2.

1 Manuel de procédures :

Dans cette section, nous allons voir la procédure de vente détaillée de la société.

2.1.1 Principes généraux :

D’après le manuel des procédures, il faut s’assurer que :

* Toutes les ventes sont autorisées ;

* Toutes les commandes clients sont exécutées rapidement ;

* Toutes les ventes de marchandises ou de prestations de service sont correctement

facturées ;

* Toutes les créances nées des ventes sont correctement enregistrées et rapidement
recouvrés et

* Les fonctions incompatibles sont séparées.

Il est très important aussi d’assurer la séparation des tâches à savoir : la livraison ; les
facturations ; l’encaissement et le suivi des comptes clients.

2.1.2 Documents utilisés :

Les documents nécessaires lors d’une vente sont :

* Bon de commande client ;

* Tarif ;

* Devis, prix ;

* Fiche de suivi client ;

* Bon de sortie ;

* Bon de livraison ;

* Factures ;

* Tableau de suivi client- échéancier.

2.1.3 Description des procédures :

2.1.3.1Etablissement et mise à jour des tarifs :

Le responsable Marketing effectue au moins tous les 4 mois une étude de prix .Dans ce cas, il
devrait trouver le moyen de connaitre les prix des journaux des concurrents afin qu’il puisse
comparer par rapport aux prix de la société afin de rester toujours meilleur par rapport à eux.

Le responsable devrait transmettre le résultat de l’étude au Conseil d’administration pour

l’approbation et fixation des prix de vente.

2.1.3.2Etablissement de Devis ou pro forma à la demande du client :

Cette phase consiste d’établir un devis ou une Facture Pro forma à partir des Tarifs en vigueur.
Apres, le responsable fait viser le devis ou la Facture pro forma par la Direction.

Circuit des ventes

* Réception et approbation des bons de commande- client (BC- CLI)

Le service courrier reçoit, enregistre et transmet au Responsable commercial le Bon de

commande- client reçu. Ensuite, le responsable commercial l’enregistre, met à jour son
répertoire – client. Apres, il vérifie la solvabilité du client et les conditions de vente convenues.
Le commercial établit un Bon de Commande Interne conforme au BC .Enfin, il le transmet au
responsable marketing pour que ce dernier puisse faire une contrôle.

* Etablissement de fiche – client et livraison des prestations des marchandises :

Lors de cette phase, le commercial établit une Fiche- client avant d’enregistrer les prestations
effectuées et le transmet au service facturation

* Etablissement et approbation de facture de vente :

Le responsable de facturation ouvre le compte client et établit la facture de vente en quatre (04)
exemplaires à partir de la fiche client, BL et le BCI. Ensuite, il vérifie le montant, les quantités, les
prix, les taxes, et les remises de la Facture de vente. Puis, il vérifie les modalités de paiement
convenu avec le client et joint la fiche client dûment approuvé au BL et BC – CLI à la facture de
vente en 4 exemplaires et le transmet à la direction pour visa.

Après la signature des factures, un exemplaire de la facture doit être remis aux clients. Dans ce
cas, les clients effectuent une décharge de réception de la facture ;

* Un exemplaire de la facture dûment signé par le client à la comptabilité ;

 * Un exemplaire de la facture est remis au responsable de recouvrement ;

* Un exemplaire est enregistré dans le registre des ventes ou le journal des ventes avant de les
classer ;

Un livre journal faisant ressortir les détails de vente à crédit et au comptant est tenu par le
responsable.

* Ventes à crédit,

* Ventes au comptant : payées par chèques et payées en espèces.

2.1.3.3 Traitement des retours de marchandises :

Le responsable des Stocks doit :

* Vérifier si les procédures de sorties ont été respectées lors de la livraison des articles
retournés ;

* Etablir un Bon de Réception (BR) en 2 exemplaires pour le retour de marchandises au vu de

la facture certifiée par le client sur le motif du retour ;

* Mettre à jour la situation de stock et classe BR1 ;

* Transmettre le BR2 au facturier.

