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CHAPITRE VIII : LES RESSOURCES MATRIELLES

SECTION 8.1 : LAPPROVISIONNEMENT

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PROCDURE RELATIVE LATTRIBUTION DE CONTRATS
CHAPITRE : VIII
ET LA GESTION CONTRACTUELLE
SECTION : 8.1

Adopte : CAD-2980 (27 04 82)


Modifie : CAD-5545 (24 05 94) CAD-8298 (18 04 06) CAD-10632 (04 11 15)
CAD-8393 (13 06 06) CAD-10376 (10 12 13)

1. NONC

tablir le cadre gnral rgissant les modalits dacquisition ou de location de biens ou de services
applicables lUniversit du Qubec Chicoutimi (UQAC) auprs des divers fournisseurs,
entrepreneurs, ou autres organismes, le tout en conformit avec les lois, rglements, politiques
gouvernementales et institutionnelles applicables.

2. OBJECTIFS

La prsente procdure vise atteindre et promouvoir les objectifs suivants, dans le respect du cadre
lgal applicable :

- la confiance du public dans les marchs publics en attestant de lintgrit des


concurrents;

- la transparence dans les processus contractuels;

- le traitement intgre et quitable des concurrents;

- la possibilit pour les concurrents qualifis de participer aux appels doffres lancs
par lUQAC;

- la mise en place de procdures efficaces et efficientes, comportant notamment une


valuation pralable, adquate et rigoureuse des besoins qui tient compte des
orientations gouvernementales et institutionnelles en matire de dveloppement
durable et denvironnement;

- la mise en uvre de systmes dassurance de la qualit dont la porte couvre la


fourniture de biens, la prestation de services ou les travaux de construction requis
par lUQAC;

- la reddition de comptes fonde sur limputabilit du personnel de lUQAC et sur la


bonne utilisation des fonds publics.

3. RFRENCE

Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1) (LCOP) :

- Rglement sur les contrats dapprovisionnement des organismes publics (chapitre C-


65.1, r.2);

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- Rglement sur les contrats de service des organismes publics (chapitre C-65.1, r.4);

- Rglement sur les contrats des travaux de construction des organismes


publics (chapitre C-65.1, r.5);

- Politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats


dapprovisionnement, de services et de travaux de construction des organismes
publics du rseau de lducation;

- Directive concernant la reddition de comptes en gestion contractuelle des


organismes publics.

Loi sur lUniversit du Qubec (chapitre U-1) :

- Rglement gnral 4 de lUniversit du Qubec : Exercice des pouvoirs des


tablissements;

- Rglement gnral 7 de lUniversit du Qubec : Affaires concernant l'administration.

Manuel de gestion de lUQAC :

- Rglement no1 Rgie interne de lUQAC (2.6-001);

- Rglement no3 Dlgation des fonctions du Conseil dadministration en vertu de la


Loi sur les contrats des organismes publics (2.6-004);

- Procdure relative la validation des contrats de lUQAC (9.1-001).

4. DFINITIONS

Acquisition : toute faon dobtenir lusage ou la proprit dun bien ou le bnfice dun service,
notamment par lachat, la location, lchange, le prt, le don ou le contrat de services.

Contrat : un engagement souscrit par lUQAC, sous quelque forme que ce soit, incluant notamment
les engagements consigns dans des documents crits, et ce, quel que soit leur intitul. Aux fins de
lapplication de la prsente procdure, la dfinition dun contrat ne vise toutefois que les contrats
dapprovisionnement, de services et de travaux de construction.

Contrat dapprovisionnement : comprend les contrats dachat ou de location de biens meubles,


lesquels peuvent inclure les frais dinstallation, de fonctionnement ou dentretien des biens.

Contrat de services : comprennent, entre autres, les services de consultants, de publicit, ainsi que
les services d'utilit publique, de scurit, d'entretien, d'informatique, de documentation,
d'impression et de location despaces.

