22 La gestion du risque clients dans les PME Les differentes solutions utilisees 23

- les entreprises qui ne subissent jamais ou tres peu d'impayes sont des cas par-ticuliers.
En effet, une analyse serieuse des raisons qui font que certaines entreprises semblent
«immunisees » contre les consequences du risque clients, a permit de mettre a jour un certain
nombre de solutions pratiques, tant sur le plan technique, juridique, organi-sationnel que purement
financier.
remarques et demandes exprimees par ces differents utilisateurs ;
- 8°) faire tester cette seconde version par ses futurs utilisateurs sur une periode
significative;
- 9°) faire valider definitivement ces outils par les differents responsables de I'entre-
prise (dirigeants, responsables operationnels concernes), si ce test est positif.

objectifs des outils de suivi

Les solutions techniques
Pour etre les plus pertinents possible, ces outils de suivi doivent viser trois principaux objectifs:
Parmi les differentes solutions utilisees avec succes, on peut notamment noter celles portant sur les
- mesurer I'efficacite du service recouvrement (pourcentage de creances impayees recuperees,
outils de suivi du recouvrement (indicateurs, tableaux de bord, reporting detaille ou donnees
suivi de revolution du cout de recouvrement...);
synthetiques).
- aider le service recouvrement a ameliorer son organisation (automatisation des traitements,
Pour etre efficaces, ces outils doivent etre construits avec methode et discernement, en utilisant procedures a simplifier, formations complementaires...);
I'association tableaux de bord/reporting detaille. Cette association permet ainsi d'avoir a la fois
informer les commerciaux et/ou la logistique des clients mauvais payeurs (sensi-bilisation des
quelques indicateurs visuels cles (au maximum cinq par tableau de bord), et un ou plusieurs
forces de vente et des livreurs au risque clients et a ses consequences sur la sante financiere
tableaux de donnees detaillant et expliquant ces indicateurs (reporting detaille).
de I'entreprise).
Ces deux types de documents de suivi doivent en outre etre clairs, simples, pertinents et remis
regulierement a jour (soit tous les mois ou tous les trimestres, suivant la gravite de la situation).
donnees du reporting technique
Pour bien construire un tableau de bord et son reporting associe, il est fortement conseille de
Pnrmi les differentes informations recoltees pour alimenter regulierement (soit tous les :nois ou les
respecter la methodologie suivante:
trimestres) le reporting, on constate que les plus couramment utilisees sont:
- 1°) fixer les objectifs du futur reporting technique et des tableaux de bord en
le suivi de revolution de I'encours clients ;
decoulant;
la balance des comptes clients (encore appelee « balance agee »);
- 2°) etablir la liste des donnees a recolter;
le suivi des encaissements des creances mises en recouvrement (pour retard de
- 3°) adapter ces besoins en fonction des moyens et des sources d'information reel-
paiement ou impaye);
lement disponibles, que ces dernieres soient internes ou externes a I'entreprise;
le retard de paiement moyen par categorie de clients (clients reguliers, clients
- 4°) etablir la liste des destinataires de chaque tableau de bord et du reporting ponctuels, particuliers, clients en litige, clients professionnels...);
associe;
le suivi des creances^devenues definitivement irrecouvrables (passees en pertes).
- 5°) construire une premiere version ou « maquette » de chaque document de suivi
(reporting, tableaux de bord);
* ie calcul de I'encours clients
- 6°) tester chacune de ces« maquettes»avec leurs principaux utilisateurs (dirigeants,
Pour rappel, I'encours clients correspond au montant global des sommes restantes a eftcaisser de
responsables operationnels concernes, personnes recoltant les donnees sources
la part des clients, et non au seul solde (debiteur) comptable de la balance clients. Son mode de
necessaires);
- 7°) etablir si necessaire une seconde version, afin de tenir compte des eventuelles calcul est le suivant.