Le Mini Guide de l'Efficacit Personnelle - www.DevenirPlusEfficace.com- version 1.

Mini Guide de L'efficacit Personnelle

Plus de 15 Pages !

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Avant propos

L'ide de raliser cet ebook vient d'une phrase qu'on me dit tout le temps "Mais comment fais tu pour faire tout ca !".

En effet en plus d'un travail en tant que salari qui me prend plus de 10 heures par jour j'ai de nombreuses autres activits annexes :

J'anime plusieurs dizaines de sites internet et blogs, dont ConseilsMarketing.fr un blog qui a ralis plus 1,3 million de pages vues en 2010

Je participe des soires et confrences... et j'ai mme co-ralis une formation vido sur le Blogging de plus de 13h vendue qui a t vendue plusieurs centaines d'exemplaires.

Je continue de mener une vie sociale riche et varie

Et bien entendu, tout cela sans me gcher la vie, sans tre asocial, sans passer mes jours et nuits devant mon PC

Au lieu d'expliquer chaque personne quels sont mes trucs et astuces, j'ai dcid de tenir le blog "DevenirPlusEfficace.com" et de vous offrir ce mini guide qui rassemble quelques unes des astuces que j'utilise au quotidien pour gagner du temps.

Bonne lecture tous !

Frdric Canevet, Webmaster www.DeveniPlusEfficace.com

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Partie 1 27 conseils pour gagner du temps !

Tous les entrepreneurs sont dbords et doivent souvent prendre des dcisions dans l'urgence. Cette situation est normale, cependant elle ne doit pas tre la rgle sur le moyen et long terme. Il faut absolument sortir du cercle vicieux d'tre systmatiquement en "raction" (tre sous la contrainte des demandes qui arrivent sans cesse). Il faut au contraire se placer dans une philosophie d'action o vous dcidez et vous choisissez au lieu de subir. Pour cela il est indispensable de prvoir, prioriser et anticiper, et donc de mieux s'organiser et de mieux travailler. Comment savoir si vous tes en mode "Raction" plus qu'en mode "Action" ? Il suffit de rpondre Oui une des questions suivantes : Est-ce que vous avez toujours l'impression de travailler dans l'urgence et sous le stress ? Est-ce qu' la fin de la journe vous vous dites "Dj !", sans avoir ralis le travail le plus important faire ou en ayant l'impression de ne pas avoir avanc ? Votre bureau / PC / Outlook est t'il rang ? Pouvez-vous retrouver facilement un email, un courrier ? Est-ce qu'il vous arrive de manquer un rendez-vous, ou arrivez-vous systmatiquement en retard aux runions ?

Pour changer cette situation voici 22 bonnes habitudes prendre : 1. Listez et crivez systmatiquement tout ce que vous devez faire (urgent ou pas), soit dans un fichier Word, soit sur un cahier, soit sur Evernote.com, soit sur ManyMoon.com (solution de gestion de projets gratuite) Cela vous permettra de savoir tout ce que vous devez faire pour (enfin) prioriser votre travail. De mme si quelqu'un passe votre bureau pour faire quelque chose (envoyer un document, un email), crez tout de suite un email avec le destinataire et l'objet, sans aller plus loin. Cela vous permettra d'y revenir tranquillement plus tard.

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2. Listez pour chaque jour ce que vous devez faire en Top Priorit (en tant raliste sur le travail effectuer, c'est--dire en multipliant par 2 le temps que vous estimez), et faites de mme pour la semaine venir en listant ce que vous devez faire. Une bonne ide est de prendre un Post-it carr pour lister les tches du jour afin de les barrer au fur et mesure, puis de jeter le post-it (source d'une grande satisfaction !).

3. Pour les gros projets (salon, site Web) faites un rtro-planning avec toutes les tches intermdiaires faire afin de simplifier la gestion du travail effectuer et ne rien oublier. Ce travail vous servira ainsi clarifier dans votre esprit tout ce que vous devez faire. Si ncessaire bloquez dans votre agenda des heures pour raliser les tches.

