PROJET (X) ------------------------------------------RAPPORT DAUDIT DES ETATS FINANCIERS DU 1er JANVIER AU 31 DECEMBRE 2009 --------------------------------VERSION DEFINITIVE

Avril 2010

Table des matires

I OPINION SUR LES ETATS FINANCIERS ......................................................................................... 3 II - OPINION SUR LES COMPTES SPECIAUX ......................................................................................... 6 III - OPINION SUR LES RELEVES DE DEPENSES................................................................................... 8 IV PRESENTATION DU PROJET.......................................................................................................... 10 V CADRE, PRINCIPES ET METHODES COMPTABLES ................................................................... 12 5.1. CADRE ET PRINCIPES COMPTABLES ......................................................................................................... 13 5.2 METHODES COMPTABLES ....................................................................................................................... 13 5.3 AMORTISSEMENT DES IMMOBILISATIONS ................................................................................................. 13 5.4. UNITE MONETAIRE ............................................................................................................................... 13 5.5. EVALUATION ........................................................................................................................................ 13 VI ETATS FINANCIERS.......................................................................................................................... 14 VII - NOTES EXPLICATIVES AUX ETATS FINANCIERS ..................................................................... 15 7.1. COMPTES DE LACTIF....................................................................................................................... 16 7.2. COMPTES DU PASSIF ........................................................................................................................ 19 VIII RAPPORT DE RECOMMANDATIONS ......................................................................................... 21 IX - ANNEXES............................................................................................................................................. 37 ANNEXES 2 : ETATS RECAPITULATIFS DES DEMANDES DE DECAISSEMENTS FAD............. 37 ANNEXES 1 : RAPPROCHEMENT DU COMPTE SPECIAL ................................................................. 38 ANNEXES 2 : ETATS RECAPITULATIFS DES DEMANDES DE DECAISSEMENTS FAD............. 39

I OPINION SUR LES ETATS FINANCIERS

A Monsieur le Directeur Monsieur le Directeur En excution de la mission daudit que vous avez bien voulu nous confier, nous vous transmettons notre rapport sur les tats financiers ci-joints du Projet (X) pour la priode allant du 1er janvier au 31 dcembre 2009. Les tats financiers qui comprennent le bilan, le compte de rsultat, le tableau des emplois et ressources, ont t prpars par la direction du projet. Nous avons pour mission de formuler une opinion sur ces tats, la lumire des rsultats de nos vrifications. Nous avons ralis notre audit conformment aux normes internationales. Ces normes imposent de programmer et deffectuer laudit de manire avoir une assurance raisonnable que les tats financiers ne comportent pas danomalies significatives. Un audit implique la vrification par sondages des pices justificatives des montants et des informations fournies dans les tats financiers. Il donne galement lieu la vrification des principes comptables appliqus par le projet. Nous sommes davis que notre audit constitue une base raisonnable pour notre opinion exprime ci aprs. 1.1 Ajustements Traitement des dpenses engages par les MOD Le projet na pas intgr dans sa comptabilit les dpenses engages par le FENU qui na pas fourni la DNCT la situation dexcution financire des activits qui lui sont confies au 31 dcembre 2009. Par consquent, nous ne sommes pas en mesure dvaluer le montant des dpenses engages par le FENU. Toutefois, les avances faites aux MOD (FAFPA et FENU) ont t comptabilises dans un compte de dbiteurs divers. Prise en charge des virements faits au profit des Units Focales de Gestion du Projet La coordination du Projet X transfre des fonds dans les comptes des CT-rgions aliments partir du compte spcial don FAD/Autres cots de fonctionnement. Ces montants sont directement considrs comme dpenses alors qu la date du 31 dcembre, ces comptes avaient des fonds non utiliss. Le solde des ressources non utilises sur ces comptes bancaires, et comptabilises tort dans les charges du projet, est rcapitul ci aprs :

Rubriques
BDM Kayes BDM Segou BDM Sikasso BDM Mopti Total

Montants
32,857 -9,331 28,172 30,314 82,012

1.2 Opinion Sous rserve de la prise en compte de lajustement voque ci-dessus, nous certifions que les tats financiers du projet pour la priode allant du 1er Janvier 2009 au 31 Dcembre 2009 faisant apparatre : un total des fonds reus de : 884 759 245 FCFA un total des dpenses de : 793 753 660 FCFA et un excdent de trsorerie de : 91 005 585 F CFA

