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GESTION DE LA PETITE CAISSE

INTRODUCTION La prsente procdure a pour but daider les gestionnaires mieux grer les dpenses de la petite caisse. OUVERTURE DUN COMPTE DE PETITE CAISSE La direction du service, de la facult, du dpartement ou de lcole doit faire la demande dune petite caisse au Service des finances au moyen dune note de service. TAPES SUIVRE PAR LE GARDIEN DE LA PETITE CAISSE Avant deffectuer un paiement ou un remboursement, assurez-vous: a) Que les pices justificatives originales et non modifies sont dment approuves, par crit, par la personne (ou son reprsentant dsign) responsable dautoriser les dpenses du budget concern et quon y a indiqu le numro de budget dbiter; b) Quil y a une indication prcise que la facture a t acquitte et une signature par le rclamant (attention de ne pas rembourser une mme dpense soumise la fois par un reu original et par reu de carte de crdit); c) Que les dtails sont suffisants sur toutes les pices justificatives (ex. : un ruban de caisse sans explication nest pas acceptable); d) Que les reus individuels ne dpassent pas la limite la section RGLEMENTS, point f); e) De remplir un bordereau de Dboursement , voir Annexe A, indiquant la date, le numro de budget, le montant vers et le dtail du remboursement. Veuillez faire signer la personne qui vous remettez largent et signer vous-mme lendroit indiqu : Somme verse par : ________________ .

Il est recommand de numroter les bordereaux de Dboursement (Annexe A) pour tre report au formulaire Remboursement de la petite caisse (Annexe B). noter que les formulaires lannexe A et lannexe B peuvent tre complts lordinateur pour ensuite tre imprims pour signatures.

RGLEMENTS f) Chaque service, facult, dpartement ou cole a lautorisation de garder une petite caisse. g) La direction dun service, dune facult, dun dpartement ou dune cole peut demander une petite caisse au Service des finances au moyen dune note de service. h) Le nombre et la gravit des vols sont souvent proportionnels aux sommes contenues dans les petites caisses. On doit donc maintenir ces sommes au strict minimum. i) Les fonds de la petite caisse ne doivent pas excder le montant le moins lev de ce qui suit : La somme ncessaire pour rgler les petites factures au cours dune priode dun mois, ou

Un montant de 500 $.

j) Il faut soumettre les demandes pour des fonds de petite caisse excdant 500 $ au comptable en chef qui value les besoins avant que le Service des finances ne les approuve. k) Ces fonds doivent servir uniquement payer les dpenses jusqu 100 $ (plus taxes) compte tenu des restrictions nonces dans la section RESTRICTIONS de ce document. Dans les cas exceptionnels o il faut dpasser cette somme, comme pour le rglement des factures payables la livraison, il faut inscrire tous les dtails de la transaction sur la pice justificative. l) La petite caisse doit tre garde en un lieu sr dans un coffret ferm cl et confie un seul gardien, quon tiendra personnellement responsable de ces fonds. Le gardien ne peut tre une personne autorise approuver les dpenses imputes au budget.

RESTRICTIONS Il est dfendu dutiliser la petite caisse pour : m) Verser une rmunration quelconque (traitement, salaires, honoraires, etc.); n) Encaisser des chques; o) Consentir des prts; p) Rembourser les dpenses de voyages; q) Rembourser des dpenses personnelles (contraventions, billets de mdecin, etc.)

r) Acheter des boissons alcooliques; s) Rembourser des dners ou des ftes de Nol, des rceptions, des fleurs, des cadeaux, etc.; h) Acheter de leau, du caf ou des liqueurs douces, sauf dans le cas dune runion officielle laquelle participent des visiteurs. Les dpenses occasionnes par une telle runion doivent tre imputes au code budgtaire 63017. i) Rembourser des factures de tlphone.

RAPPROVISIONNEMENT t) Vous pouvez rapprovisionner votre petite caisse au besoin mais surtout avant la fin des mois de mars et davril. u) Pour obtenir un remboursement, il faut soumettre le formulaire Remboursement de la petite caisse en transfrant linformation des bordereaux de Dboursements v) Remplir une demande de paiement en indiquant le sommaire des dpenses par numro de budget. w) Faire parvenir le tout au Service des finances. DBOURSS x) Une pice justificative doit accompagner tout dbours. y) La personne responsable dautoriser les dpenses au budget vis (ou sa ou son mandataire) doit approuver, par crit, toute pice justificative. z) Le ou la bnficiaire dune subvention ou dun contrat de recherche (ou sa ou son mandataire) doit approuver les paiements imputer sa subvention ou son contrat de recherche. aa) Il est permis de faire une avance de fonds un membre du personnel pour une dpense autorise. Une pice justificative approuve comme il se doit, et faisant mention du but de lavance, doit appuyer temporairement cette avance. VRIFICATION La petite caisse fera lobjet de vrification limproviste. Elle devra toujours contenir le solde exact en argent ou en pices justificatives, ou les deux. Il est donc important dquilibrer la petite caisse en tout temps.

SCURIT Des normes de contrle minimum doivent tre suivies par les responsables des petites caisses afin dassurer la scurit physique. bb) Laccs la petite caisse doit tre rserv la personne responsable; cc) Si la personne responsable de la petite caisse doit sabsenter, assigner une autre personne pour sen occuper; dd) Toute somme dargent demeurant dans les bureaux aprs les heures de travail, doit tre place dans un classeur ou un tiroir ferm clef; ee) La clef doit demeurer avec la personne responsable. Cette cl ne doit en aucune circonstance demeurer dans le bureau aprs les heures de travail; ff) Sil y a du va-et-vient dans votre bureau, il est prfrable de fermer clef votre classeur contenant la petite caisse, lorsque vous vous absentez; gg) Il est prfrable de se procurer une bote en mtal avec clef pour votre petite caisse.

Fvrier 2004