4. Faites toujours les choses les plus importantes (ex: relire un texte, valider des prix) ou les plus chiantes en premier (ex : faire des business plan sur Excel). Ne repoussez pas plus tard ce que vous devez faire. Si ncessaire encouragez-vous avec un "Allez" que vous dites voix haute pour vous motiver. Si c'est vraiment dur ou compliqu, accordez vous une "rcompense" une fois que ce travail sera ralis (caf, site de blagues visiter, Facebook, coup de fil perso)

5. Dfinissez dans votre agenda des plages "tampon" pour les urgences. Pour cela calez-vous des runions de travail avec vous-mme toutes les semaines pour grer l'imprvu (ex: tous les mercredi matin c'est runion avec vous-mme).

6. Ralisez de manire groupe les petites tches (ex: 1 h pour lire les emails avant d'aller djeuner le midi, remplir vos notes de frais). Cela vous permet de toute traiter la suite de manire mcanique dans devoir repenser ce qu'il faut faire.

7. Pour les choses trs importantes, faites les ds votre arrive au bureau, ne lisez pas vos emails, ne rpondez pas au tlphone avant d'avoir avanc autant que vous l'avez prvu.

8. Gnralement 80% de nos rsultats dpendent de 20% de notre travail Analysez ce qui va vous faire vraiment gagner plus d'argent, amliorer vos relations avec votre manager et concentrez vous sur ces tches au lieu de faire ce qui vous plait ou des actions qui court terme ne vont pas influer fortement sur votre Business. De mme tous les jours avant de quitter le bureau ou d'aller vous coucher n'oubliez pas de vous demander si vous avez atteint votre but de la journe. Vous pouvez galement analyser si toutes les deux heures de travail vous avez bien ralis une action qui va vous rapporter de l'argent. Si ce n'est pas le cas, prenez le temps de faire une action (ex: emailing, Tweet, article de blog, promo d'un produit d'affiliation), et vous verrez que votre business va naturellement se dvelopper
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9. Planifiez 2h / mois pour rflchir votre stratgie et au long terme afin de ne pas rester scotch dans l'oprationnel.

10. Retenez-vous de faire autre chose tant que vous n'avez pas atteint votre objectif. En effet notre cerveau et notre culture actuelle est celle de l'interruption et de la facilit. Or rester concentr demande un effort que peu d'entre nous sommes maintenant capables de faire. Vous devez donc vous forcer rester votre bureau et rsister le plus possible la tentation d'aller boire un caf, d'aller aux toilettes, de lire vos emails, de regarder votre iPhone

11. Analysez dans la journe votre priode o vous tes le plus productif, et celle o vous tes fatigu (ex: 14h aprs mang, 18h) pour caler ces moment l des tches adaptes.

12. Prenez des bonnes habitudes : consultez vos emails uniquement toutes les heures ou plutt toutes les 2 heures, gardez votre bureau propre et vos dossiers organiss dans des chemises pour ne pas perdre de temps chercher les informations, informez vos collgues de la gestion de leurs demandes afin de ne pas avoir expliquer o en sont leurs demandes

13. Apprenez tre concis et aller droit au but : au tlphone aprs la phase de politesse passez l'objet de l'appel et ce que vous voulez faire, en runion dfinissez clairement l'objet de la runion et les dcisions prendre et la fin dfinissez les actions de chacun et les dates de ralisation

14. Faites des pauses cafs, afin de conserver de l'espace pour la dtente et les communications informelles. Nous sommes des tres humains et la communication informelle est essentielle, cela vous permettra de dsamorcer des situations avant de vous retrouver face des problmes qui seront devenus trop importants avec le temps et les non dits.