Sont sincres, rguliers et donnent une image fidle du patrimoine et de la situation du Projet X. Bamako le 30 avril 2010 Grant Associ

Boubacar KANTE Expert Comptable Diplm Commissaire aux comptes Inscrit au Tableau de lOrdre

II - OPINION SUR LES COMPTES SPECIAUX

Monsieur le Directeur, Dans lexercice de la vrification des tats financiers du projet, nous avons procd laudit des comptes spciaux du Projet X. Nous avons pour mission de formuler une opinion sur l'utilisation de ces comptes conformment aux dispositions de lAccord de prt N 2100150015094 et du Protocole d'accord N 2100155010066 en date du 16 novembre 2007. Nous avons ralis notre audit conformment aux normes internationales daudit. Ces normes imposent de programmer laudit de manire avoir raisonnablement lassurance que les tats financiers relatifs aux comptes spciaux ne comportent pas danomalie significative. Nous sommes davis que notre audit constitue une base raisonnable pour notre opinion. Sur base des rsultats de nos travaux, nous certifions que le fonctionnement des comptes et les oprations effectues sur ces comptes respectent les dispositions des accords de financement du projet. Bamako le 30 avril 2010 Grant Associ

Boubacar KANTE Expert Comptable Diplm Commissaire aux comptes Inscrit au Tableau de lOrdre

III - OPINION SUR LES RELEVES DE DEPENSES

A Monsieur le Directeur

Monsieur le Directeur Dans lexercice de la vrification des tats financiers du Projet X pour la priode allant du 1er janvier au 31 dcembre 2009, nous avons procd la vrification des relevs des dpenses effectues pour la priode audite. Ces contrles ont t effectus conformment aux termes de rfrence, aux accords de financements et aux autres documents du projet. Nous certifions que la situation des dpenses du projet et les renseignements qui les tayent sont suffisamment fiables pour justifier les dcaissements effectus. Bamako le 30 avril 2010 Grant Associ

Boubacar KANTE Expert Comptable Diplm Commissaire aux comptes Inscrit au Tableau de lOrdre

IV PRESENTATION DU PROJET

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INTRODUCTION Comme dans la plus part des pays africains, la dcentralisation mise en uvre au Mali a pris de l'ampleur avec l'ouverture dmocratique des annes 1990. Cette dcentralisation fortement lie au processus de mutation politique justifie l'approche politico-administrative utilise par l'Etat malien pour l'oprationnaliser dans une premire phase (1992-2005).Cette phase a t marque par des avances d'ordre institutionnel, avec l'adoption des lois et textes de la dcentralisation, la dfinition des collectivits territoriales, l'organisation des lections locales et la mise en place des dispositifs d'accompagnement des collectivits territoriales. Cependant, malgr cette russite, la persistance de la dimension rgionale de la pauvret, a fait de la promotion des conomies rgionales une proccupation de toutes les parties prenantes du processus de dcentralisation. Cette proccupation sera prise en compte dans la seconde phase du processus de dcentralisation dmarre en 2006 et cense favoriser la mobilisation des populations en vue du dveloppement durable la base. Afin d'appuyer le Mali dans cette phase II du processus de dcentralisation, la banque Africaine de Dveloppement(FAD) a initi travers le PAS IV deux tudes sur les ples de dveloppement conomiques. Ces tudes ont confirm les disparits rgionales et relev l'incapacit des rgions actuelles assurer leur mission de dveloppement. Sur la base des conclusions de ces deux tudes, le gouvernement du Mali et la banque Africaine de dveloppement ont entrepris la mise en place du projet (X) L'objectif recherch travers la mise en place du Projet X est d'accompagner le gouvernement du Mali dans la mise en uvre de sa stratgie de croissance et de rduction de l a pauvret. Le Projet X comprend trois (03) composantes principales, la dure est de 4 ans. Son champ d'intervention concerne les rgions de Kayes, Sikasso, Koulikoro, Sgou et Mopti. Ces rgions regroupent 36 des 49 cercles du pays (73%) et 610 des 703 communes (87%). Ces rgions du projet sont peuples de 8 746 000 personnes reprsentant 80% de la population malienne. Le dispositif de gestion du Projet X prvoit : au niveau national, une Equipe dexcution nationale du Projet (EENP), place sous lautorit du Directeur National des Collectivits Territoriales. au niveau rgional, 5 Units focales de gestion du projet, places sous lautorit des Prsidents des Assemble Rgionales ; Participent galement lexcution du projet en qualit de Matres dO uvrage Dlgus (MOD) : la Direction Nationale de lAmnagement du Territoire, pour llaboration/amlioration des Schmas Rgionaux dAmnagement du Territoire (SRAT) ; la Direction Nationale de la Planification et du Dveloppement (DNPD), pour llaboration/amlioration des Plans Stratgiques de Dveloppement Rgional (PSDR) ; lInstitut National de la Statistique (ex DNSI), pour la mise en place dun systme de suivi valuation par les acteurs ; le Fonds dAppui la Formation Professionnelle et lApprentissage (FAFPA), pour la mise en place de Plates Formes de Services et la gestion des activits dappui au secteur priv rgional ; le Fonds dEquipements des Nations Unies (FENU), pour la ralisation du Systme dAnalyse Financire et Institution nelle des Collectivits (SAFIC) adapt au niveau rgional.

