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1 –L’Expression des besoins (EB) / Le cadrage

2 –Le Cahier des Charges Fonctionnel (CDCF)


3 –La Lettre de Mission (LM)
Management projet Limpid RH 13.10.21 1 Cours N° 4
La démarche de management de projet

Besoin Expression du besoin : Note Cadrage, Note


DEMANDE DE PROJET
de clarification - CDCF/LM
DEFINIR LE PROJET Réponse au cahier des charges :
CDCT / RCDC
Négociation et accord
Valider sur contrat

ORGANISER LE PROJET Plan de management de projet (PMP):


C OTP/PBS, OT/WBS, OF/OBS, planning,
L budget, risques (méthode Amdec)
Rendre
I
compte PILOTER LE PROJET Tableaux de bord de pilotage
E Qualité
N Communication
T Performance
Valider
LIVRER LE RESULTAT
Produit : résultat concret du projet

ACCEPTATION PV de réception/recettage
DU RESULTAT
Clôture financière
Valider
CLOTURER LE PROJET Bilan du projet
Management projet Limpid RH
REX - Archivage 2

13.10.21
1. L’Expression des Besoins / Le cadrage
E.B.

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ATTENTION A LA DIFFERENCE DE PERCEPTION ENTRE LE CLIENT ET L’EQUIPE PROJET

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Le client ne sait pas toujours décrire son besoin
Il l’exprime parfois en terme de solution envisagée.

Eviter toute solution hâtive en se focalisant sur son problème.

Si le client vous exprime une solution :

• vous devez vérifier qu’elle répond bien à son


problème, donc de remonter à l’expression de son
besoin, de son idée…
• Ne pas se laisser enfermer par une solution envisagée
par le client « c’est fait de… » : le ramener à l’origine
du besoin « à quoi ça sert »

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Cadrer un projet, à quoi ça sert ?
 Clarifier l’opportunité de lancer le projet, sa pertinence et sa
faisabilité,
 Passer un « contrat « avec le client /commanditaire et s’assurer
de la bonne compréhension des attentes et exigences du client
du projet,
 Définir le périmètre du projet, son « scope », ses limites et ses
contraintes,
 Préciser la finalité, les objectifs, le macro-planning, les moyens
et ressources du projet, la stratégie de conception et de
réalisation, les risques et les résultats et « produits »(livrables)
attendus,
 Déterminer toutes les parties prenantes et les acteurs du projet,
 Définir les structures et instances de gouvernance et de pilotage
du projet.

Le cadrage sert à concevoir le livrable final


de cette phase d’EB : LE CDCF
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Outil de synthèse : Le QQOQC[C]P

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Note de Cadrage ou de Clarification/Charte Projet

 Indique l’engagement de l’organisation à réaliser le projet


• Explique son ou ses objectifs
• Les bénéfices, enjeux et la justification
• Les principales contraintes (coûts, délais, techniques)
• Les responsabilités (rôles et attributions)
 Sert de « contrat « et de référence entre les parties
 Document vivant et itératif
• Documente le projet pour une compréhension, une
communication et une approbation commune
 Le format est flexible

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Intérêt d’une Note de Cadrage/Charte Projet

 Permettre de partager un sens commun du projet alors qu’il


démarre
 Evaluer les compétences nécessaire et les risques avant de se
lancer
 Fixer des objectifs de compétence et de savoir-faire à fin de
projet

Objet/propos de la note ou de la charte de projet :

 Document réalisé avant le début du projet (avant-projet)


 Autorise formellement le projet
 Valide les objectifs
 Représente la bonne compréhension des besoins pour le
commanditaire (MOA) et l’équipe projet (MOE)
 Document concis mais avec des informations clés

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Contenu type d’une Note de Cadrage/Charte Projet

