BUREAU INTERNATIONAL DU TRAVAIL

Rgles de gestion financire

Edition de 2010

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Rgles de gestion financire

Edition de 2010

Rgles de gestion financire Edition de 2010 1

TABLE DES MATIRES
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I.

Origine et champ dapplication ............................................................. 1.10 1.20 1.30 1.40 1.50 1.60 1.70 1.80 1.90 Renvoi .......................................................................................... Dfinitions .................................................................................... Champ dapplication..................................................................... Fonctionnaire charg de lexcution ............................................. Instructions supplmentaires du Trsorier .................................... Responsabilits des services financiers ........................................ Dmarches lextrieur du BIT.................................................... Responsabilit des fonds en provenance de sources extrieures ... Communications lectroniques .....................................................

1 1 1 2 2 2 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 5 5 5 6 6 6

II.

Etablissement des prvisions budgtaires ............................................. 2.10 2.20 2.30 Forme du budget ........................................................................... Fonctionnaire charg de la prparation des prvisions budgtaires.................................................................................... Etablissement des estimations de cots ........................................

III.

Recouvrement des contributions et autres recettes .............................. 3.10 3.20 3.30 3.31 3.32 3.40 3.50 3.60 Fonctionnaire charg du recouvrement des contributions ............. Comptabilit des recettes .............................................................. Recettes accessoires ...................................................................... Versements au Fonds davances remboursables pour les publications ..................................................................... Affectation du revenu des locations .............................................. Produits de la vente de matriel .................................................... Acceptation de fonds par des fonctionnaires ................................ Dlivrance de reus crits .............................................................

1 Cette dition contient les Rgles de gestion financire rvises avec effet partir de janvier 2010.

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IV.

Crdits et allocations de crdits ............................................................. 4.10 4.20 4.30 4.40 4.50 Excution par le Trsorier du budget approuv ............................ Fonctionnaire charg de lallocation de crdits............................. But et nature des allocations de crdits ......................................... Examen priodique de ltat des dpenses .................................... Virements dans le cadre du budget ordinaire approuv ................

6 6 7 7 8 8 8 8 9 9 10 10 10 10 10 10 11 11 11 12 12 12 13 13 13 13 14 14 14 15

V.

Contrle des engagements de dpenses ................................................. 5.10 5.20 5.30 5.40 5.50 5.60 Comptences exclusives des fonctionnaires dment habilits en matire dengagements de dpenses ........................................ Propositions ou projets ayant des incidences financires ou budgtaires ............................................................................... Contrle des engagements de dpenses ........................................ Conformit des engagements de dpenses avec le budget ............ Opposition des propositions dengagement de dpenses............ Rduction des engagements de dpenses ......................................

VI.

Prsentation et contrle des demandes de paiement ............................ 6.10 6.20 6.30 6.40 6.50 6.60 6.70 6.80 Paiements effectus sur la base de demandes de paiement ........... Copies dordre lappui des demandes de paiement .................... Dlais pour prsenter les demandes de paiement .......................... Contrle des demandes de paiement ............................................. Demandes de paiement prsentes par des membres de commissions............................................................................. Rapports de rception accompagnant les demandes de paiement ................................................................................... Sauvegarde ................................................................................... Opposition des demandes de paiement ......................................

VII.

Paiements ................................................................................................. 7.10 7.20 7.30 7.40 7.50 7.60 7.70 Pices justificatives des paiements ............................................... Qualit des bnficiaires de paiements ......................................... Fonctionnaires habilits effectuer des paiements ....................... Dtermination des taux de rmunration et de remboursement .... Avances et acomptes..................................................................... Dlais de paiement ........................................................................ Monnaies de compte et taux de conversion des monnaies ............

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7.80 7.90 VIII.

Responsabilit des paiements ....................................................... Versements titre gracieux ..........................................................

16 17 17 17 17 17 17 17 18 18 18 18 18 19 19 20 20 20 21 21 21 22 22 23 23 23 23 24 24 24

Gestion des fonds ..................................................................................... 8.05 8.10 8.20 8.30 8.40 8.50 Gestion de la trsorerie ................................................................. Fonds dposs en banque.............................................................. Oprations relatives aux comptes en banque ................................ Placement des fonds ..................................................................... Perte de numraire ou deffets ngociables, cas de fraude ............ Oprations de change....................................................................

IX.

Dsignation des caissiers et avances de fonds ....................................... 9.05 9.10 9.20 9.30 9.40 Dsignation des caissiers .............................................................. Constitution des avances de trsorerie (y compris les avances de petite caisse)............................................................................. Comptabilit des avances de trsorerie ......................................... Avances de fonds aux bureaux extrieurs et aux bureaux des conseillers techniques principaux ........................................... Autres avances de fonds ...............................................................

X.

Marchs et achats .................................................................................... 10.10 Principes relatifs la passation de marchs .................................. 10.20 Autorit et responsabilit .............................................................. 10.30 Appel la concurrence ................................................................. 10.40 Marchs ........................................................................................ 10.50 Drogations .................................................................................. 10.60 Commandes et marchs passs par crit ....................................... 10.70 Observations crites ......................................................................

XI.

Biens ......................................................................................................... 11.10 Comptabilit matires ................................................................... 11.20 Inventaires .................................................................................... 11.30 Usage des biens et des services de lOrganisation ........................ 11.40 Traitement des cas de perte davoir ou de dette non recouvre .... 11.50 Comptabilit des dons en nature ................................................... 11.60 Cession des biens excdentaires ...................................................

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XII.

Comptabilit ............................................................................................ 12.10 Fonctionnaires chargs de la tenue des comptes ........................... 12.20 Comptabilit auxiliaire .................................................................

24 24 24 25 25 25 25 26 26 26 27 27

XIII.

Responsabilit dans la gestion ................................................................ 13.10 Cas de fraude, de prsomption de fraude ou de tentative de fraude ....................................................................................... 13.20 Remboursement des pertes ........................................................... 13.30 Comit pour une gestion responsable ........................................... 13.40 Passation par profits et pertes .......................................................

XIV.

Vrification intrieure des comptes ....................................................... 14.10 Responsabilits du Vrificateur intrieur en chef des comptes ..... 14.20 Nomination et cessation de fonctions du Vrificateur intrieur en chef des comptes ........................................................ 14.30 Rgles rgissant la vrification intrieure .....................................

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I. Origine et champ dapplication

1.10 RENVOI Les prsentes Rgles sont tablies en application de larticle 40 du Rglement financier de lOrganisation internationale du Travail. 1.20 DFINITIONS Aux fins des prsentes Rgles, les dfinitions suivantes sont applicables: Trsorier: Services financiers: Le Trsorier et contrleur des finances du BIT. Le Dpartement des services financiers au sige et les units administratives investies de responsabilits financires et budgtaires dans les bureaux extrieurs. Un fonctionnaire habilit, par le Trsorier, certifier la rgularit, du point de vue financier ou budgtaire, des engagements de dpenses proposs ou des dcaissements proposs. Un fonctionnaire habilit, conformment la Rgle 9.05, recevoir et verser du numraire et des effets ngociables. Tous les services de lOIT hors de Genve, y compris les bureaux de correspondants nationaux, mais lexclusion de ceux des conseillers techniques principaux. Un fonctionnaire dsign en tant que conseiller technique principal dun projet de coopration technique de lOIT ou un expert affect titre individuel qui sest vu confier les mmes fonctions. Activits envisages dans un ou plusieurs domaines particuliers pour une priode dtermine. Un fonctionnaire responsable dune unit organique auquel une allocation de crdits a t accorde par le Trsorier, dans le cadre du systme interne de planification et de contrle du programme du BIT, aux fins de lexcution dun programme.