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V CADRE, PRINCIPES ET METHODES COMPTABLES

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5.1. Cadre et principes comptables Le Plan comptable utilis est le plan comptable OHADA. La comptabilit est une comptabilit d'engagement. Les dettes et les crances sont enregistres au fur et mesure qu'elles sont constates. 5.2 Mthodes comptables Toutes les charges engages par le projet sont transfres au bilan la fin de chaque exercice en charges immobilises. Cette mthode a t adopte en vue dobtenir la fin du projet le cot total des frais engags. Les fonds reus ne sont pas comptabiliss comme des revenus, mais directement enregistrs dans les comptes 102 Dotations . Les fonds reus de la contrepartie sont enregistrs dans un compte appel Dotation Etat . Les fonds reus ainsi que les paiements directs effectus par le FAD sont enregistrs suivant leur nature dans les comptes Don FAD , Paiement direct Prt FAD et Paiement direct Don FAD Les fonds mis la disposition des matres douvrage dlgus sont enregistrs dans le s comptes Avance/MOD) suivant le MOD bnficiaire. 5.3 Amortissement des immobilisations Les immobilisations ne font pas lobjet damortissement. 5.4. Unit Montaire La comptabilit est tenue en Franc de la Communaut Financire dAfrique (FCFA). Le taux de conversion est d'environ une UC pour 737,6 FCFA (source rapport dvaluation du projet, juillet 2007). 5.5. Evaluation Les tats financiers ont t prsents selon le principe du cot historique.

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VI ETATS FINANCIERS

BILAN COMPTE DE RESULTAT RESUME TABLEAU DES EMPLOIS ET RESSOURCES

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VII - NOTES EXPLICATIVES AUX ETATS FINANCIERS

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7.1. COMPTES DE LACTIF

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Note 1 : Immobilisations Les immobilisations sont constitues dune part des charges immobilises, dune immobilisation incorporelle et dautre part de matriels de transport.
Rubriques /Bailleurs Charges immobilises Immobilisations incorporelles Immobilisations corporelles Totaux Etat Mali

BAD 133 733 622 10 701 000 42 861 000 187 295 622

Totaux 133 733 622 10 701 000 65 000 000 107 861 000 65 000 000 252 295 622

Note 1.1 Charges immobilises Les charges immobilises sont constitues de dpenses initialement comptabilises en charges, et transfres au bilan. Le dtail est prsent ci-dessous :
Rubriques Frais immobiliss 2008 Achat et vaiation de sotcks. Transport Services ext.A Services ext.B Autres charges Agios Totaux Exercice 2009 20 300 838 6 606 130 800 127 4 400 300 61 735 134 39 897 082 -5 989 133 733 622 exercice 2008 Variations 20 300 838 5 795 880 800 127 4 400 300 45 239 176 36 902 452 -5 989 113 432 784

810 250 16 495 958 2 994 630 20 300 838

Le poste services extrieurs B est en grande partie constitu dhonoraires des assistants techniques locaux pour un montant de 61 735 134 FCFA. Note 1.2 Immobilisations incorporelles Ce poste reprsente essentiellement le cot du logiciel TOMPRO achet par le projet. Note 1.3 Immobilisations corporelles Elles sont essentiellement constitues de matriel de transport dont FCFA 86 861 000 pour les vhicules et FCFA 21 000 000 pour les motos.

