Recrutement - Guide Utilisateur

Talent Management
Recrutement
Guide utilisateur
HR Access
International
F RECCO 0900 2 GU XXX
Deuxième édition: Mai 2014

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Mise à jour de la documentation

Le contenu de la documentation HR Access est régulièrement mis à jour.
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Remarques du lecteur
Vos commentaires et suggestions nous permettent d'améliorer la qualité de nos documentations.
Ils jouent un rôle important lors de leur mise à jour. N'hésitez pas à en faire part à la hot-line
HR Access.
www.soprahr.com
Le Triangle de l'Arche
8, cours du Triangle
92937 Paris La Défense Cedex
Table des matières
A propos de cette documentation .................................... 5

Documentation de référence .................................................................... 6
Présentation générale de HRa Suite ................................ 7

Intégration dans HRa Suite ...................................................................... 7
Naviguer dans HRa Space ......................................................................... 7
Navigation pour les experts RH ............................................................ 7
Navigation pour les collaborateurs/managers ......................................... 9
Identifier les besoins en personnel ............................... 11

Créer une demande de personnel ........................................................... 12
Définir une demande de personnel ...................................................... 12
Définir les conditions d'emploi ............................................................ 12
Définir les éléments de rémunération .................................................. 13
Définir une politique de recrutement pour la demande de personnel ..... 13
Définir une politique de recrutement pour la demande de personnel ....... 13
Définir l'annonce et la source de recrutement de la demande de personnel14
Définir les sources de recrutement de la demande de personnel ............. 14
Définir les étapes de recrutement de la demande de personnel .............. 14
Définir les coûts de la demande de personnel ....................................... 15
Gérer les statuts de demande de personnel ............................................ 15
Gérer les dossiers de candidatures internes et externes17

Gérer des candidatures externes ............................................................ 17
Créer une candidature ....................................................................... 17
Gérer les candidatures internes .............................................................. 18
Gérer le processus de recrutement ............................... 19

Rechercher des candidats potentiels ...................................................... 19
Affecter des candidats à des demandes de personnel ............................. 20
Lancer le processus de recrutement ....................................................... 21
Suivre le recrutement ....................................................................... 21
Mettre en place le scoring ...................................................................... 24
Scoring ........................................................................................... 24
Créer des modèles de scoring ............................................................ 25
Exécuter le scoring ........................................................................... 26
Consulter les résultats de scoring ....................................................... 26
Recrutement — Guide utilisateur iii

A propos de cette documentation
Lancer une recherche ciblée de candidat ............................................. 26

Gérer les tests d'évaluation .................................................................... 27
Définir des tests d'évaluation ............................................................. 27
Affecter des tests d'évaluation ........................................................... 27
Gérer les sessions de recrutement et leur planning ................................ 29
Consulter le planning des sessions ...................................................... 29
Créer une session de recrutement ...................................................... 30
Créer une série de sessions de recrutement ......................................... 32
Inscrire des participants à une session ................................................ 32
Gérer les candidats ....................................................... 35

Faire une offre ........................................................................................ 35
Recruter le candidat ............................................................................... 35
Gérer l'intégration de nouveaux salariés .............................................. 36
Supprimer le dossier d'un candidat externe ........................................... 38
Consulter le système de règles ..................................... 39

Processus de recrutement standard ....................................................... 39
Organismes de recrutement ................................................................... 39
Sources de recrutement ......................................................................... 40
Evaluer le processus avec les rapports .......................... 41

AI02A001 Journal des candidats ............................................................ 41
AI02A002 Journal de tous les candidats ................................................. 41
AI40A001 Analyse des postes ouverts .................................................... 42
AI43K001 Coût par embauche ................................................................ 42
AI43K002 Coûts par analyse des sources de recrutement ...................... 42
AI02BAPL Liste des candidats par demande de personnel ...................... 42
AI060000 Indicateurs de parcours d'intégration .................................... 43
AI060001 Indicateurs de suivi de période d'essai .................................. 43
AI0ESHRD Liste des candidats embauchés ............................................. 43
AI400SR1 Liste des demandes de personnel ouvertes et pourvues ........ 43
Index 45
iv Recrutement — Guide utilisateur

Ce guide, destiné aux experts RH, décrit les processus nécessaires à l'élaboration et à la
gestion d'une politique de recrutement bien structurée, apte à répondre aux besoins de
l'entreprise en matière d'embauche. Il fournit une analyse détaillée des différentes
étapes de recrutement, depuis la définition d'une politique de recrutement jusqu'à la
gestion du suivi du candidat.
Le domaine Recrutement est structuré en cinq phases :
Recrutement — Guide utilisateur 5

Documentation de référence
HRa Space L'aide en ligne comporte :
Aide en ligne  Une section sur la navigation dans HRa Space
 Une aide contextuelle qui détaille les actes de
gestion et guide l'utilisateur au cours des
opérations de saisie.
L'aide est publiée lors de l'installation sur le serveur.
Core HR Ce guide s'adresse aux experts RH. Il présente les
tâches administratives quotidiennes (embauche,
Administration du
réembauche, mutation, sortie, etc.) ainsi que la
personnel
gestion des données des salariés, de leurs activités
Guide utilisateur et de leurs absences.
Core HR Outils Ce guide s'adresse aux experts RH et aux
d'administration administrateurs RH. Il présente les concepts
nécessaires à la définition des options de mise en
Guide utilisateur
œuvre, l'historique des modifications et des chaînes
non spécialisées.
Core HR Ce guide s'adresse aux experts RH et aux
Organisation administrateurs RH. Il présente les concepts de
gestion des structures utilisés dans la description de
Guide utilisateur
l'organisation. Il décrit la définition de la société et
de ses établissements, des postes et des emplois, et
des unités organisationnelles.
6 Recrutement — Guide utilisateur

Présentation générale de HRa Suite
Intégration dans HRa Suite

Toutes les fonctions de HRa Suite sont structurées sur un noyau central commun
(Core HR) servant de base à l'administration du personnel, avec, par exemple, les
données personnelles des salariés, la définition des unités organisationnelles de
l'entreprise, des emplois, des postes et l'ensemble des référentiels communs de
HRa Suite. Les fonctions Core HR doivent être utilisées quels que soient les modules mis
en œuvre avec HRa Suite.
Au cœur de HRa Suite, la gestion des talents recouvre toutes les fonctions de gestion RH
telles que la formation, la rémunération, le recrutement, la gestion des compétences, le
développement professionnel et l'égalité professionnelle. Ces fonctions sont intégrées et
permettent une gestion plus efficace des ressources humaines.
Naviguer dans HRa Space
Navigation pour les experts RH

Les experts RH disposent d'un système de navigation dédié dans HRa Space.
Les pages qui permettent de visualiser et saisir les données sont organisées en :
 Domaines
 Thèmes
 Actions fonctionnelles
 Pages
Deux modes d'accès aux pages sont proposés :
 Via la barre de recherche, qui complète automatiquement votre saisie.

 Par le menu :
 Cliquez sur le menu pour accéder aux domaines.
 Déplacez le curseur pour dérouler les thèmes et leurs actions fonctionnelles.
 Cliquez sur l'action fonctionnelle souhaitée pour accéder aux pages, organisées en
onglets.
1 Domaines 2 Thèmes 3 Actions fonctionnelles
Utilisez pour ouvrir une page dans une nouvelle instance de navigateur.
Dans la documentation, l'emplacement d'une page est indiqué comme suit :

Domaine / Thème / Action fonctionnelle (facultatif) / Page / Onglet (facultatif)

La population située à gauche vous permet de sélectionner les dossiers que vous utilisez.
Navigation pour les collaborateurs/managers

La navigation proposée aux collaborateurs et aux managers s'effectue au travers des
Processus Guidés.
Un processus guidé est un outil de gestion contextuel mis en œuvre via HRa Space et qui
permet le pilotage de processus métiers propres à chaque acteur (Collaborateur,
Manager, Expert RH). Il peut s'agir de :
 Demandes de formation
 Demandes d'absence
 Consultation de soldes
 Consultation du planning d'équipe
 Suivi de recrutements
 Etc.

