Guide de prparation de la socit civile pour les demandes au Fonds mondial

Srie Naviguer dans le nouveau modle de financement

Juillet 2013 Aperu Au dbut de 2013, le Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme (FMSTP) a lanc son nouveau modle de financement . Se dmarquant du systme prcdent (bas sur des rondes), le nouveau modle de financement (NMF) est conu pour favoriser la flexibilit, la prvisibilit et la simplicit du processus de demande; limplication accrue dune diversit de dpositaires denjeux dans les activits du FMSTP; un impact accru ainsi quune gestion amliore des subventions. La mise en uvre du NMF se poursuivra toute lanne; lon sattend ce que tous les pays aient accs du financement ds le dbut de 2014. Des analyses du NMF ont dj t ralises; les valuations se poursuivent dans le cadre de la mise lessai de certains lments, cette anne. Le prsent document vise fournir la socit civile de brves explications dlments cls du processus de demande du nouveau modle de financement. Les orientations fournies dans ce document concernent les candidats ordinaires, qui soumettront des demandes compter de 2014 et au del. lments cls du nouveau modle de financement Notes conceptuelles : Le premier document soumis par le pays est une Note conceptuelle simplifie, au lieu dune demande plus complexe. Les Notes conceptuelles sont soumises par lInstance de coordination nationale (CCM) selon un chancier qui convient au pays, plutt qu une date prdtermine comme dans lancien modle des rondes. Dialogue de pays : Le Dialogue de pays rfre aux discussions continues sur la sant et le dveloppement, au palier du pays, qui impliquent les responsables de la mise en uvre, le gouvernement, la socit civile, les rseaux et les populations cls affectes, le milieu universitaire, le secteur priv et les partenaires multilatraux, bilatraux et techniques. Il inclut llaboration de la Note conceptuelle. Pour laborer la Note conceptuelle, les CCM et dautres dpositaires denjeux peuvent convoquer des runions en vue de contributions spcifiques celle-ci. Le Dialogue de pays continue pendant loctroi et la mise en uvre des subventions, et il devrait aussi guider llaboration de stratgies nationales. Financement indicatif et incitatif : Lors du Dialogue de pays, le Secrtariat du FMSTP communiquera un plafond de financement indicatif . Il sagit du financement de base quun pays peut sattendre recevoir; ceci devrait lui servir de balise dans llaboration de sa Note conceptuelle. Au-del de ce chiffre, tout montant demand dans une Note conceptuelle est considr comme un financement incitatif , qui est comptitif et non garanti. Le FMSTP encourage fortement les pays rcipiendaires lexpression complte de leurs demandes afin de combler lcart entre les ressources existantes et leurs stratgies nationales. Demande de qualit non finance : Toute demande de financement qui nest pas comble par le financement indicatif ni incitatif, mais qui reoit une valuation favorable du Panel dexamen technique est considre comme une demande de qualit non finance et retenue pour un possible financement futur, en cas daugmentation des ressources du FMSTP ou dintrt externe. Alignement sur les Plans stratgiques nationaux : Les pays rcipiendaires sont tenus davoir des Plans stratgiques nationaux (PSN) chiffrs, qui identifient les priorits de la riposte aux