15. Ne commencez plus votre journe par lire vos emails et vos newsletters, commencez directement travailler sur vos objectifs de la journe. De mme prparez ds le soir d'avant ce que vous allez faire en priorit le lendemain la premire heure. Sil ny a quun seul rglage effectuer dans Outlook, cest celui qui dsactive la notification automatique des emails entrants. En effet, mme si lattention est louable (nous prvenir quand un email important arrive), le problme cest que dans le faites cela vous distrait et cela vous mets dans une situation o vous tes tent de rpondre Il est donc essentiel de dsactiver au plus tt cette option dans Options > Options de la messagerie > Options Avances

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16. Evitez de recevoir des emails perso ou des appels perso au travail (ou mettez votre tlphone dans notre veste) Vous pourrez trs bien vrifier vos appels le midi, la pause caf mais pas au bureau ou lors des runions. Si c'est un appel vraiment urgent vos contacts peuvent vous appeler sur le tlphone fixe au bureau

17. Grez plus efficacement vos emails : * Utilisez des modles d'emails et de signature pour gagner du temps (ex: faites une signature avec "Bonjour," et "Cordialement" avec votre signature), * Dfinissez des rgles pour transfrer les messages de service ou les newsletters dans un rpertoire "A lire", * Installez Google Desktop pour rechercher facilement les emails ou fichiers sur votre PC, crez des sous-rpertoires sur votre PC et dans votre boite email, * Copiez sur votre Pc les emails (dans un dossier li l'email) afin de les retrouver plus facilement, * Essayez de garder votre boite de rception la plus vide possible avec uniquement les messages les plus urgents en classant-supprimant-transfrant-traitant tous les emails entrants pour ne pas les laisser "en attente" dans votre boite email. *

18. Profitez de la Mobilit avec votre Smartphone pour rpondre vos emails dans les trajets, entre deux rendez-vous. Et mettez jour votre agenda pour rpondre immdiatement aux demandes. De mme lorsque l'on vous demande quelque chose ne dites pas "Envoyez-moi un email", mais crez une note dans votre Smartphone et envoyezla vous dans votre boite email pour ne rien oublier. Attention nanmoins : toutes les tches ne sont pas faire avec un iPhone (saisie de texte, faire un compte rendu), il ne faut faire que ce qui fait vraiment gagner du temps.

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19. Gardez dans un rpertoire les emails relancer (ex: un sous dossier dans les lments envoys) afin de ne pas oublier de relancer les personnes qui doivent raliser un travail pour vous. Ce dossier pourra tre check tous les jours ou une fois par semaine selon l'urgence.

20. Apprenez dire "NON" poliment et en justifiant votre rponse si on vous demande de faire quelque chose qui n'est pas de votre ressort. Expliquez pourquoi ce n'est sans doute pas vous le mieux plac, et indiquez qui il faut vous adresser.

21. Evitez le "MultiTasking" : Il faut environ une dizaine de minutes pour se plonger dans un sujet "complexe". C'est--dire que si vous crivez un article pour votre Blog, puis vous vous arrtez pour effectuer une autre tches (lire un email, rpondre au tlphone) il vous faudra 10 minutes pour tre nouveau concentr sur la tche prcdente. Ce qu'il faut retenir c'est qu' chaque fois que vous tes drang ou que vous faites autre chose, vous perdez 10 minutes pour vous remettre dans le sujet. Il est donc essentiel d'viter de faire plusieurs choses la fois, et dfinir des plages de travail continues pour avancer sur un sujet sans emails, sans tlphone qui sonne A noter : gnralement il est difficile de travailler sur un sujet 100% plus de 45 minutes. Il faut donc prvoir des pauses puis revenir sur un sujet.

22. Appliquez la mthode Pomodoro : cette mthode de travail a pour objectif de dfinir des plages de travail de 25 minutes (des "sprints") o vous travaillez fond sur un sujet. Ensuite vous faites une pause de 3 5 minutes (ex: aller au toilettes, boire un verre d'eau, lire vos emails), et vous repartez sur une autre session de travail. Ensuite aprs 1 2 h ce rythme (c'est--dire 4 ou 5 sprints) vous pouvez vous accorder une grosse pause de 30 minutes. L'intrt de cette technique est encore une fois de vous concentrer sur une tche et d'avancer le maximum jusqu' attendre la limite de la concentration sur une tche. Vous devez vous forcer travailler sans interruption, ce qui est le principal problme de manque de productivit de la plupart des personnes. Pour vous aider, vous pouvez utiliser les applications iPhone (voir http://bit.ly/cCXt5H), une alerte sur votre tlphone portable ou un simple minuteur de cuisine.