Contrleur des dpenses engages:

Caissier:

Bureaux extrieurs:

Conseiller technique principal:

Programme: Directeur de programme:

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1.30 CHAMP DAPPLICATION Les prsentes Rgles sappliquent au budget ordinaire de lOIT et tous les autres fonds mis la disposition de lOIT, sauf dans la mesure o des rglements et rgles spciaux pour ces autres fonds sont reconnus applicables par le Trsorier. 1.40 FONCTIONNAIRE CHARG DE LEXCUTION Le Trsorier est responsable devant le Directeur gnral de lapplication et de lexcution des prsentes Rgles. Le Trsorier peut dlguer en toutes matires les pouvoirs que lui confrent les prsentes Rgles. Les fonctionnaires auxquels des pouvoirs ont ainsi t dlgus sont comptables envers le Trsorier des responsabilits qui leur ont t confies. 1.50 INSTRUCTIONS SUPPLMENTAIRES DU TRSORIER a) Dans le cadre du Rglement financier et des prsentes Rgles, le Trsorier peut publier les instructions supplmentaires ou tablir les procdures ncessaires pour assurer un contrle financier intrieur efficace, une saine gestion des fonds et lobservation de lconomie. Aucun changement ne sera apport ces instructions ou procdures sans lapprobation du Trsorier. Le Trsorier peut dterminer la mesure dans laquelle les prsentes Rgles sappliquent aux bureaux extrieurs, aux bureaux des conseillers techniques principaux et aux fonctionnaires ayant reu une affectation individuelle hors du sige central. Il peut tablir des rgles financires, instructions et procdures distinctes pour ces bureaux et fonctionnaires en prenant en considration leur situation et leurs besoins particuliers. Les rgles, instructions et procdures distinctes ainsi tablies seront normalement incorpores dans des manuels dtaills de pratiques et procdures financires et administratives lusage des bureaux situs hors du sige central. Aucun changement nest apport ces rgles, instructions et procdures sans lapprobation du Trsorier. Les pouvoirs confrs aux fonctionnaires ayant reu une affectation hors du sige central en vertu des prsentes Rgles de gestion financire sont exercs conformment toutes les rgles, instructions et procdures pertinentes approuves par le Trsorier. Les questions pour lesquelles il na t tabli aucune rgle ou instruction distincte relvent des prsentes Rgles de gestion financire.

b)

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1.60 RESPONSABILITS DES SERVICES FINANCIERS Les services financiers sont responsables devant le Trsorier de laccomplissement et de la supervision de toutes les oprations budgtaires, financires et comptables. Ils sont chargs dassurer et de contrler lapplication de la politique et des procdures relatives toutes les oprations financires. 1.70 DMARCHES LEXTRIEUR DU BIT Aucune dmarche ne sera effectue lextrieur du Bureau ni accepte lintrieur du Bureau en vue dobtenir des fonds ou des ressources supplmentaires ou des drogations aux rglements, rgles ou dispositions de lOIT existant en matire financire, si ce nest avec lautorisation crite pralable du Directeur gnral ou du Trsorier. 1.80 RESPONSABILIT DES FONDS EN PROVENANCE
DE SOURCES EXTRIEURES

Aucun fonctionnaire ne peut accepter la responsabilit de manier ou de grer des fonds appartenant un gouvernement ou tout autre organisme de caractre officiel ou semi-officiel avec lequel lOrganisation est lie ou avec lequel il est en rapport par suite de son statut de fonctionnaire du BIT, moins quil nait t expressment autoris au pralable agir de la sorte, en excution dune dcision formelle du Directeur gnral. 1.90 COMMUNICATIONS LECTRONIQUES Aucune rfrence faite dans les prsentes Rgles des autorisations, observations et autres documents crits ne peut tre interprte comme ayant pour effet de restreindre lusage des moyens lectroniques dchange de donnes agrs aux fins de communications officielles au Bureau. * * *

II. Etablissement des prvisions budgtaires

2.10 FORME DU BUDGET Les prvisions biennales pour le budget ordinaire de lOIT sont tablies dans la forme prescrite aux articles 1 4 du Rglement financier.

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2.20 FONCTIONNAIRE CHARG DE LA PRPARATION

DES PRVISIONS BUDGTAIRES

Le Trsorier, avec lassistance des services financiers, est responsable devant le Directeur gnral de la formulation davis en matire de politique budgtaire et financire et de la prparation des estimations de recettes et de dpenses figurant dans les documents prparatoires du programme et budget qui sont soumis la Commission du programme, du budget et de ladministration, au Conseil dadministration et la Confrence. A cette fin, il arrte les procdures, critres et dlais qui pourraient tre ncessaires pour assurer la prsentation en temps voulu de prvisions budgtaires judicieuses et ralistes, conformes au Rglement financier. 2.30 ETABLISSEMENT DES ESTIMATIONS DE COTS Il incombe au Service du budget et des finances de fournir toutes les estimations de cots qui pourraient tre ncessaires en relation avec les activits de lOrganisation, y compris lestimation du cot de tout projet, de toute runion, de toute rmunration du personnel et de toute mission. Aucun fonctionnaire ntablit destimations de cots pour quil en soit fait usage lextrieur du Bureau sans avoir pralablement lautorisation crite du Trsorier. * * *

III. Recouvrement des contributions et autres recettes

3.10 FONCTIONNAIRE CHARG DU RECOUVREMENT
DES CONTRIBUTIONS

Le Trsorier est responsable du recouvrement et de la comptabilisation des contributions dues par les Etats Membres, comme il est prescrit aux articles 9 et 10 du Rglement financier. 3.20 COMPTABILIT DES RECETTES a) Toutes les recettes sont portes en compte dans le plus bref dlai possible. Les contributions fixes par lOrganisation sont portes en compte la date de lencaissement, y compris, le cas chant, le 31 dcembre. Les dons sont inscrits un compte dordre jusqu ce que leur acceptation par lOrganisation ait t autorise en conformit de larticle 12 du Rglement financier.

b)

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3.30 RECETTES ACCESSOIRES Les recettes accessoires se composent des catgories suivantes des recettes chues lOIT: i) revenus provenant dintrts que lon nest pas tenu de crditer au fonds dont ils dcoulent; ii) produit de la vente des publications, y compris les droits et redevances y affrents; iii) diffrence entre les gains et les pertes au change, lexclusion des gains et pertes au change sur lvaluation des recettes et dpenses budgtaires et sur la rvaluation de lactif et du passif du budget ordinaire dans des devises autres que le dollar des Etats-Unis; iv) montants reus au titre de paiements effectus par lOrganisation si ces montants ont t encaisss aprs la clture de lexercice au cours duquel le paiement a t fait; v) chques non prsents lencaissement pendant une priode de douze mois aprs la date de leur tablissement lorsque lannulation intervient au cours dun exercice diffrent; vi) tout reliquat des engagements non rgls inscrits dans les comptes de lexercice antrieur; vii) autres recettes. Sous rserve des Rgles 3.31 et 3.32, les recettes accessoires nettes seront verses au compte dajustement des recettes. 3.31 VERSEMENTS AU FONDS DAVANCES REMBOURSABLES
POUR LES PUBLICATIONS

Le produit de la vente des publications, y compris les droits et redevances y affrents, pourra tre crdit au Fonds davances remboursables pour les publications, au gr du Directeur gnral, et utilis conformment aux rgles distinctes rgissant le fonctionnement du fonds qui ont t approuves par le Conseil dadministration. 3.32 AFFECTATION DU REVENU DES LOCATIONS Le revenu provenant de la location de locaux est crdit au Fonds pour le btiment et le logement, sur lequel aucun prlvement ne pourra tre effectu sans lautorisation du Conseil dadministration et uniquement des fins prcises ayant trait aux locaux de lOIT, en particulier pour couvrir les cots de construction, de transformation, de rparation et de rfection. Le revenu des locations est crdit au fonds aprs dduction dun montant appropri pour le 5