Dans HRa Suite, un processus guidé comporte un enchaînement d'étapes faisant

intervenir plusieurs acteurs. Chaque étape peut être composée de plusieurs tâches.
Un processus guidé facilite le traitement des données, harmonise les pratiques instaurées
par la société et permet de contrôler et de gérer les étapes et les tâches associées.
Un processus guidé implique un initiateur et différents contributeurs. Le premier lance le
processus guidé en choisissant la première tâche de la première étape dans le menu de
navigation de son espace de travail. Il peut s'agir d'un collaborateur, d'un manager ou
d'un Expert RH.
Les contributeurs sont informés des tâches qu'ils doivent effectuer par courrier
électronique, via leur liste de tâches, ou à l'aide d'un outil permettant de suivre l'état du
processus guidé et de gérer les alertes.
Les processus guidés ne sont pas traités dans la présente documentation, qui ne
s'adresse qu'aux experts RH. Pour plus d'informations, reportez-vous au Guide de
référence Processus guidés.

Identifier les besoins en personnel
CHAPITRE 1
DANS CE CHAPITRE
Créer une demande de personnel ................................................... 12

Définir une politique de recrutement pour la demande de personnel ... 13
Gérer les statuts de demande de personnel ..................................... 15
Le thème Demandes de personnel permet de définir ou de mettre à jour une demande de

personnel pour une société, un poste, un emploi et/ou une unité organisationnelle, voire
un établissement de la société. Vous pouvez également gérer à tout moment le
recrutement ainsi que les coûts associés et les statuts de la demande de personnel
pendant le processus de recrutement.
La définition d'une demande de personnel est obligatoire pour gérer le suivi des
candidats. Pour définir une demande de personnel, procédez comme suit :
 Créez une demande de personnel destinée à pourvoir un poste vacant et spécifiez les
conditions d'emploi ainsi que les éléments nécessaires à la définition de la paie.
 Définissez un processus de recrutement :
 Définissez une politique de recrutement associée à la demande de personnel en
spécifiant un calendrier de recrutement, le vivier de candidatures et un recruteur.
 Définissez l'annonce et les sources de recrutement.
 Définissez les étapes à exécuter dans le cadre du processus de recrutement
associé à une demande de personnel. Ces étapes peuvent être celles d'un
processus standard. Elles sont ensuite modifiées dans le processus existant en
fonction des besoins de l'organisation à l'origine de la demande.
 Gérez le suivi des coûts de recrutement liés à la demande de personnel.
L'entreprise peut ainsi connaître le détail et le total des frais afférents à cette
demande (coûts liés aux candidats et au recrutement).
 Gérez le suivi des statuts de la demande de recrutement : statut de validation, statut
de financement de l'ouverture de poste, statut de publication et statut de la demande
de personnel elle-même. Vous pouvez également consulter les informations relatives
au nombre de candidats (ETP et titulaires) en fonction de leur statut de recrutement
et du statut de l'offre.
A ce niveau, vous pouvez afficher les candidats en cours de traitement qui ont postulé
l'emploi décrit dans la demande de personnel à partir de la pop-up Liste des candidats à
l'étude.

Créer une demande de personnel

La demande de personnel comprend les critères de l'affectation : dates de début et de
fin, société, poste, conditions d'emploi, éléments de rémunération, etc.
Définir une demande de personnel

Recrutement / Demandes de personnel / Décrire la demande // Définition
Une demande de personnel est définie par un code et une date de création. Vous pouvez
également spécifier d'autres éléments tels que les dates de début et de fin d'affectation,
la catégorie d'affectation, la société (obligatoire si le poste est pourvu), le poste ou
l'emploi et/ou l'unité organisationnelle, le personnel demandé (nombre d'équivalents
temps plein et de titulaires autorisés).
Vous ne pouvez pas modifier les informations élémentaires d'une demande de personnel
lorsque le statut de validation passe à Validée.
Cette page présente un résumé des différents statuts de demande de personnel :

 Statut de validation
 Statut de financement
 Statut de publication
 Statut de recrutement
Pour de plus amples informations, voir Gérer les statuts de demande de personnel voir
"Gérer les statuts de demande de personnel".
Définir les conditions d'emploi

Recrutement / Demandes de personnel / Décrire la demande // Caractéristiques du poste
Une demande de personnel est également définie par des données relatives à
l'affectation : un responsable de recrutement et ses coordonnées, une classification, un
planning et des droits. Vous pouvez indiquer des conditions de travail : type de poste,
temps de travail, droit aux heures supplémentaires ou au paiement du travail par équipe,
horaires.
Si un poste et/ou un emploi ont été désignés au sein de la demande de personnel, les
données sont héritées de la description du poste (à partir de Organisation / Poste /
Définition) ou de la description de l'emploi (à partir de Organisation / Emploi /
Identification).

Définir les éléments de rémunération

Recrutement / Demandes de personnel / Décrire la demande // Rémunération
La demande de personnel se voit affecter l'échelle de rémunération issue de l'emploi ainsi
que la grille de salaires d'embauche provenant de l'emploi ou du poste.
Si la demande de personnel est rattachée à un poste ou à un emploi auquel on a associé
une grille de salaires d'embauche standard, la fourchette de rémunération est alimentée
automatiquement par les montants des salaires prévus dans la grille et n'est plus
modifiable. Toute modification de l'échelle de rémunération et/ou de la position salariale
implique la mise à jour de la fourchette de rémunération de base.
Si la demande de personnel est rattachée à une société, la devise de la société est
alimentée automatiquement ; elle doit être saisie sinon.
Définir une politique de recrutement pour la

demande de personnel
La politique de recrutement permet de définir des priorités relatives aux éléments
suivants :
 Méthodes de recrutement préférées (priorité donnée aux promotions internes, etc.)
 Approches ou étapes standard à suivre
 Organisations (agences, organismes de recrutement, salons, universités, etc.)
 Sources de recrutement (journaux, forums de recrutement, etc.)
Définir une politique de recrutement pour la demande de

personnel
Recrutement / Demandes de personnel / Processus de recrutement // Politique de
recrutement
Vous devez définir le calendrier de recrutement, le recruteur et d'autres contacts associés
à la demande de personnel courante, de même que leurs coordonnées, et l'origine du
vivier de candidatures concerné, la demande de personnel pouvant, en effet, admettre
des candidatures internes et externes.
Une fois le calendrier défini, vous ne pouvez plus affecter de candidats en dehors des
dates d'ouverture et de clôture.

Définir l'annonce et la source de recrutement de la

demande de personnel
Recrutement / Demandes de personnel / Processus de recrutement // Annonce et source
de recrutement
Vous pouvez saisir le contenu de l'annonce correspondant à l'emploi ou au poste dans
une langue donnée et générer une annonce en interne pour une période définie. Pour
spécifier cette période, accédez à la page Gérer les statuts et entrez le statut de
publication ainsi que les dates de début et de fin.
Pour publier la demande, au moins une description de demande doit être saisie, c'est-à-
dire que, dans le contenu de l'annonce, au moins une langue associée à une section doit
être incluse dans l'offre d'emploi.
Si vous décidez de publier l'annonce interne et de l'inclure dans l'offre d'emploi, la
description de cette annonce devient alors accessible à tous les utilisateurs (salariés,
manager, Expert RH) via HRa Space.
Vous ne pouvez plus modifier le descriptif de l'annonce associée à une demande de

personnel dont le statut de validation est passé à Validée.
Définir les sources de recrutement de la demande de

personnel
Recrutement / Demandes de personnel / Processus de recrutement // Annonce et source
de recrutement
Les sources de recrutement utilisées dans le cadre de la demande de personnel doivent
être identifiées avec leurs dates de début et de fin : journaux spécifiques dans lesquels
l'annonce sera publiée, salons de recrutement, organismes de recrutement spécifiques,
etc.
Vous devez définir ces sources au préalable dans Outils d'administration / Configuration
/ Gérer les sources et Définir les organismes.
Définir les étapes de recrutement de la demande de

personnel
Recrutement / Demandes de personnel / Processus de recrutement // Etapes du
recrutement
Les étapes de recrutement sont les étapes à suivre pour le recrutement associé à la
demande de personnel : entretien téléphonique, demande de CV, recommandations et
décision finale, etc.
La description des étapes de suivi standard du recrutement est héritée de Configuration /
Définir les étapes via la saisie du code de processus. Vous pouvez les modifier en
fonction des besoins de la demande.
Les modifications ultérieures du suivi standard effectuées dans Définir les étapes ne sont
pas répercutées dans les demandes de personnel auxquelles il est déjà rattaché.

