SharePoint

Figure 2 - Architecture dans SharePoint

La page d’accueil contient 4 zones principales:

- La première zone est liée à l’utilisateur connecté.

- La seconde zone représente une série d’onglets permettant d’accéder à certaines parties du
site (d’une manière globale). Ces onglets sont gérés par l’administrateur.

- La zone III représente les liens internes au site courant. Il est possible de modifier cette
navigation au travers de l’interface d’administration - La zone IV va représenter le contenu

Figure 3 - Page d'accueil de SharePoint

Lors du premier lancement, il se peut que le chargement soit relativement lent. Cela est tout à
fait normal car SharePoint doit récupérer et initialiser tout le contenu.

Afin de pouvoir atteindre la partie de gestion d’un site SharePoint, il faut tout d’abord posséder
les droits sur ce site (nous verrons comment définir les droits au sein d’un site dans le chapitre.

Dans la seconde zone, il suffit de cliquer sur le bouton “Actions du site” puis sur “Paramètres du
site”.

Figure 4 - Accéder au paramètres du site

Figure 5- Paramètres du site

Le menu de gauche nous présente un certain nombre d’éléments en rapports avec le site
courant. Toutefois, il est possible que certains éléments ne soient pas affichés par défaut ou
alors qu’ils aient été cachés par l’administrateur.

Pour afficher tout le contenu d’un site, il suffit de cliquer sur le bouton « Afficher tout le contenu
du site ». La page affichée présentera alors tous les éléments du site. On constate également
qu’ils sont regroupés en fonction de leur type (liste, bibliothèque, espace de travail).

Figure 6 - Menu du site

Figure 7 - Contenu d'un site SharePoint

Création de listes
Pour ajouter une liste au sein du site, il suffit de lister tout le contenu du site (voir chapitre Lister
le contenu d’un site) et de cliquer sur le bouton “Créer” qui se trouve en haut à gauche de la
zone de contenu.

On peut au même endroit via le bouton “Actions du site” (voir la Figure 4) puis sur “Créer”.

On constatera alors que SharePoint permet la création de nombreuses listes comme le montre
l’image cidessous:
Figure 8 - Type de listes dans SharePoint

En passant la souris sur chacune de ces propositions, le site nous donne une description plus
précise :

Figure 9 - Description de la liste Calendrier

L’ajout d’un agenda se fait via la liste « Calendrier ».

A ce stade, il faut saisir les informations concernant la nouvelle liste. On commencera par lui
définir un nom ainsi qu’une description. Ensuite, on décidera si l’on souhaite que la liste
apparaisse dans la zone II (zone de navigation interne). Finalement, on définira si les utilisateurs
pourront interagir avec la liste en lui envoyant des emails.

A l’heure actuelle, nous proposons de ne pas autoriser ce moyen d’interaction.

Figure 10 - Création d'un agenda

En cliquant sur le bouton « Créer », l’application nous renvoie sur la liste qui vient d’être créée.
On constate alors que la liste a été ajoutée dans la zone de menus de gauche.

Figure 11 - Premier affichage de l'agenda

Il est dès lors possible de créer de nouveaux rendez-vous en cliquant sur le bouton « Nouveau »
puis de remplir les champs. On notera que les champs marqué d’un « * » sont obligatoires.

Il est également envisageable de connecter cette liste avec Outlook. Pour ce faire, il suffit de
cliquer sur le bouton « Actions » puis « Connexion à Outlook ».

En acceptant le téléchargement du fichier, Outlook va automatiquement intégrer cet agenda. De

plus, l’ajout d’un nouvel événement dans le calendrier depuis Outlook sera directement
répercuté sur la liste SharePoint.

La procédure pour ajouter une liste de tâches est identique à la précédente. Il suffit juste de
sélectionner «Tâches» dans les possibilités proposées par SharePoint lors de la création d’une
liste.

On notera que cette liste permet également une intégration avec Outlook. Pour cela, il suffit de
se rendre dans la liste de tâche. En cliquant sur le bouton « Actions » puis « Connexion à
Outlook ».

Figure 12 – Bouton de connexion à Outlook

Il nous sera alors proposé de téléchargé un fichier. Puis Outlook demandera si nous souhaitons
connecter la liste partage.

Figure 13 - Téléchargement du fichier

Figure 14 - Acceptation de l'accès à la liste
En acceptant, nous aurons accès aux taches de la liste comme le montre la figure suivante. La
liste se mettra automatiquement à jour comme c’est le cas pour les mails.
Figure 15 - Accès à une liste de tâche depuis Outlook

Le blog permet à une personne de rédiger des articles. Ces articles peuvent ensuite être
commentés par des utilisateurs du site.

La création d’un blog apporte quelques différences aux précédentes listes. En effet, il s’agit d’un
site composé de plusieurs listes comme le montre le schéma ci-dessous.

Figure 16 - Listes contenues dans un blog

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Création d’un blog

Nous allons créer un blog général permettant de tenir au courant les différents collaborateurs
de l’avancement des projets.

La première chose à faire est de se rendre dans l’assistant de création de blog. Pour ce faire,
nous allons procéder de la même manière que lors de la création de l’agenda (« Figure 6 - Menu
du site », « Figure 7 - Contenu d'un site SharePoint », et « Figure 8 - Type de listes dans
SharePoint » ).

Une fois ceci réalisé, il faut sélectionner « Sites et espaces de travail ».

Figure 17 – Sites et espaces de travail

Suite à cela, une nouvelle page s’ouvre, proposant de saisir diverses informations concernant
l’espace de travail. Remplir comme suit :

Figure 18 - Création de blog

Une fois la page validée, le système va générer le dit blog, et nous rediriger vers sa page
d’accueil. Un message d’accueil par défaut est présenté.

Figure 19 - Blog, message par défaut

Administration d’un blog

En tant qu’administrateur du site, vous disposez également sur la droite de la page, de
l’interface d’administration du blog. Nous allons voir dans ce chapitre comment gérer le blog,
ses messages, et ses commentaires.

