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Novembre 2005
SOMMAIRE 1 CONTEXTE..............................................................................................3
1.1 1.2 1.3 Le CLEISS et ses missions ................................................................................. 3 Le Service des Etudes et de la Documentation (SED) au sein du CLEISS ......... 3 Aperu du projet .................................................................................................. 3
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FONCTIONNALITES ANNEXES.............................................................8
4.1 4.2 5.1 5.2 5.3 Statistiques .......................................................................................................... 8 Cration de produits documentaires .................................................................... 8 Installation ........................................................................................................... 8 Formation ............................................................................................................ 8 Maintenance ........................................................................................................ 8
1 CONTEXTE
1.1 Le CLEISS et ses missions
Le CLEISS, Centre de Liaisons Europennes et Internationales de Scurit Sociale est lorganisme de coordination pour lapplication des accords de scurit sociale entre la France et : - dune part, ses 25 partenaires de lUnion europenne, les trois tats membres de l'Espace conomique europen (Islande, Liechtenstein, Norvge), ainsi que la Suisse, - dautre part, une trentaine dEtats signataires daccords bilatraux et multilatraux. Les grandes missions du CLEISS sont les suivantes : - financire (contrle et rglement des crances et dettes), - expertise juridique, - gestion des dtachements drogatoires au droit commun , - production de formulaires de liaison, - information et conseil aux caisses, employeurs et particuliers, - collecte et traitement de donnes statistiques, - traduction de correspondances, documents juridiques, mdicaux et administratifs.
2.1.2 Volumtrie
Pour valuer approximativement le volume du fonds et afin de prvoir lespace mmoire sur la base documentaire, nous nous exprimerons en nombres de pages. En ce qui concerne lexistant (ce qui est actuellement dans MAILFLOW), on compte environ 4000 rfrences rparties sur 23 000 pages numrises, et on peut valuer 2000 pages lvolution annuelle de ce fonds dj index. Pour ce qui est des nouveaux types de documents indexer, environ 200 000 pages initiales sont prvues, auxquelles il faudra ajouter 10 000 pages par an.
Parmi les administrateurs, une personne sera habilite modifier ou crer des termes dindexation (aprs concertation avec les gestionnaires, voire les utilisateurs). On pourra envisager des niveaux de consultation diffrencis suivant les profils de chacun, quil sagisse des administrateurs ou des utilisateurs. Ces niveaux seront tudis plus en dtail dans la partie fonctionnalits , sous rubrique recherches .
3.2 Alimentation
3.2.1 Acquisition
Le systme doit permettre dacqurir des documents numriques (formats Word, PDF, html) comme des documents papier (formats A4 et autres). Le module de numrisation intgr permettra dans la mesure du possible de retoucher les lments scanns, notamment : - dtecter et supprimer les pages blanches 5
- redresser limage - effacer les tches, les bandes noires, les lignes - rajouter du texte - grer automatiquement les contrastes. Lutilisateur devra avoir la possibilit de : - associer directement une fiche dindexation au document qui vient dtre scann - stocker les documents numriss dans la base pour permettre de diffrer et/ou dlguer ltape dindexation.
3.2.2 Indexation
Ladministrateur traitera les documents un par un aprs lacquisition ou en diffr, aprs rcupration des lments dans la file dattente. Il conviendrait de pouvoir effectuer des indexations (et des modifications) par lots pour les documents similaires.
Indexation structure
La grille de saisie de chaque notice doit tre compltement paramtrable en fonction du type de document trait. Un contrle doit tre opr sur les champs obligatoires, qui seront distingus des champs non obligatoires. Pour la saisie dans les zones contrles (listes fermes), ladministrateur aura accs un menu droulant, ou un index pour le type de document par exemple, et pourra entrer le dbut dun descripteur pour le champs mot-cls, ou pour la zone gographique, et accder la liste des mots commenant par les mmes lettres ou groupes de lettres, etc. Par ailleurs, le thsaurus intgr doit pouvoir tre consult et visualis dans son intgralit sous forme de liste alphabtique et liste hirarchise. Il en sera de mme pour la liste des descripteurs gographiques et la liste des mots outils. En ce qui concerne la documentation juridique, les nouveaux textes doivent pouvoir se superposer aux anciennes versions sans les craser. Des notes, commentaires doivent tre insrs, indiquant si tel ou tel texte est toujours en vigueur, et si il convient de consulter un autre qui lui est associ. Il serait galement utile de pouvoir pointer sur un texte mentionn en rfrence dans un autre texte ( la faon des liens hypertexte sur Internet). A lissue de la saisie dune notice, ladministrateur sera explicitement avis de lenregistrement des donnes.
