EOS-002-IsTRAC-001A-Management de Projet D Implantation ISTRAC - IsTRAC Implementation Project Manag

Code: EOS-002-ISTRAC-001A Date: 07/2013
Emetteur / Issued by: DGO Quality OTP Annule et remplace / Cancels and supersedes:
Management de projet d’implantation

d’ISTRAC
ISTRAC implementation project

management
Link to English version
L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE

EOS-002-ISTRAC-001A
Gestion de projet – revamping skid
Management de projet de revamping de skid avec

modification de l’automatisme, de la
supervision et ajout d’Istrac.
Pour toute question, commentaire ou retour d’expérience relatif à ce document, merci de

contacter le groupe Organisation OTP. (voir contact sur site intranet DGO Qualité)

EOS-002-ISTRAC-001A
Présentation de l’architecture générale
– Architecture type – applications informatiques
MODOPnet
Supervision
FLEXNET
Rédaction et +
validation des automatisme
Gestion des
modes
Rédaction des modes
opératoires de
SOP opératoires
fabrication
en
fabrication
Logiciel L’Oréal
Installation, Installation,
développement et développement et
support par la support par une
société ELANZ société
d’automatisme
EOS-002-ISTRAC-001A
Présentation de l’architecture générale
– Architecture type – Skid

SKID
PC FLEXNET
Sur le skid
+ Supervision (Intouch, …)
+ ISTRAC viewer Ecrans
PLC /
Lecteur
Automate
code barres
EOS-002-ISTRAC-001A
Présentation d’ISTRAC
– Une présentation générale d’Istrac, remise à jour régulièrement, et de l’architecture

associée est disponible avec l’ensemble des documents Istrac sur un serveur partagé
L’Oréal à l’adresse suivante: \\128.40.32.222\istrac_procedures\ISTRAC doc générale -
general overview
– Un groupe Yammer est créé pour les échanges entre utilisateurs des applications
Modopnet / Istrac / Flexnet…
https://www.yammer.com/loreal.com/#/threads/inGroup?type=in_group&feedId=10
86276
– Communauté Yammer Modopnet:
96814
– Communauté Yammer Istrac:
90797

EOS-002-ISTRAC-001A
Intervenants dans le projet

Les intervenants principaux sur ce type de projets sont:
• Usine L’Oréal: maître d’œuvre du projet

• Elanz:
o installe Modopnet et forme l’équipe de l’usine à son utilisation
o Contact: loreal-support@groupe-elanz.com M. Chaouki DAASSI
• IS2:
o Installe ISTRAC et forme l’équipe de l’usine à son utilisation
o Contact: M. Dominique EUBELEN dominique.eubelen@is2.be Tel: +3285240836
• Automaticien:
o Programme l’automate du skid et la supervision et forme l’équipe de l’usine à son utilisation
• DGO
• Sourcing center Achats Investissements Process
• Qualité: Groupe organisation OTP et Groupe Process OTP
o Support sur le projet à la demande de l’usine
o Contacts: Groupe Organisation OTP (Istrac) et référant OTP Process de l’usine (Skid) (voir
contacts sur site intranet DGO Qualité)
EOS-002-ISTRAC-001A
Intervenants dans le projet
L’équipe projet type du côté Usine L’Oréal est composée au minimum de:
• Un chef de projet: en général du côté UP fabrication.

• Le responsable de fabrication concerné par le skid
• Equipe fabrication: technicien de fabrication, fabricant super-utilisateur
• Le ou les experts process concernés
• Un membre de l’équipe IT
• Un membre de l’équipe Performance éventuellement
Leurs missions sont détaillées dans le descriptif des étapes clé du planning du projet.

EOS-002-ISTRAC-001A
Gestion de projet – Planning type

Le planning type pour ces projets est disponible sur le serveur partagé ISTRAC.
Il est scindé en 3 phases principales :
–Phase I - Du premier contact aux commandes de l’usine

–Phase II - Conception et tests de simulation
–Phase III - Implantation sur site et réception de l’installation
Ces phases sont détaillées ci-après dans ce document. Elles comportent chacune plusieurs
étapes clé auxquelles correspondent des documents et délivrables principaux.
Le respect du planning dépendra de la maîtrise de ces étapes et dans l’engagement de tous
les intervenants du projet dans la conception et la fourniture des ces délivrables.
Le chef de projet de l’usine a un rôle clé dans le suivi de ce planning et la coordination des
personnes impliquées dès la phase initiale du projet.

EOS-002-ISTRAC-001A
Planning type – Phase I

Phase I - Du premier contact aux commandes de l’usine
Les étapes clé de cette phase:

1. Premier contact et envoi spécifications à IS2
2. Offre, visite IS2, présentation projet, planning
3. Commande à IS2
4. Analyse fonctionnelle, analyse de risques qualité & EHS
5. Envoi cahier des charges, PID, ... aux automaticiens
6. Consultation de l’automaticien, visite sur site et remise d'offre
7. Analyse des offres des automaticiens
8. Mise à niveau des offres automaticiens et envoi de l’offre finalisée
9. Commande à l’automaticien

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase I => Etape ‘Premier contact et envoi spécifications à IS2’
• Objectif:
• Prise de connaissance entre acteurs du projet.
• Envoi des informations préliminaires à IS2 leur permettant de préparer leur offre.
• Contacter le groupe Organisation OTP DGO pour présentation de ce document, des
autres documents et contacts utiles et des retours d’expérience des chantiers récents.
• Documents et délivrables:
• Ce document, avec le planning type de projet (IS2 ou DGO OTP)
• ISTRAC offer information (IS2)
• Fourni par IS2 et rempli par l’usine. Ce document permet à IS2 d’effectuer son chiffrage.
• Présentation générale de la solution ISTRAC (IS2).
• Document IS2 - ISTRAC présentation générale, sur serveur partagé.
• Point clé:
• Cette étape doit être anticipée au maximum car la durée globale d’un tel projet est
souvent sous-estimée par les usines n’ayant pas eu d’expérience dans le domaine. Cette
anticipation permet de lancer le projet dans les meilleures conditions dans des délais
satisfaisants pour l’ensemble des acteurs du projet.

