Plan de continuité d’activité (PCA)

et
Plan de reprise d’activité (PRA)

Notice d’information sur la création et la mise en œuvre d’un Plan de Continuité d’Activité
relatif à la gestion de la crise sanitaire COVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité.

Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la

planification de défense et de sécurité nationale, chaque administration nationale ou locale doit
élaborer un Plan de Continuité d’Activité (PCA).

Dans le contexte de crise sanitaire actuelle liée au COVID-19, la mise en œuvre de cette
règlementation trouve une application concrète. De nombreuses structures locales étant
confrontées dans l’urgence à la nécessité de remettre en question leurs missions, leurs
modes d’organisation et de prévention des risques professionnels classiques. Le Centre de
Gestion de Meurthe-et-Moselle souhaite vous accompagner au mieux dans la gestion de
cette crise sanitaire inédite en vous mettant à disposition les outils et conseils de bonnes
pratiques pour adapter vos organisations à ce contexte.

Qu’est-ce qu’un PCA ?

Le plan de continuité d’activité est un outil de référence qui met en évidence la stratégie et
les mesures organisationnelles permettant à la collectivité d’assurer, en fonction de la
situation de crise sanitaire rencontrée, ses missions essentielles de service public.
Le PCA permet en outre d’identifier et de prioriser les services qui doivent être maintenus
parce qu’ils sont essentiels au bon fonctionnement de la société ou en raison de la
règlementation. Il met en évidence les moyens de le faire en cas d'indisponibilité du
personnel habituel à son poste. Il peut donc concerner les personnels techniques comme les
personnels administratifs. Il précise les mesures à prendre pour répondre aux enjeux de
sécurisation des populations et des agents ainsi que les processus décisionnels et de travail
associés.

Quelle est son utilité ?

Le PCA relatif à la crise sanitaire COVID-19 permet de définir les modalités de

fonctionnement des services face à un événement qui perturbe gravement l’organisation
normale de l'entité et d’en limiter l’impact. Il doit permettre de mettre en œuvre des modalités
de travail en mode dégradé tout en :
- maintenant les missions «essentielles» à la population et leur capacité de mise en
œuvre,
- permettant la mise en œuvre de processus de décision,
- protégeant les agents par des mesures de prévention limitant la propagation du virus,
- protégeant les usagers contre ce risque de transmission,
- anticipant la reprise d’activité.
Ce plan est généralement complété par des fiches techniques qui apportent des précisions
sur certaines mesures à mettre en place en termes d’organisation et de gestion des
ressources humaines ou de prévention des risques professionnels.

Ce document doit être évolutif afin d’adapter les missions à mettre en œuvre en fonction des
mesures gouvernementales ou sanitaires prescrites ainsi que de la stratégie locale définie
en terme de priorité d’action.

Comment le mettre en place ?

Les collectivités territoriales et établissements publics locaux sont un relais des décisions qui
émanent de l’Etat. A ce titre, dans la gestion de la crise sanitaire actuelle, le Préfet
coordonne l’ensemble des acteurs publics et assure le relais des mesures nationales auprès
de ces derniers. L’Agence Régionale de Santé est quant à elle mobilisée afin de coordonner
les acteurs de santé.

Les étapes essentielles de la mise en œuvre d’un PCA sont résumées dans le schéma
d’élaboration ci-dessous.

Mise en place d'une cellule de crise et choix des participants

Recensement de tous les services et missions assurés habituellement par la collectivité

Identifier les missions essentielles qui nécessitent un maintien d'activité obligatoire

Définir les missions à mettre en oeuvre selon les différents niveaux d'alerte

Définir les différents scénarios possibles d'exercice de ces missions selon les effectifs présents

Définir, par service, les modalité de mise en oeuvre de la continuité d'activité

Communiquer les mesures auprès des agents et de la population

Mettre en oeuvre des mesures de protection des agents

Tester le plan de continuité d'activité et l'ajuster si nécessaire

Comment passer du PCA au PRA ?

