07 Ross RPT TP1 Inter H23 - 2

IFT-1003 Analyse et conception de systèmes
d’information (ScienceMaMuse)
Rapport de projet – version intermédiaire 1
présenté à
Jean François Couturier
par
Équipe 7
matricule nom adresse courriel

536 933 830 Benjamin Ross (Responsable) benjamin.ross.2@ulaval.ca
536 915 310 Nhut Tri Mach nhut-tri.mach.1@ulaval.ca
536 906 915 Alexandre Pouliot alexandre.pouliot.5@ulaval.ca
537 013 511 Mohamed Akram Zahouel mohamed-
akram.zahouel.1@ulaval.ca
537 054 615 Wajih Mefteh wajih.mefteh.1@ulaval.ca
111 122 666 Manh Hiep Vu manh-hiep.vu.1@ulaval.ca
Université Laval
10 février 2023
Table des matières
1 Introduction 1
1.1 Contexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.2 Attentes de notre cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.3 Objectif du travail demandé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.4 Description des diverses parties du rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2 Étude préliminaire 4
2.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2.2 Processus d’affaires à l’étude . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2.3 Description du processus d’affaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.3.1 P1 L’animation du comité de programme . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.3.2 P2 Établissement du programme préliminaire de la conférence . . . . 6
2.3.3 P3 Soumettre et évaluer les articles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.3.4 P4 Élaborer les programmes des tutoriels . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.3.5 P5 Établir le programme définitif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.3.6 P6 Gérer les inscriptions préalables à la conférence . . . . . . . . . . 7
2.4 Modélisation approfondi des processus d’affaires . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.4.1 P1 L’animation du comité de programme . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.4.2 P2 Établissement du programme préliminaire de la conférence . . . . 8
2.4.3 P3 Soumettre et évaluer les articles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.4.4 P4 Élaborer les programmes des tutoriels . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.4.5 P5 Établir le programme définitif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.4.6 P6 Gérer les inscriptions préalables à la conférence . . . . . . . . . . 11
2.5 Objectifs de Mme Leblanc en automatisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
2.6 Problèmes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
2.6.1 Problèmes mentionnés par l’organisation . . . . . . . . . . . . . . . . 13
2.6.2 Problèmes constatés lors de l’ajout de la secrétaire Mme Gingras . . . 13
2.6.3 Problèmes observés par l’équipe d’analyste . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.7 Évaluation de la faisabilité du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.7.1 Faisabilité organisationnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.7.2 Faisabilité technique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2.7.3 Faisabilité temporelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2.7.4 Faisabilité financière . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
i
TABLE DES MATIÈRES ii
2.8 Conclusion et recommandations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
3 Diagnostic de l’existant 18
3.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
3.1.1 Objectifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
3.1.2 Démarche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
3.2 Modélisation détaillée des PA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
3.2.1 ANSI 3.1 Réceptionner et gérer les articles . . . . . . . . . . . . . . . 19
3.2.2 ANSI 3.2 Définir les membres participants au processus d’évaluation
et leurs tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
3.2.3 ANSI 3.3 Évaluer et sélectionner les meilleurs articles . . . . . . . . . 21
3.2.4 ANSI 4.1 Définir les tutoriels et spécialistes potentiels . . . . . . . . . 22
3.2.5 ANSI 4.2 Contacter les présentateurs ciblés . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.2.6 ANSI 5.1 Établir le programme définitif . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3.2.7 ANSI 5.2 Élaborer le programme de la conférence et des tutoriels . . 25
3.2.8 ANSI 5.3 Préparer et diffuser le programme final . . . . . . . . . . . 27
3.3 Activités automatisables dans le PA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
3.3.1 Activités automatisables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
3.3.2 Gestion des membres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
3.3.3 Établissement des thèmes et sous-thèmes de la conférence . . . . . . . 28
3.3.4 Classification et évaluation des articles . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3.3.5 Élaborer le programme des tutoriels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3.3.6 Établir le programme définitif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3.3.7 Inscriptions des participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3.3.8 Gestion de paiement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3.4 Stratégie d’automatisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
3.5 Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
6 Compte Rendu 32
6.1 Réunion 1 - Discussion sur les travaux à remettre . . . . . . . . . . . . . . . 32
6.2 Réunion 2 - Discussion sur l’étude préliminaire . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
6.3 Réunion 3 - Discussion sur l’étude préliminaire et l’analyse préliminaire . . . 36
6.4 Réunion 4 - Discussion sur le texte de l’étude préliminaire et de le texte du
diagnostic de l’existant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
6.5 Réunion 5 - Discussion sur la soumission du rapport et de la correction à faire 40
Chapitre 1
Introduction
1.1 Contexte
Le groupe ScienceMaMuse est un groupe fondé par Mme Leblanc qui permet d’organi-
ser des activités pour permettre à des étudiants du cégep de découvrir plusieurs domaines
d’intérêts qui ne sont pas présents dans les programmes scolaires. Ce groupe fondé en 2021
permet aussi aux étudiants de participer à une série d’ateliers à vocation scientifique dont
le fonctionnement est similaire à une mini-conférence. Ce genre d’activités organisées par
ScienceMaMuse permet à plein d’étudiants de développer leurs capacités de créativité, d’or-
ganisation, de gestion et d’interaction sociale.
Suite aux succès des ateliers du groupe ScienceMaMuse, les autorités du cégep ont pro-
posé à Mme Leblanc d’organiser une conférence de deux jours à la fin de l’année scolaire,
en juin 2022, à laquelle participeraient des enseignants et des étudiants d’autres cégeps et
éventuellement d’universités, afin de montrer aux élèves et aux parents que des activités
scientifiques sérieuses peuvent être développées au niveau collégial. Mme Leblanc et ses col-
lègues ont décidé de relever le défi, les autorités du cégep ont décidé d’engager Mme Gingras,
une secrétaire à la retraite que Mme Leblanc connaît très bien et approuve son expertise,
à temps partiel afin d’assister le groupe ScienceMaMuse. Mme Leblanc utilisera l’approche
systématique de gestion de conférence développée par un groupe de recherche universitaire
auquel elle-même a participé.
La première conférence ScienceMaMuse a été organisée en 2022 à l’aide d’un système

manuel de gestion des conférences et a attiré 200 participants, pour la plupart des étudiants,
des parents et des professeurs du cégep. L’expérience a été satisfaisante, mais difficile, et les
professeurs et étudiants de ScienceMaMuse ont trouvé que le système manuel était lourd.
Afin d’organiser les futures conférences, ils prévoient de développer un système de gestion
informatisé, mais c’est un long processus et ils n’ont pas le temps de l’entreprendre. Par
conséquent, ils ont décidé de revenir au format d’atelier scientifique pour 2023 et visent à
disposer d’un système informatisé et à organiser une conférence plus importante en 2024.
1
CHAPITRE 1. INTRODUCTION 2
C’est ainsi que Mme Leblanc prévoit de faire appel à des étudiants du cours IFT-1003
de l’Université Laval pour l’analyse et la conception d’un logiciel de gestion de conférence
appelé SysMaMuse, car elle croit que leur expertise fournira des conseils et des spécifications
utiles pour le projet.
1.2 Attentes de notre cliente

Respecter les attentes de nos clientes sera très important à la réussite de notre mandat
de travail. En effet, notre cliente Mme Leblanc, une dame qui a beaucoup d’expériences
dans son domaine de recherche, elle doit s’attendre qu’à de l’excellence dans notre part de
travail. Mme Leblanc désire élaborer une étude préliminaire, ensuite mettre en évidence un
diagnostic détaillé de l’existant et pour proposer une amélioration des processus d’affaires
à travers la dématérialisation. Ce dernier aura un grand rôle grâce au système automatisé
qu’on proposera. Ceci permettra la gestion des conférences avec des tutoriels. Par la suite
nous allons donner des recommandations pour que Mme Leblanc atteigne ses objectifs.
Nous allons respecter les délais d’échéances qui nous seront imposés et nous garderons
contact avec Mme Leblanc tout au long de l’avancement du projet. Certes, en faisant régu-
lièrement des suivis avec elle, ça nous permettra de savoir à quel point le budget et les idées
sont toujours à l’ordre. Nous croyons que d’avoir une certaine transparence et de respecter
ses échéances mèneront à sa satisfaction.
1.3 Objectif du travail demandé

Notre mission envers notre cliente est de lui faire connaître en approfondi son processus
d’affaires existant et de ses différents problèmes liés à sa façon actuelle de gérer les confé-
rences. Par la suite, chercher à travers nos analyses pour rendre ce processus plus efficace
en optimisant les systèmes d’information manuels. Cela permettra de proposer un système
informatisé qui accélérera la productivité tout en réduisant la marge d’erreur.
« ScienceMaMuse » se veut être évolutif à travers son organisme social de grand calibre,
permettant de non seulement gérer des conférences, mais aussi lancer des tutoriels dans le
but de développer une structure d’envergure provinciale.
Un dernier objectif qui n’en est pas un nécessairement : se concentrer uniquement sur
notre mandat. Réellement, on ne s’occupera pas des activités d’organisation qui se passeront
lors de la conférence et ni lors des séances de tutoriels planifiées. On n’a pas les détails de ces
tâches et ce n’est pas notre mandat confié, car Mme Leblanc nous demande de développer
CHAPITRE 1. INTRODUCTION 3
un système automatisé afin de gérer les activités préparatoires à la conférence.
1.4 Description des diverses parties du rapport

