sur les parties communes de l'immeuble, de modifier la classification des diverses parties de l'immeuble en choses privatives et choses communes ou de revoir la distinction entre les parties communes gnrales et les parties communes spciales certains copropritaires. chaque fois que la dcision affecte le " contrat" de dpart, matrialis par les
diffrents documents constitutifs de la coproprit: ainsi, lorsque la dcision de l'assemble touche la destination de l'immeuble soit en permettant des activits non autorises par le rglement, soit en dictant des interdictions qui ne figuraient pas dans le rglement d'origine, ainsi, encore, si l'assemble admet dans le cadre d'un protocole l'exercice d'activits contraires la destination de l'immeuble. chaque fois qu'une opration est trangre l'objet du syndicat, tel qu'il est fix
par l'article 14 de la loi : par exemple, lorsque le syndicat veut raliser une opration spculative ou lorsqu'il aline des parties communes ou des droits accessoires aux parties communes titre gratuit, ou du moins sans contrepartie. CHAPITRE IV LA REPRESENTATION AUX ASSEMBLEES Certaines dcisions ncessitent le vote positif dune majorit renforce de copropritaires. Si le nombre de propritaires prsents ou reprsents est infrieur cette majorit, les dcisions ne peuvent tres prises, sauf convoquer une seconde assemble. Un pouvoir est toujours joint la convocation. Il est possible de le transmettre, dat et sign, : Un membre du conseil syndical (en gnral le prsident) qui vous reprsentera ou le remettra un copropritaire. Une personne que vous chargez de vous reprsenter en mentionnant son nom sur le pouvoir. A dfaut, il est possible denvoyer son pouvoir au syndic qui le remettra au prsident de lassemble gnrale. Le pouvoir ne doit pas tre libell au nom du syndic ou de son prpos (le gardien), la loi lui interdisant de reprsenter un copropritaire. Une personne ne peut dtenir plus de trois pouvoirs sauf si le total des voix dont elle dispose reste infrieur 5% des voix du syndicat.
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CHAPITRE V LE PROCES VERBAL Chaque copropritaire reoit un procs verbal (annexe 17) dans les semaines qui suivent lassemble gnrale et au plus tard dans les deux mois. Ce document a pour objet de rpertorier les dcisions prises par lassemble gnrale et non les dbats. Il est approuv et sign par le prsident et les scrutateurs de sance avant diffusion. Napparat sur le procs verbal uniquement les rsolutions qui sont sujet aux votes mais un copropritaire peut demander lobligation de marquer quelque chose (lobjet dun dbat, etc) sur le procs verbal. A compter de sa rception les copropritaires opposants ou dfaillants disposent dun dlai de contestation de deux mois. Cest pourquoi, certaines dcisions prises en assemble gnrale ne sont pas excutes immdiatement (notamment les travaux soumis larticle 25-26 sauf urgence). Pour tre valable une contestation doit prendre la forme dune assignation devant le tribunal de grande instance (article 42. loi n65-557 du 10 juillet 1965). loi n 55-557 du 10 juillet 1965, art. 42. -Sans prjudice de l'application des textes spciaux fixant des dlais plus courts, les actions personnelles nes de l' application de la prsente loi entre des copropritaires, ou entre un copropritaire et le syndicat, se prescrivent par un dlai de dix ans. Les actions qui ont pour objet de contester les dcisions des assembles gnrales doivent, peine de dchance, tre introduites par les copropritaires opposants ou dfaillants, dans un dlai de deux mois compter de la notification desdites dcisions qui leur est faite la diligence du syndic (L n 85-1470, .31 dc. 1985) " dans un dlai de deux mois compter de la tenue de l'assemble gnrale. Sauf en cas d'urgence, l'excution par le syndic des travaux dcids par l'assemble gnrale en application des articles 25 et 26 est suspendue jusqu' l' expiration du dlai mentionn la premire phrase du prsent alina. " En cas de modification par l'assemble gnrale des bases de rpartition des charges dans les cas o cette facult lui est reconnue par la prsente loi,!e tribunal de grande instance, saisi par un copropritaire, dans le dlai prvu ci-dessus, d'une contestation relative cette modification, pourra, si l'action est reconnue fonde, procder nouvelle rpartition. Il en est de mme en ce qui concerne les rpartitions votes application de l'article 30. (L n 94-624, 21 jui//. 1994, art. .35-1V) " le montant de l'amende civile dont est redevable, en application de l' article 32-1 du Nouveau Code de procdure civile, celui qui agit en justice de matire dilatoire ou abusive est de 150 3000 euros lorsque cette action a pour objet de contester une dcision d'une assemble gnrale concernant les travaux mentionns au c de l'article 26. L'article 42 de la loi dicte des dlais spciaux de prescription qui jouent pour les actions en contestation des dcisions de l'assemble (dlai abrg de deux mois) et les" actions personnelles " nes de l'application de la loi (dlai de dix ans).