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase I => Etape ‘Offre, visite IS2, présentation projet, planning’
• Objectif:
• Prise de connaissance par l’usine de la solution technique si celle-ci n’est pas encore connue
• Visite d’IS2 permettant d’affiner l’offre en analysant les spécificités du projet par rapport aux autres
de ce type
• Cette phase est d’autant plus importante si le projet est le premier du type dans l’usine.
• Feuille de calcul estimation coût Istrac (price calculator) puis Offre IS2 (IS2)
• Présentation projet (IS2)
• Planning du projet (IS2)
• Point clé:
• à cette étape la participation des membres de l’équipe projet complète de l’usine est nécessaire
(prise de connaissance du projet, définition des ressources en interne, mise en évidence des
spécificités…)
• L’organisation de la phase d’implantation sur site et de démarrage doit être organisée à cette étape:
ressources disponibles, travail le week-end et/ou la nuit…
• La revue, lors de cette étape, avec IS2 et l’automaticien de quelques modes opératoires existants
représentatifs permet d’anticiper le repérage de situations particulières au skid ou à l’usine. Lors de
projets récents, cette revue aurait pu permettre d’accélérer les phases d’implantation et de
montées en performances.

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase I => Etape ‘Commande à IS2’
• Objectif:
• Passage de la commande auprès d’IS2
• Envoi de la DED à IS2 (Usine). Au minimum transmettre : numéro DED,
montant, informations de facturation.
• Points clé:
• commandes auprès d’IS2, d’Elanz ou de l’automaticien: attention, des
retards sur ces commandes lors de projets récents a pu causer une
augmentation du temps d’immobilisation du skid et un décalage dans le
démarrage du skid concerné.
• Le choix de l’automaticien a un impact sur le projet et sur l’offre IS2.
(expertise de l’intégration ISTRAC…)

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase I => Etape ‘Analyse fonctionnelle, analyse de risques qualité & EHS’
• Objectif:
• Amender les analyses de risques Qualité et EHS existantes pour le skid en analysant l’impact du
projet en terme de Qualité et EHS.
• Anticiper les moyens de contrôle QEHS nécessaires afin de les intégrer dès le départ du projet.
• Analyse de risques qualité et EHS (usine) Elle sera à compléter par la suite dans le projet.
• Analyse fonctionnelle détaillée du skid avant revamping (usine) Si cette analyse fonctionnelle n’est
pas disponible ou pas à jour, il est recommandé de l’inclure dans la prestation de l’automaticien.
• Point clé:
• Ressources: voir analyses standards OTP disponibles sur le site intranet DGO Qualité
• Intégrer et impliquer l’ensemble de l’équipe projet dans cette étape.
• L’étude de l’analyse fonctionnelle du skid avant revamping permet de mettre en avant les
particularités du skid par rapport aux autres projets déjà réalisés par l’automaticien et IS2. Elle
permet un cadrage précis de l’existant et du besoin donc une meilleure maitrise des coûts et délais
du projet. Elle est nécessaire pour la réalisation de l’analyse de risques.
• Il est recommandé d’inclure la commande et la réalisation de l’analyse de risque dans le périmètre
de l’automaticien afin de garantir la prise en compte de celle-ci dans la conception détaillée.
• La réalisation des analyses fonctionnelles et QEHS peut donner lieu à des modifications du skid hors
programmation.

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase I => Etape ‘Envoi cahier des charges, PID, ... aux automaticiens’
• Objectif:
• Définir précisément le périmètre de prestation de l’automaticien pour lui permettre de faire une offre
précise en terme de coûts et délais.
• Remise des documents existants: PID, programmes, schémas électriques… (usine)
• Analyse du besoin:
• Doit être adaptée au projet et complétée par l’usine avec l’automaticien: type de matériels (par
exemple écrans, PLC…), type de revamping de programmation (remise à plat ou modification de
l’existant…)…
• Comprend: état mécanique du skid, état de fonctionnement et type des capteurs (types de signal,
plages de travail…), PID + schémas électriques et si leurs fichiers sources sont modifiables ou non,
back up programme…
• Lancement de l’appel d’offres avec le service DGO Achats Investissements Process
• Cahier des charges du projet (usine)
• Grille de décomposition standard des coûts pour ce type de projet
• Point clé:
• La précision du cahier des charges conditionne la maîtrise des coûts et délais du projet.
• Si l’usine ne dispose pas des PID, schémas électriques…, il est recommandé d’inclure leur réalisation dans
le projet. Lors de projets récents, quand ces documents n’ont pas été mis à jour avant le projet, des
découvertes de modifications effectuées sur les skids mais non reportées dans ces documents ont
provoqué des dérapages du planning et des coûts du projet.