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23. Plus vous avez de temps pour raliser une tche, plus vous passerez du temps. Pour certaines tches non prioritaires vous devez vous forcer limiter le temps y consacrer (ex: travailler sur un Powerpoint uniquement 2 jours avant la prsentation).

24. Apprenez taper plus vite l'ordinateur si vous faites beaucoup de rdactionnel. Il existe de nombreuses mthodes qui vous permettent de taper au clavier bien plus vite au bout de quelques semaines d'entrainent. Vous avez par exemple : le Logiciel Tap Touche 24 sur http://tourl.fr/ahoh

25. Eloignez vous pour travailler sur des sujets de fonds ou stratgiques. Si vous devez travailler sur un Business Plan, sur un dossier important ne restez pas au bureau, mais isolez vous dans un endroit o vous tes certains de ne pas tre dconcentr (salle de runion, bibliothque) avec aucun moyen de vous joindre et aucune distraction.

26. Faites des Process et Routines. Si toutes les semaines vous devez faire la mme chose, listez les tches et analysez en quoi elles pourraient tre automatises, simplifies, dlgues En effet parfois par simple habitude on continue faire les mmes actions alors que cela peut tre optimis !

27. Jetez votre TV ! La TV est la plus grande source de perte de temps pour la majorit de la population : on reste passif subir les programmes au lieu de crer de la valeur. Vous devez donc commencer par analyser ce que vous regardez actuellement, et ce qui est vraiment intressant et ce qui vous fait du bien puis d'arrter de perdre votre temps avec les missions dbiles pour vous mettre au sport, lire des livres, regarder des vidos

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Partie 2 - Grez efficacement votre sommeil

La tentation est souvent de travailler jusqu' puisement jusqu' 1h du matin et de se lever 8h, 7 jours sur 7 lorsque l'on a beaucoup de travail. Cependant ce n'est pas la bonne solution car si vous pouvez le faire pendant plusieurs semaine, au bout d'un moment le manque de sommeil va rduire votre productivit (vous allez rflchir moins vite, vous allez faire plus d'erreurs d'inattention, vous allez fixer moins facilement les souvenirs) et cela va jouer sur votre moral (vous aurez moins de motivation, vous allez choisir les tches plus simples que les plus complexes). Grer efficacement son sommeil devient alors indispensable. Voici 2 rgles d'Or respecter : - Ecoutez votre corps et calez votre rythme de sommeil sur votre biorythme : vous devez apprendre identifier quelles sont vos "portes de sommeil", c'est--dire quels moment vous sentez que vous vous endormez, pour aller vous coucher 15 minutes avant pour "prendre le train du sommeil". Ces priodes se manifestent par des billements et une fatigue qui s'installe. Si vous faites attention vous arriverez trs facilement les noter au cours de la journe. Pour cela notez ces "coups de pompe" que vous avez dans la journe sur un papier ou votre iPhone. Vous allez vite voir qu'ils sont gnralement au mme moment de la journe, et qu'ils se reproduisent environ toutes les 1h15 / 1h30. Il est important de s'endormir au dbut du cycle du sommeil (prendre son train de sommeil), car si vous manquez ce dpart d'une part vous aurez plus de mal vous endormir, mais en plus la qualit de sommeil que vous allez avoir sera moins bonne (et vous allez donc moins bien rcuprer mme si vous dormez la mme dure). Par exemple, pour moi mes Portes de Sommeils sont 18h30 / 20h / 22h / 23h30 / 1h / 2h15 Je ne cherche jamais me coucher entre ces heures, car la qualit de sommeil que je vais avoir sera moins bonne, et donc je prfre attendre le dbut de la nouvelle porte pour dormir plus efficacement. De mme le matin pour me lever, au lieu de me rveiller en plein milieu d'un cycle de sommeil, je prfre soit me lever plus tt ou plus tard pour tre frais et dispo.