Ce rapport présente une étude préliminaire qui sera une description du contexte du client
incluant la hiérarchie de son modèle d’affaires et les objectifs du mandat confié. Une identifi-
cation du processus d’affaire du client sera élaborée avec l’aide de ce dernier et sera exposée
avec l’aide d’un modèle de premier niveau. Comme mentionné au préalable, les objectifs de
Mme Leblanc seront décrits afin de structurer dans ce projet d’automatisation. Les problèmes
mis en évidence lors de l’identification du processus d’affaires seront énumérés et des pistes de
solutions seront élaborées. Par la suite, une étude de faisabilité sera rédigée afin de détermi-
ner la faisabilité organisationnelle, les aspects techniques, temporels et financiers réalisables
du projet. Également, une évaluation des risques reliée au projet et son impact potentiel sur
l’organisation seront définis. À la suite, le client recevra des recommandations, un échéancier
du projet et une estimation des coûts engendrés.
À ce rapport sera joint un diagnostic de l’existant, permettant de mieux visualiser tous

les processus d’affaires de l’organisation. Ainsi, il sera plus aisé d’identifier les activités utiles
à automatiser ainsi que celles dont une automatisation serait inutile. Le présent document
présentera aussi une suggestion alternative d’un plan d’automatisation qui facilitera le travail
de l’organisation suivant les problèmes soulevés dans l’étude préliminaire.
Pour terminer, le rapport comportera la conception de l’automatisation des processus

d’affaires proposée, ainsi que leur modélisation tout en ajoutant les explications nécessaires
à sa compréhension. Tout cela pour but d’aider le client à comprendre l’angle de solution
suggéré afin d’atteindre ses objectifs imposés. Le document se clôturera par un compte-rendu
de chaque étape du travail.
Chapitre 2
Étude préliminaire
2.1 Introduction
Comme tout bon début d’étude de cas, il est important de commencer par une étude
préliminaire qui doit être apportée à toute étape pour s’assurer que le projet est réalisable.
Idéalement, il s’agit potentiellement de l’étape la plus importante, comme la compréhension
des objectifs de notre client. En outre, comprendre le client est l’aspect primordial pour pou-
voir l’atteindre. Ainsi, elle comportera une analyse approfondie de l’organisation actuelle et
elle est divisée en plusieurs sections tout au long d’un processus d’affaires.
Pour simplifier l’étude préliminaire, nous modéliserons par des organigrammes le processus
d’affaire de l’association afin d’en montrer clairement les éléments essentiels, ses frontières
et d’en faire une description générale du système courant. Le premier niveau du processus
d’affaires suivra ensuite les descriptions mentionnées et mettra en évidence la hiérarchie
de l’association. En outre, des systèmes suggérés suivront à la fin du rapport préliminaire
en fonction des questions soulevées par l’organisation afin de déterminer le plan d’action à
adopter.
2.2 Processus d’affaires à l’étude

La gestion de l’organisation d’une conférence scientifique pour le groupe ScienceMaMuse
est le processus d’affaires (PA) à l’étude présentée dans ce document. Le diagramme ci-dessous
représente le système manuel de gestion de conférence auquel Mme Leblanc participe active-
ment avec la création de nombreux documents sous forme de fiches.
4
CHAPITRE 2. ÉTUDE PRÉLIMINAIRE 5
Figure 2.1 – Diagramme de niveau 1
L’organisation de la conférence est subdivisée en six sous-processus qui seront individuel-

lement discutés dans la section suivante :
✯ P1 L’animation du comité de programme.

✯ P2 Établissement du programme préliminaire de la conférence.
✯ P3 Soumettre et évaluer les articles.
✯ P4 Élaborer les programmes des tutoriels.
✯ P5 Établir le programme définitif.
✯ P6 Gérer les inscriptions préalables à la conférence.
Les acteurs internes du processus d’affaire de la gestion de l’organisation d’une conférence

scientifique sont : le président de la conférence, le président du comité de programme (CP),
les membres du CP, la secrétaire du CP, le responsable du comité de gestion des tutoriels
(CGT), le comité d’organisation (CO). Ils représentent la structure organisationnelle de la
conférence et ont chacun diverses tâches et responsabilités.
Les acteurs externes de ce processus d’affaire de la conférence scientifique sont les person-
nalités scientifiques prestigieuses, les conférenciers reconnus mondialement et autres conféren-
ciers, les auteurs, les spécialistes des tutoriels et les participants à la conférence scientifiques.
2.3 Description du processus d’affaire

Dans la formule actuelle de la gestion de la conférence scientifique, tout le travail d’orga-
nisation se fait manuellement avec des fiches cardex et des chemises en carton pour classer
les diverses fiches et les divers dossiers. Les seuls outils informatisés utilisés sont le traitement
de texte MS Word et le chiffrier électronique Excel. La gestion manuelle est devenue pénible
et le risque d’erreur est grand et une grande partie de la manipulation de dossier demande
beaucoup de temps à la secrétaire. La section qui suit explique le premier niveau du processus
d’affaire de la gestion de la conférence scientifique.
2.3.1 P1 L’animation du comité de programme

Ce processus d’affaires comporte principalement la détermination du thème et des sous-
thèmes de la conférence, la création du comité de programme et la création et diffusion de
l’appel aux communications pour publiciser l’évènement.
2.3.2 P2 Établissement du programme préliminaire de la confé-

rence
Ce processus d’affaires se définit principalement par la création d’une liste de conférenciers
prestigieux invités par le comité de programme. Les conférenciers seront contactés par la
secrétaire du CP et une liste de conférenciers potentiels sera créée selon le thème et les
sous-thèmes de la conférence.
2.3.3 P3 Soumettre et évaluer les articles

Processus durant lequel la secrétaire du CP reçoit les articles scientifiques. Ceux-ci sont
assignés par le président du CP aux membres du CP selon les sous-thèmes abordés. Les
membres du CP relisent les articles et remplissent une fiche d’évaluation. Les fiches d’évalua-
tion seront examinées lors d’une réunion de CP où une décision d’acceptation ou de rejet de
l’article sera prise.
2.3.4 P4 Élaborer les programmes des tutoriels

Processus durant lequel le responsable du comité de tutoriels (CGT) contacte des spécia-
listes des sous-thèmes de la conférence afin de sonder leurs intérêts et disponibilités à donner
un tutoriel durant la conférence. Selon les réponses, une liste de tutoriels potentiels est créée.
2.3.5 P5 Établir le programme définitif

Ce processus implique l’élaboration du programme définitif de la conférence. Une sélection
des conférenciers, des articles et des spécialistes de tutoriel est faite et un tableau contenant
les plages horaires est créé. Un document descriptif est rédigé. Une distribution massive du
programme de la conférence est faite afin de rejoindre un grand nombre de personnes qui
pourraient être intéressées.
2.3.6 P6 Gérer les inscriptions préalables à la conférence

Ce processus implique la gestion des inscriptions et des paiements des participants par la
secrétaire du comité d’organisation.
2.4 Modélisation approfondi des processus d’affaires

2.4.1 P1 L’animation du comité de programme
Processus par lequel le président du comité de programme détermine les thèmes et les sous-
thèmes de la conférence en collaboration avec le président de la conférence. Le président du
CP contacte diverses personnalités scientifiques en lien avec le thème et les sous-thèmes de la
conférence pour les inviter à faire partie du comité de programme de la conférence scientifique.
Il maintient à jour la liste des membres ayant accepté de faire partie du comité de programme
et leur demande d’indiquer les sous-thèmes dans lesquels ils désirent évaluer les articles. Il
fournit ces informations à la secrétaire du CP qui mettra également à jour ses fichiers. Le rôle
du comité de programme sera principalement d’évaluer les articles scientifiques soumis afin de
sélectionner les meilleurs pour la programmation de la conférence. Le comité de programme
maintenant créé, le président du CP élabore le texte de l’appel aux communications qui sera
utilisé pour publiciser l’événement et solliciter la participation des conférenciers potentiels.
La secrétaire du CP se charge d’éditer une forme officielle et de la diffuser largement en
utilisant des listes de contacts spécialisées par les courriels et publipostages.
Figure 2.2 – Diagramme de raffinement de P1
Le travail administratif de la secrétaire du CP consiste à créer une fiche (FICHE MEMBRE