Le responsable facturation doit:

* Vérifier les BC client, BS, BL et BR de retour ;

* Etablir une demande d’avoir appuyée par la facture retournée et certifiée par le client et
soumet cette demande à la Direction Générale pour approbation ;

* Etablir une Facture d’Avoir (FA) pré-numéroté en 2 exemplaires, l’Avoir fait référence à la
facture à modifier et porte le motif, ou l’Avoir (avarie, non-conformité de marchandises ou
services…) ;

* Joindre la facture faisant l’objet de l’Avoir, le BR e l’Avoir et transmet le tout pour

approbation e signature à la Direction Générale ;

* Envoyer un exemplaire de l’Avoir (AV1) visé au client ;

* Transmettre AV2 au RCO pour comptabilisation

2.2.2 Procédures :

Toutes les factures sont établies après réception de la commande du client. En effet, il n’est pas
exigé des simples clients tels que les grossistes (vente des journaux), les clients potentiels (vente
surface publicitaire), un BC ; les commandes sont donc prises par téléphone, soit de bouche- à-
oreille. Les commerciaux remplissent le BC ou le Devis ou le pro forma dans lequel il est possible
de voir la liste de toutes les commandes qu’elles soient formelles ou non. Suite à cela, si le client
achète au comptant, le commercial transmet une photocopie du BC au caissier.

La facturière établit la facture sur le GESCOM, ainsi elles apparaissent directement dans la
comptabilité. Celles- ci sont établies en quatre exemplaires dont l’original est remis au client,
une copie au service comptabilité, une autre copie au responsable de recouvrement et la
dernière copie est conservée par le responsable de facturation.

Dans le cas d’une vente au comptant, la vente est effectuée directement auprès du caissier
l’encaissement est effectué par le caissier et la saisie des encaissements par le responsable de
facturation.

Dans le cas d’une vente à crédit, l’encaissement est effectué par l’agent de recouvrement à la
date de l’échéance prévue. Une fois que la commerciale a fini d’établir le BC, elle l’envoie
directement au responsable de facturation pour que ce dernier puisse établir la facture qui
correspond au BC (04 exemplaires). Ensuite, le responsable l’envoie au DAF ou au responsable
marketing pour le faire signer et comptabiliser. Après, le facture sera comptabilisée et classer
pour attendre la date d’échéance du paiement.

Le diagramme se présente comme suit :

Figure n°01 : schéma des procédures de vente des surfaces publicitaire ou des journaux :
(Source : investigations personnelles)

Réception commande

Commercial

Enregistrement dans le BC

Paiement au comptant

Demande d’autorisation au DG
Oui Non

Caissier

Transmission à la caisse

Autorisation

Avis au client

Réception paiement

Responsable facturation

Transmission au responsable de facturation

Transmission au responsable de facturation

Facturation

Facturation

Transmission au DAF ou Responsable marketing

Transmission au responsable de recouvrement

Transmission original au client

Responsable facturation

Classement définit/ attente de paiement

3. DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS

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Cette partie sera consacrée aux discussions et la présentation des recommandations dans le but
de contribuer à l’amélioration de l’organisation de la société, à la résolution de ses problèmes
ainsi qu’au développement de ces dernières.

3.1 Discussion

Ces diverses études ont permis d’identifier les forces et les points à améliorer qui nécessite des
améliorations sur la société. De plus, l’environnement où se trouve la société est composé
d’individus très influents, tel que dans le concurrents ,les clients, les institutions financières et le
reste du monde. De ce fait, il y a lieu de voir les opportunités et les menaces se présentant à la
société.

3.1.1 Discussion de la première hypothèse : « Les procédures de vente sont bien appliqués au
sein de l’entreprise »

Afin de pouvoir confirmer ou infirmer l’hypothèse, nous avons identifié les points forts ainsi que
les points à améliorer de la société d’après les résultats du questionnaire du contrôle interne.
Mais avant de voir tout cela, nous allons passer d’abord aux discussions sur les deux hypothèses.

* Protection du patrimoine :

Avant de réaliser une vente, la commerciale doit suivre trois (03) étapes.
 * Autorisation de vente,

* Vérification,

* Etablissement du BC.

En conclusion, la société ne court pas de risque imminent sur la protection de ses biens.

Mais la société connait souvent des problèmes de liquidités car les clients ne règlent pas leurs
dus à l’échéance. D’après le test sur les créances,( tableau n°04), 41.8℅ des créances seulement
sont réglées à l’échéance. Certaines créances n’ont même pas été payées 80 jours après
l’échéance. Cela réside dans le fait qu’il n’y a pas de suivi des échéances à temps car l’agent de
recouvrement n’est pas toujours disponible pour le faire à cause de l’inexistence de moyens de
transport. Il devrait marcher à pieds et/ou prendre le bus pour faire le recouvrement d’où il n’a
pu recouvrer tout les clients à un temps réel. Par conséquent, les clients ne payeront pas de leur
propre gré si la société ne réclame pas.