maladies et qui sont labors avec limplication de multiples dpositaires denjeux. Les Plans stratgiques nationaux ou plans du secteur de la sant devraient tre reflts dans toute demande de financement. Faire une demande dans le cadre du nouveau modle de financement Dans le nouveau modle de financement, les Instances de coordination nationale (CCM) demeurent les seules1 instances, au palier des pays, qui dveloppent et soumettent des demandes, grent les subventions et nomment des rcipiendaires principaux et des sous-rcipiendaires. Les CCM interagissent directement avec le Secrtariat du FMSTP, par lintermdiaire de leur Gestionnaire de portefeuille du FMSTP (GPF) assign. Elles sont galement responsables de limplication des dpositaires denjeux, au palier national, tout au long du processus de demande et de la dure de vie des subventions. Le FMSTP a tabli des critres dadmissibilit spcifiques, pour ladmissibilit de la Note conceptuelle dune CCM la prise en considration par le Panel dexamen technique (TRP). Critres dadmissibilit des CCM2 Examins au moment du dpt de la Note conceptuelle : 1. laboration de la Note conceptuelle. Les CCM doivent coordonner llaboration de toutes les demandes de financement au moyen de processus transparents et documents qui impliquent un vaste ventail de dpositaires denjeux y compris des membres de la CCM et des nonmembres. Elles doivent documenter clairement leurs efforts pour impliquer des groupes des populations cls dans llaboration de la Note conceptuelle. 2. Nomination des rcipiendaires principaux. Au moment de soumettre sa Note conceptuelle, la CCM doit nommer un ou plusieurs rcipiendaires principaux (RP), documenter un processus de nomination transparent et objectif, et documenter la gestion de tout conflit dintrts potentiel. valus pendant le Dialogue de pays et tout au long de la dure de vie de la subvention : 3. Suivi. Les CCM doivent soumettre et suivre un plan de suivi pour tous les financements approuvs par le FMSTP. Le plan doit dcrire comment la CCM impliquera divers dpositaires denjeux dans le suivi, en particulier la socit civile et les personnes vivant avec les maladies ou affectes par elles. 4. Adhsion. Les membres de la CCM doivent inclure des personnes vivant avec le VIH et/ou des personnes affectes par la TB ou le paludisme (lorsquun financement est demand pour la maladie concerne). 5. Adhsion. Tous les membres non gouvernementaux de CCM doivent tre slectionns par les groupes constitutifs quils reprsentent, dans le cadre dun processus document et transparent. Cela sapplique tous les membres non gouvernementaux, lexception des partenaires multilatraux et bilatraux. 6. Conflit dintrts. Les CCM doivent laborer et publier une politique pour grer les conflits dintrts applicables tous leurs membres, lappliquer tout au long de la dure de vie de la subvention et documenter son application.

Types de candidats
En priode de transition vers le nouveau modle de financement, il existe trois types de candidats : les candidats de la premire phase, les candidats de la phase intrimaire et les candidats ordinaires.
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Dans les cas particuliers o la CCM ne rpondra pas des besoins connus au sein du pays, une demande nonCCM peut tre soumise par une organisation de la socit civile; cela est toutefois rare. 2 Site Internet du FMSTP : http://www.theglobalfund.org/fr/accesstofunding/eligibility/ccm/.

Les candidats de la premire phase sont six pays et trois rseaux rgionaux slectionns, qui ont t invits soumettre de nouvelles demandes en 2013. Les candidats de la phase intrimaire sont des pays et des rseaux rgionaux slectionns dont des subventions en cours sont admissibles un renouvellement, une reprogrammation ou une prolongation, en 2013. Ces candidats pourront aussi accder des fonds au cours du trimestre 1, au mme titre que les candidats ordinaires. Les candidats ordinaires sont tous les autres pays et rgions qui seront admissibles demander de nouvelles subventions ds 2014. Le FMSTP encourage les candidats ordinaires profiter de lanne 2013 pour renforcer leurs stratgies nationales, acclrer les Dialogues de pays et recueillir les donnes pidmiologiques ncessaires appuyer une rponse vigoureuse chaque maladie .

Le Dialogue de pays
Tous les pays rcipiendaires sont tenus de participer un dialogue inclusif pour llaboration de leur Note conceptuelle. lheure actuelle, il ny a pas et il ny aura pas, selon le FMSTP de modle prescrit pour le Dialogue de pays, puisque lapproche doit tre adapte au contexte de chaque pays et ses dpositaires denjeux. Les CCM doivent satisfaire aux Critres dadmissibilit (en particulier le critre #1), quant au droulement des Dialogues de pays. En vertu de ceux-ci, les Dialogues de pays doivent impliquer des populations cls et des partenaires de la socit civile, la fois membres de la CCM et nonmembres. Dautres orientations seront fournies mesure que seront intgres les leons apprises des candidats de la premire phase. Les Dialogues de pays peuvent varier dun pays lautre. Ils impliqueront probablement une ou plusieurs runions ou confrences dune journe ou plus ainsi que des rencontres de souscomits et des rencontres gnrales, pour llaboration de la Note conceptuelle. Les pays sont encourags amorcer ds maintenant des discussions sur les besoins de financement et les priorits, et demander des conseils des partenaires techniques en matire dinvestissement stratgique; cela les aidera rdiger leur Note conceptuelle. Lon sattend ce que la CCM coordonne llaboration de la Note conceptuelle, mais elle peut demander un soutien technique du FMSTP ou dautres partenaires multilatraux. Le Dialogue de pays ne devrait pas se limiter uniquement une runion ou des membres de la CCM. La documentation de limplication significative de non-membres de la CCM, de populations cls et de la socit civile est requise par le FMSTP.

