VICE PREMIER MINISTRE CHARGE DU BUDGET ET DES PROVINCES AUTONOMES PROJET PAIGEP

GUIDE SUR LA GESTION DU PERSONNEL

(Version franaise)

Janvier 1999

GUIDE SUR LA GESTION DU PERSONNEL DES COMMUNES RURALES

I.

PREAMBULE
Le premier guide sur la gestion du personnel est rdig en malgache dans le souci dune meilleure comprhension par ses utilisateurs. Mais pour que les initiateurs et les autres partenaires du projet puissent tre au mme niveau dinformation, le prsent document (version franaise) reprend les grandes lignes du contenu dudit guide.

II.

INTRODUCTION Comme la Commune nest pas rgie par lordonnance 93-019 relative au statut gnral des fonctionnaires et tant une collectivit dcentralise de lEtat qui jouit dune autonomie dans le cadre de son administration en gnral, elle peut par consquent avoir sa propre politique en matire de gestion du personnel. Le prsent guide est conu dans le but daider les premiers responsables des Communes de mieux cerner les diffrentes techniques et procdures dune gestion du personnel mettant laccent notamment sur la valorisation des ressources humaines. En effet, il sagit dune gestion se rapprochant davantage de celle dune entreprise prive qui se veut comptitive et favorisant lpanouissement des hommes qui y voluent. A mentionner particulirement que la Commune est libre de recruter toute personne quelle juge comptente et susceptible de participer son dveloppement. En ce qui concerne les fonctionnaires de lEtat qui sont sollicits par la Commune pour y travailler et quen donne leur consentement, il est rappeler quils seront en situation de disponibilit par rapport la Fonction publique et devront donc adhrer au Rglement intrieur de la Commune. Mais afin de prserver leur avantage, ils peuvent continuer verser leur cotisation de retraite de 4 % o la Caisse de Retraite Civile et Militaire (CRCM). Par ailleurs, les agents permanents de la Commune en tant que personnel de la collectivit, peuvent verser leur cotisation (3 %) la Caisse de Prvoyance de Retraite (CPCR). Seuls les Employs de Courte Dure (ECD) doivent saffilier la CNAPS dont le montant slve 1 % du salaire brut.

III.

FICHIER DU PERSONNEL
La gestion du personnel commence par la mise en place du fichier du personnel, utile pour le suivi des dossiers administratifs (congs, absences, retraite, ), de lvolution des rmunrations (tude de la politique salariale), du dveloppement professionnel (dtection des potentiels, tude des filires de carrire, formation) et des autres lments ncessaires (visite mdicale, suivi de sant, ) Le fichier du personnel comporte gnralement les rubriques suivantes : Identification 3

Elments lis la paye Elments lis au dveloppement professionnel Autres informations

Toutes les pices concernant les rubriques sus-cites doivent tre classes dans le fichier, savoir un exemplaire de la fiche de poste curriculum vitae et photo didentit demande demploi copie des diplmes et certificats de travail attestation de prise de service contrat de travail un exemplaire de chaque apprciation des performances autorisation de cong et dabsence photocopie du certificat mdical sanctions lettre de dmission ou autres documents justifiant le dpart

Cest le secrtaire administratif qui assure la tenue, le suivi et la mise jour du fichier du personnel

III.

RECRUTEMENT ET EMBAUCHE
Tout recrutement fait lobjet de dlibration du Conseil Communal Le recrutement seffectue la suite de lexistence dun poste vacant ou dune cration de poste Le recrutement commence par lanalyse de la fiche de poste concern dans lequel on trouve notamment : la mission du poste les attributions et responsabilits les connaissances, expriences et autres conditions requises les critres de performance les relations hirarchiques et fonctionnelles

