XXVIII Congrès International du Notariat

Paris, France
19-22 octobre 2016
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Acte notarié électronique et dématérialisation des procédures

en Pologne.
Enjeux techniques et juridiques
Résumé

Les procédures dématérialisées dans la pratique notariale

Dans le système du droit polonais il n’existe actuellement ni l’original de l’acte
authentique (notarial) ni aucune autre activité notariale en forme electronique. Dans
l’actuel réel état juridique, uniquement l’enregistrement des actes des certificats
d’héritier et des testaments reçus par les notaires est réalisé en forme dématérialisé,
dans les registres gérés par la Notariat dans le système télé-informatique.

Les notaires polonais se sont inscrits durablement dans le système du droit en

tant que quasi-organes qui réalisent un enregistrement obligatoire de certains actes ou
faits juridiques. Évidemment du point de vue de l’ordre professionnel des notaires
notre rôle dans ce champ est toujours assez restreint, et les possibilités que la profes-
sion notariale nous offre, ainsi que principes sont peu utilisées.
L’un des plus remarquables succès de l’ordre professionnel du notariat dans le-
dit domaine est certainement le Registre des Certificats d’Héritier [Rejestr Aktów
Poświadczenia Dziedziczenia (RAPD)] tenu, au moyen d’un système téléinformatique,
par le Conseil National du Notariat. À présent on y enregistre uniquement des certifi-
cats d’héritier reçus par les notaires qui équivalent aux décisions judiciaires de
l’acquisition de la succession. Après avoir reçu le certificat d’héritier, le notaire
l’enregistre au Registre des Certificats d’Héritier, en y introduisant, par le biais du sys-
tème téléinformatique, certaines données concernant l’acte. Le notaire appose sa signa-
ture électronique sécurisée sur cette inscription au registre. Une fois le certificat
d’héritier enregistré, il acquiert des effets d’une décision ayant force de la chose jugée
de l’acquisition de la succession.
Le Conseil National du Notariat met à la disposition dans les réseaux informa-
tiques, les informations sur les certificats d’héritier enregistrés avec les données qui
permettent de trouver le notaire qui a reçu le certificat d’héritier pour le testateur pré-
cis.
Le changement qui entrera en vigueur le 8 septembre 2016, prévoit la gestion
par le Conseil National du Notariat du Registre des Successions qui engloberait non
seulement des certificats d’héritier reçus par un notaire mais aussi toutes les décisions
ayant force de la chose jugée de l’acquisition de la succession, ainsi que celles les
abrogant ou modifiant. Le changement prévoit aussi les frais pour l’enregistrement au
Registre des Successions dûs par les tribunaux et les notaires. Les frais ont été précisés
dans le règlement du Ministre de la Justice et ils sont censés couvrir les frais
d’exploitation courante du Registre et permettre son développement.
 Le Conseil National du Notariat a créé en 2011, de sa propre initiative et de ses
propres moyens, en coopération avec l’association ARERT, le Registre Notarial des
Testaments [Notarialny Rejestr Testamentów (NORT)] tenu au moyen d’un système
téléinformatique. Faute de réglementation légale, l’enregistrement d’un testament au
système susmentionné reste volontaire. Le fonctionnement de NORT est conforme à
toute disposition adoptée dans la Convention de Bâle du 16 mai 1972, relative à la
création du système d’enregistrement des testaments.
Vu le développement du système des registres téléinformatiques, le Conseil Na-
tional du Notariat a modernisé les moyens informatiques et a interconnecté les deux
registres en un seul système appelé : Registres notariaux [Rejestry Notarialne]. De
plus, il a créé un organe séparé, chargé de la gestion de ces registres et de
l’organisation de projets à venir. En 2012 le Conseil National du Notariat a fondé sa
propre société unipersonnelle: les Registres Notariaux, société à responsabilité limitée,
qui a son siège à Varsovie.

