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PROCDURE RELATIVE LATTRIBUTION DE CONTRATS
CHAPITRE : VIII
ET LA GESTION CONTRACTUELLE
SECTION : 8.1
1. NONC
tablir le cadre gnral rgissant les modalits dacquisition ou de location de biens ou de services
applicables lUniversit du Qubec Chicoutimi (UQAC) auprs des divers fournisseurs,
entrepreneurs, ou autres organismes, le tout en conformit avec les lois, rglements, politiques
gouvernementales et institutionnelles applicables.
2. OBJECTIFS
La prsente procdure vise atteindre et promouvoir les objectifs suivants, dans le respect du cadre
lgal applicable :
- la possibilit pour les concurrents qualifis de participer aux appels doffres lancs
par lUQAC;
3. RFRENCE
Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1) (LCOP) :
- Rglement sur les contrats de service des organismes publics (chapitre C-65.1, r.4);
4. DFINITIONS
Acquisition : toute faon dobtenir lusage ou la proprit dun bien ou le bnfice dun service,
notamment par lachat, la location, lchange, le prt, le don ou le contrat de services.
Contrat : un engagement souscrit par lUQAC, sous quelque forme que ce soit, incluant notamment
les engagements consigns dans des documents crits, et ce, quel que soit leur intitul. Aux fins de
lapplication de la prsente procdure, la dfinition dun contrat ne vise toutefois que les contrats
dapprovisionnement, de services et de travaux de construction.
Contrat de services : comprennent, entre autres, les services de consultants, de publicit, ainsi que
les services d'utilit publique, de scurit, d'entretien, d'informatique, de documentation,
d'impression et de location despaces.
Contrat de travaux de construction : contrat rgi par la Loi sur le btiment du Qubec (chapitre B-
1.1) et en vue duquel les entrepreneurs doivent tre titulaires de la licence requise en vertu du
chapitre IV de cette loi. titre dexemple, il peut sagir de contrat de terrassement et de gravelage,
de construction de routes ou de rnovation de btiments.
Demande de prix : sauf sil en est prvu autrement dans la prsente procdure, il sagit dun mode
de sollicitation par lequel lUQAC demande, par crit et un minimum de deux (2) contractants
potentiels, de lui soumettre un prix en vue dune acquisition.
Lgislation : la LCOP ainsi que les rglements, politiques et directives qui en dcoulent.
5. PORTE DE LA PROCDURE
La procdure porte sur les contrats dapprovisionnement, les contrats de services et les contrats de
travaux de construction viss par la lgislation.
Elle sapplique lgard de toute personne qui exerce des fonctions au sein de lUQAC et qui uvre
pour celle-ci, sans exception.
Elle sapplique galement aux contrats conclus avec les organismes but non lucratif et les
personnes physiques, et ce, mme si elles nexploitent pas une entreprise individuelle.
Sont toutefois exclues de la prsente procdure les acquisitions suivantes, pour lesquelles des
directives spcifiques ont t ou seront labores :
- les services juridiques qui sont sous la responsabilit du Vice-rectorat aux affaires
tudiantes et secrtariat gnral;
- les publicits dans les revues et journaux qui sont sous la responsabilit des
Services aux tudiants et/ou du Bureau des affaires publiques;
- Les biens et services, dont la valeur est infrieure 1 500 $, excluant le mobilier de
mme que les quipements informatiques.
6. PROCESSUS DACQUISITION
En sus des autorisations prvues aux articles 6.1, 6.2 et de celles ncessaires en
vertu de la lgislation, le secteur des approvisionnements doit sassurer dobtenir
lautorisation du dirigeant d'organisme, lequel agit sur recommandation du RORC ou
de son remplaant, avant de procder aux acquisitions suivantes :
- les contrats conclus avec une entreprise nayant pas dadresse au Canada;
- les mandats confis en vue dun regroupement dachats, aux seules fins de
valider le contenu juridique des formulaires qui nont pas dj t approuvs
par le Vice-rectorat aux affaires tudiantes et secrtariat gnral;
- les contrats de gr gr, dont le montant est de 100 000 $ ou plus, conclus
avec une personne physique nexploitant pas une entreprise individuelle;
- tout ordre de changement vis par larticle 48 du Rglement sur les contrats
des travaux de construction des organismes publics.
Dans tous ces cas, lautorisation du dirigeant dorganisme doit tre accorde
pralablement la publication de lavis ou la conclusion ou la modification du
contrat.
7. PRINCIPES DIRECTEURS
En tout temps, cette personne doit agir de bonne foi, notamment en dnonant au
RORC ou son remplaant tout lien pouvant laisser raisonnablement croire un
quelconque conflit dintrts. Elle doit viter de se retrouver dans une situation qui
pourrait tre raisonnablement considre comme susceptible dinfluencer
limpartialit et lobjectivit de la conclusion dun march ou de la gestion du contrat
qui en rsulte.