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chauffage, lclairage et autres services que couvre ce revenu, pourvu que les charges et le remboursement de ces services interviennent au cours du mme exercice; les montants ainsi dduits sont crdits aux provisions budgtaires au titre desquelles les dpenses ont t engages. Autrement, lintgralit du revenu des locations est crdite au fonds. 3.40 PRODUITS DE LA VENTE DE MATRIEL Les produits de la vente de matriel peuvent tre affects lachat darticles de remplacement, sous rserve que la vente et lachat soient effectus au cours du mme exercice; dfaut, ces produits seront considrs comme recettes accessoires. 3.50 ACCEPTATION DE FONDS PAR DES FONCTIONNAIRES a) b) Dans la mesure du possible, les paiements effectus au crdit de lOIT sont faits un compte bancaire de lOIT. Le Trsorier dsigne les fonctionnaires qui, outre les caissiers dsigns conformment la Rgle 9.05, sont habilits accepter des fonds pour le compte de lOrganisation et en donner reu officiel. Tout autre fonctionnaire qui reoit des fonds pour le compte de lOIT doit immdiatement les verser en totalit un caissier ou un fonctionnaire habilit par le Trsorier accepter des fonds ou, en cas dimpossibilit, les dposer dans un compte bancaire de lOIT. Le dtail des dpts ainsi effectus est immdiatement communiqu au Trsorier. 3.60 DLIVRANCE DE REUS CRITS Tout encaissement en espces donne lieu la dlivrance dun reu officiel. Les reus sont tablis en deux exemplaires; une copie de loriginal sera conserve. Pour les chques, des reus ne sont normalement dlivrs que sur demande. * * *

c)

IV. Crdits et allocations de crdits

4.10 EXCUTION PAR LE TRSORIER DU BUDGET APPROUV Le Trsorier a la responsabilit devant le Directeur gnral de veiller ce que les dpenses de lOrganisation au titre du budget ordinaire restent dans les limites des crdits vots et que les crdits ouverts soient employs aux seules fins approuves par la Confrence gnrale. En outre, le Trsorier est charg 6

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de faire observer toute limitation montaire ou autre tablie en relation avec les fonds placs la disposition de lOrganisation, sauf dans la mesure o la responsabilit des fonds a t confie par la Confrence ou par le Conseil dadministration un fonctionnaire ou un organisme autre que le Bureau international du Travail. 4.20 FONCTIONNAIRE CHARG DE LALLOCATION DE CRDITS En fonction des dcisions de programme prises par le Directeur gnral dans le cadre du budget approuv de lOrganisation, notifies par le chef du Bureau de programmation budgtaire et de gestion au travers de la publication des comptes rendus de dcisions relatives au programme, ou dans le cadre des conditions applicables aux autres fonds mis la disposition de lOrganisation, le Trsorier informe les directeurs de programmes des montants qui leur sont allous pour leurs programmes au titre de chaque source de fonds pour une ou plusieurs priodes donnes. Il veille ce quil ne soit apport de changement aux allocations quen conformit avec le Rglement financier ou avec les autres rgles rgissant lutilisation des fonds en question et dans le cadre du systme interne de planification et de contrle du programme. Au travers des procdures de contrle des obligations, il veille ce quil ne soit pas dpens plus que le montant des allocations. 4.30 BUT ET NATURE DES ALLOCATIONS DE CRDITS a) Des allocations de crdits sont attribues des directeurs de programmes, selon les modalits exposes la Rgle 4.20, afin de prciser, avec tous les dtails ncessaires, les autorisations financires requises des fins de contrle comptable et financier. Les allocations de crdits doivent tre faites par crit et doivent tre signes par le Trsorier ou un fonctionnaire dsign par lui. Elles doivent numrer toutes les limitations imposes lutilisation des fonds disponibles. Les directeurs de programmes au sige central qui des crdits sont allous sont par l mme habilits dcider de lutilisation de ces fonds dans lintrt du programme en question. Toutefois, des dpenses ne peuvent tre engages quen conformit des dispositions relatives aux procdures dapprobation financire et de passation des marchs qui figurent aux chapitres V et X des prsentes Rgles; une allocation de crdits un directeur de programme ne constitue pas en elle-mme lautorisation formelle de passer des commandes ou des marchs qui est requise aux Rgles 5.10 et 10.10. Un directeur de programme auquel des crdits sont allous peut dlguer la totalit ou une partie des pouvoirs qui lui sont confrs en vertu de la prsente Rgle 4.30 c) un ou plusieurs fonctionnaires relevant de son autorit. Le Service du budget et des finances doit tre inform par crit de ces dlgations de pouvoir. 7

b)

c)

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d)

Un directeur de programme hors du sige central auquel des crdits ont t allous par le Trsorier est par l mme habilit dcider de lutilisation de ces crdits dans lintrt du programme en question et exercer pour leur gestion tous les pouvoirs ayant pu tre expressment confrs lors de lallocation ou dans les rgles, instructions ou procdures pertinentes dcoulant des Rgles 1.50 et 1.60 ci-avant. 4.40 EXAMEN PRIODIQUE DE LTAT DES DPENSES

Le Trsorier veille ce que les directeurs de programmes aient directement accs linformation concernant les dpenses et les engagements de dpenses en cours qui viennent en dduction de leurs allocations. Le Service du budget et des finances surveille dans quelle mesure les allocations sont utilises et tablit, lusage du Directeur gnral, des rapports sur les montants effectivement allous, engags et dpenss, ainsi que sur les prvisions de dpenses, au titre des allocations. 4.50 VIREMENTS DANS LE CADRE DU BUDGET
ORDINAIRE APPROUV

a)

Les virements dun article un autre dans la mme partie du budget des dpenses ne peuvent tre effectus que par des rsolutions du Conseil dadministration. Les virements lintrieur darticles du budget des dpenses ou dun article un autre dans la mme partie du budget des dpenses sont effectus au moyen du systme interne de planification et de contrle du programme et selon les procdures relatives aux allocations, sous rserve que le Conseil dadministration approuve des virements du genre de ceux qui sont mentionns au paragraphe a) ci-dessus. * * *

b)

V. Contrle des engagements de dpenses

5.10 COMPTENCES EXCLUSIVES DES FONCTIONNAIRES DMENT HABILITS EN MATIRE DENGAGEMENTS DE DPENSES Aucun contrat nest conclu et aucune commande nest passe au nom de lOrganisation si ce nest par un fonctionnaire auquel le Trsorier a formellement dlgu par crit le pouvoir dengager ces dpenses.

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5.20 PROPOSITIONS OU PROJETS AYANT DES INCIDENCES

FINANCIRES OU BUDGTAIRES

a)

Tout projet de document pour le Conseil dadministration ou lune de ses commissions qui contient une proposition de nature avoir des incidences financires ou budgtaires, directes ou indirectes, est transmis par lunit dont il mane, ou par le fonctionnaire dont celle-ci relve, au Trsorier aux fins dvaluation financire et dapprobation avant dtre soumis au Directeur gnral. Avant de faire paratre un tel document, le Dpartement des services des relations, runions et documents vrifie que cette rgle a t observe. Une valuation financire et une approbation pralable doivent, de la mme manire, tre obtenues avant que soit demande lapprobation dfinitive de tout autre document ou communication ayant des incidences financires ou budgtaires, directes ou indirectes. 5.30 CONTRLE DES ENGAGEMENTS DE DPENSES

b)

a)