Figure 20 – Blog, vue d’ensemble

5.3.2.1.Gestion des catégories

La première chose à faire est de gérer les catégories (affichées en haut à gauche sur la Figure 20
– Blog, vue d’ensemble). Nous allons tout d’abord supprimer toutes les catégories pré-générées,
puis nous allons en créer une que nous appellerons « Rapports projets ». Pour ce faire, rendez
vous dans la gestion des catégories (en cliquant sur « Catégories » au dessus de la liste de ces
dernières.

Dans la liste qui s’affiche, il est possible de supprimer les catégories en sélectionnant l’icône
d’édition à droite, puis « supprimer l’élément ». Pour en créer une nouvelle, il suffit de faire «
Nouveau », puis « Nouvel élément » dans les options de la liste des catégories.
Une fois ces opérations effectuées, vous devriez obtenir le résultat suivant.

Figure 21 - Liste des catégories

5.3.2.2.Créer un message

La création de message n’est pas proprement dite un outil d’administration. En effet, les
administrateurs ne sont généralement pas les seuls autorisés à publier des messages dans un
blog.

Lorsque l’on clique sur « Créer un message », une page s’affiche nous proposant de saisir notre
message. Une fois le message rédigé, le résultat devrait ressembler à quelque chose
ressemblant à la figure cidessous.

Figure 22 - Blog, Créer un message

Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton « Publier » pour publier votre message. Vous serez
automatiquement redirigé vers la page d’accueil de votre Blog sur laquelle figureront
dorénavant deux messages. Vous remarquez que sous les messages, un lien « Commentaires »
permet de déposer un commentaire relatif à une publication.

5.3.2.3.Gérer les messages

Nous allons voir comment, via la gestion des messages, retirer le message par défaut que le
système a ajouté à notre Blog. La première chose à faire est de sélectionner « Gérer les
messages dans les liens d’administrations ».

Figure 23 - Blog, Gérer les messages

On remarque dans la liste le message que nous venons de saisir, ainsi que le message par
défaut. Tout à droite, on remarque une colonne « Etat d’approbation » du message. Etant
propriétaire du site SharePoint, nous n’avons nul besoin de faire approuver nos messages.
Cependant, en fonction des autorisations du blog, il est probable que les utilisateurs doivent
faire valider leurs messages par des « Approbateurs».

Ce que nous souhaitons faire ici, c’est de supprimer le message par défaut. Il suffit de
sélectionner l’icône présent dans la colonne « Modifier » du message en question, puis «
Supprimer l’élément ».

En retournant sur la page d’accueil du blog, on remarque que seul notre message s’affiche.

5.3.2.4.Gérer les commentaires

La gestion des commentaires est similaire à celle des messages. La seule différence entre un
message et un commentaire est que ce dernier est rattaché à un message.

5.3.2.5.Tout le contenu

Cette option permet d’afficher tout le contenu du sous-site « Blog ».

5.3.2.6.Définir les autorisations du blog

L’option « Définir les autorisations du blog » ouvre une page d’aide à ce sujet. Cette page vous
expliquera notamment comment gérer les droits de publication et de validation de message sur
le blog.

5.3.2.7.Lancer le programme de blog pour la publication

Cette option permet de publier des messages en utilisant un éditeur de Blog compatible.
Concrètement, pour autant que vous ayez Internet Explorer et Microsoft Word, vous pourrez,
via cet outil, rédiger vos messages directement dans Word et les publier sans avoir à passer par
l’interface illustrée dans la section « Créer un message » de ce document.

5.3.2.1.Utilisation de LiveWriter ou Word

En plus de l’utilisation présentée ci-dessus, il est possible d’utiliser LiveWriter ou Word et

d’indiquer à ces logiciels de publier leur contenu directement sur une liste SharePoint.

Dans le premier cas, il s’agit de télécharger l’outil gratuit, disponible à l’adresse Toutefois, nous
avons déjà pris soin de le faire et avons placé un raccourci sur le bureau.

Une fois l’application lancée, nous indiquons que nous souhaitons publier des « posts » sur un «
Site collaboratif SharePoint». Ensuite, nous indiquons l’adresse de notre blog comme par
exemple -sharepoint/blogmais également le nom d’utilisateur et mot de passe ayant les droits
de publication sur le blog.

Figure 24 - LiveWriter, Sélection du type de blog

Une fois LiveWriter lancé, il est possible de créer un nouveau « post » en saisissant un titre et
texte. La mise en forme peut être relativement complexe car il est facile de changer le style d’un
texte ou d’ajouter une carte comme le montre la capture d’écran suivante.

Figure 25 - LiveWriter, Exemple d'un nouveau post

Si vous préférez utilisez Word, il suffit de le lancer puis dans le menu d’actions, il faut aller dans
« Publier » puis « Blog » (cette procédure fonctionne pour Microsoft Office Word 2007).

Figure 26 Word, Publication sur un blog

Dès que l’on a rédigé le nouveau post, il suffit de cliquer sur le bouton « Publier ».

Figure 27 - Word, Création d'un nouveau post

Il sera alors nécessaire de définir un compte sur lequel nous souhaitons publier nos post.
Figure 28 - Word, Création d'un nouveau compte
Dans notre cas, il s’agit de sélectionner un « Blog SharePoint » et de cliquer sur « Suivant» afin
de saisir l’URL de notre blog.

Figure 29 - Word, Sélection du type de blog

Figure 30 - Word, Saisie de l'URL du blog

Nous allons utiliser la liste personnalisée pour la gestion des projets au sein de l’entreprise. Elle
permet en effet de créer une liste avec une série de colonnes correspondant exactement à nos
besoins. Pour cela, il suffit de répéter la procédure pour créer une liste précédemment et de
sélectionner « Liste Personnalisée » puis la nommer « Projets ».