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase I => Etapes ‘Analyse des offres des automaticiens’, ‘Mise à niveau des offres automaticiens’ , ‘Envoi de l’offre finalisée’ et
‘Commande à l’automaticien’
• Objectif:
• Choisir la meilleure offre et lancer la commande (usine)
• Offres (automaticiens)
• DED (usine)
• Respect de la procédure DGO Achats Investissements Process.
• Point clé:
• L’organisation de la phase d’implantation sur site et de démarrage doit être organisée à cette étape: ressources
disponibles, travail le week-end et/ou la nuit pour réduire le temps d’immobilisation du skid…
• Point clé commandes auprès d’IS2, d’Elanz ou de l’automaticien: attention, des retards sur ces commandes lors de
projets récents a pu causer une augmentation du temps d’immobilisation du skid et un décalage dans le
démarrage du skid concerné.
• Le choix de l’automaticien doit se faire sur des bases comparables et en connaissance de cause: reprise à
l’identique de la programmation existante ou remise à jour complète, standardisation et améliorations… La qualité
de l’intégration avec la supervision est également à prendre en compte. Les projets récents ne montrent pas le
même niveau de réalisations sur tous ces critères: une visite des références dans les autres usines est
recommandée.
• Il est recommandé de profiter de ce type de chantier:
• pour changer les automates des skids quand ceux-ci sont de génération ancienne donc proches des périodes hors maintenance constructeur.
• Pour repartir sur des bases de programmation proches des standards tels que définis et diffusés par OTP Process et donc profiter des
dernières avancées en terme de performance.

EOS-002-ISTRAC-001A
Planning type – Phase II

Phase II - Conception et tests de simulation

1. Réunion Kickoff à l’usine
2. Installation Modopnet + formation Elanz
3. Formation initiale à la rédaction des Modes Opératoires pour Istrac.
4. Rédaction et validation des premiers ModOp.
5. Rédaction des ModOp en fonction du plan production
6. Installation des serveurs et applications. Tests IT
7. Echanges détaillés avec l’automaticien, validation de l’analyse fonctionnelle et
des analyses de risques qualité & EHS, Validation check-list automaticien
8. Conception automatisme et tests de simulation

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase II – Réunion kickoff à l’usine
• Objectif:
• Assurer que l’ensemble des acteurs du projet côté usine connaisse les bases de
la solution technique Modopnet/Istrac/automatisme/supervision, les grandes
étapes du projet avec leurs jalons clé et leurs responsabilités dans le projet.
• Présentation générale de la solution ISTRAC (IS2).
• Document IS2 - ISTRAC presentation générale, sur serveur partagé.
• Ce document, avec le planning du projet (IS2 ou DGO OTP)
• Points clé:
• L’ensemble de l’équipe projet, au minimum, doit être présent lors de cette
réunion kickoff: chef de projet, responsable fabrication, équipe technique
fabrication, experts process, équipe IT usine, resp. UP, super-utilisateurs
éventuels, équipe Performance…
• Dans le cadre de ce kick-off, une réunion entre équipe technique fabrication,
process, automaticien et IS2 est indispensable.

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase II - Installation Modopnet + formation Elanz
• Objectif:
• Implanter Modopnet et former les utilisateurs à son utilisation.
• Documentation utilisateurs Modopnet (Elanz) https://loreal-
support.groupe-elanz.com/ (demander l’accès à Elanz)
• Points clé:
• Cette formation concerne l’utilisation du logiciel Modopnet proprement
dite. L’optimisation des modes opératoires pour les skids sous Istrac fait
l’objet d’une formation complémentaire dispensée par IS2. (voir étape
suivante)
• Des sessions de formation complémentaires peuvent être organisées par
la suite à la demande lors de l’arrivée de nouveaux utilisateurs: s’adresser
au groupe OTP Organisation. (voir contact sur site intranet DGO Qualité)
• L’installation de Modopnet est un prérequis indispensable avant
l’installation d’Istrac

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase II - Formation initiale à la rédaction des Modes Opératoires pour Istrac.
• Objectif:
• Etre capable de rédiger et optimiser un mode opératoire pour un skid sous Istrac.
• Documentation utilisateurs, documents de formation Istrac, guide d’écriture des
modes opératoires pour Istrac (IS2) \\128.40.32.222\istrac_procedures\
• Points clé:
• Cette formation concerne l’optimisation de l’écriture des modes opératoires pour
un skid sous Istrac et l’optimisation des performances des skids. Elle est
indispensable pour les experts process et les responsables de fabrication.
• Des sessions de formation complémentaires peuvent être organisées par la suite à
la demande lors de l’arrivée de nouveaux utilisateurs: s’adresser au groupe OTP
Organisation. (voir contact sur site intranet DGO Qualité)

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase II - Rédaction et validation des premiers ModOp
• Objectif:
• Etre capable d’écrire un mode opératoire pour un skid sous Istrac.
• Par des échanges entre équipe process usine et IS2, détecter toute particularité n’ayant
jamais été traitée sous Istrac dans les familles techniques vracs à produire, les pratiques
usines ou les points techniques du skid.
• Documents de formation Istrac, guide d’écriture des modes opératoires pour Istrac (IS2)
\\128.40.32.222\istrac_procedures\
• Ecriture par l’usine dans Modopnet et validation par IS2 d’au moins 1 mode opératoire par
formule représentative des familles de vracs à produire sur le skid.
• Points clé:
• La validation des modes opératoires représentatifs des vracs à produire est indispensable
pour le bon déroulement du projet. Les expériences récentes montrent qu’une réalisation
non complète de cette étape à ce stade du projet peut créer des dérives dans les délais
d’implantation et de montée en performance des skids. (réalisation des tests de simulation,
détection tardive des particularités…)
• L’automaticien doit être impliqué également dans cette étape. Faire une analyse commune
avec les experts process des fonctions unitaires et des types d’introductions.

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase II - Rédaction des ModOp en fonction du plan production
• Objectif:
• Anticiper l’écriture des modes opératoires
• Ecriture par l’usine dans Modopnet des modes opératoires.
• Points clé:
• Démarrer sur des formules connues et maîtrisées.
• Cette étape peut s’effectuer en temps masqué par rapport à la réalisation des
programmes par l’automaticien. Les modes opératoires seront nécessaires au
démarrage du skid sous Istrac pour l’étape de réception du projet. Leurs
disponibilités sur les formules à produire au redémarrage du skid permet
d’optimiser l’utilisation du temps de présence de l’automaticien et de l’équipe IS2
donc d’accélérer la montée en performance du skid.