Le PRA dans le cadre de la crise sanitaire COVID-19 s’inscrit dans la durée, comme le 1 er
Ministre l’a dit dans son discours du 28 avril 2020 devant l’Assemblée nationale, « il faut
apprendre à vivre avec le virus ». Une nouvelle période s’ouvre à compter du 11 mai 2020

2
avec la nécessité de poursuivre la mise en œuvre du PCA pour glisser progressivement vers
une reprise d’activité dans une période d’incertitude durable.

Cette nouvelle période induit la nécessité de concilier plusieurs enjeux :

- la protection des agents et de la population face au risque toujours présent de
transmission du virus,
- la nécessité de répondre aux besoins des usagers,
- socio-économiques,
- le lien social,
- les attentes des agents, élus et habitants « d’un monde d’après ».

Modèle de PCA tenant lieu de PRA

Un modèle de PCA - PRA et ses annexes vous sont proposés. Ce document évolutif s’inscrit
également dans la perspective d’une reprise progressive de l’activité à compter du 11 mai
2020 telle qu’annoncée par le gouvernement. Ces documents sont transmis à titre indicatif.
Ils doivent être adaptés à votre structure et au contexte local :
- les éléments surlignés en gris écriture droite sont à adapter,
- les éléments surlignés en gris écriture italique sont des conseils ou informations.

3
 PLAN DE CONTINUITE ET DE REPRISE D’ACTIVITE
COVID-19
[NOM DE LA COLLECTIVITE / DE L’ETABLISSEMENT]

Sommaire

Introduction...................................................................................................................... 2
I. Mise en place d’une cellule de crise et activation du PCA...............................................2
A. Modalité d’activation.....................................................................................................2
B. Cellule de crise et référent PCA...................................................................................2
C. Modalités de transmission des informations.................................................................3
II. Le recensement des missions et actions de la structure..................................................3
A. Inventaire et priorisation...............................................................................................3
B. Mesures organisationnelles relatives aux missions et activités essentielles ou
nouvellement engendrées par la crise.................................................................................4
C. Mesures organisationnelles relatives aux missions et activités non essentielles
pouvant être différées.......................................................................................................... 5
III. La gestion des moyens humains et matériels à disposition..........................................6
A. La gestion des moyens humains..................................................................................6
B. La gestion des moyens matériels.................................................................................7
IV. Les modalités de gestion de la communication externe et interne................................7
A. La communication interne............................................................................................7
B. La communication externe...........................................................................................8
V. Mesures relatives à la reprise d’activité...........................................................................9
A. La priorisation des missions et activités........................................................................9
B. Mesures organisationnelles relatives aux missions et activités priorisées..................10
VI. La protection du personnel.........................................................................................12
VII. Les modalités de communication et de mise à jour du PCA / PRA.............................12

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Introduction

Dans le cadre de la mise en œuvre du plan national de prévention et de lutte contre la

pandémie COVID-19, la collectivité / établissement public [Nom] doit adapter l’organisation
de ses services afin de répondre aux enjeux de :
 maintien des missions «essentielles» à la population et de leur capacité de mise en
œuvre,
 mise en œuvre de processus de décision et de continuité de direction,
 protection des agents afin de limiter la propagation du virus au sein de ses services,
 protection des usagers contre ce risque de transmission,
 reprise anticipée d’une activité « normale ».

Ce plan de continuité d’activité implique la mise en œuvre de mesures exceptionnelles de

réorganisation de ses missions induites par des mesures de confinement, l’absence des
moyens humains affectés traditionnellement aux activités en raison de leur indisponibilité et
l’application de règles sanitaires strictes.

A. Mise en place d’une cellule de crise et activation du PCA

B. Modalité d’activation

L’autorité territoriale est chargée de l’activation du PCA au regard des différents stades
d’alerte de la pandémie, qualifiés par les autorités nationales.

C. Cellule de crise et référent PCA

La gestion du PCA sera de la responsabilité de l’autorité hiérarchique [Nom, Direction

générale / secrétaire de mairie] ou de son suppléant [Nom, qualité]. Il est désigné référent
PCA et à ce titre, il prépare et coordonne la mise en œuvre du dispositif de gestion de la
crise COVID-19 en lien avec l’autorité territoriale décisionnelle ou son suppléant [Nom,
qualité].

