PME

Guide pour ltablissement

dun plan de continuit des oprations

Assurez la continuit des activits de votre entreprise en cas de perturbation.

Vous ne vous attendez pas ce que votre maison soit dtruite par un incendie, mais vous achetez une assurance pour vous prparer au pire.

De la mme manire, vous ne prvoyez pas que des vnements indpendants de votre volont viennent perturber les activits de votre entreprise. Mais au cas o cela se produirait, un plan de continuit des oprations pourrait constituer lassurance qui vous maintiendrait flot en priode de crise. Il vous prsentera des exemples de ce que les entreprises considrent habituellement comme tant des vnements imprvus pouvant avoir des consquences sur leur entreprise. Il vous aidera aussi prvoir ce qui doit tre fait pour rduire au minimum les perturbations et les dommages.

Nul nest labri

Quiconque lit les journaux ou regarde les nouvelles la tlvision le sait : chaque jour, des catastrophes se produisent au pays. Bien que la plupart dentre nous ne sommes que rarement touche par lun de ces vnements tempte de verglas ou panne de courant , certains sont frapps de plein fouet par des vnements ayant des consquences dvastatrices.

Le but : se prparer pour viter la panique

Par exemple, le virus de la grippe A (H1N1) fait les grands titres et les spcialistes prdisent une pandmie. Si cela se produisait, votre entreprise pourrait devoir fonctionner avec un personnel rduit de 30 ou 50 % pendant une longue priode. Ladministration pourrait tre perturbe, vos fournisseurs et vos clients pourraient tre touchs. Les dplacements seraient peut-tre restreints. Si votre entreprise est prise au dpourvu, il sera peuttre difficile de la faire fonctionner un niveau peu prs normal. Cependant, avec un plan de continuit des oprations, votre personnel pourra tre bien prpar pour que les activits se poursuivent efficacement en situation difficile. Par exemple, en cas de dsastre tel quune pandmie de grippe A (H1N1), si vous avez mis en place un plan de continuit des oprations, vous en tirerez les avantages suivants : vos priorits de service et doprations seront tablies; votre personnel sera form pour remplir les tches des collgues en cong de maladie; vous aurez mis des directives pour rduire les contacts et mettre en place des mesures dhygine comme viter les poignes de main et les runions en personne, et fournir des masques; vous aurez tabli des politiques relatives lhoraire variable et une autre forme de rmunration; vous aurez une liste de fournisseurs de rechange; dinnombrables autres ventualits propres votre entreprise auront t prises en considration; vos employs auront lu votre plan de continuit des oprations et seront prts prendre les mesures appropries.

Cernez les menaces possibles

Votre plan de continuit des oprations dbute par la reconnaissance des menaces potentielles pour votre entreprise. Certaines rgions risquent plus que dautres de subir des dsastres comme des inondations et des tremblements de terre. Dans la liste suivante, cochez les menaces qui peuvent rellement toucher votre entreprise et ajoutez toutes celles qui peuvent sappliquer votre entreprise en particulier.

closion dune maladie Panne de services essentiels (lectricit, tlcommunications) Accident dans les transports Inondation Pnurie deau ou contamination de leau Conditions climatiques extrmes (temptes de neige, tornades) Incendie Dbrayage ou grve du personnel Interruption de la chane dapprovisionnement Tremblement de terre (le centre du Canada est aussi dans une zone dactivit tellurique) Effondrement des systmes technologiques Terrorisme, sabotage, cyberterrorisme Bioterrorisme Dsastre environnemental (dversement de matires dangereuses)

valuez les risques

Dans le cas qui nous occupe, on dfinit le risque en additionnant la probabilit daccomplissement de la menace et ses consquences sur lentreprise. Pour dterminer les consquences, il faut analyser les effets sur les revenus, les clients, les employs et la proprit. Un moyen simple dvaluer le risque est dtablir une chelle de 1 10, 1 tant le plus faible et 10, le plus lev. Appliquez lchelle de probabilit et celle des consquences chaque menace potentielle. Par exemple, la probabilit dinondation dans votre rgion peut tre basse (2), tandis que celle du piratage informatique peut tre leve (8). Les consquences dune inondation peuvent tre de niveau moyen (5), alors que celles du piratage informatique peuvent tre trs leves (10). Dans cet exemple, le risque dinondation est de 7 (2 + 5), et le risque de piratage est de 18 (8 + 10). Les priorits du plan de continuit des oprations doivent donc tre bases sur les menaces dont les niveaux de risque sont les plus levs. Vous devrez dterminer la meilleure faon dvaluer les risques associs votre secteur dentreprise. Pour vous aider, vous pourrez demander conseils des experts.