Définir les coûts de la demande de personnel

Recrutement / Demandes de personnel / Processus de recrutement // Coûts
Grâce à l'enregistrement et au suivi des coûts de recrutement, l'entreprise peut connaître
et analyser les frais afférents à la demande de personnel, à savoir le coût total lié au
recrutement pour un poste, et ce, à des fins budgétaires et analytiques. Les coûts se
définissent de la manière suivante :
 Les coûts directement liés à la demande de personnel, c'est-à-dire les coûts de
recrutement directement liés aux organismes et aux sources de recrutement, par
exemple, les coûts liés à l'agence de recrutement, aux petites annonces, aux salons
de recrutement, aux commissions demandées par les employeurs pour la délivrance
de recommandations. Vous devez définir les sources au préalable dansOutils
d'administration / Configuration / Gérer les sources et Définir les organismes.
 Les coûts de recrutement directement liés aux candidats tels que les frais de
transport, d'hébergement et de restauration, qui auront été définis au préalable à la
pageOutils d'administration / Configuration / Types de coûts.
Le système calcule ensuite automatiquement le montant total des coûts liés aux sources,
le montant total des coûts liés aux candidats et les coûts totaux générés par la demande
de personnel.
Gérer les statuts de demande de personnel

Recrutement / Demandes de personnel / Gérer les statuts
Plusieurs statuts sont associés à la demande de personnel :
 Le statut de validation, qui permet de suivre l'évolution de la demande de personnel
ainsi que le responsable chargé de sa validation.
 Le statut de financement, qui permet de suivre l'évolution de la situation financière
relative à la demande.
 Le statut de publication, qui permet de définir les dates de début et de fin de la
période de validité de l'annonce.
 Le statut de la demande de personnel. Il devient Pourvu dès lors qu'un nombre
suffisant de candidats a été affecté à la demande et qu'au moins l'un d'entre eux
correspond au poste proposé.
Vous ne pouvez ouvrir le recrutement que sur une demande validée ou ne faisant pas
l'objet d'une validation.
Le nombre de candidats (ETP et titulaires) rattachés à la demande de personnel est
affiché conformément au statut de recrutement du candidat (demandé, prêt pour
embauche/mutation, embauché/muté) à une date d'effet donnée et au statut de l'offre :
 Le nombre demandé est hérité de l'onglet Définition dans Décrire la demande.
 Les nombres Prêt pour embauche/mutation et Embauché/Muté indiqués sont calculés
à partir de la page Faire une offre.
HR Access calcule le nombre d'ETP (équivalents temps plein) en fonction du nombre
d'heures/semaine. Le statut du recrutement défini à la page Situation du candidat
doit être Prêt pour embauche ou Embauché, et le statut de l'offre défini à la page
Faire une offre doit être Accepté ou Validé dans les deux cas.

Gérer les dossiers de candidatures internes et externes
CHAPITRE 2
Gérer les dossiers de candidatures internes et

externes
DANS CE CHAPITRE
Gérer des candidatures externes .................................................... 17

Gérer les candidatures internes ...................................................... 18
Le thème Candidats permet de gérer les dossiers de candidatures externes et de

consulter les dossiers de candidatures internes.
Vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
 Créer un dossier de candidature afin d'enregistrer des candidats externes dans le
système de recrutement.
 Saisir, mettre à jour et consulter la description personnelle et professionnelle du
candidat. Certaines informations sont utilisées dans le cadre de l'affectation du
candidat à la demande de personnel, telles que son profil, son parcours et ses
souhaits de carrière.
 Consulter des informations pertinentes sur le salarié dans le cadre d'une candidature
interne (disponibles dans le domaine Développement professionnel).
Gérer des candidatures externes
Créer une candidature

Recrutement / Candidats / Identifier les candidats
Avant de créer un dossier de candidature externe, vérifiez que la personne concernée n'a
pas déjà déposé une candidature. Si tel est le cas, il suffit de créer une deuxième
candidature dans Recrutement / Sélection / Affect. à une demande.
Pour créer un dossier de candidature externe, utilisez la pop-up Nouveau dossier dans la
bannière, en indiquant le code, le nom, le prénom et la qualité du candidat, ainsi que le
code de la société. Indiquez le code réglementaire rattaché à ce candidat si vous ne
souhaitez pas l'affecter immédiatement à une société en particulier.
Utilisez cette page pour définir les informations minimales relatives au candidat :
 Son identification : l'état civil, la classification en lui rattachant un domaine (Ventes,
Administration, etc.), le statut du candidat, le témoin indiquant s'il existe plusieurs
candidatures et si le candidat est considéré pour plusieurs demandes de personnel, la
source de recrutement qu'il a utilisée pour postuler et enfin les recommandations
éventuelles d'un salarié.

Gérer les dossiers de candidatures internes et externes
 Ses informations personnelles : l'âge, la nationalité et la situation de famille.

 Les documents joints : diplômes, certificat/attestation, photo, vidéo.
 Ses coordonnées.
Recrutement / Candidats / Gérer les dossiers
Cette page fournit des informations personnelles et professionnelles supplémentaires sur
le candidat :
 Profil :
 Formations (nom des écoles, disciplines, durée du programme) et historique des
formations suivies (diplômes obtenus).
 Liste des compétences / niveau de compétence dans les langues.
 Nom et période de validité des habilitations ou permis.
 Détails sur les adhésions à des associations professionnelles ou publications.
 Description des distinctions reçues.
 Expériences antérieures indiquant le nom des précédents employeurs, l'intitulé de
l'emploi, le type de métier et la durée de ces expériences.
 Aspirations de carrière exprimées en termes d'emplois à diverses échéances, de
demande de mutation et d'expatriation et de date de disponibilité et préférences
géographiques.
 Situation médicale liée au travail et limitations.
 Informations relatives au service militaire.
L'historique des affectations antérieures ne concerne que les candidats internes.
Gérer les candidatures internes

Les candidatures internes ne nécessitent pas de création de dossier, car les candidats
internes sont par définition des salariés de la société pour chacun desquels il existe déjà
un dossier.
Les informations personnelles et professionnelles complémentaires, en particulier celles
indiquées dans Identification, Profil et Aspirations de carrière sont insérées
automatiquement si elles ont été définies dans domaine Développement professionnel.
Utilisez l'onglet Expériences antérieures à partir de Recrutement / Candidats / Gérer les
dossiers pour afficher les affectations antérieures d'un candidat interne uniquement.

Gérer le processus de recrutement
CHAPITRE 3
DANS CE CHAPITRE
Rechercher des candidats potentiels ............................................... 19

Affecter des candidats à des demandes de personnel ........................ 20
Lancer le processus de recrutement ................................................ 21
Mettre en place le scoring.............................................................. 24
Gérer les tests d'évaluation ........................................................... 27
Gérer les sessions de recrutement et leur planning ........................... 29
Recrutement / Sélection
Vous pouvez gérer les dossiers des candidats internes et externes du début à la fin du
processus de recrutement. Les candidatures internes et externes sont traitées de la
même façon.
Vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
 Rechercher des candidats potentiels
 Affecter un candidat interne ou externe à une demande de personnel
 Suivre les candidatures tout au long des étapes de recrutement et enregistrez la
progression du candidat
 Générer le courrier électronique lié au recrutement
 Enregistrer les coûts de recrutement
Le processus de recrutement ne commence que lorsque le candidat est affecté à une

demande de personnel.
Rechercher des candidats potentiels

Recrutement / Sélection / Rechercher par compétences et Résultats pour les
compétences
Cette recherche permet de déterminer les salariés et les candidats externes/internes
répondant aux critères de la demande de personnel à l'aide des compétences requises
pour l'emploi et/ou le poste objet de la demande.

