Commentcl

assersesf
act
ures?

Toutes les entrepri

ses,qu’el
l
es ti
ennentl eurcompt abi
li
té ell
e-même ou qu’el
les
choi
sissentdel adélégueràunexpert-
compt abl
e,doiventcl
asserleursfact
uresd’
achat
etde v ente.Un bon cl assementper metd’ assurerune or gani
sati
on corr
ect
e de
l
’ent
repri
se.Lesj usti
fi
cati
fssontretrouvésplusr apidement,notammentencasde
cont
rôlefiscaloupourdesbesoi nsi
nternes.

Quel
l
essontl
esbonnespr
ati
quesenl
amat
ièr
e?

Cet
tepar
ti
eestor
gani
séent
roi
spoi
nts:

-Lepr
é-cl
assementdesf
act
ures

-Lecl
assementdesf
act
uresdev
ent
e

-Lecl
assementdesf
act
uresd’
achat

Quelesfactur
essoientédi
téesauf or
matpapi erouendémat éri
ali
sé,l
esmét hodesde
cl
assementsontlesmêmes.Ladi ff
érencerési
dedansl esupportut
il
isé:pourlepapier
,
i
ls’agi
radecl asseurstandi
squepourl ’él
ectroni
que,ilseraquestiondedossi ers
i
nformat
iques(coff
re-
for
tnumériqueéventuell
ement).

Lepr
é-cl
assementdesf
act
ures
Lorsquelesfacturesd’achatsontr eçues,ellesnesontgénér al
ementpast r
ait
éestout
desui t
e.El
lesnef ontdoncpasl ’
objetd’uncl assementimmédi at
.Labonnepr ati
que
consist
eàef fectuerunpr é-
classementparor dredepr i
ori
téetdet rai
tement.Sila
factur
enécessiteuneact ionpar t
icul
ièr
e( unpai ementparexempl eouunev al
idati
on),
ell
edoitêtr
eisoléedansunt i
roird’or
ganiseurdebur eauoudespochet t
esparti
culi
ères.
Lesdocument snenécessi tantaucunt r
aitementdoi ventêtrerangésdansunaut r
e
compar t
iment.I
lsdev r
ontsimpl ementêtreclassés.
S’
agissant des f actur
es de v ente,Ell
es peuvent général
ement êtr
e classées
i
mmédi atement.Ilpeutexist
erdi
fférent
esméthodes,notammentsidesact
ionsoudes
suivi
sparti
cul
ierssontnécessaires.Danscecasdef igure,unor
gani
seurdebureauà
plusi
eursti
roi
rsreprésenteégal
ementl amei
ll
euresol
ution.

Lecl
assementdesf
act
uresdev
ent
e
Ilexist
ediff
érentsmoy ensdecl assersesfacturesdev enteetilestpossi
bled’
avoi
r
recoursàdi f
férent
essol ut
ionsenmêmet emps.L’int
érêtd’opt
erpourt el
leoutell
e
mét hodevadépendredel ’
organi
sationcomptableetadminist
rat
ivedel’
entr
epri
seetde
sesbesoinsspécifi
quesenlamat ière.

Parexemple,sil’ent
reprisedisposed’ unl ogicieldef acturati
oncoupl éaul ogicielde
comptabi
li
téqu’ell
eutili
se,ellepeutdansl aplupar tdescas,aut omati
serlepr ocessus
desaisi
edesf actur
esdev ente.Danscecasdef igur e,lesf actur
essonti nject
ées
automati
quementdansl acompt abili
té,sansaucunei ntervent i
onmanuel l
e.Last ructure
n’
adoncpasf orcémentbesoi nd’ édi
terenf ormatpapi erl esfactur
esaf indel es
comptabi
li
ser.Ell
epeutsecont enterdel esclasserenf or
matnumér i
que(.
pdf )dansun
dossi
erspéci
fique.Attentiontout efois,
lesmodal i
tésdeconser vati
ondesf acturessont
encadr
éesparl aLoietlast ratégiedel ’entr
epriseaur egar ddel adémat ér
iali
sation( ou
non)desfact
uresdev ent eauni mpactconsi dérablesurl epr ocessusdeclassement .

L’
ent
repr
isepeutcl
assersesf
act
uresdev
ent
esdel
’
unedesf
açonssui
vant
es:

-Cl
assementenf
onct
iondunumér
odef
act
ure,
paror
drecr
oissantoudécr
oissant;

-Cl
assementparcl
i
entsurl
abasedel
adat
edef
act
ure;

-Cl
assementpardat
ed’
émi
ssi
onoupardat
ed’
échéance(
ordr
echr
onol
ogi
que)
.