Sous rserve des dispositions de lalina d) ci-dessous, tous les contrats, nominations, ordres de mission, commandes, attributions de subventions et autres actes qui auraient pour effet de crer une obligation financire la charge de lOrganisation doivent tre soumis par avance un fonctionnaire habilit par le Trsorier donner son visa financier en vertu de larticle 30 du Rglement financier. Un fonctionnaire qui a t habilit donner son visa financier nexerce cette facult quaprs stre assur que les dpenses projetes sont en conformit avec les rglements et rgles financiers applicables et avec le budget approuv et quelles nexcdent pas les soldes utilisables au titre des diverses allocations. Il sassure galement que les principes dune saine conomie sont observs. Un relev des dpenses engages ou prvues sera tabli dune manire agre par le Service du budget et des finances et servira, aux fins de larticle 14 du Rglement financier, de relev des engagements de dpenses. Aucun document crateur dengagement nest communiqu lextrieur de lOrganisation sans quun fonctionnaire habilit ait certifi que les fonds sont disponibles. Un fonctionnaire habilit peut dlivrer des certificats de montant global, valables pour de petits achats courants, dont aucun nentrane de dpenses excdant lquivalent de 1 000 dollars. Un certificat de montant global est comptabilis comme un engagement valable. Les engagements de dpenses dun montant lev sont coordonns lavance par les services financiers et administratifs comptents au sige.

b)

c)

d)

e)

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5.40 CONFORMIT DES ENGAGEMENTS DE DPENSES

AVEC LE BUDGET

Les dpenses ne peuvent tre engages quen stricte conformit du budget correspondant. Tous les documents crateurs dengagements qui sont soumis pour approbation financire sont accompagns dune indication de la rubrique comptable approprie. En cas de doute, la classification correcte des dpenses est dtermine par le Trsorier. 5.50 OPPOSITION DES PROPOSITIONS DENGAGEMENT
DE DPENSES

Si un fonctionnaire habilit nest pas en mesure dapprouver un document crateur dengagement qui lui est soumis pour certification, il expose par crit son opposition. Si le fonctionnaire qui sollicite lapprobation nest pas daccord sur cette opposition, la question est transmise au Trsorier pour dcision. 5.60 RDUCTION DES ENGAGEMENTS DE DPENSES Si une partie ou la totalit dun montant inscrit comme engagement de dpenses nest plus ncessaire pour lobjet envisag lorigine, le directeur de programme responsable prend les mesures voulues pour ajuster ce montant. * * *

VI. Prsentation et contrle des demandes de paiement

6.10 PAIEMENTS EFFECTUS SUR LA BASE DE DEMANDES DE PAIEMENT a) b) Sauf le paiement des traitements et des indemnits rgulirement tablies. Pour chaque demande de paiement prsente, lintress certifie que sa demande est sincre et exacte et que le paiement y affrent na pas t dj reu. Dans les cas o il existe des formules spciales de demandes de paiement, les demandes doivent tre prsentes sur ces formules. 6.20 COPIES DORDRE LAPPUI DES DEMANDES DE PAIEMENT Copie de lordre pertinent indiquant, le cas chant, le numro denregistrement des dpenses engages correspondantes doit normalement tre prsente lappui des demandes de paiement.

c)

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6.30 DLAIS POUR PRSENTER LES DEMANDES DE PAIEMENT a) b) Les fonctionnaires habilits engager des dpenses veillent ce que toutes les demandes de paiement soient prsentes dans un dlai raisonnable. On veillera avec un soin particulier ce que toutes les dpenses soient enregistres durant lexercice au cours duquel des biens ont t reus, des services ont t fournis ou toute autre obligation financire a t encourue. Les demandes de remboursement au titre dun voyage officiellement autoris sont prsentes dans les huit jours suivant la fin du voyage. Les demandes de paiement concernant des cas o un escompte est consenti pour rglement rapide sont signales spcialement et liquides dans le plus bref dlai possible. 6.40 CONTRLE DES DEMANDES DE PAIEMENT a) Le contrleur des dpenses engages soumet chaque demande de paiement un examen attentif avant ordonnancement et tient un relev de toutes les demandes ordonnances. Aucune demande de paiement nest ordonnance sans que sa validit ait t clairement tablie. Les fonctionnaires habilits engager des dpenses fournissent au contrleur des dpenses engages tous les renseignements que pourrait ncessiter le contrle des demandes de paiement. 6.50 DEMANDES DE PAIEMENT PRSENTES
PAR DES MEMBRES DE COMMISSIONS

c) d)

b) c)

a)

Les services chargs dorganiser des runions font en sorte que les demandes de paiement prsentes par les membres de commissions et les experts soient transmises au contrleur des dpenses engages en temps voulu pour permettre un contrle approfondi des demandes. Les demandes devraient tre soumises au plus tard un jour ouvrable franc avant la date laquelle le paiement est rclam. Si le temps dont on dispose ne permet pas deffectuer entirement le contrle, les intresss reoivent, avant leur dpart, des acomptes arrondis jusqu concurrence de 80 pour cent du montant auquel ils paraissent avoir droit. Le solde leur est normalement expdi leur adresse prive aussitt que possible aprs la runion. La rgularit des demandes de paiement prsentes par des membres de commissions est certifie par le secrtaire de la commission ou par un fonctionnaire du service qui organise la runion.

b)

c)

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6.60 RAPPORTS DE RCEPTION ACCOMPAGNANT

LES DEMANDES DE PAIEMENT

a)

Les demandes de paiement motives par la fourniture de marchandises ou de services sont soumises au contrleur des dpenses engages en mme temps quun rapport de rception certifi indiquant si les marchandises ou les services ont bien t fournis conformment aux spcifications de la commande et si la demande de paiement est administrativement approuve. En outre, le fonctionnaire rceptionnaire certifie que les marchandises reues ont t enregistres dans les comptes matires ou les inventaires. Le Trsorier peut autoriser des drogations lexigence de rapports de rception dans le cas de services courants, tels que les services publics, etc. Pour les marchandises livres hors du pays o se trouve lunit qui les a commandes, le paiement peut tre autoris ds rception des documents dexpdition, sous rserve que les marchandises soient couvertes, lexpdition, par une assurance approprie jusqu destination. Un rapport de rception en bonne et due forme doit tre envoy au contrleur des dpenses engages au plus tard un mois aprs la rception des marchandises. Dans le cas vis la Rgle 6.60 c), le fonctionnaire qui envoie la demande de paiement certifie que les marchandises ont t expdies avec une couverture dassurance suffisante. 6.70 SAUVEGARDE

b) c)

d)

a)

Les fonctionnaires habilits engager des dpenses et le contrleur des dpenses engages prennent toutes les mesures ncessaires pour viter que les demandes ne donnent lieu double paiement. A moins quil ne soit impossible de faire autrement, il nest pas assign simultanment un fonctionnaire deux des fonctions suivantes: passation des marchs, rception de marchandises ou services, contrle ou dcaissement. 6.80 OPPOSITION DES DEMANDES DE PAIEMENT

b)

a)

Lorsque le Trsorier ou un fonctionnaire habilit effectuer des paiements fait opposition, en totalit ou en partie, au rglement dune demande de paiement, il communique son opposition au fonctionnaire qui prsente la demande. Si le fonctionnaire nest pas daccord sur cette opposition, il peut introduire, par la voie approprie, un recours devant le Directeur gnral. Si le Directeur gnral dcide que la demande doit donner lieu rglement nonobstant lopposition du Trsorier, sa dcision est porte la connaissance du Commissaire aux comptes. * * *

b)