Outre lexploitation des informations trouves dans la fiche de poste, il savre utile de demander au chef hirarchique direct du futur titulaire du poste, dautres renseignements susceptibles de prciser davantage le profil requis. La procdure de recrutement comprend les tapes suivantes : Etape 1 : Justification de lutilit du recrutement par le chef hirarchique immdiat, valider par le Maire Etape 2 : Dfinition du profil du candidat partir de la fiche de poste et des autres renseignements recueillis Etape 3 : Demande de recrutement formule par le Maire et soumettre au Conseil Communal pour dlibration (justification et profil du candidat y joindre) Etape 4 : Aprs dlibration, recherche de candidature dabord au sein mme de la Commune aprs ltablissement dune offre demploi spcifiant : la dfinition du poste le profil du candidat (formation acadmique, connaissances techniques, exprience et autres conditions requises) niveau de rmunrations et autres avantages ventuellement constitution de dossier de candidature dont demande manuscrite en bonne et due forme Etape 5 : Slection des candidats sil y a manifestation de candidature interne et adquation des profils : organisation de tests de recrutement (test technique obligatoire et test psychotechnique en cas dopportunit)

 correction des tests et dlibration du jury prsid par le Maire et compos des personnes choisies par le Maire (techniciens, conseillers) si les rsultats sont satisfaisants, choisir le meilleur candidat et passer aux tapes suivantes si les rsultats ne sont pas satisfaisants, procder au recrutement externe : affichage la Commune et dans les lieux publics, dune offre demploi dont le contenu et le mme pour le recrutement interne, mais y ajouter lindication des modalits du contact tablir et le dlai de dpt des dossiers de candidature devant comprendre : une demande de candidature manuscrite curriculum vitae copie des diplmes et certificats de travail slection sur dossier (adquation des profils et contrle des conditions requises) organisation des tests comme pour le recrutement interne (candidats retenus aprs la slection sur dossier) correction et slection des 2 ou 3 meilleurs candidats pour lentretien dembauche entretien dembauche, en vue de confirmer ou infirmer les rsultats et informations rcolts auparavant, et de convenir sur les questions dordre matriel (salaire, avantages et autres) Etape 6 : Choix du candidat retenir Etape 7 : Visite mdicale dembauche Etape 8 : Etablissement du Contrat de travail Etape 9 : Priode dessai Etape 10 : Affiliation la CnaPS IV. RECRUTEMENT ET EMBAUCHE Le Conseil Communal dlibr sur la cration de poste et le budget affrent aux rmunrations du personnel Le Maire en tant que chef du personnel, dcident des recrutements La procdure de recrutement comprend les tapes suivantes :

Etape I : Justification du besoin de recrutement par le chef hirarchique direct valider par le Maire. 6

Etape 2 : Constitution du Comit de recrutement (jouant galement le rle de jury) compos du chef hirarchique du poste pour voir, du secrtaire administratif et ventuellement des techniciens concepteurs des tests de recrutement. Etape 3 : Actualisation de la fiche de poste. Etape 4 : Diffusion de lavis de recrutement dans les services de la Commune pour recueillir les candidatures internes. Lavis doit prciser : La dfinition et la classification du poste Le profil du candidat (formation acadmique, connaissances techniques, expriences et autres conditions requises) Le niveau de rmunrations et autres avantages ventuellement La constitution de dossier de candidature ; et si le curriculum vitae, les copies de diplmes et la photo didentit ne sont pas disponibles la Commune, le postulant doit galement les fournir.

Etape 5 : Slection sur dossier des candidatures adquation profil candidat / profil poste) et choix de celles retenir pour la procdure de slection suivante. Etape 6 : Organisation et passation de tests de recrutement : Test technique (obligatoire) Test psychotechnique (si disponible) Entretien

Etape 7 : Corrections des tests et dlibration du jury. Si candidature interne retenue, Communication du rsultat lintress Actualisation du contrat de travail Actualisation du fichier du personnel

Si candidature interne non retenue. Etape 4 bis : Etablissement et affichage dune offre demploi spcifiant La dfinition du poste ;

Le profil du candidat (formation acadmique, connaissances techniques, exprience et autres conditions requises) ; Le niveau de rmunrations et autres avantages ventuellement ;

La constitution de dossier de candidature comprenant : une demande manuscrite, un curriculum vitae, une photo didentit, copies des diplmes et certificats de travail ; La date limite de dpt des demandes.

