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CONTROLE DE GESTION
AMEL RAMDHANE
Définition :
Les organisations cherchent à piloter l’efficacité (par rapport à leur stratégie) et l’efficience
(par rapport aux moyens opérationnels) de leurs activités, dans un environnement instable.
Les pressions économiques, sociales et sociétales construisent un paradigme managérial qui
pousse les organisations, tant privées que publiques à manager de multiples variables aussi
différentes que financières, commerciales, quantitatives, qualitatives, humaines,
écologiques. Il en ressort une demande faites au contrôle de gestion de construire des
indicateurs pour piloter toutes ces variables.
Ainsi, dans un premier temps, le contrôleur de gestion doit s'interroger : Quelle performance
piloter ? Quelle création de valeur est demandée ? Quelle relation existe entre les valeurs et
la performance de l'organisation ? Comment mesurer cette performance ?
Les tableaux de bord proposer par les contrôleurs de gestion pour aider aux décisions, au
pilotage et à l'amélioration les processus, surtout depuis les années 1980, se diffusent dans
toutes les organisations puisqu'ils sont, par définition souples et modulables.
Ils s'adaptent à tous les problèmes de gestion, au niveau opérationnel comme stratégique.
Construits en fonction des besoins et des contraintes, les indicateurs des tableaux de bords
permettent de suivre les variables de toute nature.
Les tableaux de bord opérationnels, ou de « reporting », sont construits dans une optique
aujourd'hui dépassée.
Le tableau de bord a d'abord été une réponse aux besoins opérationnels de disposer d'un
outil qui réponde mieux aux exigences d'un pilotage rapide, permanent, sur un ensemble de
variables tant financières, que quantitatives et qualitatives de leur centre de responsabilité:
c'est le tableau de bord de type opérationnel.
• Le tableau de bord il doit être conçu comme un outil de diagnostic. Les outils de
diagnostic se distinguent des outils de pilotage par le fait qu'ils sont moins tournés
vers l'action que vers la compréhension et l'analyse. Le tableau de bord est donc un
outil d'investigation puissant, le plus exhaustif possible afin d'offrir une vision plus
riche du problème, et une grande précision afin de refléter au mieux la situation
réelle.
• Le tableau de bord doit être un outil de synthèse orienté sur la performance à court
terme et long terme, et présentant une conception multidimensionnelle de la
performance.
Cet outil permet de suivre en temps réel et d'améliorer tous les niveaux d'action, de
décision, en termes financiers et non financiers. Idéalement un tableau de bord
devrait faciliter :
- la prise de décision en temps réel ;
- la prise de décision répartie ;
- l’adaptation des informations à chaque décideur ;
- le pilotage d’objectifs divers.
Méthode :
Les indicateurs doivent permettre de vérifier en cours de processus que les plans d’actions
se déroulent correctement et, au final, que les objectifs sont atteints.
Un indicateur est donc une information (souvent chiffrée) qui exprime selon les cas,
l'évolution d'une variable d’action, la performance d'un processus ou qui vérifie que
l’objectif visé est atteint.
* Objectif .
Il ne doit pas dépendre de l’interprétation de l’observateur.
* Quantifiable.
Tout jugement sur une situation suppose de disposer d’une mesure absolue ou
relative de celle-ci.
* Exhaustif .
Il doit couvrir intégralement le champ de responsabilité tant du point de vue de la
performance que du pilotage.
Il est souvent difficile de rassembler ces trois qualités dans un même indicateur.
* Fidèle.
Il s’agit d’une qualité technique de l’indicateur qui doit donner toujours la même
réponse lorsque les situations mesurées sont strictement identiques.
Cette qualité dépend souvent de la précision de la définition des éléments
constitutifs de l’indicateur (qu’est-ce qu’une «absence », qu’est-ce qu’un
«défaut » ?) ; et de la qualité des procédures de saisie et de traitement de
l'information.
* Simple et compréhensible.
Dès lors que des responsabilités seront activées à partir des résultats fournis par
l’indicateur, il est essentiel que sa méthode de calcul soit comprise et acceptée
par ceux dont il mesure l’action. Une opacité dans le calcul ou une trop grande
complexité peuvent le rendre inopérant. (C’est souvent le cas des indices trop
synthétiques).
La simplicité facilitera en outre sa représentation (graphique ou autre) et sa
communication.
* Sensible.
L’indicateur doit être réactif vis à vis du phénomène qu’il est censé mesurer.
* Prédictif.
Lorsque cela est possible il vaut mieux construire l’indicateur sur des données
anticipées que sur des données réalisées. Le système est alors plus réactif.
(Par exemple pour mesurer l’évolution de l’activité un indicateur assis sur le carnet
de commandes semble plus pertinent qu’un indicateur assis sur les facturations.)
* Consolidable
Il doit pouvoir être éventuellement agrégé avec d'autres indicateurs de niveau
inférieur pour fournir un indicateur global qui sera communiqué au niveau
hiérarchique supérieur.
Cette liste n’est bien sûr pas exhaustive (il faut en particulier faire attention aux
possibilités de biais induite par la construction de l’indicateur ou être vigilant aux
possibilités de manipulation de celui-ci par ceux qu’il est censé juger).