Une cellule de crise est constituée afin de :

- piloter l’élaboration et la mise en place du PCA,
- s’assurer de son efficience et l’ajuster au besoin,
- prendre les décisions et gérer les situations nécessaires pour faire face à l’évolution
de la situation.

La cellule de crise est composée des personnes suivantes :

Nom, Prénom Fonction/Poste Tel fixe et portable Courriel

2
Elle peut être composée des membres suivants :
 L’autorité territoriale,
 Un ou deux élus délégués particulièrement concernés (sécurité, affaires sociales ou
scolaires),
 Du directeur général des services (DGS) ou secrétaire de mairie, référent PCA,
 Du responsable des ressources humaines,
 Des cadres ou agents référents des services « essentiels »,
 D’une personne chargée de la communication interne et/ou externe,
 De l’assistant ou du conseiller de prévention,
 D’un membre du CHSCT.

D. Modalités de transmission des informations

Les échanges à distance étant privilégiés, les membres de la cellule de crise conviennent de
se transmettre des informations régulièrement par mail et d’assurer un point [hebdomadaire]
de gestion de crise par [téléconférence / visio-conférence]. Ces échanges donnent lieu à un
relevé de décision qui sera transmis aux membres de la cellule de crise au plus tard dans les
[24 / 48 heures].

E. Le recensement des missions et actions de la structure

L’ensemble des informations est regroupée dans un fichier Excel annexe permettant le tri et
le filtre des données. Cf. Annexe n°1. Les éléments indiqués dans ce tableur sont donnés à
titre indicatif, ils doivent être adaptés à votre structure.

A. Inventaire et priorisation

Au regard des missions et actions traditionnellement mises en œuvre par la collectivité /

établissement public [Nom], il convient de réévaluer le niveau de continuité des missions et
de prioriser les actions à mettre en œuvre selon la classification suivante :
- Missions et activités essentielles : elles doivent être assurées en permanence,
elles sont prioritaires – Priorité 1.
- Missions et activités nouvellement engendrées par la crise : missions assurées
uniquement le temps de la crise, elles sont prioritaires – Priorité 1.
- Missions et activités non essentielles pouvant être différées : elles ne sont pas
prioritaires mais peuvent être réalisées à distance ou de manière ponctuelle – Priorité
2.
- Missions et activités suspendues : elles ne sont pas prioritaires et doivent être
interrompues durant la période de crise – Priorité 3.

Dans le cadre de la gestion de la crise COVID-19, il semble qu’une présence sur site est
requise pour les agents assurant les activités « essentielles » suivantes :
- la police municipale,
- les services eau, assainissement, électricité,
- les services assurant la gestion de la propreté urbaine, la collecte, l’élimination et le
traitement des déchets,

3
 - les services techniques pour répondre à une urgence technique (sur un bâtiment ou
une sécurisation de voirie par exemple),
- l’entretien ménager des locaux utilisés pour les missions essentielles uniquement,
- le service public de l’action sociale s’il permet de maintenir le lien avec les personnes
vulnérables (portage de repas, soins à domicile, accompagnement des résidents
EHPAD et EHPA, aides et secours d’urgence etc.),
- les services assurant les gardes d’enfants de 0 à 16 ans des personnels soignants
mobilisés dans la gestion de la crise sanitaire,
- les services assurant l’état civil pour les actes liés aux naissances et décès,
- le service funéraire.

Les responsables de services de la structure établissent un inventaire exhaustif de toutes les

missions et activités assurées en temps normal par les agents. L’organigramme, les fiches
de postes, listes de tâches sont mises à leur disposition pour ce faire.
Cet inventaire met en évidence :
- dans la partie « commentaires » les raisons qui justifient le niveau de priorité attribué
à l’action,
- le nombre d’agents assurant habituellement ces missions.

L’ensemble des informations est inscrit dans l’annexe n°1 - onglet « Identification».

Le [M/Mme X, Directeur Général des Services / secrétaire de mairie], destinataire de ces

informations propose à l’autorité territoriale un tableau de classification des missions et
activités selon les critères suivants :
- activités essentielles à la population ou services publics locaux indispensables en
raison de la crise sanitaire,
- nécessité de limiter la propagation du virus au sein de la structure,
- mesures de protection des agents en activité contre ce risque.