Etape 5 bis : Slection sur dossier des candidatures externes (adquations profil candidat / profil poste) et choix de celles retenir pour la procdure de slection suivante. Etape 6 bis : Organisation et passation de tests de recrutement : Tests techniques (obligatoire) Tests psychotechnique (si disponible) Entretien

Etape 7 bis : Correction des tests et dlibration du jury sur la choix du ou des candidat(s) retenir selon le cas. Etape 8 bis : Affichage des rsultats et convocation du ou des candidats retenu (s) pour un entretien dembauche. Etape 9 : Visite mdicale dembauche Etape 10 : Etablissement du Contrat de travail (voir annexe). Etape 11 : Application CRCM ou CNAPS selon le statut de la personne embauche.

V.

AVANCEMENT ET PROMOTION

Tout avancement ou augmentation de salaire nest pas automatique. Ceci est conditionn par lobtention de rsultats satisfaisants lissue de lapprciation des performances. Chaque membre du personnel fait lobjet dune apprciation des performances tous les ans, et effectue par le Chef hirarchique direct. Lapprciation se fait partir de 5 critres proposs titre indicatif (chaque Commune peut y apporter des amendements ou des ajouts selon ses spcificits) :

1. 2. 3. 4. 5.

Rsultats qualificatifs et quantitatifs Responsabilit et initiative Volont de se perfectionner Communication et relations internes Discipline Assiduit

Chaque critre fait lobjet dune dfinition claire et comprend 5 niveaux chacun (chaque niveau est galement dfini) pour faciliter la notation. Les notes vont de 10 50 pour les 4 derniers critres, mais elles stalent de 20 100 pour les rsultats qualificatifs et quantitatifs . Un modle de fiche dapprciation des performances se trouve en annexe. Lavancement (changement de palier dans une mme catgorie) est conditionn par lobtention dun nombre de points suffisant dont les dtails sont donns ci-aprs : Obtention de moins de 180 points, aucun avancement Obtention de 180 240 points, avancement dun palier Obtention de plus de 240 points, avancement de 2 paliers Les paliers sont prsents dans la grille de salaire se trouvant en annexe

La promotion est le passage dune catgorie une autre immdiatement suprieure. Elle peut tre obtenue, soit par puisement de la catgorie dappatenant lissue de rsultats satisfaisants successifs, lissue de lapprciation des performances, soit pour des raisons exceptionnelles. Toutefois, tout avancement ou toute promotion doit faire lobjet dune dcision du maire.

6. LA GRILLE DE SALAIRE
La grille de salaire prsente ci-aprs est donne titre dexemple et constitue une source dinspiration pour les Communes qui veulent avoir leur propre systme de rmunration. Elle est conue partir dune classification des emplois, qui propose 3 catgories regroupant chacune des postes prsentant des caractristiques communes de base et excutant un service de qualification sensiblement quivalent : Catgorie I : Postes o le personnel excute des travaux simples ne ncessitant quune adaptation rapide pendant une semaine maximum : gardien, planton, coursier, balayeur, percepteur de march, vidangeur (C.E.P.E.). Catgorie II : Postes qui exigent un personnel spcialis, excutant des tches assez complexes et ncessitant des connaissances professionnelles dans le domaine concern : secrtaire dtat civil, secrtaire trsorier. Rgisseur de recettes, secrtaire administratif, responsable de march ( niveau fin de lenseignement secondaire 1er cycle/ BEPC). 9

Catgorie III : Postes de matrise ncessitant une comptence professionnelle qualifie, impliquant un sens de linitiative pralablement prouv, de lorganisation et de la responsabilit dune petite quipe de collaborateurs placs sous ses ordres, le secrtaire administratif, secrtaire comptable, agent fiscal, agent de dveloppement, agent voyer (niveau fin de lenseignement second cycle / Baccalaurat)