 Justification du projet, problématique à résoudre


 Périmètre/scope du projet
 Objectifs mesurables du projet et critères de succès
 Enjeux, contraintes et exigences à haut niveau
 Description du projet à haut niveau
 Risques à haut niveau
 Planning global et échéancier récapitulatif des jalons
 Budget récapitulatif
 Exigences d’acceptation du projet
 Le Chef de Projet désigné, ses responsabilités
 La désignation du commanditaire
 Structure de pilotage et de gouvernance de projet

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La Note d’opportunité

 Importance du projet pour l’entreprise

Montrer l'importance du projet


Quels sont ses bénéfices pour l’entreprises ?
Que se passera-t-il si le projet n’est pas réalisé ?

 Cible utilisateurs
Qui sont-ils, combien sont-ils, ou sont-ils
géographiquement ?

 Impacts sur les processus et systèmes actuels

 Échéances
A partir de quand le projet peut-il commencer ?
A contrario, y-a-t'il une date limite pour sa finalisation ?
Celle-ci est-elle incitative ou primordiale ?
Quelles sont les disponibilités des personnes concernées ?

Contraintes
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La notion de « LIVRABLE » d’un projet

Définition & caractéristiques

• Résultats/produits permettant la réalisation de tout ou partie


d’un projet
• Tangibles et mesurables
• Associés aux objectifs et résultats recherchés
• Différents selon le stade d’avancement du projet

3 familles de livrables

• Livrables du produit : schéma, maquette, plan...


• Livrables du projet : charte projet (cadrage du besoin en phase
de lancement), PMP (organisation de la solution en phase de
planification), bilan (évaluation du projet et capitalisation de
l’expérience)
• Livrable de gestion : rapport d’avancement, rapport de suivi,
recueil des modifications….
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Exemples de « LIVRABLE » d’un projet

Propres au processus de gestion


Destinés aux clients finaux
de projet

• Application logicielle
•Produit physique : • Plan Management de Projet
construction, machine, •Étude de faisabilité
procédé... •Étude de risques
•Maquette fonctionnelle •Plan de communication
•PV de recette •Plan d'assurance qualité
•Rapports d'audit •Appel d'offres
•Rapports d'étude •Note de cadrage
•Documentation et modes •Compte rendu
d'emploi •Support de présentation
•Plan de formation

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L’Expression des Besoins

 L'expression des besoins est le premier document produit


dans la démarche de management de projet avant même le
commencement du projet. Son livrable final est le Cahier
des Charges Fonctionnel.

 Il conditionne le lancement ou non du projet selon :


• La pertinence des besoins exprimés
• Le ROI (Return On Investment) ou RSI (Retour Sur
Investissement)

 Il constitue la matière première du Cahier des Charges


Technique.
 Il est destiné aux décideurs qui devront arbitrer sur le
lancement du projet.

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Le rédacteur de l’EB

C'est le client/commanditaire/MOA qui doit exprimer les besoins


des utilisateurs finaux.

Il peut se faire assister :


 en interne : par une double compétence métier /technique
 en externe : par un prestataire en AMOA

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L’Analyse Fonctionnelle

La méthode de l’analyse fonctionnelle permet d’identifier les besoins des utilisateurs

Objectifs :

Exprimer les besoins sous la forme de fonctions que doit remplir l’objet
(produit, service d’un organisme, processus…) pour satisfaire ses
utilisateurs.

Résultats attendus :

Obtenir un document normalisé (réalisé généralement par le maître


d’ouvrage) décrivant l’objet (produit, service d’un organisme,
processus…) le plus apte à rendre le service attendu, dans les
conditions prévues, à l’échéance prévue et avec le budget prévu.