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Note 2 : Dbiteurs divers Ce poste comprend la situation des avances de fonds faites aux MOD (Maitre dOuvrage Dlgus) FENU et FAFPA dcomposs comme suit :

FENU FAFPA

534 606 720 Paiement direct par le FAD 92 979 318 Montant pay partir du compte special Prt Projet X 627 586 038

Lors du dcaissement du 1er fonds de roulement sur le prt, un montant de 125 000 FCFA a t prlev par Ecobank Abidjan, selon le projet. Le montant rellement reu par le FAFPA a t de FCFA 132 345 600. A la date du 31 dcembre 2009, le solde du compte spcial ouvert par le FAFPA est de FCFA 92 854 318. Le FENU na pas pu fournir au projet la situation dexcution financire de ses activits pendant la priode sous revue. Par consquent, le projet na pas intgr les dpenses engages par ce MOD dans sa comptabilit. Note 3 : Valeurs disponibles Les valeurs disponibles comprennent les encaisses en caisse et en banque. Le dtail au 31 dcembre 2009 se prsente comme suit :

Rubriques
BDM/DON Fonctionnement BDM/contrepartie Total

Montants
82,027,559 8,978,026 91,005,585

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7.2. COMPTES DU PASSIF

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NOTE 4 : Les fonds reus Ils correspondent aux fonds reus du FAD et lEtat du Mali ainsi qu la contrepartie des paiements directs excuts par le FAD. Ils sont ci-dessous dtaills :

Rubriques
Fonds de roulement Fonds MOD/FAFPA Fonds MOD/FENU Paiements directs FAD C ontrepartie ETAT/MALI Total

Montants
176 247 925 132 345 600 534 603 720 32 562 000 9 000 000 884 759 245

Parmi les fonds reus, 699 636 320 FCFA proviennent du Prt, 176 247 925 FCFA du Don et 9 000 000 FCFA de la Contre Partie Etat. Note 5 : Dettes fournisseurs Les dettes fournisseurs correspondent aux factures des fournisseurs de matriel de transport (vhicules et motos) non encore payes au 31 dcembre 2009. Elles sont ci-dessous dtailles :

Rubriques
SERA MALI Socit commerciale du SAHEL Total

Montants
65,000,000 21,000,000 86,000,000

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VIII RAPPORT DE RECOMMANDATIONS

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A Monsieur le Directeur

Objet : valuation du systme de contrle interne Monsieur ; Dans le cadre de l'examen des comptes du Projet (X) pour lexercice clos le 31 dcembre 2009, nous avons procd, conformment aux normes de rvision comptable gnralement admises sur le plan International, l'valuation du systme de contrle interne et du systme comptable mis en place au niveau du Projet X. L'objectif de la revue des procdures consiste formuler des recommandations constructives en vue de l'amlioration des procdures administratives et comptables du projet. La Direction Nationale des Collectivits Territoriales est responsable de ltablissement et du maintien dun systme de contrle interne adquat au sein du Projet (X). Dans cette perspective, elle doit estimer et juger les rsultats attendus du systme par rapport son cot et bnfice. Le contrle interne est par dfinition, lensemble des politiques et procdures mises en uvre par la direction d'une entit en vue d'assurer, dans la mesure du possible, la gestion rigoureuse et efficace de ses activits. Ces procdures impliquent le respect des politiques de gestion, la sauvegarde des actifs, la prvention et la dtection des fraudes et des erreurs, l'exactitude et l'exhaustivit des enregistrements comptables et l'tablissement en temps voulu des informations financires fiables. Le systme de contrle interne s'tend au-del des questions directement lies aux fonctions du systme comptable. Les objectifs du systme de contrle interne sont de donner la direction du projet, une assurance raisonnable mais pas absolue que les actifs sont protgs contre toute utilisation non autorise ou frauduleuse, et que les oprations sont excutes conformment ses instructions et comptabilises correctement pour permettre la tenue des comptes sur la base des principes applicables. De nature critique, le rapport de contrle interne ne fait ressortir que les faiblesses touchant la bonne marche de la structure, et ne fait pas cas des points forts. Ce rapport est constructif et ne vise aucun des employs du projet que nous remercions pour leur parfaite collaboration tout au long de notre intervention. Sans tre exhaustif, il rsume dune manire succincte les remarques et observations que nous tenons porter votre attention et pour lesquelles nous formulons des recommandations.