Lien sur le site du projet

Lien hypertexte ou image

Statut du projet

Choix

Date de début planifiée

Date et heure

Date de fin planifiée

Date et heure

Durée estimée

Valeur calculée (calcul basé sur d'autres colonnes)

Créé par

Personne ou groupe (note: champ présent par défaut)

Dans le cadre de l’exercice, nous proposons de créer une liste contenant les colonnes suivantes :

Nom de la colonne

Type

Est obligatoire

Modifié parPersonne ou groupe (note: champ présent par défaut)

Pour ajouter des colonnes, il suffit de se rendre dans les paramètres de la liste.
Figure 31 – Accéder aux paramètres de la liste
Ensuite, dans la partie liée aux « Colonnes », nous pouvons commencer par renommer la
colonne « Titre » en cliquant dessus et en la nommant « Nom du projet ».

Figure 32 - Récapitulatif des colonnes par défaut d'une liste personnalisée

Puis, nous pouvons ajouter de nouvelles colonnes en cliquant sur le lien « Créer une colonne »
et remplir les informations en fonction du tableau présenté précédemment (voir page
précédente pour les noms et types de colonnes).

Il est à tout moment possible d’éditer une colonne, tout simplement en cliquant sur son intitulé.

En ce qui concerne la colonne « Durée », nous avons créer une colonne de type « Valeur
Calculée » ou nous avons saisi la formule suivante : =[Date de fin planifiée]-[Date de début
planifiée].

La colonne statut est, quant à elle, un menu déroulant proposant les choix suivant:

- En attente de validation

- En attente de réalisation – Validé

- En cours de réalisation

- Terminé

Après avoir ajouté toutes les colonnes et vous être rendu sur votre liste, vous remarquerez que
l’affichage n’est pas du tout optimisé. En effet, la page s’étend énormément en largeur, et
contient l’intégralité des champs qui ont été créés. Pour corriger ce problème, nous allons créer
un affichage propre à notre liste et permettant d’avoir une vue résumée. Cet affichage ne
comprendra que le nom du projet, son responsable, sa date de début et de fin, ainsi que son
statut.

La première chose à faire est de créer un nouvel affichage, via l’onglet « paramètres », comme
l’illustre la figure ci-dessous

Figure 33 - Création d'un affichage

Sur la page qui s’ouvre, choisissez un affichage standard. En effet, nous souhaitons avoir un
affichage relativement simple de nos projets. Il serait possible de les afficher dans un diagramme
de Gant si nous le désirions.

Figure 34 - Affichage standard

Sur la page suivante, on peut sélectionner ce que l’on souhaite afficher et dans quel ordre. A
titre d’exemple, la figure ci-dessous illustre une solution possible.

Figure 35 - Affichage, choix des champs

Dans cette même fenêtre, on peut décider de faire de cet affichage l’affichage par défaut, ce qui
est conseillé, car l’affichage par défaut actuel n’est de loin pas optimal. On décidera également
de la nature de l’affichage, privé ou public. En pratique, est-ce que cet affichage sera utilisé par
les autres utilisateurs également, ou est-ce qu’on ne l’a défini que pour notre usage personnel.

La figure ci-dessous illustre le résultat final.

Figure 36 - Affichage personnalisé

On remarque la barre orangée en haut à droite qui permettrait de naviguer entre plusieurs
affichages différents.

Content type (PV)

NOTE : Le site SharePoint Etapes/etape1 contient tout ce qui a été effectué jusqu’à présent.

Les content type sont similaires à l’utilisation des listes personnalisées. Par contre, ils ont le
grand avantage de pouvoir être réutilisés par la suite comme modèle de liste.

Dans l’absolu, il semble plus intéressant de favoriser les « content types » aux listes
personnalisées à cause de l’aspect de réutilisation. Toutefois, on peut admettre que certaines
listes ne seront pas appliquées à d’autres cas et donc qu’il est inutile d’en faire un « content
type ».

Création du type de contenu

Pour créer un nouveau « content type », il suffit de se rendre dans les paramètres du site. Puis
de cliquer sur le lien « Types de contenus du site ».

Cette page regroupe tous les types de contenus déjà existants.

En cliquant sur le bouton « Créer », il est possible de définir un nom à notre nouveau « type de
contenu ».

Il s’agit de définir le nom et la description du type de contenu. Ensuite, il est nécessaire de

définir le

type parent qui permet d’hériter des propriétés de celui-ci. Dans notre cas, nous sélectionnons
le type Figure 37 - Création d'un content type documents puisque nous souhaitons créer un type
de contenu pour les procès verbaux.

Finalement, il est nécessaire de définir le groupe

dans le quel sera stocké le type de contenu.

Maintenant, il s’agit de définir quelles seront les colonnes utilisées pour la gestion des procès
verbaux. Les deux premières colonnes (« Nom » et « Titre ») étant automatiquement proposées
par le type parent, il suffit d’ajouter les trois colonnes qui suivent.

Nom

Type
État

Source

Nom

Fichier

Obligatoire

Document

Titre

Une seule ligne de texte

Obligatoire

Item

Redacteur

Personne ou groupe

Obligatoire

Salle

Choix

Obligatoire

Date

Date et heure

Obligatoire

Dans le cadre d’un « content type » basé sur le modèle « Document », il est possible de définir le
modèle de fichier utilisé.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le lien « Paramètres avancés » présent sur la page de gestion
du « content type » courant.

Il est alors possible de modifier le modèle de base ou d’uploader un modèle déjà existant dans le
système. Ce modèle sera alors proposé aux utilisateurs et permettra de posséder un modèle de
document unifié au sein de la liste.
En créant un fichier de type Office 2007, une fonctionnalité intéressante peut être utilisée. Si on
retourne modifier le modèle, il est possible, via l’onglet « Insertion » puis « QuickPart » d’aller
récupérer des champs existant dans notre type de contenu.

Il est alors possible de saisir et/ou compléter les métadonnées dans le ruban et de les voir
apparaître dans le document sans avoir à faire le travail à double.

Figure 38 - Ajout des métadonnées dans le document

Finalement, en enregistrant le modèle de document se mettra automatiquement à jour. Il ne

reste alors plus qu’a fermer Word et cliquer « Ok » dans les propriétés du type de contenu.