3.3 Recherche
La recherche portera sur lensemble du catalogue ou bien sur chacun des trois sousensembles. Plusieurs modes de recherches seront dtermins et proposs, du plus simple au plus complexe. Ceux-ci seront modifiables par ladministrateur. 6
La recherche en plein texte (sur des termes ou groupes de mots du contenu, ou du titre) doit tre facilite car cest la plus spontanment pratique par les utilisateurs ( la manire dune interrogation sur Google). On devra pouvoir interroger la base en multi critres et multi champs, en utilisant les oprateurs boolens (ET OU SAUF) ainsi que des signes de troncatures. De mme, on pourra formuler une requte indiffremment en majuscules ou minuscules, avec ou sans accent. A la saisie des mots-cls, lutilisateur aura la possibilit de prendre connaissance des termes existants dans lindex grce au thsaurus qui grera les quivalences de vocabulaire (ex : demandeur demploi sera employ pour chmeur ). Le thsaurus intgral devra pouvoir tre consult lors de linterrogation comme lors de lindexation. Il sera possible de conserver un historique des recherches pour chacun des modes dinterrogation prvus. Un systme de panier permettra galement de stocker des rfrences correspondant des questions souvent poses par exemple. Par ailleurs, une DSI (Diffusion Slective de lInformation) sera propose en interne avec un processus dalertes sur les derniers documents intgrs et rpondant des critres prdfinis par lutilisateur.
3.5 Modifications
Ladministrateur sera clairement avis du fait quil est en mode modification. Il aura la possibilit deffectuer des corrections par lots, suivant des critres prcis, sur une priode comprise entre deux dates, ou une fourchette de rfrences (ID), ou encore sur des notices saisies par une mme personne.
3.6 Interface
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Les lments cls sont les suivants : - prsentation simple, plutt dpouille - les diffrents crans doivent trs clairement stipuler le mode dans lequel lutilisateur se trouve : acquisition, cration dune notice, modification, interrogation (formulaire simple, avanc, etc.), consultation dune liste, dune notice ou dun document, etc. - la navigation devra viter au maximum la superposition de fentres. - Pour lutilisation par les gestionnaire et administrateurs, on privilgiera dans la mesure du possible une segmentation de lcran, notamment pour la consultation simultane dune liste de rfrences, dune notice dtaille et du document numris li, ce dernier pouvant bien entendu tre visualis en plein cran. La rfrence slectionne dans la liste sera indique en surbrillance ou dans une couleur diffrente. - Pour les utilisateurs, on optera pour une interface simple, modulable. - ladministrateur comme lutilisateur doit pouvoir consulter tous les index et thesaurus, de faon partielle et intgrale.
4 FONCTIONNALITES ANNEXES
4.1 Statistiques
Il serait utile de pouvoir effectuer rgulirement des statistiques dutilisation de faon dterminer les ventuels points amliorer mais aussi de connatre ltat du catalogue un instant T. Lvaluation porterait notamment sur les points suivants : - le nombre de rfrences (global et par type de documents) - les types de documents les plus souvent consults - la faon dont les recherches sont formules, les critres les plus souvent saisis - les mots-cls les plus utiliss, etc.
5 MISE EN UVRE
5.1 Installation
Le prestataire se chargera de la mise en place de la solution. Il proposera les mises jour et assurera lassistance technique.
5.2 Formation
Le prestataire formera le gestionnaire la procdure intgrale de paramtrage de la base et la gestion des profils. Les administrateurs seront forms lalimentation et la consultation. (Lensemble des utilisateurs du CLEISS pourra tre initi en interne ultrieurement par le gestionnaire). Des guides dutilisation (en version papier et lectronique) seront fournis, dcrivant les fonctionnalits du systme en fonction du type de profil.
5.3 Maintenance
Dans le cadre de la maintenance, le prestataire mettra disposition du CLEISS les nouvelles versions de la solution et assurera une assistance technique rgulire et fiable. 8