La Note conceptuelle
Les Notes conceptuelles remplacent les demandes du systme des rondes. La souplesse de lchancier est centrale au NMF; par consquent, la Note conceptuelle peut tre soumise au moment le plus propice du calendrier financier et programmatique du pays. Chaque pays se verra assigner un montant de financement indicatif pendant le Dialogue de pays, avant llaboration de sa Note conceptuelle. Le Secrtariat du FMSTP communiquera le montant du financement indicatif la CCM par voie de lettre. Si la Note conceptuelle est confirme, ce montant reprsentera le financement de base que le pays peut sattendre recevoir. Les fonds demands au-del du montant indicatif seront considrs comme un financement incitatif , dans un volet comptitif distinct.

Les Notes conceptuelles sont soumises par les CCM. Pour certains candidats de la premire phase ,3 les Notes conceptuelles ont t dveloppes par des comits nomms par la CCM, et gnralement diriges par des partenaires techniques comme lONUSIDA, le PNUD et des RP comme Save the Children. Le Secrtariat du FMSTP a fourni un soutien llaboration des Notes conceptuelles par un outil en ligne et par une assistance directe. La Note conceptuelle est examine par le Panel dexamen technique, qui lui attribue un pointage ou la retourne pour plus dinformation. Si le Panel dexamen technique considre une Note conceptuelle comme tant techniquement fonde et la recommande pour financement, il la transmet au Comit dapprobation des subventions (CAS) du Conseil dadministration du FMSTP. Une fois reue lapprobation du CAS, le processus de subvention samorce entre le FMSTP, la CCM et le rcipiendaire principal.

tapes du processus de demande

Tir dune prsentation du Fonds Mondial intitule Le nouveau modle de financement: principales caractristiques et mise en uvre (Mars 2013)

Autres considrations Plan stratgique national. Votre pays devrait dj possder un Plan stratgique national (PSN) pour chaque maladie ou une Stratgie nationale du secteur de la sant (ou tre en train de llaborer ou de le rviser), quil utilisera pour sa demande au FMSTP. Le FMSTP souhaite que les Notes conceptuelles refltent un PSN chiffr, ordonn par priorit et labor dans le cadre dun processus impliquant de multiples dpositaires denjeux. Les pays devraient examiner et mettre
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Zimbabwe, Myanmar et El Salvador. Aidspan, Global Fund Observer, http://www.aidspan.org/gfo_article/howcountry-dialogue-and-concept-note-process-unfolded-three-early-applicant-countries

jour rgulirement leurs stratgies nationales. Familiarisez-vous, ainsi que vos groupes constitutifs, avec votre PSN, et soyez proactifs et impliqus dans les examens et lidentification des forces et des faiblesses, lavance du Dialogue de pays. Le fait de connatre lavance les forces et les faiblesses du PSN aidera tablir lordre du jour et le fil conducteur des discussions, dans le Dialogue de pays et au-del. Implication de la socit civile et des populations cls affectes. Toutes les CCM sont tenues dinclure parmi leurs membres des reprsentants des personnes vivant avec le VIH et/ou des personnes affectes par la tuberculose et le paludisme.4 Le FMSTP exige que tous les membres des CCM qui reprsentent des groupes constitutifs non gouvernementaux soient slectionns par ces groupes, dans le cadre dun processus document, transparent et dtermin par chaque groupe. Travaillez faire en sorte que limplication de vos groupes constitutifs soit significative, en les impliquant de manire proactive dans ce qui se rapporte au NMF et au Dialogue de pays. Instaurez un processus transparent pour la nomination de reprsentants de vos rseaux et prparez un plan clair concernant limplication continue de collgues de la socit civile et des populations cls, pour un apport la CCM qui reprsente tous ces groupes, plutt quune seule organisation ou population. Les coordonnes des CCM sont accessibles sur le site Internet du FMSTP. Pour plus dinformation sur la nomination dun reprsentant, voir lAnnexe. Gestionnaire de portefeuille du FMSTP. Les gestionnaires de portefeuille du FMSTP (GPF) sont des employs du FMSTP responsables de tous les aspects de la gestion des subventions. Cela inclut non seulement les aspects financiers, mais aussi les proccupations de droits humains et limplication des principaux dpositaires denjeux. Il pourrait tre utile de connatre le nom de votre GPF, mais les reprsentants de la socit civile auprs de la CCM seront les mieux placs pour vous renseigner sur le processus du FMSTP et la communication des problmes au GPF.

Directives et exigences pour les Instances de coordination nationale. http://www.theglobalfund.org/en/ccm/guidelines/.