Ilestpossi
bled’appl
iquerpl
usi
eursméthodes:unclassementparnumérodefactureet
un classementparnom de cl i
entparexempl e.Ilconviendr
a al
ors d’
uti
l
iserdes
classeur
sdiffér
entsoudesdossiersinfor
matiquesdist
inct
sdanslesquel
slesfichi
ers
compor t
erontdansleurli
bel
lél
enumér odefactur
e.

Quoi
qu’
i
lensoi
t,cl
assersesfact
uresparnuméroestessent
ielpourpl
usi
eursrai
sons.
Cel
aper
metderetr
ouverrapi
dementlej
ust
ifi
cat
ifdel
aventeencasdebesoin.Eneff
et,
l
orsquelenumér odef actureestcorrect
ementrensei
gnédansl ’écr
it
urecomptable
(
dansl’ongl
et«numér odepi èce»),unesimpl
econsult
ationdegr and-l
ivr
epermetde
l
’
identi
fi
er.I
lsuf
fitensui
tederecher
chercenumérodansl eclasseuroudansledossier
i
nformati
queetlapiècecorr
espondanteesti
mmédiatementretrouvée.

Lecl
assementdesf
act
uresd’
achat
Pourleclassementdesfact
uresd’
achat
,unr
aisonnementsy
mét
ri
ques’
appl
i
que.El
l
es
peuventêtr
eclassées:

-Parordr
echronologi
que(
dat
ed’
émi
ssi
onoudat
edepai
ementenr
egr
oupantl
es
f
actur
esparmois)
,

-Parnumér
odef
act
ure,

-Parf
our
nisseuretensui
tepardat
e.

Lorsquel ’
entrepr
isechoisitdeclassersesf act
uresd’achatparnuméro,i
lestessentiel
qu’ell
eét abl
issesonpr opreplandenumér ot
ation.Iln’est
,eneffet
,pasf orcément
j
udi ci
euxdener eteni
rquel anumér otat
ionduf ourni
sseurdanslacompt abili
téde
l
’entrepri
seachet euse(saufsil ecl assementdesf acturesd’
achatesteff
ect uépar
fournisseur)
.

I
lest
,enrev
anche,possi
bledecoupl
erlesdeuxsol
uti
ons:numér
oint
erneàl
’
ent
repr
ise
+numérodelafact
urechezlef
ourni
sseur.

Cemodedecl
assementpr
ocur
edeuxav
ant
agesenmat
ièr
edegest
iondesf
act
ures:

-L’
ent
repr
ise a l
es moyens de r
etr
ouverrapidementlaf acture d’achatconcer
né
(
commepourlesfactur
esdevente,l
aconsult
ati
ond’ungrand-l
iv
r epermetder et
rouver
l
enuméroetd’
all
ercher
cherl
apiècecorr
espondanteàl’
endroi
tconcer né)

-L’entrepri
sepeutr éali
serunsuivipluseff
icacedesf act
uresfour
nisseursetdeleur
paiement( dans ses échanges avec son fourni
sseur,ell
e peutluicommuni quer
rapidementl e numér o de fact
ure concer
né en consultantun extrai
tde compt e
fournisseurdanssapr oprecomptabi
li
té).
Si,
parexempl e,unef act
ur ed’achatportelenuméroFA00570chezl efourni
sseurd’une
entr
eprise.L’entreprisel’enregi
stredanssacompt abi
li
téetchoi sitlanumér otat
ion
sui
v ant
e:année+moi s+or dredelaf actur
edansleprocessusdesai si
ecompt able/
numér o delaf acturechezl ef our
nisseur.Imagi
nonsquel afacturesaisi
esoi tla
500ièmeetqu’ ell
econcer nelemoi sdej uil
l
et2018.Lenumér oqu’ell
evaluiattri
buer
seradonc: 2018- 07-500/FA00570.

Lamét hodedecl
assementpeutév ol
uerlor
sduprocessusdetrai
tementdesfact
ures.I
l
estpossibl
edelesclasserparmoisetparordrealphabéti
queavantqu’
el
lesnesoient
payéespuisdelesclasserparfourni
sseuretparnumér odefactur
eunef oi
squ’el
les
l
’ontét
é.

Concl
usi
on
Ilestindi
spensabl
edecl assercorr
ect
ementsesf act
uresd’achatetdev ente.Le
systèmedeclassementestpropr
eàchaqueentrepr
iseetdépenddesesspécifi
cit
éset
desesbesoi nsenl amat i
ère.I
lexi
stetout
efoisdesbonnespr at
iquesquiontété
présent
éesci-
dessus.