Pour créer une liste basée sur un « Content type », il faut commencer par créer une nouvelle
liste correspondant à un des types de base (dans notre cas, il s’agit d’une liste de documents).
Ensuite, dans les « paramètres avancés » de la liste, il faut autoriser « Autoriser la gestion des
types de contenu ». En retournant dans les paramètres, on constate alors la présence d’une
nouvelle section.

Figure 39 - Type de contenu d'une liste

En cliquant sur le lien « Ajouter à partir de types de contenu de site existants », il est alors
possible de retrouver le type de contenu en fonction du groupe utilisé lors de sa création.

Ensuite, il est possible de désactiver le type parent et de rendre le type de contenu « Procès
Verbaux » visible et utilisé par défaut en cliquant sur le lien « Modifier l’ordre et le type de
contenu par défaut sur le bouton Nouveau ».

Figure 40 - Ajout d'un content type à une liste

Pour terminer, il s’agit de modifier l’affichage afin que les colonnes du « content type » soient
affichées. Il est nécessaire de se rendre sur la page principale de la liste puis de cliquer sur le lien
« Paramètres » puis « Créer un affichage ». La manipulation qui en suit est en tous points
identiques à celle présentée lors de la création d’une liste personnalisée.

Les WebParts
Les WebParts sont des contrôles spécialisés ayant pour but d’être placés au sein d’une page. On
les retrouve généralement sur la page d’accueil d’un site SharePoint.

Par défaut, SharePoint offre déjà un grand nombre de WebParts. De plus, lorsqu’une nouvelle
liste est créée, il est alors possible de la réutiliser sous la forme d’un WebPart.

Lorsque l’on se trouve sur la page d’accueil d’un site, il est possible de gérer les composants
WebParts en cliquant sur le bouton « Actions du site » puis « Modifier la page ». La page se
présente alors sous la forme d’un mode édition. En cliquant sur un des boutons « Ajouter un
composant WebPart », il est alors possible de sélectionner un WebPart. La plupart du temps,
nous utiliserons des WebParts présents dans la section « Listes et bibliothèques » afin de
présenter une synthèse de plusieurs listes sur la page d’accueil. Néanmoins, il faut être
conscient qu’il existe de nombreux autres WebParts liés par exemple aux fonctions de
recherches, à l’intégration avec Outlook ou encore aux données métiers (Business Intelligence).
Si nous sélectionnons la liste liée au procès verbaux et que nous cliquons sur « Ajouter », nous
pouvons constater que le composant à été ajouté à la page.

Figure 41 - Sélection de la liste des procès verbaux pour le web part

Ensuite, il est possible d’affiner certains paramètres en cliquant sur triangle (présent dans le coin
supérieur droit du composant) puis sur « Modifier le composant WebPart partagé ».

Figure 42 - Modifier un Web Part

Figure 43 - Paramètres d'un Web Part

Le menu qui apparaît sur la droite de l’écran offre un grand nombre de possibilités pour
personnaliser l’affichage du composant.

Finalement, on comprendra aisément qu’il est possible d’ajouter autant de WebParts que
souhaité. Toutefois, un trop grand nombre d’informations sur la page d’accueil risque de rendre
la page illisible.

Gestion des workflows

NOTE : Le site SharePoint Etapes/etape2 contient tout ce qui a été effectué jusqu’à présent.

La gestion des workflows est très intéressante au sein de SharePoint. Il est en effet possible de
gérer un ensemble d’interactions avec un ou plusieurs utilisateurs suite à la création (ou le
déclenchement manuel) d’un élément d’une liste.

On constate trois niveaux de création de flux de travail avec SharePoint.

Les premiers workflows utilisables sont nativement proposés. Ce sont des workflows très
simples comme l’approbation d’un document ou le recueil de commentaires.

Il est également possible de créer des workflows

Figure 44 - Pyramide des outils pour créer des workflows depuis SharePoint Designer. Il s’agit
dans ce cas de SharePoint

workflows nettement plus personnalisés. En effet, l’outil propose un certains nombre de

conditions et

d’actions paramétrables pour créer un flux de manière graphique. Bien que l’outil permette une
personnalisation assez forte, il dispose de certaines limitations, comme l’impossibilité d’utiliser
des boucles. Une autre limitation est le fait que la création d’un workflow ne peut s’appliquer
qu’à une seule liste et ne peut pas être déployé sur une autre liste.

Finalement, le dernier outil pour créer des flux de travail est Visual Studio. Il est alors possible de
créer un flux de travail qui colle tout à fait à la réalité. Toutefois, la complexité pour réaliser ce
flux de travail est plus grande car il devient nécessaire d’écrire du code.
L’outil SharePoint Designer est un éditeur HTML pour concevoir des sites. Il s’agit en fait de la
nouvelle version de FrontPage. Comme son nom l’indique, l’outil possède une très forte
intégration à SharePoint.

Nous allons utiliser SharePoint Designer afin de créer le workflow utile à la création d’un
nouveau projet.

Vous trouverez un lien vers SharePoint Designer sur le bureau de la machine virtuelle.

Le workflow que nous allons créer est très simple. Il s’agit d’avertir le responsable SharePoint
lorsqu’un collaborateur ajoute un nouveau projet dans la liste « Projets ». A ce moment, une
instance du flux de travail sera créée et durera jusqu'à ce qu’elle se termine.

Le responsable SharePoint sera alors contacté par mail pour l’informer qu’un nouveau site de
projet doit être créé. Ce mail devra lui indiquer le nom du projet et son code, le chef de projet
ainsi que les participants afin qu’il puisse créer le site avec les bons droits.

En plus du mail, une tâche lui sera assignée dans la liste « Liste de tâches » du site SharePoint.
Lorsque le responsable aura créé le site, il devra alors valider la tâche. A ce moment, il lui sera
également demandé quel est l’URL du site qu’il vient de créer.

Le workflow récupérera la valeur saisie par le responsable SharePoint et ira l’assigner dans la
liste de projet.

Finalement, le flux de travail avertira le chef de projet comme quoi son site de projet est créé.

Le flux étant terminé, l’instance du flux est supprimée.