CP) pour chaque membre du CP qui participera à l’évaluation des articles de même qu’une
liste des membres du CP (LISTE MEMBRE CP). Elle crée également une liste de leurs do-
maines de compétences ou sous-thèmes (LISTE DOMAINES COMPÉTENCES ÉVALUA-
TEURS). Elle gère également la liste des thèmes et sous-thèmes de la conférence (LISTE
CODES SOUS-THÈMES DE CONFÉRENCE).
2.4.2 P2 Établissement du programme préliminaire de la confé-

rence
Ce processus comporte deux étapes : premièrement, faire appel à des conférenciers pres-
tigieux, mais aussi faire un appel aux communications pour d’autres conférenciers.
Le président du CP consulte le président de la conférence et les membres du CP pour créer

une liste de conférenciers invités. Une fois la liste de personnalités prestigieuses complétée,
le président du CP demande à la secrétaire du CP de contacter celles-ci afin de sonder
leurs intérêts et disponibilités à participer à la conférence comme conférenciers invités. Si
la réponse est favorable, la secrétaire lui demande de remplir une fiche (CONFÉRENCIER
INVITÉ POTENTIEL). Elle met à jour au fur et à mesure les réponses dans une liste (LISTE
DES CONFÉRENCIERS INVITÉS POTENTIELS).
2.4.3 P3 Soumettre et évaluer les articles

Ce processus comporte trois étapes : réceptionner et gérer les articles, définir les membres
participants au processus d’évaluation et leurs tâches et enfin évaluer et sélectionner les
meilleurs articles.
Les auteurs ayant reçu l’appel aux communications vont faire parvenir à la secrétaire du
CP leurs articles scientifiques sous format PDF. La secrétaire du CP crée et garde à jour la
liste des articles soumis. Chaque article sera assigné à un membre du CP par le président
du CP selon les sous-thèmes. Les membres du CP font la relecture de l’article et remplissent
une fiche d’évaluation. Lors d’une réunion de CP, les fiches d’évaluation sont examinées et
une décision est prise (acceptation ou rejet de l’article soumis). Les auteurs seront contactés
pour leur faire part de la décision et leur donner les instructions de procédure à suivre pour
ceux dont l’article est accepté.
2.4.4 P4 Élaborer les programmes des tutoriels

Ce processus comporte deux étapes : définir les tutoriels et spécialistes potentiels et
contacter les présentateurs ciblés.
Le responsable du comité de gestion de tutoriels (CGT) consulte les présidents (de la

conférence et du CP) pour avoir leur avis sur le nombre de tutoriels possibles durant la
conférence. Il leur demande également des suggestions de spécialistes à contacter pour créer
une liste selon les sous-thèmes de la conférence. À partir de cette liste, le responsable du
CGT contacte les spécialistes afin de sonder leur intérêt et disponibilité. Lorsqu’un spécialiste
accepte de donner un tutoriel, le responsable du CGT lui fait remplir une fiche descriptive.
Une liste de tutoriels potentiels est ainsi créée.
2.4.5 P5 Établir le programme définitif

Ce processus comporte trois étapes : sélectionner les articles, tutoriels et conférenciers
retenus, élaborer le programme de la conférence et des tutoriels, préparer et diffuser le pro-
gramme final.
Une réunion du CP est organisée. Les présidents (de la conférence et du CP), les respon-
sables (CO, CGT), les membres du CP, la secrétaire du CP participent à la réunion. Les
articles, tutoriels et conférenciers potentiels y sont discutés et une décision finale est prise
quant à ceux qui seront retenus. Une invitation officielle leur sera transmise. Un courriel de
remerciement sera envoyé à ceux qui n’auront pas été retenus.
Par la suite, le président du CP, le responsable du CO et le responsable du CGT se

réunissent pour élaborer le programme de la conférence et des tutoriels. Les différentes confé-
rences et les tutoriels sont inscrits dans une grille horaire sous forme de tableau.
Le contenu du programme est ensuite envoyé à la secrétaire du CP qui se chargera de

rédiger un document descriptif de la conférence. Le programme sera par la suite envoyé par
courriel à travers diverses listes afin de rejoindre les participants potentiels. La secrétaire
du CP l’envoie également aux conférenciers, auteurs et spécialistes retenus participants à la
conférence.
2.4.6 P6 Gérer les inscriptions préalables à la conférence

Ce processus comporte deux étapes : gérer les inscriptions et gérer les paiements.
La secrétaire du comité d’organisation (CO) reçoit les fiches d’inscription et le paiement

des participants. Un dossier est créé pour chaque participant. La secrétaire du CO s’assure
que le règlement est complet, sinon les inscriptions non payées en totalité seront insérées
dans un dossier séparé, une facture est générée et un courriel est envoyé au participant. Un
suivi de réception des paiements est fait et les dossiers mis à jour par la secrétaire du CO.
Les chèques et mandats reçus sont classés dans un dossier qui sera remis au comptable pour
dépôt bancaire.
2.5 Objectifs de Mme Leblanc en automatisation

La préparation de la conférence ScienceMaMuse 2022 a été entachée d’erreurs dues à
la manipulation par des étudiants des dossiers des auteurs et des participants, notamment
des lettres de confirmation manquées, des paiements négligés, des attributions d’identifiants
incorrects et des coûts mal calculés. Une action rapide de Mme Gingras a permis d’éviter
des conséquences majeures, avec l’intervention de Mme Leblanc et de collègues dans certains
cas. Ces problèmes soulignent la nécessité d’une nouvelle méthode de préparation et de ges-
tion pour les futures conférences, en raison de l’impréparation des équipes d’étudiants et de
l’éventuelle indisponibilité de Mme Gingras. En automatisant le système, les futures confé-
rences ScienceMaMuse pourront se dérouler sans ces multitudes de problèmes de logistique.
La liste suivante contient les objectifs que Mme Leblanc s’attend à atteindre au terme du
projet d’automatisation :
✯ Automatisation du système de gestions de conférences.

✯ Système de gestion des conférences intégré avec une base de données (site web, gestion
semi- automatique des courriels, etc).
✯ Une interface web pour gérer la soumission des articles (accès par les auteurs) et
l’évaluation des articles (accès par le président du CP et les membres du CP) et pour
la transmission des résultats des évaluations (accès par la secrétaire du CP).
✯ Le site web doit permettre la gestion des inscriptions.
✯ Le système envisagé devrait offrir des fonctionnalités permettant de supporter toutes
les activités administratives.

✯ Des statistiques en temps réel telles que le nombre de participants, les proportions des
diverses catégories de participants (étudiants, chercheurs universitaires, professeurs,
personnel de l’industrie, personnel du gouvernement, parents d’étudiants), les mon-
tants totaux de commandites et les proportions obtenues par secteurs de l’industrie,
etc.
✯ On doit pouvoir offrir aux usagers (et clients) des fonctionnalités leur permettant de
faire des transactions sur le site web.
2.6 Problèmes
2.6.1 Problèmes mentionnés par l’organisation
Lors de la rédaction de l’étude de cas ScienceMaMuse, les informations obtenues par
Bernard Moulin au cours de plusieurs entrevues avec Mme Leblanc lui font expliquer de mul-
tiples problèmes que les membres de l’organisation avaient lors de leur précédente conférence.
Le système manuel courant est très lourd surtout pour ceux non formés pour l’utiliser.
Surtout qu’il y a un nombre excessif de tâches pour la secrétaire du CP à faire, car trop
de fichiers et de listes sont à gérer, surtout quand elle doit réécrire les mêmes informations
plusieurs fois dans d’autres documents. De plus, il y a énormément de tâches de gestions et
d’organisation de conférences. Le fait d’avoir plusieurs conférences empile l’excessivité des
tâches. Il est difficile d’avoir des statistiques pour chaque réunion parce que cela demande un
effort additionnel à la secrétaire pour compiler le nombre de participants dans chaque activité.
➤ Erreurs plus probables dans la manipulation du système manuelle surtout pour les
nouveaux membres.
➤ Oublis de tâches à faires.
➤ Possibilité d’erreurs dans les documents recopiée par la secrétaire.
➤ Impossibilités d’avoir plusieurs conférences en même temps.
2.6.2 Problèmes constatés lors de l’ajout de la secrétaire Mme

Gingras
À la suite des succès obtenus par le groupe ScienceMaMuse en 2021, Mme Gingras a été
engagée en tant que secrétaire pour venir épauler le groupe. C’est au moment des étapes de
planifications que Mme Gingras a décelé de nombreux problèmes.
Elle a remarqué que plus le nombre de participants et d’articles soumis sont élevés, plus
qu’il y aura de manipulations des fiches et des dossiers, ce qui entraîne une augmentation des
chances d’erreurs. Voici quelques exemples d’erreurs qui sont survenues :
➤ Oublis d’envoyer des lettres de confirmation.