Contrat de travaux de construction : contrat rgi par la Loi sur le btiment du Qubec (chapitre B-
1.1) et en vue duquel les entrepreneurs doivent tre titulaires de la licence requise en vertu du
chapitre IV de cette loi. titre dexemple, il peut sagir de contrat de terrassement et de gravelage,
de construction de routes ou de rnovation de btiments.

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Demande de prix : sauf sil en est prvu autrement dans la prsente procdure, il sagit dun mode
de sollicitation par lequel lUQAC demande, par crit et un minimum de deux (2) contractants
potentiels, de lui soumettre un prix en vue dune acquisition.

Dirigeant dorganisme : personne nomme conformment larticle 8 de la LCOP, qui incombent


des responsabilits et des fonctions spcifiques aux termes de la lgislation. (Voir lAnnexe 3)

Lgislation : la LCOP ainsi que les rglements, politiques et directives qui en dcoulent.

Montant du contrat : a le sens qui lui est attribu larticle 7.6.

Requrant : personne responsable de lapprobation des dpenses lintrieur de lUBR concerne.

Responsable de lobservation des rgles contractuelles (RORC) : personne dsigne


conformment larticle 21.01.01 de la LCOP, qui incombent des responsabilits et des fonctions
spcifiques aux termes de la lgislation. (Voir lAnnexe 3).

SAO : systme dappel doffres du gouvernement du Qubec (www.seao.ca).

Secrtaire : personne dsigne conformment larticle 5 ii) de la Politique de gestion contractuelle


concernant la conclusion des contrats dapprovisionnement, de services et de travaux de
construction des organismes publics du rseau de lducation, qui incombent des responsabilits
et des fonctions spcifiques aux termes de la lgislation. (Voir lAnnexe 3).

UBR : unit budgtaire de regroupement.

5. PORTE DE LA PROCDURE

La procdure porte sur les contrats dapprovisionnement, les contrats de services et les contrats de
travaux de construction viss par la lgislation.

Elle sapplique lgard de toute personne qui exerce des fonctions au sein de lUQAC et qui uvre
pour celle-ci, sans exception.

Elle sapplique galement aux contrats conclus avec les organismes but non lucratif et les
personnes physiques, et ce, mme si elles nexploitent pas une entreprise individuelle.

Sont toutefois exclues de la prsente procdure les acquisitions suivantes, pour lesquelles des
directives spcifiques ont t ou seront labores :

- les services juridiques qui sont sous la responsabilit du Vice-rectorat aux affaires
tudiantes et secrtariat gnral;

- les publicits dans les revues et journaux qui sont sous la responsabilit des
Services aux tudiants et/ou du Bureau des affaires publiques;

- Les biens et services, dont la valeur est infrieure 1 500 $, excluant le mobilier de
mme que les quipements informatiques.

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6. PROCESSUS DACQUISITION

6.1 Principes gnraux

Tout processus dacquisition est soumis aux PRINCIPES DIRECTEURS stipuls


larticle 7 de la prsente procdure.

Toute acquisition est effectue par le secteur des approvisionnements (rquisition


papier ou demande dachat lectronique) et prautorise par le requrant.

Le requrant a la responsabilit de planifier ses acquisitions et dinformer le secteur


des approvisionnements de ses besoins dans un dlai suffisant pour permettre ce
dernier de raliser un processus efficace et conforme la prsente procdure.

Le secteur des approvisionnements donne suite aux demandes dacquisition en


respectant les diffrents modes et autorisations prvus aux Annexes 1 et 2.

6.2 Prautorisations ncessaires

En plus de lautorisation du requrant prvue larticle 6.1, les rquisitions suivantes


doivent faire lobjet dune prautorisation par le service responsable suivant avant
dtre achemines au secteur des approvisionnements :

- la prparation des plans, devis et spcifications techniques ncessaires


lacquisition ou la location dquipements informatiques et de logiciels, est
sous la responsabilit du Service des technologies de linformation;

- la prparation des plans, devis et spcifications techniques et cahiers de


charges pour les projets de rnovations, damnagements et de construction,
est sous la responsabilit du Service des immeubles et quipements;

- les travaux d'impression qui ncessitent une identification visuelle, lexception


des formulaires internes, doivent tre approuvs par le Bureau des affaires
publiques;

- lacquisition de mobilier doit tre approuve par le Service des immeubles et


quipements;

- lacquisition de vhicules motoriss doit tre approuve par le Service des


immeubles et quipements.