Figure 45 - Diagramme du flux de travail

Pour commencer, il s’agit de démarrer Microsoft SharePoint Designer. Une fois l’application
démarrée, il faut cliquer sur « Fichier » puis « Ouvrir le site ».

Le site à ouvrir dans le cadre de l’exercice est http://moss07-01/cours. Il est bien entendu
possible d’ouvrir d’autres sites. Par exemple http://moss07-01/objectifafin de voir le résultat
final à obtenir.

Une fois le site ouvert, nous pouvons ajouter un nouveau contenu SharePoint en faisant un clic
droit sur le répertoire comme le montre l’image ci-dessous.

Figure 46 - Ajouter un contenu SharePoint

Dans la fenêtre qui vient de s’ouvrir, nous pouvons sélectionner « Flux de travail » puis « Flux de
travail vide ».

Figure 47 - Sélection contenu de type "Flux de travail"

La première étape de création d’un flux travail consiste à lui définir un nom ainsi que la liste sur
laquelle il va s’appliquer. Finalement, nous définissons également que le flux démarrera
automatiquement lorsqu’un nouvel élément est créé dans la liste.
Figure 48 - Paramètre principaux d'un workflow sous SharePoint Designer
En cliquant sur le bouton « Suivant », nous pouvons maintenant accéder à la partie concrète de
création du flux de travail. Dans cette partie, nous avons la possibilité de définir plusieurs étapes
pour notre flux de travail. De plus, il est possible de définir des conditions qui, si elles sont
vérifiées permettront d’exécuter certaines actions et a contrario, pourraient exécuter d’autres
actions si elles n’étaient pas correctes.

Figure 49 - Création de la première étape du flux de travail

Etape 1 – Informer
La première étape de notre flux consiste à informer le responsable SharePoint qu’il doit créer un
nouveau site collaboratif pour le projet. Pour cela, il faut cliquer sur le bouton « Actions » et
rechercher « Envoyer un courrier électronique ». Si cette action n’apparaît pas dans la liste, il
suffit de sélectionner « Autres actions… ». Ensuite, dans la fenêtre qui apparaît, il suffit de
rechercher l’action « Envoyer un courrier électronique ».

Figure 50 - Ajout d'une action au flux de travail

En cliquant sur le lien « ce message », SharePoint Designer ouvre une nouvelle fenêtre
ressemblant beaucoup à celle pour envoyer un email.

Figure 51 - Définir la structure du mail pour l'action

En cliquant sur le bouton le plus à droite de la ligne « À : », nous pouvons choisir quelle sera le(s)
destinataire(s) du message.

Nous verrons plus tard qu’il est, par exemple, possible de récupérer des informations
directement du flux afin d’envoyer un email au chef de projet.

Dans le cadre de l’exercice, nous proposons de vous mettre comme destinataire du message.

Figure 52 - Sélection du destinataire du mail

Nous pouvons maintenant définir un sujet de message tel que « SharePoint worflow – Demande
de création d’un nouveau site collaboratif » mais également le corps du message.

Il devient alors intéressant de saisir du texte mais également de récupérer des informations du
flux afin d’informer au mieux le responsable SharePoint sur les besoins du projet.

Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton « Ajouter la recherche au corps ».

Ensuite, nous pouvons sélectionner dans la première liste « Élément en cours » qui correspond
en fait aux données saisies dans la liste de projets.

Puis une information nécessaire comme par exemple le code de projet comme le montre la
Figure 53 - Récupération d'une information du flux pour le mail.
Figure 53 - Récupération d'une information du flux pour le mail Nous pouvons arriver au
résultat suivant :

Figure 54 - Structure du mail complète

Nous pouvons maintenant valider cette action puis cliquer sur le lien « Ajouter une étape au flux
de travail ».

Pour cette étape, il s’agit d’attendre que le responsable SharePoint ait créé le site de projet puis
de récupérer l’URL du site de projet.

Pour effectuer cela, nous allons ajouter l’action permettant de « Collecter les données d’un
utilisateur ». Elle permet d'assigner une tâche et propose à l'utilisateur de saisir une ou plusieurs
valeurs avant de terminer cette dernière.

Figure 55 - Ajout de l'action de collecte de données

Commençons par cliquer sur le lien « données ». Nous pouvons alors définir le nom de la tâche
qui sera assignée à l’utilisateur ainsi qu’une brève description.

Figure 56 - Définition de la tâche pour la collecte des données

En cliquant sur le bouton « Suivant > » puis sur « Ajouter… », nous pouvons créer un champ
relatif à une URL. Pour cela, nous choisirons le type « Une seule ligne de texte ». De plus, en
cliquant sur le bouton « Suivant », nous désactivons l’autorisation pour les champs vides.

Figure 57 – Ajout d’un champ à la collecte des données

Ensuite, en cliquant sur « Terminer », nous retournons sur la fenêtre d’ajout d’un champ. Etant
donné que nous n’avons pas d’autres informations à récolter, nous pouvons terminer la création
de cette tâche afin de définir quel utilisateur sera touché par cette collecte d’informations, à
savoir « spadmin ».

La dernière étape liée à la collecte de données consiste à assigner le résultat de la saisie dans
une variable que nous pourrons réutiliser.

Pour cela, il suffit de cliquer sur « Variable : collecter » puis « Créer une variable ». Cette variable
va en fait contenir l’identifiant de la tâche liée au flux de travail.

Figure 58 - Création d'une variable

Maintenant que nous avons stocké le résultat dans la variable « URLSiteProjet », nous allons en
récupérer la valeur et l’assigner dans la liste.

Pour cela, nous commençons par ajouter l’action « Définir le champ dans l’élément actif ».
Ensuite, il faut sélectionner le champ « Lien sur le site de projet ».

Figure 59 - Sélection du champ qui contiendra la valeur de la variable

La manipulation se complique pour la définition de la valeur. Tout d’abord, il faut cliquer sur le
bouton « ».
La partie supérieure de la fenêtre indique « Quelles sont les informations que nous souhaitons
récupérer ». De ce fait, nous définissons comme source « Liste de tâche » (Il s’agit de la liste où
sont stockées les tâches) et comme champ « URL du nouveau site de projet » (Il s’agit du champ
que nous avons créé précédemment).