➤ Oublis de faire des rappels pour aux retardataires de paiement.
➤ Erreurs dans l’affectation des identifiants.
➤ Erreurs de calcul des coûts.
2.6.3 Problèmes observés par l’équipe d’analyste

Il est primordial de moderniser le système actuel, car il y a trop de manipulations ma-
nuelles et aucune fonction automatisées. Le tout commence par la numérisation des données.
Cela amènera à une meilleure sécurité des données et à une réduction de la consommation
de papiers.
En effet, une fois les fichiers numérisés, les craintes de pertes de données suite à un in-
cendie, à un dégât d’eau ou à une feuille égarée ne seront plus des sources d’angoisses. Par la
suite, il sera plus facile à implémenter des fonctions ou des programmes automatisés. Ce qui
engendra un système numérique. Avec ce système, le télétravail sera possible, car il ne faut
pas non plus négliger qui pourrait survenir une autre pandémie (Covid-19).
2.7 Évaluation de la faisabilité du projet

Pour évaluer la faisabilité du projet, nous séparerons cette section en quatre parties cru-
ciales : la faisabilité organisationnelle, la faisabilité technique, la faisabilité temporelle, la
faisabilité financière.
2.7.1 Faisabilité organisationnelle

Au niveau de l’organisation, le processus d’affaires de SysMaMuse semble bien construit.
Cependant, même si la plupart des étapes sont correctes, il devrait être modifié pour devenir
beaucoup plus simple et efficace. En regardant la hiérarchie du client, on peut dire qu’aucun
des acteurs principaux internes ne devrait être changé, ni les acteurs externes.
Ainsi, le système automatisé suivra facilement la même conception que le processus d’af-
faire actuel. Il est important de noter que le niveau de connaissance technologique de l’as-
sociation est minimal (utilisation d’office 365 pour la plupart des documents). Nous devons
nous assurer que le système que nous proposons sera évidemment très simpliste et très facile
à utiliser.
En outre, ce système doit être bien meilleur que le précédent, au point de permettre aux
nouveaux utilisateurs et aux assistants d’accéder rapidement aux informations pertinentes
et de faire en sorte que les informations sont mieux classées. Cela permettra à l’association
d’être capable de travailler beaucoup plus rapidement et de perdre moins de temps à faire
les mêmes choses deux fois.
2.7.2 Faisabilité technique

D’un point de vue technique, l’organisation n’a pas besoin d’acquérir un nouveau système
d’exploitation. Comme l’a déjà mentionné Mme Leblanc, l’association utilise déjà Word,
ce qui ne peut que signifier qu’elle a accès à des ordinateurs équipés de Windows. Ceci
étant dit, il sera donc suffisant pour le projet d’automatisation. De plus, à un niveau de
compatibilité ce système sera utilisable sur n’importe quel ordinateur soit à la maison ou au
travail. Cependant, d’un autre point de vue, il faudra engager une équipe spécialisée pour
programmer le nouveau système.
2.7.3 Faisabilité temporelle

D’un point de vue temporel, nous pouvons dire que le projet serait assez difficile à réaliser
dans le délai imparti, c’est-à-dire avant la fin de l’année 2023. Toutefois, Mme Leblanc doit
comprendre que suite à sa réception de notre analyse PA, elle devra penser à planifier de
rencontrer une compagnie spécialisée en logiciel de programmation. En dernier lieu, il ne
faut pas négliger que des événements imprévus pourraient survenir pendant la conception du
nouveau système et qui entraînerait des retards supplémentaires.
2.7.4 Faisabilité financière

En termes de niveau financier, nous pensons que l’aspect financier du projet est raison-
nable. Cependant, l’association n’a pas mentionné et alloué un montant spécifique pour ce
projet, bien que d’un autre point de vue, ce système permettra certainement de gagner du
temps grâce à ses systèmes automatisés et qui permettent davantage le développement scien-
tifique.
Il est important de mentionner que le budget est subventionné par les commanditaires, il
est donc fortement possible qu’ils n’obtiennent pas les fonds nécessaires pour payer ce sys-
tème innovant, ce qui peut constituer un recul d’un niveau budgétaire.
En termes d’équipements, il n’est pas la peine de débourser de nouveaux ordinateurs.

Comme mentionné précédemment, notre système ne requerra pas d’ordinateurs surpuissants
et Mme Leblanc a accès à une panoplie d’ordinateurs, car elle travaille dans un CÉGEP.
2.8 Conclusion et recommandations

Ultimement, par le fait de l’analyse de faisabilité nous recommandons Mme Leblanc et
de son équipe de poursuivre le projet.
Le plus gros problème de notre cliente sera leur budget en raison de temps. En effet,
recourir à des programmeurs pourrait engendrer de grands coûts, surtout que leur entrée
d’argent passe principalement par les commanditaires et de plus il sera difficile de trouver
une organisation pour la réussite du projet.
Recommandations
Pour cet examen préliminaire, nous avons décidé de baser l’étude sur deux systèmes prin-
cipaux : l’un étant l’automatisation satisfaisante et l’autre l’automatisation parfaite. Ceci
dit, il est important de se concentrer sur l’aspect financier du projet, c’est-à-dire pourquoi
avoir une automatisation satisfaisante qui ne sera pas trop coûteuse et, d’autre part, un sys-
tème entièrement automatisé qui sera plus coûteux, mais qui répondra à des attentes élevées,
comme la réduction des temps de travail.
Entre un système satisfaisant et un système automatique, nous suggérons le deuxième,

car nous croyons que ça permettrait d’élever les chances à Mme Leblanc d’accomplir l’un de
ses buts : amener de l’envergure provinciale. Assurément, en ayant un système entièrement
automatisé et moderne, il sera plus facile à attirer et à former des gens de l’extérieur du
CÉGEP. De plus, cela pourrait susciter de l’intérêt avec d’autres investisseurs et ça aidera
à la croissance du groupe. Mais pour cela, il faut de l’argent et ScienceMaMuse n’a peut-
être pas les fonds suffisants, c’est pourquoi nous avons quelques idées. La première serait
d’essayer d’obtenir des subventions d’autres organismes privés ou publics, comme l’école par
exemple. La dernière serait d’augmenter les billets d’entrée. On justifie cela en lien avec ce
que Mme Leblanc nous avait raconté. De fait, ScienceMaMuse a provoqué un bon succès avec
la communauté et alors, le groupe deviendrait de plus en plus populaire d’année en année.
Automatisation satisfaisante
Cette option permettra à l’association de travailler sur un site web simple où une base
de données permettra aux utilisateurs d’accéder à une page web avec une interface où ils
pourront classer les informations des conférenciers.
Avantages
Les avantages de ce système sont qu’il est simple à utiliser et qu’il permet à chacun de
trouver rapidement des informations pour leurs réunions d’équipe et pour la conférence. De
plus, ce système sera peu coûteux et offrira un bon standard pour offrir moins de travail à la
secrétaire. Ce système sera aussi en mesure d’indiquer aux membres quelles tâches sont les
plus prioritaires.
Désavantages
Même si ce système permettra à l’équipe d’être à jour, il restera minimaliste. Ce système