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Par exemple, le matin je prfre me rveiller 6h30 ou 7h45 ou 9h15, car ce sont les csures dans mes cycles de sommeil. Vous avez un guide gratuit tlcharger sur le site www.institut-sommeil-vigilance.org, ce qui gratuit disponible sur ce lien http://bit.ly/cuBjk9 vous donnera de trs bons conseils pour dormir mieux et ainsi tre plus efficaces.

- Faire des siestes : Si vous continuez travailler alors que vous tes puis, votre productivit va s'en ressentir. C'est pourquoi vous devez faire une petite sieste pour rcuprer et tre nouveau oprationnel, plutt de travailler au ralenti ou vous bourrer de caf ou de th. Par exemple, lorsque je rentre du travail vers 20h, j'essaie de dormir via un micro-sommeil de 5 10 minutes dans les transports en commun. Comme il s'agit exactement de ma meilleure priode de mon cycle de sommeil, ces 10 minutes de sommeil "valent" au moins 30 minutes de "sommeil classique". De mme, si je n'ai pas russi attraper cette porte de sommeil pendant le trajet, et que je suis encore fatigu, je travaille un peu, puis lors de la prochaine "porte de sommeil", je fais une petite sieste. Mais pour viter de dormir toute la nuit je laisse la lumire allume et un fond musical Ainsi quand le cycle de sommeil est pass, naturellement la musique et la lumire me permettent de me rveiller tranquillement. A noter : cette sieste vous permet de rcuprer du sommeil en retard, mais pas de remplacer une nuit de sommeil. Il faut continuer dormir des nuits compltes aprs avoir rcupr via votre sieste qui ne fait que rattraper le sommeil en retard de la journe en cours et non pas celle qui va venir. Attention : la cafine un effet "booster", car elle permet de vous donner un petit coup de fouet, mais une fois ce turbo enclench, votre organisme va avoir encore plus besoin de se reposer Donc le Caf et le Th peuvent vous aider lutter contre une "porte de sommeil" ou vous remotiver, mais ce n'est pas un produit qui "efface" votre fatigue. Le caf ne fait que dplacer le problme de fatigue et le faire s'accumuler.
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C'est la mme chose pour les boissons comme le Red Bull : cela permet d'avoir un effet de boost, mais cela de permet pas d'effacer la fatigue qui revient encore plus fortement aprs l'effet booster Rappelez-vous que si votre corps vous demande de vous reposer, ce n'est pas pour rien : il a besoin de rcuprer pour tre encore plus au Top !

A noter : Jean Philippe Touzeau de RevolutionPersonnelle.com a crit un petit guide sympa 24 sans lequel il explique "Comment se lever plus tt". C'est un livre court, avec des conseils simples vous permettra de vous motiver pour dmarrer vous lever plus tt (voir http://bit.ly/9ymQ9T).

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Partie 3 - Utilisez un bon matriel

Si vous n'avez pas le bon matriel vous pouvez perdre de prcieuses minutes tous les jours Voici le matriel que nous vous conseillons d'utiliser pour gagner du temps au quotidien : Un iPhone pour une accessibilit vos informations o que vous soyez Un Scanneur Imprimante, afin de rduire l'encombrement et d'conomiser l'achat d'un Photocopieur. Cela vous servira tous les jours pour scanner les documents importants (contrats, documents administratifs).

Par exemple vous avez la Canon - Pixma MP560 129 TTC sur ce lien http://amzn.to/hIkPmx

Un cran Plat d'au moins 21 pouces + un PC portable pour afficher les donnes sur 2 crans en mme temps. Cela permet de gagner normment de temps en travaillant sur 2 choses la fois, en comparant 2 documents Word, en regardant une vido tout en travaillant sur le Web

Par exemple un moniteur Samsung 23' super agrable utiliser pour 243 sur http://amzn.to/hyzRgE

Un tableau Blanc pour ne rien oublier et noter ses objectifs long terme pour les avoir sous les yeu.

