Documents commerciaux

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Lentreprise et ses caractristiques

1 2 Lentreprise et ses gnralits ............................................................................................... 3 Lentreprise : ses interlocuteurs, son cycle dexploitation ........................................................ 5

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Les achats
3 4 5 6 7 8 Appel doffres : choix du fournisseur ..................................................................................... 9 Commande fournisseur : fiche fournisseur, bon et bulletin de commande ............................ 17 Suivi des commandes : planigramme, livraison ................................................................... 27 Notions et calcul de TVA ...................................................................................................... 31 Factures reues avec ou sans rductions ............................................................................. 35 Avoirs sur achats : retour de marchandises, rabais .............................................................. 45

Les ventes
9 10 11 12 13 Commande client : fiche client, bon et bulletin de commande .............................................. Livraison client : bon de livraison, bon de rception ............................................................. Factures mises avec ou sans rduction ............................................................................. Avoirs sur ventes : retour de marchandises, remise omise .................................................. Relevs de factures............................................................................................................. 51 57 65 71 77

La trsorerie
14 Rglements comptants : dcaissements et encaissements.................................................. 83 15 Rglements terme : lettre de change, billet ordre ........................................................... 87 16 Documents bancaires ......................................................................................................... 95

Les stocks
17 Fiche de stock en quantit ................................................................................................ 105 18 Valorisation de stocks : PEPS, CMUP ................................................................................. 107 Conseil dorganisation : les applications des chapitres 3 16 portent sur des petits cas dentreprises qui se suivent. Pour faciliter le travail de lapprenant et lui apprendre indirectement des notions de classement, les documents remplir des chapitres 4 16 sont dtachables. Ils peuvent tre classs dans des sous-chemises au fur et mesure pour viter de revenir en arrire.
Couverture : Rachid Mara Conception graphique : Isabelle Mtayer assiste de Florence Potier Composition : Desk ISBN : 978-2-7135-2865-1 ditions Casteilla, 2007 25 rue Monge 75005 PARIS

[LE CYCLE DEXPLOITATION DE LENTREPRISE ]

Lactivit de lentreprise se droule sous forme de cycle, quon appelle cycle dexploitation. Le cycle dexploitation est constitu de lensemble des oprations ncessaires au droulement de lactivit de lentreprise. Il existe deux principaux cycles dexploitation qui diffrent suivant lactivit de lentreprise. Les phases seront plus ou moins longues. Chaque phase du cycle peut tre quantifie en nombre de jours ou de semaines.

/ le cycle dexploitation dune entreprise de production (ou industrielle) : en prenant pour dpart les achats de matires premires
La production ncessite des lieux de stockage plus ou moins importants. Ce qui peut augmenter ses cots de production. Achat de matires premires Stockage de matires premires

Rglement de nos fournisseurs Encaissement auprs des clients

Fabrication de produits finis Vente de produits finis Stockage de produits finis

le cycle dexploitation dune entreprise commerciale

en prenant pour dpart lesachatsdemarchandises Achat de marchandises Rglement de nos fournisseurs

Stockage de marchandises

Encaissement auprs de nos clients

Vente de marchandises

 / Chap. 02 / L'entreprise : ses interlocuteurs et son cycle d'exploitation

chapitre

04
[SYNTHSE ]

Commande fournisseur fiche fournisseur bon et bulletin de commande

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La fiche fournisseur est un document qui rcapitule les informations ncessaires aux relations commerciales : les nom et coordonnes, le contact, les conditions de vente, de livraison ; les diverses commandes et factures sont indiques au verso. Le bon de commande est un document tabli par le client en deux exemplaires au moins, et adress au fournisseur avec les indications sur les produits dont il a besoin. Le bulletin de commande est un document mis par le fournisseur, complt par le client qui y indique les quantits dsires.

Les achats
17

[EXEMPLES ]
/exemple/fichefournisseur Ci-dessous une fiche fournisseur tablie et consultable laide dun logiciel de gestion commerciale (ici SAGE SAARI). Chaque ONGLET permet daccder des informations propres son intitul.
Numro du compte du fournisseur

Coordonnes du fournisseur

Notre interlocuteur

/ Chap. 04 / Commande fournisseur : fiche fournisseur - bon et bulletin de commande

Aprs avoir, pour ses achats, lanc un appel doffres et choisi un fournisseur, lentreprise doit passer sa commande chez celui-ci. Elle peut aussi sapprovisionner auprs de ses anciens fournisseurs pour les produits habituels. Elle utilisera dans cette optique les lments suivants : la fiche fournisseur ; le bon de commande ou le bulletin de commande.