Figure 60 - Sélection de la liste de données

La partie inférieure correspond à « Comment récupérer la bonne information ». Pour cela, nous
allons réutiliser la variable « URLSiteProjet » que nous avons créé précédemment.

Nous allons donc nous baser sur le champ ID de la liste de tâche comme champ. Pour la valeur, il
suffit de cliquer sur le nouveau bouton « » puis choisir « Données du flux de travail » comme
source et notre variable comme valeur.

Figure 61 - Sélection du critère de recherche

Figure 62 - Récupération de l'URL du site grâce à la variable

Note : Cette étape n’est pas testable dans la machine virtuelle livrée, il faut pour cela que les
utilisateurs soient des membres d’un domaine et disposent d’adresses e-mail dans leurs profils
Active Directory.

Maintenant que nous avons pu récupérer l’URL du site collaboratif et l’inscrire dans la liste de
projet, nous pouvons avertir le chef de projet.

Nous utiliserons à nouveau le mail comme moyen de communication. Par contre, étant donné
que cette information n’est pas constante comme l’était précédemment le responsable
SharePoint, nous utiliserons les informations contenues dans le flux pour informer le chef de
projet.

Figure 63 - Sélection du destinataire pour l'envoie du mail

En sélectionnant l’utilisateur « Recherche de flux de travail… », cela signifie que nous allons
accéder aux informations contenues dans le flux de travail pour choisir un utilisateur.

Nous sélectionnons « Élément en cours » comme source ce qui permet de faire référence au
projet pour lequel a été instancié le flux de travail. En ce qui concerne la valeur, nous allons
récupérer le chef de projet qui, selon la politique de l’entreprise, est le responsable du site.

Figure 64 - Sélection du destinataire grâce à une valeur du workflow

La dernière étape concernant notre flux consiste à le terminer. En effet, si nous ne terminons
pas le flux, cela va impliquer le fait que l’instance continuera d’exister. On comprend assez vite
que si les flux sont très fortement utilisés, on risque rapidement de saturer la mémoire du
serveur.

Il nous suffit alors d’ajouter une action nommée « Arrêter le flux de travail ». De plus, nous
consignons le message « Terminé » qui sera conservé dans l’historique du flux de travail.

Figure 65 - Création de l'action pour terminer le flux de travail

InfoPath
NOTE : Le site SharePoint Etapes/etape3 contient tout ce qui a été effectué jusqu’à présent.

InfoPath est un logiciel distribué dans la suite Office de Microsoft depuis la version « Office 2003
». Il permet de développer des formulaires qui peuvent être utilisés de manière déconnectée.
De plus, il est possible de venir intégrer ces formulaires sur un système SharePoint.

Dans le cadre du cours, nous vous proposons d’utiliser un formulaire déjà existant et de se
focaliser sur la partie liée à la publication de celui-ci. Ce formulaire permettra de gérer le
défraiement lors de l’utilisation de véhicules privés au sein de l’entreprise.

Dans un premier temps, nous allons commencer par nous déconnecter et se logger en tant que
webmaster. Ensuite, nous pouvons créer une nouvelle liste, à savoir une bibliothèque de
formulaire comme le montre les captures d’écran suivantes.

Figure 66 - Création d'une bibliothèque de formulaire

Figure 67 - Paramètre de la bibliothèque de formulaires

Ensuite, nous pouvons lancer InfoPath en effectuant un clic-droit sur le fichier «

DefraiementVHC » (présent sur le bureau) puis « Design ».

Figure 68 - Lancement d’InfoPath en mode design Une fois l’application lancée, l’écran devrait
ressembler à ceci :

Figure 69 - InfoPath avec un formulaire chargé

La première étape consiste à créer un certificat qui sera lié au formulaire et qui permettra (selon
la sécurité du SharePoint) d’être ouvert avec le consentement de l’utilisateur. Pour cela, il faut
aller dans « Tools » puis « Form Options ».

Figure 70 - Ouvrir les options du formulaire

Puis se rendre dans la partie « Security and Trust » afin de cocher la case « Sign this form
template » puis cliquer sur le bouton « Create Certificate » en acceptant le message
d’information.

On notera qu’il se peut que la case soit déjà cochée. Dans ce cas, nous préférerons quand même
recréer un nouveau certificat.

Figure 71 - Création d'un certificat

Après avoir fermé cette fenêtre, nous pouvons effectuer un double-clic sur le bouton « Submit »
qui se trouve tout en bas du formulaire afin d’accéder à ses propriétés.

Figure 72 - Accès aux propriétés du bouton

En cliquant sur le bouton « Submit Options », nous allons pouvoir configurer comment et où
sera ajouté le formulaire.

Normalement, il existe déjà des informations de connexion et il ne reste plus qu’à les modifier
en cliquant sur le bouton « Manage » puis « Modify » dans la nouvelle fenêtre.

Figure 73 - Modification des informations de validation

Figure 74 - Sélection de la source de donnée

Il faudra alors changer l’URL par celle correspondant à la bibliothèque de formulaire que nous
venons de créer. Normalement, l’URL s’auto-complète au fur et à mesure de la saisie.

Figure 75 - Remplacement de la bibliothèque de document La dernière étape consiste à publier

le formulaire dans la bibliothèque de document.

Pour cela, il s’agit de cliquer sur « File » puis « Publish ».

Figure 76 - Lancement de la publication du formulaire

Nous indiquons que nous voulons publier le formulaire sur un server SharePoint.

Figure 77 - Type de destination du formulaire

Ensuite, nous indiquons l’URL du site SharePoint (celui qui contient la bibliothèque de
document). Il faudra certainement resaisir votre nom d’utilisateur et mot de passe.

Figure 78 - Saisie de l'URL de destination

Nous choisissons de le publier sous la forme d’un document (« Document Library ») et non pas
d’un type de contenu (« Site Content Type (Advanced ) »).