Affecter des candidats à des demandes de

personnel
Recrutement / Sélection / Recherche multi critères
Utilisez les onglets Paramètres de la recherche et Résultats de la recherche pour affecter
des candidats à une demande de personnel.
Vous pouvez, par exemple, saisir le code qui apparaît dans l'annonce lorsque le candidat
postule un poste spécifique.
Les critères suivants sont utilisés pour sélectionner les dossiers de candidats avec
indication de la pertinence de la recherche (en %):
 Dossier affecté à une demande de personnel (code de la demande de personnel,
poste ou emploi),
 Dossier avec souhait de mobilité,
 Dossier avec un diplôme spécifique
 Dossier avec une compétence spécifique,
 Dossier avec un Handicap déclaré,
 Dossier avec un statut de candidat spécifique (en attente, validé ou refusé).
Dans l'onglet Résultats de la recherche, vous pourrez visualiser les dossiers sélectionnés
avec un pourcentage de pertinence. Ce pourcentage est calculé comme suit :
(Nombre de critères satisfaits / Nombre de critères saisis)*100
Le système récupère les dossiers satisfaisants au moins un critère parmi les N critères
saisis. Plus le dossier présente de critères satisfaisants, plus son pourcentage de
pertinence augmente.
Exemple :
Les 3 critères suivants sont saisis :
1. Demande de personnel = DDP-X
2. Souhait de mobilité = Immédiat
3. Compétence = CompetY
Un premier salarié a la compétence CompetY mais il n'a jamais été affecté à une
demande de personnel et il n'a jamais exprimé un souhait. Son pourcentage de
pertinence est égal au nombre de critères satisfaits / nombre de critères saisis * 100 =
1/3*100 = 33%
Un deuxième salarié est affecté à la demande de personnel DDP-X, il a le souhait =
Immédiat mais il n'a pas la compétence CompetY. Son pourcentage de pertinence =
2/3*100 = 66%
Un troisième salarié est affecté à la demande de personnel DDP-X, il a le souhait =
Immédiat et a la compétence CompetY. Son pourcentage de pertinence = 3/3*100 =
100%

Lancer le processus de recrutement

Recrutement / Sélection / Affect. à une demande
Utilisez cette page pour définir les informations de base nécessaires à l'enregistrement
d'une candidature.
Un candidat peut être affecté à plusieurs demandes (voire à plusieurs sociétés). Chacune
d'elles sera traitée séparément. Utilisez la pop-up Suivi de recrutement ouvert pour
consulter la liste des demandes de personnel auxquelles le candidat a été rattaché, puis
sélectionnez la candidature qui vous intéresse.
Une candidature ne peut être associée qu'à une demande de personnel ouverte pour le
recrutement.
Vous pouvez alors saisir les informations suivantes :

 Dans l'onglet Informations sur la candidature : date et statut de la candidature,
société, affectation, sources de recrutement
Vous devez indiquer la société si vous ne définissez pas de demande de personnel.
Vous pourrez ainsi créer une candidature et lancer le processus de recrutement pour
le candidat sans avoir à définir de demande de personnel.
 Dans l'onglet Conditions de travail : statut du travail, salaire demandé, disponibilité
 Dans l'onglet Pièces jointes : enregistrez les documents liés à la candidature (CV,
lettre de recommandation, etc.)
Répondez à une candidature par le biais du lien Réponse à une candidature. Utilisez la
pop-up qui s'affiche pour préparer les lettres de réponse positives ou négatives destinées
au candidat.
Pour plus d'informations sur la réponse à une candidature, reportez-vous au chapitre

Formulaires relatifs aux candidatures voir "Formulaires relatifs aux candidatures" dans la
suite de ce guide.
Suivre le recrutement
Recrutement / Suivi des recrutements / Processus de recrutement
Cette page permet d'obtenir un aperçu de la progression du recrutement étape par
étape, par candidat et demande de personnel.
Dans cette page, vous pouvez accéder à l'étape souhaitée pour accéder à la page où elle
se gère.

Suivre les étapes de recrutement

Recrutement / Sélection / Etapes de recrutement
Utilisez cette page pour :
 Consulter ou mettre à jour chaque étape de recrutement d'une demande de
personnel donnée
 Saisir les données de validation d'une étape donnée ainsi que les commentaires et la
recommandation de la personne chargée des entretiens
Si la liste des étapes a été définie pour la demande de personnel à laquelle le candidat
est affecté, elle est alimentée automatiquement via la page Processus de recrutement du
thème Demandes de personnel.
Enregistrer des contacts

Recrutement / Sélection / Gérer les contacts
Chaque fois qu'un courrier (acceptation ou refus d'une candidature, réponse ou offre) est
envoyé au candidat et référencé, une nouvelle ligne de contact est générée
automatiquement. Ainsi, vous pouvez consulter l'historique des courriers envoyés au
candidat pour chaque demande de personnel, mais également ajouter des contacts.
Formulaires relatifs aux candidatures
Cette section présente la liste des formulaires PDF que vous pouvez utiliser pour envoyer
des réponses positives et négatives aux candidats.
Ces documents administratifs contiennent les données saisies dans Design Center
Ils sont enregistrés dans des objets de conception HR Design accessibles depuis
Design Center. Les documents (.pdf) sont chargés sur le serveur Web lors de leur
publication.
AIARU.pdf : Accusé de réception

Objectif Accéder à une lettre type confirmant que vous avez reçu une
candidature
AIRFU.pdf : Candidature refusée

Objectif Accéder à une lettre type indiquant que la candidature a été
refusée
AICCU.pdf : Convocation à un entretien

Objectif Accéder à une lettre type confirmant qu'un candidat est convoqué
à un entretien suite à l'envoi de sa candidature.
AIOFU.pdf : Offre d'emploi

Objectif Accéder à une lettre type pour proposer un emploi suite à un ou
plusieurs entretiens positifs

AIPEU.pdf : Prolonger la période d'essai

Objectif Accéder à une lettre type indiquant que la période d'essai est
renouvelée
AIPTU.pdf : Mettre fin à la période d'essai

Objectif Accéder à une lettre type indiquant que la période d'essai est
terminée
AIPVU.pdf : Valider la période d'essai

Objectif Accéder à une lettre type indiquant que la période d'essai a été
validée
AIRRU.pdf : Candidature refusée après process

Objectif Accéder à une lettre type indiquant que la candidature a été
refusée à la fin du processus de recrutement
Gérer le statut de recrutement d'un candidat

Recrutement / Sélection / Situation du candidat
Au cours du suivi d'un candidat, vous pouvez consulter ou mettre à jour son statut de
recrutement relatif à la demande de personnel.
Ce statut est A l'étude en début de recrutement et devient Embauché/Muté une fois le
candidat embauché.
Gérer les coûts totaux

Recrutement / Suivi des recrutements / Gérer les coûts
Cette page permet de consulter les coûts totaux liés à la demande de personnel et au
candidat à des fins analytiques et budgétaires.
Cliquez sur le lien Liste des coûts par candidat pour visualiser tous les candidats associés
à la demande ainsi que les coûts respectifs pour chaque candidat.
Gérer les coûts

Recrutement / Sélection / Gérer les coûts
Vous pouvez enregistrer tous les types de coûts de recrutement associés à un candidat,
par exemple, les frais de déplacement.