GRILLE DE SALAIRE CATEGORIE PALIER 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Priode dessai Tout agent nouvellement recruter doit subir une priode dessai dont la dure dpend de sa catgorie dappartenance. Catgorie I : 1 mois Catgories II et III : 3 mois Explications relatives lutilisation de la grille 1. 2. Cest le salaire de base brut qui est calcul partir de la grille de salaire. Elle propose 3 catgories et 12 paliers dans chaque catgorie 1 chaque palier dune catgorie considre correspond un indice salarial. Dans la catgorie considre correspond un indice salarial. Dans la catgorie I, les indices vont de 150 255 ; dans la catgorie II, de 232 296 et dans la catgorie III, de 360 615. Cest le Maire qui tudie et fixe la valeur dun point dindice en fonction des possibilits financires de la Commune. Mais pour ce faire, il doit tenir compte du SMIG qui, actuellement se situe autour de 250.000 FMG. Une fois fixe la valeur du point dindice, le mode de calcul est simple. Exemple : si la valeur du point dindice est arrte 150.000 FMG, lagent se trouvant en catgorie I, palier 4 (I 4) touche un salaire de base brut de 173 x 1500 = 259.500 FMG ; lagent en catgorie II, palier 6 (II 6) un salaire de 296 x 1500 = 10 I 150 157 165 173 182 191 201 211 221 232 243 255 II 232 243 255 268 282 296 310 326 342 360 377 396 III 360 377 346 416 437 459 482 506 531 558 586 615

3.

4.

44.000 FMG et lagent en catgorie III, palier 2 (III 2) un salaire de 377 x 1500 = 556. 500 FMG. 5. La grille de salaire considr lanciennet de chaque agent. A remarquer que lagent dans la catgorie I 10 touche le mme salaire de base que celui dans II 1 ; lagent dont la catgorie II 10 peroit le mme salaire de base que celui dans III 1, pour ne pas parler que ceux l. Si un agent se trouve dans la catgorie I 12 et que ses rsultats sont satisfaisantes lissue de lvaluation des performances, il bnficiera non seulement dune promotion (passage de la catgorie I II), mais en outre, il bnficiera automatiquement dun indice suprieur au sien lavant, cest dire, le palier 4 de la catgorie II, dans le cas prescrit. En cas daugmentation de salaire, quelque soient les raisons, les indices euxmmes sont invariables mais cest la valeur du point dindice qui change. Si par exemple, le gouvernement dcide une augmentation de salaire 10 % au bnficie de tous les salaris et si la valeur du point dindice tait de 1500 FMG, la nouvelle valeur du point dindice serait : 1500+ 1500 x 10 / 100 = 1 650 FMG 8. En cas daugmentation uniquement du salaire minimum (SMIG), il est recommand de revoir la grille de salaire toute entire, car un changement la base a une rpercussion automatique sur les autres salaires, surtout quand cette augmentation est relativement importantes.

6.

7.

Dans ce cas, ce quon pourrait faire cest de procder une augmentation dgressive au fur et mesure que lon monte dans les catgories suprieures. Exemple : Si laugmentation du SMIG est de 20 %, elle peut tre applique lensemble de la catgorie I mais on peut en plus envisager une augmentation de 12 % par exemple, pour la catgorie II et de 8 % pour la catgorie III. Quoiquil en soit, la dcision quant la rvision de la grille de salaire revient pleinement au Maire. Toutefois, il lui est conseill de recueillir les avis des uns des autres ce sujet, notamment ceux des autres membres du bureau excutif. A noublier cependant que tout budget est dlibre par le conseil communal. Catgorisation du personnel existant En cas, dabsorption de la nouvelle catgorisation du personnel, la dmarche suivant est observer : 1. 2. Se conformer la catgorisation dappartenance de chaque poste ( I, ou II, ou III) Considrer lanciennet de chaque agent et le palier correspondant selon le tableau ci-aprs : Anciennet Palier 11

0 an 1 2 ans + de 2 4 ans + de 4 ans 3.

