Système d’achat par bon de commande électronique

Mode opératoire destiné aux acheteurs publics

Depuis le 1er septembre 2023, le recours aux achats par bons de commande est régi
électroniquement à travers le portail des marchés publics (PMP)
www.marchespublics.gov.ma.

Le présent mode opératoire a pour objet de présenter les fonctionnalités saillantes

du système d’achat par bon de commande électronique tel que prévu au niveau de
l’arrêté n° 1692-23 relatif à la dématérialisation des procédures, des documents et
des pièces relatifs aux marchés publics, et dans un souci de bonne utilisation des
fonctionnalités offertes par le PMP.

Nous présenterons dans ce qui suit la formalisation des procédures et des prérequis
fonctionnels pour assurer la mise en ligne et la gestion des bons de commande
électroniques en application des dispositions du décret n° 2-22-431 relatif aux
marchés publics et celles de l’arrêté n° 1692-23 précité.

1. Gestion des comptes de l’acheteur public habilités à gérer les bons

de commande :
Tout d’abord, l’attention particulière des acheteurs publics est attirée sur le
fait que le socle ‘’Bon de commande électronique’’ a été activé le 1 er
septembre 2023 pour l’ensemble des comptes existants ayant le profil
‘’Administrateur acheteur’’.
Conscients que les entités d’achats ont souvent des équipes différentes
dédiées à la gestion des consultations et des bons de commande, il appartient
aux acheteurs publics de demander au gestionnaire du PMP la mise à jour des
personnes habilitées à gérer les bons de commande au niveau du PMP ou
l’extension desdites personnes à d’autres selon la configuration qu’ils
souhaitent.

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 Ce compte est habilité à mettre en ligne les avis d’achat par bon de
commande au niveau du PMP et procéder au dépouillement électronique des
devis reçus ainsi que la gestion des échanges durant toute la procédure
jusqu’à la génération et la signature électronique du bon de commande.
A noter par ailleurs que l’utilisation du système d’achat par bon de commande
électronique ne nécessite aucun prérequis technique à l’exception des
prérequis techniques détaillés dans le paragraphe 2 ci-dessous exigées pour la
signature électronique du bon de commande issu de la procédure d’achat.

2. Prérequis techniques :
Pour la signature du bon de commande issu de la procédure d’achat, les
acheteurs publics sont invités à s’assurer de l’existence des prérequis
techniques sur le poste de travail.
Pour se faire, l’utilisateur de l’acheteur public est invité à cliquer, au niveau du
menu latéral gauche sur le lien ‘’Tester la configuration de mon poste’’
disponible au niveau de la rubrique ‘’Se préparer à dépouiller’’ :

En cliquant sur le bouton ‘’Tester la configuration de mon poste’’, l’écran ci-

dessous s’affiche :

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L’utilisateur est invité à lancer le test de la configuration en cliquant sur le
bouton ‘’Lancer le test de la configuration de mon poste’’.
Si les prérequis techniques sont bien installés sur le poste de travail de
l’utilisateur, le PMP indiquera les résultats suivants :

Dans le cas contraire, le PMP affichera un bouton rouge devant les prérequis
techniques nécessaires et guidera l’utilisateur vers la solution de ce problème.

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 Pour une bonne maîtrise des prérequis techniques nécessaires au bon
fonctionnement du PMP sur les postes de travail, il est nécessaire de se
référer à la procédure détaillée ci-dessous :

- Le système d’exploitation Windows doit être de version originale et

récente (à partir de la version 8).
- Si vous avez déjà installé le plugin ATEXO_SIGN et la jre (java),
procédez au préalable à leur désinstallation.
- Utiliser la dernière version du navigateur (Google Chrome, Mozilla
Firefox, ou autres).
- Installer le kit plugin ATEXO_SIGN accessible sur le lien d’accès
direct :
https://www.marchespublics.gov.ma/ressources/applet/ATEXO_SIG
N_4.4.8.exe.

3. Publication d’un avis d’achat par bon de commande :

La publication d’un avis d’achat par bon de commande se fait selon la
procédure détaillée ci-dessous.
Tout d’abord, l’utilisateur habilité à gérer les bons de commande accède avec
son login et mot de passe puis clique sur le bouton ‘’Accéder’’ qui s’affiche
devant le socle ‘’BDC : Bon De Commande Électronique’’.
Pour créer un avis d’achat par bon de commande, il suffit de cliquer sur le
bouton ‘’Nouvel avis d’achat’’ disponible doublement sur le menu latéral
gauche et en haut à droite de la page d’accès au socle BDC.