Mettre en place le scoring
Scoring
Recrutement / Sélection / Scoring // Scoring
Pour vous aider à sélectionner les meilleurs candidats possibles pour un emploi ou un
poste, vous disposez d'un outil de scoring.
Le scoring permet d'attribuer une note à des candidats (internes ou externes) en

fonction de critères de tri pondérés.
Pondérer des critères et sous-critères de tri

Recrutement /Sélection / Scoring /Scoring // Critères de pondération 1
Recrutement / Sélection / Scoring / Scoring // Critères de pondération 2
Il existe cinq critères de pondération :
 Ecoles fréquentées
 Diplômes
 Expérience professionnelle
 Langues
 Habilitations
A chaque critère, vous allez attribuer un pourcentage pour lui accorder plus ou moins de
poids dans la recherche. La somme de tous ces pourcentages doit être égale à 100.
De plus, les critères proposés disposent de sous-critères que vous allez également
pondérer en attribuant, à chaque occurrence saisie :
 Un coefficient (pouvant varier de 0 à 100) pour donner une importance au sous-
critère.
 Des témoins d'exclusion (Obligatoire, pour exclure du scoring tout candidat ne
disposant pas de ce critère ; Interdit, pour – à l'inverse - exclure du scoring tout
candidat disposant de ce critère).
 D'autres pondérations liées spécifiquement au sous-critère (langue parlée, niveau de
diplôme obtenu, etc.).
Indiquer si le candidat est recevable

Recrutement / Sélection /Scoring / Scoring // Critères de recevabilité
L'outil de Scoring vise également à indiquer si le candidat est "recevable" selon d'autres
critères qui n'entrent pas en compte dans le calcul de la note. Ces critères sont appelés
"critères de recevabilité". Il s'agit des critères suivants :
 Conditions acceptées (heures supplémentaires, planning tournant, etc.)
 Prétentions salariales
 Délai de candidature

Ainsi, un candidat peut avoir obtenu une note élevée mais être désigné comme non
recevable du fait qu'il n'accepte pas de travailler en fin de semaine alors que le poste
l'exige.
Néanmoins, si un candidat est non recevable mais que son score est élevé, vous
en êtes informé. Ainsi, vous pouvez tout de même engager une procédure de
recrutement si vous le souhaitez.
Créer des modèles de scoring

Pour faciliter la mise en place d'un scoring lors d'une phase de recrutement, il est
conseillé de définir au préalable des modèles de scoring. Toutefois, cette étape n'est pas
obligatoire.
Un modèle de scoring est un référentiel de critères communs pouvant être directement

hérités par les fiches de scoring que vous allez définir.
Ces modèles vous permettent de créer plus rapidement des fiches de scoring. En effet,
ces dernières peuvent alors être alimentées automatiquement en héritant des critères et
pondérations définis dans le modèle rattaché.
Néanmoins, vous pouvez toujours modifier manuellement ces critères et pondérations
afin de répondre au mieux au besoin exprimé.
Différents types de modèles de scoring peuvent être créés :
 Modèle de scoring de référence
Recrutement / Configuration / Modèle de scoring
Ce type de modèle est à initialiser entièrement, il ne peut hériter d'aucun modèle déjà
existant
 Modèle de scoring d'un emploi
Organisation / Emploi / Modèle de scoring
Ce type de modèle peut être créé de zéro ou bien hériter d'un modèle de référence
précédemment défini.
 Modèle de scoring d'un poste
Organisation / Poste / Modèle de scoring
Ce type de modèle peut être créé de zéro, hériter d'un modèle de référence ou encore
d'un modèle de scoring d'un emploi précédemment défini.
Les modèles de scoring ne sont pas historisés, c'est-à-dire qu'il n'y a pas de suivi de
leurs modifications dans le temps.
Il est possible d'imprimer les modèles de scoring définis.

Exécuter le scoring
Une fois que vous avez renseigné la fiche de scoring selon vos besoins, vous allez
exécuter le scoring.
Le scoring est lancé sur une population, c'est-à-dire un ensemble de dossiers de
candidats. Au moment du lancement, vous pouvez indiquer si vous souhaitez que la note
ne soit attribuée qu'aux candidats rattachés à une demande de recrutement et/ou à un
candidat en particulier.
Consulter les résultats de scoring

Recrutement / Sélection / Scoring // Résultats
Les résultats du scoring sont affichés sous forme de liste classée du score le plus élevé
au score le plus faible.
Une mention particulière est affichée pour les candidats ayant un critère de non-
recevabilité.
A partir de cette liste, vous pouvez, au choix :
 Rejeter la candidature
 Accepter la candidature
 Rediriger la candidature vers une autre demande de recrutement
Vous pouvez revenir sur cette liste à tout moment pour mener de nouvelles actions.
Pour mettre à jour la liste des candidats avec les nouvelles candidatures arrivées, vous
devez ré-exécuter le scoring.
Si la liste vous paraît encore trop fournie, vous pouvez engager une action de recherche
ciblée.
Lancer une recherche ciblée de candidat

Recrutement / Sélection / Scoring // Recherche ciblée
Une fois l'étape de scoring effectuée, si la liste des candidats vous semble trop
importante, vous pouvez encore l'affiner pour un recrutement plus efficace et mieux
ciblé. Vous allez pour ce faire modifier ou ajouter certains critères.
Par exemple, vous pouvez indiquer pour le critère "Ecole" la valeur "HEC". Seuls les
candidats provenant de l'école HEC seront conservés dans la liste (le résultat d'une
recherche ciblée étant là encore une liste classée de candidats).
La recherche ciblée ne vise pas à attribuer une note aux candidats mais permet,
à partir des résultats du scoring, d'affiner votre recherche. Vous pouvez alors
lancer le processus de recrutement sur un nombre limité de candidats potentiels
répondant aux exigences de la demande de recrutement.
A partir de cette liste, vous pouvez choisir de poursuivre ou pas le processus de
recrutement. Vous pouvez mener les mêmes actions qu'à l'issue de la phase de scoring.
Les critères dits de "scoring" associés à des critères complémentaires forment la liste des
critères de recherche ciblée. Ils ne sont pas pondérables et ne peuvent pas être associés
à un caractère obligatoire ou rédhibitoire.
Les critères de tri spécifiques à la recherche ciblée sont les suivants :
 Travailleur handicapé
 Mobilité dans un département
 Profil rare dans un domaine particulier

Il n'y a pas de critère de recevabilité dans la recherche ciblée.
Gérer les tests d'évaluation

Un processus de recrutement peut comporter des tests qui permettent d'évaluer les
capacités d'un candidat, par exemple un test d'évaluation effectué en ligne sur le site
d'un partenaire.
Vous pouvez gérer les tests d'évaluation :
 Au niveau de la demande de personnel en définissant un test comme l'une des étapes
du processus de recrutement.
 Au niveau du candidat en ajoutant ou en modifiant un test au processus de
recrutement d'un candidat.
Définir des tests d'évaluation

Recrutement / Configuration / Test d'évaluation
Utilisez cette page pour définir les tests d'évaluation, traditionnels ou en ligne, à utiliser
dans le processus de recrutement.
Affecter des tests d'évaluation

Recrutement / Sélection / Gestion des évaluations // Gérer les tests d'évaluation
Une fois le test d'évaluation défini, vous pouvez l'affecter :
 Au niveau de la demande de personnel en l'ajoutant comme étape de recrutement
(page 21).
 Au niveau du candidat en l'ajoutant au processus de recrutement de personnel.
S'il s'agit d'un test en ligne, des informations particulières apparaissent dans la page des
affectations.
Après la complétion du test, vous pouvez saisir des détails sur les résultats du candidat,
et, si nécessaire archiver le document donnant ces résultats.

