a matrice d'Eisenhower est un outil d'analyse et de gestion du temps très pratique qui permet de

classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance1.

Elle a été conçue d'après une citation de Dwight David Eisenhower2. Cette matrice est un tableau
à double entrée3 :

Matrice d'Eisenhower

 axe vertical : urgence des tâches

 axe horizontal : importance des tâches

La matrice comprend donc quatre zones :

 A : activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même

 B : activités importantes mais peu urgentes, tâches à planifier et exécuter soi-même
 C : activités urgentes mais peu importantes, tâches à déléguer rapidement
 D : activités peu urgentes et peu importantes, tâches inutiles à abandonner

La méthode est implantée dans des logiciels variés4,5,6.

orsque j’ai conçu la formation de productivité personnelle J2MT (Je Maîtrise Mon Temps)
appliquée à Outlook, j’ai découvert une règle très efficace de gestion des mails, surnommée la
règle des 4D, comme Delete, Delegate, Defer, Do.
Cette règle s’applique de manière systématique au traitement de sa boîte de réception (inbox) de
messagerie. L’objectif final est de vider cette fameuse inbox en vue de garder un système
opérationnel et de maintenir sa productivité personnelle au top !

“Delete”
La première action est de supprimer un maximum de mails. Cela paraît évident mais pour
beaucoup de personnes il s’agit d’un effort tout particulier que celui de mettre un mail dans la
corbeille. On a toujours un doute : doit-on le conserver ? Nous sera-t-il utile un jour ? Mon
conseil est de vous débarrasser d’un maximum de mails. Il est d’ailleurs saisissant de voir que
pour une majorité de productivistes américains le fait de déplacer un mail dans la corbeille (le
supprimer donc) et le fait de le classer dans un dossier, cela revient au même ! La règle des 4D
ne prévoit pas une 5ème lettre du type Classer/Ranger/Archiver : un mail, soit on agit dessus, soit
on le supprime. A méditer…

“Do”
Deuxième possibilité face à un mail : agir. Par agir (“do”) on entend entamer une action qui
prend moins de 2 minutes à faire (sinon on Diffère la réalisation : cf. point suivant) : par exemple
appeler quelqu’un, envoyer un fax, ou tout simplement répondre au mail (en moins de 120
secondes).

“Differ”
Dès lors qu’une action est induite par le mail, mais que vous n’êtes pas en mesure de la réaliser
dans l’instant (ou qu’elle prend plus de 2 minutes), il s’agit de différer sa réalisation. Par différer
sa réalisation, j’entends transformer le mail en tâche. C’est une fonction d’Outlook aussi utile
que méconnue. Pour ce faire, vous réalisez un clic droit (pas le clic gauche habituel) sur le mail
et vous le déplacez vers le dossier Tâches à gauche de votre écran, tout en maintenant le bouton
de la souris enfoncé. Vous relâchez le clic de la souris et un menu contextuel apparaît ;
choisissez la 3ème option “Déplacer comme tâche avec pièce jointe”

De cette manière, vous videz votre boîte de réception. Vous créez ainsi une tâche Outlook que
vous pouvez planifier ultérieurement en termes de réalisation. Je reviendrai plus tard dans ce
blog dans la gestion des Tâches au sein d’Outlook.

En phase de traitement, si votre mail est ouvert vous pouvez aussi aussi utiliser le bouton
“Déplacer” comme décrit dans l’image ci-dessous :
“Delegate”

Le 4ème D correspond au fait de déléguer l’action que le mail suppose. Si vous ne supprimez pas
le mail, que vous ne faites pas l’action tout de suite, ou que vous ne la reportez pas, vous pouvez
également la déléguer à un quelqu’un d’autre. Techniquement, cela revient à la même chose que
ci-dessus, à la différence près que vous ajoutez une étape supplémentaire : celle de “pousser” le
mail à la ou les personnes concernées, avec les consignes adaptées, et en vous mettant en copie ;
vous supprimez alors le mail d’origine puis vous transformez le nouveau mail en tâche : une
tâche de suivi qui vous permettra ensuite d’assurer le contrôle de la réalisation de l’action auprès
du ou des interlocuteurs concernés.

Savez-vous que certains intervenants ont fait de cette règle des 4D de véritables séminaires de
formation ? Si vous êtes intéressé par le contenu de cet article, je vous invite à prendre quelques
instants pour découvrir cette vidéo :

Par ailleurs, la présentation que Merlin Mann réalise dans le cadre de cette intervention est
directement inspirée des principes de Présentation ZEN, de Garr Reynolds dont je vous parlais il
y a peu dans les colonnes de ce blog.

Enfin, si je veux faire mon boulot complètement, je dois garder en tête une maxime importante
quand je suis en phase de traitement de mes mails : “touch it once” ; cela revient à dire, que
lorsque j’applique la règle des 4D je le fais une bonne fois pour toute. Je distingue la
phase, quasi permanente dans laquelle nos vies professionnelles se sont plongées, que je
nommerais la phase de surveillance, et la phase régulière et séquencée de traitement des e-mails.
Durant cette seconde phase, dès lors que vous ouvrez un mail, vous agissez dessus
immédiatement et sans avoir à revenir dessus après. Si je “touche” un mail, j’agis dessus ; sinon,
je perd du temps la prochaine fois “que je me remets dedans” : cela revient à ne pas traiter ses
mails si je ne suis pas en mesure d’agir dessus.

Si vous avez d’autres conseils, n’hésitez pas à commenter ce post.