Le Service des immeubles et quipements doit tre inform pralablement de toutes


acquisitions dquipement afin que ces derniers puissent valuer lexistence de
besoins priphriques ncessaires au fonctionnement desdits quipements.

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6.3 Autorisation du dirigeant dorganisme

En sus des autorisations prvues aux articles 6.1, 6.2 et de celles ncessaires en
vertu de la lgislation, le secteur des approvisionnements doit sassurer dobtenir
lautorisation du dirigeant d'organisme, lequel agit sur recommandation du RORC ou
de son remplaant, avant de procder aux acquisitions suivantes :

- les contrats conclus en vertu de larticle 13 de la LCOP;

- les contrats conclus avec une entreprise nayant pas dadresse au Canada;

- les mandats confis en vue dun regroupement dachats, aux seules fins de
valider le contenu juridique des formulaires qui nont pas dj t approuvs
par le Vice-rectorat aux affaires tudiantes et secrtariat gnral;

- les contrats de gr gr, dont le montant est de 100 000 $ ou plus, conclus
avec une personne physique nexploitant pas une entreprise individuelle;

- tout ordre de changement vis par larticle 48 du Rglement sur les contrats
des travaux de construction des organismes publics.

Dans tous ces cas, lautorisation du dirigeant dorganisme doit tre accorde
pralablement la publication de lavis ou la conclusion ou la modification du
contrat.

7. PRINCIPES DIRECTEURS

7.1 thique et confidentialit

Toute personne qui participe au processus dacquisition, que ce soit titre de


contractant ou de reprsentant de lUQAC, doit respecter les dispositions lgislatives
ainsi que celles des politiques et procdures de lUQAC qui sy appliquent.

En tout temps, cette personne doit agir de bonne foi, notamment en dnonant au
RORC ou son remplaant tout lien pouvant laisser raisonnablement croire un
quelconque conflit dintrts. Elle doit viter de se retrouver dans une situation qui
pourrait tre raisonnablement considre comme susceptible dinfluencer
limpartialit et lobjectivit de la conclusion dun march ou de la gestion du contrat
qui en rsulte.

De plus, toute personne qui participe au processus dacquisition et/ou qui est
employe par lUQAC, doit traiter toute information relative toute acquisition de
manire confidentielle. Elle doit maintenir de bonnes relations avec les
soumissionnaires et les contractants. Elle doit veiller en tout temps protger la
rputation de lUQAC, notamment en sabstenant daccepter tout don, incluant les
cadeaux dusage, et tout avantage dun contractant de lUQAC ou dune personne
ou entreprise qui dsire le devenir.

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Tout processus dacquisition qui ne respecterait pas les rgles dthique et de


confidentialit pourra engager la responsabilit personnelle de lemploy concern
et faire lobjet de sanctions.

7.2 Facteurs dterminant le choix d'un mode de sollicitation

Lorsque le secteur des approvisionnements a la possibilit dexercer un choix quant


au mode dadjudication dun contrat, les lments suivants doivent tre considrs :

- le montant du contrat;

- la ncessit dassurer une rotation parmi les concurrents;

- la concurrence dans le march vis;

- les avantages dcoulant de lutilisation de ce mode dadjudication;

- limpact sur lconomie rgionale;

- tout autre lment jug pertinent en regard de latteinte des objectifs de la


prsente procdure.

7.3 Langue dusage

Sous rserve des drogations autorises par la loi, toutes les tapes du processus
dacquisition doivent se drouler en franais, mme dans le cas o il est requis que
le contenu dun produit pdagogique soit dans une langue autre que le franais.

7.4 Dveloppement durable

Le secteur des approvisionnements doit tre conscient des aspects sociaux,


conomiques, environnementaux et thiques de lacquisition ou de location de biens
meubles, immeubles et de services pour la bonne marche de lUQAC.