Gérer les sessions de recrutement et leur
planning
Recrutement / Planning / Gérer les sessions
Les sessions de recrutement permettent d'accueillir plusieurs candidats :
 A un lieu de rendez-vous
 A une date et une heure données
HR Access vous permet :
 De gérer des lieux de rendez-vous réutilisables
 De créer des séries de sessions
Consulter le planning des sessions

Recrutement / Planning / Gérer le planning
Le planning des sessions de recrutement vous permet :
 De visualiser dans un calendrier les sessions organisées, avec l'indication du nombre
de places restant
 De filtrer ces sessions selon plusieurs critères
 D'ouvrir une session, pour y ajouter ou en enlever des participants.
La page Gérer le planning vous permet également de créer des sessions.
Filtrer les sessions de recrutement

Utilisez la section Rechercher pour filtrer les sessions en fonction :
 Des date de session
 Des lieux de rendez-vous
 De la disponibilité de places
Consulter une session

Pour consulter le détail d'une session, ainsi que la liste des participants :
► Sélectionnez la session sur le planning
► Activez le lien Consulter la session
Utilisez le lien de retour situé dans la bannière, pour revenir au planning depuis la page
Session de recrutement.
Créer une session depuis le planning

Utilisez le lien Création d'une session pour accéder à la page Gérer les sessions.

Créer une session de recrutement

Recrutement / Planning / Gérer les sessions
Pour créer une session de recrutement :
► Cliquez sur le bouton Créer dans la bannière, dans la page Gérer les sessions
► Ou activez le lien Création d'une session dans la page Gérer le planning.
► Saisissez :
 Le code de la session, sauf si une identification automatique a été définie.
 La société concernée (vous pouvez la sélectionner dans une liste)
 Les libellés long et court
► Indiquez la planification de la session (date, heures de début et fin)
► Précisez :
 Le nombre de place de la session (obligatoire)
 Eventuellement, une adresse électronique de contact
► Indiquez le lieu de rendez-vous :
 Soit en sélectionnant un lieu préalablement défini
 Soit en indiquant qu'il s'agit d'un lieu de rendez-vous exceptionnel. En ce cas,
vous indiquez les coordonnées du lieu dans la session.

Définir un lieu de rendez-vous

Recrutement / Configuration / Lieu de rendez-vous
Vous pouvez définir des lieux de rendez-vous, qui permettent d'enregistrer les adresses
données aux candidats pour les sessions de recrutement.
Vous pouvez également indiquer qu'une session a lieu dans un lieu de rendez-vous
exceptionnel : vous saisissez alors les coordonnées du lieu dans la session.
Pour créer un lieu de rendez-vous :

► Cliquez sur le bouton Créer dans la bannière et renseignez :
 Un code lieu de formation (12 caractères maximum)
 Un libellé long et court
 Un statut (actif, inactif, fermé) et la date de début de validité.
► Cliquez sur Soumettre.
► Dans la page Lieu de rendez-vous, complétez la description :
 Société et établissement concernés
 Localisation
 Adresse
Vous pouvez indiquer un interlocuteur responsable du lieu. Cette personne peut :
 Appartenir à la société - en ce cas vous sélectionnez son identifiant
 Etre un contact externe - le lien Adresse vous permet de préciser ses coordonnées
De même, vous pouvez préciser un téléphone en le sélectionnant dans la liste des
numéros de téléphones définis.
Définir l'identification automatique des sessions de recrutement

Dans les options de mise en œuvre pour la société, vous pouvez indiquer des options
pour une création automatique des identifiants des sessions de recrutement. Ceci permet
de rendre homogènes ces identifiants, et facilite la création multiple de sessions.
Outils d'administration / Configuration / Définir options de mise en œuvre
Dans la section Options de numérotation de l'onglet Règles de numérotation et
présentation du nom :
► Sélectionnez le type de dossier "Session de recrutement".
► Saisissez les options souhaitées (Préfixe, Limite inférieure et supérieure
Incrémentation ; Cadrage automatique insère les zéros de tête entre le préfixe et le
numéro).

Créer une série de sessions de recrutement

Pour créer une série de sessions de recrutement, qui partageront des caractéristiques
communes :
 Vous créez une session de recrutement normale
 Vous dupliquez ensuite cette session, en indiquant sa fréquence sur une période
Comment procéder
 Sélectionnez la session que vous souhaitez reproduire.
 Activez l'icône dupliquer dans la bannière
 Dans la pop-up, indiquez pour quels jours de la semaine, et sur quelle période la
session doit être dupliquée.
 Soumettez votre demande.
Les sessions ainsi dupliquées apparaissent dans le planning.
Il faut noter que ces sessions ne sont pas liées : vous pouvez ainsi modifier les détails
d'une session en particulier, en supprimer une, etc. sans impacter les autres.
Vous pouvez dupliquer une session à laquelle des candidats sont déjà inscrits : ces
inscriptions ne seront pas reportées dans les duplicata.
Inscrire des participants à une session

Recrutement / Planning / Gérer les sessions // Liste des candidats
L'inscription des participants se fait en liaison avec les demandes de personnel définies
dans le cycle de recrutement, qui permettent de filtrer les candidats qui répondent aux
critères retenus dans la demande de personnel.
Pour inscrire des participants :
► Dans l'onglet Liste des candidats, activez le lien Inscrire les candidats
► Dans la pop-up, sélectionnez la demande et l'étape de recrutement.
Vous pouvez faire une recherche sur les demandes de personnel en fonction de critères
tels que le poste, l'unité hiérarchique ou fonctionnelle, etc.
► Dans la liste des candidats retenus dans la demande de personnel, cochez ceux que
vous souhaitez inscrire à la session. Un lien vous permet de (dé)-sélectionner tous les
candidats de la demande.
Lorsque vous soumettez, les candidats apparaissent dans la liste de la session de
recrutement, avec la demande à laquelle chacun est rattaché. La loupe vous permet de
consulter les informations détaillées sur le candidat et sur la demande de personnel.
Annuler des inscriptions

Le lien Supprimer tous les candidats vous permet de réinitialiser la session de
recrutement.
Pour annuler l'inscription d'un candidat :
► Sélectionnez l'occurrence et activez l'icône Supprimer.

Annuler une session

Pour supprimer une session de recrutement :
► Ouvrez la session et activez l'icône Supprimer un dossier de la bannière.
Suivre la participation à une session

Pour chaque candidat, vous pouvez indiquer, après la session, s'il a été présent ou
absent en sélectionnant la valeur dans la liste.

Gérer les candidats
CHAPITRE 4
DANS CE CHAPITRE
Faire une offre ............................................................................. 35

Recruter le candidat ..................................................................... 35
Supprimer le dossier d'un candidat externe ..................................... 38
Faire une offre

Recrutement / Sélection / Faire une offre
Après avoir étudié une candidature, vous pouvez faire une offre au candidat dans le
cadre d'une demande de personnel, puis gérer le statut du suivi de l'offre. Pour préparer
une lettre type contenant les informations relatives à une proposition d'embauche
(salaire de base, horaires, etc.) et l'envoyer au candidat, activez le lien Envoi d'une offre.
Pour plus d'informations sur l'envoi d'une offre, reportez-vous aux Formulaires relatifs
aux candidatures voir "Formulaires relatifs aux candidatures".
Recruter le candidat
Recrutement / Candidats
Une fois l'offre acceptée par le candidat interne ou externe, vous pouvez lancer les
processus administratifs associés à l'embauche du candidat externe ou la mutation du
salarié.
Vous pouvez créer un courrier collectif pour indiquer aux autres candidats qu'ils n'ont pas
été sélectionnés pour le poste.
Pour qu'un candidat externe puisse être embauché, le statut de sa candidature doit être
Prêt pour embauche/mutation et le statut de l'offre correspondante doit être Accepté (par
le candidat) à une date postérieure.
Lorsqu'un candidat interne accepte une offre, vous devez procéder à un changement
d'affectation (si le salarié ne change pas d'établissement) ou à une mutation (s'il y a
changement d'établissement ou de société).