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/exemple/bondecommande Htel Planis En reprenant dans le chapitre prcdent lexemple de lappel doffres de lHtel PLANIS, nous avons not que le fournisseur retenu est la Socit A. Le 16 septembre, partir de ce choix, lHtel PLANIS va procder la commande de son quipement en adressant au fournisseur le bon de commande ci-dessous.
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Les achats
/ Chap. 04 / Commande fournisseur : fiche fournisseur - bon et bulletin de commande

19

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Client ou acheteur

N et date du bon de commande

Fournisseur ou vendeur

Applications
application1 Cfg / / Cas
Dans le chapitre prcdent, le Centre de Formation en Gestion avait lanc un appel doffres pour la fourniture de mobilier et de matriel informatique. Le choix du fournisseur ayant t effectu, le Centre doit adresser un bon de commande pour chaque lot aux fournisseurs retenus. Ce 2 juillet, M. CHITOU vous demande de prparer les bons de commande n 134-CH et 135-CH en fonction des lments en votre possession.

Centre de Formation en Gestion

Conseil Emploi Formation
116, avenue Haussmann 75015 PARIS Tlphone : 01 78 76 34 56 Tlcopie : 01 78 76 30 30

Monsieur CHITOU Centre de Formation en Gestion 116 avenue Haussmann 75015 PARIS 01 78 76 34 56
DATE DE LA COMMANDE : NUMRO DE BON DE COMMANDE

ADRESSE DE LIVRAISON :

Les achats
CONDITIONS MONTANT HT HT PORT

MODE DEXPDITION

FRANCO DPART

QUANTIT

UNIT DE VENTE

PRIX DESCRIPTION UNITAIRE

TOTAL HT TVA 19,6 %

TOTAL TTC NET PAYER

/ Chap. 04 / Commande fournisseur : fiche fournisseur - bon et bulletin de commande

21

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BON DE COMMANDE

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chapitre

09
[SYNTHSE ]

Commande client fiche client bon et bulletin de commande

Toute entreprise informe ses anciens et nouveaux clients laide des catalogues, des prospectus, de son site Internet ou par ses reprsentants. Elle rpond ensuite leurs besoins.

Les ventes
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Une fiche client obtenue et consultable laide dun logiciel de gestion commerciale (ici SAGE SAARI).

Chaque ONGLET permet daccder des informations propres son intitul.

Numro du compte du client

Coordonnes du client

Notre interlocuteur

N de TVA Intracommunautaire

/ Chap. 09 / Commande client : fiche client - bon et bulletin de commande

fiche client

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laide dun logiciel de Gestion Commerciale, lentreprise prend en compte les besoins de ses clients. Afin de traiter les commandes, elle aura besoin de : la fiche client qui rcapitule les coordonnes du client ainsi que les conditions de vente ; du bon de commande ou du bulletin de commande manant du client ; du tarif qui permet de contrler les prix des articles ; des fiches de stock qui permettent de vrifier la disponibilit des articles commands.

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Applications
application1 Comtel / / Cas
Vous tes en stage chez COMTEL, distributeur et installateur de rseaux. M. ALEJO, le responsable des ventes, vous confie un dossier du client COMPUTER CONCEPT prsent ci-dessus. Nous sommes le 12 mars, laide des extraits du fichier client, du tarif (annexe 1) et du bon de commande (annexe 2), vous tablirez laccus de commande n ACV010 (annexe 3 page 55) de ce client qui sera livr sous 72 heures.

[annexe1 tarif ]
rseaux

C OM 'T L
et cablage

25 rue Ampre 78180 Saint Quentin en Yveline Tl. : 01 65 66 67 68 Tlcopie : 01 65 66 99 99 PRIX HT 67,85 21,85 33,35 56,35 102,35 70,13 103,43 861,35 908,5 962,49 17,25 126,50 21,85 50,84 56,35 62,10 44,85 159,85 136,85 40,25 182,85 132,25 435,85 138,00 92,00

Les ventes
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[annexe2 bondecommande ] A : COMTEL 76 av. de la Grande Arme 75014 PARIS 25 rue Ampre 01 42 45 44 74 7 01 42 45 92 94 78180 St-Quentin-en-Yvelines Votre interlocuteur : M. Barbosa Paris le 11 mars
Rfrence BSWIT4 BSWIT2 HUBTP4 ETH121 RJ45X Dsignation Belkin Switch Bitronic 4 PC Belkin Switch Bitronic 2 PC 3 Com Hub Office TP4 Xircom Cable Ethernet Xircom Cable RJ45 Quantit 12 8 12 36 48 Total HT Prix HT 138,00 92,00 44,85 33,35 21,85 Montant HT 1 656,00 736,00 538,20 1 200,60 1 048,80 5 179,60 Bon de commande n CC3/189