Dans cette optique, lUQAC peut, lorsquelle le juge opportun, attribuer une marge
prfrentielle des contractants potentiels pour des critres relis au
dveloppement durable.

7.5 Appels doffres rgionaliss et regroupements dachats

Afin de se conformer la lgislation, lUQAC doit maintenir des proccupations


rgionales dans le cadre de ses acquisitions. Sous rserve des accords
intergouvernementaux applicables, elle peut, lorsquelle juge que le nombre de
soumissionnaires potentiels de la rgion est suffisant, poser des conditions
dadmissibilit relatives la situation gographique rgionale. La dtermination des
limites de la rgion peut varier selon les besoins et les installations de lUQAC viss
par lacquisition.

galement, lorsque cela est possible, lUQAC peut se regrouper avec dautres
tablissements publics en vue de procder certaines acquisitions, dans le but de
profiter dconomies dchelle et de meilleures conditions du march, ainsi que pour

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rduire les cots des commandes, de linspection, de la livraison et de


lentreposage. Telle adhsion un regroupement doit nanmoins faire lobjet de
lautorisation prvue larticle 6.3 de la prsente procdure.

7.6 Montant du contrat

Le montant dun contrat importe aux fins didentifier les modes dadjudication
autoriss par la lgislation et/ou la prsente procdure. Il se dtermine comme suit :

- en incluant les montants en argent (excluant les taxes, le cas chant) et la


valeur des contributions en nature prvus au contrat au moment de sa
conclusion;

- en tenant compte de toute option de prolongation ou de renouvellement


pouvant tre exerce et des contrats accessoires en dcoulant, sil y a lieu.

On ne peut scinder ou rpartir de manire intentionnelle les besoins de faon


soustraire lachat ou le contrat de services au processus dacquisition applicable.

Toute dpense supplmentaire au contrat initialement conclu qui aurait pu modifier


les modes dadjudication et autorisations ncessaires la conclusion de ce contrat
devra tre justifie par crit. Cette justification est rdige par la personne
responsable du contrat concern au secteur des approvisionnements, puis
transmise au RORC qui en conserve une copie dans son dossier. Cette justification
ne dgage pas le secteur des approvisionnements de son obligation de solliciter en
outre lautorisation du dirigeant dorganisme dans les situations o la lgislation
lexige.

7.7 Rendement insatisfaisant

Un contractant dont les produits ou la prestation de services noffrent pas le


rendement qui tait attendu de la part de lUQAC peut faire lobjet d'un rapport de
rendement insatisfaisant par le secteur des approvisionnements, et ce,
conformment aux dispositions de la lgislation.

7.8 Comit de slection

Tout mode dvaluation bas sur la qualit doit tre effectu par un comit de
slection, dont la composition est dtermine par le secteur des
approvisionnements.

Lorsque le montant du contrat est gal ou suprieur 100 000 $, le comit de


slection doit tre compos dun secrtaire charg de coordonner les activits du
comit et dun minimum de trois membres, dont au moins un doit tre externe
lUQAC, moins que des circonstances particulires ne justifient de droger cette
exigence, auquel cas lautorisation du dirigeant dorganisme est ncessaire.

Le dirigeant dorganisme et le RORC, de mme que leurs remplaants, ne peuvent


agir comme membres dun comit de slection.

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Le secrtaire est responsable de voir la conformit du processus dvaluation de la


qualit par le comit et il doit tre consult lors de la prparation des documents
dappels doffres.

Chaque membre dun comit de slection a la responsabilit danalyser


individuellement la qualit de chacune des soumissions conformes reues avant
lvaluation par le comit de slection.

Tout membre dun comit de slection se voit interdire la communication avec les
soumissionnaires ou lun de leurs reprsentants pendant toute la dure du
processus dappel doffres. En outre, tout membre dun comit de slection a
lobligation de dnoncer au RORC toute situation susceptible de compromettre
limpartialit et lobjectivit du processus dappel doffres et de la gestion du contrat
qui en rsulte, de mme que toute situation de conflit dintrts, dintimidation, de
trafic dinfluence ou de corruption.