ne sera pas capable d’envoyer des demandes aux conférenciers et aux tutoriels potentiels.
Ainsi, il ne réduira pas toute la quantité de travail qu’il restera à faire, mais il réduira la
majorité des tâches ennuyeuses comme les fichiers sur Excel.
Automatisation parfaite
D’un autre côté, l’automatisation parfaite aura un système optimisé avec un backend
important et des fonctionnalités de site web. Il sera capable d’effectuer de multiples tâches
différentes, comme répondre aux courriels avec des fonctions robotiques, et il sera également
capable de classer ces courriels dans des catégories spécifiques sur le site web. Ce système au-
tomatisé disposera d’un système d’horodatage intégré qui lui permettra d’effectuer des tâches
fastidieuses telles que l’envoi de courriels à ceux qui n’ont pas encore payé la conférence dans
son intégralité.
Avantages
Les avantages de ce système sont bien supérieurs au précédent, car il est capable de ré-
duire totalement les tâches fastidieuses et de minimiser les tâches inutiles telles que recopier
des informations plusieurs fois. En outre, ceci facilitera la formation du nouveau personnel
dans un environnement provincial pour élargir ScienceMaMuse. Avec les tâches allégées, le
groupe sauve du temps pour se concentrer sur d’autres tâches internes, ce qui permettra de
réduire les tâches de Mme Gingras et elle aura moins de surveillance à faire en autre.
Désavantages
Ce système peut réduire la participation des étudiants aux activités de gestion, car la
majorité du travail sera déjà effectuée par le système intelligent. De plus, cela peut réduire la
capacité de leadership des étudiants puisque toutes les tâches seront prédéterminées. Avec un
système trop indépendant, les risques de négliger des informations sensibles, par exemple un
conférencier qui n’inscrit pas son nom correctement dans un document, pourraient facilement
être corrigés, ce qui ne le sera pas dans ce cas.
Conclusion
Pour conclure, nous croyons que s’enligner vers un système d’automatisation parfaite se-
rait la meilleure option à long terme pour le groupe de Mme Leblanc. Ce choix permettra à
ScienceMaMuse d’atteindre leur niveau d’intérêt voulu à l’échelle provinciale. Oui financiè-
rement c’est demandant, mais on croit tout de même qu’avec plus d’efforts, le projet serait
réalisable.
Chapitre 3
Diagnostic de l’existant
3.1 Introduction
3.1.1 Objectifs
Le diagnostic de l’existant permet de se familiariser avec les processus, les façons de faire
de l’organisation en question (ScienceMaMuse), le rôle de chaque individu de l’organisation
et son contexte technologique. Il permet ainsi de mieux étudier la situation et de fournir en
réponses des solutions concrètes. C’est ainsi que nous allons mener un diagnostic de l’existant
sur ScienceMaMuse afin de comprendre et d’identifier les problèmes reliés aux processus
existants et au SI qui les soutient, déterminer les causes de ces problèmes, définir les objectifs
à atteindre par un processus et un SI transformé et suggérer quelques éléments de solutions
pour répondre à la demande.
3.1.2 Démarche
Dans les pages suivantes, nous explorerons les causes profondes des problèmes actuels ou
futurs du système présent, en tenant compte de la complexité en logistique de l’organisation
et des multitudes de tâches manuelles entreprises par les individus de l’organisation , et en
soulignant les exigences et les restrictions. Cet objectif sera atteint en quatre étapes :
1. Une modélisation détaillée du système existant, telle que décrite dans l’étude prélimi-
naire.
2. Identification des activités qui peuvent être automatisées et création d’une stratégie
d’automatisation.
3. Explication de la façon dont la stratégie proposée permettra de résoudre les problèmes
énumérés et d’atteindre les objectifs de Mme Leblanc.
4. Recommandations finales basées sur le diagnostic.
18
CHAPITRE 3. DIAGNOSTIC DE L’EXISTANT 19
À la fin de cette section, nous aurons déterminé les problèmes affectant l’efficacité du
système actuel et procuré des solutions pour atteindre les objectifs de Mme Leblanc.
3.2 Modélisation détaillée des PA

3.2.1 ANSI 3.1 Réceptionner et gérer les articles
Les auteurs ayant reçu l’appel aux communications envoient leurs articles en format PDF
à la secrétaire du CP. À la réception de l’article la secrétaire du CP lui assigne un numéro
d’article (ID-ARTICLE). Elle crée une fiche cardex pour cet article et une fiche cardex pour
l’auteur. Elle s’assure aussi de mettre à jour la liste (LISTE DES ARTICLES SOUMIS)
(document Word) des articles soumis et des auteurs qui peut être consultée en tout temps
par le président du CP. À la date limite de soumission des articles, toutes les fiches cardex
d’auteurs et d’articles doivent être complétées, une mise à jour de la liste Word doit être faite
par la secrétaire du CP. À ce moment elle pourra préparer un tableau Excel (TABLEAU-
RÉPARTITION-ARTICLES). Lorsque tous les documents sont prêts, le président du CP
pourra les consulter en vue de l’assignation.
Figure 3.1 – Diagramme d’ANSI 3.1

3.2.2 ANSI 3.2 Définir les membres participants au processus d’éva-

luation et leurs tâches
Le président du CP a entre les mains le tableau Excel (TABLEAU-RÉPARTITION-
ARTICLES), les fiches cardex articles et auteurs. Il consulte également les fiches des membres
du CP afin d’assigner les articles aux membres du CP selon les sous-thèmes. Il remplit éga-
lement le tableau Excel et s’assure qu’il n’y ait pas de conflit potentiel entre les auteurs et
les relecteurs et que chacun a un nombre raisonnable d’articles à évaluer.
Lorsque la répartition est terminée, le président du CP fait parvenir le tableau Excel à la

secrétaire du CP. Celle-ci envoie par courriel à chaque relecteur membre du CP les fichiers
PDF des articles à réviser avec une fiche d’évaluation pour chaque article (FICHE ÉVA-
LUATION ARTICLE) en leur mentionnant la date limite au plus l’évaluation doit lui être
retournée. Elle crée également pour chaque article une fiche synthèse à la réception de chaque
fiche d’évaluation reçue (FICHE ÉVALUATION SYNTHÈSE) et complète le tableau Excel
(TABLEAU-RÉPARTITION-ARTICLES).
Une semaine avant la date limite, le président du CP consulte le tableau et demande à

la secrétaire du CP d’envoyer un courriel de rappel aux relecteurs. Le lendemain de la date
limite, la secrétaire met à jour le TABLEAU-RÉPARTITION-ARTICLES qui sera examiné
par le président du CP encore une fois afin de vérifier si toutes les évaluations ont été reçues.
Il demandera à la secrétaire d’envoyer un courriel d’urgence aux retardataires leur demandant
de retourner leurs fiches d’évaluation dans les 3 prochains jours. Après ce délai, le président du
CP contacte personnellement les membres du CP n’ayant pas remis leurs fiches d’évaluation.
3.2.3 ANSI 3.3 Évaluer et sélectionner les meilleurs articles

Le président organise une réunion avec les membres du CP pour examiner les articles
soumis et les fiches d’évaluation. Une décision finale est prise par le comité de programme
pour l’acceptation ou le rejet des articles soumis. Cette décision est indiquée dans la fiche
d’évaluation de l’article et dans le tableau Excel (TABLEAU-RÉPARTITION-ARTICLES).
Le lendemain de la réunion du CP, le président du CP donne le TABLEAU-RÉPARTITION-

ARTICLES à la secrétaire du CP avec un texte d’un courriel typer pour l’acceptation et un
autre pour le rejet des articles. La secrétaire du CP contacte chacun des auteurs selon le
statut de l’article soumis. Lorsque l’article est accepté, l’auteur reçoit dans son courriel des
instructions de présentation et de formatage de l’article de même que la date limite de retour
de l’article dans sa forme finale.
À la date limite, la secrétaire du CP s’assure d’avoir reçu tous les articles. S’il en manque,
elle envoie un courriel de rappel. Lorsque tous les articles en format final sont reçus, le pré-
sident du CP assisté par la secrétaire du CP examine les documents afin de s’assurer de la
conformité de présentation et du contenu scientifique.
Une fois tous les articles vérifiés, ils sont envoyés au responsable du comité d’organisation
(CO) pour les confections des actes de la conférence.
3.2.4 ANSI 4.1 Définir les tutoriels et spécialistes potentiels

Une fois les sous-thèmes de la conférence choisis, le responsable du comité de gestion de
tutoriel (CGT) contacte les présidents (de la conférence et du comité de programme (CP))
pour prendre leur avis sur le nombre de tutoriels que l’on vise à organiser dans les divers
sous-thèmes. Il leur demande aussi de suggestions de spécialistes qui pourraient proposer
des tutoriels intéressants. Après cette discussion, le responsable du CGT établit une liste
potentielle de personnes à contacter.
3.2.5 ANSI 4.2 Contacter les présentateurs ciblés

Le responsable du CGT contacte par courriel et par téléphone les spécialistes potentiels
pour leur présenter la conférence et sonder leur intérêt et disponibilité à donner un tutoriel.
Lorsque le spécialiste accepte de donner un tutoriel, il remplit la FICHE TUTORIEL et la
retourne au responsable du CGT qui demande à la secrétaire du CP de faire une liste à
partir des fiches (LISTE DE TUTORIELS POTENTIELS). Le responsable du CGT informe
régulièrement les présidents (de la conférence et du CP) des réponses obtenues. Le responsable
du CGT emportera la LISTE DE TUTORIELS POTENTIELS lors de la réunion du CP pour
faire le choix final des tutoriels dans la programmation de la conférence.
3.2.6 ANSI 5.1 Établir le programme définitif

Les deux tâches principales de la rencontre sont de choisir les tutoriels et les conférenciers
qui vont être réservés pour le programme final. Pendant que le comité se débat sur les choix,
la secrétaire du CP travaillera en parallèle. Elle aura le mandat de prendre des notes pour
écrire un compte rendu et elle remplira une liste de présence des membres.
Le responsable du CGT et le Président du CP ont leur liste de choix à présenter au co-

mité, soit la liste des tutoriels potentiels et la liste des conférenciers retenus respectivement.
Les discussions peuvent alors commencer et le comité doit s’entendre sur les options retenues.
Une fois terminé, le responsable du CGT devra inscrire ces choix dans le champ STATUT-
TUT qui se trouve dans la Liste des tutoriels potentiels (Annexe A1.4) et il devra contacter
les participants pour leur faire entendre des décisions du comité de programme.
Le Président du CP aura un devoir similaire, il devra aller mettre à jour le champ

STATUT-INV dans la Liste des conférenciers invités potentiels (Annexe A1.3). Par la suite,
si un conférencier est retenu, le Président lui enverra un document officiel d’invitation et pour
un cas d’un refus, le Président enverra une lettre de remerciement aux personnes concernées.
3.2.7 ANSI 5.2 Élaborer le programme de la conférence et des

tutoriels
Après avoir envoyé les lettres d’invitations et de remerciements, les présidents et les res-
ponsables se rencontrent. Le groupe discute ensemble pour découper les journées d’activités
en plages d’horaires.
Par la suite, le Responsable du CGT établira le programme des tutoriels et il affectera

tutoriels retenus aux plages d’horaires disponibles. Pendant ce temps, le reste du comité éta-
blira le programme de la conférence pour après affecter les conférenciers et les auteurs invités
aux plages d’horaires disponibles.
Une fois que les deux parties ont fini leur tâche, ils vont comparer leurs premières versions
du programme. Ils doivent s’assurer que la version choisie doit tenir compte des sous-thèmes
afin de pouvoir regrouper les activités de manière logique. Si le tout concorde, ils vont exa-
miner et discuter du programme pour ainsi, décider le programme officiel.