Cela cote moins de 40 pour un tableau de 60 x 90 cm http://amzn.to/hTCj1n

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Des post-it carrs et rectangles pour prendre des notes et tout organiser. Un cahier spirale pour prendre rapidement des notes en runion. Un clavier et une souris sans fil pour travailler de loin ou pour ne pas tre embt par les fils.

Le Labtec 800 est un bon rapport qualit / prix, seulement 26 sur Amazon : http://amzn.to/hkZYAr

Un disque dur Externe 500 Go + la pochette "antichoc", idal pour transporter dans sa veste ses donnes chez un client ou un weekend, et surtout pour sauvegarder vos donnes (Ps: je vous conseille mme d'en avoir 2 pour tout sauvegarder !).

Le Seagate 500 Go est un bon choix, seulement 59 TTC sur ce lien http://amzn.to/fSeicu

- Un pointeur (ou zapette passe slide) pour faire dfiler les slides de vos prsentation Powerpoint sans devoir rester devant votre PC.

C'est un confort inestimable lorsque l'on fait des formations ou des prsentations chez des prospects. Prenez surtout une zapette sans fil (et on pas infrarouge), qui est bien plus pratique. N'achetez pas une zapette trop complique, prfrez un modle ultra simple. Cela cote 32 sur Amazon http://amzn.to/fUuDvC , mais cela les vaut trs largement

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Un Appareil Photo numrique ultra-compact, toujours porter sur soi pour filmer une Interview, prendre des photos sur un salon C'est bien mieux qu'un iPhone qui n'offre pas une qualit vido des plus performantes.

Choisissez un modle qui tienne dans la poche de votre pantalon, avec une option de film HD sans limite de dure (certains modles limitent l'enregistrement des vidos en continu). Vous pouvez par exemple faire confiance aux Lumix, qui ont un trs bon rapport qualit prix : partir de 120 sur ce lien http://amzn.to/gyO7Jc Un sac dos + housse de protection pour Pc, afin de transporter partout votre PC discrtement (ce qui vous vitera une scoliose mais aussi de vous faire agresser dans le mtro).

Cela cote moins de 12 chez Amazon http://amzn.to/g8aPPA avec la marque Belkin, et vous ne le regretterez pas !

Un bon fauteuil roulette avec accoudoir, car vous allez passer des heures devant votre PC (personnellement j'ai mme mis un petit cousin sous mes fesses pour plus de confort !).

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Faites bien attention choisir un fauteuil o vous tes l'aise (par exemple si vous tes grand il faut que votre nuque soit bien soutenue). Vous avez une slection sur eBay l http://amzn.to/esukV0 En option : Un iPad avec abonnement 3G pour les dmos chez les clients, sur un salon, lors d'un dplacement dans le train Prenez de prfrence un iPad 3G pour ne pas tre limit un usage en Wifi (ou en utilisant l'iPhone comme Modem).

Modle iPad 3G (64 Go) partir de 800 sur Amazon http://amzn.to/fztKSe A noter nanmoins que pour un usage personnel la maison, l'iPad devient rapidement un gadget et on se retourne facilement vers son PC traditionnel.

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A vous de jouer !

J'espre que ces quelques conseils vous auront aid amliorer votre efficacit personnelle et professionnelle.

Nanmoins il est important de savoir que vous devez adapter ces conseils votre corps, votre psychologie et votre environnement.

En effet selon les personnes, le mtier, la famille il n'est pas possible de tout appliquer la lettre. Vous devrez faire des tests, voir ce qui fonctionne le mieux pour vous, et crer votre propre mthode !

A bientt sur DevenirPlusEfficace.com !

Frdric Canevet, Webmaster www.DevenirPlusEfficace.com

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L'auteur de cet ebook

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