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L’utilisateur renseigne les informations obligatoires de l’avis d’achat par bon de
commande, à savoir :
- Référence : numéro du bon de commande.
- Catégorie principale : Travaux ou Fournitures ou Services.
- Nature de prestation : nature de prestation objet du bon de
commande.
- Objet : objet du bon de commande.
- Délai d’exécution ou date de livraison : selon le cas.
- Lieux d’exécution : lieux d’exécution des prestations objet du bon de
commande.
- Date et heure limite de remises des devis : date limite pour la
remise des devis par les concurrents en notant que le délai

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 minimum est de 48heures. Un contrôle bloquant est effectué par le
PMP.
- Articles : introduire les données des articles constituant le bon de
commande en cliquant sur ‘’ajouter un article’’ puis renseigner le
numéro de l’article, sa désignation, ses caractéristiques et
spécifications, l’unité de mesure, la quantité, la TVA, les garanties
exigées éventuellement, puis cliquer sur le bouton ‘’Ajouter’’ pour
enregistrer les informations de l’article et ainsi de suite pour les
autres articles constituant le bon de commande. L’utilisateur a par la
suite la main pour modifier les données d’un article ou le supprimer
en utilisant les deux boutons de modification ou de suppression qui
s’affichent à droite de chaque article.
- Pièces jointes : l’utilisateur a la possibilité de joindre toute pièce
supplémentaire pouvant informer les concurrents potentiels sur les
informations relatives au bon de commande et les articles le
constituant. Ce champ n’est pas obligatoire.
Une fois l’ensemble des données saisies, l’utilisateur clique sur le bouton
‘’Enregistrer’’ qui s’affiche en bas à droite du formulaire de création de l’avis
d’achat par bon de commande.
En cliquant sur le bouton d’enregistrement, l’utilisateur est redirigé vers la
page de gestion des bons de commande.
Le PMP affiche les informations clés de chaque bon de commande par statut :
‘’Elaboration’’ pour les avis d’achat par bon de commande initiés mais non
encore validés, ‘’Consultation’’ pour les avis d’achat par bon de commande
validés et dont la date limite de remise des devis n’est pas encore échue,
‘’Ouverture et analyse’’ pour les avis d’achat par bon de commande validés
dont la date limite de remise des devis est échue mais dont les travaux de la
commission ne sont pas encore achevés, ‘’Décision’’ pour les avis d’achat par
bon de commande validés dont la date limite de remise des devis est échue et
dont les travaux de la commission sont achevés.
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Pour mettre en ligne l’avis d’achat par bon de commande qui s’affiche sur le
tableau de bord, l’utilisateur clique sur la ligne relative à l’avis d’achat par bon
de commande à publier et dont l’état est ‘’Elaboration’’.
L’utilisateur est redirigé vers la fiche détail de l’avis d’achat par bon de
commande.

La fiche détail de l’avis d’achat par bon de commande rappelle l’ensemble des
informations renseignées avec un bouton ‘’Action’’ qui s’affiche en haut à
droite de la fiche détail.
En cliquant sur le bouton ‘’Action’’ l’utilisateur a deux possibilités, soit
‘’Modifier’’ lui permettant de mettre à jour les informations de l’avis d’achat
par bon de commande, soit ‘’Valider’’ lui permettant de mettre en ligne l’avis
d’achat par bon de commande, en cliquant sur ce dernier, le PMP affiche un
message de confirmation de l’action qui une fois validée permet de mettre en
ligne l’avis d’achat par bon de commande.

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4. Ouverture et évaluation électronique des devis reçus :
Une fois l’avis d’achat mis en ligne, l’utilisateur n’a plus aucune action possible
sur l’avis d’achat. L’utilisateur peut par ailleurs consulter le nombre de devis
déposés sans affichage des informations des entreprises les ayant déposés.
Après échéance de la date limite de remise des plis, l’avis d’achat par bon de
commande change de statut à ‘’Ouverture et analyse’’. L’utilisateur peut
désormais procéder au lancement du dépouillement électronique des devis
reçus qui sera opéré automatiquement par le PMP après click de l’utilisateur,
au niveau de la fiche détail de l’avis d’achat par bon de commande, sur le
bouton ‘’Procéder à l’ouverture’’ et confirmation du message affiché par le
PMP.

Une fois l’action validée, le PMP procède à l’ouverture simultanée de

l’ensemble des devis reçus, et affiche uniquement les 5 devis les moins disant
par ordre ascendant.
Un lien permet en outre de consulter l’ensemble des devis déposés par les
entreprises classé par ordre ascendant et ce via le lien ‘’Afficher tous les devis
reçus’’ qui s’affiche en bas à droite du formulaire d’ouverture des devis avec
possibilité d’export de la liste sous format excel.