Gérer l'intégration de nouveaux salariés

L'embauche de nouveaux salariés implique plusieurs étapes permettant de les intégrer
rapidement et de les évaluer après leur arrivée.
Utilisez un parcours d'intégration pour définir la formation à suivre par les nouveaux
salariés et leur affecter un tuteur chargé de répondre à toutes leurs éventuelles questions
au cours de l'intégration.
Le suivi de la période d'essai permet de définir la durée de la période d'essai et les divers
entretiens auxquels le salarié doit se soumettre avant toute prise de décision (validation
du suivi, renouvellement du suivi ou résiliation du contrat).
Gérer des parcours d'intégration

Les parcours d'intégration correspondent à des listes de stages ou cursus de formation
utiles à l'intégration des nouveaux salariés. Vous pouvez définir des parcours standard,
affecter des parcours au niveau du poste, de l'emploi ou du salarié et personnaliser les
parcours existants.
Définir les programmes d'intégration
Recrutement / Configuration / Parcours d'intégration

Pour définir un parcours d'intégration, décrivez-le et indiquez sa durée, puis ajoutez les
stages et cursus de formation requis dans la liste.
Vous pouvez ensuite affecter tous les parcours que vous avez créés au niveau du poste,
de l'emploi ou du salarié.
Vous pouvez également définir un parcours d'intégration par défaut afin qu'il soit
automatiquement sélectionné pour les nouveaux salariés auxquels aucun parcours n'a
été affecté ou pour lesquels aucun parcours n'a été personnalisé au niveau de l'emploi ou
du poste.
Affecter un parcours d'intégration au niveau de l'emploi ou du poste
Recrutement / Configuration / Intégration à l'emploi // Parcours d'intégration

Recrutement / Configuration / Intégration au poste // Parcours d'intégration
Une fois le parcours d'intégration défini, vous pouvez l'affecter au niveau de l'emploi ou
du poste.
Vous pouvez, pour un emploi spécifique, indiquer que le parcours d'intégration standard
ou un parcours à sélectionner dans une liste doit être utilisé ou qu'aucun parcours ne doit
l'être.
Vous pouvez, pour un poste spécifique, utiliser également le parcours affecté au niveau
de l'emploi.
Si vous optez pour l'utilisation d'un parcours, vous pouvez le personnaliser en cochant la
case Pour modification, puis en effectuant les opérations suivantes :
 Modification de la durée du parcours
 Ajout ou suppression de stages et cursus de formation

Affecter un parcours d'intégration au niveau du salarié
Recrutement / Intégration / Parcours d'intégration

Si vous estimez que certains salariés doivent suivre une formation spécifique non définie
au niveau de l'emploi ou du poste, vous pouvez affecter ou personnaliser un parcours
d'intégration directement au niveau du salarié.
Vous pouvez également, à ce niveau, gérer l'affectation des tuteurs : sélectionnez, pour
chaque salarié, un tuteur parmi les salariés de la société. Seuls les salariés dont le statut
de tuteur est Actif peuvent être affectés.
Vous pouvez créer des demandes de formation pour chaque salarié en cliquant sur le lien
correspondant. Pour plus d'informations sur la gestion des formations, reportez-vous au
guide utilisateur Formation.
Gérer le suivi de la période d'essai

Dans le cadre du suivi de la période d'essai, le nouveau salarié est évalué au cours d'une
série d'entretiens avec son responsable. A l'issue du dernier entretien, le responsable
prend l'une des décisions suivantes concernant le salarié :
 Il valide le suivi de la période d'essai (le salarié est alors entièrement intégré à la
société).
 Il renouvelle le suivi de la période d'essai.
 Il résilie le contrat du salarié.
Vous pouvez définir des suivis de période d'essai standard, affecter des suivis au niveau
du poste, de l'emploi ou du salarié et personnaliser les suivis existants.
Définir un suivi de période d'essai
Recrutement / Configuration / Période d'essai

Pour définir un suivi de période d'essai, décrivez-le et indiquez sa durée, puis ajoutez les
entretiens requis dans la liste.
Vous pouvez ensuite affecter tous les suivis que vous avez créés au niveau du poste, de
l'emploi ou du salarié.
Vous pouvez également définir un suivi de période d'essai par défaut afin qu'il soit
automatiquement sélectionné pour les nouveaux salariés auxquels aucun suivi n'a été
affecté ou pour lesquels aucun suivi n'a été personnalisé au niveau de l'emploi ou du
poste.

Affecter un suivi de période d'essai au niveau de l'emploi ou du poste
Recrutement / Configuration / Intégration à l'emploi // Suivi de la période d'essai

Recrutement / Configuration / Intégration au poste // Suivi de la période d'essai
Une fois le suivi de la période d'essai défini, vous pouvez l'affecter au niveau de l'emploi
ou du poste.
Vous pouvez, pour un emploi spécifique, indiquer que le suivi de la période d'essai
standard (par défaut) ou un suivi à sélectionner dans une liste doit être utilisé ou
qu'aucun suivi ne doit l'être.
Vous pouvez, pour un poste spécifique, utiliser également le suivi affecté au niveau de
l'emploi.
Si vous optez pour l'utilisation d'un suivi de période d'essai, vous pouvez le personnaliser
en cochant la case Pour modification, puis en effectuant les opérations suivantes :
 Modification de la durée de la période
 Ajout ou suppression d'entretiens
Affecter un suivi de période d'essai au niveau de l'employé
Recrutement / Intégration / Suivi de la période d'essai

Si vous estimez que certains salariés doivent se soumettre à des entretiens
supplémentaires ou autres au cours du suivi de leur période d'essai, vous pouvez affecter
ou personnaliser un suivi au niveau du salarié.
A ce niveau, vous pouvez également effectuer les opérations suivantes :
 Afficher et modifier la décision du responsable concernant la période d'essai. Il existe
une décision 1 dans tous les cas, et une décision 2 si la décision 1 consiste à
renouveler la période d'essai.
 Afficher le résultat des entretiens et le retour du responsable.
 Générer des lettres pour les salariés afin de les informer de la décision prise à l'issue
de la période d'essai.
 Suivre les processus d'entretien afin d'identifier les responsables en retard et de leur
envoyer un rappel par courrier électronique.
Supprimer le dossier d'un candidat externe

Recrutement / Candidats / Supprimer un dossier
Vous pouvez annuler le dossier d'un candidat externe dans la mesure où sa candidature
n'est pas retenue et où il n'y a aucun intérêt pour la société à stocker des dossiers
inutiles.

Consulter le système de règles
CHAPITRE 5
DANS CE CHAPITRE
Processus de recrutement standard ................................................ 39

Organismes de recrutement........................................................... 39
Sources de recrutement ................................................................ 40
A partir du thème Configuration, vous pouvez consulter ou mettre à jour les données
nécessaires à la définition du système de règles de recrutement.
Le système de règles de recrutement de votre entreprise implique la description des
approches ou étapes standard à suivre, des organismes de suivi (agences, cabinets de
recrutement, salons professionnels, etc.), des sources de recrutement (presse écrite,
forums d'embauche, etc.), des types de responsable d'étape et de leur identification, des
types de coût et des types de courrier.
Pour plus d'informations, reportez-vous à l'aide contextuelle de HRa Space.
Processus de recrutement standard

Recrutement / Configuration / Définir les étapes
Vous devez définir un processus standard de recrutement à l'aide d'un code processus.
Ce code peut être associé à une société, une unité organisationnelle ou une classification
d'emploi particulière (type de contrat, catégorie, famille et classe d'emploi). Il définit les
étapes à exécuter dans le cadre d'un processus de recrutement.
Vous pouvez l'utiliser pour plusieurs demandes de personnel, puis le modifier.
Organismes de recrutement
Recrutement / Configuration / Définir les organismes
Les organismes de recrutement sont des prestataires de service qualifiés en matière
d'embauche, tels que des agences ou cabinets de recrutement, des salons
professionnels, des établissements d'enseignement supérieur, des universités, des
centres de formation professionnelle, etc.
Un organisme de recrutement est défini par un code organisme pour lequel vous indiquez
une date de validité, l'adresse de l'organisme ainsi que le nom et le numéro de téléphone
de la personne à contacter.

Sources de recrutement
Recrutement / Configuration / Gérer les sources
Les sources de recrutement sont les différents moyens utilisés par la société pour attirer
des salariés potentiels, comme la publicité télévisée ou radiophonique, les petites
annonces dans la presse écrite, les sites Internet, les organismes de recrutement
externes, le parrainage, etc.
Une source de recrutement doit être définie par un code source, un type de source (voir
les exemples ci-dessus) et des dates de validité.