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Nous restons votre entire disposition pour tout claircissement et vous prions dagrer, Monsieur le Directeur, lassurance de nos sentiments distingus. Bamako le, 30 avril 2010 Grant Associ

Boubacar KANTE Expert Comptable Diplm Commissaire aux comptes Inscrit au Tableau de lOrdre

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NOTE 1 - SUIVI DES RECOMMANDATIONS DE LAUDIT 2008 Nous avons effectu un suivi des recommandations formules lors du prcdent audit. Nous avons classifi les diffrents points de la manire suivante : RECOMMANDATIONS Excut - E SIGNIFICATION Le Projet a suivi la recommandation ou mis en place une procdure de remplacement pour palier la faiblesse qui a t mise en vidence. Le Projet na apport aucune amlioration la faiblesse prcdemment identifie. Le Projet a arrt des mesures destines corriger les faiblesses numres par le prcdent auditeur.

Non excute - NE

En cours dexcution - ECE

Le tableau suivant fait le point des recommandations de la prcdente mission :

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CONSTATS

RECOMMANDATIONS

Etats de mise en uvre E NE ECE X

Observations

3 4

Le projet X ne dispose pas de logiciel comptable permettant de sassurer de lintgrit des enregistrements. Le projet a recours des feuilles de calcul sur tableur EXCEL qui comporte des risques de volatilit ainsi quun faible niveau de scurit des enregistrements Les pices comptables sont archives dans des chemises et des chronos qui ne suivent pas un ordre chronologique et une numrotation continue sur la priode. Ceci rend fastidieux les recherches. En outre, le classement nest pas effectu par catgorie de dpenses. Il est donc extrmement difficile pour le projet dlaborer la situation rcapitulative par catgorie de dpenses comme le stipule laccord de financement. Au cours de nos investigations, nous avons pu relever que le projet ne dispose pas de caisse physique. Les tats de rapprochement bancaires des comptes nont pas pris en compte les frais bancaires comptabiliss par la banque, mais non saisis par le projet

Le Projet X devra se doter dun logiciel adapt la gestion des diffrents financements quelle est appele recevoir de la Banque Africaine de Dveloppement mais galement dautres bailleurs. Le projet doit mettre en place un systme X darchivage par priode et par ordre chronologique des enregistrements comptables des pices justificatives dans les classeurs ou bacs archives. Lexploitation des archives sera dautant facilite.

Le logiciel nest pas encore disponible dans les UFGP. Toutefois, son utilisation est effective au niveau de lEENP

Nous recommandons au projet de se munir dun petit coffret fermant cl pour mieux protger le patrimoine Toute opration qui figure sur le relev bancaire et non encore comptabilis, et vice versa, doit tre inscrit sur ltat de rapprochement en vu de la rconciliation.

X X

Le projet dispose de coffres forts au niveau de lEENP et des UFGP Les UFGP : Koulikoro, Kayes et Sgou ntablissent pas dtat de rapprochement bancaire

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Note 2 : Formation des Prsidents des Assembles Rgionales Constat Les prsidents des assembles Rgionales sont nouvellement lus et ont peu ou pas de connaissance sur le Projet X et sur leur responsabilit par rapport la mise en uvre du projet. Risques Conflit dans la mise en uvre des activits ; Retard.

Recommandation Il est primordial de former tous les prsidents quant leur rle et responsabilit dans le projet. Commentaire de la Coordination du Projet X : Ce constat renvoie la problmatique globale de lappropriation continue du projet par les structures impliques dans sa gestion et, surtout, de son portage au niveau rgional. Le constat est dautant plus fond que 4 Prsidents dAssemble rgionale sur 5 ont t remplacs suite aux lections communales davril 2009. Leffectif du bureau de lAssemble rgionale a t renouvel quasiment partout. Face cette situation, le projet, au-del des changes rguliers de courriers, a mis profit les ateliers rgionaux de lancement des processus damlioration des SRAT et PSDR, tenus du 19 janvier au 11 fvrier 2010, pour changer, avec les Prsidents des Assembles Rgionales et leur staff, autour de lexcution du projet. LEquipe dExcution Nationale du Projet (EENP) accentuera ses efforts daccompagnement et dencadrement des Units Focales de Gestion du Projet. De mme, le projet entend mobiliser lappui technique aux Assembles rgionales pour les besoins du renforcement des capacits des acteurs.