3.2.8 ANSI 5.3 Préparer et diffuser le programme final

Avec le programme officiel établi, le comité l’envoie à la secrétaire du CP pour qu’elle le
formate et en fait une belle présentation dans un document Word. Ce document se nommera :
Appel à participation à la conférence. Et il comportera les descriptifs de la conférence. Une
fois que ce document est conforme, la secrétaire générera une version en format PDF. Cette
version comportera l’annonce de la conférence et la fiche d’inscription à l’évènement. Cette
annonce sera le document officiel que la secrétaire va pouvoir envoyer aux personnalités
concernées via une diverse mailing-list. C’est à noter que ces mailing-lists ont été fournies
par les présidents et les responsables du comité.

3.3 Activités automatisables dans le PA

Après avoir évalué les processus d’affaires actuelles de l’association de ScienceMaMuse,
nous avons identifié des problèmes difficiles avec le fonctionnement de ce modèle. Il est le
moment pour nous de commencer à trouver des alternatives à cet ancien modèle. Actuelle-
ment, la plupart des entreprises et des organisations appliquent un modèle d’automatisation
partielle ou complète dans leurs opérations. L’automatisation des activités d’une compagnie
est essentielle si elle veut continuer à croître. En fait, la solution la plus efficace pour le
moment serait d’appliquer l’automatisation à certains des processus de ScienceMaMuse, ce
qui requiert toujours beaucoup de temps et de main-d’œuvre pour être mis en œuvre. C’est
pourquoi nous devons d’abord identifier quels sont les actions et les processus qui peuvent
théoriquement être automatisés, pour par la suite établir une stratégie d’automatisation.
3.3.1 Activités automatisables

La méthode la plus efficace pour déterminer si un processus peut être automatisé consiste
à identifier les tâches qui peuvent être répétitives pour envisager de passer à l’automatisa-
tion. Pour déterminer le problème, il est nécessaire de connaître les détails des processus de
fonctionnement de l’entreprise. (Les points présentés sont des solutions et non des problèmes).
3.3.2 Gestion des membres

Cette section traitera de la possibilité de semi automatiser la gestion des membres du
comité dans tous les processus. Dans cette activité, un site Web de la conférence sera créé
pour servir les processus d’automatisation. Cet outil aidera à gérer les membres de manière
automatique. Le secrétaire enverra une invitation au participant par e-mail avec un code
d’invitation. Les invités peuvent utiliser ce code d’invitation pour accéder au site Web et
accepter l’invitation, et ils ouvriront un compte invité pour mettre à jour leurs informations
personnelles et professionnelles. De là, les informations sur la liste des membres peuvent être
gérées automatiquement.
3.3.3 Établissement des thèmes et sous-thèmes de la conférence

Cette section discutera de la possibilité de semi-automatisation dans la sélection des
sujets de conférence dans le processus P.2. La sélection du sujet de la conférence se fera
manuellement par les membres du jury. C’est un travail qui demande sophistication et rigueur,
les machines ne peuvent donc pas le remplacer. Cependant. Le reste peut être automatisé
par un logiciel de gestion. Une fois les sujets sélectionnés, le contenu du sujet sera enregistré
dans le logiciel et les données sur le domaine de recherche des scientifiques potentiels seront
également enregistrées. Ce logiciel permettra de classer la liste des invités selon les mots-clés
du sujet et d’envoyer directement les invitations aux participants.
3.3.4 Classification et évaluation des articles

Cette section traitera de l’automatisation de l’archivage et de la classification des articles
scientifiques soumis à la conférence, dans le cadre du processus P3.1. Après avoir reçu les
articles via le site Web de la conférence, une liste d’articles par sujet sera automatiquement
générée et mise à jour en permanence.
Dans la procédure P.3. Après l’évaluation des articles par les membres du jury. Ces ap-
préciations seront enregistrées sur une plateforme (Word, Google Sheets, ect.) et envoyées
automatiquement au secrétariat du comité automatiquement lorsque les délais prévus sont
atteints. Après avoir reçu le rapport d’évaluation, le secrétaire avisera les membres du conseil
de choisir le moment où organiser la réunion pour examiner des fiches d’évaluation. À la fin
de la réunion, le secrétaire note s’il est d’accepter ou non avec chaque rapport. Ensuite un
logiciel enverra automatiquement les résultats à l’auteur de l’article.
3.3.5 Élaborer le programme des tutoriels

L’automatisation n’est que possible dans le processus P4.2, après la nomination de la
liste de suggestions de spécialistes et de tutoriels. Après cela, une invitation sera transmise
à la liste des invités. Lorsqu’un invité accepte de donner un tutoriel, une liste de tutoriels
potentiels sera générée via le logiciel.
3.3.6 Établir le programme définitif

La plupart des procédures du processus P.5 ne peuvent être effectuées que manuellement,
à l’exception des activités de création des listes de programmes et d’envoi des invitations
finales aux auteurs et aux spécialistes.
3.3.7 Inscriptions des participants

Cette section traite des possibilités d’automatisation dans le processus d’inscription des
participants P6.1. Comme mentionné dans les sections précédentes, la publicité et l’annonce
de la conférence se fait sur différentes plateformes (Facebook, LinkedIn, twitter, ect.). Pour
cette raison, le processus d’inscription se fait également en ligne et sera automatiquement
enregistré dans la base de données du système.
3.3.8 Gestion de paiement

Cette section évaluera les capacités d’automatisation du processus 6.2, la réception des
paiements. Semblable aux sections précédentes, le processus de génération de facture sera
effectué dès que les participants seront enregistrés avec succès. Dans cette section, les paie-
ments en espèces seront complètement éliminés et seulement les paiements en ligne ou par
chèque vont être acceptés dorénavant.
3.4 Stratégie d’automatisation

Activités automatisables
Pour ce système, nous mettrons en place une stratégie qui mettra en évidence en rouge
les tâches incomplètes et en vert celles qui sont entièrement terminées.
Gestion des membres
Dans ce cas, la secrétaire sera en mesure d’appuyer sur un seul bouton qui lui permettra
d’isoler des participants spécifiques et d’envoyer un courriel à n’importe quel participant,
ce qui lui permettra d’envoyer un courriel à tout le monde quelle désirent en un seul clic.
Donc un bouton pour subdiviser les membres en différentes catégories comme : une liste des
membres acceptés puis une liste des membres refusés. (Ceci n’est qu’un exemple de comment
gérer les différents membres).
Établissement des thèmes et sous-thèmes de la conférence
Pour cette partie, un logiciel sera capable de classer une liste des invités selon des mots-clés
proches du sujet et d’envoyer directement les invitations aux participants.
Classification et évaluation des articles
Ce système fonctionnera avec la gestion des membres une fois que les rapports des articles
sont achevés et notés par la secrétaire et seront ajoutés au système donc ensuite automati-
quement envoyé aux auteurs.
Élaborer le programme des tutoriels
Les invités qui donnent des tutoriels seront capable de peser sur un bouton vert nommé :
OUI JE DONNE UN TUTORIEL. Afin de rentrer dans la liste du logiciel pour donner un
tutoriel.
Établir le programme définitif
Dans cette section rien n’est automatisé.
Inscriptions des participants
En effet, les invités peuvent s’inscrire directement sur la page d’accueil de la conférence
ou envoyer un e-mail au secrétariat de la conférence. Ensuite, ils peuvent choisir de participer
à l’intégralité de la conférence ou sélectionner les sujets qui les intéressent. Les fichiers seront
ensuite envoyés à une base de données centralisée. Les données des participants seront alors
enregistrées et facilement accessibles via cette base de données. À partir de là, le système
saura combien de places sont disponibles pour chaque sujet de la conférence, ainsi que le coût
de participation de chaque participant.
Gestion de paiement
Le système enregistrera également les participants qui ont payé les frais de participa-
tion, qui n’ont pas payé ou qui n’ont payé qu’une partie. À partir de là, le système enverra
un rappel pour effectuer le paiement avant la date pénale. Immédiatement après avoir effec-
tué le paiement, un code spécial sera envoyé au participant. Ceci lui permettra de rejoindre
la conférence et n’importe quel changement de programme sera envoyé automatiquement au
participant. Le paiement par chèque peut être effectué en envoyant des photos du recto et du
verso du chèque au système. Le système déposera automatiquement l’argent dans le compte
de la conférence.
3.5 Conclusion
Le processus d’analyse et de modélisation nous permet de simplifier le fonctionnement
de ScienceMaMuse, nous avons obtenu une quantité d’informations importante sur les opé-
rations de l’organisation. En particulier, nous avons constaté les inefficacités activités de la
majorité du processus opérationnel, qui ont causé une perte de temps à certains niveaux pour
la gestion des membres et la préparation de conférence par association.
Par conséquent, nous pensons donc avoir trouvé une solution pour aider à automatiser un
certain nombre de processus, réduire significativement les pertes de temps, faciliter l’accès des
employés aux différents documents et limiter les erreurs de communication. L’automatisation
permettrait en effet de réduire la manipulation manuelle des charges et travaux, abaisser les
coûts de gestion et permettre de traiter les données importantes avec moins de risques. En
fournissant une plateforme accessible de gestion par le biais d’un site web, ScienceMaMuse
simplifie considérablement la gestion des adhésions et de la facturation en plus améliorer
la performance organisationnelle. De plus, en mettant en place un système de base de don-
nées centralisé, l’organisation accumuler de données automatiquement pour compléter son
programme de tutoriels, en plus de faciliter le travail de ses employés qui auront un accès
constant et direct aux différents fichiers nécessaires au fonctionnement du processus d’affaires.
Finalement, nous sommes convaincus que ces propositions de changement sont non seule-
ment fortement recommandées, mais également nécessaires pour la poursuite de la croissance
de ScienceMaMuse, qui a tout à gagner à s’informatiser et entrer dans l’ère des technologies
de l’information.
Chapitre 6
Compte Rendu
6.1 Réunion 1 - Discussion sur les travaux à remettre