Evaluer le processus avec les rapports
CHAPITRE 6
DANS CE CHAPITRE
AI02A001 Journal des candidats ..................................................... 41

AI02A002 Journal de tous les candidats .......................................... 41
AI40A001 Analyse des postes ouverts ............................................. 42
AI43K001 Coût par embauche ....................................................... 42
AI43K002 Coûts par analyse des sources de recrutement .................. 42
AI02BAPL Liste des candidats par demande de personnel .................. 42
AI060000 Indicateurs de parcours d'intégration ............................... 43
AI060001 Indicateurs de suivi de période d'essai ............................. 43
AI0ESHRD Liste des candidats embauchés....................................... 43
AI400SR1 Liste des demandes de personnel ouvertes et pourvues ..... 43
Les rapports de recrutement permettent aux responsables et aux planificateurs des
ressources humaines de consulter et d'analyser les coûts et le temps liés au recrutement.
Pour plus d'informations sur les formulaires et les rapports, reportez-vous au Guide
Recrutement - Formulaires et rapports.
AI02A001 Journal des candidats

Objectif Afficher les candidatures soumises pendant une période donnée,
pour les profils rares seulement
AI02A002 Journal de tous les candidats

Objectif Afficher toutes les candidatures soumises pendant une période
donnée

AI40A001 Analyse des postes ouverts

Objectif Analyser les raisons pour lesquelles les postes sont toujours
disponibles afin de mettre en œuvre les actions de recrutement
nécessaires
AI43K001 Coût par embauche

Objectif Afficher le détail des coûts de recrutement correspondant à
chaque embauche et le coût total. Les deux types de coût
suivants sont associés à toute demande de personnel :
 Coûts liés au candidat
 Coûts liés à la source de recrutement
AI43K002 Coûts par analyse des sources de

recrutement
Objectif Afficher les détails des coûts de recrutement triés par source de
recrutement, c'est-à-dire les moyens nécessaires à la société pour
attirer des salariés potentiels, quel que soit l'origine des coûts
(liés à un candidat ou à une demande de personnel)
Le type de source de recrutement peut être associé :
 A une demande de personnel. Dans ce cas, les différentes
sources de recrutement sont identifiées
 A un candidat. Dans ce cas, les coûts associés aux candidats
sont regroupés en une seule source de recrutement
Les coûts non liés à une source de recrutement sont regroupés
dans une source de recrutement inconnue.
AI02BAPL Liste des candidats par demande de

personnel
Objectif Afficher la liste des candidats appartenant à un processus de
recrutement (pays d'origine/RH groupe)

AI060000 Indicateurs de parcours d'intégration

Objectif Consulter les indicateurs concernant les nouveaux salariés
embauchés dans un parcours d'intégration
AI060001 Indicateurs de suivi de période d'essai

Objectif Consulter les indicateurs des nouveaux salariés embauchés et
soumis à une période d'essai
AI0ESHRD Liste des candidats embauchés

Objectif Consulter la liste des candidats embauchés (pays d'origine/RH
groupe)
AI400SR1 Liste des demandes de personnel

ouvertes et pourvues
Objectif Afficher la liste des demandes de personnel ouvertes ou pourvues
(pays d'origine/RH groupe)

M
Index
Modèle de scoring • 24
N
A Numérotation
Annonce et source de recrutement • 13 Sessions de recrutement • 31
Annulation
Inscription à une session • 32 O
Annuler
Organismes de recrutement • 39
Session de recrutement • 33
Automatique
Numérotation des sessions • 31 P
Participant
C Session de recrutement • 32
Participation
Candidat
Session • 33
Inscription à une session • 32
Planning
Recherche ciblée • 26
Sessions de recrutement • 29
Suivre • 33
Politique de recrutement • 13, 39
Candidature externe • 17
Processus de recrutement • 13, 14
Candidature interne • 18
Etapes de recrutement • 14, 21
Consulter les résultats de scoring • 25
Tests d'évaluation • 26
Coûts de recrutement • 14, 23
Critères de pondération • 23
Critères de recevabilité • 24 R
Recevabilité d'un candidat • 24
D Recherche ciblée • 26
Recrutement
Demande de personnel • 11, 12
Session • 29
Duplication
Rendez-vous
Sessions de recrutement • 29
E
Exécuter le scoring • 25 S
Scoring • 23
I Consulter les résultats • 25
Inscription Exécuter • 25
Annulation • 32 Modèle • 24
Session de recrutement • 32 Pondérer des critères • 23
Supprimer • 32 Série
Intégration • 36 Sessions de recrutement • 32
Parcours d'intégration • 36 Session
suivi de la période d'essai • 37 Annuler • 33
Participation • 33
Recrutement • 29
L
Série de sessions • 32
Lieu Suivi • 33
Session de recrutement • 31 Supprimer • 33
Sessions de recrutement • 29 Sources de recrutement • 14, 40
Statut de la demande de personnel • 15

Index
Statut du candidat • 23
Suivi
Candidat • 33
Supprimer
Inscription • 32

Recrutement - Guide Utilisateur

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Talent Management

Deuxième édition: Mai 2014

© 1996-2015 Sopra HR Software. Tous droits réservés.

Mise à jour de la documentation

A propos de cette documentation .................................... 5

Présentation générale de HRa Suite ................................ 7

Identifier les besoins en personnel ............................... 11

Gérer les dossiers de candidatures internes et externes17

Gérer le processus de recrutement ............................... 19

Recrutement — Guide utilisateur iii

Lancer une recherche ciblée de candidat ............................................. 26

Gérer les candidats ....................................................... 35

Consulter le système de règles ..................................... 39

Evaluer le processus avec les rapports .......................... 41

iv Recrutement — Guide utilisateur

Recrutement — Guide utilisateur 5

6 Recrutement — Guide utilisateur

Intégration dans HRa Suite

Naviguer dans HRa Space

Navigation pour les experts RH

Recrutement — Guide utilisateur 7

1 Domaines 2 Thèmes 3 Actions fonctionnelles

Dans la documentation, l'emplacement d'une page est indiqué comme suit :

8 Recrutement — Guide utilisateur

Navigation pour les collaborateurs/managers

Recrutement — Guide utilisateur 9

Dans HRa Suite, un processus guidé comporte un enchaînement d'étapes faisant

10 Recrutement — Guide utilisateur

Identifier les besoins en personnel

Créer une demande de personnel ................................................... 12

Le thème Demandes de personnel permet de définir ou de mettre à jour une demande de

Recrutement — Guide utilisateur 11

Créer une demande de personnel

Définir une demande de personnel

Cette page présente un résumé des différents statuts de demande de personnel :

Définir les conditions d'emploi

12 Recrutement — Guide utilisateur

Définir les éléments de rémunération

Définir une politique de recrutement pour la

Définir une politique de recrutement pour la demande de

Recrutement — Guide utilisateur 13

Définir l'annonce et la source de recrutement de la

Vous ne pouvez plus modifier le descriptif de l'annonce associée à une demande de

Définir les sources de recrutement de la demande de

Définir les étapes de recrutement de la demande de

14 Recrutement — Guide utilisateur

Définir les coûts de la demande de personnel

Gérer les statuts de demande de personnel

Recrutement — Guide utilisateur 15

Gérer les dossiers de candidatures internes et

Gérer des candidatures externes .................................................... 17

Le thème Candidats permet de gérer les dossiers de candidatures externes et de

Gérer des candidatures externes

Créer une candidature

Recrutement — Guide utilisateur 17

 Ses informations personnelles : l'âge, la nationalité et la situation de famille.

L'historique des affectations antérieures ne concerne que les candidats internes.

Gérer les candidatures internes

18 Recrutement — Guide utilisateur

Gérer le processus de recrutement

Rechercher des candidats potentiels ............................................... 19

Le processus de recrutement ne commence que lorsque le candidat est affecté à une

Rechercher des candidats potentiels

Recrutement — Guide utilisateur 19