L’autorité territoriale ou son suppléant, en cas d’indisponibilité, acte la priorisation des

missions.

B. Mesures organisationnelles relatives aux missions et activités

essentielles ou nouvellement engendrées par la crise

Pour chacune des missions et activités dont la continuité doit être assuré (Priorité 1), le
responsable de service identifie le nombre minimum de personnel requis pour assurer une
continuité indispensable des activités.

L’épidémie étant évolutive, le taux d’absentéisme et la disponibilité des agents est

susceptible de fluctuer d’une période à l’autre et de se dégrader. Ainsi les informations
relatives au nombre d’agents disponibles et mobilisables pour maintenir l’activité doivent être
indiquées de manière continue. Pour ce faire, un outil de gestion et de suivi des ressources
humaines est complété quotidiennement dans l’annexe n°1 - onglets « suivi RH »
hebdomadaire.

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En tenant compte du nombre des données relatives à la disponibilité des agents et pour
chaque activité il est mis en évidence :
- Le responsable de l’activité : personne de référence pour l’agent qui assurera
l’activité sur le terrain (responsable hiérarchique direct ou son suppléant).
- Le nom de l’agent mobilisé pour mettre en œuvre l’activité.
- Ses suppléants : scénarios de remplacement de l’agent mobilisé qui peut être
absent.
- Les mesures organisationnelles spécifiques à mettre en œuvre du fait de la
crise sanitaire (elles peuvent varier en fonction des recommandations
gouvernementales). Elles peuvent apporter des précisions sur le planning à mettre en
place, le travail en présentiel ou à distance, la nature des relations aux usagers
(téléphonique, mail, dématérialisation des procédures…), les procédures spécifiques
à prévoir, etc.
- Les moyens matériels nécessaires pour mettre en œuvre l’activité : moyens de
communication, de déplacements, outils de travail, équipements de protection
individuels indépendants de la situation de crise.
- Les procédures de suppléances à prévoir : la nécessité ou non d’avoir une
procédure de travail écrite, de se former, de transmettre des compétences par la
mise en place d’une période de tuilage ou procédures etc.
- Les modalités de transmission d’informations et de suivi de l’activité : il s’agit
de mettre en évidence par exemple la nécessité pour le responsable de service de
qualifier en amont de l’intervention son niveau d’urgence, les modalités de reporting
(téléphonique, mail, papier) de la bonne réalisation de l’activité, l’organisation de
points réguliers etc.
- Les mesures de prévention à mettre en œuvre en situation de crise : il s’agit de
mesure de prévention complémentaires à celles prévues par le document unique de
la structure.

L’ensemble des informations est inscrit dans l’annexe n°1 – onglet « Missions essentielles».

C. Mesures organisationnelles relatives aux missions et activités non

essentielles pouvant être différées

Pour les missions et activités définies comme étant non essentielles, elles sont susceptibles
d’être réalisées à distance si le poste de travail le permet, en l’application des directives du
gouvernement. Ainsi, le télétravail est à privilégier en priorité.

Concernant l’accueil du public les mesures d’ordre général suivantes sont mises en œuvre :

- Accueil physique uniquement sur rendez-vous si cela est jugé indispensable par
M./Mme.X,
- Accueil téléphonique renforcé sur la ligne n° 03…..

Concernant le télétravail les mesures d’ordre général suivantes s’appliquent :

- Les agents placés en télétravail sont joignables sur leur numéro de téléphone
portable professionnel ou à défaut sur le numéro qu’ils ont communiqué à leur chef
de service,

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 - Ils utilisent en priorité le matériel fourni par la collectivité ou à défaut leur équipement
personnel,
- Les horaires de télétravail sont ….,
- L’organisation de réunions est privilégiée par téléconférence / visioconférence via
l’outil « Skype / Zoom etc. », pour rompre l’isolement des agents, il est convenu que
les responsables de service organisent des réunions hebdomadaires avec leurs
équipes.