Rles de la socit civile, dici le dpt de la Note conceptuelle Juin 2013

PRPARATION

Octobre 2013
DIALOGUE DE PAYS

2014
NOTE CONCEPTUELLE

Examiner les donnes pidmiologiques Examiner le PSN Communiquer avec les membres de la CCM Nommer des reprsentants de rseaux Les reprsentants de rseaux coordonnent des caucus avec leurs groupes pour consolider les rtroactions Identifier les besoins d'assistance technique et demander du soutien par l'intermdiaire de la CCM Demander des analyses pour comprendre les catalyseurs de l'pidmie

Vrifier l'chancier auprs de la CCM Les reprsentants de rseaux participent et fournissent de l'information sur la rponse l'pidmie et aux besoins des populations cls affectes Les montants de financement indicatif sont dvoils Militer pour une prsence au sein de l'quipe de rdaction de la Note conceptuelle Une bauche de Note conceptuelle est prpare

Examiner l'bauche et fournir du feed-back Militer pour une prsence au sein de l'quipe de rdaction de la Note conceptuelle Communiquer les points principaux aux groupes reprsents Intgrer les commentaires du TRP Participer au processus de subvention, militer pour des arrangemens de mise en uvre qui protgent les besoins des populations cls affectes

PRPARATION DUNE DEMANDE DE SUBVENTION : AIDE-MMOIRE Dici le 1er septembre 2013 Connaissez votre pidmie. o Recueillez des donnes pidmiologiques nationales rcentes auprs des sources disponibles, puis analysez-les. o Vrifiez la nature des programmes destins aux populations cls, dans votre pays. o Sources potentielles de donnes nationales : o Rapports de 2012 des pays lintention de lUNGASS (http://www.unaids.org/fr/dataanalysis/knowyourresponse/countryprogressreports/ 2012countries/) o US Centers for Disease Control and Prevention (http://www.cdc.gov/globalaids/) o PEPFAR (http://www.pepfar.gov/countries/) o OMS (http://www.who.int/hiv/fr/index.html) o International Harm Reduction Association (http://www.ihra.net/global-overview) Connaissez votre PSN (Plan stratgique national) o Le FMSTP cherche soutenir une Note conceptuelle aligne sur le PSN ou sur les Stratgies nationales du secteur de la sant. o Selon le FMSTP, les PSN les plus solides sont ceux dont llaboration et lexamen adoptent lapproche dvaluation conjointe des stratgies nationales de sant (JANS). Pour plus dinformation, voir : http://www.internationalhealthpartnership.net/fr/questions-cles/planificationnationale-de-la-sante-jans/. o Vrifiez que le PSN est chiffr, ordonn par priorit, jour et finalis. o Quel est le cot projet? o Les activits sont-elles hirarchises/classes clairement par ordre de priorit, et dune manire qui dcrit comment les ressources existantes peuvent tre utilises pour optimiser limpact? o quand remonte sa dernire mise jour? o Vrifiez que le PSN inclut les priorits identifies par vos groupes constitutifs o Les populations cls appropries sont-elles abordes? o Le plan inclut-il des programmes qui rpondent aux besoins de vos groupes constitutifs? Connaissez vos reprsentants auprs de lInstance de coordination nationale, et communiquez avec eux. Coordonnes accessibles : http://portfolio.theglobalfund.org/en/Home/Index. Informez-vous des dates des principales rencontres du Dialogue de pays pour la prparation de la Note conceptuelle, et planifiez dy assister. Amorcez un processus de nomination dun reprsentant de la socit civile ou des populations cls de votre groupe constitutif, en vue du Dialogue de pays. Orientations disponibles dans lAnnexe. Informez-vous du montant de financement indicatif de votre pays, lorsquil sera tabli. Ce montant sera dvoil pendant le Dialogue de pays.

Familiarisez-vous avec la structure de la Note conceptuelle, lorsquelle sera disponible. La CCM sera probablement la premire avoir cette information. Identifiez des lacunes dans les capacits et des sources potentielles de soutien technique, et demandez un soutien technique par lintermdiaire de votre CCM. o Quels domaines de services ou populations nont pas t suffisamment abords par les rcipiendaires principaux prcdents du FMSTP? o Certains fournisseurs de soutien technique aux CCM, aux rcipiendaires principaux et aux sous-rcipiendaires : ONUSIDA, GIZ, Grant Management Solutions (GMS), Technical Support Facility (TSF; en Asie-Pacifique et dans une grande partie de lAfrique subsaharienne).