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Ce texte est particulirement important pour la pratique, spcialement dans la mesure o il interdit de remettre en cause les dcisions prises par l'assemble, une fois coul le dlai deux mois qu'il dicte (et qui court compter du lendemain de la notification de la dcision de l'assemble, pourvu qu'elle soit rgulirement faite. -v. O., art. 63). Par ce mcanisme les copropritaires qui veulent agir en nullit d'une dcision de l'assemble doivent le faire dans un dlai trs bref, l'expiration duquel la dcision peut tre excute sans qu'il y ait lieu de continuer craindre un ventuel recours. Telle est la rgle. Mais la jurisprudence a progressivement apport des limitations au jeu de ce texte. L'effet de purge qu'il opre pour les vices de forme ou de fond dont les dcisions se trouvent affectes ne jouent que s'il y a eu convocation rgulire et notification rgulire: sinon le dlai de recours reste fix dix ans (dlai de droit commun selon l'art. 42, al. 1er).
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CONCLUSION
Tout dabord, notre intgration au sein du ple financier dArras a t facilite par un grand professionnalisme et un trs bon encadrement de la part de toute lquipe. Ainsi la vie dans lagence tait rythme entre la dcouverte, les formations professionnelles et lapplication de celles-ci. De plus, la diversit du travail demand nous a permis davoir une vu densemble du travail accompli dans lagence par les comptable mais galement par le syndic. Nous avons pu suivre lintgralit dun exercice comptable, de lassemble gnrale jusqu la suivante en passant par les appels de provisions, les encaissements, etc Certes surpris par la spcificit de la comptabilit immobilire, cette exprience nous a remontr travers ce suivi, si cela tait ncessaire, limportance de nos enseignements thoriques acquis linstitut universitaire de Lens. En effet, les cours dispenss en comptabilit taient entre autre ncessaire lanalyse des diffrents bilans et comptes dexploitation par exemple. Mais un des aspects mconnus rside dans la lgislation importante qui entoure cette activit, aussi bien au niveau de lassemble gnrale que sur la comptabilit ellemme, ce qui nous a permis de dvelopper une certaine curiosit, voir une certaine ouverture. Enfin, cette entreprise est conseiller non pas seulement ceux qui veulent poursuivre en comptabilit dans les prochaines annes, mais tous ceux qui veulent dcouvrir ce monde aussi bien intressant quenrichissant tout point de vue.
47
Bibliographie
LAFOND (JACQUES) ET STEMMER (BERNARD) Le code de la coproprit LITEC (groupe LexisNexis), 2002, 889 p.
SERGIC - Le guide du copropritaire
SERGIC - Le guide du locataire
SERGIC - Le guide du propritaire bailleur
SERGIC Formation la comptabilit des coproprits tome I
SERGIC Formation la comptabilit des coproprits tome II
SERGIC Formation la comptabilit des coproprits tome III
www.sergic.com
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TABLE DES ANNEXES
ANNEXE 1 : ANNEXE 2 : ANNEXE 3 : ANNEXE 4 : ANNEXE 5 : ANNEXE 6 : ANNEXE 7 : ANNEXE 8 : ANNEXE 9 : ANNEXE 10 : ANNEXE 11 : ANNEXE 12 : ANNEXE 13 : ANNEXE 14 : ANNEXE 15 : ANNEXE 16 : ANNEXE 17 :
La convocation lassemble gnrale Le procs verbal... La saisie des consommations de chauffage.. Rgularisation de charges. Lettre de rgularisation de charges... Mise en place du budget prvisionnel.. Appel de provisions.. Appel travaux : cration du chantier Appel travaux : dtail facturation Appel travaux : lettre envoyer... Saisie remises de chques Gestion des tltransmissions... Saisie factures... Plan comptable analytique... Facturation dhonoraires de Syndic.. Projet de rsolutions. Procs-verbal type
50 63 70 71 72 73 74 75 76 77 78 80 81 83 85 87 89
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ANNEXE 1 : La convocation lassemble gnrale
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ANNEXE 2 : Le procs verbal
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68
69
ANNEXE 3 : La saisie des consommations de chauffage
70
ANNEXE 4 : Rgularisation de charges
71
ANNEXE 5 : Lettre de rgularisation de charge
72
ANNEXE 6 : Mise en place du budget prvisionnel
73
ANNEXE 7 : Appel de provisions
74
ANNEXE 8 : Appel travaux : cration du chantier
75
ANNEXE 9 : Appel travaux : dtail facturation
76
ANNEXE 10 : Appel travaux : lettre envoyer
77
ANNEXE 11 : Saisie remises de chques
78
ANNEXE 11 : Saisie remises de chques
79
ANNEXE 12 : Gestion des tltransmissions
80
ANNEXE 13 : Saisie factures
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ANNEXE 13 : Saisie factures
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ANNEXE 14 : Plan comptable analytique
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ANNEXE 14 : Plan comptable analytique
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ANNEXE 15 : Facturation dhonoraires de Syndic
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ANNEXE 15 : Facturation dhonoraires de Syndic
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ANNEXE 16 : Projet de rsolutions
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ANNEXE 16 : Projet de rsolutions
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ANNEXE 17 : Procs-verbal type
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RAPPORT DE STAGE DE 2me ANNEE DUT GESTION DES ENTREPRISES ET DES ADMINISTRATIONS 2003 2004