De plus, toute personne qui participe au processus dacquisition et/ou qui est
employe par lUQAC, doit traiter toute information relative toute acquisition de
manire confidentielle. Elle doit maintenir de bonnes relations avec les
soumissionnaires et les contractants. Elle doit veiller en tout temps protger la
rputation de lUQAC, notamment en sabstenant daccepter tout don, incluant les
cadeaux dusage, et tout avantage dun contractant de lUQAC ou dune personne
ou entreprise qui dsire le devenir.
- le montant du contrat;
Sous rserve des drogations autorises par la loi, toutes les tapes du processus
dacquisition doivent se drouler en franais, mme dans le cas o il est requis que
le contenu dun produit pdagogique soit dans une langue autre que le franais.
Dans cette optique, lUQAC peut, lorsquelle le juge opportun, attribuer une marge
prfrentielle des contractants potentiels pour des critres relis au
dveloppement durable.
galement, lorsque cela est possible, lUQAC peut se regrouper avec dautres
tablissements publics en vue de procder certaines acquisitions, dans le but de
profiter dconomies dchelle et de meilleures conditions du march, ainsi que pour
Le montant dun contrat importe aux fins didentifier les modes dadjudication
autoriss par la lgislation et/ou la prsente procdure. Il se dtermine comme suit :
Tout mode dvaluation bas sur la qualit doit tre effectu par un comit de
slection, dont la composition est dtermine par le secteur des
approvisionnements.
Tout membre dun comit de slection se voit interdire la communication avec les
soumissionnaires ou lun de leurs reprsentants pendant toute la dure du
processus dappel doffres. En outre, tout membre dun comit de slection a
lobligation de dnoncer au RORC toute situation susceptible de compromettre
limpartialit et lobjectivit du processus dappel doffres et de la gestion du contrat
qui en rsulte, de mme que toute situation de conflit dintrts, dintimidation, de
trafic dinfluence ou de corruption.
Lorsque le montant du contrat est infrieur 100 000 $, lUQAC doit galement
procder la formation d'un comit de slection lorsquil procde une valuation
qualitative des produits ou services offerts. Dans de telles circonstances cependant,
le secteur des approvisionnements a la discrtion de dterminer le nombre de
membres au comit de slection ainsi que les rgles de fonctionnement. Les rgles
relies lthique continuent nanmoins de sappliquer.
Dans tous les cas o le processus dacquisition nexige pas un appel doffres, mais
o le montant du contrat est suprieur 5 000 $, lacquisition dquipement
scientifique devra faire lobjet dun bon de commande dtaill et sign par le
chercheur principal.
8. AUTRES CONSIDRATIONS
8.2 Drogation
Toute drogation la prsente procdure doit tre autorise par crit par le dirigeant
dorganisme, qui consigne les raisons justifiant une telle drogation. La drogation
doit demeurer une mesure exceptionnelle et ne doit en aucun cas tre contraire aux
exigences de la loi.
9. RESPONSABILITS
CONTRAT
DAPPROVISIONNEMENT, Appel doffres
Demande sur invitation Appel doffres
CONTRAT DE SERVICES Gr Gr
crite de prix minimum de 3 public
PROFESSIONNELS ET
TECHNIQUES **
0 $ - 9 999 $
10 000 $ - 24 999 $
1
25 000 $ - 99 999 $
1-2
Appel doffres
CONTRAT DE TRAVAUX DE Gr Gr Demande Appel doffres
sur invitation
CONSTRUCTION crite de prix public
minimum de 3
0 $ - 9 999 $
1
1
10 000 $- 24 999 $
25 000 $ - 99 999 $
1-2
* Les crochets surligns en gris reprsentent les modes privilgis par le secteur des
approvisionnements.
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ANNEXE II
Dans tous les cas, le texte de tout contrat de 50 000 $ et plus doit tre valid par le Vice-rectorat
aux affaires tudiantes et secrtariat gnral.
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ANNEXE III
- DIRIGEANT DORGANISME
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Tel que convenu au Rglement no Dlgation des fonctions du conseil dadministration en vertu
de la Loi sur les contrats des organismes publics , article 2, la dlgation est dvolue au Vice-
recteur aux ressources.
Note : En cas dabsence prolonge et dincapacit dagir du vice-recteur aux ressources, et titre
exceptionnel, le conseil dadministration dlgue au vice-recteur lenseignement, la recherche
et la cration les fonctions devant tre exerces par le dirigeant de lUniversit du Qubec
Chicoutimi.
Une conseillre juridique au vice-rectorat aux affaires tudiantes et secrtariat gnral est nomme
responsable de lobservation des rgles contractuelles par le dirigeant dorganisme.
En cas dabsence prolonge et dincapacit dagir de la conseillre juridique nomme afin dagir en
tant que responsable de lobservation des rgles contractuelles, le dirigeant dorganisme nomme
au sein du vice-rectorat aux affaires tudiantes et secrtariat gnral une personne dsigne afin
dexercer la fonction de RORC substitut.
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