Si la structure a déjà instauré le télétravail, des modalités dérogatoires peuvent être

envisagées comme par exemple : le nombre de jours d’autorisation d’exercice du télétravail,
les plages horaires de connexion, l’utilisation d’outils de communication inhabituels etc.

D’autres missions ou activités non essentielles peuvent être reportées ou réalisées

ponctuellement en fonction des moyens humains disponibles et au regard des mesures de
prévention à appliquer.

L’ensemble des mesures organisationnelles est décrit par mission et activité dans l’onglet
« Missions non essentielles » du document annexe n°1.

D. La gestion des moyens humains et matériels à disposition

Afin d’assurer une continuité des activités sur les missions essentielles et non essentielles
selon les modalités prévues ci-dessus, il convient de gérer quotidiennement les moyens
humains et matériels disponibles.

Cette gestion des moyens humains sera assurée de manière identique dans le cadre d’une
prise progressive des activités.

A. La gestion des moyens humains

Les agents affectés sur des missions qui sont totalement suspendues et pour lesquelles
aucune mission (de suppléance ou en télétravail) ne peut être réalisée, sont placés en
Autorisation Spéciale d’Absence (ASA).

Pour l’ensemble des autres missions, un planning prévisionnel de gestion des ressources
humaines est réalisé par le responsable de service ou son suppléant chaque semaine. Le
planning est communiqué par mail / téléphone aux agents au plus tard le mercredi pour la
semaine suivante.

Ce planning met en évidence pour toutes les actions réalisées en temps normal par la
collectivité / établissement public [Nom] :

- Les noms et coordonnées des agents titulaires ou remplaçants afin d’identifier la

personne à contacter en priorité (titulaire) ou son suppléant en cas d’absence.
- Jour par jour le planning prévisionnel des agents selon qu’ils se trouvent dans les
situations suivantes :
o Présents sur leur lieu de travail : PRES
o Présent à distance en télétravail : TW
o En autorisation spéciale d’absence : ASA

6
 o Absent (congés, maladie, accident de travail, récupérations etc.) : ABS
- Jour par jour le planning réellement réalisé par les agents selon les mêmes états de
situation.

Chaque lundi, le responsable des activités communique à M/Mme X le planning réellement

réalisé par les agents la semaine précédente. M/Mme X met à jour le document global de
suivi des activités et le communique au responsable du PCA qui prend toutes les mesures
utiles pour assurer la continuité des activités essentielles.

Les responsables de service et les agents en situation d’encadrement intermédiaire des

équipes doivent apporter une vigilance particulière à :

- Mettre en place une organisation la plus simple et fluide possible en tenant compte
de la nature des activités à réaliser,
- Définir clairement les missions et objectifs individuels ou collectifs,
- écouter, faire confiance et rassurer les équipes.

Des conseils et bonnes pratiques sont disponible sur le « Guide du management à distance
en situation exceptionnelle », réalisé par la Région Grand Est, il est consultable à l’adresse
suivante :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/files/files/publications/hors_collections/
guide_manager_teletravail_externe_region_Grand_Est.pdf

B. La gestion des moyens matériels

Pour mener à bien les activités durant la période de crise, les mesures exceptionnelles
suivantes sont mises en œuvre :

- Recensement des besoins de covoiturage via le groupe de discussion « … » .

- Mise à disposition d’un véhicule de service utilisable pour les trajets domicile –
travail : uniquement pour les agents dont les activités sont essentielles et dont les
moyens de déplacement sont inexistants en raison de la réduction des transports en
commun.
- Suivi journalier du stock de produits d’entretien selon les modalités suivantes : …
- Mise à disposition d’une flotte de téléphonie mobile pour les agents qui assurent les
activités essentielles et ne disposent pas de moyens de communication sur site.

C. Les modalités de gestion de la communication externe et

interne

A. La communication interne

La survenance de la crise sanitaire implique la remise en question des processus de travail

habituels et génère des incertitudes, inquiétudes ou du stress pour l’ensemble des équipes.
Certains agents peuvent se trouver davantage isolés. Il est donc essentiel de rassurer et de
transmettre des informations claires, transparentes et régulières à l’ensemble du personnel.
Cela afin d’éviter d’alimenter les angoisses ou les rumeurs.