* L’organisation des procédures :

Pour le QCI sur l’organisation des procédures, nous pouvons dire que la société a une bonne
organisation. Toutes les opérations de vente sont dissociées des opérations d’encaissement. Les
opérations sur la vente sont indépendant des opérations d’achat. Tous les chèques sont
endossés dès réception pour éviter les risques de vol et les argents liquides sont versés dans la
banque tous les jours. Le caissier est une autre que le comptable.

La commerciale ne peut pas accorder un crédit au client sans avoir l’autorisation de la direction
afin d’éviter l’existence des clients douteux.

A propos de la conciliation comptable, les comptes clients sont conciliés avec le grand livre. Le
comptable effectue chaque mois une vérification au niveau des comptes clients par rapport aux
grands livres de la société.

Ces différentes démarches permettent d’identifier les risques possibles qui peuvent en freiner la
bonne marche de la vente au sein de la société. Cette procédure est déjà établie dans le manuel
de procédures et est appliqué par le personnel qui participe à la réalisation de la vente. Ainsi,
les procédures sont biens appliquées dans la société. Ce qui confirme notre première
hypothèse.

3.1.2 Discussion de la deuxième hypothèse : « les procédures de vente ne sont pas appliqués
que par quelques membres du personnel »

* Séparation des tâches :

D’après le tableau d’identification, nous avons vu que le responsable commercial fait quelque
fois le travail de l’agent de recouvrement tel que le recouvrement et l’encaissement des dépôts.
De ce fait, rien ne les empêche d’encaisser le chèque s pour leurs propres comptes, de percevoir
des intérêts, puis de restituer le montant initial de chèques à la société. Il en est de même pour
le paiement en espèces. Le responsable commercial pourrait être tenté de les utiliser et les
restituer à la société après certain temps. Il pourrait s’arranger avec le client de la date de
paiement.

* Suivi des procédures :

A propos du diagramme de circulation de documents, le résultat nous montre qu’il y a quelques

procédures que le personnel ne suit pas .Certains membre du personnel dans le département
Marketing et commercial ne suivent pas correctement la procédure. Les BC original ne sont pas
transmis à temps auprès du client. Il est à noter qu’à chaque commande ou paiement du client,
le commercial doit établir un reçu en 04 exemplaires et de retourner l’original au client après
signature du client et du commerciale même à la date du paiement .Il a été constaté grâce à un
sondage que le commercial n’établissent pas le reçu en temps réel ; c'est-à-dire à la date même
du paiement car d’après le résultat du sondage sur les reçus, 66 ,66 % des reçus originaux n’ont
pas été transmis au client. Cela concerne les reçus de paiement des grossistes sur les provinces.
Le responsable a peut être oublié de les transmettre aux clients ou il ne le fait pas tout
simplement car il ne voudrait pas le faire ou il a encore beaucoup de travail à faire.

* Les factures d’avoir :

Il est à notre que le commercial devrait toujours vérifier le montant, le nom du client, la mode
de facturation et les demandes du client avant de signer le BC, de même pour le responsable de
facturation, il devrait toujours faire de contrôle et de vérification avant d’imprimer le facture .S’il
existe quelque chose qui lui semble flou, il devrait demandé au commercial qui avait établit le
BC avant d’établir la facture.

Mais, d’après les résultats, des observations que nous avons faites, sur les factures de vente
réalisées par la société du Janvier en Octobre 2010, nous avons constaté l’existence des
demandes de facture d’avoir par les clients. Les raisons sont diverses (cf. Tableau n°08). Le
responsable de facturation même le responsable marketing qui signe et contrôle le facture ne
remarque pas l’existence des fautes sur le facture. D’où, quand l’agent de recouvrement remet
la facture avec les pièces justificatives auprès des clients lors du recouvrement, ces derniers
refusent de payer car la facture ne correspond pas à leur demande : le montant à payer et/ou le
nom du client est erroné…Ces avoirs grèves le chiffre d’affaires, freinent l’encaissement car les
clients mécontents bloquent les paiements et entachent la bonne réputation de la société.

Somme tout, tout cela nous permet de dire que la deuxième hypothèse est confirmée. Le
responsable marketing signe aveuglement les factures sans vérifier si les informations contenu
dans le BC sont conformes à celles de la facture de plus il fait le recouvrement.