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L’utilisateur a 2 actions possibles, en commençant par l’entreprise ayant l’offre
classée première : soit envoyer une demande de son offre via le bouton
‘’Envoyer une invitation’’ soit rejeter l’offre de l’entreprise via le bouton
‘’Refuser’’ pour un motif dûment réglementairement justifié (cas par exemple
d’exclusion de l’entreprise de la participation aux marchés publics…).
Dans le premier cas, en cliquant sur le lien ‘’Envoyer une invitation’’ et après
confirmation du message affiché par le PMP, l’entreprise classée la première
reçoit une notification par email l’invitant à confirmer son devis dans un délai
de 24 heures.

Un compteur du délai observé depuis l’envoi de la demande de confirmation

du devis est affiché devant l’offre de l’entreprise.

L’entreprise dispose d’un délai réglementaire de 24 heures pour confirmer son

devis. Passé ce délai, son offre sera écartée par l’acheteur public qui rejette le
devis de l’entreprise en cliquant sur le bouton ‘’Refuser’’ et en renseignant le
motif au niveau de la pop-up qui s’affiche après click sur ledit bouton.
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Cette action, une fois validée, permet de passer au traitement du devis classé
le deuxième selon la même procédure et ainsi de suite jusqu’à l’entreprise
classée cinquième.
Au cours de cette procédure, si l’acheteur public valide le devis d’une
entreprise après réception de sa confirmation dûment signée avec un certificat
de signature à valeur probante, il clique sur le bouton ‘’Valider’’ et confirme le
message affiché par le PMP.

Cette action irréversible permet d’attribuer le bon de commande à l’entreprise

ayant confirmé son devis et déclencher automatiquement la notification de
l’attribution de l’avis d’achat à l’entreprise attributaire, la publication du
résultat de l’avis d’achat qui sera consultable publiquement sur la rubrique
dédiée à cet effet ‘’Résultats des avis d’achat’’ ainsi que la génération du bon
de commande issu de la procédure.
Une ligne relative à la gestion du bon de commande s’affiche à l’utilisateur au-
dessus du bloc relatif aux détails des devis reçus en affichant l’entreprise
attributaire du bon de commande qui a reçu une notification d’attribution du
bon de commande.

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Deux boutons sont affichés, le premier permet à l’utilisateur de télécharger le
bon de commande automatiquement généré par le PMP, et le deuxième
permet la signature du bon de commande obligatoirement avec un certificat
de signature à valeur probante.
Une fois la signature générée par le PMP avec le certificat de signature à
valeur probante de la personne habilitée à cet effet, la procédure est ainsi
clôturée.
L’acheteur public a la possibilité de télécharger le bon de commande ainsi que
son jeton de signature pour les besoins de l’engagement dématérialisé de la
dépense issue de la procédure d’achat électronique par bon de commande s’il
est soumis à un système permettant la dématérialisation du processus
postérieur à l’attribution du bon de commande.
Il a également la possibilité de télécharger l’ensemble des devis des 5
entreprises classées les premières ainsi que les jetons de signature y afférents
pour tout éventuel besoin.

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Contact / Assistance :

Un centre d’appel et d’assistance est mis en place pour les acheteurs publics et pour
les entreprises à même de mieux appréhender les différentes fonctionnalités offertes
par le portail des marchés publics.

Il est bien entendu que les services offerts par le portail des marchés publics à
travers son centre d’appel ne s’adressent qu’à des personnes familières de
l’utilisation des outils bureautiques en général (Explorateur Windows, manipulation
de fichiers, dossiers ZIP, etc.) et d’Internet en particulier.

En aucun cas, ces services d’assistance et de support ne sont destinés à former les
utilisateurs aux fonctions bureautiques usuelles.

Également ces services ne couvrent pas les questions relatives à la réglementation

régissant les marchés publics ou à la jurisprudence y afférente : ces points étant
régis par les instances habilitées à cet effet eu égard à la réglementation en vigueur.

Le service d’assistance et de support téléphonique assuré par le centre d’appel du

portail des marchés publics est ouvert de 8h00 à 19h00 les jours ouvrés, et de
9H00 à 13H00 les samedis, en appelant le numéro suivant 08 02 01 01 01.

En cas de requêtes particulières nécessitant l’intervention des gestionnaires du

portail des marchés publics et ne pouvant être prises en charge par son centre
d’appel, prière de prendre contact par messagerie via l’adresse email
marchespublics@tgr.gov.ma.

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