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Analyse des besoins

L’analyse fonctionnelle : Les grandes étapes

AFB- Analyse AFT- Analyse


AB- Analyse Fonctionnelle Fonctionnelle
du Besoin du Besoin Technique

• Besoin initial • Relations produit / • Fonctions techniques


contexte d’utilisation nécessaires aux fonctions
• Fonctions de services de service
aptes à satisfaire le besoin • Cadre dans la recherche
• Pas de solution technique de solutions technologiques

Les caractéristiques de la démarche d’analyse fonctionnelle


• Collective (tous les services / métiers concernés sont représentés)
• Exhaustive
• Créative
• Normée
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L’Analyse Fonctionnelle- Méthode APTE 1er niveau

Définition de l’Analyse du Besoin selon la méthode APTE :


La Bête à Cornes

C’est un outil qui permet une représentation des questions fondamentales


d’un projet.

 Le but et la finalité du projet est de répondre à un besoin.


 Le besoin est la nécessité ou le désir éprouvé par l’utilisateur.
 Le résultat du projet appelé objet (produit ou service ou processus) est ce
qui est livré à l’utilisateur pour répondre à son besoin.

Il convient donc de définir le besoin avec l’utilisateur et/ou le


client/commanditaire/MOA pour livrer un objet (produit ou service ou
processus…) satisfaisant le besoin de l’utilisateur.

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AB- L’analyse du besoin (selon la méthode APTE)

Formaliser le besoin
• A qui le produit / service rend-il service ? Commanditaires, clients,
utilisateurs…
• Sur qui/quoi le produit agit-il ? Personnes, Matière,…
• Dans quel but, pourquoi ? Besoin à satisfaire
La bête à cornes©

Elève Papier

Produit
du Projet

« Le produit du projet rend service à


l’élève en lui permettant de laisser
une trace
Management surRHdu papier »
projet Limpid Laisser une
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trace
Exemple de bêtes à cornes du projet de conception et de mise
en place d’un plan d’action pour lutter contre l’absentéisme :

Le directeur
Les
du site
collaborateurs

Mise en place
d’un plan
d’action pour
lutter contre
l’absentéisme

But/Pourquoi : pour réduire les


coûts et améliorer le climat
social de l’entreprise
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L’Analyse Fonctionnelle- Méthode APTE 2eme niveau

AFB- L’analyse fonctionnelle du besoin (selon la méthode APTE)


La Pieuvre

Il convient donc de définir le besoin avec l’utilisateur et/ou le


client/commanditaire/MOA pour livrer un objet (produit ou service ou
processus…) satisfaisant le besoin de l’utilisateur.

Les fonctions à satisfaire correspondent aux services que l’objet doit rendre
à ses utilisateurs pour chaque contexte d’utilisation.

L’objet correspond au résultat du projet livré au


client/commanditaire/MOA.

Il peut être de différente nature : produit, service, processus…

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L’Analyse Fonctionnelle- Méthode APTE 2eme niveau

Les étapes de l’AFB- L’analyse fonctionnelle du besoin

1- Identification des phases du cycle de vie du produit

Par phase de cycle de vie

2- Identification des éléments du milieu extérieur


3- Identification des fonctions de service
4- Caractérisation des fonctions de service
5- Rédaction du cahier des charges fonctionnel

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Etapes de l’AFB

1- Identification des phases du cycle de vie du produit par phase


du cycle de vie

Eco-
Conditionnement Transport Utilisation Recyclage
conception

2- Identification des éléments du milieu extérieur (EME)


Identifier toutes les composantes
Papier
de l’environnement du produit sur Norme de
la base de critères objectifs sécurité
Milieu
Produit
Ergonomie ambiant
Utilisation du
projet
Main
Cf Ex. précedent
Management projet Limpid RH Encre
13.10.21 23
Table
3- Identification des fonctions de service
• Représentées par La Pieuvre© (graphique fonctionnel)
• Etablit des relations entre le produit et les EME
• Chaque liaison correspond à une fonction de service
• Plusieurs EME peuvent être reliés en passant par la solution

Norme de Papier
sécurité
Milieu
Norme ambiant
Utilisation d’ergonomie Produit

Main
Encre
Table
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4- Caractérisation des fonctions de service