A ce moment, nous pouvons choisir dans quelle bibliothèque sera publié le formulaire.

Figure 79 - Sélection de la bibliothèque de document

Et pour finir, nous définissons quels champs du formulaire seront affichés dans la liste (c'est-à-
dire qu’il ne sera pas nécessaire d’ouvrir le formulaire pour connaître leurs valeurs.

Figure 80 - Sélection des champs à afficher

Gestion des droits

Comme nous avons pu le constater, SharePoint possède une logique très hiérarchisée. Il en va
de même avec la gestion des droits. En effet, lorsque l’on crée un nouveau site ou une nouvelle
liste, ils héritent par défaut des droits de leur liste parente. Par contre, le choix nous est proposé
de couper cet héritage et de créer une nouvelle gestion des droits.
Il faut toutefois être très prudent avec cette gestion. En effet, en perdant l’héritage des droits, il
y a un fort risque d’oublier de mettre à jour les droits personnalisés d’une liste en mettant à jour
ceux dont elle devrait hériter.

On conseillera en général de posséder les mêmes autorisations pour tout un site plutôt que de
gérer les accès différemment sur chaque liste.

Pour modifier les accès sur une liste, il suffit de se rendre dans les paramètres de la liste puis de
cliquer sur le lien « Autorisation pour : NomDeLaListe ».

La page affichée liste les droits actuellement hérités pour la liste des projets.

Figure 81 - Liste des droits d'une liste

En cliquant sur le bouton « Actions », il est possible de modifier les droits hérités et qui
s’appliqueront à l’ensemble de ses « enfants » ou de supprimer cet héritage.

Figure 82 - Modifier les autorisations d'une liste

En acceptant le message suivant : « Vous êtes sur le point de créer des autorisations uniques
pour cette liste. Les modifications apportées aux autorisations du site parent n'affecteront plus
cette liste. », les droits ne seront plus hérités.

Il est alors possible de modifier ou supprimer l’accès à certains comptes ou encore d’en ajouter
de nouveaux.

Imaginons par exemple qu’on souhaite retirer l’accès à une liste à tout le monde, saut à son chef
de projet. Pour ce faire, il suffira de sélectionner les cases à cocher (des gens à qui ont souhaite
retirer les droits) situées sur la gauche de la liste, puis, dans le menu « Actions » de sélectionner
« Supprimer les autorisations des utilisateurs ».

Figure 83 - Suppression d'autorisations

Au cas où, il deviendrait nécessaire d’hériter à nouveau des droits du site parent. Pour cela, il
suffit de retourner sur la page de gestion des autorisations (Paramètre de la liste puis «
Autorisations »). Il faut cliquer sur le menu « Actions » puis sur « Hériter des autorisations »

Figure 84 - Hériter à nouveau des droits

Exemple pratique
Dans le cadre de notre site collaboratif, nous souhaitons que les visiteurs (représentés par
l’utilisateur local « visiteur ») aient accès en lecture au blog, et uniquement au blog. Nous
souhaitons en revanche que les collaborateurs (représentés par l’utilisateur local « collaborateur
») aient accès à tout le contenu du site.

On remarque que dans l’état actuel des choses, l’utilisateur « visiteur » n’a aucuns droits sur le
SharePoint, de même pour l’utilisateur « collaborateur ».
Figure 85 - Accès refusé (visiteur) Figure 86 - Accès refusé (collaborateur)
Nous allons commencer par attribuer des droits aux visiteurs, afin qu’ils n’aient accès qu’au
blog. Pour ce faire, il va falloir se rendre dans le blog, et sélectionner « actions du site » à «
Paramètres du site » à « autorisations avancées ».

La première étape va être de sélectionner dans le menu « actions », l’élément « Modifier les
autorisations des utilisateurs ». Cette manipulation va en fait « casser » l’héritage des droits, et
permettre de les éditer. Il suffit ensuite dans le menu « Nouveau » d’ajouter un utilisateur. Cet
utilisateur n’aura accès qu’en lecture au blog.

Figure 87 - Ajout de droits à un utilisateur Le résultat obtenu, une fois les droits attribués, doit
ressembler à ceci :

Figure 88 - Autorisations du blog d'entreprise

On peut facilement vérifier que l’utilisateur a accès au blog en se rendant sur ce dernier
(attention à ne pas ouvrir la racine de la collection de sites, car l’utilisateur n’a aucuns droits à
cet endroit).

Figure 89 - Affichage du blog par un "visiteur"

Pour l’utilisateur « collaborateur », il suffira de faire la même manipulation au niveau du site
cours, en attribuant cette fois des autorisations de collaboration.

Note : Ce chapitre à pour but de présenter succinctement la gestion des droits. Dans un
environnement de production, on préfèrera créer des groupes, attribuer des droits à ceux-ci,
puis, par la suite, y ajouter des utilisateurs. Ceci permettra, par exemple, d’éviter, lorsqu’une
personne arrive dans l’entreprise, de devoir définir tous ses droits à la main. Il suffira de
l’ajouter dans un groupe.

Liens
Table des figures
Figure 1 - Sites présent dans la
collection ......................................................................................................... 5 Figure 2 -
Architecture dans
SharePoint ............................................................................................................ 8

Figure 3 - Page d'accueil de

SharePoint ............................................................................................................ 9 Figure 4 -
Accéder au paramètres du site........................................................................................................
10 Figure 5- Paramètres du
site .......................................................................................................................... 10 Figure 6 -
Menu du site ...................................................................................................................................
11 Figure 7 - Contenu d'un site
SharePoint .......................................................................................................... 11