Risk Assessment Tool

Menace potentielle Probabilit 1 - 10 Consquences 1 - 10 Total

Inondation Piratage

2 8

5 10

7 18

tablissez les priorits pour votre entreprise

Quand survient un vnement inattendu, les employs doivent savoir quelles activits sont essentielles et lesquelles peuvent attendre. Utilisez le tableau suivant pour dresser une liste des activits et des services importants, en commenant par le plus essentiel;

fixer un dlai dexcution de ce service ou de cette activit (2 heures, 1 jour, chaque semaine).

Pour : Menace potentielle (p. ex., inondation)

Priorit (du plus haut niveau)
1.

Service/Activit

Dlai dexcution

Essentiel

Communiquer avec les fournisseurs

Moins de 5 heures

2.

3.

4.

Peut attendre

Faire linventaire

Une semaine

Analysez les consquences dune perturbation des oprations

Pour se prparer une crise, il est important den cerner les rpercussions probables sur votre entreprise. Voici quelques exemples que vous pourriez considrer: Si un service ou un systme dentreprise essentiel tait perturb, combien de temps votre entreprise pourraitelle fonctionner? Combien de temps vos clients tolreraient-ils un tel drangement? Calculez le temps dont vous disposeriez pour reprendre le rythme normal avant que les consquences sur vos affaires soient graves. Calculez aussi la perte de revenu possible. Demandezvous quels services et quels produits gnrent des revenus, et les consquences de leur disfonctionnement pendant des priodes plus ou moins longues. Vos clients iraient-ils ailleurs, do pertes de revenu ultrieures? Quelles seront vos dpenses si une activit de lentreprise est interrompue? Devrez-vous embaucher du personnel supplmentaire? Devrez-vous faire des achats un prix plus lev auprs de fournisseurs de rechange? Si vous ne pouvez pas respecter les chances, serez-vous en situation de bris dengagements contractuels et devrez-vous payer des dommages-intrts? Vos liquidits et vos marges de crdit vous permettrontelles dassumer des dpenses supplmentaires? Si vous avez une bonne relation avec votre banquier, il connatra bien votre entreprise et pourra vous offrir des options en cas de difficults financires imprvues. Quel montant de perte de revenu sera couvert par une assurance? Avec quelle rapidit votre assureur vous ddommagera-t-il en cas de sinistre?

laborez un plan daction

Le plan daction de votre entreprise doit tablir clairement les tapes suivre pour le maintien des services et des activits si jamais une menace se concrtisait. Pour chaque service ou chaque activit, en commenant par le plus essentiel, prparez un plan tenant compte des facteurs suivants :

1. Le personnel
Prparez une chane dautorit pour la prise de dcision Formez du personnel supplant pour accomplir les activits essentielles laborez des politiques de travail domicile Rduisez les heures douverture Modifiez les quarts de travail pour les employs Organisez un systme de covoiturage pour les employs qui habituellement empruntent les transports en commun. En cas de menace de maladie contagieuse, tablissez des politiques dhygine et de rduction des contacts

2. Les activits dexploitation

quipez des bureaux domicile Organisez des confrences tlphoniques et planifiez des communications rgulires avec les tltravailleurs Identifiez des fournisseurs de rechange laborez des processus de rechange simplifis

3. Les installations
Identifiez dautres locaux possibles pour votre entreprise Prcisez o les rparations doivent tre effectues en premier

4. Le systme informatique
Assurez-vous davoir des copies de sauvegarde de toutes les donnes lextrieur de lentreprise Conservez des copies papier des documents essentiels tablissez les priorits pour la restauration de linfrastructure des technologies de linformation

Mettez en place votre plan daction

Si vous avez pris la peine de prparer un plan de continuit des oprations pour protger votre entreprise, vrifiez-en lefficacit en donnant la formation ncessaire et en le testant. Les employs doivent tre informs du contenu de votre plan et comprendre leurs responsabilits. Les employs doivent recevoir la formation ncessaire laccomplissement des tches supplmentaires qui leur seront confies en cas durgence. Organisez des simulations pour vous assurer que les employs peuvent assumer leurs responsabilits avec comptence. Les parties du plan daction que vous pouvez tester sont, par exemple, loccupation dun nouveau poste, le covoiturage, le travail domicile.

Tenez votre plan de continuit des oprations jour

Votre plan de continuit des oprations doit voluer au fil des changements ou de lexpansion de votre entreprise, des mouvements de personnel, de la prsence de nouvelles menaces et des changements technologiques. Afin dtre toujours prts : Revoyez votre plan rgulirement pour vrifier sil rpond toujours vos besoins. Dlguez la responsabilit de la mise jour du plan. Continuez tester le plan rgulirement.

Pour obtenir de plus amples renseignements consultez les sites suivants: sc-hc.gc.ca/index-fra.php www.avianflu.ca

Le prsent document se veut une source de renseignements gnraux et ne vise pas vous conseiller. Pour obtenir de l'information sur une question particulire votre entreprise, veuillez consulter un spcialiste.

MD

Marque de commerce dpose de la Banque de Montral.

5095952 (11/09)