Verbe (action) + Complément (EME) :

• Fonctions Principales et Secondaires : actions réalisées par


la solution, mettant en relation plusieurs EME
=> Transférer l’encre sur le papier
=> Reproduire les mouvements de la main sur le papier
• Fonctions Contraintes/d’Adaptation : en général,
contraintes d’adaptation venant du milieu extérieur
=> S’adapter à la main
=> S’adapter au papier

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 Pour chaque contexte d’utilisation identifié, il s’agit
d’exprimer les fonctions de l’objet, c’est-à-dire de mettre
en évidence les services que l’objet doit rendre aux
utilisateurs.

 Lors de chaque utilisation, l’objet est en contact avec un


certain nombre d’éléments de son environnement qui
constituent son milieu extérieur.

 L’objet étudié est placé au centre d’un graphique appelé


« pieuvre » (méthode APTE) entouré des éléments du milieu
extérieur (EME).

 Il faut ensuite décrire les relations créées par l’objet avec


ou entre ces éléments du milieu extérieur.

 Ces relations correspondent aux Fonctions Service.

 On distinguera les fonctions principales (FP) et secondaires


(FS), des fonctions contraintes (FC).
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Méthode APTE : « La Pieuvre »
Exemple : un aspirateur

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Méthode APTE : « La Pieuvre »

FP1 Permettre à l'utilisateur d'aspirer la poussière


FP2 Permettre à l'utilisateur d'évacuer la poussière
FC1 S'adapter au type de poussière
FC2 S'adapter à l'environnement
.
FC3 S'adapter à l'espace de stockage de l'environnement
FC4 Respecter l'environnement
FC5 S'adapter à l'énergie disponible
FC6 Respecter les normes
FC7 Etre transportable
FC8 Etre confortable et sécurisé
FC9 Etre entretenu par l'utilisateur
FC10 S'adapter à la poubelle

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Exemple : un grille pain

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Exemple : une cabane dans les arbres

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5- La validation du besoin

La validation du besoin est une phase d’étude qui consiste à


vérifier si le besoin, tel qu’il a été défini, ne risque pas d’être
modifié ou annulé à plus ou moins long terme.

On pose les questions suivantes:

 Pourquoi le produit existe-il ? (cause, origine, ... ).


 Pourquoi ce besoin existe-il ? (finalité, but, ... ).
 Qu’est ce qui pourrait le faire évoluer ?.
 Qu’est ce qui pourrait le faire disparaître ?

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Exemple de la pince à linge : Contrôle de validité des besoins.

• Pourquoi le produit existe-il ?


Parce que le linge ne peut tenir seul sur le fil si l’on veut un
séchage accéléré.
• Pourquoi ce besoin existe-il ?
Pour retenir le linge soumis à son propre poids+humidité et à la
force du vent.
• Qu’est ce qui pourrait le faire évoluer ?
La nature des matériaux utilisés.
• Qu’est ce qui pourrait le faire disparaître ?
La généralisation du sèche-linge chez les particuliers.
Le retour à l’étendage sur prairie (influences écologiques).
La suppression du lavage, donc du séchage du linge par Linge posé
l’utilisation de linge à usage unique. sur le fil
Système de
séchage par
étendage

Pince à
linge

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Pour permettre au
linge de tenir seul
2- Le Cahier des Charges Fonctionnel
C.D.C.F

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Introduction

Le client/commanditaire/ MOA, après avoir recensé


l’ensemble des paramètres, formule sa demande de projet
dans un document appelé
Cahier des charges Fonctionnel (CDCF).

Concrètement, il précise son besoin, les objectifs et le


contenu du projet .

Il va adresser ce document au prestataire externe.

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L’élaboration du cahier des charges comprend 3 étapes :

 Etape 1 :
Faire une enquête ou des ateliers (workshop) avec les
utilisateurs pour qu’ils précisent leur besoin.

