Vade-mecum des Cadres et des CU version bta

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Nouveau Unit Rgion Fdral Quotidien Changement Crise plus./an 1 an 3 ans 09-09-02

Rubrique
Crons notre duquons par laction Travaillons en quipe Prenons des Dcidons ensemble
communaut responsabilits du projet commun

Comment animer une runion ?

En tant que CU ou Cadre, tu es amen(e) diriger, conduire des runions (conseil dUnit,
conseil de Rgion, conseil de Branche ou de Secteur, etc.)

Quest-ce que conduire une runion ?

Cest diriger, piloter la runion de manire ce quelle atteigne ses objectifs dans les temps
impartis. En effet, on se runit rarement pour le plaisir (quoique le plaisir fasse partie de la
rencontre, mais sil ny avait que cela, on ne parlerait pas de runion ), on se runit dans un but
prcis, dans lattente de quelque chose. Ce but doit tre atteint la fin de la runion, et il en va de
la responsabilit de lanimateur de runion, cest--dire de toi.

Qui conduit la runion ?

Dans certain cas, les participants la runion sattendent implicitement ce quune personne
particulire anime la runion : lors dun Conseil dUnit, on sattend ce que cela soit le CU qui
anime la runion ; lors dune runion lie un projet, on sattend ce que cela soit le coordinateur
du projet qui anime la runion, etc. Dans dautre cas, un animateur de runion est dsign
explicitement, parfois en tournante au sein dune quipe, ou bien selon les comptences ou les
envies de certains membres du groupe.
Dans tous les cas, il est important quun animateur de runion soit bien identifi ; cela vite les flous
de dbut de runion (qui prend la parole en premier, comment va-t-on procder), les frustrations
en cours de runion (personne ne prend en main la runion, on navance pas) et les dceptions de
fin de runion (jai perdu mon temps ici).

Les diffrents types de runion

Les runions peuvent se distinguer par le type dobjectif quelles poursuivent :
runion dinformation : lobjectif de la runion est dinformer les participants, de leur transmettre
un certain nombre dinformations.
runion de prise de dcisions : lobjectif de la runion est de prendre des dcisions, aprs avoir
ventuellement discut des points dcider.
runion de crativit (gnrer de nouvelles ides)
runion dvaluation
runion de partage dexpriences
Certaines runions comportent la fois des objectifs dinformation, de discussion et de prise de
dcisions. Ainsi, une runion de prparation dune activit (ou lie la poursuite dun projet)
ncessite de faire le point sur ce qui a dj t fait (information), de gnrer des ides pour la suite
(discussion) et de prendre des dcisions pour le futur.
En tant quanimateur de runion, tu dois avoir bien en tte les objectifs poursuivis par la runion
que tu animes.

Comment faire ?
Avant
inviter les participants la runion, en prcisant lheure et le lieu de rendez-vous
envoyer un ordre du jour de la runion = les objectifs viss, les points qui seront abords, les
points prparer ventuellement, les documents apporter, etc.
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selon le contexte de la runion, relire le PV (procs verbal) de la dernire runion et faire le

point sur les suivis des dcisions prises la dernire fois (suivi termin, suivi en cours, rien na
t fait)
prvoir pour toi-mme un timing de la runion (quelle dure accorder aux diffrents points)
prparer le local de la runion, les documents ncessaires etc.

Pendant
prendre la parole pour faire dbuter la runion, lancer les discussions, synthtiser les ides,
faire passer au point suivant, etc.
rpartir la parole entre les participants, veiller ce que chacun ait loccasion de dire son avis,
ce que personne ne monopolise la parole, etc.
selon les situations, ou bien donner soi-mme des avis, des arguments, des ides ou bien
stimuler les participants donner leur avis, des arguments, des ides,
interrompre les discussions pour les recentrer si elles sloignent de lobjectif fix
prendre des notes, ou demander un secrtaire de le faire
clturer la runion lheure prvue, ventuellement en reportant des points la prochaine fois

Aprs
rdiger un procs-verbal (PV) de la runion, qui formalise les dcisions prises, retrace les
arguments changs, les informations transmises en fonction des objectifs de la runion.
bien mettre en vidence dans le PV le suivi quil y a donner aux dcisions prises (qui doit faire
quoi et pour quand)
envoyer ce PV aux participants
ne pas te dcourager si tout ne sest pas droul tout fait comme prvu ; on ne nat pas
animateur de runion, on le devient avec lexprience

Quelques trucs
Demander en dbut de runion sil y a des divers rajouter lordre du jour (ne pas
demander sil y a des divers quand lheure de fin de runion est arrive !)
Commencer la runion lheure, mme sil y a des retardataires (sinon, cela risque de crer
une habitude de retard)