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Note 3 : Insuffisance de connaissance dans la tenue dune comptab ilit dengagement au niveau de certaines UFGP Constat Nous avons constat que les rgisseurs de Koulikoro, Kayes et Sgou, nont pas assez de connaissance en matire de comptabilit dengagement. A la date de notre passage, ils ne tenaient aucune comptabilit concernant le Projet X. Les documents comptables taient conservs sans dautre forme de traitement. Risques Tenue non exhaustive de la comptabilit du projet Non respect du principe de la comptabilit dengagement.

Recommandation La direction du projet devrait organiser une formation de tous les rgisseurs aux notions de comptabilit dengagement. Commentaire de la Coordination du Projet X Ce constat est inhrent la stratgie de gestion du projet, axe sur un partage de rles et de responsabilits entre la DNCT et les Assembles Rgionales. La formation organise lintention des rgisseurs de dpenses des Assembles Rgionales sur le logiciel de comptabilit, du 15 au 19/02/2010, est de nature attnuer cette situation. Des actions dinformation et formation seront dveloppes pour corriger durablement les insuffisances releves et l. Le projet explore la possibilit dengager un consultant pour appuyer ponctuellement les rgisseurs de dpenses dans la tenue de la comptabilit du projet.

Projet X Rapport daudit des comptes arrts au 31 dcembre 2009

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Note 4 : Absence de rapport dactivit technique et financier des UFGP Constat Le manuel de procdures du projet a prcis la nature et la priodicit des rapports financiers et techniques produire : Rapport dactivit technique du mois : prpar par le Chef de lUFG et transmis au prsident de lAssemble Rgionale, au plus tard le 16 du mois suivant. Rapport dactivit financier : labor par le Chef UFGP.

Au cours de notre visite de terrain, nous avons constat quaucune des UFGP na f ait de rapport dactivit technique, ni de rapport dactivit financier sur la priode sous -revue. Risques Non respect des dispositions du manuel de procdures ; Non disponibilit de lexhaustivit des donnes comptables.

Recommandation Les UFGP doivent produire les diffrents rapports technique et financier conformment au manuel de procdures. Commentaire de la Coordination du Projet X : LEquipe dExcution Nationale du Projet tient souligner les correspondances adresses aux Prsidents des Assembles Rgionales ce sujet, notamment la lettre n033/MATCL/DNCT-X du 09 juillet 2009. Par cette lettre, le Directeur National des Collectivits Territoriales, tout en donnant le dlai du 16 juillet 2009, pour la transmission des rapports dactivits du 2me trimestre 2009 des UFGP, a rappel les dispositions ci-aprs : la production et la transmission la DNCT dans les dlais de rapports dexcution technique et financire est un des indicateurs dvaluation des performances des structures impliques dans la gestion du projet. A ce titre, il est attendu de chaque Unit Focale de Gestion du Projet : - Un rapport trimestriel dexcution technique et financire, au plus tard, quinze (15) jours avant la fin du trimestre ; - Un rapport annuel dexcution technique et financire, prsenter, au plus tard, quinze (15) jours avant la fin de lanne n. . Nanmoins, le projet prend acte du constat et des recommandations formules.

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Note 5 : Absence de tenue de la comptabilit matire Constat Le manuel de procdures du Projet X prcise que la mise en uvre de la Comptabilit Matires est confie un Bureau Comptable. Dans le cadre du Projet X, il comprend : Lordonnateur Matire c'est--dire lautorit qui approuve et supervise les documents comptables : le Coordonnateur ; Le Comptable Matires c'est--dire le responsable de la tenue de la Comptabilit Matire du Projet X Le charg de fiches casiers : le Magasinier

Cette disposition du manuel nest pas encore mise en uvre. En effet : La comptabilit matires nest pas rgulirement tenue ; Les supports (imprims) ne sont pas encore disponibles auprs des UFGP ; Le charg dacquisition est le rgisseur des dpenses et a en charge la tenue de la comptabilit matires. Les biens acquis au cours de lexercice 2009 ne sont pas codifis ; Il ny a pas de dcision daffectation des biens reus Sgou, Mopti et Koulikoro.