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VII. Paiements
7.10 PICES JUSTIFICATIVES DES PAIEMENTS a) Aucun paiement nest effectu sans pices justificatives satisfaisantes lappui. Sauf pour les paiements faits sur des avances de trsorerie, ces pices justificatives doivent tablir que le paiement a t approuv par un contrleur des dpenses engages dment habilit. Lorsque les demandes de paiement reues rsultent dun ordre crit de lOIT, copie de cet ordre sera jointe aux pices produites lappui de la demande. Aucun paiement nest effectu sur autorisation verbale. 7.20 QUALIT DES BNFICIAIRES DE PAIEMENTS a) Les paiements ne sont effectus quaux personnes auxquelles ils sont dus ou leurs reprsentants lgaux. Un paiement est normalement effectu un compte bancaire au nom de la personne laquelle le paiement est d. Le Trsorier peut refuser deffectuer le versement de tout traitement, indemnit ou tous autres versements un tiers qui le rclame au nom de la personne laquelle il est d. Cependant, si le versement est effectu entre les mains du tiers, la nature de lautorisation en vertu de laquelle ce paiement a t fait est indique sur la pice justificative. La cession ou lautorisation est jointe la pice justificative, ou bien le Trsorier atteste sur la pice justificative que lautorisation a t dment prsente. 7.30 FONCTIONNAIRES HABILITS EFFECTUER DES PAIEMENTS Tous les dcaissements sont effectus par des fonctionnaires habilits du Service de la trsorerie et de la comptabilit aprs approbation par le contrleur des dpenses engages, lexception des paiements effectus par: a) b) c) d) les membres du personnel auxquels des avances de trsorerie sont attribues pour le fonctionnement de lOrganisation; les fonctionnaires dment habilits des bureaux extrieurs et des bureaux des conseillers techniques principaux; les reprsentants du Programme des Nations Unies pour le dveloppement quand ils ont qualit dagents de lOrganisation; toute autre personne expressment dsigne cette fin par le Trsorier.

b)

c)

b)

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7.40 DTERMINATION DES TAUX DE RMUNRATION

ET DE REMBOURSEMENT

a)

Les traitements et salaires sont pays en conformit des dispositions en la matire du Statut du personnel ou des autres rgles applicables. Toutes les sommes retenues sur les traitements sont verses dans le plus bref dlai possible aux comptes crditeurs de ces sommes. Les contributions aux caisses de pension, de retraite ou de prvoyance sont normalement vires avant la fin du mois pour lequel elles sont dues. Le remboursement des frais de voyage et le paiement des indemnits de dplacement aux membres du personnel sont effectus en conformit du Statut du personnel ou des autres rgles applicables. Le remboursement des frais de voyage et le paiement des indemnits de dplacement aux membres du Conseil dadministration et aux membres de commissions de lOIT qui peuvent prtendre de tels paiements de la part de lOIT sont effectus en conformit des rgles adoptes par le Conseil dadministration. 7.50 AVANCES ET ACOMPTES

b)

c)

Le Trsorier peut autoriser linclusion dans un contrat dune disposition prvoyant le paiement davances ou dacomptes pour des travaux en cours qui peuvent tre ncessaires, eu gard aux pratiques commerciales habituelles et dans lintrt de lOrganisation. Sauf dans les cas o une disposition particulire de cette nature a t incluse dans un contrat avec lapprobation du Trsorier et dans les cas relevant des Rgles 6.60 c) et 6.60 d), les paiements ne peuvent tre effectus que lorsque les services ont t accomplis ou les marchandises reues. Les demandes davances et dacomptes sont prsentes de la faon indique la Rgle 6.60. 7.60 DLAIS DE PAIEMENT a) b) c) Ds que la rgularit dun paiement a t tablie, ce paiement est effectu avec toute la clrit raisonnable. Des demandes de paiement concernant des cas o un escompte est consenti pour rglement rapide feront lobjet de toute lattention voulue. Les paiements effectus au titre du budget ordinaire aprs la clture dun exercice ne peuvent tre imputs sur cet exercice, moins que des dpenses naient t provisionnes dans les comptes dudit exercice, conformment au paragraphe 1 de larticle 17 du Rglement financier.

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7.70 MONNAIES DE COMPTE ET TAUX DE CONVERSION

DES MONNAIES

a)

Les comptes de lOIT sont tenus en dollars des Etats-Unis, sous rserve des conditions suivantes: i) la comptabilit subsidiaire pour les contributions mises en recouvrement auprs des Etats Membres et le Fonds de roulement est tenue en francs suisses; ii) les relevs de comptabilit subsidiaire peuvent tre tenus dans dautres monnaies. Sauf dispositions contraires du Rglement financier ou des Rgles de gestion financire, les taux de conversion utiliss des fins de comptabilit interne sont les taux de change comptables des Nations Unies en vigueur la date denregistrement de la transaction sur les comptes par lOIT. Aux fins du calcul de lexcdent, conformment aux dispositions de larticle 18 du Rglement financier, les recettes provenant des contributions reues au cours dun exercice seront comptabilises en dollars des Etats-Unis en tant que recettes budgtaires au taux de change budgtaire entre le dollar des Etats-Unis et le franc suisse en vigueur durant cet exercice. Les dpenses en francs suisses seront galement comptabilises en dollars des Etats-Unis en tant que dpenses budgtaires au taux de change budgtaire. Toute diffrence entre le montant en dollars des Etats-Unis ainsi calcul et le montant obtenu en utilisant le taux de change comptable des Nations Unies en vigueur sera inscrite en tant que gain ou perte de change dans un Fonds de stabilisation des changes. Les gains et pertes de change rsultant de la rvaluation de lactif et du passif du budget ordinaire dans des devises autres que le dollar des EtatsUnis seront comptabiliss dans un Fonds de stabilisation des changes. Les monnaies dans lesquelles sont verss les traitements et indemnits des fonctionnaires du BIT (quelle que soit la monnaie dans laquelle sont libells les droits) sont fixes par le Trsorier en consultation avec les autres organisations du systme des Nations Unies. Lorsque les traitements et indemnits sont verss dans une monnaie autre que celle dans laquelle ils sont exprims, le taux de change utilis pour le paiement est normalement le taux du systme des Nations Unies tel quil est prvu par le Statut du personnel ou dautres rgles ou procdures tablies. Les avances relatives aux traitements, indemnits et dpenses des fonctionnaires dont les droits sont exprims en dollars des Etats-Unis, y compris les avances se rapportant aux allocations pour frais dtudes, sont calcules en dollars des Etats-Unis; les sommes verses par la suite sont calcules de faon couvrir entirement le montant ainsi fix.

b)

c)

d)

e)

f)

g)

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h)

Les avances relatives aux traitements, indemnits et dpenses des fonctionnaires dont les droits sont exprims dans une monnaie autre que le dollar des Etats-Unis sont calcules dans la monnaie en question lorsque lavance est faite dans cette monnaie, et en dollars des Etats-Unis dans les autres cas. Le taux de change auquel le montant indiqu en dollars des Etats-Unis est calcul est le taux du systme des Nations Unies en vigueur la date o lavance est effectue. Le taux de change auquel le montant indiqu de lavance en dollars des Etats-Unis est rembours est le taux du systme des Nations Unies en vigueur la date du remboursement. Lorsque les dpenses effectues par des fonctionnaires ou dautres personnes auxquels un paiement est d de la part de lOrganisation sont rembourses par lOIT dans une monnaie autre que celle dans laquelle les dpenses ont t effectues, le taux de conversion utilis aux fins de remboursement est le taux du systme des Nations Unies en vigueur la date laquelle les dpenses ont t effectues, sauf que: i) lorsque la personne en question a d acqurir elle-mme les devises une date donne et prsente une fiche de change sur laquelle est indiqu le taux auquel elle les a obtenues, la conversion peut seffectuer ce taux; ii) lorsquune avance correspondante a t faite dans une monnaie autre que celle dans laquelle les dpenses sont rembourses par lOIT, les dpenses effectues jusqu concurrence de lavance sont converties au taux de change auquel lavance a t consentie; iii) les paiements dfinitifs relatifs aux allocations pour frais dtudes auxquels procde lOIT la fin dune anne scolaire, aprs avoir tenu compte des avances consenties en cours danne, peuvent tre calculs un taux de change spcial. 7.80 RESPONSABILIT DES PAIEMENTS

i)

a)