/ Chap. 09 / Commande client : fiche client - bon et bulletin de commande

GAMME PRODUIT : Produits Rseaux (Extrait) TVA au taux normal RFRENCE DSIGNATION RJ45CA XIRCOM PC CARD RJ 45 (PCMCIA) RJ45X XIRCOM CABLE RJ45 ETH121 XIRCOM CABLE ETHERNET ADB9 BELKIN ADAPTATEUR USB - SRIE DB9 RTCX21 CORDON ROUTEUR CISCO DTE X21 SWIPS2 SWITCH COM ENSEMBLE CABLE PS/2 2M WICX21 CORDON CISCO X21 POUR CARTE WIC ETH3600 CISCO MODULE 1 PORT ETHERNET POUR 3600 RTCS805 CISCO ROUTEUR 805 IOS NET9100 NETOPIA R9100 10 BT DL530X D-LINK CARTE STATION 10:100 DC100FX DEC ATI CARTE 10/100 FIBRE 100FX XR10/100 XIRCOM CABLE RESEAU 10/100 XRMOD XIRCOM CABLE MODEM 10/100+MODEM MR815T ATI HUB AT-MR815T RJ45 HUB7B BELKIN HUB 7 PORTS USB BUS STATION HUBTP4 3COM HUB OFFICECONNECT TP4 HUBTP16 3COM HUB OFFICECONNECT TP16C HUBTP8 3COM HUB OFFICECONNECT 8TPC BEL-USB BELKIN ADAPTATEUR USB BEL-PS2 BELKIN DOCKSTATION 4 PORTS USB + 2*PS/2 BEW128 BEWAN CARTE RNIS 128 PCI T BEWSER BEWAN CARTE SERVER 128 PCI BSWIT4 BELKIN SWITCH BITRONIC 4 PC BSWIT2 BELKIN SWITCH BITRONIC 2 PC

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chapitre

14

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Rglements comptants dcaissements et encaissements

Au cours de ses activits, lentreprise doit procder au rglement des factures reues des fournisseurs, et recevoir des rglements de ses clients en contrepartie des factures mises.

[SYNTHSE ]
Les rglements au comptant immdiatement ou sous huitaine. Il peut sagir : des espces ; de la carte bancaire ; de chque. Dans nos exemples, nous nous limiterons au chque. Le chque est un document complt par le tireur (titulaire dun compte bancaire ou postal) qui donne lordre au tir (ltablissement financier) de verser au bnficiaire une somme prleve sur son compte.

[EXEMPLE ]
Souche conserver

TIR banque du Tireur

SOMME en chiffres et en lettres Date : 28/03/N Montant : 496,29

BNP PARIBAS
Payez contre ce chque QUATRE CENT QUATRE-VINGT SEIZE EUROS ET
A rdiger exclusivement en euros

29 CENTIMES

La trsorerie
Lieu et Date de cration

Socit FLORA
Payable 11 Square de la Rpublique 75020 Paris Chque n

496,29
Compte n 000056778901-23 Socit ARLEQUIN 130 rue du Dahomey 75020 Paris A Le

PARIS 28/03/N
Signature

BNFICIAIRE

Lieu de paiement

9863599

Arlequin

N du chque

Titulaire du Compte TIREUR

N du compte

Signature du titulaire du compte

/ Chap. 14 / Rglements comptants : dcaissements et encaissements

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Srie : ELC Chque n : 9863599

Ordre : Fourn. FLORA Objet : Facture n 6180

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chapitre

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Fiche de stock en quantit

Au cours de ses activits, lentreprise se doit de tenir jour les stocks des marchandises, des matires premires, des produits finis quelle met sur le march. Elle tablira pour cela des fiches de stock.

[SYNTHSE ]
La fiche de stock, tenue par le magasinier pour un article donn, indique les entres, les sorties et les stocks dune manire chronologique. Les entres (bon dentre) sont alimentes par les livraisons des fournisseurs, les productions de lentreprise ou par les retours des clients ; et les sorties (bon de sortie) correspondent aux utilisations par lentreprise pour produire, aux livraisons faites aux clients ou aux retours aux fournisseurs.
Bondentre Stock Bondesortie

[EXEMPLE ]

21 + 42 = 63
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63 25 = 38

/vocabulaire Unit de stockage : le conditionnement de larticle Stock dalerte : quantit qui dclenche lapprovisionnement Stock maxi : quantit au-del de laquelle on ne peut plus stocker Stock mini : quantit prvue pendant le dlai de livraison du fournisseur
/ Chap. 17 / Fiche de stock en quantit

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Les stocks