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase II - Installation des serveurs et applications informatiques. Tests IT.
• Objectif:
• Installer le serveur Istrac et les applications nécessaires.
• Tester le fonctionnement de l’architecture IT complète
• DT ISTRAC IT Requirements (IS2)
• DT ISTRAC IT Information request (fourni par IS2, complété par l’usine)
• Prérequis de l’automaticien. (fourni par l’automaticien)
• Points clé:
• Tous les tests peuvent être faits par IS2 à distance.
• L’installation de Modopnet et de MOSRV par Elanz est un prérequis indispensable à
cette étape.
• Anticiper les demandes d’accès informatiques nécessaires

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase II - Echanges détaillés avec l’automaticien, validation de l’analyse
fonctionnelle et des analyses de risques qualité & EHS, Validation check-list
automaticien
• Objectif:
• Finaliser l’étude de conception détaillée avec l’automaticien
• Exemples des analyses fonctionnelles et analyses de risques standard (site intranet
DGO Qualité)
• Analyse fonctionnelle, analyses de risques Qualité et EHS validées et partagées
avec l’ensemble des interlocuteurs
• Points clé:
• Le niveau de détail obtenu lors de cette étape conditionne l’ensemble des étapes
suivantes en terme de qualité de réalisation, délais et coûts.
• La formalisation de l’analyse fonctionnelle sous forme de PID surlignés proche ce
ceux disponibles pour les skids standards est fortement recommandée. Elle
permettra une analyse plus détaillée ainsi qu’une réalisation plus aisée et
exhaustive des tests de simulation avant implantation sur skid.

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase II - Conception automatisme et tests de simulation
• Objectif:
• Effectuer la programmation de l’automatisme du skid (programme + supervision)
• Tester de manière exhaustive leurs fonctionnements avant implantation sur le skid.
• Analyses fonctionnelles et analyses de risques QEHS définies précédemment.
• Validation de la programmation
• Validation avec l’outil ISTRAC Validator. Permet de simuler sur banc de tests l’ensemble des
fonctions unitaires générés par Modop et Istrac. Ok pour passage à l’étape suivante.
• Points clé:
• La réalisation détaillée des tests de simulation permet de réduire le temps d’immobilisation
du skid, et de garantir un fonctionnement conforme aux spécifications. La participation d’un
technicien de fabrication et d’un fabricant super-utilisateur est indispensable.
• La simulation doit se faire au maximum sur environnement de simulation complet (banc de
simulation + automate relié à la supervision) avec un protocole de simulation. La réalisation
de vidéos du banc pour chaque fonction unitaire peut permettre à tous les acteurs de l’usine
d’être impliqués dans cette phase. Utiliser des modes opératoires représentatifs.

EOS-002-ISTRAC-001A
Planning type – Phase III

Phase III – Implantation sur site et réception de l’installation

1. Mise à niveau matérielle du skid.
2. Mise à niveau logicielle du skid, tests de métrologie.
3. Tests des fonctions unitaires à blanc. Validation sécurité, qualité
4. Validation et configuration ISTRAC par IS2
5. Formation générale ISTRAC pour fabricants, …
6. Première fabrication ligne à ligne puis suivi de fabrication automatique
7. Formation détaillée fabricants
8. Formation outils ISTRAC
9. Réception finale
10. Montée en performances

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase III – Mise à niveau matérielle du skid
• Objectif:
• Réaliser les mise à niveau matérielles nécessaires. (réparations d’éléments
mécaniques, changements de vannes…)
• Points clé:
• Les mises à niveau matérielles doivent être au maximum anticipées afin de ne pas
provoquer des causes potentielles supplémentaires de problèmes et donc un
dérapage du temps d’immobilisation du skid. Les expériences récentes ont montré
des allongements des temps d’immobilisation des skids dus à des dérives de délai
lors des mises à niveau matérielles et des perturbations sur les modifications
logicielles.

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase III – Mise à niveau logicielle du skid, tests de métrologie
• Objectif:
• Finaliser les interventions sur skid: implanter la nouvelle version de programme et
supervision sur le skid.
• Refaire les validations métrologiques nécessaires. (validation des pesons, données
analogiques comme pressostats / sondes températures / débitmètres…)
• Notices utilisateurs, liste des paramètres accessibles par supervision…
• Rapports de métrologie…
• Points clé:
• L’oubli de cette étape peut provoquer un allongement de l’immobilisation du skid
et un retard du démarrage.

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase III – Tests des fonctions unitaires à blanc et validation QEHS
• Objectif:
• Valider la réalisation par l’automate des opérations unitaires conformément aux
spécifications.
• Valider la conformité aux analyses de risques QEHS
• Analyses fonctionnelles et analyses de risques QEHS définies précédemment.
Réaliser les tests sécurité avant tout autre test.
• Ok pour passage à l’étape d’après.
• Points clé:
• L’ensemble de l’équipe projet doit être impliquée au moment de la validation afin
de limiter les découvertes pendant la phase d’immobilisation du skid et de sa
montée en performance.

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase III – Validation et configuration ISTRAC par IS2
• Objectif:
• Valider la liaison d’Istrac à l’automate. (Automaticien + IS2)
• RAS
• Points clé:
• Le temps d’arrêt du skid à cette étape dépend fortement de la qualité des tests en
simulation et tests à blanc.