7
Pour cela M/Mme X sera tout au long de la mise en œuvre du PCA chargée de la
communication interne. A ce titre il/elle assure les missions suivantes :

- La transmission à l’ensemble du personnel d’un fil d’information hebdomadaire relatif

aux informations d’ordre général sur : la prévention des risques professionnels, les
principales actualités impactant les collectivités et établissements publics locaux, les
actualités en matière de gestion des ressources humaines, …
- La transmission chaque mois, avec la contribution des responsables de services,
d’un rapport d’activité succinct sur les principales missions assurées par les services.
- La mise en place d’une ligne téléphonique gérée par Mme/M. X pour répondre aux
demandes d’informations des agents sur ….

Les managers de la collectivité, indifféremment de leur niveau hiérarchique, ont également

un rôle central à jouer dans la communication interne et le suivi des équipes qu’ils encadrent.
A ce titre, ils adaptent leur posture à la situation de crise actuelle. Ils veillent également à
mettre en place :

- Des points téléphoniques hebdomadaires avec les agents,

- Ils diffusent régulièrement des messages de remerciement et d’encouragement par
mail,
- Ils restent joignables par téléphone pour toute question

En complément, dans le cadre de la crise sanitaire liée au COVID-19, le service prévention

des risques professionnels du Centre de gestion de Meurthe-et-Moselle ouvre sa cellule
d’écoute psychologique pour soutenir les professionnels en situation de détresse morale ou
d’inquiétude à travers une écoute bienveillante et des conseils individualisés.

Lien vers la cellule d’écoute : https://54.cdgplus.fr/ouverture-du-dispositif-de-soutien-

psychologique/

B. La communication externe

La collectivité / établissement public [Nom] assure à la population la transmission des

informations :

- essentielles prises par le gouvernement dans le cadre de la lutte contre la pandémie

COVID-19,
- essentielles prises par les autorités locales dans le cadre de la lutte contre la
pandémie COVID-19,
- relatives à la continuité des services publics locaux gérés par les collectivités et ses
établissements partenaires (établissements publics, départements, région),
- relatives aux activités essentielles mises en œuvre par ses services,
- relatives aux pratiques de solidarité locale (commerces de proximité, réseau
d’entraide à destination des personnes vulnérables, dons du sang, etc.).

La transmission de ces informations à la population est assurée via les supports de

communication suivants :

- site internet de la ville,

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 - affichage à la porte de l’hôtel de ville,
- via les panneaux d’affichage lumineux,
- par message radiodiffusé,
- par l’envoi de SMS ou de messages vocaux,
- via la page Facebook officielle,
- par le fil d’information auquel les habitants peuvent s’inscrire via …

L’accueil de public n’est plus réalisé dans des conditions normales de fonctionnement ainsi,
le service d’accueil téléphonique est assuré et/ou renforcé dans les conditions suivantes :

- Numéro de téléphone
- Jours
- Horaires

Une réponse est également apportée par mail dans des délais … à l’adresse xxx@xxx

C. Mesures relatives à la reprise d’activité

La gestion de la crise liée au COVID-19 a nécessité une adaptation et une réorganisation

importantes des activités conduites en temps normal par la collectivité / établissement public
[Nom].

Le retour à une activité normale sera progressif et conduit au regard :

- des mesures édictées par le gouvernement,

- des moyens humains disponibles ou pouvant être disponibles (renforcement ponctuel
des équipes),
- des moyens financiers.

L’objectif étant d’assurer aux usagers un service public répondant à leurs besoins en
préservant leur santé et celle des agents.

A. La priorisation des missions et activités

Certaines missions essentielles et secondaires ont été inscrites au PCA. Il convient

désormais de mettre à jour ce document afin de glisser progressivement vers une reprise de
l’activité.