Annexe Nommer un reprsentant de votre rseau Adapt de Coordination avec les communauts, Fiche daction 3. Principes pour choisir des reprsentants du secteur communautaire Le processus de slection devrait tre : Indpendant dautres secteurs et de linstance de coordination nationale laquelle les reprsentants vont siger. Ax sur le choix de reprsentants capables de : raliser le mandat des membres de linstance de coordination remplir les rles et responsabilits et de satisfaire aux critres de slection convenus par le secteur communautaire pour ses reprsentants. Ax sur la recherche de diversit des reprsentants (p. ex, en appliquant un systme de rotation). quitable, dmocratique et bas sur la recherche de consensus. Global, impliquant autant de groupes du secteur communautaire que possible. Sans risque (p. ex., les personnes vivant avec le VIH/sida doivent pouvoir prserver leur confidentialit si elles le souhaitent). Transparent (les processus et rsultats doivent tre accessibles tous). Approfondi (p. ex., inclure un plan en cas de vote ex aequo pour deux candidats). Sensible la dynamique de pouvoir (p. ex., sassurer que la plus grande ONG nest pas automatiquement choisie simplement en raison de son haut profil). Centr sur un modle de reprsentation adapt la culture et aux normes dmocratiques du pays. Centr sur un modle qui voit ce que les reprsentants ne soient jamais laisss eux-mmes ce qui implique la slection de supplants ou dune quipe de reprsentants, plutt que de simples individus. Caractristiques des approches de slection : Des reprsentants organisationnels plutt quindividuels. Ainsi, si le directeur dun groupe choisi de PVVIH/sida nest pas en mesure dassister une runion, il sera remplac par un autre membre du groupe. Un systme de rotation. Cela peut permettre de garantir la diversit des reprsentants au lieu dune participation permanente des mmes personnes ou organisations. Par exemple, si le secteur communautaire est reprsent par une ONG du nord du pays pendant deux annes, il peut tre reprsent par une ONG du sud du pays pendant les deux annes suivantes. Un supplant pour chaque reprsentant. Si un reprsentant choisi nest pas en mesure dassister une runion, un supplant nomm du secteur communautaire peut tre envoy sa place. Une quipe dappui pour les reprsentants. Si les reprsentants choisis ont besoin dappui et de conseils additionnels, ils peuvent faire appel un petit groupe de membres du secteur communautaire. Cette dmarche peut aider conserver la mmoire institutionnelle, tant donn que les reprsentants changent. tapes cls du processus de slection 1. travers un processus coordonn (p. ex., une runion), le secteur communautaire dveloppe et adopte un processus simple et pratique de slection de ses reprsentants.

2. Un animateur/coordonnateur lance un appel de candidatures, lequel est communiqu aussi largement que possible lchelle du secteur communautaire, au moyen de bulletins dinformation et de sites Internet. Lappel de candidatures : Comprend la description de poste (dfinissant les rles et responsabilits) ainsi que les critres et le processus de slection (y compris comment les rsultats seront annoncs) pour les reprsentants du secteur communautaire. Invite les personnes proposer leur candidature ou, au besoin, dautres candidatures. Demande aux candidats de dmontrer en quoi leur candidature est pertinente. Pour cela, ils pourraient prsenter : a. Leur curriculum vitae (CV) ou un rsum succinct de leurs expriences, connaissances, comptences et attitudes pertinentes. b. Des rfrences ou des lettres de recommandation de personnes qui connaissent bien les candidats ainsi que leur travail.

3. Un animateur/coordonnateur collecte les renseignements sur les candidats potentiels et les diffuse largement dans le secteur communautaire. Il rappelle galement comment et quand le processus de slection se droulera. 4. Un animateur/coordonnateur coordonne le processus de slection au sein du secteur communautaire, selon les principes de bonne pratique. Un processus de slection qui observe les principes de bonne pratique Se droule une date et dans un lieu convenables, pour optimiser linclusion et la transparence. (Par exemple, au cours de la runion annuelle dun rseau dONG, lorsque la plupart des groupes du secteur communautaire sont prsents.) Est men de faon quitable. (Il peut tre appropri dattribuer un vote chaque organisation, plutt qu chaque personne, ou encore que la slection soit faite par un panel de leaders respects du secteur communautaire.) Est men de faon respectueuse, thique et confidentielle. (Les bulletins de vote sont placs dans une bote puis dpouills par une personne indpendante.) Offre divers moyens de participer. (Choix entre assister une runion ou voter par courriel postal ou lectronique.)

5. Un animateur/coordonnateur annonce les rsultats du processus de slection immdiatement et les communique publiquement au secteur communautaire et aux autres intervenants. 6. Les autres intervenants, y compris le gouvernement, reconnaissent et accueillent les reprsentants choisis par le secteur communautaire.