Voir en annexe l’audit des indicateurs
Quelque soit le type choisi, les indicateurs de pilotage doivent permettre de mesurer la
performance d'une activité ou l'atteinte d'un objectif selon plusieurs critères choisis au
minimum parmi les six suivants :
- l'efficacité
L'efficacité mesure la capacité à atteindre les objectifs fixés.
Par exemple pour une activité "gestion des commandes", si les réalisations sont
de 12.400 lignes de commandes pour un chiffre d'affaires de 39.000 K€ alors
que le budget prévoyait 11.000 lignes pour un CA de 33.000 K€
L'indicateur nbre de lignes/ CA donne 3,15 K€/ligne réalisé pour un objectif de
3 K€/ligne. ce qui traduit une amélioration de l'efficacité de 5%.
- l'efficience
Elle mesure la capacité à minimiser les moyens employés pour obtenir un résultat
donné.
Par exemple un indicateur du type nombre de lignes traitées en une heure pour
l'activité précédente.
- la qualité
Les indicateurs mesurent le niveau de fiabilité (ou de défaut) d'une activité par
rapport à un objectif de qualité totale. (Ils permettent souvent de calculer les coûts
de la non qualité).
- le coût
Ils mesurent l'évolution des ressources consommées par une activité (ils
permettent d'étudier une éventuelle externalisation, de l'activité).
- les délais.
Les délais participent à la valeur perçue par le client et constituent donc à ce titre
un élément de différenciation vis à vis de la concurrence.
Les références peuvent être fixées par rapport à des données passées (à maintenir ou
à améliorer), par rapport à des pôles d’excellence internes ou externes
(benchmarking).
Il est nécessaire de mettre au point des indicateurs de veille qui indiquent comment
l'entreprise se situe par rapport à ses concurrents. (benchmarking)
"Qui veut s'améliorer doit mesurer ses résultats, qui veut être le meilleur doit se comparer
aux autres" (Robert Camp Société Xerox)
Le positionnement de l'entreprise sur ses marchés est lié à sa capacité à répondre aux
attentes des clients et de sa capacité à identifier et à développer ses compétences
essentielles (FCS facteurs clés de succès). Ces facteurs doivent être uniques et difficiles
à imiter. La recherche et l'amélioration de ces FCS permettent alors de fidéliser la
clientèle et d'assurer la croissance.
Tous les processus participant à la chaîne de création de valeur seront identifiés, ce qui
suppose parfois une réorganisation de l'entreprise. Les tâches inutiles, redondantes ou
sans valeur pour le client seront éliminées. On parle de "dépenses ajoutées " par
opposition à la valeur ajoutée).
Le benchmarking doit être mené sur les processus clés (ou processus "primaires" )
soumis directement au jugement des clients par opposition aux processus "secondaires"
(tels que la GRH ou la maintenance des équipements qui ne se traduit pas par une
prestation directe pour le client). Ces processus seront mis en évidence par une analyse
approfondie des attentes et des critères de satisfaction des clients.
Activités
ÉTAPE 2 - RECHERCHER
LA RÉFÉRENCE
- interne
- externe
Après avoir déterminé les écarts de performances, il faut fixer le nouveau niveau
de performance à atteindre.
ÉTAPE 4 - APPLIQUER
CHANGER LES PRATIQUES
Mise au point d'un plan d'action et mise sous contrôle à l'aide d'un système de
pilotage.
(actions permettant de changer la façon de faire et suivi des réalisations au
moyen d'indicateurs de performance).
ÉTAPE 5 - SURVEILLER
S'INFORMER
Le benchmarking
* facilite la dynamique de progrès et de changement ("faisable" puisque d'autres
le font)
* suscite l'innovation et l'émulation
* généralise les meilleures pratiques (effet globalisant)
* pousse à repérer et à maîtriser les FCS et avantages concurrentiels
* diminue la courbe d'apprentissage
* développe la veille stratégique
* facilite la définition des objectifs.
Cartographie
Avec possibilité d’extraction (drill down)
CA HT Attendu réalisé
Moselle 2.000 2.100
Meurthe et 3.500 3.700
Moselle
Meuse 500 500
Color Coding
Usine A
Usine B
Usine C
ICAM. A-GI-CGEST Amel RAMDHANE 14
ICAM. A-GI-CGEST Amel RAMDHANE 15
Graphique
Exportations
Prévisionnel
Réalisé
mois
En principe, les histogrammes et les barres doivent être réservés à des variables
discrètes avec des séries courtes (jusqu'à 10 valeurs environ) et les courbes à des
variables continues et à des séries longues (approximation).
Le tableau suivant suggère comment utiliser les graphiques proposés par un tableur courant
pour représenter différentes catégories de phénomènes.
POSITION
EVOLUTION
Visualiser comment la valeur d'un phénomène
varie dans le temps. 1500
1000
ler exemple: montant net des investissements au
bilan de chaque année. : A représenter en 500
l'année. 600
400
A représenter en courbe car cette variable est par 200
nature continue. 0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
CORRELAT1ON
600
D C