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase III – Formation générale ISTRAC pour fabricants
• Objectif:
• Former les utilisateurs à la conduite du skid sous Istrac
• Documents généraux et documents de formation ISTRAC
• Points clé:
• Par expérience, la formation générale (1 heure) peut être anticipée avant le
démarrage du skid. Présenter le projet à l’ensemble des fabricants permet de
rassurer et informer.
• Il est recommandé de choisir 1 ou 2 super-utilisateurs qui seront formés lors de la
première fabrication sur le skid. (au moins 1 par équipe, en permanence)
• Une formation détaillée par équipe (1 heure) doit être planifiée ensuite, avec
présence des super-utilisateurs qui peuvent partager leur première expérience.

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase III – Première fabrication ligne à ligne puis suivis de fabrications
automatiques
• Objectif:
• Valider le fonctionnement en vérifiant l’exécution d’un mode opératoire complet,
d’abord en mode ligne à ligne (pour valider chaque étape) puis en automatique.
(pour valider l’enchaînement des lignes)
• Documents et délivrables: RAS
• Points clé:
• Lors de la 1ère fabrication, la présence au minimum d’un super-utilisateur, de
l’expert process, de l’automaticien et d’IS2 est obligatoire.
• Lors des premières journées, un point quotidien entre acteurs concernés est
recommandé: disponibilité MP et modes opératoires, revue du planning, analyse
et explication des non-conformités …
• La disponibilité du responsable de fabrication et de l’équipe process durant la
semaine de validation Istrac est indispensable. A anticiper.
• La disponibilité des modes opératoires des formules à fabriquer est critique pour
cette phase.

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase III – Formation outils ISTRAC
• Objectif:
• Former le responsable de fabrication à la gestion des profils utilisateurs, aux
fonctions d’administration ISTRAC.
• Former le responsable de fabrication, l’équipe process, les responsables d’équipe
ou animateurs fabrication à l’usage des outils de gestion et de reporting Istrac
(Istrac Performance, Istrac manager).
• Documents de formation sur serveur partagé ISTRAC et aide disponible
directement dans les applications.
• Points clé:
• La disponibilité du responsable de fabrication et de l’équipe process durant la
semaine de validation Istrac est indispensable. A anticiper.

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase III – Réception finale
• Objectif:
• Réceptionner l’installation.
• Protocole de réception usine – partie automatisme / supervision (revue de
conformité de chaque étape à l’analyse fonctionnelle, revue de la matrice des
interlocks, revue de conformité à l’analyse de risques, revue des performances –
PUR/MUR…)
• Protocole de réception ISTRAC
• Suivi de réception
• Liste des réserves
• Points clé:

EOS-002-ISTRAC-001A

Phase III – Montée en performances
• Objectif:
• Optimiser l’utilisation de la solution Automatisme / Supervision / Modopnet / Istrac
pour atteindre les performances cibles.
• Analyse détaillée journalière de l’indicateur de % mains rouges et plan d’actions associé.
• Indicateurs clé de performance
• Bonnes pratiques liées à ISTRAC.
• Points clé:
• La participation de l’ensemble de l’équipe projet sur cette étape est fondamentale pour
une montée rapide en performance: résolution immédiate des problèmes côté usine,
remontée rapide à l’automaticien et IS2 des problèmes éventuels, formation des
fabricants…
• Cette phase est également l’occasion de former des personnes complémentaires dans
l’usine afin d’assurer un maintien des connaissances sur site.

EOS-002-ISTRAC-001A
Project management – skid revamping
Management of a skid revamping project, with

automation and supervision changes and Istrac
implementation.
For any question, comment or experience feedback, please contact the Organisation
Group OTP DGO. (contact: site intranet DGO Quality)

EOS-002-ISTRAC-001A
General architecture presentation
– Standard architecture – softwares & automation
MODOPnet
Supervision
FLEXNET
Modop design + automation
and validation
for processing Processing
SOP design
modop
management
L’Oréal software
Implementation, Installation,
development and development and
support by ELANZ support by
company automation
company
EOS-002-ISTRAC-001A
General architecture presentation
– Standard architecture – Skid

SKID
PC FLEXNET
On the skid
+ Supervision (Intouch, …)
+ ISTRAC viewer
Screens
Barcode PLC
reader
EOS-002-ISTRAC-001A
ISTRAC presentation
– A general presentation of Istrac, frequently updated, and of its

architecture is available with all Istrac documents and guides on a
shared server at this adress:
\\128.40.32.222\istrac_procedures\ISTRAC doc générale - general
overview
– A Yammer group is created in order to share tips and experience on
Modopnet / Istrac / Flexnet between users.
https://www.yammer.com/loreal.com/#/threads/inGroup?type=in_gr
oup&feedId=1086276
– Yammer Modopnet community :
oup&feedId=2296814
– Yammer Istrac community :
oup&feedId=2290797

EOS-002-ISTRAC-001A
Actors of the project

The main actors on this type of project are:
• L’Oréal plant: project owner and manager

• Elanz:
o Instal Modopnet and train the plant team to its use
o Contact: loreal-support@groupe-elanz.com Mr Chaouki DAASSI
• IS2:
o Instal ISTRAC and train the plant team to its use
o Contact: Mr Dominique EUBELEN dominique.eubelen@is2.be Tel: +3285240836
• Automation company:
o Design the skid PLC automation, the supervision, and train the plant team.
• DGO
• Sourcing center - Capex
• Quality: organisation group OTP and process group OTP
o Help plant project team upon request
o Contacts: Organisation group OTP (Istrac) and OTP Process plant contact (Skid) (see contacts on
intranet DGO Quality)
EOS-002-ISTRAC-001A
Actors of the project
The L’Oreal plant standard project team is at least made of:
• A project manager: usually from UP processing team.

• The processing manager
• Processing team: processing mechanics, super-users (processing operators)
• Process experts
• An IT team member
• Eventually, a member of the Performance team
Their roles are explained in the descriptions of the key steps of the project.