Le rôle de la profession notariale dans l’infrastructure juridique d’un document

électronique.
L’ordre professionnel des notaires en Pologne n’a pas encore analysé la possibi-
lité de créer un centre notarial de certification qui recevrait des signatures électro-
niques, même celles dites « simples ». Dans le cadre de la transmission des informa-
tions, des avis ou des déclarations par voie électronique, les notaires utilisent unique-
ment la signature électronique sécurisée (vérifiée au moyen d’un valable certificat qua-
lifié). Le rôle du notaire pour obtenir la signature électronique sécurisée par les parites
intéressées, se limite à l’authentification de la signature (y compris de l’identité) des
personnes solicitant l’obtention de la signature électronique sécurisée par courrier.

Les notaires constituent des entités tenus de fournir des informations offi-
cielles aux registres publics et à d’autres organes administratifs en utilisant les
moyens téléinformatiques.
Dans l’état juridique actuelle, les notaires utilisent la procédure dématérialisée
pour :
a) tenir le registre des transactions en vertu des dispositions de la loi relative à la lutte
contre le blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, ainsi que pour
transmettre les informations de ce registre au Ministre des Finances,
b) inscrire des certificats d’héritier au registre de ces certificats, tenu par le Conseil
National du Notariat,
c) transmettre au Ministre de la Justice des données statistiques sur le nombre des ca-
tégories des opérations notariales effectuées au cour d’un semestre et d’une année,
d) enregistrer des testaments notariaux ou olographes (à condition qu’ils aient été dé-
posés au dépôt notarial) au Registre notarial des testaments, créé et tenu par le
Conseil National du Notariat.
À partir du 1 janvier 2016, les notaires, en tant que contribuables des impôts sur
les actes de droit civil et sur les successions et les donations, seront obligés de déposer
une fois par mois les déclarations fiscales, en forme uniquement dématérialisées (les e-
déclarations), à titre de ces impôts.
 Dès le 1 avril 2016, les demandes d’inscription au livre foncier, incluses jusqu’à
présent dans le contenu de l’acte notarié, concernant l’acquisition d’une propriété ou le
droit d’usufruit perpétuel d’un immobilier, ainsi que l’établissement, le changement ou
l’acquisition d’un autre droit assujetti à la publication au livre foncier, désormais ne
seront pas compris dans le contenu de l’acte notarié. Elles devront être soumises uni-
quement en forme électronique et à l’intermédiaire du système téléinformatique, qui se
trouve en phase de construction par le Ministère de la Justice. En décembre 2015, on a
lancé des tests de ce système.
En plus, dans le cadre du Système Intégré d’Information sur les Immobiliers
[Zintegrowany System Informacji o Nieruchomościach- [ZSIN], construit depuis plu-
sieurs années par l’administration gouvernementale, on prévoit aussi bien la possibilité
de la transmission par les notaires au Registre des Terrains et des Bâtiments
[Ewidencja Gruntów i Budynków (EGiB)] les données des actes notariés, indispen-
sables pour démontrer dans ledit Registre (EGiB) des modifications géodésiques et
titulaires résultant des opérations notariales, que celle de télécharger par les notaires, à
l’aide du système téléinformatique, des supports géodésiques indispensables pour re-
cevoir des actes notariés. La réalisation de ce projet ne pourrait être mise en applica-
tion que dans une perspective de quelques années.

La valeur juridique d’un acte authentique par rapport à un document privé

et signé par le biais de la signature électronique
Le document en version électronique, signé à l’aide d’une signature électronique
sécurisée équivaut, en ce qui concerne des effets juridiques, à un document traditionel,
en version papier et avec une signature apposée à la main. Des effets juridiques de
l’apposition de la signature sécurisée sont décrits dans l’art. 78 § 2 du Code civil. Con-
formément à cette disposition, une déclaration de volonté, soumise en version électro-
nique et signée au moyen de la signature électronique sécurisée, vérifiée à l’aide d’un
valable certificat qualifié, équivaut à une déclaration de volonté soumise en forme
écrite, appelée une forme écrite ordinaire d’un acte juridique. Selon la hiérarchie
d’importance, sont supérieures à elle les formes qualifiées : la forme écrite avec la si-
gnature certifiée par le notaire ou, parfois, par le fonctionnaire public (cela concerne
uniquement une signature apposée à la main sur le document en version papier) et la
forme de l’acte notarié, suprême à cet égard.