La 1ère étape consiste à réévaluer le niveau de priorité des actions à mettre en œuvre lors
d’un retour progressif à une situation normale selon la classification suivante :
- Priorité n°1 : il s’agit des missions et activités essentielles qui doivent être assurées
en permanence dans ce cadre du PCA mais aussi dans le cadre d’une reprise
progressive de l’activité. Elles sont prioritaires.
- Priorité n°2: elles sont jugées prioritaires car elles permettent d’assurer un niveau de
service public suffisant. Elles répondent à un besoin réel des usagers dans le cadre
de la levée des mesures de confinement. Elles peuvent être organisées dans des
conditions sanitaires conformes tant pour les usagers que pour les agents.

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 - Priorité n°3 : elles ne sont pas prioritaires et peuvent être reportées : soit, jusqu’au
retour d’une activité normale ou quasi normale, soit jusqu’à ce que le gouvernement
les autorisent.
La priorisation des missions pourra tenir compte des échéances ou délais à tenir. Une date
prévisionnelle de reprise des actions qui tient compte de la progressivité de la reprise
d’activité peut être projetée. Cette date est ajustable au regard des contraintes
gouvernementales, sanitaires et locales.

Pour faciliter la priorisation des activités, chaque responsable de services peut utiliser, au
besoin la matrice Eisenhower. Cet outil permet de classer chaque activité selon son degré :
 d’urgence : le temps nécessaire à la réalisation de l’activité ou sa date d’échéance,
 d’importance : quel impact sur les résultats du service et quelle valeur ajoutée au
travail (conséquences positives ou négatives).
Les activités classées :
1 - urgentes et importantes seront à mettre en œuvre en priorité,
2 - non urgentes et importantes à mettre en œuvre à la suite,
3 - urgentes et non importantes à limiter,
4 - non urgentes et non importantes à réinterroger (report ou suppression).

L’ensemble des informations sont inscrites par les responsables de services dans le
document annexe n°1 - onglet n°4 « Reprise d’activité - Priorisation ». L’autorité territoriale
décidera des suites à donner.

B. Mesures organisationnelles relatives aux missions et activités

priorisées

La crise sanitaire n’étant pas terminée, les moyens humains permettant la mise en œuvre
des activités sont susceptibles de fluctuer d’une période à l’autre et de se dégrader.

Ainsi les informations relatives au nombre d’agents disponibles et mobilisables (en télétravail
de manière prioritaire et en présentiel à défaut) continuent d’être gérer quotidiennement dans
l’annexe n°1 - onglets « suivi RH » hebdomadaire.

En tenant compte des données relatives à la disponibilité des agents et pour chaque activité,
la 2ème étape consiste à mettre en évidence :
- La date prévisionnelle de reprise d’activité
- Le nombre d’agents affectés à l’activité en temps normal
- Le nombre d’agents nécessaires pour la reprise d’activité : il peut varier par
rapport à l’effectif habituel au regard des besoins réels pour la mise en œuvre de
l’activité.
Le nombre d’agents peut être revu :
o à la hausse si un retard important doit être rattrapé, si la charge de travail
prévisionnelle est plus importante,
o à la baisse si l’activité peut toujours fonctionner en mode dégradé ou si le
repos des équipes est nécessaire.
- Le responsable de l’activité : personne de référence pour l’agent qui assurera
l’activité (responsable hiérarchique direct ou son suppléant).