Les instructions dun fonctionnaire de grade suprieur ne dchargent pas un fonctionnaire habilit effectuer des paiements de la responsabilit qui lui incomberait du fait dun paiement irrgulier, moins que, avant que le paiement ne soit effectu, notification crite ait t reue du Trsorier que les doutes du fonctionnaire concernant la rgularit de ce paiement sont infonds. Les instructions dun fonctionnaire de grade suprieur ne dchargent pas les services financiers de la responsabilit qui leur incomberait du fait dun paiement irrgulier, moins que lirrgularit nait t signale par crit au Trsorier et/ou au Directeur gnral avant que le paiement soit effectu et que lobjection ait t rejete. Toute dcision de rejet est prsente par crit et communique au Commissaire aux comptes.

b)

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7.90 VERSEMENTS TITRE GRACIEUX Le Directeur gnral peut autoriser les versements titre gracieux quil estime ncessaires dans lintrt de lOrganisation. Un tat de ces versements est communiqu au Commissaire aux comptes en mme temps que les comptes correspondants. * * *

VIII. Gestion des fonds

8.05 GESTION DE LA TRSORERIE Le Trsorier est responsable de la gestion de la trsorerie de tous les fonds dont le Directeur gnral a la garde. 8.10 FONDS DPOSS EN BANQUE Tous les fonds dont le Directeur gnral a la responsabilit et dont lemploi nest pas immdiat sont placs dans une ou des banques dune rputation internationale bien assise que le Trsorier dsigne. 8.20 OPRATIONS RELATIVES AUX COMPTES EN BANQUE Les oprations relatives aux comptes en banque sont normalement faites conjointement par deux fonctionnaires au moins que le Trsorier dsigne. 8.30 PLACEMENT DES FONDS a) b) Les disponibilits du budget ordinaire et du Fonds de roulement peuvent tre places en conformit de larticle 22 du Rglement financier. Les autres fonds dont le Directeur gnral a la responsabilit sont placs en conformit de tout rglement spcial qui leur serait applicable ou, dfaut, de la mme manire que les disponibilits du budget ordinaire. 8.40 PERTE DE NUMRAIRE OU DEFFETS NGOCIABLES,
CAS DE FRAUDE

Toute perte de numraire ou deffets ngociables et tout cas de fraude, prsomption de fraude ou de tentative de fraude doivent tre signals sur-le-champ au Trsorier, qui fera en sorte que les mesures appropries soient prises et que toutes les prcisions cet gard soient fournies au Commissaire aux comptes en application de la Rgle 13.10. 17

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8.50 OPRATIONS DE CHANGE Les fonctionnaires chargs des oprations relatives aux comptes bancaires de lOIT ou chargs de dtenir du numraire ou des effets ngociables pour lOIT ne sont pas habilits faire des oprations de change dune monnaie une autre, sauf dans la mesure quexige le fonctionnement de lOrganisation. * * *

IX. Dsignation des caissiers et avances de fonds

9.05 DSIGNATION DES CAISSIERS Les fonctionnaires qui doivent exercer la fonction de caissier sont dsigns par le Trsorier ou, dans les bureaux extrieurs et dans les bureaux des conseillers techniques principaux, par le directeur du bureau ou par le conseiller technique principal intress. Les tches exactes de chaque caissier lui sont notifies par crit par le fonctionnaire qui la dsign; un exemplaire de chaque notification, y compris les changements apports des notifications antrieures, est envoy au Trsorier. Les avances consenties aux caissiers ne sont pas considres comme des avances de trsorerie aux fins des prsentes Rgles. 9.10 CONSTITUTION DES AVANCES DE TRSORERIE (Y COMPRIS LES AVANCES DE PETITE CAISSE) Des avances de trsorerie (y compris les avances de petite caisse) peuvent tre accordes aux fonctionnaires dsigns par le Trsorier. Ces avances peuvent aussi tre accordes aux bureaux extrieurs et aux bureaux des conseillers techniques principaux par le directeur du bureau ou par le conseiller technique principal intress. Le niveau des avances de trsorerie est normalement maintenu par des versements priodiques; la comptabilit des avances est tenue sous une forme approuve par le Trsorier. La personne qui consent une avance prcise par crit le montant de lavance et les objets pour lesquels elle peut tre utilise. Le montant de lavance est maintenu au minimum compatible avec les exigences de fonctionnement courant. 9.20 COMPTABILIT DES AVANCES DE TRSORERIE a) Les fonctionnaires auxquels des avances de trsorerie sont faites en application de la Rgle 9.10 nemploient ces avances que pour laffectation en vue de laquelle lavance a t autorise, et ils en rpondent personnellement.

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b)

Ils rendent compte de la manire stipule lorsque lavance est faite; sauf dispositions contraires, les comptes sont tablis des intervalles ne dpassant pas un mois. Ils se tiennent en mesure, tout moment, de justifier de la position comptable de ces avances. Le numraire et les effets ngociables sont conservs en lieu sr. Les avances de trsorerie sont alimentes sur prsentation dune demande de nouveaux fonds. Ces demandes sont prsentes dans la forme prescrite par le Trsorier ou par la personne qui consent lavance et dtaillent chaque dpense de manire en permettre correctement limputation et le contrle. A moins quil nen ait t prescrit autrement au moment o lavance est consentie, un reu en rgle doit tre produit lappui de chacune des dpenses dtailles. 9.30 AVANCES DE FONDS AUX BUREAUX EXTRIEURS ET AUX BUREAUX DES CONSEILLERS TECHNIQUES PRINCIPAUX

c)

La trsorerie des directeurs des bureaux extrieurs et des conseillers techniques principaux est alimente par des versements du sige central ou par toute autre procdure autorise par le Trsorier. Les versements nexcderont pas normalement le montant ncessaire pour porter le solde liquide du bureau concern au niveau de ses besoins estimatifs de trsorerie pour la priode de deux mois et demi venir. Le Trsorier dtermine la faon dont ces fonds sont comptabiliss. Le directeur ou le conseiller technique principal intress dsigne par crit le fonctionnaire responsable de la tenue des comptes; un exemplaire de la dsignation est envoy au Trsorier. 9.40 AUTRES AVANCES DE FONDS a) Outre les avances de trsorerie mentionnes aux Rgles 9.10 et 9.20, les services financiers peuvent accorder telles autres avances de fonds qui seraient autorises par le Statut du personnel ou les instructions administratives approuves par le Trsorier. Les directeurs des bureaux extrieurs et les conseillers techniques principaux peuvent accorder des avances sur les traitements et indemnits qui sont dus au cours dune priode de cong annuel et des avances sur les frais de voyage pouvant tre autorises par le Statut du personnel, pour autant quils soient normalement chargs de verser les traitements et indemnits ou les frais de transport en question. Ils peuvent faire toute autre avance qui serait autorise par le Trsorier. Les avances sur frais de voyage et indemnits de dplacement font normalement lobjet dun rglement de comptes dans les huit jours qui suivent le retour du fonctionnaire. * * *

b)