Figure 8 - Type de listes dans

SharePoint ........................................................................................................ 12
Figure 9 - Description de la liste
Calendrier .................................................................................................... 12 Figure 10 - Création
d'un agenda .................................................................................................................... 13 Figure
11 - Premier affichage de
l'agenda ....................................................................................................... 14 Figure 12 – Bouton
de connexion à Outlook ................................................................................................... 15 Figure
13 - Téléchargement du
fichier ............................................................................................................ 15 Figure 14 -
Acceptation de l'accès à la liste .....................................................................................................
15 Figure 15 - Accès à une liste de tâche depuis
Outlook .................................................................................... 16 Figure 16 - Listes contenues
dans un blog ....................................................................................................... 16 Figure 17 –
Sites et espaces de travail .............................................................................................................
17 Figure 18 - Création de
blog ............................................................................................................................ 18 Figure 19 -
Blog, message par défaut ..............................................................................................................
18 Figure 20 – Blog, vue
d’ensemble .................................................................................................................... 19 Figure
21 - Liste des
catégories ....................................................................................................................... 19 Figure
22 - Blog, Créer un
message ................................................................................................................. 20

Figure 23 - Blog, Gérer les

messages ............................................................................................................... 20 Figure 24 -
LiveWriter, Sélection du type de blog ...........................................................................................
22 Figure 25 - LiveWriter, Exemple d'un nouveau
post ....................................................................................... 22 Figure 26 Word, Publication sur
un blog ......................................................................................................... 23 Figure 27 - Word,
Création d'un nouveau post ............................................................................................... 24
Figure 28 - Word, Création d'un nouveau
compte .......................................................................................... 24 Figure 29 - Word, Sélection
du type de blog ................................................................................................... 25 Figure 30 -
Word, Saisie de l'URL du blog ........................................................................................................
25 Figure 31 – Accéder aux paramètres de la
liste .............................................................................................. 26 Figure 32 - Récapitulatif des
colonnes par défaut d'une liste personnalisée.................................................. 26 Figure 33 -
Création d'un affichage .................................................................................................................
27

Figure 34 - Affichage
standard ........................................................................................................................ 27 Figure
35 - Affichage, choix des
champs ......................................................................................................... 28 Figure 36 -
Affichage personnalisé ..................................................................................................................
28 Figure 37 - Création d'un content
type ........................................................................................................... 29 Figure 38 - Ajout des
métadonnées dans le document ................................................................................... 30 Figure
39 - Type de contenu d'une
liste .......................................................................................................... 31 Figure 40 - Ajout d'un
content type à une liste ............................................................................................... 31 Figure 41
- Sélection de la liste des procès verbaux pour le web part ............................................................
32 Figure 42 - Modifier un Web
Part .................................................................................................................... 33 Figure 43 -
Paramètres d'un Web Part ........................................................................................................... 33
Figure 44 - Pyramide des outils pour créer des workflows
SharePoint........................................................... 34 Figure 45 - Diagramme du flux de
travail ........................................................................................................ 35 Figure 46 - Ajouter
un contenu SharePoint ..................................................................................................... 36 Figure
47 - Sélection contenu de type "Flux de
travail" .................................................................................. 37 Figure 48 - Paramètre principaux
d'un workflow sous SharePoint Designer .................................................. 37 Figure 49 - Création
de la première étape du flux de travail .......................................................................... 38 Figure
50 - Ajout d'une action au flux de
travail ............................................................................................. 38 Figure 51 - Définir la
structure du mail pour l'action ...................................................................................... 39 Figure
52 - Sélection du destinataire du
mail .................................................................................................. 39 Figure 53 - Récupération
d'une information du flux pour le mail .................................................................. 40 Figure 54 -
Structure du mail complète ...........................................................................................................
40 Figure 55 - Ajout de l'action de collecte de
données ...................................................................................... 41 Figure 56 - Définition de la
tâche pour la collecte des données ..................................................................... 41 Figure 57 –
Ajout d’un champ à la collecte des données ................................................................................ 42
Figure 58 - Création d'une
variable ................................................................................................................. 42 Figure 59 -
Sélection du champ qui contiendra la valeur de la variable .........................................................
43 Figure 60 - Sélection de la liste de
données .................................................................................................... 43 Figure 61 - Sélection
du critère de recherche ................................................................................................. 44 Figure
62 - Récupération de l'URL du site grâce à la
variable ......................................................................... 45 Figure 63 - Sélection du destinataire
pour l'envoie du mail ............................................................................ 46 Figure 64 - Sélection du
destinataire grâce à une valeur du workflow ........................................................... 46 Figure 65 -
Création de l'action pour terminer le flux de travail .....................................................................
47 Figure 66 - Création d'une bibliothèque de
formulaire................................................................................... 48 Figure 67 - Paramètre de la
bibliothèque de formulaires ............................................................................... 49 Figure 68 -
Lancement d’InfoPath en mode design.........................................................................................
49 Figure 69 - InfoPath avec un formulaire
chargé .............................................................................................. 50 Figure 70 - Ouvrir les
options du formulaire ................................................................................................... 50 Figure
71 - Création d'un
certificat .................................................................................................................. 51 Figure 72 -
Accès aux propriétés du bouton ....................................................................................................
51 Figure 73 - Modification des informations de
validation ................................................................................ 52 Figure 74 - Sélection de la source
de donnée ................................................................................................. 52 Figure 75 -
Remplacement de la bibliothèque de document ..........................................................................
53 Figure 76 - Lancement de la publication du
formulaire .................................................................................. 53 Figure 77 - Type de destination
du formulaire ................................................................................................ 54

Figure 78 - Saisie de l'URL de

destination ........................................................................................................ 54 Figure 79 -
Sélection de la bibliothèque de document ...................................................................................
55 Figure 80 - Sélection des champs à
afficher .................................................................................................... 55 Figure 81 - Liste des
droits d'une liste ............................................................................................................. 56 Figure
82 - Modifier les autorisations d'une
liste ........................................................................................... 56 Figure 83 - Suppression
d'autorisations .......................................................................................................... 57

Figure 84 - Hériter à nouveau des

droits ......................................................................................................... 57 Figure 85 - Accès
refusé (visiteur) Figure 86 - Accès refusé (collaborateur) .......................................... 58 Figure 87
- Ajout de droits à un utilisateur ......................................................................................................
58 Figure 88 - Autorisations du blog
d'entreprise ................................................................................................ 59 Figure 89 - Affichage
du blog par un "visiteur" ............................................................................................... 59