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 - Le nom de l’agent mobilisé (ou des agents mobilisés) pour mettre en œuvre
l’activité.
- Ses suppléants : scénarios de remplacement de l’agent mobilisé qui peut être
absent.
- Les mesures organisationnelles spécifiques à mettre en œuvre en situation de
reprise progressive d’activité (elles peuvent varier en fonction des
recommandations gouvernementales ou locales). Elles peuvent apporter des
précisions sur le planning à mettre en place (horaires de travail en fonction des
contraintes liées à l’occupation des locaux ou aux transports en commun), au regard
du travail en présentiel ou à distance, de la nature des relations aux usagers
(téléphonique, mail, dématérialisation des procédures, prise de rendez-vous…), des
procédures spécifiques à prévoir, etc.
- Les modalités d’aménagement des locaux: informations relatives au maintien du
travail à distance ou relatives à la présence des agents sur site. Elles mettent en
évidence les mesures de distanciation physique nécessaires, la réaffectation des
espaces de travail (bureaux, postes informatiques, lieux de prise de poste) en
fonction des activités propres à chaque service.
- Mesure de ré-accueil des agents et modalités de transmission des
informations : la singularité de la période de confinement vécue par tous de manière
différente nécessite de permettre l’expression des expériences individuelles. Le
ressenti individuel ne peut pas être ignoré et appelle à donner du sens, non pas pour
gommer les singularités mais pour en faire la base d’un récit collectif. Les objectifs
collectifs et individuels des agents peuvent être revus. Cela peut se faire par le biais
d’un questionnaire, d’un temps d’échange (à distance ou en présentiel si les
conditions le permettent), d’outils collaboratifs ou ludiques.
Les mesures relatives à la reprise progressive d’activité doivent aussi être
communiquées à l’ensemble des agents.
- Modalités d'information des usagers : identifier les modalités de communication
des informations spécifiques relatives à la reprise de l’activité à destination des
usagers.
- Les moyens matériels nécessaires pour mettre en œuvre l’activité : moyens de
communication, de déplacements, outils de travail, équipements de protection
individuels indépendants de la situation de crise. Cela peut concerner également les
mesures relatives à la remise en fonctionnement du matériel ou des locaux.
- Les mesures de prévention à mettre en œuvre en situation de reprise du travail
en période de crise sanitaire: il s’agit de mesures de prévention complémentaires à
celles prévues par le document unique de la structure.

L’ensemble des informations sont inscrites dans l’annexe n°1 – onglet « Reprise d’activité –
Priorité 1 à 3 ».

C. La protection du personnel

Dans le cadre du PCA, en parallèle de la gestion des activités essentielles et de la réduction

progressive et potentiellement importante des ressources humaines disponibles, l’autorité

11
territoriale prendra toutes les mesures nécessaires de prévention pour limiter la propagation
du virus et assurer la meilleure protection possible aux agents intervenant encore sur site.

L’autorité territoriale, dans le cadre d’une reprise progressive d’activité en présentiel, sera
chargée de définir et de mettre en œuvre les mesures de protection les plus appropriées.
Lorsqu’il existe, le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail sera intégré à
cette démarche.

Les documents annexes au PCA - PRA décrivent les mesures de prévention des risques
professionnels à mettre en place :
- annexe n°2 : ensemble des mesures de prévention d’ordre général et par secteur
d’activité,
- annexe n°3 : mesures relatives au protocole de nettoyage des locaux,
- annexe n°4 : utilisation des gants à usage unique
- annexe n°5 : le port du masque
- annexe n°6 : les mesures pour la reprise des activités en collectivité
- annexe n°7 : le lavage des mains

Les mesures spécifiques à mettre en œuvre sont également reportées sur le document
annexe n°1 pour chacune des activités poursuivies en présentiel par les agents.

D. Les modalités de communication et de mise à jour du PCA /

PRA

Le PCA / PRA sera communiqué, dès son déclenchement, auprès de chaque responsable
de service. Il sera actualisé régulièrement :

- en fonction de l’évolution des directives gouvernementales et de la situation sanitaire,

- de l’organisation interne à mettre en œuvre et des moyens disponibles pour assurer
une continuité des activités qui doivent perdurer.

Les responsables de services et managers doivent veiller à l’application des mesures de

prévention.

Les principaux prestataires seront informés des mesures de prévention et d’organisation du

PCA et du PRA afin qu’ils puissent s’y conformer (dans le cas où des livraisons sont à
prévoir par exemple).

Un retour d’expérience sera assuré afin de mettre en évidence les points forts et les points à
améliorer dans la gestion de cette situation de crise. Cela permettra d’anticiper au mieux la
survenance d’évènements similaires. Ce retour d’expérience sera organisé par les membres
de la cellule de crise en prenant en compte :

- les caractéristiques de l’évènement,

- l’efficience et la rapidité des décisions prises,
- les modalités de communication et moyens associés,
- les modalités de gestion des ressources,
- les conditions du retour à la normale.

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L’ensemble des personnels mobilisés dans le cadre de la crise COVID-19 sera associé à
cette démarche selon les modalités suivantes :

- groupes de travail thématiques,

- réunions de services,
- questionnaires individuels…

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