 Etape 2 :
Rédiger le cahier des charges.

 Etape 3 :
S’assurer auprès des utilisateurs que le cahier des charges
traduit correctement leur besoin.

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Plan du cahier des charges
Présentation de la société du client
Présentation du projet
•Contexte/ Environnement
•Objectifs
•Fonctions à satisfaire
•Périmètre
•Délai
•Enveloppe budgétaire
•Documentation

Contenu de la réponse attendue :


•Présentation de la société prestataire et de ses références
•Réponse au besoin : comment réaliser le projet
•Planning
•Budget (devis)
•Réponses aux clauses contractuelles

Clauses contractuelles
Critères de choix du prestataire / soumissionnaire
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Contact client
Lettre d’Appel d’Offres accompagnant le CDCF
1 –Objet succinct du projet et des Objectifs
- Référence au CdCF

2 - Délai de réponse
3 –Contenu de l’offre technique
- Description des solutions techniques proposées, pour chaque
fonction, et présentation des variantes,
- Critères de choix de la solution,
- Justification technique et économique,
- Perspectives d’évolution.
4 – Contenu de l’offre commerciale
- Prix de réalisation : cadre de décomposition du prix,
- Délai et planning de réalisation,
- Performances garanties,
- Coût d’exploitation et de maintenance,
- Moyens mis en œuvre pour respecter les objectifs.
Annexes : CdCF, conditions générales d’achat, procédures.
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Le contexte/ l’environnement

Définition:
Les raisons pour lesquelles l’entreprise réalise le projet.

Pour les identifier, il faut faire un diagnostic de l’entreprise dans


son environnement :

FFOM (Forces Faiblesses Opportunités Menaces)/


SWOT (Strenghs Weaknesses Opportunities Threats)
PESTEL

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Le ou les objectif (s)

Le ou les objectifs du projet doivent être formalisés


avant le lancement du projet.

Ils consistent à satisfaire le besoin de l’utilisateur


en tenant compte de ses contraintes.

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Le(s) objectif(s) doit être SMART :

O Spécifique
O Mesurable
O Ambitieux / Atteignable
O Réaliste
O Temporel/ inscrit dans le temps

Le projet est fini quand le(s) objectif(s) sont atteints.

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Délais et Budget

Il faut donner un macro planning comportant la date de


livraison du résultat au client/commanditaire/MOA

Il faut indiquer l’enveloppe budgétaire que le client


/commanditaire/MOA a alloué à la réalisation du projet.

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La documentation du projet

• Les livrables finaux


Produit, service, processus, rapport écrit, présentation orale…

• Les livrables intermédiaires


Résultats enquête, audit, recommandations , maquettes,
prototypes…

• Les livrables de pilotage


PMP, planning, budget, évaluation des risques, tableaux de
bord de suivi de l’avancement du projet, RAF, ordres du jour
des réunions, compte-rendus des réunions…

• La documentation bibliographique
Résultats d’autres projets similaires et/ou en interaction avec
ce projet,
Études précédentes, études sectorielles…
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Les clauses contractuelles
 Niveau Qualité
 Les principes méthodologiques à respecter
 La gestion des versions des livrables
 La gestion des audits de projet (Par qui ? Et Quand?)

 Niveau Délais
 Les dates clé du projet (début et fin de réalisation, début de mise
en production)
 Contraintes temporelles avec d’autres projets (point de
synchronisation)
 Délai des réponses au cahier des charges

 Niveau performances
 Gestion des risques
 Temps de mise en place et pertinence du plan13.10.21
Management projet Limpid RH
d’action 44
Critères de choix du prestataire/soumissionnaire

 L’expertise du prestataire
 Le prix
 La bonne santé financière du prestataire
 La qualité de la proposition :

 Compréhension du projet, de ses enjeux, de ses objectifs


 Respect du format de réponse, présentation et clarté
 Transparence en termes d’organisation, de « reporting »,
d’identification et de gestion des risques
 Engagements (indicateurs de mesure de la qualité des services,
planning de mise en œuvre, Plan d’assurance qualité,
réversibilité)
 Adéquation de la solution proposée aux enjeux et aux objectifs
 Organisation de la conception et de la réalisation du projet
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3- La Lettre de Mission
L.M.