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X. Marchs et achats
10.10 PRINCIPES RELATIFS LA PASSATION DE MARCHS Dans lexercice des fonctions de passation de marchs de lOIT, il sera tenu dment compte des principes gnraux suivants: le rapport qualit-prix optimal; lconomie et lefficience au service de la qualit et du cot-utilit; une concurrence loyale et libre offrant tous les fournisseurs qualifis la possibilit de participer; la transparence et la responsabilit pendant la procdure de passation de marchs; toutes autres considrations servant lintrt de lOrganisation. 10.20 AUTORIT ET RESPONSABILIT a) Les activits vises par le prsent chapitre, consistant acheter, prendre bail ou louer des biens, quipements, travaux ou services pour le compte de lOIT, ne peuvent tre exerces que par des fonctionnaires dment autoriss cette fin. Ces activits comprennent des procdures informelles dappel la concurrence telles que les demandes de devis, des procdures formelles dappel la concurrence telles que les appels doffres ou les demandes de propositions par voie dannonces ou de sollicitations adresses directement des fournisseurs potentiels, ainsi que la ngociation ou la conclusion de marchs, y compris les situations couvertes par la Rgle 10.50. Le Trsorier cre des comits dexamen chargs de fournir des avis crits aux fonctionnaires habilits approuver les actes relatifs lattribution et la rvision de marchs. Le Trsorier dfinit la composition de ces comits ainsi que leur mandat, qui porte sur la nature et le montant montaire des oprations de passation de marchs proposes, soumises lexamen. Au cas o le Trsorier ou un autre fonctionnaire habilit dcide de ne pas suivre lavis dun tel comit dexamen, il consigne par crit les motifs de cette dcision.

b)

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10.30 APPEL LA CONCURRENCE a) Les marchs sont adjugs sur la base dune concurrence effective, conformment aux stipulations de la Rgle 1.50 et toutes autres stipulations applicables. La Rgle 10.30 a) ne sapplique pas aux contrats de collaboration extrieure ni aux accords de mise en uvre pour la fourniture dune assistance technique autres que ceux passs avec des entits commerciales, qui sont conclus conformment aux stipulations applicables. 10.40 MARCHS Les marchs, y compris les commandes, seront attribus selon les conditions dfinies ci-aprs: a) Sil y a sollicitation de prix ou appel doffres, le march sera adjug au fournisseur le plus qualifi dont loffre est techniquement la plus acceptable et la moins chre. Sil y a sollicitation de propositions, le march sera adjug au fournisseur qualifi dont il est jug que la proposition prsente le meilleur rapport qualit-prix (tant du point de vue technique que financier) et rpond au mieux aux besoins de lOIT. Si lintrt de lOrganisation lexige, lune ou la totalit des offres de prix ou des soumissions prsentes selon les procdures a) ou b) peut tre rejete. Dans ce cas, les motifs de ce rejet sont consigns et une dcision est prise quant savoir sil y a lieu de lancer un nouvel appel doffres, de ngocier un contrat de gr gr ou dannuler la procdure. 10.50 DROGATIONS a) Le Trsorier peut, au nom du Directeur gnral, autoriser des drogations la rgle de lappel formel la concurrence quand il dcide de le faire dans lintrt de lOrganisation, notamment lorsque: i) la concurrence ne sexerce pas sur le march, du fait par exemple de lexistence dun monopole, de prix fixs par la voie lgislative ou rglementaire ou encore du caractre exclusif des produits ou services viss; ii) une dcision a dj t prise ou les biens ou services requis doivent tre normaliss, ce qui rend impraticable un appel la concurrence; iii) le march passer sinscrit dans le cadre de la coopration avec dautres organismes du systme des Nations Unies;

b)

b)

c)

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iv) des offres pour des biens ou services identiques ont t obtenues en faisant appel la concurrence dans un dlai raisonnable et les prix proposs et les conditions offertes restent comptitifs; v) la procdure formelle dappel la concurrence na pas donn de rsultats satisfaisants dans un dlai raisonnable; vi) le march passer porte sur lachat ou la location de biens immobiliers et ltat du march ne permet pas une mise en concurrence effective; vii) la ncessit dune drogation aux procdures normales dachat est prouve; viii) le march passer porte sur des services qui ne peuvent tre valus objectivement. b) Il sera tenu un relev de tous les cas o il aura t drog la rgle de lappel formel la concurrence. Dans chacun des cas, le contrat portera lannotation suivante: Drogation lappel la concurrence en conformit de la Rgle de gestion financire 10.50 a), alinas i) viii), ou lexpos du motif sil nest pas couvert par lun de ces alinas. Lorsquune dcision est prise en application de la Rgle 10.50 a), le Trsorier ou un autre fonctionnaire habilit peut ensuite passer un march, soit en suivant une procdure informelle de sollicitation de prix ou de propositions, soit en ngociant directement un contrat de gr gr avec un fournisseur qualifi dont loffre rpond pour lessentiel aux besoins pour un prix acceptable. 10.60 COMMANDES ET MARCHS PASSS PAR CRIT a) Toutes les commandes et tous les marchs sont passs par crit, sauf pour les achats directs faits au comptant en application des Rgles 9.10 et 9.20 ci-dessus. Quand, pour une raison quelconque, des marchandises ou des services commands verbalement ne peuvent tre rgls en espces au comptant, la commande doit sans dlai tre confirme par crit. 10.70 OBSERVATIONS CRITES Tout fonctionnaire habilit passer des commandes ou des marchs, se trouvant appel prendre une dcision en vertu des prsentes rgles est tenu de la motiver par crit. Ces observations crites sont places dans le dossier conserv sur laffaire. * * *

c)

b)

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XI. Biens
11.10 COMPTABILIT MATIRES a) Il est tenu des comptes matires appropris: des immeubles, du matriel consomptible et non consomptible, des fournitures et autres biens que lOrganisation reoit, remet, vend ou aline dune autre manire, et des quantits restant en stock. Ces comptes sont tenus pour le sige central, pour les bureaux extrieurs et pour les projets de coopration technique. Le Trsorier dcide la nature et ltendue de la comptabilit tenir aux fins de la prsente Rgle. Les comptes matires indiquent, dans chaque cas, le fonctionnaire responsable de chaque article. Il sera tenu une comptabilit de contrle de la valeur des biens, installations et quipements achets, vendus ou acquis ou alins dautre manire, au-del dun seuil montaire tabli par le Trsorier et indiqu dans les tats financiers. 11.20 INVENTAIRES Il est procd linventaire de toutes les fournitures, de tout le matriel et de tous autres biens qui appartiennent lOIT ou qui lui ont t confis, aussi souvent que le Trsorier lestime ncessaire pour exercer sur ces biens un contrle adquat. 11.30 USAGE DES BIENS ET DES SERVICES DE LORGANISATION a) Les biens et les services de lOrganisation ne serviront pas des usages personnels, sauf si le Trsorier lautorise expressment dans lintrt de lOrganisation. Le Trsorier fixe les sommes dues lOrganisation pour lusage fait de ses biens ou de ses services. Le matriel ou les services de lOIT peuvent tre fournis aux Etats Membres, aux Nations Unies, aux autres institutions spcialises et dautres organisations, selon les stipulations qui peuvent tre appropries chaque cas.

b) c)

b) c)

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11.40 TRAITEMENT DES CAS DE PERTE DAVOIR

OU DE DETTE NON RECOUVRE

Tout cas de perte davoir ou de dette non recouvre doit tre signal immdiatement au Trsorier, qui veillera ladoption des mesures de suivi voulues. Le Trsorier signalera ces cas au Commissaire aux comptes et au Vrificateur intrieur en chef des comptes. 11.50 COMPTABILIT DES DONS EN NATURE Les dons en nature reus et accepts par lOIT, ou les biens confis lOIT pour tre utiliss dans le cadre dactivits finances par le budget ordinaire, sont comptabiliss de la mme manire que les autres biens acquis par lOIT. 11.60 CESSION DES BIENS EXCDENTAIRES Les biens excdentaires ayant conserv une certaine valeur commerciale sont mis aux enchres et vendus aux plus offrants, moins que le Trsorier, dans lintrt de lOrganisation, autorise le recours une mthode diffrente pour en disposer. * * *

XII. Comptabilit
12.10 FONCTIONNAIRES CHARGS DE LA TENUE DES COMPTES a) b) Les services financiers tiennent les comptes comme il est prescrit au chapitre VII du Rglement financier. Un fonctionnaire des services financiers dsign par le Trsorier dirige, supervise et vrifie la comptabilit des bureaux extrieurs et des conseillers techniques principaux, comme il est requis dans le cadre des rglements et rgles financiers pertinents. 12.20 COMPTABILIT AUXILIAIRE Le Trsorier peut faire tenir des comptes subsidiaires dans dautres services, selon les besoins des oprations courantes. * * *