La valeur juridique d’un acte authentique par rapport aux documents si-
gnés avec une signature électronique, établis avec participation d’un avocat ou
une autre personne avec des qualifications adéquates.
Dans le système juridique polonais la forme écrite qualifiée n’existe pas tenat
compte du fait que que l’avocat ou le conseiller juridique assistait à l’établissement du
document. Les juristes des ces spécialisations ainsi que l’agent en brevet et le conseil-
ler de la Fiscalité Générale du Trésor de l’État peuvent certifier, dans une mesure limi-
tée, la conformité des copies des documents pour les besoins de la procédure civile,
par contre, ils ne sont pas autorisés à authentifier les signature apposées à la main. De
plus, en vertu du réglement du Ministre de la Justice du 7 février 2007 sur la réception
de certains certificats par des organes de l’administration territoriales et par les
banques, publié conformément à l’art. 101 de la Loi sur le Notariat, dans les villes où
les études notariales n’existent pas, on autorise des organes suivants à authentifier les
signatures apposées à la main :
1) le maire de la commune [wójt] (le bourgmestre [burmistrz] ou le maire de la ville
[prezydent]) : sur les documents qui donnent droit à la réception du courrier, des
sommes d’argent et des documents des offices et institutions, ainsi que sur les dé-
clarations de la situation familiale et financière des personnes qui soumettent ladite
déclaration,
2) les banques – sur les documents qui donnent droit à la réception de l’argent ou
d’autres objets provenant de ces banques.

Un support électronique ou la version papier de l’original de l’acte

Aussi bien aujourd’hui que dans les années qui viennent, le seul support de
l’original d’un acte notarié est et sera le papier. La première définition du « docu-
ment » dans le système du droit civil apparaîtra seulement le 8 septembre 2016, ce qui
ne changera pourtant rien en qui concerne la forme et l’aspect de l’acte notarié, et ce-
lui-ci, sans d’autres modifications, notamment de la Loi sur le notariat, ne pourrait pas
être reçu en forme électronique.
La forme électronique (uniquement) à partir du 1er avril 2016, aura, susmention-
née, la demande électronique d’inscription au livre foncier qui constitue une des activi-
tés notariales. Elle sera généré et signée seulement par le notaire, sans présence des
parties concernées, pour ainsi dire, « à leur nom ».
Une autre forme électronique d’activité notariale au sens strict, prévoit – à partir
du 8 septembre 2016 – l’amendement à l’article 97 de la Loi sur le Notariat, qui entre-
ra en vigueur à partir de ce jour-là. En vertu de ce règlement : « Le certificat électro-
nique de la conformité d’une copie, extrait ou photocopie avec un document présenté
sont signés par le notaire avec sa signature électronique sécurisée, vérifiée à l’aide
d’un valable certificat qualifié. Sur le certificat électronique on n’appose pas le sceau
de notaire. ». Cela signifie qu’ il y aura la possibilité d’établir de tels certificats aussi
en forme électronique. Le choix du support, à savoir de version papier ou électronique
d’une copie, extrait ou photocopie, dépendra de la décision de la partie intéressée à
obtenir d’une copie, extrait ou photocopie.
À présent, pour recevoir et signer un acte notarié (authentique) on exige la pré-
sence physique et simultanée (au moment de la réception de l’acte) du notaire et des
parties qui concluent ce contrat. Seulement lors d’une attestation de la signature à la
main (donc non pas lors de la réception d’un acte notarié), si la signature n’était pas
apposée sur le document en présence du notaire, la personne reconnait sa signature
comme authentique et le notaire certifie cette reconnaissance.
Actuellement le notaire ne certifie pas et ne peut en aucun cas accepter des si-
gnatures électroniques lors de quelconque activité notariale.
Ni copies autorisés ni copies simples d’un acte notarié en version électronique
n’existent pas dans le système juridique polonais.
Les notaires n’ont pas de possibilité d’archiver les documents électro-
niques. La seule possibilité de conserver les documents privés en forme électronique
donne l’institution du dépôt notarial, auquel peuvent être entreposés non seulement les
documents (dans le sens actuel, en papier), de l’argent et des titres de valeur, mais aus-
si des supports informatiques de données, protégés d’une manière empêchant leur
consultation. En cas du dépôt d’un support informatique de données dans une enve-
loppe fermée, l’enveloppe ou la protection doit être signée par la personne qui
l’entrepose.