Lorsque le montant du contrat est infrieur 100 000 $, lUQAC doit galement
procder la formation d'un comit de slection lorsquil procde une valuation
qualitative des produits ou services offerts. Dans de telles circonstances cependant,
le secteur des approvisionnements a la discrtion de dterminer le nombre de
membres au comit de slection ainsi que les rgles de fonctionnement. Les rgles
relies lthique continuent nanmoins de sappliquer.

7.9 Divulgation et publication des contrats

Le secteur des approvisionnements est responsable de la divulgation et de la


publication des renseignements requis sur SEAO, lexception de la reddition de
comptes, laquelle doit tre effectue en conformit avec la lgislation et larticle 8.1
de la prsente procdure.

Le secteur des approvisionnements a notamment la responsabilit de sassurer que


les dlais imposs en matire de divulgation et publication sont respects.

7.10 Bons de commande

Seul le secteur des approvisionnements peut mettre un bon de commande. Le bon


de commande doit obligatoirement mentionner le nom de lemploy du secteur des
approvisionnements qui est responsable de lacquisition, lequel employ est
galement responsable de sassurer du contenu du bon de commande avant de
procder son expdition au contractant potentiel.

Le Vice-rectorat aux affaires tudiantes et secrtariat gnral peut imposer des


conditions obligatoires tre insres au bon de commande. En tout temps,
lemploy du secteur des approvisionnements qui est responsable de lacquisition a
lobligation de sassurer quil ny renonce pas, notamment en signant un document
transmis par le contractant.

7.11 Attestations et autorisations ncessaires

Le secteur des approvisionnements est responsable de sassurer quil a dans son


dossier, pralablement la conclusion de tout contrat, une copie de toutes les

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autorisations requises en vertu de la lgislation et de la prsente procdure,


notamment celles qui manent de lAutorit des marchs financiers, de la Rgie du
Btiment du Qubec et de Revenu Qubec.

7.12 quipement aux fins de recherche

Toute acquisition dquipement scientifique spcialis doit tre base sur un


processus qui tient compte des aspects qualitatifs. Le chercheur principal doit tre
impliqu dans la dmarche et signer tout devis devant tre joint lappel doffres, le
cas chant.

Dans tous les cas o le processus dacquisition nexige pas un appel doffres, mais
o le montant du contrat est suprieur 5 000 $, lacquisition dquipement
scientifique devra faire lobjet dun bon de commande dtaill et sign par le
chercheur principal.

Toute acquisition dquipement scientifique aux fins de recherche dune valeur


excdent dix mille dollars (10 000 $) doit tre pralablement approuve par le
dcanat de la recherche et de la cration, lequel est responsable de sassurer que
les fonds ncessaires lacquisition sont disponibles.

Aucune acquisition nest permise si les fonds ne sont pas disponibles.

Le chercheur principal se porte garant de la pertinence et de la ncessit de


lacquisition des quipements de recherche dont il fait la demande.

8. AUTRES CONSIDRATIONS

8.1 Reddition de comptes

La reddition de comptes au secrtariat du Conseil du Trsor doit tre effectue par


le dirigeant dorganisme, en collaboration avec le secteur des approvisionnements et
le Service des ressources financires, le tout conformment aux dispositions de la
lgislation.

Afin de faciliter cet exercice, le secteur des approvisionnements et le RORC


conservent chacun une copie de toute autorisation donne par le dirigeant
dorganisme dans le cadre des fonctions qui lui sont dvolues.

Le secteur des approvisionnements doit conserver toutes les soumissions reues en


rponse un appel doffres, les rapports du secrtaire, les contrats conclus et les
avenants ces contrats. Il transmet galement loriginal de ces contrats et avenants
au Vice-rectorat aux affaires tudiantes et secrtariat gnral.

8.2 Drogation

Toute drogation la prsente procdure doit tre autorise par crit par le dirigeant
dorganisme, qui consigne les raisons justifiant une telle drogation. La drogation
doit demeurer une mesure exceptionnelle et ne doit en aucun cas tre contraire aux
exigences de la loi.