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XIII. Responsabilit dans la gestion

13.10 CAS DE FRAUDE, DE PRSOMPTION DE FRAUDE
OU DE TENTATIVE DE FRAUDE

Tout cas de fraude, de prsomption de fraude ou de tentative de fraude doit tre signal au Directeur gnral par lintermdiaire du Trsorier et du Vrificateur intrieur en chef des comptes. La confidentialit sera respecte en tout temps, et aucun membre du personnel fournissant de telles informations ne sera inquit, sauf sil a agi dlibrment en sachant quelles taient fausses ou dans lintention dinduire en erreur. Dans tous les cas, toutes les prcisions concernant de tels cas seront fournies rapidement au Trsorier, au Commissaire aux comptes et au Vrificateur intrieur en chef des comptes, assorties des documents correspondants. 13.20 REMBOURSEMENT DES PERTES Sans prjudice de lapplication du Statut du personnel, il peut tre exig des fonctionnaires qui, par suite dune fraude ou dune autre faute ou ngligence grave, causent une perte financire ou dune autre nature lOIT, quils remboursent, en partie ou en totalit, le montant de la perte, quelle soit ou non couverte par une assurance. 13.30 COMIT POUR UNE GESTION RESPONSABLE a) Le Directeur gnral nomme un Comit pour une gestion responsable qui lui fait rapport par lintermdiaire du Trsorier et contrleur des finances. Le Trsorier soumet au comit, lorsque cela est appropri, les cas de fraude, de prsomption de fraude et de tentative de fraude ainsi que les cas de malhonntet, de ngligence ou de non-respect des procdures tablies ou des directives du Bureau ayant entran ou ayant pu entraner une perte financire ou dune autre nature pour le Bureau ou une dtrioration de ses biens. Le comit a pour fonctions, notamment, dtablir les faits, pour dterminer, le cas chant, sil y a lieu de considrer un fonctionnaire comme responsable de la perte, de formuler, lorsquil y a lieu, des recommandations concernant le remboursement, de dfrer le cas lunit charge des questions disciplinaires et dautoriser la passation par profits et pertes du montant de la perte. Le Comit pour une gestion responsable examine aussi les cas de nonrespect persistant par un fonctionnaire des rgles et procdures de gestion financire ou des recommandations du Commissaire aux comptes ou du Vrificateur intrieur des comptes qui ont t acceptes par le Bureau; il tablit les faits lorsquil y a lieu, tout comme en vertu de la Rgle 13.30 a), et il dfre ces cas lunit charge des questions disciplinaires. 25

b)

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13.40 PASSATION PAR PROFITS ET PERTES a) Le Trsorier, ou le Comit pour une gestion responsable dans les cas qui lui sont soumis, peut autoriser la passation par profits et pertes. Un relev de toutes les pertes dun montant suprieur 1 000 dollars des Etats-Unis qui sont passes par profits et pertes est soumis au Commissaire aux comptes et au Vrificateur intrieur en chef des comptes avec les documents correspondants. Le montant dune perte peut tre pass par profits et pertes si, de lavis du fonctionnaire qui en donne lautorisation ou du Comit pour une gestion responsable, les frais engager pour recouvrer les valeurs perdues doivent dpasser le montant passer par profits et pertes, ou sil est trs improbable que le recouvrement puisse soprer. Les montants passs par profits et pertes et ultrieurement recouvrs aprs la clture de lexercice au cours duquel lcriture par profits et pertes a t passe entrent dans la catgorie des recettes accessoires. * * *

b)

c)

XIV. Vrification intrieure des comptes

14.10 RESPONSABILITS DU VRIFICATEUR INTRIEUR
EN CHEF DES COMPTES

a)

Sans quil soit apport de drogations aux responsabilits du Trsorier et des services financiers en matire de contrle et de vrification des comptes, le Vrificateur intrieur en chef des comptes procde en toute indpendance aux examens et adresse au Directeur gnral ou aux personnes dsignes par lui les rapports quil peut estimer ncessaires, ou que le Directeur gnral ou les personnes dsignes par lui peuvent demander expressment, afin que la vrification intrieure des comptes soit effectue de faon efficace, comme le prvoit larticle 30, paragraphe d), du Rglement financier. Le Vrificateur intrieur en chef des comptes est charg de la vrification intrieure, de linspection, du contrle et de lvaluation de la justesse et de lefficacit du contrle interne, de la gestion financire et de lutilisation des actifs de lOrganisation, de mme que des enqutes relatives aux fautes commises en matire financire et administrative et aux autres irrgularits. Lensemble des systmes, processus, oprations, fonctions, programmes et activits de lOrganisation sont soumis lexamen, lvaluation et au contrle indpendants du Vrificateur intrieur en chef des comptes.

b)

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14.20 NOMINATION ET CESSATION DE FONCTIONS DU VRIFICATEUR INTRIEUR EN CHEF DES COMPTES Le Directeur gnral nomme un Vrificateur intrieur en chef des comptes qualifi sur le plan technique et professionnel, conformment aux dispositions de larticle 4.2 d) du Statut du personnel. Le Directeur gnral peut mettre fin aux fonctions du Vrificateur intrieur en chef des comptes, conformment aux dispositions de larticle 11.1 du Statut du personnel. 14.30 RGLES RGISSANT LA VRIFICATION INTRIEURE La vrification intrieure repose sur les dispositions suivantes: i) Le Vrificateur intrieur en chef des comptes relve directement du Directeur gnral. ii) La section de la vrification intrieure dispose dun accs libre, total et immdiat lensemble des dossiers, locaux, oprations, fonctions et documents de lOrganisation ayant, selon elle, un rapport avec la question examine, de mme qu tout membre du personnel concern. iii) Outre le fait quelle reoit des rapports relatifs aux fraudes, aux prsomptions de fraude ou aux tentatives de fraude, conformment larticle 13.10 des Rgles de gestion financire, la section de la vrification intrieure est habilite recevoir directement de la part des membres du personnel les plaintes ou informations concernant lexistence possible de gaspillages, dabus dautorit ou dautres irrgularits. La confidentialit sera respecte en tout temps, et aucun membre du personnel fournissant de telles informations ne sera inquit, sauf sil a agi dlibrment en sachant quelles taient fausses ou dans lintention dinduire en erreur. Le Vrificateur intrieur en chef des comptes informera immdiatement le Trsorier de toute plainte justifie ou de toute information mettant en cause la perte de biens ou de ressources. iv) La section de la vrification intrieure fera rapport sur les rsultats de son travail et fera des recommandations au Directeur gnral, recommandations dont il adressera copie au Commissaire aux comptes et aux autres personnes dsignes par le Directeur gnral. A la demande du Vrificateur intrieur en chef des comptes, ces rapports seront soumis au Conseil dadministration, accompagns de toute observation que le Directeur gnral jugera utile de faire.

STATUTS-2009-12-0037-01-FR.DOC/V.2

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v) Le Vrificateur intrieur en chef des comptes soumettra en outre chaque anne un rapport sommaire au Directeur gnral, rapport dont il adressera copie au Commissaire aux comptes, sur les activits de vrification intrieure de lanne prcdente, y compris lorientation et lampleur de ces activits, de mme que la situation des recommandations au regard de la mise en uvre. Ce rapport sera soumis au Conseil dadministration, accompagn de toute observation que le Directeur gnral jugera utile de faire. vi) Le Directeur gnral veillera ce quil soit tenu compte des recommandations de la section de vrification intrieure et ce que ces recommandations soient mises en uvre comme il se doit.

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