1. Ouverture de la réunion
Heure de rencontre : 18h30
Date de rencontre : 2023/01/16
Local : En ligne
2. Nomination du responsable, du responsable de l’animation des réunions,

du secrétaire et du responsable de l’assemblage des rapports de TP
Responsable : Benjamin Ross

Responsable de l’animation des réunions : Alexandre Pouliot
Sécrétaire : Alexandre Pouliot
Responsable de l’assemblage des rapports de TP : Ali Boustta, Nhut Tri Mach
et Mohamed Akram Zahouel
3. Lecture et adoption de l’ordre du jour

L’ordre du jour proposé est adopté à l’unanimité.
4. Lecture et adoption du procès-verbal de la réunion du 9 janvier

Il n’y avait pas de rencontre précédente.
5. Affaires découlant du procès-verbal

Il n’y avait pas de rencontre précédente.
6. Points à traiter
32
CHAPITRE 6. COMPTE RENDU 33
(a) Lecture et adoption du TP1

Le contenu du TP1 est présenté à l’équipe. Après discussion, l’introduction fut
séparé en trois sections pour faciliter la lecture.
i. Révision des diverses tâches à accomplir pour la première soumission du TP1
L’équipe décide donc de diviser l’introduction en trois sections pour pouvoir
crée trois petites équipes qui vont travailler sur chaque section : (équipe 1 : le
contexte, équipe 2 : les attentes de notre cliente et objectif du travail demandé
dans le cadre de ce travail, équipe 3 : Une description sommaire des diverses
parties du rapport.)
ii. Suggestion de logiciels à utiliser
Alex suggère d’utiliser Overleaf pour écrire le rapport et l’équipe accepte. De-
plus, il suggère d’utiliser Google docs ou word pour ceux qu’ils n’ont jamais
travailler avec LaTeX, une fois leurs textes sont fini il va montrer à l’équipe
comment l’utiliser.
(b) Les propositions
i. Les dates à changer dû à des obligations (Ex : Travaille une certaine journée)
Pour ce qui est des dates de mettings Ali Boustta à sa fête le 6 février donc la
réunion du 6 février va avoir lieu une autre date qui sera déterminé lors de la
réunion du 30 janvier.
7. Divers
L’équipe à décider de faire une section du TP par semaine.
8. Répartition des tâches

(a) L’introduction Tâches à accomplir pour la semaine prochaine le 23 janvier :
Équipe 1 : Le contexte de l’introduction.

Mohamed Akram Zahouel vont s’occuper de cette partie.
Équipe 2 : Les attentes de notre cliente et objectif du travail demandé dans le

cadre de ce travail.
Nhut Tri Mach va s’occuper de cette partie.
Équipe 3 : Une description sommaire des diverses parties du rapport.

Benjamin Ross et Alexandre Pouliot vont s’occuper de cette partie.
(b) Ordre du Jour

Alexandre Pouliot s’occupe de la réalisation de l’ordre du jour pour la réunion
du 23 janvier 2023. La réalisation de cette tâche est prévue pour dimanche le 22
janvier 2023 à midi.
(c) Compte rendu de la première réunion

Alexandre Pouliot s’occupe de la rédaction du compte rendu. Cette tâche est pré-
vue pour le lundi 23 janvier 2023.
9. Évaluation de la réunion
La réunion s’est bien déroulée et a permis de faire le point sur le premier rapport.
10. Date, heure, lieu et objectif de la prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu lundi le 23 janvier à 18h30. Cette réunion aura lieu en
ligne et le sujet de celle-ci sera sur l’étude préliminaire.
11. Présences
✓ Benjamin Ross
✓ Mohamed Akram Zahouel
✓ Alexandre Pouliot
✓ Nhut Tri Mach
12. Fermeture de la réunion

Heure : 19h35
6.2 Réunion 2 - Discussion sur l’étude préliminaire

Local : En ligne


Sécrétaire : Nhut Tri Mach
Responsable de l’assemblage des rapports de TP : Alexandre Pouliot, Nhut
Tri Mach, Benjamin Ross, Mohamed Akram Zahouel, Waji Mefteh

Revenir sur nos introductions en apportant des explications et création du diagramme
sur Visio.

- Alex Pouliot et Benjamin Ross || Description des diverses parties du rapport
- Nhut Tri Mach || Attentes de notre cliente et Objectif du travail demandé
- Mohamed Akram Zahouel || Contexte

Modification d’un paragraphe dans le contexte de l’introduction.
(a) Lecture et adoption de l’introduction
i. Le contexte de l’introduction (Mohamed Akram Zahouel).
Akram recorrige la fin de son texte 1.1 et nous présente son texte en apportant
des explications.
ii. Les attentes de notre cliente et objectif du travail demandé dans le cadre de ce
travail (Nhut Tri Mach).
Nhut a lu son texte à l’équipe en mentionnant les détails avec des explications
soutenues.
iii. Une description sommaire des diverses parties du rapport (Benjamin Ross et
Alexandre Pouliot)
Alex et Benjamin ont lu leur texte à l’équipe en mentionnant les détails avec
des explications soutenues
(b) Création du diagramme pour le processus d’affaire (sur visio)
Un tutoriel, de la part de Nhut, vite fait sur comment dessiner sur Visio. Partage
du document Visio sur le cloud pour que chacun puisse travailler dessus.

Par contre, il y aura une tâche collective pour la prochaine rencontre et c’est de relire
l’étude de cas. Afin de pouvoir mieux le comprendre et y encercler ou surligner les
points importants pour le PA.
La réunion s’est bien déroulée, sauf qu’il faudra mettre plus de temps sur le processus
d’affaire.

La prochaine réunion aura lieu mercredi le 25 janvier vers 16h20 (pour finir le PA).
Cette réunion aura lieu en ligne et la suite du processus.
10. Présences
✓ Benjamin Ross
✓ Nhut Tri Mach
✓ Walid Mefteh

Heure : 21h27
6.3 Réunion 3 - Discussion sur l’étude préliminaire et

l’analyse préliminaire
Local : En ligne


Tri Mach, Benjamin Ross, Mohamed Akram Zahouel, Waji Mefteh, Manh Hiep Vu

Revenue sur notre diagramme du processus d’affaires et leur raffinements.


Modification du processus d’affaires et raffinements.
(a) Lecture et adoption de le processus d’affaire
i. Processus d’affaires révisé
Benjamin a présenté son super diagramme du processus d’affaires, qui a été ri-
goureusement analysé par l’équipe et qui a permis d’avancer sur la division de
l’équipe pour les diagrammes ANSI (P3.1, P3.2, P3.3, P4.1, P4.2, P5.1, P5.2,
P5.3).
La réunion s’est bien déroulée à une très bonne vitesse. C’est grâce en partie que
Benjamin avait déjà fait le diagramme du processus d’affaires avant la rencontre.