EOS-002-ISTRAC-001A
Project management – Standard planning

A standard planning for this type of project is available on the Istrac shared server
ISTRAC.
It is divided into 3 main steps :
–Phase I – From 1st contact to orders

–Phase II - Conception to simulation tests
–Phase III - Implementation on site to skid acceptance tests
These phases are detailed in following slides of this document. They include several steps
with their associated documents and documents to be released.
The planning respect will depend on the control of these steps and on the commitment of
all in the design and in the delivery of these documents.
The project manager has a key role in the follow up and coordination of the persons
involved in the project, since its beginning.

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Standard planning – Phase I

Phase I – From 1st contact to the plant orders
Key steps of this phase:

1. 1st contact and specifications sending to IS2
2. Offer, IS2 visit, project presentation, planning
3. Order to IS2
4. Functional analysis, quality and EHS risk analysis
5. Sending of specifications, PID … to automation company
6. Automation call for tender, site visit, and quotation from the automation
companies
7. Automation companies quotations analysis
8. Quotations comparison and review
9. Order to the chosen automation company

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Phase I => ‘First contact and specifications sending to IS2’
• Objective:
• First contact between actors, and sharing of general knowledge of this kind of project
• Sending to IS2 of preliminary information in order to let them prepare their quotation.
• Contact OTP organisation group in DGO Quality in order to share experience on recent
projects and on this document.
• Documents and documents to be delivered:
• This document, with the standard planning (given by IS2 or DGO OTP)
• ISTRAC offer information (IS2)
• Provided by IS2 and filled by the plant. This document allows IS2 to deliver its quotation.
• General presentation of ISTRAC (IS2).
• IS2 Document, available on the shared server.
• Key attention points:
• This step has to be anticipated as much as possible as the global leadtime of this kind of
project is often underestimated by plants with low experience on this domain. This
anticipation allows to launch the project in the best conditions and with a delivery date
suitable for all actors of the project.

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Phase I => Step ‘Quotation, IS2 visit, project presentation, planning’
• Objective :
• Deeper knowledge of the technical solution by the plant
• IS2 visit allowing them to refine their quotation by analysing the project specificities
compared to the previous projects for other plants.
• This step is even more important if this project is the 1st of this type in the plant
• Calculation sheet estimation cost Istrac (price calculator) then quotation IS2 (IS2)
• Project presentation (IS2)
• Project planning (IS2)
• For this step, the involvement of the whole project team is necessary in order to share
knowledge, define internal resources, detect specificities…
• The implementation on site and production start steps must be organized since this step as
they may impact the cost of the project: available resources, work during nights and
weekends…
• It is recommended to review at this step a few existing and representative modop as it may
allow to detect specificities of the skid or of the plant. During recent projects, this review
could have allowed to accelerate the implementation and start of the skid.

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Phase I => ‘Order to IS2’ step
• Objective :
• Send order to IS2
• Sending of DED to IS2 (Plant). AT least, transmit DED number + amount +
invoicing data
• Orders to IS2, Elanz and automation companies: be careful, delays on
releasing these orders on recent projects had impacts on the leadtime of
the project and increased the length of stopping of the skid.
• The automation company choice has an impact on the project and on the
IS2 quotation. (knowledge and experience of Istrac integration…)

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Phase I => ‘Functional analysis, EHS and quality risk analysis’ step
• Objective :
• Complement the existing quality and EHS risk analysis for the skid by analyzing the project impact in
terms of Quality and EHS
• Anticipate the necessary QEHS means of control in order to integrate them since the beginning of
the project
• Quality and EHS risk analysis (plant) It will be complemented afterwards during the project.
• Detailed functional analysis of the skid before project. (Plant) If it is not available or not updated, it
is strongly adviced to include its realization in the automation company scope.
• Ressources: see standard OTP risk analysis available on intranet DGO Quality
• Involve the whole project team in this step.
• The study of the existing skid functional analysis allows to point out the specificites of the project
compared to the other projects already realized by IS2 and the automation company. It allows a
better understanding of the needs and then a better estimation of costs and leadtime. It is
necessary for the realization of the QEHS analysis of the project.
• It is recommended to include in automation company scope the realization of the risk analysis in
order to help guarantee it will be taken into account into the detailed design.
• The realization of functional analysis and QEHS risk analysis can imply skid changes (outside of
automation scope)

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Phase I => ‘Sending of specifications, PID, ... to the automation companies’ step
• Objective :
• Define precisely the scope of the automation company in order to let them give a precise quotation in
terms of costs and leadtime.
• Existing documents: PID, software sources, electric diagrams, … (plant)
• Needs analysis:
• Must be adapted to the project and complemented by the plant with the automation company: type
of devices (for example screens, PLC…) , type of automation changes (starting fron scratch or only
modifying the existing software)…
• Includes: skid mechanical status, running condition and sensors types (signal type, working ranges…),
PID + electrical diagrams, possibility to modify source files, software back up…
• Call for tender launch with DGO Sourcing center - Capex
• Specifications for the project (plant)
• Standard breakdown grid for costs for this kind of project (provided by Sourcing Center)
• Accuracy and precision of the specifications have a direct link to the cost and leadtime of the project.
• If the PID, electric diagrams… are not available, it is strongly adviced to include their realization in the
scope of the project. In recent projects, when these documents were not updated before the project, some
‘surprises’ in the changes made previously on the skid generated delays in leadtimes and additional costs.

