RÉSUMÉ

Principales observations des documents remis par les

chefs de files et des consolidateurs sur les modules
besoin en matiere de cahier des charges erp
ERP
[Sous-titre du document]
Compte Microsoft
Habi kamel, chef de fil et consolidateur procédure
 1- Modules / sous modules manquants
Certains sous modules / modules ne sont pas suffisamment argumentés et omis
à s’avoir :
 Sous module de gestion de trésorerie dans le module de comptabilité et finance.
 Sous module de gestion des contrats dans chaque module de gestion (non
détaillé).
 Module de contrôle suivi budgétaire et de contrôle de gestion.
 Module de gestion commerciale

Au niveau des unités hôtelières

Le système principale de gestion des points de ventes existant sont OPERA et
SYMPHONIE et PC compta pour le module comptabilité
Les deux systèmes sont inter liées, l’information physique et financière (chiffre
d’affaire) est existante.
Cependant, la remonté de l’information à la comptabilité est faite manuellement.
Le système futur doit permettre la migration de l’information dans la réalisation du
chiffre d’affaire à la comptabilité selon la nomenclature comptable arreté par la
direction générale de la SIH (DFC)

1- Un sous module contrat dans chaque module suivant, liée et accessible dans
l’interface du module :
- Finance ; suivi des contrats mode lecture seule, alerte et rappel.
- Vente commercial (hébergement et évènementiel): suivi quantitatif et
valeurs, des cautions et déposits, par une passerelle automatique entre
balance agée des créances, des PM ouverts, des bons de commandes.
- Scolarité,
- Maintenance, incluant les éléments clés inter-échangés entre tous les
modules, notamment les données financières, les alertes, les standards, l’état
physique, les achats et stocks, finance et comptabilité..etc.

Sous Module de contrat

Le sous module contrat doit contenir les champs clés des contrats types,
principalement constitués des articles communs à tous les contrats de même types .
Les sous modules doivent contenir 05 types selon la nature des contrats
1- Contrat hébergement
 2- Contrat évènementiel
3- Contrat de location de surface
4- Contrat formation scolarité
5- Contrat de maintenance
Contrat commercial inclus le model type introduit dans le module, les champs a
remplir sont principalement les suivants
- Identification du client, lien de auxiliaire client comptable si existant
- Nombre de nuitée minimal
- Montant de la caution déposée.
- Tableau des Tarifs préférentiels
- Les niveaux d’approbation (03) niveau
- Création du code auxiliaire des clients avec approbation de la SIH
Contrat évènementiel, module existant dans opéra,
- Objet et nature d’évènement
- Date d’évènement
- Identification du client
- Lien avec le module crée pour les devis
- Approbation des devis
- Les autorisations accordées et les interdictions imposées
- Montant des avances
- Montants des cautions déposés (oui ou non)
- Mode paiement
- Création de fiche de fonction détaillée
- Fonction contrôle automatisé de somme de la fiche de fonction égale au
montant du contrat d’évènement, si non rejet de la commande.
- Partage de la fiche de fonction automatisé avec le chef exécutif, le général
stock, au moment de la validation.
- Réception des bons de commandes
- Inclure les commandes supplémentaires dans le même évènement
Création des passerelles entre le module opéra, et le module de comptabilité
notamment les données suivants
- Etat des PM
- Etat des ventes par département, par nature de produit, chiffre d’affaire
- Etat des créances constaté, état opéra E141

Sous module Contrat de location de surface,

- Model du contrat unifié
 - Durée et date
- Identification du client
- Montant
- Mode de paiement
- Caution
- Identification des articles inclus
- Nature de l’activité
- Compte bancaire pour virement
Contrat de formation
- Date d’inscription
- Durée de formation
- Validation périodique et renouvellement
- Montant et modalité de paiement
- Produits inclus de la formation (hybergement, loisir, ….etc)
- Montant des autres produits
- Gestion disciplinaire
- Gestion des notes d’examen et des stages

Sous module Recouvrement / le module comptabilité

- Extraction de la balance âgé client depuis opéra format base de donné
- Extraction de la liste PM opéra format base de donné pour le module de
comptabilité (comptabilisation de facture en instance)
- Lien au module facturation et notification des factures
- Lien au module de gestion des cartes de paiement électronique, constatation de
la créance et d’encaissement
- Configuration d’un module d’élaboration de facture
- suivi de facturation
- Interface de contrôle lien entre facturation et module des contrats. Avec les
autorisations automatisées, les cautions, déposites, pour le module géré par
l’incom audit
- Inclure, la date de notification des factures dans le module de suivi des
facturations
- Instructions aux rappels, mise en demeures.
- Création des alertes aux de recouvrements par date de créance