La prochaine réunion aura lieu lundi le 30 janvier vers 18h30. Cette réunion aura lieu
en ligne. Chaque équipe présentera chacun leur partie.
Tâches à accomplir pour la semaine prochaine le 30 janvier :
Équipe 1 : Création des trois diagrammes de ANSI P3.

Mohamed Akram Zahouel et Wajid Mefteh vont s’occuper de cette partie.
Équipe 2 : Création des trois diagrammes de ANSI P5.

Nhut Tri Mach et Manh Hiep Vu vont s’occuper de cette partie.
Équipe 3 : Création des deux diagrammes de ANSI P4 et l’introduction de l’étude

préliminaire.
Benjamin Ross et Alexandre Pouliot vont s’occuper de cette partie.
10. Présences
✓ Benjamin Ross
✓ Nhut Tri Mach
✓ Wajih Mefteh
✓ Manh Hiep Vu

Heure : 17h05
6.4 Réunion 4 - Discussion sur le texte de l’étude pré-

liminaire et de le texte du diagnostic de l’existant
Local : En ligne


Tri Mach, Benjamin Ross, Mohamed Akram Zahouel, Waji Mefteh, Manh Hiep Vu

Retour sur nos diagrammes ANSI


Corrections apportées sur les diagrammes ANSI.
(a) Revisions des ANSI
(b) Sections restantes à faire dans l’étude préliminaire
2.1 Introduction
2.2 Processus d’affaires à l’étude
2.3 Description du processus d’affaires
2.4 Modélisation approfondi des processus d’affaires
2.5 Objectifs de Mme Leblanc en automatisation

2.6 Problèmes
2.7 Évaluation de la faisabilité du projet
2.8 Conclusion
(c) Sections restantes à faire dans le diagnostic de l’existant
3.1 Introduction
3.2 Modélisation détaillée des PA
3.3 Activités automatisables dans le PA
3.4 Stratégie d’automatisation
3.5 Conclusion
La réunion s’est bien déroulée.

La prochaine réunion aura lieu lundi le 6 février vers 18h30. Cette réunion aura lieu
Tâches à accomplir pour la semaine prochaine le 6 fevrier :
2.1 Introduction : Alex.

2.2 Processus d’affaires à l’étude : Benjamin.
2.3 Description du processus d’affaires : Benjamin.
2.4 Modélisation approfondi des processus d’affaires : Benjamin.
2.5 Objectifs de Mme Leblanc en automatisation : Akram.
2.6 Problèmes : Nhut et Alex.
2.7 Évaluation de la faisabilité du projet : Nhut et Alex.
2.8 Conclusion : Nhut et Alex.
3.1 Introduction : Akram.
3.2 Modélisation détaillée des PA : Tout le monde avec leurs parties respectives.
3.3 Activités automatisables dans le PA : Wajih et Hiep.
3.4 Stratégie d’automatisation : Wajih.
3.5 Conclusion : Hiep.
10. Présences
✓ Benjamin Ross

✓ Nhut Tri Mach
✓ Wajih Mefteh
✓ Manh Hiep Vu

Heure : 19h35
6.5 Réunion 5 - Discussion sur la soumission du rap-

port et de la correction à faire
Local : En ligne


Tri Mach, Benjamin Ross, Mohamed Akram Zahouel, Manh Hiep Vu


Corrections à faire pour le rapport intermédiare 1.
(a) Revisions des corrections faites au diagrammes
(b) Sections dans l’étude préliminaire à présenter
2.1 Introduction : Alex.
2.2 Processus d’affaires à l’étude : Benjamin.

2.3 Description du processus d’affaires : Benjamin.
2.4 Modélisation approfondi des processus d’affaires : Benjamin.
2.5 Objectifs de Mme Leblanc en automatisation : Akram.
2.6 Problèmes : Nhut et Alex.
2.7 Évaluation de la faisabilité du projet : Nhut et Alex.
2.8 Conclusion : Nhut et Alex.
(c) Sections dans le diagnostic de l’existant à présenter
3.1 Introduction : Akram.
3.2 Modélisation détaillée des PA : Tout le monde avec leurs parties respectives.
3.3 Activités automatisables dans le PA : Hiep.
3.4 Stratégie d’automatisation : Alex, Nhut et Hiep.
3.5 Conclusion : Hiep.
La réunion s’est bien passée sauf pour un imprévue oÙ que Wajih n’a pas fait sa partie
et donc, on a été trois membres à faire sa partie ce soir. De plus, Wajih ne s’est pas
présenté à la réunion ce soir.

La prochaine réunion aura lieu lundi le 13 février vers 18h30. Cette réunion aura lieu

Tâches à accomplir pour avant la soumission du 10 février :
Pour les tâches à accomplir toute l’équipe sera responsable de la correction du texte
sur antidote.
De plus, Benjamin fera une révision approfondie sur la section 3.4 stratégie d’auto-
matisation, car elle vient d’être réalisée ce soir.
10. Présences
✓ Benjamin Ross
✓ Nhut Tri Mach
✓ Manh Hiep Vu

Heure : 21h00

07 Ross RPT TP1 Inter H23 - 2

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

07 Ross RPT TP1 Inter H23 - 2

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

IFT-1003 Analyse et conception de systèmes

Rapport de projet – version intermédiaire 1

matricule nom adresse courriel

2.8 Conclusion et recommandations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

La première conférence ScienceMaMuse a été organisée en 2022 à l’aide d’un système

1.2 Attentes de notre cliente

1.3 Objectif du travail demandé

un système automatisé afin de gérer les activités préparatoires à la conférence.

1.4 Description des diverses parties du rapport

À ce rapport sera joint un diagnostic de l’existant, permettant de mieux visualiser tous

Pour terminer, le rapport comportera la conception de l’automatisation des processus

2.2 Processus d’affaires à l’étude

Figure 2.1 – Diagramme de niveau 1

L’organisation de la conférence est subdivisée en six sous-processus qui seront individuel-

✯ P1 L’animation du comité de programme.

Les acteurs internes du processus d’affaire de la gestion de l’organisation d’une conférence

2.3 Description du processus d’affaire

2.3.1 P1 L’animation du comité de programme

2.3.2 P2 Établissement du programme préliminaire de la confé-

2.3.3 P3 Soumettre et évaluer les articles

2.3.4 P4 Élaborer les programmes des tutoriels

2.3.5 P5 Établir le programme définitif

2.3.6 P6 Gérer les inscriptions préalables à la conférence

2.4 Modélisation approfondi des processus d’affaires

Figure 2.2 – Diagramme de raffinement de P1

Le travail administratif de la secrétaire du CP consiste à créer une fiche (FICHE MEMBRE

2.4.2 P2 Établissement du programme préliminaire de la confé-

Le président du CP consulte le président de la conférence et les membres du CP pour créer

Figure 2.3 – Diagramme de raffinement de P2

2.4.3 P3 Soumettre et évaluer les articles

Figure 2.4 – Diagramme de raffinement de P3

2.4.4 P4 Élaborer les programmes des tutoriels

Le responsable du comité de gestion de tutoriels (CGT) consulte les présidents (de la

Figure 2.5 – Diagramme de raffinement de P4

2.4.5 P5 Établir le programme définitif

Par la suite, le président du CP, le responsable du CO et le responsable du CGT se

Le contenu du programme est ensuite envoyé à la secrétaire du CP qui se chargera de

Figure 2.6 – Diagramme de raffinement de P5

2.4.6 P6 Gérer les inscriptions préalables à la conférence

La secrétaire du comité d’organisation (CO) reçoit les fiches d’inscription et le paiement

Figure 2.7 – Diagramme de raffinement de P6

2.5 Objectifs de Mme Leblanc en automatisation

✯ Automatisation du système de gestions de conférences.

les activités administratives.

2.6.2 Problèmes constatés lors de l’ajout de la secrétaire Mme

➤ Oublis d’envoyer des lettres de confirmation.

2.6.3 Problèmes observés par l’équipe d’analyste

2.7 Évaluation de la faisabilité du projet

2.7.1 Faisabilité organisationnelle

2.7.2 Faisabilité technique

2.7.3 Faisabilité temporelle

2.7.4 Faisabilité financière

En termes d’équipements, il n’est pas la peine de débourser de nouveaux ordinateurs.

2.8 Conclusion et recommandations

Entre un système satisfaisant et un système automatique, nous suggérons le deuxième,

Même si ce système permettra à l’équipe d’être à jour, il restera minimaliste. Ce système

3.2 Modélisation détaillée des PA

Figure 3.1 – Diagramme d’ANSI 3.1

3.2.2 ANSI 3.2 Définir les membres participants au processus d’éva-

Lorsque la répartition est terminée, le président du CP fait parvenir le tableau Excel à la

Une semaine avant la date limite, le président du CP consulte le tableau et demande à

Figure 3.2 – Diagramme d’ANSI 3.2

3.2.3 ANSI 3.3 Évaluer et sélectionner les meilleurs articles