Le transfert téléinformatique de l’acte authentique n’est pas autorisé dans

le système juridique polonais – ni entre les notaires, ni dans la communication avec
les registres publics, ni entre les parties concernées par l’acte.
La demande électronique d’inscription au livre foncier ( à partir du 1 avril 2016)
deviendra la première activité notariale dématérialisée et électronique, et par consé-
quent, la première forme électronique de communication des notaires avec le système
des livres fonciers. Cependant, indépendamment de la demande électronique
d’inscription au livre foncier, le notaire devra envoyer – en forme traditionnelle, en
papier : une copie de l’acte notarié et des autres documents constituant la base
d’inscription au livre foncier.
Les notaires ne transmettent aucun document notarial, en aucune forme, aux re-
gistres des brevets, des marques et de la propriété intellectuelle, largement compris.

Les lignes directrices du projet de l’acte notarié en forme électronique

Lors des réunions de travail tenues en 2015 avec des représentants du Ministère
de la Justice, du Ministère de l'Administration et de la Numérisation et avec le Géo-
mètre Général d’État, le Conseil National du Notariat a présenté les lignes directrices
du projet de l’acte notarié reçu en forme électronique. Notre intention était de lancer
un débat sur le processus de changement concernant la manière de préparation,
d’archivage et de mise à disposition des données tenues dans les documents notariaux.
Cette conception, qui demande de profonds changements législatifs, prévoit la création
et la mise à la disposition des notaires d’un logiciel de traitement des actes notariés,
basé sur le format des métadonnées XML, en tant qu’outil obligatoire de la rédaction
des actes notariés. En plus, le projet prévoit la création, sur la base du système des Re-
gistres notariaux, d’un registre électronique central qui serait un équivalent du Réper-
toire central A et de l’archive électronique central des actes notariés. Dans un tel sys-
tème chaque opération notariale réalisée par un notaire serait enregistrée au registre
susmentionné et les notaires ne seront plus obligés à tenir des répertoires individuels.
Le registre permettrait d’archiver le contenu de l’acte notarié (en forme numérique),
signé avec la signature électronique sécurisée du notaire. Suite à l’enregistrement de
cette activité notariale, les parties concernées obtiendraient – selon leur choix – les
copies en version papier ou électronique et le fait de l’émission de cette copie serait
noté dans le registre. Il faut tout de même préciser la question d’apposition de la signa-
ture sur le document notarial en version électronique. Les solutions possibles
sont : soit des signatures électroniques qualifiées, soit une analyse de l’empreinte digi-
tale sur un scanneur, soit l’apposition de la signature à la main sur un scanneur appro-
prié grâce auquel on pourrait annexer l’image de la signature à l’acte.

L’analyse de la situation actuelle concernant la mise en application des technolo-

gies informatiques et des procédures dématérialisées dans les différents domaines
d’administration et d’économie, dont les exemples et les objectifs ont été décrits en
détail dans le présent rapport, nous mène à une conclusion sans équivoque, que le No-
tariat doit observer attentivement les démarches des décideurs du domaine de la digita-
lisation largement comprise et qu’il doit présenter en avance sa vision de ces change-
ments par rapport à la profession notariale. Cela est indispensable pour que les nou-
velles solutions nous imposées, qui ne sont pas toujours bien analysées, ne constituent
pas une menace à l’existence de notre profession, tellement importante pour garantir la
sécurité des transactions et la protection des biens des citoyens.

Rédigé par : Tomasz Janik – notaire