Voici un tableau qui récapitule les points forts et les points à améliorer sur l’organisation interne
de la société.
Tableau n°09 : les points forts et les points à améliorer

POINTS FORTS | CONSEQUENCES |

* La société suit les normes de la procédure qui concerne leur réelle application | * La
direction et/ou l’auditeur peut faire facilement de contrôle au niveau des ventes réalisé |

* Les dossiers des mauvaises créances sont analysés par une personne responsable qui est
capable de prendre des décisions afin que la société ne perde pas assez d’argent | *
Patrimoine protégé * Protection des actifs |

* La société effectue de versement auprès de la banque tous les jours * Tous les chèques
sont non endossables | * Réduction de risque de vol |

POINTS A AMELIORER | CONSEQUENCES |

* Les commerciaux n’établissent pas les reçus de paiement des clients en province à la date
du paiement et les originaux des reçus ne sont pas retournés aux clients à temps réels | *
Risque de détournement car les commerciaux pourraient être tenté de profiter l’argent de la
société. |

* Les clients ne règlent pas leurs dus à l’échéance | * Problèmes de liquidités fréquents
|

* Pas de conciliation détaillée des comptes clients majeurs | * Risque d’écarts |

* Les recouvrements sont effectués quelques fois par le responsable marketing | *

Risque de mauvaise foi et de détournements de la part du responsable marketing ; *
Incompatibilités de tâches. |

* Pas de double contrôle de l’enregistrement comptable de toutes les factures. | *

Risque d’omission ou de double comptabilisation des factures ; * Incidences sur les recettes, le
résultat et la TVA |

* Pas de contrôles effectués sur les factures, ni sur les prix, ni sur les conditions | *
Risque d’erreur de calcul du prix de vente, les taxes ; * Comptes de recettes et de résultats
minorés ou majorés. |

* Les factures une fois établies ne sont pas comparées avec les bons de commande | *
Risque d’écarts entre quantités livrées et quantités facturées ; * Incidence sur le résultat.
|
 * La comptabilisation des mouvements dans le journal n’est pas effectuée tous les jours
| * Risque d’omission et d’incidence sur le résultat |

* Absence d’organisation de travail au niveau du département de la finance et de la

comptabilité | * Non accomplissement des tâches et existence de désordre. |

3.1.3 Les opportunités :

La pratique de nouvelle méthode comme l’échange de service avec des nouveaux clients est une
grande opportunité pour la société car cela le permet d’être connu par tout le monde.

3.1.4 Les menace :

Dans le secteur où se trouve la SMC presse, nous pouvons constater une certaine menace vu
l’importance du media Internet qui permet un suivi, une polyvalence (vidéo, image, blog…)
qu’aucun autre média ne peut présenter, avec une discrétion de la lecture d’une page web
contre la lecture d’un journal au bureau.

D’après le sondage d’opinion que nous avons fait, la crise politique qui frappe le peuple
malgache actuellement représente une menace pour la société. Le pouvoir d’achat des clients
ne cesse pas de diminuer alors que le prix des fournitures augmente toujours. Le nombre des
clients qui font des publicités et achète des journaux ont diminué.

3.2 Recommandations :

Suite aux résultats identifiés en sus, des recommandations seront apportées ci après au niveau
du cycle vente de la société.

* Service commercial :

La société devrait faire un contrôle chacun doit rester dans son fonction de faire le car ce n’est
pas conforme aux principes de la société.

Le responsable marketing devrait toujours connaître ou avoir quelques informations sur les
clients avant de les accorder un crédit pour éviter le risque de non paiement (clients douteux)

Pour le recouvrement, un état des échéances devra être remis à l’agent de recouvrement afin
qu’ils puissent faire le suivi régulier.

Pour éviter les retards de recouvrement, les agents devront prévenir 03 jours avant l’échéance
les clients afin que ces derniers préparent le paiement à temps.
Pour instaurer une remontée de la communication, les agents devront rendre compte à la
Direction Générale à chaque fin de journée, des créances qui ont été payées au cours de la
journée et celles qui ne l’ont pas été. Des réclamations devront être faites aux clients qui ne
règlent pas à l’échéance.

Enfin, les reçus de paiement devront être établis et remis en temps réel par les agents
recouvreurs s’il s’agit de clients à Tananarive et/ou par le commercial s’il s’agit des grossistes en
province.