Gestion de caisse
 - Consolidation des données des points de ventes. Extraction symphony) vers le
module de trésorerie
- Extraction des données vers le sous module comptabilité et trésorerie
- Saisie des encaissements en numéraire selon la procédure cash
- Permetre de croiser les données du système d’encaissement (micros par
exemple) avec les données saisie cash, par module géréer par le contrôleur
revenu
- Autorisation accordée pour manipulation de cashe par catégorie d’employés
- Rapport de clôtures de cash par employés
- Visionisé les rapports par des habilitations supérieures
- Instruction au module RH pour les questionnaires des écarts de caisse
Module de contrôle siège
I. Module de gestion des investissements
II. Module de suivi du chiffre d’affaire
III. Module de contrôle de gestion et d’exploitation
- Consolidation des ventes par unité par segment de vente
- Consolidation des ventes des unités par centre de profit
- Consolidation des recouvrements et de facturation
- Suivi de la trésorerie général
- Consolidation des contrats validés et les contrats en cours de validation
- Autorisation préalable de création des nouveaux points de ventes
- Consolidation des rapports de fermeture des points de ventes

- Suivi et consolidation des CAPEX

- Suivi et consolidation des autorisations hors CAPEX

- Indicateurs des limites budgétaires

- Création des autorisations budgétaires exceptionnelles avec des niveaux de
validation.
- Suivi de la disponibilité en trésorerie par unité (caisse, banque)
- Consolidation et suivi des fournisseurs
- Consolidation des données contrats fournisseurs, bons de commandes , factures
reçus, paiement effectuées

Reporting
Reporting sur les chiffre d’affaire réalisé par centre de profit
Reporting des couts par centre de couts et d’investissement
Interaction des données entre le centre de profit et le centre des couts
Consolidation de toutes les informations financière, comptable et trésorerie
Tri multiples des données
Création des représentations graphiques de données collectées
Consolidation d

Le module de reporting prendra en charge toutes les informations nécessaires

d’activité et fiancière / physique de tous les unités, regroupés par catégories suivantes :
- Les ventes par jours avec possibilité de tri multiple des données par jours, par
catégorie de vente, par unité et les cumules par période.
- Le calcul des couts salariaux à travers un lien du module RH, calcule de paie
avec tri multiple par période, par point de vente, par unité
- Consolidation des amortissements des investissements par unité avec tri
multiple par département, point de vente, période et par unité.
- Calcule des couts par la possibilité d’intégré des éléments aux choix du
manipulateur du module, par centre de cout, centre de profit et centre
d’investissement.
- Visionner un compte de résultat quotidien par unité, par centre de profit
- Consolidation des données liées à la gestion de recouvrement, facturation et de
trésorerie (caisse et banque) avec tri multiple par période, nature de vente, et
unité
- Consolidation des données des engagements contractuel, bon de commande à
leur validation.
- Suivi des réclamations et des demandes de maintenance
- Suivi des réclamations clients.
- Visionner les mouvements et la gestion des stocks par unité avec les couts
d’entrer et sorties
- Suivi de réalisation budgétaires par période par la mise en place d’un sous
module qui importe l’information comptable depuis le module de comptabilité
vers le module crée pour les rubriques budgétaires.
- Importer des tables de données depuis des systèmes de gestion des points de
ventes (par exemple opéra)
- Consolidation des tables de mêmes modules de différentes unités avec
possibilité de tri multiples.
- Représentation graphiques des données de gestion, finances et les indicateurs de
performance .
 - Intégrer les fonctionnalités des alertes sur les standards de gestion, le suivi
budgétaire (physique et monétaire)
- Concevoir un module de contrôle de qualité qui reprend un ensemble de
questions edictés par le manipulateur du module
- Prévoir dans le portail de la SIH, une rubrique de réclamation client, connectée
aux sites des unités

Au niveau des unités .

Création de la table audit qualité qui permet d’importer les tables depuis les sites

Visulaisation multiples des sous modules

Importation des données entres les sous modules
Création des fichiers bases de données et des tableaux de bords
Croiser les données multiples