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LE RÉFÉRENTIEL DES PROCÉDURES

Volume 4
Gestion du Patrimoine
 kpmg

SOMMAIRE

PROCESSUS RECENSEMENT PHYSIQUE DES STOCKS ET DES IMMOBILISATIONS ..............3

PROCESSUS ENTRETIEN..................................................................................................27
PROCESSUS ATELIER DE REPROGRAPHIE.......................................................................31
PROCESSUS GESTION DES STOCKS ..................................................................................35
PROCESSUS GESTION DES VIGNETTES ............................................................................45
PROCESSUS GESTION DU PARC AUTO.............................................................................51

Processus Recensement des stocks et des immobilisations 2 Volume 4 –Gestion du Patrimoine

 kpmg

LE RÉFÉRENTIEL DES PROCÉDURES

Volume 4
Gestion du Patrimoine

PROCESSUS RECENSEMENT PHYSIQUE

DES STOCKS ET DES IMMOBILISATIONS

Processus Recensement des stocks et des immobilisations 3 Volume 4 –Gestion du Patrimoine

 DOMAINE GESTION DU PATRIMOINE

PROCESSUS : RECENSEMENT PHYSIQUE DES STOCKS ET DES IMMOBILISATIONS

Procédures :

 Recensement des stocks.........................................................................................................PRSI 01

 Recensement des immobilisations........................................................................................PRSI 02

Processus Recensement des stocks et des immobilisations –Procédures– Volume 4 –Gestion du Patrimoine
4
 Ministère de l'Equipement Domaine : Gestion du patrimoine Procédure : Recensement des stocks Code : PRSI 01
Processus : Recensement physique Page : 1/4
Référentiel des procédures – Volume 4 Destinataire : toutes les entités gestionnaires de biens Date : Juin 98
Auteur : Équipe Projet / KPMG Version : 01

Chef de l’entité Commission Contrôleur Equipe Service

Etape N° ACTIONS NT DL RD gérante d’inventaire d’inventaire d’inventaire informatique

DÉBUT Début

1  Création de la commission d’inventaire par le D FI 1 Etape 1

chef de l’entité gérante et établissement d’un PV
Etape 2
de constitution
2  Désignation des contrôleurs d’inventaire D
3

3  Transmission des instructions aux contrôleurs E Instructions

d’inventaire d'inventaire

4  Etablissement de la liste des aires et stocks à E Etape 4

inventorier par la commission 5

liste des
5  Transmission de la liste des aires et stocks à E aires à
inventoier
inventorier aux contrôleurs

6  Composition des équipes d’inventaire par la D FI 2

commission d’inventaire Etape 6
7
Instructions
d'inventaire
7  Communications des instructions d’inventaires à E
l’équipe d’inventaire Etape 8

Listings
8  Etablissement de listing d’inventaire en 3 E d'inventaire

exemplaires Etape 9

9  Transmission du listing d’inventaire à la E suite page 2

commission d’inventaire

Processus Recensement des stocks et des immobilisations –Procédures– Volume 4 –Gestion du Patrimoine
5
 Ministère de l'Equipement Domaine : Gestion du patrimoine Procédure : Recensement des stocks Code : PRSI 01
Processus : Recensement physique Page : 2/4
Référentiel des procédures – Volume 4 Destinataire : toutes les entités gestionnaires de biens Date : Juin 98
Auteur : Équipe Projet / KPMG Version : 01

chef de l’entité commission contrôleur Equipe service

Etape N° ACTIONS NT DL RD gérante d’inventaire d’inventaire d’inventaire informatique

10  Planification de l’inventaire par la commission E FI 3 suite page 1

d’inventaire
Etape 10

Planning

11 Transmission du planning d’inventaire au chef de E

11 d'inventaire

l’entité gérante
Planning
d'inventaire
12  Approbation du planning d’inventaire par le chef C/D
de l’entité gérante
Etape 12

