PROCEDURE GESTION DES ACHATS

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L’historique des modifications

Révision n° Date de révision Initié par Page n° Description des modifications Faites par

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Représentant de la direction
Responsable achat

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l'accord préalable de la Direction.
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1.0 But :

Pour s'assurer que les fournisseurs sont évalués et sélectionnés, pour l’établissement de
clauses techniques à l'égard de l'achat et l'établissement de relations bénéfiques
d'échanges avec les fournisseurs.

2.0 Domaine d’application :

Cette procédure s'applique à toutes les activités relatives à l'achat, le processus d'achat et
de l'acceptation/rejet des produits achetés.

3.0 Responsabilité

Le service Financier et comptable, est responsable de toutes les activités à l'égard de

l'achat. Le Directeur général est chargé de superviser le processus d'achat.

4.0 Procédure :

4.1 Clauses techniques

4.1.1 Les achats doivent être faits uniquement auprès de fournisseurs qui sont agrées par l’état.
En cas de rupture de stock de fournisseurs agrées, avoir recours au marché.

4.1.2 Le formulaire d'évaluation de fournisseur doit être rempli par le responsable d’achat
après avoir obtenu les informations nécessaires de la part des fournisseurs par le biais
d'un questionnaire (Questionnaire Fournisseurs) par courriel. Le score sera totalisé et le
fournisseur doit être acceptée ou rejetée en fonction de son score total.

4.1.3 Des échantillons sont nécessaires pour tester les produits achetés dans les laboratoires
suivant des normes internationales afin d'être certain qu'il n'y a pas de saleté ou de micro-
organismes, et qu’il n'est pas préjudiciable à la santé humaine.
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4.2 Les échanges et les relations avec les fournisseurs

4.2.1 Le responsable des achats doit remplir le Formulaire Questionnaire des

Fournisseurs de tous les fournisseurs de matières premières. Les informations retournées
sont, la base de l'évaluation du fournisseur pour l'acceptation ou le rejet dans
le formulaire d'évaluation des fournisseurs.

4.2.2 Si nécessaire, STAR COSMETIC doit fournir de l'aide et des conseils aux fournisseurs
pour améliorer leurs produits ou d'obtenir les certificats de qualité afin de continuer à
travailler avec eux.

4.2.3 Si nécessaire, le directeur général ou le responsable des achats doit effectuer des audits
des fournisseurs locaux afin d'évaluer leur capacité à répondre aux exigences de qualité et
de performance. STAR COSMETIC peut également faire appel à des tiers pour effectuer
des audits ou des vérifications de la qualité dans leurs locaux au cours de la production.

4.2.4 Le responsable des achats doit obtenir les tests de laboratoire effectués par le fournisseur
de manière à assurer la qualité de la matière première et de tenir comme enregistrements.

4.3 L'évaluation et la sélection des fournisseurs

4.3.1 Le responsable des achats est responsable de l'évaluation des nouveaux fournisseurs sur
la base de : la facilité de crédit, des prix compétitifs, de la qualité des produits, de la
livraison, et les certifications de qualité tel que requis par l’état, et la réglementation en
vigueur.

4.3.2 Si les fournisseurs entrent dans la catégorie mentionnée ci-dessus, ils doivent être
inclus dans la liste des fournisseurs approuvés dûment approuvé par le Directeur
général.

4.3.3 En cas d'urgence les achats de produits pourraient être faits auprès des fournisseurs non
approuvés, si autorisé par la direction de l'entreprise, à condition qu'ils possèdent les
certifications de qualité.
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4.3.4 Les fournisseurs doivent être surveillés après une période de six mois, et les résultats de
la surveillance doivent être enregistrées sur le rapport de suivi fournisseur

4.4 Processus d'achat

4.4.1 Les demandes d’achat

Suite au faible niveau de stock dans le magasin, la responsable

d’approvisionnement doit préparer la demande d'achat. Il doit vérifier que toutes les
informations sont complètes et exactes, y compris l'approbation de la direction (qui est
obligatoire pour toutes les demandes).

Si les informations sont insuffisantes le responsable d'approvisionnement doit résoudre le

problème et compléter la demande.

4.4.2 La sélection des fournisseurs

Le responsable d'approvisionnement doit sélectionner les fournisseurs appropriés à partir

de la liste des fournisseurs approuvés.

Si le fournisseur suggéré ne figure pas sur la liste approuvée, il doit être traité
conformément à la méthode de sélection des nouveaux fournisseurs.

4.4.3 Les demandes de devis (pro-forma)

Le responsable d'approvisionnement doit émettre une demande de prix aux fournisseurs

sélectionnés, par appel/e-mails. Toutefois, pour certains matériels de marque la
distribution exclusive, ce n’est peut-être pas nécessaire de flotter plusieurs demandes.

Les demande de devis sont faites à au moins trois fournisseurs pour l'achat de matières
premières.
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Toutes les précisions du devis doivent être confirmées sur le bon de commande.
4.4.4 Approbation du fournisseur

Le responsable d'approvisionnement va ensuite négocier avec le fournisseur

sélectionné sur l'acquisition d'une meilleure offre. Sur approbation, le Responsable
financier et comptable va négocier avec le fournisseur (si possible d'acquérir une offre
améliorée) puis transmettre les informations au Directeur Générale, avant de continuer à
créer le bon de commande.

4.4.5 Le bon de commande

Toutes les commandes d’achat, doivent être émises par le responsable

approvisionnement.
Le bon de commande, le cas échéant, doivent se reporter à l’offre.

Toutes les commandes d'achat sont examinées et approuvées par le Directeur général. Le
responsable d'approvisionnement doit vérifier le bon de commande et ses détails précis et
complets.

Le responsable d'approvisionnement communique les détails du bon de commande

au fournisseur par email par téléphone.

Le responsable d'approvisionnement doit déposer le bon de commande avec toutes les

pièces jointes pertinentes au Responsable Financier et comptable.

Les dossiers des achats doivent être maintenus dans l’inventaire informatisé par le
Responsable Financier et comptable.

4.4.6 Modifications de l'ordre d'achat

Toute modification de bon de commande doit être justifiée, vérifiée et approuvée par le
directeur général.
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4.4.7 Défauts

Dans le cas où le produit livré par le fournisseur s’avère être défectueux et le défaut est
détecté lors de la réception, le responsable d'approvisionnement communique les
informations au fournisseur et mets un signe sur le produit dans le magasin, de sorte qu'il
n'est pas utilisé en production.

Après consultation avec le fournisseur et comme convenu par le Directeur général après
avoir fait des tests de qualité au laboratoire, si nécessaire, la décision est prise d'utiliser le
matériel si le défaut est considéré comme mineur ou à jeter ou le retourner au fournisseur.

4.5 L’audit des fournisseurs locaux

Si nécessaire, le responsable d'approvisionnement est responsable de la vérification de la

qualité du produit chez le fournisseur. Si tenu par contrat, le fournisseur doit prendre les
dispositions pour assurer la vérification du produit pendant sa production.

4.6 Vérification du produit

Si demandé dans le contrat STAR COSMETIC peut effectuer la vérification du produit

du fournisseur soit au niveau de nos locaux ou du fournisseur dans ses locaux.
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5.0 DOCUMENTS ET DOSSIERS :

i. Formulaire Questionnaire fournisseur

ii. Formulaire d'évaluation des fournisseurs
iii. Liste de fournisseurs approuvés
iv. Demande d'achat
v. Bon de commande
vi. Rapport de suivi fournisseur

Rédacteur Vérificateur Approbateur

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Fonction

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