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Phase I => ‘Offer of automation companies analysis’, ‘comparison and updates of quotations’ , ‘sending of finalized
quotations’ and ‘Order to the chosen automation company’ steps
• Objective :
• Choose the best quotation and launch the DED (plant)
• Quotations (automation companies)
• DED (plant)
• Respect of DGO sourcing center Capex procedure
• The implementation on site and production start steps must be organized at this step as they may impact
the cost of the project: available resources, work during nights and weekends…
• Orders to IS2, Elanz and automation companies: be careful, delays on releasing these orders on recent
projects had impacts on the leadtime of the project and increased the length of stopping of the skid
• The automation company choice must take into account comparable scopes and knowledge of the PLC
software changes plan: update of the existing software or totally new design with improvement… The
quality of integration of supervision is also to be taken into account. The analysis of recent projects points
out differences in terms of realization level on these criterias: it is recommended to visit the factories who
completed recently this kind of projects.
• It is recommended to take advantage of this project to:
• Change skid PLC if they are of older generation, close to the end of maintenance period from their supplier.
• To start from software design close to the current standards as defined by OTP process team and hence benefit from the recent
upgrades in terms of performance.

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Standard planning – Phase II

Phase II - Conception and simulation tests

1. Kickoff meeting in the factory
2. Modopnet implementation + training by Elanz
3. First training on modop design for skids under Istrac
4. Design and validation of first ModOp.
5. Design of ModOp based on production plan
6. Servers and applications installation. IT tests.
7. Detailed analysis with automation company, functional analysis and QEHS risk
analysis validations
8. Software design and simulation tests

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Phase II – Kickoff meeting in the plant
• Objective :
• Ensure that all actors know the bases of the technical solution Modopnet/
Istrac/ automation/ supervision, the major steps of the project with their key
steps and their responsibilities in the project.
• General presentation of the Istrac solution (IS2).
• Document IS2 - ISTRAC general presentation, on shared server.
• This document, with the planning of the project (IS2 or DGO OTP Organization
group)
• At least the following members of the project team must attend the kickoff
meeting: project leader, processing manager, processing mechanics, process
experts, IT team, UP manager, eventually the super user and the performance
team….
• During the kick off step, a meeting between technical team, process team,
automation company and IS2 is necessary.

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Phase II – Modopnet installation + Elanz training
• Objective :
• Install Modopnet and train users
• Modopnet user guides (Elanz) https://loreal-support.groupe-elanz.com/
(ask access to Elanz)
• This training is about the use of Modopnet software itself. The
optimization of modop for skids running Istrac is detailed in another
training given by IS2 (see next step)
• Some other further training sessions can be organized later depending on
the arrival of new process experts: contact OTP organisation groupe. (see
contact on intranet DGO intranet DGO Quality)
• Modopnet installation is a necessary prerequisite for Istrac installation.

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Phase II – Initial training on Modop design for skids with Istrac
• Objective :
• Be able to design and optimize a modop for a skid with Istrac.
• User guides, Istrac training documents, modop design guide (IS2) are available for
all: \\128.40.32.222\istrac_procedures\
• This training is mandatory for process experts and processing managers in order to
know how to optimize modop design for skids with Istrac and to follow best
practices linked to continuous improvement with Istrac.
• Some other further training sessions can be organized later depending on the
arrival of new users: contact OTP organisation groupe. (see contact on intranet
DGO intranet DGO Quality)

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Phase II – Design and validation of first modop
• Objective :
• Be able to design and optimize a modop for a skid with Istrac.
• Be able to detect, with the help of process experts and IS2, any specificity in the bulks to be
produced, in the skids or in the practices of the factory.
• User guides, Istrac training documents, modop design guide (IS2) are available for all:
\\128.40.32.222\istrac_procedures\
• Design by plant and validation by IS2 of at least 1 modop for each representative formula of
technical families to be produced on the skid.
• The validation of these modops is mandatory for a smooth piloting of the project. Recent
experience shows that an incomplete realization of this step can create delays in the
installation of the skid and in its performance ramp up. (realization of simulation tests, late
detection of specificities…)
• The automation company has also to be associated in this step. Plan an analysis with the
process experts of the unitary functions of the skids and of the introduction types.

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Phase II – Preparing modops following production plan
• Objective :
• Anticipate the preparation of modops
• Modops design in Modopnet by the process team.
• It is recommended to start the skid by formulae already produced and with a good
RFT
• The modops preparation can be realized during the design of the PLC automation.
The modop will be necessary for the start of the skid during the acceptance tests.
Their availability at this time allows to optimize the presence of the automation
company and of IS2, hence allows a fast performance ramp up.

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Phase II - Installation of servers and of applications. IT tests.
• Objective :
• Install Istrac server and necessary applications.
• Test the whole IT architecture
• DT ISTRAC IT Requirements (IS2)
• DT ISTRAC IT Information request (given by IS2, filled by plant)
• Prerequisites for automation company. (given by automation company)
• These tests can be done remotely by IS2.
• Modopnet and MOSRV installations by Elanz is a prerequisite for this step.
• Anticipate the server access necessary for Elanz, IS2 and automation company.

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Phase II – Detailed discussions with automation company, validation of functional
analysis and of QEHS risk analysis, Validation of check-list from automation
company
• Objective :
• Finalize the design with automation company
• Examples of functional analysis and standard risk analysis (intranet DGO Quality
site)
• Functional analysis, Quality and EHS risk analysis, validated and shared with all
stakeholders
• The more precise and accurate are these analysis, the better the respect of quality,
leadtime and budgeted costs.
• It is strongly adviced to formalize the functional analysis with the same design than
the ones available on DGO Quality intranet site for standard skids (underlined PID)
It will allow a detailed analysis and an easier realization of simulation tests before
implementation on skids.

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Phase II – Automation design and simulation tests
• Objective:
• Design the PLC automation + supervision
• Test PLC + supervision before implementation on the skid
• Functional analysis and QEHS risk analysis as designed in previous steps.
• Automation validation
• Validation with ISTRAC Validator tool. Allows to simulate all unitary operations managed by
Modopnet and Istrac before implementation on skid.
• The detailed realization of these simulation tests allows to reduce the stopping time for the
skid and to guarantee a realization in line with specifications. It is necessary to involve a
processing mechanic and a processing operator ‘super user’.
• Simulation tests have to be carried out on a full simulation environment (PLC + supervision…)
Realization of videos during these tests can allow to involve more people in the validation.
• Use representative modops for these simulation tests.