Risques Insuffisance dans le suivi des lments du patrimoine du projet Perte dactifs.

Recommandation La direction du projet devra prendre toutes les dispositions pour la tenue de la comptabilit matires ; La mise disposition des supports de la comptabilit matires auprs des UFGPS et de lEENP ; La codification de lensemble des immobilisations (biens)

Commentaire de la Coordination du Projet X : LEquipe dExcution Nationale du Projet tient prciser que le dispositif institutionnel du Projet X ne prvoit ni comptable-matires ni magasinier. Toutefois, ces fonctions sont confies aux Gestionnaires financiers et comptables. Il y a lieu galement de souligner les correspondances adresses aux Prsidents des Assembles Rgionales ce sujet, notamment la lettre n0604/MATCL/DNCT-X du 1er dcembre
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2009. Par cette lettre, le Directeur National des Collectivits Territoriales a rappel aux UFGP les dispositions applicables en matire de comptabilit-matires, notamment par rapport lentre des immobilisations, laffectation des immobilisations, la raffectation des immobilisations, le suivi des immobilisations, la sortie des immobilisations. Cette correspondance est assortie de lorientation suivante : en complment de la codification des immobilisations, vous utiliserez les codes UF1 pour lUFGP de Kayes, UF2, pour lUFGP de Koulikoro, UF3, pour lUFGP de Sikasso, UF4, pour lUFGP de Sgou, UF5 pour lUFGP de Mopti, tout en ajoutant lexercice au cours duquel limmobilisation a t acquise . Nanmoins, le projet prend acte du constat et des recommandations formules.

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Note 6 : Incompatibilit de fonction Constats La fonction dordonnancement, dexcution, denregistrement et de gestion ne doivent pas tre effectues par la mme personne. Le charg dappui est le rgisseur des dpenses. A ce titre : Risque Erreurs non dcelables temps opportuns Risque de collusion ou dutilisation non autorise de ressources Il garde le chquier et est cosignataire des chques ; Comptabilise les oprations financires du projet ; Gre le patrimoine du projet ; Effectue les dpenses.

Recommandation La garde des chquiers devra tre confie une autr e personne. Le charg dacquisition ne devra soccuper que soit de la comptabilisation des oprations, soit de la gestion du patrimoine. Il ne devrait pas faire toutes ces tches en mme temps. Commentaire de la Coordination du Projet X : Face ce constat il y a lieu de rappeler que la solution alternative convenue avec la Banque, suite au retrait des Trsoriers payeurs rgionaux dans le dispositif de gestion du projet au niveau rgional, est de faire cumuler les responsabilits de gestionnaire financier et de charg des acquisitions par le Rgisseur de dpenses de lAssemble rgionale. Nanmoins, le projet prend acte du constat et des recommandations formules.

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Note 7 : Absence dtat de rapprochement bancaire au niveau des UFGP de Koulikoro, Kayes et Sgou Constat Ltat de rapprochement bancaire est un document qui permet de rconcilier les soldes comptables avec ceux des relevs bancaires. Il permet didentifier les critures en suspens de part et dautre et favorise leur suivi en vue de leur rgularisation. En raison du caractre sensible des comptes de trsorerie, les tats rapprochs doivent tre systmatiquement superviss et revtus des signatures de lagent qui le confectionne et de la hirarchie (Coordonnateur au niveau national et le chef de lUFGP au niveau Rgional). Les UFGP de Koulikoro, Kayes et Sgou nont pas tablis dtats de rapprochement de leurs comptes bancaires respectifs. Risques Erreurs non dcelables temps opportun Mauvais suivi des comptes bancaires

Recommandation Il est important dtablir un tat de rconciliation pour chaque compte bancaire du projet au plus tard le 05 du mois suivant. Commentaire de la Coordination du Projet X : Le projet prend acte du constat et des recommandations formules.