IUT DE LENS UNIVERSITE DARTOIS

Monsieur DE COCK, Directeur dagence

Jean-marie PERU, professeur de comptabilit et tuteur

Annick SPAHLHOLZ, Responsable service financier, et matre de stage

Jean-michel PINTO, syndic

Cindy BRUNEL, Comptable coproprit Douai

Audrey LEJEUNE, Comptable coproprit Arras

Dominique SEGARD, Gestionnaire de patrimoine

Francine LEDAERON, Gestionnaire de patrimoine

Elisabeth DURIEZ, Charge de recouvrements

Audrey BAUDERLIQUE, Assistante de gestion

Ainsi qu toute lquipe de ngociateurs et de commerciaux.

REMERCIEMENT........... SOMMAIRE. INTRODUCTION.

PARTIE I - LA PLACE DE SERGIC DANS LE MONDE DE LIMMOBILIER

CHAPITRE I UN GROUPE QUADRAGENAIRE

B. La carte didentit du groupe

REPARTITION DU CHIFFRE D'AFFAIRE

NORD Pas-de-Calais Autres rgions

Paris et rgion Parisienne

La rpartition de ceux-ci se prsentent comme suit :

CHAPITRE II UNE AGENCE AU CUR DE LA REGION

B. Les diffrents mtiers

CHAPITRE III LES DOMAINES DACTIVITE

complet reprenant toutes les informations en rapport avec sa coproprit.

CHAPITRE IV LES OUTILS INFORMATIQUES DE GESTION

B. MAYA : un systme centralis

PARTIE II - LA COMPTABILITE IMMOBILIERE

CHAPITRE I - LASSEMBLEE GENERALE ET LA COMPTABILITE

A. Approbation des comptes et quitus

C. Approbation du contrat de syndic

D. Approbation des travaux ventuels

CHAPITRE II - TRAVAUX DE FIN DEXERCICE ET OUVERTURE DU NOUVEL EXERCICE

A. Prparation de la rgularisation des charges

B. Rgularisation de charges de lexercice prcdent

D. Mise en place du nouveau budget et rajustement des charges

CHAPITRE III - TRAITEMENT DES DOSSIERS TRAVAUX

B. Facturation des honoraires sur travaux

C. Saisie des factures et paiement fournisseurs

D. Solde travaux si reliquat

A. Encaissement des chques

B. Gestion des tltransmissions

D. Enregistrement des factures

E. Paiement des fournisseurs

F. Facturation des honoraires approuvs en assemble gnrale

CHAPITRE V - PREPARATION DE LASSEMBLEE GENERALE

B. Transmission des comptes au syndic

C. Vrification des comptes par le conseil syndical

PARTIE III LASSEMBLEE GENERALE

CHAPITRE I LA CONVOCATION ET LORDRE DU JOUR

CHAPITRE II LE DEROULEMENT DE LASSEMBLEE GENERALE

a. La majorit de droit commun

c. Interprtation des dcisions de lassemble

B. Larticle 25 (loi n65-557 du 10 juillet 1965)

c. Echec dune premire assemble runie la majorit de larticle 25

C. Larticle 26 (loi n65-557 du 10 juillet 1965)

c. Dcisions ncessitant lunanimit

SERGIC - Le guide du copropritaire

SERGIC - Le guide du locataire

SERGIC - Le guide du propritaire bailleur

SERGIC Formation la comptabilit des coproprits tome I

SERGIC Formation la comptabilit des coproprits tome II

SERGIC Formation la comptabilit des coproprits tome III

TABLE DES ANNEXES