Management projet Limpid RH 13.10.21 46


Introduction

Les projets en interne :

Le client/commanditaire interne choisit un chef de projet


salarié de son entreprise pour réaliser le projet.

Il lui adresse un document appelé « Lettre de Mission » qui


décrit l’objectif et le contenu du projet.

La « Lettre de Mission » est donc l’équivalent du Cahier Des


Charges Fonctionnel d’un projet réalisé à l’interne.

Management projet Limpid RH 13.10.21 47


Plan de la lettre de mission
Nature du projet

•Type de projet
•Contexte du projet
•Objectif du projet
Moyens mis à disposition

•Budget et réserve budgétaire


•Intervenants affectés au projet
•Moyens matériels

Responsabilité - autonomie
Authentification

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Nature du projet
1- Type de projet
Indiquer le type générique du produit à réaliser dans le cadre du projet.
Exemple : Site internet, organisation d'une conférence, etc…

2- Contexte du projet
Définir en quelques lignes les raisons qui ont amené le client à
lancer le projet

3- Objectif du projet
Indiquer le ou les objectifs du projet.

4- Délais
Indiquer la date prévisionnelle de fin de projet.

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Moyens mis à disposition

1- Budget et réserve budgétaire


Indiquer le budget alloué pour la réalisation du projet.
Penser à négocier, dès le lancement du projet, une réserve
budgétaire correspondant des provisions de délais et de coûts pour
faire face aux aléas (ordre de grandeur : entre 5 et 10 % du budget de
référence en général, 30 % pour un projet très novateur).

2- Intervenants affectés au projet


Identifier les acteurs principaux qui interviendront dans le cadre du
projet.

3- Moyens matériels
Indiquer les moyens matériels mis à disposition (locaux, moyens
informatiques, supports de communication, etc…)

Management projet Limpid RH 13.10.21 50


Responsabilité – autonomie

• Indiquer de qui dépend le chef de projet et à qui il doit rapporter.


• Indiquer quels types de décisions peuvent être prises de façon
autonome par le chef de projet et spécifier pour quels types de
décisions il doit en référer à la hiérarchie.
• Indiquer sous quelle forme et à quelle fréquence le chef de projet
doit rapporter aux personnes mentionnées.
• Indiquer quel est le pouvoir du chef de projet sur les autres
intervenants qui vont être affectés au projet.

Remarque : Dans une organisation de type matricielle, le chef de


projet est responsable de l'atteinte des objectifs du projet mais n'a
pas de pouvoir hiérarchique sur les membres de l'équipe projet.

Authentification

Date et signatures du chef de projet et du client/commanditaire/


maître d’ouvrage

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Rappel des grandes étapes projet
Les grande phase du cycle de vie du projet

Phase de
Phase de Phase de réalisation et
démarrage : construction: Phase de
maîtrise :
Analyse du Elaboration de clôture :
Mise en œuvre
besoin, des la solution, Livraison du
du projet,
contraintes et de planification produit/service
management
l’environnement du projet et , Evaluation,
équipe et
Livrables :
mise en place capitalisation
Note d’opportunité Parties Livrables :
Charte Projet/Note de de l’équipe prenantes, Produit/service,
cadrage Livrables : évaluation, bilan,
contrôles,
Etude de marché PMP REX vecteurs
CdCF & CDCT… Business Plan, CdCF suivi, d’amélioration..
& CDCT… corrections
Livrables :
Cf PMP, indicateurs…

Formalisation Organisation Exécution Clôture


Cadrage Structuration

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