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NOTE 8 : Procdures de gestion des comptes bancaires du Projet (la gestion des charges relatives aux UFGP) Constat Les virements effectus au profit des UFGP, sont directement comptabiliss en charge par le projet alors que toutes les dpenses ne sont pas encore ralises. A titre indicatif, les comptes bancaires des UFGP la date du 31 dcembre 2009 prsentent les soldes suivants alors que la totalit des montants transfrs a dj t comptabilise en charge :
Rubriques
BDM Kayes BDM Segou BDM Sikasso BDM Mopti Total

Montants
32,857 -9,331 28,172 30,314 82,012

Risques Survaluation des dpenses du projet la fin de lexercice

Recommandation : Les virements au profit des comptes UFGP doivent transiter dans un compte dattente virement interne, lequel est sold lorsque lUFGP bnficiaire atteste la rception du Fonds. Les montants virs ne peuvent tre pass en charge que sur prsentation des pices justificatives. Commentaire de la Coordination du Projet X : Le projet prend acte du constat et des recommandations formules.

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Note 9 : Retard dans la transmission des rapports financiers trimestriels des MOD et des UFGP Principe Les rapports financiers trimestriels des MOD et des UFGP doivent tre transmis au plus tard dix (10) jours avant la fin du trimestre. Constats Les MOD nont transmis aucun rapport financier trimestriel au cours de lexercice sous revu. Les UFGP ntablissent pas de rapport trimestriel.

Risques - Retard dans la production des tats financiers et des reportings du projet ; - Non comptabilisation de lexhaustivit des oprations comptables . Recommandation Les rapports financiers doivent tre labors trimestriellement et transmis suivant les dlais impartis la hirarchie indique, avec lensemble des pices justifiant les dpenses engages sur les fonds du projet. Commentaire de la Coordination du Projet X : LEquipe dExcution Nationale du Projet tient souligner les correspondances adresses aux MOD et aux UFGP ce sujet. Suite la validation du format de rapport dactivits trimestriel, le projet a maintes fois rappel aux UFGP et aux MOD lobligation qui leur incombe en termes de production et transmission rgulire la DNCT des rapports priodiques dexcution technique et financire de leurs activits, notamment travers les lettres : - n0259/MATCL/DNCT-X du 16 juin 2009 et n0338/MATCL/DNCT-X du 09 juillet 2009, en ce qui concerne le FENU ; - n0260/MATCL/DNCT-X du 16 juin 2009 et n0339/MATCL/DNCT-X du 09 juillet 2009, en ce qui concerne le FAFPA ; - n0261/MATCL/DNCT-X du 16 juin, en ce qui concerne lINSTAT ; - n0262/MATCL/DNCT-X du 16 juin, en ce qui concerne la DNAT ; - n0264/MATCL/DNCT-X du 16 juin, en ce qui concerne la DNPD. Le projet prend acte du constat et des recommandations formules.

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Note 10 : Insuffisance des procdures comptables dictes dans le manuel de procdures Constat Le manuel de procdure ne donne pas dinformation sur les traitements comptables des oprations de fin dexercice (rgularisation des subventions, traitement des demandes de dcaissement envoyes non encore payes par le bailleur, oprations avec les MOD, etc. ).

Risques Insuffisance dans la qualit des informations financires produites ; Difficults dans la relve (transfert de comptence) en cas de changement de personnel.

Recommandation Une relecture du manuel simpose en vue de palier ces insuffisances. Commentaire de la Coordination du Projet X : Le projet prend acte du constat et des recommandations formules. Note 11 : Revue budgtaire (non respect du budget par FAFPA) Constat Nous avons constat que le FAFPA a dpass le montant allou la ligne budgtaire relative budget rserv aux services de consultants pour informations et communication, Documentation PFS de 500.000 FCFA sans autorisation pralable. Recommandation Le respect des budgets valids doit tre observ de manire systmatique. Tout dpassement, est soumis lautorisation de lautorit comptente avant sa mise en uvre. Commentaire de la Coordination du Projet X : Le projet prend acte du constat et des recommandations formules.

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IX - ANNEXES ANNEXES 1 : Rapprochement du compte spcial ANNEXES 2 : Etats rcapitulatifs des demandes de dcaissements FAD

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ANNEXES 1 : Rapprochement du compte spcial

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ANNEXES 2 : Etats rcapitulatifs des demandes de dcaissements FAD

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