13  Etablissement d’une note faisant part du E

recensement imminent des différents lieux de
stockage. Etape 13

Note

13.1  Transmission de la note à tous les magasiniers E d'intervention

13.1
Note
d'intervention

14  Contrôle du rangement des différents lieux de E FI 4

stockage
Etape 14

15  Transmission des listing d’inventaire à l’équipe E

d’inventaire
Etape 15

suite page 3

Processus Recensement des stocks et des immobilisations –Procédures– Volume 4 –Gestion du Patrimoine
6
 Ministère de l'Equipement Domaine : Gestion du patrimoine Procédure : Recensement des stocks Code : PRSI 01
Processus : Recensement physique Page : 3/4
Référentiel des procédures – Volume 4 Destinataire : toutes les entités gestionnaires de biens Date : Juin 98
Auteur : Équipe Projet / KPMG Version : 01

service
contrôleur d’inventaire Equipe d’inventaire
Etape N° ACTIONS NT DL RD informatique

suite page 2

Etape 16.1
16  Comptage des quantités en stocks par l’équipe E
d’inventaire
Etape 16.1

16.1  Supervision et contrôle de l’opération C FI 5

d’inventaire par le contrôleur
Etape 17

17  Récupération et centralisation des listing E FI 6 Etape 18

d’inventaire complétés au contrôleur

18  Transmission d’une copie des listing d’inventaire E

physique au service informatique
Etape 19

19  Mise à jour de l’inventaire permanent par le E

service informatique Etape 20

20  Saisie des listing d'inventaire des stocks

21  Edition d’un état différentiel faisant ressortir les E Etape 21

écarts entre l’inventaire permanent et l’inventaire

physique

suite page 4

Processus Recensement des stocks et des immobilisations –Procédures– Volume 4 –Gestion du Patrimoine
7
 Ministère de l'Equipement Domaine : Gestion du patrimoine Procédure : Recensement des stocks Code : PRSI 01
Processus : Recensement physique Page : 4/4
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Auteur : Équipe Projet / KPMG Version : 01

chef de l’entité gérante commission d’inventaire contrôleur Magasinier

Etape N° ACTIONS NT DL RD d’inventaire

suite page 2

22  Explication des écarts constatés par le magasinier E/C

Etape 22
sous la supervision du contrôleur d’inventaire

Etape 23
23  Transmission de l’état des écarts expliqués et non E
expliqués à la commission d’inventaire
Etape 24
24  Examen par la commission d’inventaire de l’état C
des écarts

25  Transmission de l’état des écarts non expliqués au E Etape 25

Directeur

27  Approbation des écarts non expliqués par le C/D

Etape 26
responsable de l’entité gérante

28  Etablissement par la commission d’un rapport de E

synthèse sur l’opération d’inventaire physique Etape 27

Fin
FIN

Processus Recensement des stocks et des immobilisations –Procédures– Volume 4 –Gestion du Patrimoine
8
 Ministère de l'Equipement Domaine : Gestion du patrimoine Procédure : Recensement des immobilisations Code : PRSI 02
Processus : Recensement physique Page : 1/4
Référentiel des procédures – Volume 4 Destinataire : toutes les entités gestionnaires de biens Date : Juin 98
Auteur : Équipe Projet / KPMG Version : 01

Commission Contrôleur
Directeur Equipe d’inventaire
Etape N° ACTIONS NT DL RD d’inventaire d’inventaire

DEBUT Début

1  Création de la commission d’inventaire par le D FI 1

Directeur et établissement d’un PV de Etape 1
constitution
Etape 2
2  Désignation des contrôleurs d’inventaire D/E
2.1
Instructions
d'inventaire
2.1  transmission des instructions d’inventaire aux
contrôleurs d’inventaire
Etape 3
3  Codification des sites à inventorier par la E
3.1 liste des
commission d’inventaire sites à
inventoier

3.1  Transmission de la liste des sites à inventorier

Etape 4
aux contrôleur d’inventaire
4.1
4  Composition des équipes d’inventaire par la D/E FI 2
Instructions
commission d’inventaire d'inventaire

Etape 5
4.1  Transmission des instructions d’inventaire aux 5.1

équipes d’inventaire
Panning
5  Planification de l’inventaire par la E FI 3 d'inventaire

commission d’inventaire
5.1  Transmission du planning au Directeur Etape 6

Etape 7
6  Approbation du planning d’inventaire par le D
Directeur
Suite page 2
7  Codification des plans et des locaux par E FI 4
l’équipe d’inventaire et transmission à la
commission d’inventaire