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SECTION: 8.1

9. RESPONSABILITS

Le Conseil d'administration est responsable de l'adoption de la prsente procdure.

Le Vice-rectorat aux ressources est responsable de son application.

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ANNEXE I

TYPES DE CONTRAT MODE DE SOLLICITATION

CONTRAT
DAPPROVISIONNEMENT, Appel doffres
Demande sur invitation Appel doffres
CONTRAT DE SERVICES Gr Gr
crite de prix minimum de 3 public
PROFESSIONNELS ET
TECHNIQUES **

0 $ - 9 999 $

10 000 $ - 24 999 $
1

25 000 $ - 99 999 $
1-2

100 000 $ - 249 999 $


1-3

250 000 $ - 1 999 999 $


1-3

2 000 000 $ 1-3

Appel doffres
CONTRAT DE TRAVAUX DE Gr Gr Demande Appel doffres
sur invitation
CONSTRUCTION crite de prix public
minimum de 3
0 $ - 9 999 $
1
1
10 000 $- 24 999 $

25 000 $ - 99 999 $
1-2

100 000 $ - 249 999 $


1-3

250 000 $ - 1 999 999 $


1-3

2 000 000 $ 1-3

* Les crochets surligns en gris reprsentent les modes privilgis par le secteur des
approvisionnements.

* * noter que les contrats de services professionnels darchitecture et dingnierie de moins de


100 000 $ soctroient de gr en gr selon un principe de rotation dont le directeur du Service des
immeubles et quipements est responsable.

1- Justification crite du requrant inclure au dossier;


2- Approbation par le directeur du Service des ressources financires.
3- Sauf exceptions prvues par la loi ou la prsente procdure

11
ANNEXE II

NIVEAU DAPPROBATION REQUIS

Selon le montant du contrat, lacquisition est assujettie diffrentes approbations :

- de 100 001 $ 250 000 $, approbation du Comit excutif de lUQAC;

- plus de 250 001 $, approbation du Conseil d'administration de lUQAC;

- 2 000 001 $ et plus, approbation supplmentaire par linstance approprie de lUniversit


du Qubec.

Dans tous les cas, le texte de tout contrat de 50 000 $ et plus doit tre valid par le Vice-rectorat
aux affaires tudiantes et secrtariat gnral.

12
ANNEXE III

LISTE DES DLGATIONS DE POUVOIR AUTORISES PAR LE DIRIGEANT DORGANISME


RELATIVEMENT LA GESTION DE CONTRAT

(article 6 de la Politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des


contrats dapprovisionnement, de services et de travaux de construction
des organismes publics du rseau de lducation)

- DIRIGEANT DORGANISME
3
Tel que convenu au Rglement no Dlgation des fonctions du conseil dadministration en vertu
de la Loi sur les contrats des organismes publics , article 2, la dlgation est dvolue au Vice-
recteur aux ressources.

Note : En cas dabsence prolonge et dincapacit dagir du vice-recteur aux ressources, et titre
exceptionnel, le conseil dadministration dlgue au vice-recteur lenseignement, la recherche
et la cration les fonctions devant tre exerces par le dirigeant de lUniversit du Qubec
Chicoutimi.

- RESPONSABLE DE LOBSERVATION DES RGLES CONTRACTUELLES (RORC)

Une conseillre juridique au vice-rectorat aux affaires tudiantes et secrtariat gnral est nomme
responsable de lobservation des rgles contractuelles par le dirigeant dorganisme.

En cas dabsence prolonge et dincapacit dagir de la conseillre juridique nomme afin dagir en
tant que responsable de lobservation des rgles contractuelles, le dirigeant dorganisme nomme
au sein du vice-rectorat aux affaires tudiantes et secrtariat gnral une personne dsigne afin
dexercer la fonction de RORC substitut.

- PERSONNE(S) POUVANT AGIR TITRE DE SECRTAIRE DE COMIT DE SLECTION

Le responsable du secteur des approvisionnements, un agent dapprovisionnement au Service des


immeubles et quipements ou une personne occupant un poste quivalent.

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