* Service facturation :

Le responsable devrait faire un rapprochement entre le bon de commande et le chemin de fer

avant d’établir les factures (vente surface publicitaire).

Pour améliorer le contrôle, il est préférable que le numéro de facture et du BC soit le même, et
d’effectuer le cumul de ces factures par le service facturation.

Concernant les omissions ou les erreurs sur les factures, le responsable de facturation doit le
vérifier avec le bon de commande : rapprochement des quantités commandées, date de
parution s’il s’agit de la publicité, ces documents seront ensuite envoyés aux commerciales pour
qu’ils puissent faire une dernière vérification avant de les transférer au responsable marketing
pour approbation.

* Service comptabilité :

Il est recommandé que le responsable administratif financier faire contrôler sur un mois les
factures comptabilisées, payées et celles qui sont classées par le service de facturation. Cette
procédure permettra de préserver le patrimoine de la société. Pour cela, le responsable de
facturation doit totaliser les factures établies mensuellement. En effet, des contrôles effectués
ont permis de détecter des écarts entre le solde du brouillard du journal tenu par le comptable
et le solde des recettes à une date donnée. Ceci à permis d’affirmer que le responsable de
recouvrement ou le responsable marketing utilise l’argent de la société pour ses propres
comptes pendant un certain temps avant de le retourner à la caisse.

Afin d’assurer le bon fonctionnement du travail au sein du service comptabilité et finance, la

société devrait penser à une provocation d’une réunion hebdomadaire afin de :

* voir le déroulement des activités,

* voir le perfectionnement des agents

* de restaurer la discipline.

Diagramme de circulation du cycle des ventes : nouvelle organisation (cf. annexe11)

CONCLUSION

La mise en place du contrôle interne n’est pas seulement dédiée aux grandes entreprises mais
elle est possible de l’adapter selon les besoins de tout un chacun et selon les objectifs visés.
Même en matière de coût, il est toujours possible de concevoir quelque chose de plus simple
pour commencer à améliorer au fur et à mesure selon l’objectif.

Ce rapport a été rédigé pour montrer comment nous pourrions améliorer l’organisation interne
de la société. Pour avoir des résultats escompte, la possibilité de donner des recommandations,
plusieurs matériels et méthodes ont été utilisés.

En effet, le travail a commencé par la prise de connaissance générale de la société afin de

connaître et de comprendre ses pratiques. Après avoir compris et apprécie l’importance relative
devant être accordée au domaine à contrôler, des points de contrôle ont été définis pour le
cycle de vente afin de ne pas dépasser le cadre d’étude. Les points de contrôle ont été testés
puis analysés scrupuleusement afin de déboucher à des recommandations réalistes. Il est à
noter que ces recommandations n’auront aucune importance si elles ne seront pas suivies.

Les résultats de l’analyse ont permis de conclure que la société court des risques de
dysfonctionnement. De ce fait, la première hypothèse concernant l’application des procédures
au sein de la société a été confirmée.

La seconde hypothèse a également été confirmée car certains personnel dans le département
marketing et commercial ne suit pas les procédures quelques fois.

Il est recommandé à la société de faire des contrôles réguliers des factures de vente ainsi que
sur les comptes de client afin d’éviter les risques de détournement d’argent. De plus, elle devrait
organiser un recyclage des employés pour développer leur savoir pour qu’ils puissent apporter
des nouvelles stratégies pour améliorer l’organisation interne de vente au sein de la société.

Vue la limite du temps, nous n’avons pas eu l’occasion de faire un contrôle sur le cycle stock qui
pourrait contenir quelques problèmes qui peuvent participés aux diminutions du chiffre d’affaire
de la société, pourtant c’est un bon sujet qui mérite d’être traité.

LISTE DES ANNEXES

ANNEXE 01 : Diagramme de SMC presse

ANNEXE 02 : Circuit des dossiers

ANNEXE 03 : Questionnaire de contrôle interne

ANNEXE 04 : Test sur la situation de créances impayées

ANNEXE 05 : Identification des tâches

ANNEXE 06 : Diagramme de circulation de document

ANNEXE 07 : Sondage sur les reçus

ANNEXE 08 : Bon de commande

ANNEXE 09 : Bon de livraison

ANNEXE 10 : Facture

ANNEXE 11 : Diagramme de circulation du cycle des ventes : nouvelle organisation