Processus Recensement des stocks et des immobilisations –Procédures– Volume 4 –Gestion du Patrimoine
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 Ministère de l'Equipement Domaine : Gestion du patrimoine Procédure : Recensement des immobilisations Code : PRSI 02
Processus : Recensement physique Page : 2/4
Référentiel des procédures – Volume 4 Destinataire : toutes les entités gestionnaires de biens Date : Juin 98
Auteur : Équipe Projet / KPMG Version : 01

Commission Contrôleur Equipe d’inventaire Bureau des Service

Etape N° ACTIONS NT DL RD d’inventaire d’inventaire inventaires gestionnaire
8  Contrôle de la codification des plans et des C Suite page 3

locaux par les contrôleurs d’inventaires Etape 8

9  Etablissement des listes d’affectation des E

Etape 9
locaux par l’équipe d’inventaire
liste

10  Rangement des locaux par le service E d'affectation

des locaux

gestionnaire
11  Contrôle du rangement des locaux par le C Etape 10

contrôleur d’inventaire
Etape 11

12  Etablissement du listing d’inventaire en 3 E

exemplaire Etape 12

12.1  transmission du listing d’inventaire à la Listings

12.1 d'inventaire
commission d’inventaire

13  Réception du listing d’inventaire par la E Etape 13

commission d’inventaire
Listings Listings
13.1  transmission à l’équipe d’inventaire d'inventaire 13.1 d'inventaire

14  Recensement des immobilisations par l’équipe E FI 5

Etape 14
d’inventaire
Etape 15
15  Supervision et contrôle des opérations C FI 6
d’inventaire par les contrôleurs d’inventaires Etape 16

16  Récupération et centralisation des listings E/C

d’inventaire complétés par les contrôleurs Suite page 3

d’inventaires

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10
 Ministère de l'Equipement Domaine : Gestion du patrimoine Procédure : Recensement des immobilisations Code : PRSI 02
Processus : Recensement physique Page : 3/4
Référentiel des procédures – Volume 4 Destinataire : toutes les entités gestionnaires de biens Date : Juin 98
Auteur : Équipe Projet / KPMG Version : 01

Commission d’inventaire Contrôleur d’inventaire Bureau des inventaires

Etape N° ACTIONS NT DL RD

17  Transmission d’une copie des listings Suite page 2

d’inventaire physique au bureau des E
inventaires
Etape 17

18  Saisie des résultats de l’inventaire physique E

des immobilisations. Etape 18

19  Contrôle de la saisie des résultats de C

l’inventaire physique des immobilisations. Etape 19

20  Création et/ou mise à jour du fichier extra- E

comptable des immobilisations par le service Etape 20
comptable
21  Saisie des éléments du fichier extra comptable E Etape 21

des immobilisations
22  Contrôle de la saisie du fichier extra- C Etape 22
comptable des immobilisations par la
commission d’inventaire
Etape 23
23  Rapprochement des résultats de l’inventaire E/C
physique des immobilisations au fichier extra-
comptable des immobilisations Etape 24

24  Edition de l’état des immobilisations non E

rapprochés Suite page 4

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 Ministère de l'Equipement Domaine : Gestion du patrimoine Procédure : Recensement des immobilisations Code : PRSI 02
Processus : Recensement physique Page : 4/4
Référentiel des procédures – Volume 4 Destinataire : toutes les entités gestionnaires de biens Date : Juin 98
Auteur : Équipe Projet / KPMG Version : 01

Directeur Commission d’inventaire Contrôleur d’inventaire Service affectataire

Etape N° ACTIONS NT DL RD

25  Recherche de l’origine des différences entre le

fichier extra-comptable des immobilisations et E Suite page 3

le fichier d’inventaire physique des

immobilisations Etape 25

26  Explication des différences par le service E/C Etape 26

affectataire sous la supervision du contrôleur

d’inventaire

Etape 27

27  Transmission de l’état des différences E

expliqués et non expliqués à la commission
d’inventaire Etape 28

28  Examen par la commission d’inventaire de C

l’état des différences et transmission au
Directeur
Etape 29

29  Approbation des différences non expliquées D

par le Directeur
Etape 30

30  Etablissement par la commission d’inventaire E

d’un rapport de synthèse sur l’opération
d’inventaire physique des immobilisations
Fin

FIN

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