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Standard planning – Phase III

Phase III – Implementation on site and acceptance of works

1. Mechanical review of the skid
2. Skid software upgrade, metrology tests.
3. Tests of unitary functions. EHS and quality validation.
4. Validation and configuration of ISTRAC by IS2
5. ISTRAC general training for processing operators, …
6. 1st batch in line-by-line mode then automatically
7. ISTRAC detailed training for processing operators. ISTRAC tools training for
users.
8. Final acceptance tests.
9. Performance ramp-up

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Phase III – skid mechanical review
• Objective :
• Detect potential mechanical troubles on the skid and fix them. (valves and gaskets
changes, …)
• Documents and documents to be delivered: -

• This review has to be anticipated in order to detect and fix any problem before the
start of the skid at the end of the project. Recent experience shows that a non-
sufficient anticipation of mechanical tests causes delays in the start of the skid and
perturbations during the acceptance tests and optimization step.

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Phase III – skid software update and metrology tests
• Objective :
• Finalize works on the skid: install new skid software and new supervision.
• Carry out necessary metrology tests (weighing gauges validation, pressure gauges /
temperatures gauges…)
• User guide, list of parameters which can be accessed via the supervision
• Metrology reports
• Bypassing this step may cause a longer stopping time for the skid and a delay in the
start of production.

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Phase III – Unitary functions tests and QEHS validation
• Objective :
• Validate the realization by the PLC of all the unitary operations, in line with
specifications
• Validate conformity to QEHS risk analysis
• Functional analysis and QEHS risk analysis as defined during previous steps. Realize
safety tests first.
• Ok for next step.
• The whole project team has to be involved at this step in order to reduce risks of
discovering problems during the stopping of the skid and its performance ramp up.

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Phase III – ISTRAC validation and configuration by IS2
• Objective :
• Validate link between Istrac and PLC. (Automation company + IS2)
• The stopping time of the skid depends a lot on the quality of simulation tests.

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Phase III – ISTRAC general training for processing operators
• Objective :
• Train users on how to run a skid with Istrac
• Training materials & user guides ISTRAC
• Based on previous projects experience, this general training (1 hour) can be
anticipated before skid start. This training is also a way of informing all operators.
• It is recommended to choose 1 or 2 super-users who will be trained during the 1st
batch on the skid. (objective: to have at least 1 by shift)
• A detailed training by shift (1 hour) has to be planned later, with the involvement
of super-users who can share their 1st experience.

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Phase III – 1st batch in line by line mode then 1st batch in automatic mode
• Objective :
• Validate the changes by verifying the execution of a whole modop, first in line by
line mode (in order to validate each step) then in automatic mode (in order to
validate the link between lines)
• During 1st batch, the involvement of 1 super-user, of 1 process expert, of the
automation company and of IS2 is mandatory.
• During the first production days, a daily meeting between all stakeholders is
recommended: RM availability, modop availability, schedule review, analysis of non
conformities (orange and red hand in Istrac)...
• A strong involvement of the processing manager and of the process expert team is
required during the Istrac validation week. To be anticipated !
• The availability of modops for formulae to be produced is critical at this step.

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Phase III – ISTRAC tools training
• Objective :
• Train the processing manager to the management of user profiles and to Istrac
administrative functions.
• Train the processing manager, the process team, shift leaders or processing
supervisors on the use of Istrac administration and reporting functions. (Istrac
performance and Istrac manager)
• Training materials available on ISTRAC shared server and help directly available in
the applications.
• A strong involvement of the processing manager and of the process expert team is
required during the Istrac validation week. To be anticipated !

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Phase III – Final acceptance tests
• Objective :
• Carry out acceptance tests.
• Plant acceptance tests protocol for automation and supervision parts. (conformity
review of each step to the functional analysis, interlock matrix review, conformity
to the risk analysis, performance review PUR/MUR…)
• ISTRAC acceptance tests protocol
• Acceptance tests follow-up
• Punch list
• Key attention points: -

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Phase III – Performance ramp up and follow up
• Objective :
• Optimize the use of the Modopnet / Istrac / automation / supervision solution in
order to reach the target performance
• Daily detailed analysis of the red hand % indicator and associated action plan.
• Key performance indicators
• ISTRAC best practices. (see Performance best practices available in Quality DGO
intranet site)

• A strong involvement of the whole project team is required during this step in
order to have a quick ramp up: immediate resolution of internal problems, quick
identification of problems linked to IS2 or automation, users training…
• This step is also the opportunity to train other people in the factory in order to
ensure a minimum knowledge on site at any time.

EOS-002-IsTRAC-001A-Management de Projet D Implantation ISTRAC - IsTRAC Implementation Project Manag

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Code: EOS-002-ISTRAC-001A Date: 07/2013

Management de projet d’implantation

ISTRAC implementation project

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L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE

Management de projet de revamping de skid avec

Pour toute question, commentaire ou retour d’expérience relatif à ce document, merci de

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– Architecture type – applications informatiques

Présentation de l’architecture générale

– Architecture type – Skid

– Une présentation générale d’Istrac, remise à jour régulièrement, et de l’architecture

L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE

Intervenants dans le projet

• Usine L’Oréal: maître d’œuvre du projet

Intervenants dans le projet

• Un chef de projet: en général du côté UP fabrication.

L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE

Gestion de projet – Planning type

–Phase I - Du premier contact aux commandes de l’usine

L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE

Planning type – Phase I

Les étapes clé de cette phase:

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Planning type – Phase I

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Planning type – Phase I

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Planning type – Phase II

Les étapes clé de cette phase:

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