1 2 3 4

Affecter chaque agent sa catgorie et le palier auquel il se trouve au moment de lapplication du nouveau systme. Exemple : un secrtaire dtat civil ayant 3 annes danciennet est donc en catgorie II 3, correspondant lindice 255. Si la valeur dindice est fix 1 500 FMG, son salaire mensuel brut slve 255 x 1500 = 382 500 FMG. Exemple de systme de classement et de rmunration pour une Commune

Lorganigramme dune Commune rurale de 2me catgorie prvoit, outre le Maire et son Adjoint : 1 Secrtaire Comptable (anciennet de 2 ans) 1 Secrtaire trsorier (anciennet de 18 mois) 1 Secrtaire dtat civil (anciennet de 8 mois) 1 Secrtaire administratif (anciennet de 13 mois) 1 Agent de dveloppement (anciennet de 3 mois) 1 coursier (anciennet de 3 ans) 1 Gardien (anciennet de 13 mois) Si lon se rfre donc aux explications donnes pralablement, le salaire de base brut de chaque agent, en supposant que la valeur du point dindice soit 1 500 FMG, se prsente comme suit, pour : - Le Secrtaire Comptable (III-2), indice 377 : 377 x 1 500 = 565 500 FMG - Le Secrtaire Trsorier (II 2), indice 243 : 243 x 1 500 = 364 500 FMG - Le Secrtaire dtat civil (II 3), indice 555 : 255 x 1 000 = 382 500 FMG - Le Secrtaire administratif (III 1), indice 360 : 360 x 1 500 = 540 000 FMG - LAgent de dveloppement (III 3), indice 396 : 396 x 1 500 = 594 000 FMG - Le Coursier (I 3), indice 165 : 165 x 1 500 = 247 500 FMG - Le Gardien (I 2), indice 157 : 157 x 1 500 = 235 500 FMG VII LE DEVELOPPEMENT DU PERSONNEL a) La formation

- La formation constitue un critre de motivation pour le personnel. Il a principalement pour objectif de :

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Rechercher ladquation des comptences du titulaire aux exigences du poste ; Initier aux nouvelles mthodes, technologies (recyclage) ; Faire connatre les nouvelles dispositions rglementaires et lgislatives ; Dvelopper le sens dinitiative (esprit douverture) ;

- Dcouvrir la potentialit du fourr en vue dune tude ventuelle dune ventuelle volution de carrire de lintress. - Il nest besoin de crer une structure plus ou moins lourde pour le volet formation. Le Maire, tant dj responsable de la gestion du personnel, peut bien sacquitter facilement des tches y affrentes. Il sagit, en effet, de : Recenser les besoins de formation partir des fiches de poste (comparaison du profil du titulaire avec celui du poste) et des rsultats de lapprciation des performances ; Analyser les demandes de formation ventuelles manant du personne ; Etablir un plan annuel de formation simple et ralisable ; Rechercher les prestataires de formation ; il nest pas toujours ncessaire de faire appel des spcialistes ; des techniciens des prfectures et sous-prfectures ou de la Province peuvent souvent faire laffaire ; Programmer les sessions de formations dispenser ; Evaluer la formation (impact sur les prestations du service offertes par la Commune et sur le dveloppement de celle-ci, valuation financire).

Par rapport aux prestataires de formation, il y a en outre la possibilit de sadresser aux services du tl enseignement et aux services de la formation continue des universits et coles.

VIII. ADMINISTRATION DU PERSONNEL

a. Contrat de travail Tout recrutement doit faire lobjet dun contrat de travail devant contenir au moins les rubriques suivantes : la dnomination du poste de travail ; la date de prise de service ; la priode dessai et les conditions sy rapportant ; la classification ou la catgorie de lagent ; le montant du salaire au moment de ltablissement du contrat ; 13

les autres avantages (primes et indemnits, couverture sociale, affiliation CREM ou CPR ou la CNaPS,...) ; les dates et signatures du Maire et de lagent.

Il est indispensable de rgulariser la situation des agents dj en activit qui ne sont pas en possession de leur contrat de travail. Le contrat de travail peut tre de dure dtermine ou indtermine. Puisque cest le Maire, un lu, qui nomme son ou ses adjoint(s), il faut que le contrat de travail de ces derniers soit de dure dtermine renouvelable tous les ans ; surtout sil est affect un poste administratif prvu par lorganigramme, qui en principe doit faire lobjet dun contrat de travail. Le dit contrat doit prvoir une clause de cessation anticipe sans indemnit, comme dans tout cas de retrait de dlgation dailleurs. Ceci est en plus utile pour viter tout risque de plthore de personnel lorsque le mandat du Maire prendra fin. Par contre, pour assurer la continuit des travaux ou projets en cours, le contrat de travail des autres agents permanents, plus particulirement du coordonateur gnral, doit tre de dure indtermine.

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b.

Les congs Toute demande de cong doit respecter un planning prtabli. Le planning de cong est tabli suivant les modalits suivantes : chaque membre du personnel soumet son suprieur hirarchique les dates aux quelles il compte prendre ses congs ; le suprieur hirarchique discute avec lui des ventuelles remarques sur ces dates, en considration des ncessits de service ou de lorganisation de lunit et modifie de commun accord les dates, le cas chant ; il coordonne ensuite les priodes de cong intressant le personnel de son service et transmet ltat au Maire au plus tard le 20 dcembre de lanne prcdente ; le Maire tablit enfin le planning de cong dfinitif de tous les membres du personnel de la Commune (laffichage du planning est souhait).

Malgr lexistence du planning toute demande de cong doit faire lobjet dune demande selon le modle de fiche se trouvant en annexe, qui, aprs approbation du Maire, sera classe dans le fichier du personnel tenu par le secrtaire administratif pour suivi ; Toute demande de cong doit tre dpose au moins 15 jours avant la date de dpart en cong au Maire et doit tenir compte de lintrim pour assurer la continuit des activits du service concern. c. Les absences et permissions Toute absence autre que motifs de service doit tre motive et faire lobjet dune demande selon le modle en annexe, et tablir au moins dans la journe qui prcde le dbut de labsence ; Toutes les absences non justifies doivent tre constates par les responsables hirarchiques directes et des comptes de la paie ; Les absences pour maladie doivent tre justifies par un certificat mdical indiquant le nombre de jours darrt maladie. Le certificat doit tre dpos dans un dlai de trois jours compter du premier jour dabsence ; Le Maire fixe par arrt les horaires de travail respecter dans la Commune. Une absence non justifie durant lhoraire rglementaire est considre comme une absence non autorise et dcompte comme telle ; Toutes les absences, quels quen soit la nature et le motif, doivent tre inscrites dans une fiche dabsence individuelle, tenue par le secrtaire administratif ; Des absences exceptionnelles autorisation et permission dabsence payes et non dductibles du temps de service effectif peuvent tre accordes 15

par les chefs hirarchiques directs pour les simples agents et par le Maire pour les responsables de service ; Les demandes dautorisation ou de permission dabsence peuvent tre faites, outre la considration des coutumes de la rgion, loccasion des vnements familiaux et autres motifs suivants : Mariage de lintress ; Naissance dun enfant de lintress ; Circoncision dun enfant de lintress ; Dcs dun enfant de lintress ; Dcs du ou de la conjoint(e) de lintress ; Dcs dun ascendant, descendant ou collatral direct de lintress ; Dmnagement ; Convenances personnelles.

Toutefois, la dure de ces absences ne peut excder trois (3) jours par vnement d. La discipline Les fautes commises sont constate par le Maire et /ou les responsables hirarchiques et /ou par le secrtaire administratif. Il est ncessaire donc de convenir sur les fautes sanctionner et sur les sanctions elles-mmes. Les listes tablies ci-aprs, sont donnes titre indicatif, une concertation entre le Maire et les autres membres sur ces sujets est souhaitable. Les fautes sujettes des sanctions : Non respect des horaires de travail (retards, abandons de poste avant lheure de sortie) Absences non autorises Insubordination Provocation de conflits et rixes pendant les heures de travail Enivrement, absorption de boissons alcooliques et de drogues notamment pendant les heures de travail Destruction volontaire et vol de matriels appartenant la Commune.

Les sanctions encourues suivant la gravit des fautes :

Avertissement verbal Avertissement crit, demande dexplication Blme Mise pied Licenciement Une fois que les fautes et les sanctions sont arrtes de commun accord, il appartient au secrtaire administratif de les diffuser dans tous les services. ANNEXE 5

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I. II. III. IV. V. VI.

Fichier du personnel Critre dapprciation des performances Fiche dapprciation des performances Demande de permission/cong Contrat de travail Bulletin de paie

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